Enterprise Knowledge Management And Emerging Technologies

Slide 1: Knowledge Management & Systems Enterprise Knowledge Management and Emerging Technologies Proceedings of the 39th Hawaii International Conference on System Sciences 2006 Calcutta Communication 2006. May Calcuttai@gmail.com

Slide 2: Jonathan Grudin… Microsoft Research Redmond, WA 98052 jgrudin@microsoft.com I work in the Adaptive Systems and Interaction Group at Microsoft Research, part of the Microsoft Corporation. My research is in human-computer interaction and computer supported cooperative work, with a particular focus on the design, adoption and use of group support technologies. Some of the work below was done in the Collaborative and Multimedia Systems Group. Prior to joining Microsoft Research, I was Professor of Information and Computer Science at University of California, Irvine. I have taught at Aarhus University, Keio University, and the University of Oslo, and worked at the MRC Applied Psychology Unit, Wang Laboratories, and MCC since earning my Ph.D. at UC San Diego. From. http://research.microsoft.com/~jgrudin/ Life before Microsoft : http://research.microsoft.com/~jgrudin/past/ -2- Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 3: Abstract  정보와 지식의 관리를 향상시키는 것은 오랫동안 중요한 일이지만 , 이를 위한 처리작업 빈번하게 실패했다 .  지식은 일반적으로 구조화된 문서 , 온라인으로 지속되거나 지속되지 않는 토론들과 함께 그밖에 Tacit Form 으로 존재한다 .  최신의 기술들로 이제는 과거의 장애를 극복할 수 있을 것이다 . - Dynamic Technologies - Unstructured tagging, web-logs, and search  디지털 언어의 개발로 보다 크게 가치를 증가시킬 수 있다 원문• Improving management of information and knowledge in organizations has long been a major objective, but efforts to address it often foundered. Knowledge typically resides in structured documents, informal discussions that may or may not persist online, and in tacit form. Terminology differences and dispersed contextual information hinder efforts to use formal representations. Features of dynamic emerging technologies ― unstructured tagging, web-logs, and search ― show strong promise in overcoming past obstacles. They exploit digital representations of less formal language and could greatly increase the value of such representations. -3- Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 4: Agenda 1. Introduction 2. Digital documents are difficult to find 2.1. Ontology and its discontents 2.2. Unstructured tagging: A self-organizing solution? 3. Making sense of found objects 3.1. Document repositories: content without context 3.2. Project weblogs: providing context 3.2.1. Weblog categories and uses. 3.2.2. Technical characteristics of project blogs. 3.2.3. Behavioral characteristics of project blogs. 3.2.4. Experiences with project blogs. 3.3. Project wikis 4. All you need is search 5. Discussion 6. Acknowledgment 7. References http://www.flickr.com/ -4- Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 5: Agenda 2.2. Unstructured tagging: A self-organizing solution? Figure 1. Photo tagging site. Table 1. Frequency of flickr tag use. Figure 2. Making activity visible. (a) Hot and popular flickr tags. (b). Most active tag list on del.icio.us. Multiply cited URLs are highlighted among recent posts. 3.2.4. Experiences with project blogs. Figure 3. Project blog for an ethnographic study. (Details changed to insure privacy.) Figure 4. Project blog. “BSCW*” link on right is to a repository for associated documents. http://del.icio.us * BSCW (Basic Support for Cooperative Work) -5- Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 6: 1. Introduction 디지털 문서는 찾기 어렵다 ! Key obstacles to success  Digital objects are difficult to find.  When found, objects are difficult to assess.  Systems are not strong at identifying people who can help find or assess objects. Key characteristics of these technologies  can be extremely lightweight,  make information and activity highly visible,  provide individual and group benefits, and  are grassroots, self-organizing phenomena. Enterprise are necessary! “Mixed bottom-up and top-down” influences will be most successful. -6- Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 7: 2. Digital documents are difficult to find 디지털 문서는 찾기 어렵다 ! 2.1. Ontology and its discontents  ontology* : 용어와 용어들 간의 관계를 표현한 것을 온톨로지 (Ontology : 존재론 )  대부분의 지식 / 정보 관리 시스템은 다양한 사이즈 이거나 키워드 시스템 , 분류조건이나 어 구로 되어있다 . 분류시스템은 만들고 유지하고 이용하는데 상당한 노력이 필요로 하고 있다 .  사례 . ACM 분류 시스템은 키워드를 저자가 만든 것에 의존할 것을 강요하지만 , 내부적으로 기업은 분류화 시도에 대한 노력은 성공하지 못함 “ 가장 적합한 조건에 대한 협정은 없다 !” " Ontology is Overrated ( 과대평가 )"  사례 . “England” 의 라벨을 붙일 수 있고 , 이것은 “ Great Britain“, "UK“ 유사한 라벨을 붙 일 수 있고 , 또는 " London“ 이란 라벨에서 그것을 찾을 수도 있다  Top-Down 식 접근은 사용자의 마음을 읽고 , 그 외 다른 질문들 사이에서 미래를 예측할 수 있어야 함  widely-deployed systems 이 혼합된 결과를 주어서 enterprise knowledge management 를 향상시키는 것에 대하여 성공과 멀어진 것은 당연하다  희망은 영원히 솟아날 것이다 . 높은 집단이익을 기대할 수 있으나 , 시스템을 유지하기 위하여 “비용이 들고 , 관리 노력 없이 불가능하다”는 것은 분명함 ontology* •공유된 개념화 (shared conceptualization) 에 대한 정형화되고 명시적인 명세 (formal and explicit specification). •온톨로지는 시맨틱 웹 응용의 가장 중심적 개념으로서 , 이를 표현하기 위해 스키마와 구문 구조 등을 정의한 언어 가 온톨로지 언어 (ontology language) 이며 , 현재 DSML+OIL, OWL, Ontolingun 등이 있다 . -7- Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 8: 2. Digital documents are difficult to find 디지털 문서는 찾기 어렵다 ! 2.2. Unstructured tagging: A self-organizing solution?  Photo tagging site : Flickr 시스템이 설명하기 어려운 콘텐트 형식 ( 이미지 , 동영상 ) 에는 쉽지 않음 " Folksonomies” = Folks( 다수의 ) + Taxnomy( 분류 ) flickr tag Number ‘2006 May” ‘2008 May” of photos England 39,658 264,840 2,287,667 Vs UK 33,475 235,914 2,430,895 United 4,709 31,819 392,476 Kingdom Britain 2,250 22,255 350,715 " 전문 에디터 Great Britain 1,394 20,337 170,207 분류 " London 91,701 632,354 4,806,459 Table 1. Frequency of flickr tag use. -8- Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 9: 2. Digital documents are difficult to find 디지털 문서는 찾기 어렵다 ! 2.2. Unstructured tagging: A self-organizing solution? (b) Most active tag list on del.icio.us. Multiply (a) Hot and popular flickr tags cited URLs are highlighted among recent posts Most Active Vs Hot Tag 시스템이 설명하기 어려운 콘텐트 형식 ( 이미지 , 동영상 ) 에는 쉽지 않음 " Yahoo 인수” Flickr 를 부러움을 가지고 보았다 . 이것이 웹이 가야 할 방향처럼 느꼈다 . From 제리 양 @Yahoo! © Calcutta Copyright2006 Style -9-

Slide 10: 3. Making sense of found objects 3.1. Document repositories: content without context  Web 은 문서 저장을 위하여 보다 접근 가능하고 사용하기 쉽게 함  “Heavyweight document management systems”  Web Portal 문서 저장 Application - Microsoft's Sharepoint - IBM QuickPlace " Document Repositories” - 1995, GMD BSCW system , software for use behind firewalls  특징 - 저장하고 생성하고 사용하는데 매우 간단하고 , 범용성이 있음 - 프로젝트를 쉽게 저장할 수 있고 협업하고 , 후에 재사용을 가능하게 함 " So , why have such repositories not solved the knowledge management problem ?” " The knowledge is not well managed ” - 10 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 11: 3. Making sense of found objects 3.2. Project weblogs: providing context  These include status changes of project documents in the associated repository  Project blogs are collaborative ; any team member can add an entry . “ 프로젝트의 중요한 정보는 연대순으로 기록되고 , Project blogs 는 협업하고 , 어떤 팀원이라도 추가할 수 있다” 3.2.1. Weblog categories and uses. Edward Cone's “ Rise of the Blog ”  Diary-like blogs, 젊은 사람에 의해 저술한 블로그는 가장 유력함 . 뜻밖에 개인적인Insight CIO 사실을 통하여 기술적으로 읽는 독자로 하여금 전문 기술을 비롯한 멀티미디어를 감상한다  A-list blogs, 저널리스트나 일반인들이 한 기록은 미디어의 주의를 요하지만 그것들은 제품 , 정보 , 이벤트 , 트랜드로서 좋은 쏘스가 될 수 있다 .  Watchlists, 감시사항목록 : 제품정보 , 조직 , 이름 , 각종 토픽에 대해서 여론확산을 할 수 있는 강력한 방법이다 .  Externally visible employee blogs, 업무적 / 개인적인 생활 모두를 거론할 수 있다 . 일 부는 이익과 상쇄 될 수 있는 위험을 내포할 수 있다 . 이런 블로그 미디어는 주의를 요하 지만 , 일기블로그를 통하여 경험을 설명할 수 있고 업무에 활용할 수 있다 .  Project blogs, 외부 시각으로 표출된 직원블로그와 내부는 동일한 구조로 , 팀 멤버에 의 해서 저장 되고 그것으로 작업에 집중하기 쉽다 . 업무에 효율적 ! - 11 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 12: 3. Making sense of found objects 3.2.2. Technical characteristics of project blogs.  Project blogs are very lightweight : 5 분 동안 프로그래밍을 하여 세팅할 수는 없지만 , 블로 그 포스팅을 하면 다른 멤버들에게 이메일보다 신속하게 초대가 가능합니다 .  Project blog entries are easily accessed  Project blogs are chronologically sequenced. : 연대순으로 정보를 배열하고 , 해석하는 방 법을 알고 있고 , 정보가 쉽게 시각적으로 표시된다 .  Project blogs are easily skimmed. 쉽게 지나칠 수 있다 . “ Lightweight, Easily Accessed” 3.2.3. Behavioral characteristics of project blogs.  Project blog entries are concise : 블로그는 간결하게 또는 상세한 정보를 저장 할 수 있고 이것은 관심 있는 그룹에게 배포될 것이다 .  Project blogs, like most other weblogs are single-voiced : 블로그는 단 일한 저자를 가지고 한 방향의 목소리를 냅니다 . 일부 정치인들은 그룹 블로그를 형성하여 그들의 공통적으로 가지고 있는 포커스가 일치합니다 .  하이테크 기업들에게는 내부적으로 웹블로그 프로젝트는 널리 보급되어 있다 . - 12 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 13: 3. Making sense of found objects 3.2.4. Experiences with project blogs • 프로젝트블로그는 멀티미디어를 쉽게 , 관련 포스트는 링크가 되어 있고 , 경험을 전달하는데 용이하였다 insure privacy • 문서를 수정할 때마다 새로운 버전을 남겨두었고 , 갱신된 데이터는 이메일을 발송보다 간단하게 유 용하게 활용하고 토론할 수 있었다 . Figure 3. Project blog for an ethnographic Figure 4. Project blog. “BSCW” link on right is study. (Details changed to insure privacy.) to a repository for associated documents. - 13 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 14: 3. Making sense of found objects 3.3. Project wikis • 블로그 프로젝트를 범용성 있게 대체할 수 있는 것 <WIKI Project> • WIKI 는 전체 팀 멤버들과 함께 더 많은 조직을 연대순의 기입에 연연해 하지 않고 추 가할 수 있고 , 함께 서술하기가 쉽다 . 마침내 배포될 때 저작자는 정보에 대하여 기여를 할 수도 있고 , 죄인의 딜레마 (Prisoner's Dilemma) 가 발생할 수도 있다 . • WIKI 는 기간 제한이 있는 일에 대하여 작업 분담 , 장소 등을 관여하고 , 때에 따라서 회의를 계획하는 것에 대하여 훌륭한 선택이 될 수 있다 . • 지식관리는 크고 작은 구조를 취합하고 더 많은 대화식 정보를 구조화 하는 것을 필요 로 한다 . • 프로젝트에 대한 충분한 관리를 위하여 WIKI 는 단지 깡통처럼 단순하게 노동집약적 으로 지식관리제 접근할 수 있다 . Knowledge management requires merging structured and less structured , more conversational information . - 14 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 15: 4. All you need is search • 검색엔진을 통하여 온라인으로 시대를 거슬러 각종 질문에 대한 응답을 구할 수 있다 . • 검색엔진을 빠르게 개량하는 것은 키워드 분류 시스템의 빠른 진보로 가능하다 . • 검색엔진을 사용함으로써 , 직접적인 응답을 포함한 적절한 온라인 문서를 검색하고 이를 통하여 상당히 사람들은 능률적인 활동이 가능해졌다 . • Googl 이 유효했던 이유는 비전문가들조차 사용방법을 별도로 익히지 않고 쉽게 이용 할 수 있었기 때문이다 . “ Nothing you can know that isn't known, “variable alpha compositing” nothing you can see that isn't shown…” ― Lennon/McCartney - Call “ fading image ” " the purpose ( of which ) is to study enterprise search : satisfying a user who is searching the data of an organization to complete some task . " - 15 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 16: 5. Discussion • We have outlined how technologies that are coming rapidly into wider use can address obstacles to effective knowledge management. • Features shared by these technologies are that they are lightweight, provide individual as well as social benefits, and promote visibility that includes views of social activity around information.  bottom-up, self-organizing growth path. • Where organizations support internal blog servers they are used; where organizations do not, internal blogs may remain rare. For such reasons, we anticipate that features of emerging technologies will be incorporated into products such as document management systems. • These technologies, to varying degrees and in one way or another, represent moves toward exploiting informal practices, behaviors, and conversations. • Approaches to applying digital technology to knowledge management have played to the computer’s strength, focusing on formality-hierarchies, indices, uniform keywords and metadata categories, structured documents, and so on. This succeeds when the benefits are perceived by all to be great enough. - 16 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 17: Think About ”KM & Web2.0” • 지식경영을 효율적으로 하기 위해서는 충분한 사전에 계획과 이를 뒷받침해줄 수 있 는 시스템이 필요하다 . 이전에도 쉽지 않았고 , 지금은 새로운 기술 여건으로 매우 긍정적이다 . • 지식경영을 제대로 하기 위해서는 문서를 보존하고 이를 버젼별로 정리하여 다른 사 람들에 의해서 이것을 찾고 함께 나눌 수 있어야 한다 . • 지식은 피드백과 의사소통을 지속적으로 해야 진정으로 가치가 있으며 , 이를 지원하 기 위하여 강력한 검색이 함께 필요로 한다 . • 좋은 시스템을 구축하여도 이를 조직자체적으로 활용하고 조직에 맞도록 효과적으로 성장시킬 수 있으며 , 이용하는 구성원들의 활동을 부추길 수 있어야 한다 . • Flickr 에 2005, 6 월에 “런던”이라는 주제어로 검색된 사진은 7,000 개였고 , 9 월에 는 200,000 로 늘었다 . 2006 년 5 월에는 632,453 로 늘었고 , 그 한계는 어디일까 ? 2008. 5. “Media “ Leading digital media The worlds information organization - 17 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 18: Think About ”KM & Web2.0” “ 야후와 구글은 지금도 또 다른 Web2.0 을 이끌어갈 새로운 먹이감으로 찾고 있다 .” “Technology + Media“ + “Media “ Search Engine Leading digital media The worlds information organization Flickr: 태그 기반 사진 공유 웹 서비스 http://kr.widget.yahoo.com , Pixoria Konfabulator Upcoming.org: 소셜 이벤트 캘린더 서비스 Del.icio.us ? Webjay: http://webjay.org - 18 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 19: Reference [1] Bentley, R., Horstmann, T., Sikkel, K. and Trevor, J., “Supporting Collaborative Information Sharing with the World Wide Web: The BSCW Shared Workspace System,” Proceedings of the 4th International WWW Conference, 1995, 63-74. [2] Cone, E., “Rise of the Blog,” CIO Insight, 5 April 2005. [3] Efimova, L., “Beyond Personal Web Publishing: An Exploratory Study of Conversational Blogging Practices,” Proc. HICSS’05, 2005. [4] Fenn, J., Linden, A., and Cearley, D., “Emerging Technologies Hype Cycle 2005,” Gartner Group, 2005. http://www.gartner.com/teleconferences/attributes/attr_129930_115.pdf [5] Furnas, G. W., Landauer, T. K., Gomez, L. M. and Dumais, S. T., “The Vocabulary Problem in Human-Computer Interaction,” Communications of the ACM, 30, 1987, 964-971. [6] Golder, S.A. and Huberman, B.A., “The Structure of Collaborative Tagging Systems,” Technical report, Information Dynamics Lab, HP Labs, 2005. http://www.hpl.hp.cpm/research/idl/papers/tags/ [7] Grudin, J., “Communication and Collaboration Support in an Age of Information Scarcity,” in K. Okada, T. Hoshi, and T. Inoue (Eds.), Communication and Collaboration Support Systems. Ohmsha, 2005. [8] Herring, S.C., Scheidt, L.A., Bonus, S., and Wright, E., “Bridging the Gap: A Genre Analysis of Weblogs,” Proc. HICSS’04, 2004. [9] http://dublincore.org [10] Jones, W. P., Bruce, H. and Dumais, S. T., “Keeping Found Things Found on the Web,” Proc. CIKM 2001, 2001, 119-126. [11] Juch, C. and Stobbe, E., “Blogs: The New Magic Formula for Corporate Communications?” Deutsche Bank Research, 53, 22 August 2005. [12] Lovejoy, T. & Steele, N., “Engaging Our Audience through Photo Stories,” Visual anthropology, 2005. [13] McDonald, D.W., “Evaluating Expertise Recommendations,” Proc. Group 2001, 2001, 214-223. [14] Moran, T.P. and Carroll, J.M. (Eds.), Design Rationale: Concepts, Techniques, and Use. Erlbaum, 1996. [15] Orlikowski, W., “Learning from Notes: Organizational Issues in Groupware Implementation,” Proc. CSCW '92, 1992, 362-369. [16] Shirky, C., “Ontology is Overrated: Categories, Links, and Tags,” 26 May 2005. http://www.shirky.com/writings/ontology_overrated.html [17] Stylos, J. and Myers, B.A., "How Programmers Use Internet Resources to Aid Programming," submitted for publication, 2005. [18] Trec Tracks, 9 Feb. 2005, http://trec.nist.gov/tracks.html [19] Udell, J., “Publishing a project weblog,” Jon Udell’s Weblog, 27 March 27 2003. http://weblog.infoworld.com/udell/2003/03/27.html [20] Udell, J., “The weblog as a project management tool,” Tangled in the threads, 2001.3, 24 May 2005. http://udell.roninhouse.com/bytecols/2001-05-24.html - 19 - Copyright2006 © Calcutta Style

Slide 20: My Reference • Jonathan Grudin Homepage(1) http://research.microsoft.com/~jgrudin/ • Jonathan Grudin Homepage(2) Life before Microsoft : http:// research.microsoft.com/~jgrudin/past/ • 그외 자료 – http://www.flickr.com/ – http://del.icio.us - 20 - Copyright2006 © Calcutta Style

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