Presentación del Seminario sobre Gestión y Cobro de Deudas Transfronterizas, celebrado en Zamora el 31 de mayo de 2012, dentro del proyecto Codetrans, organizado por la Cámara de Comercio e Industria de Zamora http://www.camarazamora.com/Noticia.asp?Id=170

1. A) Gestión de Créditos en la
práctica para transacciones
transfronterizas dentro de la
UE
CODETRANS
Seminarios sobre cobro de Deudas
Transfronterizas
Zamora, 31 de Mayo de 2012

2. ÍNDICE
I. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Rendimiento sobre la inversión.
• Principales indicadores financieros.
• Provisión de incobrables.
• Contabilización de créditos y provisión de incobrables.
I.2. Ventajas de la gestión de créditos.
• Costes de la gestión de cobros.
• Análisis del punto de equilibrio y los gastos de cobros.
I.3. La importancia del flujo de tesorería.
II. Sistemas de gestión de crédito
II.1. Consejos básicos para mejorar el sistema de contabilidad.
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3. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Rendimiento sobre la inversión.
El principal objetivo de una sociedad para gestionar los cobros, salvo que las finanzas del
negocio se encuentran altamente limitadas, es hacer que el rendimiento sobre la inversión
sea elevado a su máximo nivel. Este rendimiento permite lograr un equilibrio, que en las
circunstancias propias de una empresa, resulta en una combinación de índices de rotación y
porcentajes de beneficios.
En la medida en que se otorguen créditos, se están comprometiendo fondos y al mismo
tiempo la capacidad del negocio para pagar sus obligaciones; no obstante, se facilitan las
ventas de los productos mejorando las beneficios.
Por lo tanto, el equilibro debe existir básicamente entre el beneficio obtenido de la concesión
del crédito (rendimiento) y la capacidad de obtener los fondos suficientes para pagar las
deudas (liquidez) de tal manera que ese beneficio sea un indicador del nivel a que se eleva el
rendimiento sobre la inversión.
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4. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Rendimiento sobre la inversión.
Así por ejemplo una empresa que ha realizado durante el año 2010 un total de ventas por
1.700.000 euros de los cuales 1.190.000 euros fueron a crédito y 510.000 euros al contado, y
si obtuvo un beneficio neto después de impuestos por 1.200.000 euros y si el capital de dicha
empresa es de 12.000.000 euros, su tasa de rendimiento sobre la inversión (TRI) se calcula
mediante la siguiente fórmula:
Beneficio neto después de impuestos
TRI = x 100
Inversión de socios y accionistas
Entonces,
1.200.000,00
TRI = x 100 = 10%
12.000.000,00
Esto significa que se ha obtenido un rendimiento de un 10%.
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5. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Rendimiento sobre la inversión.
Entonces el aporte al rendimiento sobre la inversión de las ventas a créditos (ARI) se calcula
de la manera siguiente:
Ventas a crédito
ARI = x TRI
Ventas totales
Entonces,
1.190.000,00
ARI = x 0,10 X 100 = 7%
1.700.000,00
Esto significa que del rendimiento sobre la inversión de 10% un 7% ha sido aportado por las
ventas a crédito partiendo del hecho de que en la misma proporción que participan las ventas
a crédito en el total de ventas (70%), también participan en el rendimiento sobre la inversión
(70% de 0.10).
Naturalmente, que aún no ha sido incluido el elemento riesgo. Este factor debe tomarse en
consideración en la determinación de las posibles pérdidas por incobrables (el ejemplo anterior
se basa en el supuesto de que todas las cuentas a cobrar son recuperables), este elemento va
a ser factor determinante en la política de concesión de créditos influyendo por lo tanto en el
tamaño de la inversión en cuentas a cobrar a clientes.
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6. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Principales indicadores financieros.
La capacidad y capital de un solicitante de crédito pueden ser evaluados utilizando índices
financieros como:
a) Fondo de maniobra.
b) Prueba del ácido o razón de solvencia inmediata.
c) Rotación de cuentas a cobrar y periodo medio de cobros.
d) Periodo medio de pago antigüedad de las cuentas a pagar.
e) Otros como rotación de inventarios y margen de beneficio neto operativo.
Es importante considerar que dichos indicadores varían, y van a depender según el
sector y la industria en donde se encuentre la sociedad.
Fondo de maniobra
Este índice financiero indica la capacidad que tiene la empresa para cubrir
obligaciones a corto plazo. Se obtiene dividiendo el total del activo circulante
del negocio, entre el total del pasivo circulante.
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7. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Principales indicadores financieros.
Así pues, el fondo de maniobra se calcula de la siguiente manera:
Fondo de Activo circulante
Maniobra = Pasivo circulante
Así pues una empresa que tenga activos circulantes por 300.000 euros y pasivos
circulantes por 100.000 euros su fondo de maniobra será:
Fondo de 300.000,00
= 3:1
Maniobra = 100.000,00
Lo cual significa que por cada 1 euro de deuda a corto plazo que tiene la empresa cuenta
con 3 euros en activos circulantes para respaldar sus deudas a corto plazo.
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8. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Principales indicadores financieros.
Prueba del ácido o razón de solvencia inmediata (RSI)
Se determina esta razón de una manera similar a la anterior pero excluye los inventarios
del activo circulante. Entonces la formula sería:
Activo circulante - Inventarios de mercancias
RSI =
Pasivo circulante
Así si una empresa tiene 300.000 euros en activos circulantes, el inventario de mercancía
es de 120.000 euros, y su pasivo circulante es de 100.000 euros, su razón de solvencia
inmediata (RSI) sería:
300.000,00 - 120.000,00
RSI = = 1.80:1
100.000,00
Lo cual significa que por cada 1 euro de deuda a corto plazo que tiene la empresa cuenta
con 1.80 euros en activos disponibles y exigibles para respaldar sus obligaciones
corrientes.
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9. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Principales indicadores financieros.
Rotación de cuentas a cobrar y periodo promedio de cobro
Estos indicadores son utilizados alternativamente para medir la liquidez de las cuentas a
cobrar.
Rotación de las cuentas a cobrar
La rotación de cuentas a cobrar se calcula dividiendo el total de ventas netas entre el saldo
a fin de año de las cuentas a cobrar entonces:
Rotación cuentas a Ventas
cobrar clientes =
Cuentas a cobrar clientes
Si la empresa tiene al final de año cuentas a cobrar por 250.000 euros, y las ventas fueron
1.500.000 euros, la rotación sería:
Rotación cuentas a 1.500.000,00
= 6 veces
cobrar =
250.000,00
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10. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Principales indicadores financieros.
Período promedio de cobro
Si dividimos los 12 meses del año entre las veces que rotan las cuentas a cobrar, se
obtendría el tiempo promedio en que la empresa cobra sus cuentas.
Así: 12 meses/ 6 = 2 meses
Lo significa que el periodo medio de cobro de los 250.000 euros en cuentas a cobrar
clientes es de 2 meses.
Utilizando la fórmula directa del periodo medio de cobro puede obtenerse un resultado
similar:
Período promedio Cuentas a cobrar x 360 días
de cobro =
Ventas
Entonces según el ejemplo anterior, aplicando la fórmula:
Período promedio 250.000,00 x 360 días
= 60 días
de cobro =
1.500.000,00
Como 60 días es igual a 2 meses, se obtiene un resultado análogo al obtenido con el
cálculo de la rotación.
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11. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Principales indicadores financieros.
Período medio de pago
Se utiliza un procedimiento similar al anterior pero correlacionado las cuentas a pagar con
las compras.
Así:
Período promedio Cuentas a pagar x 360 días
de pago =
Compras
Si la empresa tiene cuentas a pagar a fin de año por 60.000 euros, y sus compras fueron
de 900.000 euros entonces su período medio de pago será de:
Período promedio 60.000,00 x 360 días
= 60 días
de pago =
900.000,00
Lo que significa que la empresa sobre un saldo de 60.000 euros de acuerdo al nivel de
compras efectúa sus pagos en lapsos promedios de tiempo de 24.
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12. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Principales indicadores financieros.
Rotación de inventarios
Rotación de Coste de ventas
= # veces
inventarios =
(Inventario inicial + Inventario final) / 2
Lo que significa que el inventario se ha vendido X # veces durante el período corriente
de operaciones.
Margen de beneficio neto operativo
Margen de Beneficio neto en operaciones
x 100
beneficio neto =
Ventas
Este margen de utilidad indica la eficiencia relativa de la empresa después de tomar en
cuenta todos sus gastos impuestos e intereses. Excluye las perdidas no operativas.
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13. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Provisión de incobrables.
Las ventas a crédito involucran un gran riesgo. Algunos deudores se retrasan en forma
considerable en el pago de sus facturas a crédito; otros, en definitiva, no pagan. Resulta
difícil clasificar de manera precisa a los solicitantes de crédito. Si esto fuera posible, se
presentarían muy pocos problemas para lograr el éxito de la actividad crediticia. Debido a la
situación de incertidumbre los riesgos no pueden ser eliminados.
Existe siempre la posibilidad de mantener cuentas cuyo cobro sea considerado imposible.
Las cuentas dejadas de cobrar, porque los esfuerzos realizados para hacer las
recuperaciones han resultado infructuosos, obviamente significan pérdidas; por lo tanto
deben ser reconocidas como tales. En consecuencia, disminuirán las beneficios de la
empresa y también afectarán las finanzas del negocio por los importes en dinero dejados
de percibir y el coste incurrido en la venta a crédito efectuada.
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14. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Provisión de incobrables.
Estimación de cuentas incobrables
Cuando una empresa tiene determinada inversión en cuentas a cobrar está
actuando bajo condiciones de incertidumbre y riesgo. Por tanto, debe estimarse la
probabilidad que existe de recuperar los importes de todas las cuentas a cobrar. Es decir,
la determinación de la probabilidad que hay de no efectuar la recuperación de las cuentas
de cobro dudoso. Como consecuencia de esta estimación, resultará la cantidad de dinero
que se asignaría como pérdida causada por no haber recuperado el valor en cuentas,
probablemente, imposibles de cobrar.
Debe tenerse presente, en el tratamiento de las cuentas a cobrar, que el crédito es una
consecuencia de los ingresos por ventas. Tales ingresos han de ser disminuidos en el
estado de resultados por el importe calculado para las pérdidas en cuentas incobrables.
Para los efectos el contables, el registro se efectúa mediante una cuenta de gastos que
refleje el gasto por incobrabilidad. Cuando se efectúa la estimación del gasto por cuentas
incobrables, normalmente se establece una reserva o provisión para cuentas incobrables.
Esta provisión se deduce del importe de las cuentas a cobrar en el balance general.
Asimismo, debe ser calculada en una cantidad suficiente como para cubrir las pérdidas
derivadas por incobrabilidad.
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15. Comprensión de la gestión de crédito
I.1. Efectos de las deudas vencidas en los beneficios.
• Contabilización de Créditos y Provisión de incobrables.
Registro de cuenta a cobrar clientes Registro cuenta dudoso cobro
Cta. 4300000 xxxx Cta. 4360000 xxxx
Cta. 7050000 xxxx Cta. 4300000 xxxx
Registro cobro de factura a clientes Registro dotación provisión por incobrable
Cta. 5720000 xxxx Cta. 6950000 xxxx
Cta. 4300000 xxxx Cta. 4990000 xxxx
Registro reconocimiento de perdida por incobrable
Cta. 4990000 xxxx
Cta. 4360000 xxxx
Registro reconocimiento de perdida por incobrable
Cta. 65000000 xxxx
Cta. 4300000 xxxx
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16. Comprensión de la gestión de crédito
I.2. Ventajas de la gestión de créditos.
• Costes de la gestión de cobros.
Una de las variables principales de la política de cobro es el coste de los
procedimientos de cobro, situado dentro de ciertos límites, mientras mayores sean los
gastos de cobro menor será la proporción de incobrables y el lapso medio de cobro. No
obstante la relación entre coste de los cobros y eficiencia de las mismas no es lineal.
Los primeros gastos de cobro es probable que produzcan muy poca reducción de las
cuentas incobrables; pero a medida que se van aumentando los gastos, estos comienzan a
tener un efecto significativo en este sentido, pero a partir de un punto, si se siguen
incrementando los gastos de cobro, se tiende a producir cada vez menos reducción de
la pérdida a medida que estos gastos se vayan agregando.
Se debe considerar seriamente que los gastos de cobro deben siempre compararse con
las sumas de dinero que se traten de recuperar. No resulta económicamente beneficioso
recuperar el valor de una cuenta cuyos gastos de cobro exceden el monto a rescatar.
También es recomendable estudiar con seriedad aquellos casos en los cuales está
permitido cargar a la cuenta del cliente los gastos de cobro para que éstos puedan ser
aplicados en forma razonable.
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17. Comprensión de la gestión de crédito
I.2. Ventajas de la gestión de créditos.
• Costes de la gestión de cobros.
Los gastos de cobro de una empresa guardan íntima relación con las políticas y
procedimientos de cobro. En la medida que una empresa sea más restringida en el
otorgamiento de crédito y más agresiva en sus procedimientos de cobro reduce sus
pérdidas en cuentas incobrables; no obstante corre el riesgo de que disminuyan sus ventas
y aumenten sus gastos de cobro al hacer un mayor uso de personal para labores de
cobros. Esta función agresiva se caracteriza por el envío constante de cartas,
telegramas, llamadas telefónicas, uso de bufetes de abogados, procedimientos judiciales,
etc. cuando una empresa use medidas liberales en la concesión de créditos y utiliza
procedimientos de cobro deficientes aumentaría su volumen de ventas, sus gastos de
cobro serían bajos pero las pérdidas en cuentas incobrables aumentarían.
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18. Comprensión de la gestión de crédito
I.2. Ventajas de la gestión de créditos.
• Análisis del punto de equilibrio y los gastos de cobros.
Los gastos de cobros, constituyen el esfuerzo realizado por la empresa para recuperar
las cuentas a cobrar medido en términos de unidades monetarias. Por constituir un coste
expirado, aplicable al período normal de operaciones en el cual se incurrirá, el incremento
de los gastos de cobro ocasiona una disminución de los beneficios.
Asimismo, los gastos de cobro afectan el procedimiento de recuperación de créditos. Se
debe tomar en consideración que el importe de las cobros nunca debe ser inferior a los
gastos incurridos con esa finalidad. Un concepto de gran ayuda que permite hacer una
comparación entre la compensación de gastos de cobro con cobros es el del Punto de
Equilibrio. Esta importante herramienta de análisis financiero puede servir de gran ayuda en
la administración y control de cuentas a cobrar.
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19. Comprensión de la gestión de crédito
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20. Comprensión de la gestión de crédito
I.3. La importancia del flujo de tesorería.
El estado de cambios en la situación financiera con base en efectivo debe ser lo
suficientemente flexible, tanto en su contenido como en el arreglo de sus partidas para
satisfacer las necesidades de información en un determinado momento. Para que los
usuarios de estos estados financieros puedan conocer y evaluar, junto con los otros
estados básicos, la liquidez o solvencia de la entidad, se considerarán los siguientes
aspectos:
a) Capacidad de la empresa para generar efectivo a través de sus operaciones
normales.
b) Financiamiento y otras fuentes de efectivo.
c) Inversiones y otras aplicaciones de efectivo.
d) Bases de preparación.
El Flujo de Efectivo nos muestra los movimientos enteramente de efectivo (movimientos de
entradas o salidas de DINERO a la empresa) es decir, el flujo de efectivo no toma en
cuenta por ejemplo “las cuentas a cobrar”, porque finalmente no ha entrado el dinero a la
empresa, no toma en cuenta la depreciación, puesto que no sale ningún gasto en efectivo.
El flujo de efectivo tomara en cuenta las ventas, solo si estas pudieron convertirse en
efectivo y tomara en cuenta un gasto solo si este fue pagado con efectivo (por ejemplo
impuesto a pagar no entra, a menos que ese mes se haya desembolsado el dinero). Este
Estado ayuda en la planeación y en la generación de presupuestos, sin dejar a un lado la
medición que se puede hacer para cumplir los compromisos adquiridos.
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21. Comprensión de la gestión de crédito
II.1. Consejos básicos para mejorar el sistema de contabilidad
Optimizar la herramienta informática de contabilidad, para crear procedimientos de
seguimiento y control sobre las facturas emitidas, mediante señales de alerta a su
vencimiento.
Creación de manuales de normas y procedimientos que faciliten la gestión de cobro de las
facturas vencidas.
Seguimiento y control mediante la utilización de un aging de clientes, para el análisis de
deudas vencidas y/o análisis de antigüedad de saldos, priorizando según la política de
antigüedad de la sociedad.
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