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  • PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓNEVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACIÓN DEADMINISTRACIÓN DEL CENTRO LATINOAMERICANO DE FORMACIÓN EN MECANIZACIÓN AGRÍCOLA “MANUELA SÁENZ”. Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro Barquisimeto, Abril 2012
  • ÍNDICE GENERAL ppLISTA DE CUADROS………………………………………………………… ivRESUMEN……………………………………………………………………… v I PARTE DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO1. Diagnostico Situacional…………………………………………………… 1 1.1. Descripción del Contexto………………………………………… 1 1.1.1. Razón Social de la Organización…………………………... 1 1.1.2. Naturaleza de la Organización……………………………… 1 1.1.3. Localización Geográfica…………………………………….. 2 1.1.4. Historia de vida de la Organización………………………... 3 1.1.5. Organizaciones vinculadas al proyecto……………………. 4 1.2. Problemas, necesidades o intereses del Contexto…………… 5 1.2.1. Descripción del diagnostico situacional……………………. 5 1.2.2. Jerarquización y selección de las necesidades…………... 8 1.2.3. Selección de las necesidades………………………………. 9 1.2.4. Alternativas de soluciones…………………………………... 92. Justificación e Impacto Social …………………………………………… 10 2.1. Razones que llevan a realizar el proyecto………………………. 10 a) Desde el punto de vista teórico y sus aportes al 11 conocimiento……………………………………………………. b) Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción……….. 12 c) Desde la razón legal…………………………………………… 13 d) Desde el Contexto Participante – Comunidad……………… 14 e) Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación, Líneas de investigación del PNF en Administración y Transversalidad con los ejes 14 proyecto, socio critico y profesional………………………….. 2.2. Población Beneficiada……………………………………………... 173. Objetivos……………………………………………………………………. 18 3.1. General……………………………………………………………… 18 3.2. Específicos………………………………………………………… 18 II PARTE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1. Plan de Acción……………………………………………………………. 20 ii
  • 2. Cronograma de Actividades…………………………………………….. 23 III PARTE RESULTADOS Y LOGROS1. Conclusiones y Recomendaciones……………………………………… 24 1.1. Conclusiones……………………………………………………….. 24 1.2. Recomendaciones…………………………………………………. 26 IV PARTE ANÁLISIS DE RESULTADOSREFERENCIAS………………………………………………………………... 29ANEXOS……………………………………………………………………….. 32 A. Guión de la entrevista………………………………………………….. 34 B. Hoja para la Revisión del Manual…………………………………….. 37 LISTA DE CUADROSCUADRO pp.1 Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos…. 62 Población Beneficiada Directamente……….……………….…… 83 Plan de Acción……………………………………..………………. 204 Cronograma de Actividades………………………………………. 24 iii
  • EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACIÓN DEADMINISTRACIÓN DEL CENTRO LATINOAMERICANO DE FORMACIÓN EN MECANIZACIÓN AGRÍCOLA “MANUELA SÁENZ”. Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro Fecha: Abril 2012 RESUMEN iv
  • El presente proyecto socio integrador, tiene como finalidad evaluar elManual de Normas y Procedimientos para el Proceso de Compras del CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”,Barquisimeto, Estado Lara. La investigación se enmarca bajo la modalidadde Investigación-Acción Participativa, donde los participantes se involucrandirectamente con el objeto de estudio. En este proyecto socio productivo, seaplicaron técnicas de recolección de datos como: Observación Participante yEncuesta. La encuesta se realizó al personal que labora en el CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.Se Tomó como población objeto de estudio el personal de la Coordinación deAdministración que tiene la responsabilidad de gestionar las compras. Lainformación recolectada se analizó, discutió y sirvió de base para formular losresultados de la evaluación. Entre las conclusiones a las que se llegó, setiene que, los manuales son una guía para toda organización donde sereflejan las actividades de manera metódica, al realizar este estudio secontribuye a mejorar eficazmente la comunicación y la ejecución de losprocesos, para tal efecto, se recomienda la actualización periódica de losmanuales, contando con la participación de todos los trabajadoresinvolucrados y tener en cuenta los nuevos conocimientos y herramientasadquiridos.Descriptores: Compras, Manual, Normas y Procedimientos, ProcesosAdministración v
  • I PARTE DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO1. Diagnostico Situacional1.1. Descripción del Contexto1.1.1 Razón Social de la Organización El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola“Manuela Sáenz” está adscrito a la Empresa Socialista “Pedro Camejo”.(Compañía de Mecanizado Agrícola y Transporte Pedro Camejo S.A.) 1.1.2 Naturaleza de la organización Producto de la necesidad de desarrollar la industria agroalimentariavenezolana en aras de lograr un apalancamiento de la soberanía alimentariadel país, el Gobierno Nacional de la República Bolivariana de Venezuelafundó la Corporación Venezolana de Alimentos, la cual crea las bases para lagestión y organización del sector agrícola del país, el cual se vinculadirectamente con el sector alimentario. En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria crea nuevasempresas que se encargan del control del sector alimentario, entre ellas laEmpresa Socialista “Pedro Camejo” que se crea como el brazo ejecutor delas políticas de mecanización agrícola para los pequeños y medianosproductores excluidos en antiguas políticas gubernamentales. 1
  • En el año 2010, producto de la reestructuración de la CVA, ésta pasa aser la Corporación Venezolana de Alimentos, en donde a través de suempresa, la Empresa Socialista “Pedro Camejo” crea el CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,con el objeto de capacitar en los aspectos técnico-productivos, sociopolíticosy milicianos a los trabajadores y trabajadoras de la empresa, a miembros delos Consejos Comunales de la región y a representantes de los países de laAlternativa Bolivariana para las Américas (A.L.B.A.). La organización en estudio se dedicará a capacitar a los trabajadores y trabajadoras, miembros de Consejos comunales y compañeros y compañeras de los países que integran la Alternativa Bolivariana para los Pueblo de Nuestra América (A.L.B.A.), en el área de la mecanización agrícola.1.1.3 Localización Geográfica El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola“Manuela Sáenz”, está ubicado en Urachiche, Estado Yaracuy, MunicipioUrachiche, en el Corredor Agroindustrial “Prudencio Vásquez”, dondetambién funcionan otras empresas de la Corporación Venezolana deAlimentos.1.1.4 Historia de Vida de la Organización El Gobierno Nacional crea el 13 de noviembre del 2001 a través delDecreto de Ley de Tierras y Desarrollo Agrario se crea la CorporaciónVenezolana Agraria, la cual establece empresas dedicadas a las diferentesáreas del sector agrícola con el objeto de desarrollar la agricultura para unamayor producción de alimentos. 2
  • En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria pasa a serCorporación Venezolana de Alimentos, ahora también se encarga de laproducción y comercialización de productos alimenticios a través de susempresas, sin dejar de lado sus empresas de servicios, como la EmpresaSocialista “Pedro Camejo”, la cual fue fundada el 14 de Junio del 2006 con elobjeto de prestar servicios de mecanización agrícola a los pequeños ymedianos productores de las diferentes regiones agrícolas del país. En vista de la necesidad de capacitar al personal que labora en dichaorganización, se crea el Centro Latinoamericano de Formación enMecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, el cual se concibe como un espacioformativo en las áreas técnico-productivas apoyando la capacitación de lasdiversas maquinarias e implementos utilizados para mecanizar la agricultura,y a su vez generar conciencia en cuanto al uso de esa maquinaria y sucuidado. La puesta en marcha de esta organización aportará a una mayorrelación con los países del ALBA y a su vez permitirá fortalecer la soberaníaagroalimentaria de nuestras naciones. El centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola“Manuela Sáenz” comenzó a funcionar el 28 de noviembre del 2010,brindando su I Curso de Mecanización Agrícola a 32 personas entre ellos 2bolivianos y 2 nicaragüenses y el resto entre trabajadores, trabajadoras ypostulados por los Consejos Comunales de la localidad de Urachiche, estadoYaracuy. Se estima su inauguración para el año 2011.1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto En este proyecto socio productivo se vinculan las siguientesorganizaciones:a. Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”: ubicado en Urachiche, Municipio Urachiche del Estado Yaracuy, lugar donde se llevó a cabo el proyecto. 3
  • b. Empresa Socialista “Pedro Camejo”: cuya sede principal se encuentra ubicada en Cabudare, Municipio Palavecino del estado Lara.c. Corredor Agroindustrial del Estado Yaracuy “Prudencio Vásquez”, sede de las distintas empresas de la Corporación Venezolana de Alimentos como: Leguminosas del ALBA, Empresa Socialista “Bravo Cacique”, ISOPESCA, Corporación CASA, Empresa Socialista “Pedro Camejo” y el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.d. Consejos comunales y demás organizaciones sociales: diferentes órganos del Poder Popular de la localidad de Urachiche, estado Yaracuy.e. Fundos Zamoranos.1.2. Problemas, Necesidades o Interés del Contexto. A través de un diagnóstico situacional realizado durante la fase III, sedeterminó la necesidad del diseñó del Manual de Normas y Procedimientospara el Proceso de Compras de la Coordinación de Administración delCentro Latinoamericano de formación en Mecanización Agrícola “ManualSáenz”, para alcanzar los objetivos perseguidos para solucionar el problemaque le dio origen. Posteriormente, durante la evaluación realizada en la fase IV, losparticipantes obtuvieron información fundamental que permite establecer lanecesidad, de realizar ajustes en el diseño, de tal forma de facilitar elcumplimiento de las actividades programadas y el logro de los objetivos. Estainformación se detalla a continuación:1.2.1 Descripción del Diagnostico Situacional El desarrollo de la evaluación se fundamentó en un proceso detriangulación de información, utilizando diferentes recursos para recopilar las 4
  • experiencias de los diversos actores involucrados en el proyecto. De granimportancia es, indicar que se utilizaron técnicas de recolección de evidencia;según Arias (2004), son “las distintas formas o maneras de obtenerinformación” (p. 35). En este sentido, para llevar a cabo la fase diagnósticase utilizo, la entrevista, la cual consiste en la formulación de un o variaspreguntas que son respondidas de manera oral y estas se pueden realizartanto a una sola persona como a un grupo en particular (Ver Anexo A). Por su parte, Pérez Serrano, (citado por Hernández, 2008), señala que laentrevista es una técnica mediante el cual el entrevistador sugiere alentrevistado unos temas sobre los que este es estimulado para que expresetodos sus sentimientos y pensamientos de forma libre, conversacional pocoformal. Su uso es variado, pero principalmente se usa como complemento enla búsqueda de datos específicos, es decir obtener información que seríamuy difícil conseguir con otra técnica. Además de ello, se buscó la información a través del diseño y uso deuna hoja de revisión del Manual (Ver Anexo B), que permitió detectarrequerimientos de ajustes en el mismo. Se debe mencionar, que tanto laentrevista, como la hoja de revisión fueron dirigidas a cada uno de losmiembros de la población beneficiada directamente y al personal delDepartamento de Organización y Métodos, unidad responsable de la revisiónde Manuales dentro de la organización. Ahora bien, la información y evidencias recolectadas durante esta fase,a través de las técnicas de recolección, le proporcionaron los insumosnecesarios a los participantes, para que los mismos, reflexionaran sobre lasnecesidades detectadas, así pues, se realizó una matriz de análisis delManual de Normas y Procedimientos, dando como resultado los siguientesaspectos a tomar en cuenta al momento de realizar la evaluación, así comola formulación de las estrategias y sugerencias a ser consideradas en unatoma de decisiones. 5
  • Cuadro 1 Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos Análisis Situación Actual Análisis Critico Estrategias o Sugerencias La portada no tiene Se desconoce a qué Identificar la empresa en identificada a la empresa empresa pertenece la portada del Manual. Se recomienda ubicar al Se desconoce quién (es) Evaluación del Manual de Falta información con pie de página de todo el elaboraron el manual, a su normas y procedimientos para el respecto a la unidad manual dicha información, vez, quien (es) de la Junta proceso de compras de la encargada del diseño y así como las firmas y Directiva dieron visto bueno coordinación de aprobación del manual. sellos en señal de del mismo. Administración aprobación. Caso: Centro Latinoamericano de El objetivo del manual está Formación en Mecanización presente en el manual. Sin Agrícola “Manuela Sáenz”) Se debe colocar la embargo, falta describir el información de las alcance y las unidades unidades involucradas6 involucradas están mal ubicadas dentro del mismo. Las paginas 3, 4, 5 y 6 del Los flujogramas de procesos manual donde se detallan los están mal ubicados dentro del flujogramas de proceso deben Evaluación del Manual de manual. ir al final de cada proceso normas y procedimientos para el respectivamente. proceso de compras de la Las bases legales están coordinación de correctamente ubicadas. Administración No presenta un glosario de Colocar el glosario de Caso: Centro Latinoamericano de términos términos. Formación en Mecanización Las normas generales y Se observa que las Identificar y ubicar de manera Agrícola “Manuela Sáenz”) específicas no están normas no están correcta las normas generales delimitadas de manera clara y identificadas y las normas especificas, precisa. correctamente según la separadas unas de las otras,
  • Análisis Situación Actual Análisis Critico Estrategias o Sugerencias estructura del manual. con sus respectivos títulos. Las normas específicas no están organizadas según los procedimientos. En el manual de 1. procedimientos se encuentra inmerso el Incluir la información Separar en manual anexo los manual de cargos y correspondiente de cargos y cargos que se presentan, así funciones, cuando esta funciones en el manual como las funciones por cargo. información debe estar existente correspondiente. por separado en un manual independiente. Evaluación del Manual de6 normas y procedimientos para el Los formatos que se muestran proceso de compras de la en el manual de normas y coordinación de Diseñar manual de uso de procedimientos no poseen Administración los formatos utilizados. información referente al modo Caso: Centro Latinoamericano de de uso de los mismos. Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”) Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)
  • De los resultados anteriores se desprende la necesidad de laevaluación, pues como lo señala Sapag Chain (s/f), la evaluación es uninstrumento que ayuda a establecer objetivamente ciertos aspectosresultantes del estudio, para medir objetivamente las premisas y supuestos,estas deben nacer de la realidad misma en la que el proyecto estará inserto yen el que deberá rendir sus beneficios.1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades Es necesario puntualizar que se han evidenciado algunas necesidades,entre ellas se tiene:1. Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras.2. Falta de Control en la aplicación de los manuales de normas y procedimientos para el correcto cumplimiento de los mismos. Es importante resaltar, que las necesidades antes mencionadas se hanconsiderado de acuerdo al orden de importancia y según su prioridad.1.2.3. Selección del Problema o Necesidades Es importante destacar, que la selección de las necesidades se harealizado atendiendo a la importancia que tiene para el CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,el Manual de normas y Procedimientos, para la correcta realización de lastransacciones correspondientes a las compras, proceso este fundamentaldentro del Centro. En ese sentido, se selecciona como único problema a tratar en esteproyecto socio integrador, el que corresponde a las Fallas en diversosaspectos del Manual de Compras, esto debido a la relevancia de establecerclaridad y precisión en toda la información contenida en el Manual, y que es 8
  • primordial para el desarrollo de las transacciones mencionadasanteriormente. Además de lo expuesto anteriormente, se decide abordar el problema,pues, está directamente relacionado con nuestra área de competencia comoparticipantes del Programa Nacional de Formación en Administración.1.2.4. Alternativas de Solución Para efectos de este proyecto socio integrador, considerando lanecesidad seleccionada, se propone como alternativa de solución laEvaluación del Manual del Procedimiento de Compras para el CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”(CLFMA). Dicho Manual de Procedimiento se basa en los distintos aspectoslegales y administrativos establecidos en las leyes de la RepúblicaBolivariana de Venezuela y en las normativas establecidas por la empresa. En cuanto al aspecto legal, para este manual, son especiales las leyesreferentes a los procedimientos administrativos en las empresas públicas oempresas del Estado, la Ley de contrataciones y la Ley sobre Simplificaciónde Trámites Administrativos. En tal sentido, el desarrollo de la Evaluación del Manual delprocedimiento de compras del Centro Latinoamericano de Formación enMecanización agrícola “Manuela Sáenz”, permitirá realizar ajustes en eldiseño del mismo, permitiendo el adecuado cumplimiento de las actividadesprogramadas y el logro de los objetivos, trayendo como consecuencia laefectividad y eficiencia para el procedimiento de referencia, y por ende parael Centro.2. Justificación e Impacto Social2.1. Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto 9
  • En lo que respecta a las razones que conllevan a realizar el Proyecto Socio Integrador, se debe mencionar, que evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el proceso de compras permite al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”, obtener información relevante para la toma de decisiones, y determinar de la manera más significativa y objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de las actividades implicadas en el Manual, a la luz de los objetivos. De este modo, la evaluación del Manual es fundamental, porque sirve como un instrumento que provee información para la toma de decisiones, además que permite emitir un juicio sobre la bondad o conveniencia del diseño del mismo, ayudando a estudiar objetivamente e identificar los aspectos que fallan o no en dicho diseño, y si estuvieron a la altura de las expectativas. Ahora bien, a continuación se presentan algunas razones que justifican la realización de este proyecto:a. Teórico-Conocimiento: la presente investigación se desarrolla en el marco del Programa Nacional de Formación en Administración, el cual busca formar el nuevo administrador y la nueva administradora cónsono con el nuevo Modelo Productivo Socialista establecido en el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social de la Nación Simón Bolívar 2007-2013. Al respecto, este Administrador debe conocer a fondo todos los procesos administrativos llevados a cabo dentro de una organización, y los procedimientos desarrollados para el buen desempeño de actividades dentro de la empresa. Cabe mencionar, que uno de los procedimientos más importantes que se realiza en la organización en estudio es el de compra, según Bassi (2001) las compras se definen como “actividades que atañen a un negocio en lo que respecta a costo, calidad y disponibilidad física de materiales, pues deben asegurar las materias primas para la fabricación de los productos o la 10
  • prestación de los servicios y su comercialización” (p. 301). Para este procedimiento se toman en cuenta diversas variables como: abastecimiento, precios, existencia, alternativas, costos. Por otro lado, es importante resaltar que evaluar el procedimiento de compras pasa por un análisis de gestión de compras que Mecinas (1999) define como “un proceso que contribuye a los objetivos comunes de la empresa mediante la adquisición de material necesario para obtener el producto” (p. 65). Por lo antes expuesto, se nota la importancia de la realización de un manual de procedimientos para la compra que permita garantizar un proceso limpio y justo, además de legal según las normas y leyes de Venezuela y que a su vez garantice el cumplimiento de los objetivos de la organización.b. Técnico – ámbito de acción: el desarrollo de un nuevo modelo productivo, capaz de incentivar el desarrollo humano sostenible y no subordinado al capital como único motor de la humanidad, requiere de profesionales de la administración capaces de afrontar nuevos retos que se adecuen a las necesidades del país y de las organizaciones bajo un modelo más humanista de desarrollo. En tal sentido, durante la realización de esta investigación, los participantes desarrollan una herramienta de evaluación que permite verificar si se están cumpliendo los objetivos en el proceso de compras para mejorar la transparencia y uso de los recursos en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, trayendo como consecuencia el desarrollo eficaz y eficiente de dicho procedimiento. Por último, se puede decir, que con este ámbito se busca consolidar la integración de los diversos procesos y áreas operativas, para que exista el crecimiento de la organización y del colectivo. En este sentido, los participantes del proyecto Socio Integrador proporcionaran alternativas de solución para las necesidades plasmadas de los resultados obtenidos, lo 11
  • cual, ayudara al progreso de esta organización y mejorar los servicios que le ofrecen a las comunidades.c. Legal: el presente proyecto Socio Integrador tiene su fundamento legal en las siguientes leyes y decretos: como principal base legal, se tiene la “Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Otra base legal corresponde a la Ley Orgánica de la Administración Pública, la cual rige los procedimientos administrativos a seguir, que se deben considerar al momento de analizar y proponer procedimientos administrativos innovadores. Vale resaltar, que la Ley Orgánica de la Administración pública comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los principios Constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica”. Además de las anteriores, se tiene como base la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico, esta establece en su artículo 2, qué comprende la administración financiera del sector y qué principios los rige. Así mismo, el Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico, establece las disposiciones básicas para el funcionamiento del sistema de contabilidad pública, el cual será único, integrado y aplicable a todos los órganos de la República. Por otro lado, encontramos la Ley Orgánica de las Contrataciones Públicas y la Ley de Licitaciones. También, se fundamenta en la Ley de Contrataciones y la Ley de simplificación de Trámites Administrativas, esta última encargada de establecer lineamientos bajo los cuales los órganos y entes de la Administración Pública realizarán la simplificación de los trámites administrativos que se efectúan ante los mismos.d. Participante-Comunidad: El proyecto favorece a la búsqueda del perfeccionamiento de las actividades ejecutadas por los integrantes de esta organización, y a las mejoras sistemáticas de cada uno de los 12
  • departamentos, para que ello genere un mejoramiento en las compras del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”. Así mismo, los participantes proporcionaran las herramientas para la ejecución de dichas propuestas, y cumplirlas a cabalidad, es lo esperado. La iniciativa de los participantes de abordar esta empresa socialista, permitirá hacer seguimiento a todos los procedimientos que allí se ejecutan, para posteriormente realizar propuestas y recomendaciones según las necesidades observadas. En virtud de lo expuesto, el proyecto contribuye al mantenimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, a través del desarrollo del proceso de evaluación, lo que permitirá la determinación de estrategias que repercutirán en el logro de los objetivos, y en lo enmarcado en su misión y visión.e. Vinculación del proyecto con el Plan de desarrollo Económico y social de la Nación 2007-2013, Líneas de investigación del Programa Nacional de Formación en Administración, y transversalidad con el eje proyecto, socio crítico y profesional: Este proyecto Socio Integrador, se encuentra relacionado con las Líneas Generales del “Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013” la línea número 3: Modelo Productivo Socialista, que tiene como finalidad desarrollar el nuevo modelo productivo endógeno como base económica del Socialismo del Siglo XXI, incrementar la soberanía alimentaria y consolidar la seguridad alimentaria, lográndose esto a través del fortalecimiento de los mecanismos de creación y desarrollo de Empresas Socialista y de redes en la economía social, al igual que mantener la sostenibilidad de la economía social. Ahora bien, el Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz” surge como un modelo mediante la participación comunitaria, contribuyendo a incrementar la calidad de vida de la población bajo principios de justicia y equidad. Asimismo, se vincula con la Línea de Investigación N° 2 del Programa Nacional de Formación en Administración 13
  • (PNFA), la cual establece la “Producción Sostenible en los ModelosProductivos”, específicamente en el objetivo de “Planificar, controlar yevaluar los procesos de compras de insumos y bienes de servicios, dirigidosal desarrollo endógeno y al crecimiento sostenido de las comunidades”. Además de lo anterior, se encuentra vinculado con la estructuracurricular, ya que cumple en ser un proyecto de carácter socio integradorteniendo como finalidad la resolución de un problema colectivo, en este caso,la Evaluación de procedimientos administrativos, permitiendo así, el correctofuncionamiento del Centro Latinoamericano de Formación en mecanizaciónAgrícola “Manuela Sáenz”. Es necesario destacar, que el perfil del egresado en administración bajola modalidad del PNF claramente explica que, es un ciudadano que detecta ysoluciona problemas propios de su ámbito de actuación mediante lacreatividad, análisis y comprensión organizacional dentro del marco legalvigente, que le permite integrarse con conciencia al desarrollosocioeconómico, político, sustentable y sostenible, acompañado por una altamotivación, además de ser un ciudadano integral activo, critico, innovador,emprendedor y solidario, que practique y respete los valores humanísticos,con aptitudes para desempeñarse operativamente en todas las fases delproceso administrativo. En tal sentido, se demuestra la Transversalidad de los ejes del PNFAcon el proyecto, puesto que se han tomado de los tres ejes, informaciónimportante para poner en ejecución el mismo. En el eje socio-critico se haceprofundizar lo que en Venezuela se viene desarrollando, un proceso detransformación en lo político, social, educativo, económico y cultural, dondeobligatoriamente se necesita de cuadros profesionales capaces de diseñar yde administrar nuevas formas de producción y nuevas formas de propiedadde medios de producción, al servicio de la satisfacción de las necesidadesfundamentales de la población, y con capacidad para generar y conducir 14
  • nuevas organizaciones con conciencia ética y ecológica y orientadas hacia eldesarrollo sustentable. Para ello es necesaria la participación de todos los actores involucradosen el hecho educativo (Facilitadores, Participantes, Comunidades). Así, losegresados se forman con una tendencia diferente, donde debe prevalecercomo administradores, valores humanistas que van más allá de un interésindividual y de lucro, a la vez de estar obligados a llevar esta propuesta acada comunidad que abra sus puertas, y den la oportunidad de ofrecerles unnuevo modelo de administrar sus negocios, como es el caso del CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”,quienes confiaron en esta propuesta de estudio, y brindaron el apoyoinstitucional solicitado. En cuanto al Eje Profesional, se han impartido diferentes unidadescurriculares a lo largo del trayecto IV , lo cual ha desarrollado en cada uno,como participantes, destrezas y habilidades, conocimientos y eficiencia, en loque respecta al área Administrativa, Contable-Financiera, Talento Humano yComercialización lo que ha permitido la formación como seres, humanistas,integradores, socialistas, capaces de resolver o detectar problemas, y estarabiertos a los cambios internos y externos, de manera que permite unaintegración en la metodología de proyectos de participación comunitaria,actualmente difundida y ejecutada dentro de los nuevos planes de carrerauniversitaria en el marco de la Misión Alma Mater.2.2. Población Beneficiada Dentro de los beneficiados directos tenemos a los trabajadores delCentro Latinoamericano de Formación en Mecanización AgrícolaCuadro 2Población Beneficiada Directamente 15
  • CARGO CANTIDAD Administrador 1 Talento Humano 1 Planificador 1 Coordinador 1 Obreros 11 Conductor 1 Docentes 4 TOTAL 20Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012) En cuanto a la población beneficiada indirectamente, tenemos a lostrabajadores y trabajadoras de la empresa Socialista “Pedro Camejo”miembros de Consejos Comunales, y compañeros y compañeras de lospaíses que integran la Alternativa Bolivariana para los pueblos de nuestraAmérica (A.L.B.A).3. Objetivos del ProyectoGeneral Evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso deGestión de Compras de la coordinación de Administración del CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”en Urachiche, estado Yaracuy.Específicos 16
  • 1. Diagnosticar la situación actual del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.2. Analizar las mejoras al Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de compras del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.3. Sugerir las estrategias para desarrollar y mejorar la aplicación del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de compras. 17
  • II PARTEPLANIFICACIÓN DEL PROYECTO 18
  • 1. Plan de Acción Cuadro 3 Plan de Acción QUE COMO CUANDO DONDE QUIENES CON QUE RECURSOS FÍSICOS: Cámara fotográfica, celulares. Reunión con los miembros del Centro Centro Latinoamericano de Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS: Oscaida Vargas Formación en Mecanización Formación en Viáticos Visita programada al Centro Moisés Leal Agrícola “Manuela Sáenz” Mecanización Barquisimeto-Urachiche Latinoamericano de Helbis Nunes donde se dio información de 06/09/11 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Daniel Rodríguez parte de los integrantes del Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. Herver Castillo proyecto, sobre la evaluación Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y Carlos Gonzales del manual de normas y Urachiche, Urachiche – Barquisimeto procedimientos. Estado Yaracuy. 5 x 30 = 150 Bs.19 Alimentos y Bebidas 5 x 50 = 250 Discusiones Grupales. Oscaida Vargas Lluvia de ideas. Reunión con el Tutor Moisés Leal RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, Análisis del contenido del Aula de Clase del Asesor Prof. William 13/09/11 Helbis Nunes paginas blancas, programa del Proyecto Socio Integrador y UPTAEB. Rodríguez. Daniel Rodríguez PNFA. del Programa del PNF en Herver Castillo Administración. Carlos Gonzales Entrega de Informe de Se acordó la evaluación del Avance del Proyecto Socio Oscaida Vargas manual de compras, en el Integrador del Trayecto IV Aula de Clase del Moisés Leal Centro Latinoamericano de 07/10/11 RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, para su revisión por parte UPTAEB. Helbis Nunes Formación en Mecanización paginas blancas, programa del del Tutor Asesor Prof. Daniel Rodríguez Agrícola “Manuela Sáenz. PNFA., cámara fotográfica, y William Rodríguez. Herver Castillo grabadora. Carlos Gonzales
  • Se acordaron las siguientes Reunión de equipo donde estrategias: Guion de Oscaida Vargas se establecieron las entrevistas al personal de Moisés Leal estrategias innovadoras a Centro Latinoamericano de RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, Casa de Helbis Helbis Nunes implementar en el Centro Formación en Mecanización 17/01/12 paginas blancas, programa del Nunes Daniel Rodríguez Latinoamericano de “Manuela Sáenz”, destacando PNFA. Herver Castillo Formación en Mecanización la Evaluación del Manual de Carlos Gonzales Agrícola “Manuela Sáenz. Compras para la empresa. RECURSOS FÍSICOS: Cámara fotográfica, celulares. Reunión con el nuevo Tutor Centro Externo Carlos Lázaro Se obtuvo información de las Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS: Oscaida Vargas asignado en el Centro acciones ejecutadas por el Formación en Viáticos Moisés Leal Latinoamericano de Centro Latinoamericano de Mecanización Barquisimeto-Urachiche Helbis Nunes Formación en Mecanización Formación en Mecanización 07/02/12 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de Daniel Rodríguez Agrícola “Manuela Sáenz, Agrícola “Manuela Sáenz, la Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización Herver Castillo en compañía del Tutor cual fue muy lucrativa para Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y Carlos Gonzales Asesor Prof. William ambas partes. Urachiche, Urachiche – Barquisimeto Rodríguez. Estado Yaracuy. 5 x 35 = 175 Bs.19 Alimentos y Bebidas 5 x 60 = 300 RECURSOS FÍSICOS: Cámara fotográfica, celulares. Centro Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS: Se idearon propuestas para Oscaida Vargas Formación en Viáticos Visita programada al Centro que el manual, sea aceptado Moisés Leal Mecanización Barquisimeto-Urachiche Latinoamericano de por todos los miembros del Helbis Nunes 22/02/12 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Centro Latinoamericano de Daniel Rodríguez Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. Formación en Mecanización Herver Castillo Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y Agrícola “Manuela Sáenz. Carlos Gonzales Urachiche, Urachiche – Barquisimeto . Estado Yaracuy. 5 x 35 = 175 Bs. Alimentos y Bebidas 5 x 60 = 300
  • Oscaida Vargas Se realizo la Revisión de Moisés Leal formatos, la Requisición, las RECURSOS FISICOS: Reunión con el Tutor Aula de Clase del Helbis Nunes Notas de entrega y el Acta de 06/03/12 Manual de compras., Asesor Prof. William UPTAEB. Daniel Rodríguez recibido. Se nos sugirió la Programa del PNFA, Hojas Rodríguez. Herver Castillo mejora de los formularios y Tamaño Carta. Carlos Gonzales agregarle algunos tips. Oscaida Vargas Entrega del Proyecto Socio Entrega del proyecto para Moisés Leal RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, Integrador del Trayecto IV corroborar trabajo realizado en Aula de Clase del Helbis Nunes paginas blancas, programa del para su revisión por parte el Centro Latinoamericano de 19/03/12 UPTAEB. Daniel Rodríguez PNFA, Borrador del Proyecto del UPTAEB. Formación en Mecanización Herver Castillo Socio Integrador. Agrícola “Manuela Sáenz”, Carlos Gonzales Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)19
  • 2. Cronograma de Actividades Cuadro 4 Cronograma de Actividades SEPTIEMBRE OCTUBRE ENERO FEBRERO MARZO No. ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 Visita programada al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. 2 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez. 3 Entrega de Informe de Avance del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del Tutor Asesor Prof.19 William Rodríguez. 4 Reunión de equipo donde se establecieron las estrategias innovadoras a implementar en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. 5 Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos Lázaro asignado en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, en compañía del Tutor Asesor Prof. William Rodríguez. 6 Visita programada al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. 7 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez. 8 Entrega del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del UPTAEB. Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012).
  • III PARTE RESULTADOS Y LOGROS1. Conclusiones y Recomendaciones1.1. Conclusiones La consulta de fuentes bibliográficas y documentales, así como elanálisis e interpretación de la evidencia recabada en el estudio, permitieronllegar a las siguientes conclusiones, de acuerdo con los objetivos del estudioreferidos al plan de acción:1. Con respecto al primer objetivo, Diagnosticar la situación actual del Manual de Normas y Procedimientos del proceso de Compras, se determinó, según la evidencia recabada, que el mismo presenta los siguiente requerimientos: a. La portada no tiene identificada el Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, por lo que se desconoce a quien pertenece, pudiendo esto generar dudas entre el personal que debe aplicar sus normas y procedimientos. b. Existe una falta información con respecto a la unidad encargada de la elaboración y aprobación del manual, por lo que hay un desconocimiento total del área encargada de dar el visto bueno del mismo, generando esto, al igual que el caso anterior, dudas en el personal que debe aplicar sus normas y procedimientos. c. El objetivo del manual está presente en el mismo, sin embargo, falta describir el alcance y las unidades involucradas están mal ubicadas dentro del mismo. d. Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro del manual. 23
  • e. No presenta un glosario de términos. f. Las normas generales y específicas no están delimitadas de manera clara y precisa. g. Los formatos que se muestran en el manual de normas y procedimientos no poseen información referente al modo de uso de los mismos. De lo expuesto se deduce, que el manual no cumple con todos los requisitos del Manual de Normas y Procedimientos, puesto que, no contempla todos los aspectos relacionados con su elaboración, filosofía y objetivos del centro.2. En cuanto al siguiente objetivo; Analizar las mejoras del Manual de Normas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, se pudo establecer que se deben hacer mejoras a la portada identificando en ella a la empresa, además se debe ofrecer información sobre la unidad encargada de la elaboración y aprobación del Manual, se deben reestructurar las normas generales y específicas, asimismo, se deben reubicar los flujogramas de los procesos, entre otras mejoras; de tal forma de garantizar la calidad del Manual y así posibilitar la aplicación de una variedad apropiada de actividades y de habilidades, asegurar que las tareas sean identificables como una unidad significativa de trabajo y no como algo fragmentado y sin contenido, además de mantener un clima de seguridad para todo el personal, al tener una fuente de referencias única y fiable para sus actuaciones.3. En lo referente al tercer objetivo; se concluyó, que es fundamental la puesta en práctica de un conjunto de estrategias dirigidas a mejorar la aplicación del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de compras, así pues, se plantean las siguientes: a. Identificar la empresa en la portada del Manual. 24
  • b. Se recomienda ubicar al pie de página de todo el manual la información de la unidad responsable del Manual, así como las firmas y sellos en señal de aprobación. c. Se debe colocar la información de las unidades involucradas. d. Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual donde se detallan los flujogramas de proceso deben ir al final de cada proceso respectivamente. e. Colocar el glosario de términos. f. Identificar y ubicar de manera correcta las normas generales y las normas especificas, separadas unas de las otras, con sus respectivos títulos g. Incluir la información correspondiente de cargos y funciones en el manual existente correspondiente. h. Diseñar manual de uso de los formatos utilizados.1.2. Recomendaciones En relación con lo planteado anteriormente, se sugiere lo siguiente: 1. Tener un modelo unificado para todo el Centro. 2. Tener un formato que permita su constante revisión y actualización, ya que debe revisarse periódicamente. 3. Tener en cuenta y ser consecuente con la filosofía y objetivos del Centro y el Departamento de Compras. 4. Que hayan manuales disponibles en todas las unidades, de manera que todo el personal tenga acceso a ellos. 5. Que sea aceptado par todo el personal al que va dirigido. 6. Capacitar y divulgar a todo el personal, la importancia del uso del manual de normas y procedimientos de la empresa. 7. Separar el manual de normas y procedimientos del manual de cargos y funciones, ya que, de esta manera, se delimitara de forma más 25
  • detallada las funciones que deben ejecutar cada área específica, y cadacolaborador de las mismas. Esto es importante al momento de inquirirresponsabilidades. 26
  • IV PARTE ANÁLISIS DE RESULTADOS Se determinó la necesidad de evaluar los procesos existentes en elManual de Nomas y Procedimientos del proceso de Compras del CentroLatinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,buscando el mejoramiento de los mismos. Los participantes establecieroncomo prioridad el cumplimiento del manual tal y como está establecido, porencima de los procesos realizados empíricamente. De esta manera se realizaron visitas programadas, y se efectuaronentrevistas a cada uno de los miembros de la población beneficiadadirectamente dentro de la organización, para visualizar las fallas que poseenen la ejecución de sus procedimientos, además se les hizo entrega de unahoja para la evaluación del Manual, de tal forma de que se pudiera ampliar lainformación recabada; esta también le fue entregada al personal delDepartamento de Organización y Métodos, por ser este el área encargada dela elaboración y aprobación de los Manuales del Centro. Al tener toda la información redactada y acorde a lo previamentetrazado, se diseño la matriz de análisis del manual de normas yprocedimientos, destacando la situación actual, el análisis crítico y lassugerencias con respecto a diversos aspectos en el área de compras, asícomo de los formatos que deben utilizarse en dicha área. Dichos resultados sirvieron de base para el mejoramiento de losprocesos donde fueron detectadas las fallas, a la vez de permitir lamodificación y actualización del manual de normas y procedimientos, deaquellos procesos que estén obsoletos y no estén acordes con la realidad dela organización. 27
  • REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICASArias, F. (2004). El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología Científica. Caracas: Episteme.Butteriss, M. (2000, p.68).Reinventando Recursos Humanos: cambiando los roles para crear una organización de alto rendimiento. Ed. Gestión 2000,2ª edición, México.Buchele, R. (2007, p.36).Manual de Control Interno. Editorial Mc Graw Hill, edición Colombia.Biegler, J. (2007, p.36). Manual de Control Interno. Editorial Mc Graw Hill, 12º.Edicion Colombia.Balestrini, M. (2006, p. 19-25). Como se elaborar el proyecto de Investigación. Servicio Editorial de Consultores y Asociados. Caracas.Certo, S.y Peter, P. (2003, p.92). La administración estratégica.Comportamiento Humano en el Trabajo. Editorial Mc Graw. Administraciòn de los Recursos Humanos. México.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial Nº36.860 del 30 de Diciembre de 1.999. Capítulo Vll. de los derechos Económicos (p, 37-39).Código de Comercio, Gaceta Nº475 Extraordinaria del 21 de Diciembre de 1982).Titulo l. De los Comerciantes Sección ll de las Obligaciones de los Comerciantes. De la Contabilidad Mercantil. (p. 15-16).Chiavenato, I. (2000-2007). Administración de Recursos Humanos. Editorial Mc Graw-Hill. México.Davis, K. y Newtron, J. (2006).Comportamiento Humano en el Trabajo. Editorial Mc Graw. Administraciòn de los Recursos Humanos. México.Duhat, M. y Terry, G. S/F. Definiciones de un Manual. Disponible en http://www.universidadabierta.edu.mx.Biblio/G/Gonzalez%20Hector- Manuales%20administrativos.htm(consulta 2011, narzo).Ferry, G.S/F. Definiciones de un manual. Disponible: http://www.universidadabierta.edu.mx.Biblio/G/Gonzalez%20Hector- Manuales%20administrativos.htm(consulta 2011, Marzo). 28
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  • ANEXOS 31
  • ANEXO AGUIÓN DE LA ENTREVISTA 32
  • GUIÓN DE LA ENTREVISTA1. ¿Está Ud. involucrado con algunos de los procedimientos que seencuentran descritos en el Manual de Normas y Procedimientos?, si larespuesta es afirmativa, ¿En cuál y de qué forma?2. ¿Ha tenido oportunidad de leer el Manual completamente o solo una parte de él?3. ¿Considera Usted que el proceso donde se encuentra involucrado está descrito de forma clara y precisa?4. ¿Considera Usted que en el proceso donde se encuentra involucrado están descritos todos los pasos y unidades que lo conforman? Por ejemplo: • Debe ser un modelo unificado para toda la organización. • Las normas y procedimientos que se incluyan han de ser los necesarios y no más. • Hay que tener en cuenta que al seleccionar los aspectos de trabajo que se deben normalizar, habitualmente caemos en el error de incluir en el manual fundamentalmente, normas y procedimientos complejos y de utilidad muy específica y poco frecuente. Sin embargo, pensamos que, precisamente aquellos aspectos del trabajo habitual que pueden parecer simples y muy conocidos por su frecuente utilidad, es donde más fácilmente se puede caer en defectos por la rutina, lo que puede ser un factor decisivo de deterioro de la calidad. • El manual tendrá un formato que permita su constante revisión y actualización, ya que debe revisarse periódicamente. 33
  • • Todo su contenido ha de tener en cuenta y ser consecuente con la filosofía y objetivos de la institución y el Departamento que corresponda. • Habrá manuales disponibles en todas las unidades, de manera que todo el personal tenga acceso a ellos. • El manual deberá ser aprobado y respaldado por los órganos de gobierno de la organización. • Deberá ser conocido y aceptado par todo el personal al que va dirigido.5. ¿En relación a la pregunta anterior, considera Usted que el Manual requiere algún ajuste o a su parecer cumple con los requisitos expuestos? 34
  • ANEXO BHOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL 35
  • HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL 36