Efisiensi pencetakan dokumen di perkantoran dengan six sigma

  • 1,716 views
Uploaded on

Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran dengan Six Sigma

Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran dengan Six Sigma

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,716
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
63
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. 1 EFISIENSI PENCETAKAN DOKUMEN DI PERKANTORAN DENGAN SIX SIGMA Cahyani Windarto,ST Instruktur Pertama Departemen Otomotif BBLKI Surakarta Abstrak Kegiatan administrasi berupa pencetakan dokumen memberikan peluang cukup besarterjadinya kecacatan akubat kesalahan yang terjadi ketika proses pencetakan dokumen. Olehkarena itu optimalisasi kertas dalam rangka efisiensi dengan penerapan metoda six sigmaberusaha untuk menghilangkan pemborosan dan kesalahan yang terjadi yang pada akhirnyaakan meningkatkan efisiensi dan bisa menghemat anggaran. Makalah ini bertujuan untuk menerapkan metoda six sigma yang dapat diaplikasikandi perkantoran Balai Latihan Kerja dengan mengukur tingkat cacat (defect rate) yang timbilakibat kesalahan pengguna maupun yang terjadi akibat kesalahan alat yang digunakan untukmelakukan pencetakan dokumen. Kapabilitas awal kegiatan pencetakan dokumen di sebuah Balai Latihan Kerjaberdasarkan analisa six sigma berada di level 2,809 sigma yang berada pada area A padadiagram 4-Blok. Ini berarti fongsi control dan penggunaan teknologi masih jelek. Denganmetode DMAIC ditentukan CTQ yang peling mempengaruhi proses pencetakan dokumen.Untuk selanjutnya dilakukan upaya perbaikan pada proses pencetakan dokumen berupatarget control yang dijadikan sasaran perbaikan pada kegiatan pencetakan yang bersifatteknis dan human error. Setelah dilakukan perbaikan didapat kapabilitas proses berada padalevel 4,525 yang berarti fungsi control proses dan penerapan teknologi sudah bagus.Kata Kunci : Tingkat Cacat, Six Sigma, Titik Kritis Permasalahan (CTQ), DMAIC,EfisiensiA. PENGENALAN SIX SIGMA SEBAGAI ALAT BANTU PERBAIKAN KINERJA Six Sigma merupakan sebuah sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai,mempertahankan, dan memaksimalkan proses bisnis. Six Sigma secara unik dikendalikanoleh pemahaman yang kuat terhadap kebutuhan pelanggan, pemakaian yang disiplinterhadap fakta, data, dan analisis statistik, dan perhatian yang cermat untuk mengelola,memperbaiki, dan menanamkan kembali proses bisnis.1. Pengertian Six sigma juga disebut sistem komprehensif karena memiliki strategi, disiplin ilmu, dan alat untuk mencapai dan mendukung kesuksesan bisnis. Six Sigma disebut strategi
  • 2. 2 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigmakarena terfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan, disebut disiplin ilmu karenamengikuti model formal,yaitu DMAIC ( Define, Measure, Analyze, Improve, Control ) danalat karena digunakan bersamaan dengan yang lainnya, seperti Diagram Pareto (ParetoChart) dan Minitab sebagai alat hitung statistik. Kesuksesan peningkatan kualitas dankinerja bisnis, tergantung dari kemampuan untuk mengidentifikasi dan memecahkanmasalah. Kemampuan ini adalah hal fundamental dalam filosofi six sigma yang dapatdijelaskan dalam dua perspektif, yaitu perspektif statistik dan perspektif metodologi.a. Perspektif statistik, Six sigma dalam statistik dikenal sebagai standar deviasi yang menyatakan nilai simpangan terhadap nilai tengah. Suatu proses dikatakan baik apabila berjalan pada suatu rentang yang disepakati. Rentang tersebut memiliki batas, batas atas atau USL (Upper Specification Limit) dan batas bawah atau LSL (Lower Specification Limit) proses yang terjadi di luar rentang disebut cacat. Proses Six Sigma adalah proses yang hanya menghasilkan 3.4 DPMO (defect permillion opportunity).b. Perspektif metodologi, Six Sigma merupakan pendekatan menyeluruh untuk menyelesaikan masalah dan peningkatan proses melalui fase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). DMAIC merupakan jantung analisis six sigma yang menjamin voice of costumer berjalan dalam keseluruhan proses sehingga produk yang dihasilkan memuaskan pelanggan. Define adalah fase menentukan masalah, menetapkan persyaratan-persyaratan pelanggan, mengetahui CTQ (Critical to Quality). Measure adalah fase mengukur tingkat kecacatan pelanggan (Y). Analyze adalah fase menganalisis faktor-faktor penyebab masalah/cacat (X). Improve adalah fase meningkatkan proses (X) dan menghilangkan faktor-faktor penyebab cacat. Control adalah fase mengontrol kinerja proses (X) dan menjamin cacat tidak muncul. Six Sigma pun merupakan falsafah manajemen yang berfokus untuk menghapuscacat dengan cara menekankan pemahaman, pengukuran, dan perbaikan proses. Cacat(defect) ialah ciri yang dapat diukur dari suatu proses atau outputnya yang tidak beradadi dalam batas-batas yang dapat diterima pelanggan, yakni tidak sesuai denganspesifikasi. Enam sigma adalah praktik-praktik yang membantu perusahaanmenghilangkan cacat dan selalu menghasilkan produk dan jasa yang memenuhi
  • 3. 3 spesifikasi pelanggan. Level sigma dari suatu proses dikalkulasi berkaitan dengan jumlah cacat dalam rasio jumlah peluang untuk cacat. Hal mendasar bagi Six Sigma adalah menentukan dengan jelas apa yang diinginkan oleh para pelanggan sebagai suatu kebutuhan eksplisit. Kebutuhan ini sering disebut Critical To Quality (CTQ). Kemudian perusahaan diharuskan menghitung jumlah defect yang terjadi sehingga akan diperoleh hasil proses persentase item tanpa defect dan menggunakan sebuah tabel untuk menentukan level sigma. Level sigma ini sering disebut kesalahan per sejuta peluang (Defects Per Million Opportunities / DPMO). DPMO mengindikasikan berapa banyak kesalahan yang akan muncul jika sebuah aktivitas diulang hingga satu juta kali. DPMO juga merupakan cara sederhana untuk menggambarkan kualitas dan kapabilitas dari sebuah proses seperti yang tertera dalam Tabel 1. Hasil Proses Defects per Million Level Sigma (Persentase Item Tanpa Defect) Opportunities (DPMO) (Kemampuan Proses) 30,90 % 690.000,0 1 69,20 % 308.000,0 2 93,30 % 66.800,0 3 99,40 % 6.210,0 4 99,98 % 320,0 5 99,99 % 3,4 6 Tabel 1. Konversi Sigma yang di sederhanakan Tabel 1 menunjukkan jika perusahaan beroperasi kurang dari enam sigma maka perusahaan tersebut berpeluang besar menghasilkan barang atau jasa yang cacat. Jika ada 66.800 item yang cacat dari sejuta peluang, hal ini menandakan bahwa 933.200 item berjalan dengan baik_93,3% sempurna. Namun, jika perusahaan merasa sudah cukup senang pada perhitungan tersebut, maka sebaiknya perusahaan mempertimbangkan level tiga sigma dari perspektif yang lain.2. Sejarah Carl Frederick Gauss (1777-1885) adalah orang yang pertama kali memperkenalkan konsep kurva normal dalam bidang statistik. Konsep ini kemudian dikembangkan oleh Walter Shewhart di tahun 1920 yang menjelaskan bahwa 3 sigma dari nilai rata-rata (mean) mengindikasikan perlunya perbaikan dalam sebuah proses. Pada akhir tahun 1970, Dr. Mikel Harry, seorang insinyur senior pada Motorolas Government Electronics Group memulai percobaan untuk melakukan problem solving dengan menggunakan
  • 4. 4 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma analisa statistik. Dengan menggunakan cara tsb, Motorola mulai menunjukkan peningkatan yang dramatis: produk didesain dan diproduksi lebih cepat dengan biaya yg lebih murah. Metode tersebut kemudian ia tuliskan dalam sebuah makalah berjudul "The Strategic Vision for Accelerating Six Sigma Within Motorola" Dr. Mikel Harry kemudian dibantu oleh Richard Schroeder, mantan exekutive Motorola, menyusun suatu konsep perubahan manajemen ( change management ) yang didasarkan pada data. Hasil dari kerja sama tersebut adalah sebuah alat pengukuran kualitas yg sederhana yg kemudian menjadi filosofi kemajuan bisnis, yg dikenal dengan nama Six Sigma.3. Perbedaan Six Sigma dan Total Quality Management (TQM) Thomas Pyzdek, seorang konsultan implementasi Six Sigma dan penyusun buku "The Six Sigma Handbook", pada bulan Februari 2001, menjelaskan adanya perbedaan penting antara Six Sigma dan TQM yaitu, TQM hanya memberikan petunjuk secara umum (sesuai dengan istilah manajemen yang digunakan dalam TQM). Petunjuk untuk TQM begitu umumnya sehingga hanya seorang pemimpin bisnis yang berbakat yang mampu menterjemahkan TQM dalam operasional sehari-hari. Secara singkat, TQM hanya memberikan petunjuk filosofis tentang menjaga dan meningkatkan kualitas, tetapi sukar untuk membuktikan keberhasilan pencapaian peningkatan kualitas. Kemudian konsep Total Quality Control, di tahun 1950, menunjukkan bahwa kualitas produk bisa ditingkatkan dengan cara memperpanjang jangkauan standar kualitas ke arah hulu, yaitu di area engineering dan purchasing. Akan tetapi ada beberapa kelemahan yang muncul pada pelaksanaan Total Quality Control yaitu : a. Terlalu fokus pada kualitas dan tidak memperhatikan isu bisnis kritis lainnya. b. Implementasi Total Quality Control menciptakan pemahaman bahwa masalah kualitas adalah masalahnya departemen Quality Control, padahal masalah kualitas biasanya berasal dari ketidakmampuan departemen lain dalam perusahaan yg sama. c. Penekanan umumnya pada standar minimum kualitas produk, bukan pada bagaimana meningkatkan kinerja produk. Six Sigma dalam pelaksanaannya menunjukkan hal-hal menjadi solusi permasalahan di atas : a. Menggunakan isu biaya, cycle time dan isu bisnis lainnya sebagai bagian yg harus diperbaiki. b. Six sigma fokus pada penggunaan alat untuk mencapai hasil yg terukur.
  • 5. 5 c. Six sigma memadukan semua tujuan organisasi dalam satu kesatuan. Kualitas hanyalah salah satu tujuan, dan tidak berdiri sendiri atau lepas dari tujuan bisnis lainnya. d. Six sigma menciptakan agen perubahan (change agent) yg bukan bekerja di Quality Department. Ban hijau (Green Belt) adalah para operator yg bekerja pada proyek Six Sigma sambil mengerjakan tugasnya.4. Proses dalam Six Sigma a. Fase menentukan masalah (Define) Define adalah fase menentukan masalah, menetapkan persyaratan-persyaratan pelanggan, dan membangun tim. fase ini tidak banyak menggunakan statistik, alat- alat (tools) statistik yang sering dipakai pada fase ini adalah diagram sebab-akibat (Cause and Effect Chart) dan diagram pareto (Pareto Chart). Kedua alat (tool)statistik tersebut digunakan untuk melakukan identifikasi masalah dan menentukan prioritas permasalahan. b. Menentukan masalah Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan masalah adalah : i. Spesifik, menjelaskan secara tepat apa yang salah, bagian proses mana yang salah dan apa salahnya. ii. Dapat diamati, menjelaskan bukti-bukti nyata suatu masalah. bukti-bukti tersebut dapat diperoleh baik melalui laporan internal maupun umpan balik pelanggan iii. Dapat menunjukkan lingkup masalah dalam suatu ukuran. iv. Dapat dikendalikan, masalah harus dapat diselesaikan dalam rentang waktu tertentu. Apabila masalah terlalu besar maka dapat dipecah-pecah sehingga dapat lebih dikendalikan. c. Pengukuran (Measure) Measure adalah fase mengukur tingkat kinerja saat ini, sebelum mengukur tingkat kinerja biasanya terlebih dahulu melakukan analisis terhadap sistem pengukuran yang digunakan. d. Analisis Sistem Pengukuran Masalah yang muncul dalam pengukuran adalah variabilitas pengukuran yang dinyatakan dalam varian( variance ). Varian total suatu pengukuran berasal dari varian yang ditimbulkan oleh produk (part to part) dan varian akibat kesalahan pengukuran (gage).
  • 6. 6 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigmae. Analisis Kapabilitas Proses Kapabilitas suatu proses menggambarkan seberapa pas (uniform) proses tersebut. Analisis kapablitas proses dilakukan dengan memperbandingkan kinerja suatu proses dengan spesifikasinya, suatu proses memiliki kapabilitas bila semua nilai variabel yang mungkin, berada dalam batas spesifikasi. Fase analisis (analyze) merupakan fase mencari dan menentukan akar atau penyebab dari suatu masalah. Masalah-masalah yang timbul kadang-kadang sangat kompleks sehingga membingungkan antara mana yang akan dan tidak kita selesaikan. Untuk menganalisa bisa menggunakan alat-alat sebagai berikut : i. Diagram Pareto (Pareto Chart) Merupakan suatu grafik balok yang memecah suatu masalah menjadi kontribusi- kontribusi yang berhubungan dengan komponen-komponennya. Nama Pareto diambil dari nama penemunya yaitu seorang Ekonom Italia bernama Vilfredo Pareto yang dikenal dengan konsep 80/20, yang berasumsi bahwa beberapa unsur vital yang merupakan masalah 80% disebabkan oleh hanya 20% penyebab masalah. Diagram Pareto digunakan untuk menstratifikasi data kedalam kelompok-kelompok dari yang paling besar sampai yang paling kecil. Dengan bentuknya berupa diagram batang. Diagram Pareto membantu perusahaan mengidentifikasi kejadian-kejadian atau penyebab masalah secara umum. Berkaitan dengan Six Sigma, Diagram Pareto dapat digunakan dalam mengidentifikasi faktor-faktor dalam suatu proses yang mempunyai efek akumulatif terbesar, sehingga perusahaan dapat berfokus pada beberapa faktor vital. Setiap faktor yang ada dapat di plot dari yang paling penting sampai yang kurang penting dalam bentuk urutan menurun berdasarkan frekuensi relatif. Diagram pareto digunakan untuk melakukan prioritas terhadap masalah-masalah yang harus ditangani. ii. Diagram sebab-akibat ( Cause & Effect Chart ) Diagram sebab-akibat (Cause & Effect Chart)digunakan untuk mengorganisasi hasil informasibrainstorming dari sebab-sebab suatu masalah. Diagram ini sering disebut juga dengan diagram fishbone karena bentuknya yang mirip dengan tulang ikan, atau diagram Ishikawa untuk menghormati sang penemu. iii. Uji hipotesis rata-rata
  • 7. 7 Umumnya uji hipotesis rata-rata digunakan untuk menetapkan faktor kausatif (x) dengan cara menginformasikan sumber-sumber variasi. Disamping itu, digunakan juga untuk menunjukan perbedaan yang signifikan antara data awal (baseline) dengan data yang diambil setelah perubahan (improvement), dilakukan. f. Pengembangan (Improve) Adalah fase meningkatkan proses(x) dan menghilangkan sebab-sebab cacat. Pada fase pengukuran (measure) telah dinetapkan variabel faktor (x) dan untuk masing- masing variabel respons(y). Sedangkan pada fase pengembangan i(improve) banyak melibatkan uji perancangan percobaan (Design of Experiment) atau disingkat DoE. DoE merupakan suatu pengujian dengan mengubah variabel faktor sehingga penyebab perubahan pada variabel respon diketahui. g. Pengendalian ( Control ) Pengendalian terhadap proses akan membantu mengurangi variabilitas, memonitor kinerja setiap saat dan memungkinkan proses koreksi untuk mencegah penolakan.B. PENDEFINISIAN MASALAH (DEFINE)1. Menentukan Voice of Customer (VOC) Dalam melakukan proses pendefinisian yang harus diketahui terlebih dahulu adalah keinginan customer (pelanggan). Customer di sini merujuk pada customer eksternal dan customer internal. Keinginan customer tersebut disebut dengan Voice of Customer (VOC). Namun dari sekian banyak keinginan customer tidak mungkin dapat dipenuhi semua, dan pasti ada keinginan yang kritikal di mata customer, itu yang disebut Critical Customer Requirement (CCR). Ada beberapa peralatan untuk mengetahui CCR ini diantaranya yang paling mudah adalah dengan menanyakan langsung kepada customer, baik dengan survey maupun dengan angket. Untuk sisi proses/bisnis sendiri juga perlu mendefinisikan Critical Business Requirement (CBR). Setelah CCR dan CBR diketahui langkah selanjutnya adalah mengkuantifikasinya, artinya membuat CCR dan CBR tersebut menjadi sesuatu yang terukur, itu yang disebut Critical to Quality ato CTQ. Mengumpulkan Voice of Customer & Voice of Business adalah mengumpulkan persyaratan utama dari proses dari sudut pandang pelanggan dan Process Owner. Menentukan CCR dan CBR, finalisasi dan menentukan prioritaskan suara pelanggan
  • 8. 8 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigmaatau bisnis yang paling kritikal. Langkah selanjutnya adalah bagaimana menuangkanpermintaan pelanggan tersebut ke dalam suatu metrik yang terukur. Dalam Gambar 1 Voice of Business merujuk pada Instruksi Presiden melalui InpresNo. 7 Tahun 2011 tentang Penghematan Belanja Kementerian/Lembaga yangmengambil isu penghematan anggaran minima 10% pada Biaya OperasionalPerkantoran yang masih memungkinkan untuk dilakukan karena dampaknya tidakakan dirasakan langsung oleh masyarakat. Gambar 1. Matrik Voice of Business dan pendefinisian Critical Busines Requirement Memahami kebutuhan serta perilaku pelanggan merupakan titik awal dari manaperusahaan dapat mulai membangun petunjuk-petunjuk yang jelas bagi kinerja dankepuasan pelanggan. Dengan persyaratan yang telah ditentukan dengan konkret,perusahaan/lembaga dapat mengukur kinerja aktual perusahaan dan menilai strategiserta pasar perusahaan untuk berfokus pada permintaan dan ekspetasi pelanggan.Dalam Gambar 2 Voice of Customer menggambarkan kurangnya minat masyarakatuntuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh Balai Latihan Kerja. Salah satusebab utamanya adalah banyak alternatif pendidikan dan pelatihan yang ditawarkanlembaga lain dengan fasilitas yang memadai. Sehingga menjadi tantangan bagi BalaiLatihan Kerja untuk memberikan kualitas pelatihan dengan harga yang lebih murahbahkan gratis. Gambar 2. Matrik Voice of Customer dan pendefinisian Critical Customer Requirement
  • 9. 92. Menentukan Critical to Quality (VOC) Setelah semua varibel yang dipandang penting oleh pelanggan didapatkan selanjutnya dipilih variabel kritikal yang diberi nilai terukur (varibel terukur tersebut disebut CTQ). Dengan kata lain, CTQ adalah sebuah karakteristik dari sebuah produk atau jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan ( internal ataupun eksternal). Titik kritis kualitas atau CTQ pada makalah ini merupakan unsur yang secara signifikan mempengaruhi proses bisnis Balai Latihan Kerja dan keinginan masyarakat. Di dapat CTQ berupa “Efisiensi Biaya Operasional Perkantoran”.3. Menentukan fokus kegiatan prioritas. Seperti yang sudah kita ketahui, metodologi Six Sigma punya berbagai macam perangkat untuk melakukan process improvement. SIPOC Diagram adalah sebuah perangkat yang digunakan dalam metodologi Six Sigma, yakni suatu gambar visual yang mendeskripsikan tentang bagaimana proses dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. Perangkat SIPOC ini bermanfaat ketika terdapat ketidakjelasan dalam hal : a. Siapa yang menyediakan input untuk proses? b. Spesifikasi apa yang ditetapkan untuk input? c. Siapa yang menjadi pelanggan dalam proses? d. Apa persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan? Adanya SIPOC diagram dapat membantu tim yang menjalankan proses Six Sigma dalam memahami tujuan dan ruang lingkup proses. SIPOC diawali dengan cara mengidentifikasi suara pelanggan (voice of customer), kemudian memberikan gambaran kepada proses input (variabel X) yang kemudian menghasilkan dampak kepada output (variabel Y).Selanjutnya mengidentifikasi output, input, customer dan supplier. Pembuatan map ini dilakukan oleh tim yang telah ditunjuk untuk melakukan perbaikan berdasarkan brainstorming yang mendetail mengenai keseluruhan proses. Selama proses berlangsung, supplier (S) menyediakan input (I) untuk proses (P). Proses yang dilakukan ini berusaha untuk meningkatkan value added (nilai tambah), dan menghasilkan output (O) yang memenuhi bahkan melampaui ekspektasi dari customer/pelanggan (C).
  • 10. 10 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma Sumber :http://www.bblkiserang.com/forumadmin/upload/rencana%20umum%20pengadaan.pdf Gambar 3. Proses Brainstorminguntuk menentukan variabel X yang berpengaruh pada Y Proses brainstorming yang ditunjukkan pada Gambar 3 merupakan brainstorming sederhana yang efektif dengan mengikuti pilihan Do (Lakukan) dan Don’t (Tidak Lakukan). Sesi seperti ini akan menghasilkan banyak ide-ide atau solusi yang kreatif dan menampung banyak aspirasi. Seperti ide untuk melakukan efisiensi pada Penyelenggaraan Operasinal dan Pemeliharaan Perkantoran, dimana hal ini cukup memungkinkan karena efisiensi biaya yang dilakukan tidak akan bedampak secara langsung pada masyarakat. Ada beberapa sektor yang memungkinkan untuk dilakukan efisiensi, diantaranya : a. Efisiensi pemeliharaan fasilitas gedung dan lingkungan b. Efisiensi pemeliharaan gedung kantor c. Efisiensi pemeliharaaan kendaraan operasional d. Efisiensi administrasi perkantoran Penulis memilih untuk mengambil permasalahan “Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran dengan Six Sigma” karena dianggap paling mudah untuk dilakukan dengan cara efisiensi pada Belanja Keperluan Sehari-hari Perkantoran.C. PENGUKURAN (MEASURE)1. Mengumpulkan Data Mengumpulkan data sangatlah rumit. Banyak orang berpikir data dapat didapat dengan mudah dan bahkan dimanipulasi. Namun dengan six sigma akan dapat diketahui apakah data yang diambil dengan pengukuan yang valid, dengan alat ukur yang valid
  • 11. 11 dan cara pengukuran yang valid pula. Dalam pengumpulan data ada 5 (lima) langkah yang perlu diperhatian, yaitu : a. Mengklarifikasi tujuan pengumpulan data, b. Mengembangkan definisi operasional dan prosedur, c. Validasi sistem pengukuran, d. Mulai pengumpulan data, e. Lanjutkan sistem pengukuran untuk meningkatkan dan memastikan orang mengikuti panduan pengumpulan data. Masalah yang muncul dalam pengukuran adalah variabilitas pengukuran yang dinyatakan dalam varian (variance). Varian total suatu pengukuran berasal dari varian yang ditimbulkan oleh produk (part to part) dan varian akibat kesalahan pengukuran (gage). Dari rencana efisiensi untuk efisiensi pada belanja keperluan sehari-hari pada perkantoran difokuskan pada efisiensi penggunaan kertas untuk mencetak dokumen di perkantoran dengan asumsi tingkat cacat (Deffect Rate) sebesar 10%. Dan penerapan Paper Less Office bisa mengurangi 50% konsumsi kertas.Berikut perhitungan yang bisa dikumpulkan yang bisa memberikan gambaran besarnyadampak efisiensi yang terjadi dengan mengurangi jumlah kertas yang cacat pada saatmencetak dokumen di perkantoran.• Gaji Pegawai (Staff) : Rp.2.000.000.• Gaji Karyawan Rp. 3.02/Detik (23 Hari kerja/bulan, 8 jam/hari)• Harga Tinta Refill HP LJ P1102 / Lembar :Rp. 150.000/2500 lbr = Rp. 60• Harga Kertas / Lembar : Rp. 35000/500 = Rp. 70• Waktu Pencetakan Dokumen/lembar: 5 Detik (Tidak Termasuk waktu Checking)• Waktu Kerja Pegawai : 8 Jam / HariBiaya Pencetakan / Lembar = Harga Kertas + (Gaji Karyawan per Detik * LamaPrint)+Harga Tinta per Lembar.Biaya Pencetakan / Lembar = 70+(3.02x5)+70 = Rp. 155Konsumsi Kertas per Bulan : 15 Rim (7500 Lembar)Total Cacat per bulan sebesar 10%x7500 lembar = 750 lembar (1.5 Rim Kertas).Sehingga biaya :a. Yang Timbul akibat Defect 10% Biaya : Rp. 155 x (10%x7500) = Rp. 116.250 per Bulan = Rp. 1.395.000 per Tahun
  • 12. 12 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma b. Yang bisa di hemat dengan Paper Less Office 50% Biaya : Rp. 155 x (50%x7500) = Rp. 581.250 per Bulan = Rp. 6.975.000 per Tahun TOTAL PENGHEMATAN PER BULAN : Rp 116.250 + Rp. 581.250 = Rp. 697.500 TOTAL PENGHEMATAN PER TAHUN : Rp. 697.500 x 12= Rp. 8.370.000/Tahun2. Diagram Pareto Apakah Pareto Chart dan bagaimana digunakan dalam Six Sigma? Ini adalah pertanyaan yang sangat bagus. Hal ini juga diketahui bahwa Six Sigma adalah salah satu pilihan paling baik digunakan untuk bisnis produksi manufaktur dan yang lainnya untuk bekerja secara ramping dalam proses produksi atau pelayanan jasa. Dan dengan proses Six Sigma, ada banyak langkah dan banyak tool yang disertakan dalam rangka untuk mencapai tingkat efisiensi usaha tertinggi. Salah satu alat dalam Six Sigma adalah Pareto Chart. Pareto Chart digunakan untuk menentukan penyebab yang cenderung menjadi masalah mayoritas keluhan yang berhubungan dengan produk atau jasa. Pareto Chart diciptakan sama untuk sebagian besar grafik lainnya. Bahkan mereka dapat dengan mudah dibuat di Excel. Dari beberapa data – data diatas, maka diklasifikasikan permasalahan yang bisa menyebabkan cacat ketika pencetakan dokumen di perkantoran yaitu : No Penyebab Jumlah Cacat 1 Perubahan Konsep 202 2 Printer Error 143 3 Salah Tanggal 108 4 Tinta Habis 90 5 Salah Ukuran Kertas 86 6 Salah Setting 63 7 Margin Error 42 8 Salah Nama 25 9 Salah Gelar 17 Jumlah 776 Tabel 2. Klasifikasi Masalah Pengukuran / Measure dilakukan dengan Pareto Chart di dalam aplikasi Minitab, seperti terlihat pada Grafik 1 di bawah ini, bahwa perubahan konsep dan printer error mendapat porsi 44,5% lebih dari total penyebab kesalahan, sehingga yang menjadi prioritas utama dalam perbaikan adalah pada proses tersebut. Sedangkan untuk
  • 13. 13 penyebab yang lainnya (7 penyebab) tidak jadi prioritas perbaikan, namun akan dilaksanakan setelah kedua prioritas utama selesai diperbaiki. Grafik 1. Diagram Pareto penyebab kesalahan cetak dokuman3. Menentukan Kapabilitas Proses Kapabilitas proses yang ditunjukkan dengan besarnya nilai sigma akan menentukan arah analisa dan improvement yang akan dilakukan. Untuk menentukan nilai kapabilitas proses menggunakan alat berupa software Minitab. Data realisasi besarnya jumlah kertas yang cacat pada pencetakan dokumen selama sebulan akan disimulasikan untuk mengetahui nilai Defect per Unit (DPU), Defect per Opportunity (DPO), Defect per Million Opportunity (DPMO), Yield (Yrt) dan Level Sigma, sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 3 berikut ini : Nama Rumus Hasil Defect Def 750 Unit U 7500 DPU Def/U 0,1 DPO (Def/U)*Opportunity 0,01 DPMO DPO*1.000.00 10.000 Yrt 2,718(-DPU) 0,904837 Zlt Zinverse(Yrt) 1,30962 Zshift 1,5 1,5 Sigma Level (Zst) Zst=Zlt + Zshift 2,80962 Tabel 3. Menentukan Kapabilitas Proses Setelah mendapatkan Sigma Level kemudian di gunakan pada 4-Blok Diagram yang menunjukkan tingkat Kontrol (Zshift) dan pengaruh Teknologi (Zst). terdiri atas :
  • 14. 14 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma a. Area A, menunjukkan area dengan kontrol jelek dan teknologi jelek (Bad Control & Bad Technology) b. Area B, menunjukkan area dengan kontrol bagus dan pengaruh teknologi cukup (Good Control & Proper Technology) c. Area C, menunjukkan area dengan kontrol bagus namun penggunaan teknologi jelek (Good Control & Bad Techology) d. Area D, menunjukkan area dengan kontrol bagus dan teknologi bagus (Good Control & Good Technology) Gambar 4 menunjukkan letak kapabilitas poses awal berada pada area A (kontrol jelek dan penggunaan teknologi kurang), sehingga harus didorong dengan improvement positif agar menuju area D. Gambar 4. Kapabilitas Proses AwalD. ANALISA (ANALYZE)1. Diagram Sebab Akibat (Cause Effect Diagram) Cause Effect Diagram akan membantu menampilkan banyak penyebab potensial suatu masalah atau efek. Ketika berusaha untuk memecahkan masalah, sering ada banyak pendapat mengenai akar penyebab masalah itu. Salah satu cara untuk menangkap ide-ide yang berbeda dan merangsang pegawai melakukan brainstorming tentang akar penyebab adalah diagram sebab dan akibat (cause effect), yang biasa disebut sebuah Fishbone atau tulang ikan. Cause Effect Diagram akan membantu secara visual untuk menampilkan banyak penyebab potensial terjadinya suatu masalah tertentu. Hal ini sangat berguna dalam pengaturan kelompok masalah dan untuk situasi di mana sedikit data kuantitatif yang mungkin tersedia untuk bisa dilakukan analisis. Cause Effect memiliki manfaat tambahan agar orang-orang dengan alam pikirannya bisa mendapatkan hak untuk menentukan apa yang harus dilakukan tentang masalah, ini
  • 15. 15 dapat membantu mengeksplorasi secara lebih menyeluruh dari isu dibalik masalah tersebut - yang akan mengarah pada solusi yang lebih kuat.2. Diagram Sebab Akibat dari 2 Penyebab yang Menjadi Prioritas a. Diagram sebab akibat dari “Perubahan Konsep” Perubahan konsep yang terjadi akan menimbulkan cacat pencetakan dokumen. Ada 2 faktor yang bisa menyebabkan perubahan konsep, yaitu orang dan metode. Dalam Gambar 5 dijelaskan penyebab yang berkaitan dengan faktor orang, yaitu pengalaman dan pendidikan. Sedangkan pengecekan dokumen merupakan penyebab yang berkaitan dengan faktor metode. Gambar 5. Diagram sebab akibat dari “Perubahan Konsep” Langkah selanjutnya adalah memberikan nilai dari kemungkinan penyebab dengan ketentuan ; i. Nilai 10 untuk penyebab yang memiliki efek tinggi dan penerapan mudah ii. Nilai 20 untuk penyebab yang memiliki efek rendah dan penerapan mudah iii. Nilai 30 untuk penyebab yang memiliki efek tinggi dan penerapan sulit iv. Nilai 40 untuk penyebab yang memiliki efek rendan dan penerapan sulit. No Potensial X Nilai 1 Pengalaman 10 2 Pendidikan 10 3 Pengecekan dokumen 10 Tabel 4. Skoring penyebab ptensial (X) dari “Perubahan Konsep” b. Diagram sebab akibat dari “Printer Error” Printer error akan menimbulkan cacat/kerusakan pada pencetakan dokumen. Ada 3 faktor yang bisa menyebabkan printer error yaitu orang, mesin dan metode. Dalam Gambar 6 dijelaskan beberapa penyebab yang berkaitan dengan faktor tersebut.
  • 16. 16 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma Gambar 6. Diagram sebab akibat dari “Printer Error” Langkah selanjutnya adalah memberikan nilai dari kemungkinan penyebab dengan ketentuan ; i. Nilai 10 untuk penyebab yang memiliki efek tinggi dan penerapan mudah ii. Nilai 20 untuk penyebab yang memiliki efek rendah dan penerapan mudah iii. Nilai 30 untuk penyebab yang memiliki efek tinggi dan penerapan sulit iv. Nilai 40 untuk penyebab yang memiliki efek rendan dan penerapan sulit. No Potensial X Nilai 1 Kemampuan TI 10 2 Perawatan 10 3 Sistem Jaringan 10 Tabel 5. Skoring penyebab ptensial (X) dari “Printer Error”3. Menentukan Faktor Vital yang benar-benar merupakan penyebab Permasalahan (Uji Hipotesis) Sebelum melakukan uji hipotesis untuk menentukan faktor vital, perlu diketahui bahwa data ada 2 macam, yaitu data kontinyu (merupakan hasil pengukuran) dan data diskrit (merupakan hasil penghitungan). Uji hipotesis untuk data kontinyu dilakukan dengan metode average (t-test & ANOVA), metode dispersion (F-test), metode correlation (correlation analyze). Sedangkan untuk data diskrit dilakukan dengan metode ratio (proportion & chi-square) Data yang diperoleh dari penyebab yang mungkin timbul adalah data hasil penghitungan merupakan data diskrit, sehingga uji hipotesis yang dilakukan dengan metode ratio dengan menggunakan 2-proportion test, yaitu membandingkan rasio dari dua group.
  • 17. 17a. 2-proportion test “Pengalaman Pegawai Terhadap Perubahan Konsep” Jenis Pegawai OK NG TOTAL Belum Pengalaman 6 12 18 Pengalaman 2 16 18 Tabel 6. Data cacat akibat pengalaman pegawai Data yang diperoleh harus dilakukan uji normalitas apakah data mengikuti distribusi normal atau tidak. Apabila P-Value (tingkat signifikasi) lebih besar dari 0,05 maka kesimpulannya data mengikuti distribusi normal. Sebaliknya apabila P-Value lebih kecil dari 0,05 maka kesimpulannya data tidak terdistribusi secara normal. Dengan menggunaka Minitab akan diperoleh hasil seperti dalam Grafik 2, P-Value sebesar 0,100 (P-Value > 0,05). Kesimpulannya data pengalaman pegawai terdistribusi secara normal. Grafik 2. Uji Normalitas terhadap data Pengalaman Pegawai Selanjutnya dilakukan 2-proportion test terhadap data pengalaman pegawai. Dimana ditentukan terlebih dahulu 2 macam hipotesis, yaitu Ho (Hipotesis Nol) dan H1 (Hipotesis Alternatif). i. Ho : Perubahan Konsep dipengaruhi oleh perbedaan pengalaman pegawai ii. H1 : Perubahan Konsep tidak dipengaruhi oleh perbedaan pengalaman pegawai Gambar 7. 2-Proportion test terhadap Pengalaman Pegawai
  • 18. 18 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma Dari Gambar 7 didapat P-Value sebesar 0,228. Karena P-Value > 0,05 maka Ho DITERIMA, artinya faktor “Pengalaman Pegawai” merupakan FAKTOR VITAL.b. 2-proportion test “Pendidikan Terhadap Perubahan Konsep” Jenis Pendidikan OK NG TOTAL Non Teknik 2 8 10 Teknik 1 9 10 Tabel 7. Data cacat akibat pendidikan pegawai Dengan menggunaka Minitab diperoleh hasil seperti dalam Grafik 3, P-Value sebesar 0,197 (P-Value > 0,05). Kesimpulannya data pengalaman pegawai terdistribusi secara normal. Grafik 3. Uji Normalitas terhadap data Pendidikan Pegawai Selanjutnya dilakukan 2-proportion test terhadap data pengalaman pegawai. Dimana ditentukan terlebih dahulu 2 macam hipotesis, yaitu Ho (Hipotesis Nol) dan H1 (Hipotesis Alternatif). i. Ho : Perubahan Konsep yang terjadi antara Pegawai dengan Pendidikan Teknik dan Pendidikan Non Teknik Sama ii. H1 : yang terjadi antara Pegawai dengan Pendidikan Teknik dan Pendidikan Non Teknik Tidak Sama Gambar 8. 2-Proportion test terhadap Pendidikan Pegawai
  • 19. 19 Dari Gambar 8 didapat P-Value sebesar 0,531. Karena P-Value > 0,05 maka Ho DITERIMA, artinya faktor “Pendidikan Pegawai” BUKAN merupakan FAKTOR VITAL.c. 2 proportion test “Pengecekan Dokumen Terhadap Perubahan Konsep” Pengecekan OK NG TOTAL Tanpa Pengecekan 6 9 10 Dengan Pengecekan 1 14 10 Tabel 8. Data cacat akibat pengecekan dokumen Dengan menggunaka Minitab diperoleh hasil seperti dalam Grafik 4, P-Value sebesar 0,865 (P-Value > 0,05). Kesimpulannya data pengecekan dokumen terdistribusi secara normal. Grafik 4. Uji Normalitas terhadap data Pengecekan Dokumen Selanjutnya dilakukan 2-proportion test terhadap data pengalaman pegawai. Dimana ditentukan terlebih dahulu 2 macam hipotesis, yaitu Ho (Hipotesis Nol) dan H1. i. Ho : Perubahan Konsep yang terjadi antara Dokumen Tanpa Pengecekan dan Dengan Pengecekan Sama ii. H1 : Perubahan Konsep yang terjadi antara Dokumen Tanpa Pengecekan dan Dengan Pengecekan Tidak Sama Dari Gambar 9 didapat P-Value sebesar 0,031. Karena P-Value < 0,05 maka Ho DITOLAK, artinya faktor “Pengecekan Dokumen” merupakan FAKTOR VITAL. Gambar 9. 2-Proportion test terhadap Pengecekan Dokumen
  • 20. 20 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigmad. 2 proportion test “Kemampuan Teknologi Informasi (TI)” Pegawai OK NG TOTAL Belum memahami TI 12 13 25 Sudah memahami TI 3 22 25 Tabel 9. Data cacat akibat kemampuan TI pegawai Dengan menggunaka Minitab diperoleh hasil seperti dalam Grafik 5, P-Value sebesar 0,542 (P-Value > 0,05). Kesimpulannya data kemampuan TI terdistribusi secara normal. Grafik 5. Uji Normalitas terhadap data Kemampuan TI Selanjutnya dilakukan 2-proportion test terhadap data pengalaman pegawai. Dimana ditentukan terlebih dahulu 2 macam hipotesis, yaitu Ho (Hipotesis Nol) dan H1 (Hipotesis Alternatif). i. Ho : Tidak ada perbedaan antara pegawai yang belum memahami TI dan yang sudah Memahami TI ii. H1 : Ada perbedaan antara pegawai yang belum memahami TI dan yang sudah Memahami TI Dari Gambar 10 didapat P-Value sebesar 0,005. Karena P-Value < 0,05 maka Ho DITOLAK, artinya faktor “Kemampuan TI” merupakan FAKTOR VITAL. Gambar 10. 2-Proportion test terhadap Kemampuan TI
  • 21. 21e. 2 proportion test “Kondisi Printer terhadap Printer Error” Kondisi Printer OK NG TOTAL Terawat 2 13 15 Tak Terawat 11 4 15 Tabel 10. Data cacat akibat kondisi printer Dengan menggunaka Minitab diperoleh hasil seperti dalam Grafik 6, P-Value sebesar 0,359 (P-Value > 0,05). Kesimpulannya data kondisi printer terdistribusi secara normal. Grafik 6. Uji Normalitas terhadap kondisi printer Selanjutnya dilakukan 2-proportion test terhadap data pengalaman pegawai. Dimana ditentukan terlebih dahulu 2 macam hipotesis, yaitu Ho (Hipotesis Nol) dan H1 (Hipotesis Alternatif). i. Ho : Tidak ada perbedaan antara Printer yang terawat dan yang terawat ii. H1 : Ada perbedaan antara Printer yang terawat dan yang terawat Dari Gambar 11 didapat P-Value sebesar 0,001. Karena P-Value < 0,05 maka Ho DITOLAK, artinya faktor “Kondisi Printer” merupakan FAKTOR VITAL. Gambar 11. 2-Proportion test terhadap Kondisi Printer
  • 22. 22 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigmaf. 2 proportion test “Sistem Jaringan terhadap Printer Error” Jaringan OK NG TOTAL LAN 3 12 15 Single 4 11 15 Tabel 11. Data cacat akibat sistem jaringan Dengan menggunaka Minitab diperoleh hasil seperti dalam Grafik 7, P-Value sebesar 0,147 (P-Value > 0,05). Kesimpulannya data kondisi printer terdistribusi secara normal. Grafik 7. Uji Normalitas terhadap sistem jaringan Selanjutnya dilakukan 2-proportion test terhadap data pengalaman pegawai. Dimana ditentukan terlebih dahulu 2 macam hipotesis, yaitu Ho (Hipotesis Nol) dan H1 (Hipotesis Alternatif). i. Ho : Tidak ada perbedaan antara Sistem Jaringan dan Single ii. H1 : Ada perbedaan antara Sistem Jaringan dan Single Dari Gambar 12 didapat P-Value sebesar 0,666. Karena P-Value > 0,05 maka Ho DITERIMA, artinya faktor “Sistem Jaringan” BUKAN merupakan FAKTOR VITAL. Gambar 12. 2-Proportion test terhadap Sistem Jaringan
  • 23. 234. Rangkuman Vital Faktor dari Uji Hipotesis terhadap penyebab Dari uji hipotesis dengan 2-proportion test didapat rangkuman X yang menjadi faktor vital yang berpotensi menyebabkan cacat ketika pencetakan dokumen adalah : No X yang mungkin Uji Hipotesis Kesimpulan 1 Pengalaman Pegawai 2-proportion test Faktor Vital 2 Pendidikan Pegawai 2-proportion test Bukan Faktor Vital 3 Pengecekan Dokumen 2-proportion test Faktor Vital 4 Kemampuan TI 2-proportion test Faktor Vital 5 Perawatan Printer 2-proportion test Faktor Vital 6 Sistem Jaringan 2-proportion test Bukan Faktor Vital Tabel 12. Skoring penyebab ptensial (X) dari “Printer Error”E. PERBAIKAN (IMPROVEMENT)1. Menentukan Pemecahan Masalah Tahap Improve menjadi yang paling menyenangkan dan pada saat yang sama menjadi yang paling sulit. Setelah menemukan penyebab masalah yang ditentukan dalam tahap analisa, tim yang telah ditunjuk akan menemukan solusi kreatif perbaikan dan mengidentifikasi apa yang akan terjadi jika perbaikan yang dibutuhkan tidak dibuat dan apa yang akan terjadi jika perbaikan memakan waktu terlalu lama. Berdasarkan hasil analisa akan ditentukan pemecahan masalah yang bisa diimplementasikan. Salah satu alat yang digunakan adalah Quick Win. Quick Win adalah ide solusi yang dikembangkan terkait dengan akar penyebab sudah diketahui. sehingga, hal itu memungkinkan untuk melakukan implementasi/eksekusi karena telah diberikan wewenang untuk melakukan perubahan. Kriteria Quick Win untuk improve, diantaranya : a. Quick Wins memiliki minimal atau tidak ada belanja modal b. Low Risk (rendah resiko) c. Sempit dan ruang lingkup terfokus (mereka tidak berusaha untuk memperbaiki seluruh proses, hanya sebagian kecil) d. Buy-in untuk semua Stakeholder (solusi diterima semua pihak) e. Kepastian (sekitar 70-80 kepercayaan%) bahwa perubahan akan menghasilkan dampak positif f. Perbaikan dalam waktu cepat g. Memiliki wewenang untuk melakukan perubahan yang diinginkan h. Akar penyebabnya diketahui dan solusi yang jelas untuk semua.
  • 24. 24 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma Berdasarkan kriteria Quick Win, maka dalam maklah ini ada 3 (tiga) solusi yang merupakan Quick Win yang disetujui untuk bisa diimplementasikan dalam rangka efisiensi penggunaan kertas di perkantoran, yaitu : a. Memberikan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan pengalaman pegawai b. Melakukan standar pengecekan dokumen sebelum dicetak c. Peawatan printer secara berkala. Wewenang No Solusi Mudah Cepat Murah Kesimpulan penuh 1 Tugas dan tanggung jawab √ √ √ √ OK sesuai dengan pengalaman 2 Melakukan standar pengecekan √ √ √ √ OK dokumen 3 Pelatihan Teknologi Informasi √ X X √ Not OK untuk pegawai 4 Perawatan printer secara rutin √ √ √ √ OK Tabel 13. Matrik pemecahan masalah dengan Quick Win2. Melakukan desain kombinasi pemecahan masalah yang paling efektif Untuk mendesain kombinasi pemecahan masalah dilakukan dengan Design of Experimental (DoE), yaitu metode penentan awal mengenal pengambilan dat dari proses eksperimen dan analisa data sehingga didapat informasi yang akurat melalui eksperimen. Dalam Minitab, DoE dilakukan dengan desain faktorial untuk mencari kombinasi terbaik yg menimbulkan cacat pencetakan terkecil, seperti yang terlihat pada Gambar dibawah ini. Gambar 13. Kombinasi dalam DoE untuk mengatasi cacat percetakan dokumen
  • 25. 25 Gambar 14 dibawah ini menunjukkan cobe plot dengan Minitab terhadap 3 solusi yang dihasilkan.Gambar 14. Cube Plot desain faktorial terhadap kombinasi pengalaman. Pengecekan dan perawatan Apabila di transformasikan ke dalam bentuk tabel akan menjadi seperti tabel 14. No Pengalaman Pengecekan Perawatan Nilai 1 Pengalaman < 1 Thn 2 Kali 1 Bulan 26,5 2 Pengalaman > 3 Thn 2 Kali 1 Bulan 15,5 3 Pengalaman < 1 Thn 3 Kali 1 Bulan 28,5 4 Pengalaman > 3 Thn 3 Kali 1 Bulan 21,0 5 Pengalaman < 1 Thn 2 Kali 3 Bulan 13,5 6 Pengalaman > 3 Thn 2 Kali 3 Bulan 11,5 7 Pengalaman < 1 Thn 3 Kali 3 Bulan 14,0 8 Pengalaman > 3 Thn 3 Kali 3 Bulan 12,0 Tabel 14. Matrik kombinasi pemecahan masalah dengan Quick Win Kombinasi antara Pengalaman Pegawai, jumlah pengecekan dan Frekuensi Perawatan Printer yang digunakan untuk menghasilkan jumlah salah cetak paling minimal adalah : a. Pengalaman Operator >3 Tahun b. Pengecekan 2 Kali c. Perawatan Printer 3 Bulan Sekali Kombinasi tersebut akan mengasilkan prosentase pemecahan masalah yaitu pengurangan cacat pada pencetakan dokumen sebesar 80 % sebagaimana yang ditunjukkan oleh perhitungan Minitab pada Gambar 15 berikut ini :
  • 26. 26 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma Gambar 15. Besarnya dampak pemecahan masalah yang timbulF. PROSES KONTROL1. Melakukan Kontrol Kualitas, Standarisasi dan Pengendalian Tahap terakhir dari DMAIC adalah kontrol, yang merupakan tahap untuk memastikan bahwa proses terus bekerja dengan baik, menghasilkan efisiensi seperti yang diinginkan, dan menjaga tingkat kualitas. Terdapat empat aspek yang harus diperhatikan, yaitu: a. Kontrol Kualitas Tujuan utama dalam kontrol adalah jaminan keseluruhan bahwa standar kualitas yang tinggi terpenuhi. Harapan pelanggan tergantung pada ini, jadi kontrol secara menyeluruh berkaitan dengan kualitas. Karena tujuan Six Sigma adalah meningkatkan proses secara keseluruhan dengan mengurangi cacat. Oleh karena itu pengendalian kualitas adalah metode penting untuk menjaga seluruh proses berada pada jalurnya, karena memungkinkan siapa saja untuk menemukan masalah dan memperbaikinya, dan menilai seberapa efektif perbaikan dilaksanakan. Kualitas adalah core (inti) filosofi Six Sigma. Mengurangi cacat dilakukan secara menyeluruh dan didukung semua pihak untuk mencapai kualitas tebaik seperti yang diinginkan pelanggan. b. Standarisasi Salah satu cara untuk memastikan proses berjalan dengan kontrol yang baik adalah memberikan standarisasi proses. Dalam lingkungan industri ditetapkan nilai
  • 27. 27 standarisasi yang menjadi acuan bagi sebuah proses untuk berjalan sesuai standar tersebut. Oleh karena itu perlu perlu diberikan nilai standar kontrol untuk proses sehingga sebagian besar pekerjaan sebisa mungkin dikelola secara standar. c. Metode Pengendalian & Alternatif Pengembangan proses baru dari setiap perubahan proses yang ada memerlukan pengembangan prosedur untuk mengendalikan alur kerja. Ketika proses tidak dapat dikelola dengan cara biasa, maka perlu dengan alternatif yang bisa diterima semua pihak tanpa mengganggu standar yang telah ditetapkan. d. Menanggapi ketika kerusakan terjadi Langkah terakhir dalam proses kontrol adalah mengetahui bagaimana merespon ketika cacat ditemukan. Dalam sistem terbaik yang dirancang, cacat dapat dikurangi menjadi mendekati nol, sehingga dapat benar-benar percaya bahwa Six Sigma dapat dicapai. Sehingga perlu untuk mengendalikan proses yang baru diperbaiki dan membuat rencana tindakan untuk memastikan proses baru mempertahankan kinerja sigma ditingkatkan.2. Kapabilitas Proses setelah Dilakukan Perbaikan untuk Mengurangi Cacat Akibat Kesalahan dalam Mencetak Dokumen Kapabilitas proses yang setelah dilakukan perbaikan untuk mengurangi cacat akibat kesalahan dalam mencetak dokumen ditunjukkan pada Tabel 15 berikut ini : Nama Rumus Hasil Defect Def 17 Unit U 220 DPU Def/U 0,08 DPO (Def/U)*Opportunity 0,008 DPMO DPO*1.000.00 8000 Yrt 2,718(-DPU) 0,9987 Zlt Zinverse(Yrt) 3,0245 Zshift 1,5 1,5 Sigma Level (Zst) Zst=Zlt + Zshift 4,5245 Tabel 15. Kapabilitas Proses setelah Perbaikan Setelah mendapatkan Sigma Level kemudian di gunakan pada 4-Blok Diagram yang menunjukkan tingkat Kontrol (Zshift) dan pengaruh Teknologi (Zst). Gambar 16 menunjukkan letak kapabilitas poses setelah pebaikan berada pada area D (kontrol bagus dan penggunaan teknologi bagus).
  • 28. 28 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six Sigma Target Gambar 16. 4-Blok Diagram Kapabilitas Poses setelah PerbaikanG. KESIMPULAN DAN SARAN1. Kesimpulan a. Institusi Balai Latihan Kerja perlu melakukan efisiensi dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. b. Penerapan dan penggunaan metode six sigma dapat dilakukan dalam konteks peningkatan efisiensi dan kualitas proses dan kinerja. kegiatan yang berlangsung di lingkungan perkantoran. Peningkatan kualitas kinerja pada salah satu perkantoran berdasarkan perspektif six sigma berada di level 4,52. Ini berarti efisiensi dengan mengurangi cacat akibat kesalahan cetak dokumen cukup tinggi. c. Efisiensi yang cukup tinggi ini terjadi karena fungsi kontrol yang bagus dan didukung penguasaan teknologi yang baik. d. Selain itu penerapan teknologi informasi yang mendukung paper less office akan memberikan kontribusi positif terhadap peningkatan efisiensi penggunaan kertas sebagai media cetak dokumen. Diantara best practices penerapan teknologi informasi yang mendukung paper less office adalah :2. Sarana. Semua pegawai di Kemenakertrans melalui Balai Latihan Kerja harus memberikan kontribusi dalam penghematan anggaran sesuai Inpres No. 7 tahun 2011 melalui efisiensi dalam kegiatan administrasi pencetakan dokumen di perkantoran.b. Balai Latihan Kerja mengkampanyekan best practices yang bias dilakukan dalam lingkungan perkantoran seperti :
  • 29. 29 i. Pemberian tugas dan wewenang pembuatan dokumen kepada pegawai yang sudah berpengalaman. Apabila ada pegawai baru hendaknya mendapatkan bimbingan dalam pembuatan dokumen.ii. Fungsi kontrol terhadap dokumen dengan melakukan pengecekan minimal 2 kali sebelum dokumen dicetak.iii. Perawatan kepada perangkat cetak dokumen seperti printer untuk menjamin kehandalan kerja perangkat tersebut.iv. Penggunaan electronic mail (e-mail) sebagai pengganti surat formal maupun non formal. Untuk surat formal yang memerlukan kepala surat bisa dilakukan dengan menyetting e-mail agar tampak seperti surat resmi.v. Penggunaan electronic fax (i-fax) sebagai pengganti mesin faksimil konvensional.vi. Penggunaan laporan electronik (e-reporting) yang terintegrasi dengan sistem tata kelola kelembagaan.
  • 30. 30 Efisiensi Pencetakan Dokumen di Perkantoran Dengan Six SigmaDAFTAR PUSTAKA 1. BBLKI Serang, Rencana Umum Pengadaan BBLKI Serang, http://www.bblkiserang.com/forumadmin/upload/rencana%20umum%20pengada an.pdf 2. LG Electronics Indonesia. Modul Training Six Sixma untuk Green Belt, Jakarta : Penerbit Training Center LGEIN 3. Wikipedia, Six Sigma, Mei 2012, http://id.wikipedia.org/wiki/Six_Sigma 4. TP, Six Sigma Tutorial, http://www.tutorialspoint.com/six_sigma 5. http://www.brighthub.com/office/project-management 6. SSCX, Six Sigma, http://www.sixsigmaindonesia.com/six-sigma/ 7. Gaspersz V. 2001. Metode Analisis untuk Peningkatan Kualitas. Jakarta : Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama 8. Deliveri. 2005. Total Quality Management. www.deliveri.org 9. Inpres No. 7 Tahun 2011. Penghematan Belanja Kementerian/Lembaga Tahun Anggaran 2011 10. Setiawan,Hendra, Metode Six Sigma dan Kepuasan Pelanggan,www.materikuliah.com 11. Anonim, Six Sigma Quality:Six Sigma,TQM,Balance Scorecard 12. Anonim, Manajemen Kualitas Proyek 13. Rahmat Taufiq Sigit, Efisiensi Surat Menyurat di Perumnas, HRD PT Perumnas, Jakarta, 2012