Digitalización

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Gestión de Documentos Electrónicos G2

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  • 1. Eje Temático cuatro Digitalización David Miranda Sáez Claudia Rocio Narvaez Leon Jaime Suarez Morales Sandra Catalina Franco Sonia Yamile Pulido Docente Jorge Mario Zuluaga Campuzano Asignatura Gestión de Documentos Electrónicos G2Programa Académico Ciencia de la Información yLa Documentación, Bibliotecología y Archivística Facultad de Ciencias Humanas y artes Universidad del Quindío 2012
  • 2. Digitalización• La digitalización es la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo.• Este sistema se ha convertido en un mecanismo sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos; además esta una herramienta fundamental para las organizaciones, puesto que las imágenes digitales se pueden guardar en discos internos de los PC, CD-R, o DVD, garantizando su conservación y fácil acceso a la información.
  • 3. Recomendaciones para la Digitalización dedocumentos:• Realizar una preclasificación de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta las hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas. Si no tiene en cuenta esta observación, se puede atorar el papel al digitalizarlas en grupo y ocasionar algún daño en el escáner.• Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el paso libre de cada una en el escáner como ganchos de cosedora, cinta, hojas pegadas, pedazos de papel, etc.• Numerar los folios del documento antes de digitalizar.
  • 4. Recomendaciones para la Digitalización dedocumentos:• Seleccionar la configuración adecuada de acuerdo al escáner y la calidad de las hojas a digitalizar.• Después de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el número de hojas que quedaron en el sistema digitalizadas.• Verificar la calidad de la digitalización.• En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.
  • 5. TIPOS DE DIGITALIZACION• Retrospectiva: tiene como objetivo garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo o colecciones de archivo y, generalmente, no coincide con la eliminación de los originales.• Sistemática: Usada por las organizaciones que tienen un sistema de gestión de documentos electrónicos. Genera una copia de uso interno del documento recibido, que se puede convertir en una copia auténtica y sustituir al original mediante el sello o la firma electrónica
  • 6. APLICACIONES:• Prácticamente la digitalización aplica a cualquier proceso que involucre documentos de papel. Algunas de las aplicaciones son más comunes en documentos legales como contables y jurídicos, periódicos, revistas, imágenes fotográficas.• Estas aplicaciones se utilizan en archivos, bibliotecas y centros de documentación, con el propósito de brindar un mejor servicio a los usuarios.
  • 7. • APLICACIONES EN ARCHIVOS:• Eficiencia en las consultas• Conservación del documento físico• Reducción de espacio físico• APLICACIONES BILBIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACION:• Consulta de la información por varios usuarios al mismo tiempo• Conservación de las unidades documentales
  • 8. USOSExisten diferentes ventajas en cuanto a los usos que se le puede dar a la digitalización como por ejemplo:• EN LOS ARCHIVOS: La digitalización de información en el proceso de Gestión Documental y sus ARCHIVOS es la herramienta oportuna para agilizar la consulta e integrar al ciclo vital del documento en carpetas digitales que otorgue a los usuarios agilidad en la toma de decisiones.
  • 9. USOS• EN LAS BIBLIOTECAS: Bibliotecas Digitales: Estas bibliotecas buscan tener una organización paralela a las bibliotecas tradicionales, con los objetos de conformar una biblioteca digital que del progreso hacia los servicios de una biblioteca conectada en red distribuida y virtual, que ofrezca al usuario acceso a múltiples tipos de recursos de información.
  • 10. Aspectos técnicosPREPARACIÓN DE LA El procedimiento con la • Consideración de laDOCUMENTACIÓN documentación recibida situación legal del es el siguiente: documento. Eliminación de sobres.Documentación Extraer documentaciónanexa a de carpetas o fundasexpurgar Eliminación de Asignar a cada grupo de grapas u otros trabajo su documentación Clasificación elementos por tipología extraños si dicha documental Creación de lotes de trabajo documentación va a ser digitalizada
  • 11. Mediante este proceso conseguimos la obtención de laimagen del documento físico. Una vez realizado el pasoanterior, se procederá a la digitalización de losdocumentos, mediante escáneres, que según las necesidadesdel trabajo serán de:Alta producción. A0, planos.Verticales para documentosencuadernados en libros. Doblecara, color. La digitalización leofrece diferentes posibilidadesde tratamiento electrónico de sudocumentación:
  • 12. DIGITALIZACIÓN O.C.R. (reconocimiento óptico de caracteres). Lectura de marcas Lectura de Códigos de Barra Lectura por zonas Generación de ficheros PDF, TIF, JPG, etc. Las imágenes digitalizadas: Pueden ser visualizadas en un monitor. Impresas sobre papel. Enviadas a terminales remotos mediante red interna o externa. Enviadas por correo electrónico. Guardadas en su disco duro para utilizarlas en sus informes o trabajos.
  • 13. • CONTROL DE CALIDADEn esta fase se realizan unaserie de controles decalidad, habituales, entreestos se encuentran:• Control del número dedocumentos digitalizados.• Verificación de la calidad delas imágenes.• Proceso de centrado deldocumento escaneado.
  • 14. INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS Existen posibilidades de• INDEXACIÓN (grabación de datos) almacenamiento por medio de los:En esta fase lo que se hace es grabaruna información, a la imagen del Discos duros externosdocumento digitalizado, de formaque permita una búsqueda sencillapor diferentes criterios. Esta fase noes obligatoria, como hemoscomentado en la digitalización.Verificación de la grabación : • Discos compactos (CD)consiste en volver a grabar los datosmás importantes (índices) para queel sistema compare y comprueba Cintas Magneto ópticosque la información grabada es DVDcorrecta.Salida - grabación de imágenes Unavez realizada la digitalización, y en sucaso la indexación.
  • 15. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LADIGITALIZACIÓN Formato de las imágenesResolución de las imágenes Calidad de lasimágenes Memoria que ocupa una imagenCompresión de las Imágenes OCR: Laconversión de documentos escritos adocumentos electrónicos Formato de imágenes Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un formato de archivo para visualización son los siguientes: Resolución. Calidad de imagen. Cantidad de memoria que ocupa. Nivel de compresión.
  • 16. Resolución de imágenes Es el número de píxeles mostrados en laimagen por las unidades de longitud. Normalmente se mide en Píxelespor Pulgada (ppi). También es muy habitual medirla en Puntos porPulgada (dpi) La resolución es directamente proporcional al numero depíxeles que se usen para representar cada unidad de área. • Para determinar la resolución de una imagen hay que tener en cuenta el medio de distribución final. Imagen de alta resolución Mayor número de píxeles para representar cada unidad. Reproduce más detalle Hay transiciones de color más sutiles. Imagen de baja resolución Menor número de píxeles para representar cada unidad. Reproduce menos detalles. Hay menos transiciones de color.
  • 17. Calidad de las imágenes.Es representada por el uso de una resolución mayor. Para una buenacalidad lo primero es tener en cuenta el tipo de documentoescaneado. Los píxeles sólo representan la información que tiene eldocumento. No hay que pensar que a mayor ppp mejor calidad.Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenescon el finalidad de mejorar los documentos originales: se puedeeliminar manchas oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.
  • 18. Compresión de las imágenesEs un proceso que tiene la finalidad de reducir el tamaño de losarchivos para facilitar su almacenamiento, procesamiento ytransmisión.• Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmentecompatibles con cualquier software de recuperación.• Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tantocuando se descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizadopara el escaneado bitonal)• Compresión con pérdida: compensa o desecha información menosimportante basada en un entendimiento de la percepción visual.(Utilizado para el escaneado tonal).
  • 19. OCR (Optical Character Recognition)Es el Software de reconocimiento óptico de caracteres queconvierte una documento escaneado en texto.VentajasPosibilita las búsquedas a texto libre por todo el texto deldocumento.Indización automática: puede directamente capturar informacióndel texto. Se puede manipular, corregir o insertarcomentarios, como a cualquier documento de texto normal.Inconvenientes Tiene muchas limitaciones. No reconocedocumentación escrita, o por lo menos en bajo porcentaje.Necesita un tiempo de entrenamiento bastante importante. El nivelde éxito no es muy alto incluso con software muy potente.
  • 20. PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN está constituido por la :1Preparación de Documentos2) Proceso de Escaneo3)Indización de Documentos4) Grabación de ImaginesDISPOSITIVOS DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Para un proceso de digitalización se requieren los siguientescomponentes:Computadores conectados en red. Dispositivos de adquisición de imágenes (escáner). Software para tratamiento, formateo y compresión deimágenes.Dispositivos de almacenamiento.Dispositivos de visualización e impresión.
  • 21. ESCÁNER Estos dispositivos exploran undocumento con variado nivel deresolución, digitalizan la imagen y laalmacenan para ser tratada por uncomputador mediante un software.Para digitalizar la imagen, el escáner traducelos datos de entrada a datos binarios (mapade bits).Esta es la forma en que la imagen puede serleída y manipulada por un computador através de un software de tratamiento deimágenes.
  • 22. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIONDirectrices Para Proyectos De Digitalización De Colecciones Y Fondos De DominioPúblico, En Particular Para Aquellos Custodiados En Bibliotecas Y ArchivosPrincipales razones para la digitalización: Para mejorar el acceso Para facilitar nuevas formas de acceso y uso Para la preservaciónCriterios de selección Contenido Demanda Estado físicoCriterio y cuidado del técnico: El criterio y cuidado del técnico siempre tiene unconsiderable impacto sobre la calidad de la imagen. En definitiva son lasdecisiones tomadas por las personas las que determinan la calidad que seconsiga.
  • 23. Una imagen digital:es una “fotografía electrónica”convertida en un conjunto deelementos pictóricos (píxeles) yordenada de acuerdo con unarelación predefinida de columnasy filas. El número de píxeles enuna tabla dada define laresolución de la imagen.
  • 24. El análisis de las necesidadestécnicas de un proyecto dedigitalización.Este se lleva a cabo por logeneral en el marco de unproyecto piloto o estudio. Esteproporciona al proyecto laposibilidad de investigar apequeña escala la viabilidadde:1) Realizar sus planes2) introducir la tecnologíadigital en una biblioteca o enun archivo si se trata delprimer proyecto dedigitalización de la institución.
  • 25. Las necesidades técnicas:Estas se centran fundamentalmente en el hardware y en elsoftware, factores ambos dinámicos en el desarrollo del futuroprevisible.Los requisitos del software de imagenEstos deberían basarse fundamentalmente en facilitar formatosde archivo normalizados como TIF y JPEG.Las herramientas muy elaboradas de gráficos deben utilizarseprudentemente para preservar la integridad del archivo con unsistema de mejora de las imágenes ajustada automáticamente alprograma del escáner.
  • 26. Bibliografía• La Real Academia Española. (2012). La Real Academia Española. Recuperado el 2012, de http://www.rae.es/rae.html• Miñoz Gómez, E. P., Ariza Rodríquez, J. P., Mejia Calderon, L., & Reyes, C. P. (2010). Gestion de documentos digitales. Recuperado el 2012, de http://www.slideshare.net/ilypatico/digitalizacin-eje- tematico-4• http://www.slideshare.net/guestc2d800/presentacin-javier- mas• DIDITALIZACION AVANZADA. En línea: septiembre 14 de 2012• http://www.mcu.es/archivos/docs/pautas_digitalizacion.pdf• DIRECTRICES DE DIGITALIZACIÓN. En línea: septiembre 14 de 2012