Manual de elaboracion de informes

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Manual de elaboracion de informes

  1. 1. El informe técnicoes la exposición por escrito de las circunstancias observadas enelexamen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas quecertifiquen lodicho. En otras palabras es un texto expositivo y argumentativo, pormedio del cual setransmite una información de lo ejecutado en cierto tema y tiempoespecífico, o a lo queconviene hacer del mismo; generalmente están dirigidos a undestinatario que,normalmente, deberá tomar una decisión respecto al tema tratado enel texto.El objetivo del informe técnico es presentar de forma clara y detallada un trabajocientífico o técnico de investigación o desarrollo, o describir en qué estado o situaciónse encuentra algún proyecto.El informe técnico tiene las siguientes características: Es utilizado por más de un lector aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas, con seguridad será utilizado, analizado y discutido por varias personasde la empresa o institución. Es producto de un requerimiento, ya que la mayoría de las veces es requerido porlos niveles superiores o de entes externos de la empresa. Es de cierta extensión, aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos; la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados, determinan que los informes propiamente dichos tenganuna extensión, en la mayoría de los casos, superior a cinco páginas. Su elaboración se realiza conforme a un plan. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración, lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de lainformación. Es corto pero completo (conciso). Contiene sólo lo que es necesario. Es simple y escrito correctamente, sin repeticiones y sin redundancias. Contiene información interesante y relevante. Es bien ordenado, estructurado y organizado. Es agradable de leer Ilustraciones, fotografías. Es organizado y estructurado. Facilita la comprensión de una situación compleja. Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito, pues, aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión, los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y laexposición de gran cantidad de información. Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión, el lanzamiento de nuevos productos, la utilización de los recursos disponibles y, en mayor o menor grado, a las personas que integran la organización. La estructura debe estar compuesta como mínimo de las siguientes partes:
  2. 2. a) Presentación b) Introducción c) Desarrollo/Hallazgos/Resultados d) Conclusiones y Recomendaciones e) AnexosPresentación: La presentación de un informe está constituido por la portada y elíndice o tabla de contenido.Introducción: En esta parte del informe se presenta brevemente una descripciónbreve de lo que se trata el informe respectivo, con el propósito de situar al lector yofrecer un marco de referencia. Si se trata de una investigación se debe indicar cuáles el problema, el por qué y cómo se planeó la investigación.Desarrollo/Hallazgos/Resultados: En esta sección del informe se presenta losfrutosdel análisis y evaluación de la realidad específica. Se puede dividir en dos secciones: Metodología utilizada Presentación de los Hallazgos y ResultadosConclusiones: Son la esencia del informe y deben ser claras y precisas; no son másque los resultados expuestos en forma consecutiva y enfática. Una conclusión revelalas relaciones entre los diversos hallazgos – si fueron varios- y deduce los efectos desu importancia. En este apartado se debe anotar si el objetivo general fue alcanzado ysi cada uno de los objetivos específicos logró su cometido, en cuanto aoperacionalizar el objetivo general. Se redactan los puntos concluyentes de unamanera clara, concreta y precisa. Deben presentarse en el mismo orden lógico que sedesarrolló el trabajo.Recomendaciones: Las recomendaciones son exhortaciones o sugerencias queofrece el técnico a la administración una vez que se han expuesto los resultados deltrabajo y que se ofrece con claridad que se deben realizar ciertas acciones paraprevenir a la administración sobre el riesgo, la oportunidad, la ventaja, la pertinencia,la necesidad, la conveniencia o la urgencia, entre otros, de activar estrategias detrabajo, cambios de políticas administrativas, y otros mecanismos de respuestafuncional operativa.Anexos: Los anexos se consideran separadamente de la parte final, debido a que,aunque no siempre se requieren, pueden formar parte esencial de algunos informes.

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