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tablas de retención documental tablas de retención documental Presentation Transcript

  • BIENVENIDOS Seminario-Taller Tablas de Retención Documental
  • ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Dir.: Carrera 6 No. 6-91 Bogotá Página Web www.archivogeneral.gov.co E mail: [email_address] Teléfono: 3373111 Fax: 3372019
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones .
    • Formular, orientar, coordinar y controlar la
    • política archivística en el país.
    • Promover la organización y el fortalecimiento
    • de los archivos públicos del país, para
    • garantizar la eficacia de la gestión del Estado
    • y la conservación del patrimonio documental
  • República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Elaboración de la TRD y organización de los archivos Importancia Para la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN MARCO JURÍDICO
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CONSTITUCIÓN POLÍTICA
    • Pilares de la normatividad aplicada a los
    • documentos y fundamento de la política archivística en el país.
    Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN NORMAS GENERALES
    • Ley 190 de 1995 – Estatuto Anticorrupción
    • Ley 734 de 2002– Código Disciplinario Unico
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Ley 80 de 1989 Decreto 1382 de 1995 Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Art: 24 Obligatoriedad de las T. R.D. Art. 21 y 23 P. G. D. Y Ciclo vital
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGN Calendario para la presentación de las Tablas de Retención Documental
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DECRETO 2441 DEL 10 – 12 - 2004 Instancias del Sistema Nacional de Archivos Consejo Directivo y Comités Técnicos Archivo General de la Nación Consejo Departamental de Archivos Archivo General del Departamento Consejo Distrital de Archivos Archivo General del distrito Consejo Municipal de Archivos Archivo General del Municipio
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL SECTOR CENTRAL : Concejo municipal Alcaldía y Secretarías Contraloría municipal Personería municipal
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL POR SERVICIOS SECTOR DESCENTRALIZADO: Establecimientos Públicos Sociedades de econ. mixta Empresas ind. y comerc . Entidades descentralizadas indirectas Unidades administrativas especiales
  • PERSONERIA MUNICIPAL ORGANIGRAMA MODELO DESPACHO ALCALDÍA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO SECRETARÍA HACIENDA UMATA INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA UNIDAD DE SALUD CONCEJO MUNICIPAL SECRETERIA BIENESTAR SOCIAL TESORERÍA UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ¿ Qué es una Tabla de Retención Documental? L ista do de con sus correspondientes , a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del de los documentos . SERIES TIPOS DOCUMENTALES CICLO VITAL
  • Entidad Productora: ...........Hoja.....de..... Oficina productora : ............................. CONVENCIONES : CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:............................ M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:............................................... Formato de Tabla de Retención Documental
  • Entidad Productora: Municipio Oficina productora : CONCEJO MUNICIPAL Formato de Tabla de Retención 100.01 ACUERDOS 2 20 X 100.02 ACTAS 100.02.01 ACTAS DE COMISIONES 2 20 X
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN IMPORTANCIA DE LAS TRD Para la administración :
    • Facilitan el manejo de la información.
    • Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
    • Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz
    • y eficiente.
    • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de
    • los tiempos de retención en ella estipulados.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
    • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
    • Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
    Para la administración:
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN IMPORTANCIA DE LAS TRD
    • Importancia desde el punto de vista archivístico:
    • Permiten el manejo integral de los documentos.
    • Facilitan la organización de los documentos a partir del
    • concepto de archivo total.
    • Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Identifican y reflejan las funciones institucionales.
    • Integran los procesos archivísticos para el manejo racional
    • de los documentos.
    • Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
    • a la gestión administrativa y que por su carácter pueden
    • eliminarse en el archivo de gestión
    Importancia desde el punto de vista archivístico:
  • PERSONERIA MUNICIPAL ESTRUCTURA DE FONDOS DESPACHO ALCALDÍA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO SECRETARÍA HACIENDA UMATA INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA UNIDAD DE SALUD CONCEJO MUNICIPAL SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL TESORERÍA UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Fondo Sección Subsección Serie Subserie Unidad Documental
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TRD
  • PASOS METODÓLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD
    • Identificación y conformación de series
    • Valoración documental
    • Aplicación de Encuesta Estudio Unidad Documental
    • Normas sobre creación y cambios estructurales.
    • Manuales de procedimientos.
    • Funciones de las dependencias
    • Organigrama actualizado
    3o. Análisis e interpretación de la información 2o. Entrevista con los productores de los documentos 1o. Compilación de información institucional
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 1º compilación de información institucional
    • Normas relativas a la creación y cambios estructurales del municipio (Decretos, Acuerdos,..)
    • Manuales de procedimientos
    • Actos administrativos que fijan la estructura vigente y funciones de las dependencias.
    • Organigrama vigente
    • Todos los actos administrativos que hablen sobre la producción, utilización y conservación de los documentos que produce la entidad.
    • Acto Administrativo de creación del Comité de Archivo
    • Reglamento de Archivo
  • PERSONERIA MUNICIPAL ORGANIGRAMA MODELO DESPACHO ALCALDÍA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO SECRETARÍA HACIENDA UMATA INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA UNIDAD DE SALUD CONCEJO MUNICIPAL SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL TESORERÍA UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 2º entrevista con productores de los documentos
    • Análisis de la producción y trámite documental
    • Identificación y definición de unidades documentales
  • Aplicación Encuesta Estudio Unidad Doc. Oficina Unidad documental Ubicación Funciones Trámite Consulta Volumen de Producción Frecuencia de Producción Transferencias
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Encuesta Estudio Unidad Doctal. Oficina
    • Ubicación en la estructura orgánica
    • Fecha de última asignación de funciones
    • Acto administrativo
    • Funciones
    • Unidades documentales que tramita
    1. Nombre de la oficina
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Oficina
    • Realizan selección y descarte documental
    • Sistema de organización de los archivos de
    • gestión
    • ¿Qué volumen documental se produce
    • anualmente, en promedio?
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Unidad documental Encuesta Estudio Unidad Doctal. 1. Oficina productora 2. Nombre de la unidad documental 3. Función de la oficina que la genera o tramita 4. Caracteres externos 4.1. Soporte 4.2. Formato 4.3. Ordenación 4.4. Estado de conservación
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Unidad documental 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación 6. Trámite 7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? 8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Unidad documental 10. ¿Con qué periodicidad se produce? 11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? 12. ¿Quienes consultan en el archivo de gestión? 13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 14. En el archivo central ¿La oficina sigue consultando esta unidad documental? 15. Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental? 16. Observaciones Funcionarios entrevistados Unidad documental
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 3º Análisis e interpretación de la información
    • Identificación de series documentales en relación con la dependencia y las funciones
    • Identificación de tipos documentales que conforman las series y subseries.
    • Elaboración del cuadro de clasificación
    • Valoración documental
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ¿ Qué es una serie documental ? Es el conjunto de de estructura y contenido homogéneos, producidos por una en cumplimiento de sus funciones Unidad Administrativa Unidades Documentales
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN UNIDAD DOCUMENTAL Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA Unidad técnico-operativa de una institución
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN TIPO DOCUMENTAL
    • Unidad documental simple.
    • Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ¿ Qué nombre darle a las series documentales ? El nombre dado a las series documentales debe guardar directa relación con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relación con un asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Técnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comité de Archivo, Etc .
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Lo que no se debe hacer.... Por ningún motivo pueden denominarse series como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos, Gobernación, Presidencia, Contraloría, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes de la comunidad , Etc.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Identificación de Tipos documentales Consiste en identificar y determinar los tipos documetales que conforman las respectivas series
  • h Oficina de Personal Hoja de Vida
    • Historia Laboral
    • Formato único de hoja de vida
    • Hoja de vida con anexos
    • Decreto o Resolución de
    • nombramiento
    • Acta de posesión
    • Antecedentes Disciplinarios
    • Fotocopia de pasado judicial
    • Certificado de antecedentes fiscales
    • Declaración de bienes y rentas
    • Actuaciones administrativas
    • (vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones, evaluación)
    • Acto administrativo de aceptación de renuncia
    Historia Laboral
  • Cuadro de Clasificación Fondo Alcaldía Municipal SERIES SUB-SECCION SECCION Secretaría de Planeación y Obras Públicas Unidad de Salud Secretaría de Bienestar Social UMATA Casa de la Cultura Unidad de Educación Tesoreria Secretaría de Hacienda Comisaría de Familia Demandas Citaciones Denuncia Perdida de Documentos Inspecciones de Policia Actas de Consejo de Gobierno Informes Defensoría del Pueblo Secretaría General y de Gobierno Decretos Ordenanzas Resoluciones Correspondencia Actas Asociación de Alcaldes Despacho del Alcalde
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Aspectos a tener en cuenta para la valoración documental II. Unidad documental 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación 6. Trámite 7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra. 8. Qué documentos conforman esta unidad documental? 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN II. Unidad documental 10. ¿Con qué periodicidad se produce? 11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? 12. ¿La consultan en el archivo de gestión? 13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? 14. En el archivo central ¿La oficina sigue consultando esta unidad documental?
  • PERSONERIA MUNICIPAL EJEMPLO IDENTIFICACIÓN DE SERIES DESPACHO ALCALDÍA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO SECRETARÍA HACIENDA UMATA INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA UNIDAD DE SALUD CONCEJO MUNICIPAL SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL TESORERÍA UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
  • PERSONERIA MUNICIPAL EJEMPLO IDENTIFICACIÓN DE SERIES DESPACHO ALCALDÍA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO SECRETARÍA HACIENDA UMATA INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA UNIDAD DE SALUD CONCEJO MUNICIPAL SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL TESORERÍA UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Normas nacionales, departamentales y municipales sobre ordenamiento territorial y del medio ambiente. Expedir las licencias de construción, de uso del espacio público y certificaciones de demarcación, nomenclatura y alinderamiento de predios de su jurisdicción. NORMAS FUNCIÓN Secretaría de Planeación y OP OFICINA PRODUCTORA
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 4. Elaboración de la TRD
    • Diligenciamiento del formato TRD
    • Presentación TRD a Comité de Archivo
    • Aprobación de TRD por instancia SNA
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN El preticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisión de concepto técnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecución de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicie el tramite nuevamente. Presentación de solicitud Recibos de pago Fotocopia de Escritura del Predio Copia del Proyecto Planos de demarcación y obra Permisos, Constancias, Certificaciones, Conceptos, Quejas. Licencia (Resolución) UNIDAD DOCUMENTAL TRÁMITE Manuales de procedimientos
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL NORMAS NACIONALES, DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES SOBRE PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL, NORMAS AMBIENTALES Y NORMAS DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO PUBLICO Contravenciones
    • Cultural
    • Histórico
    • Científico
    ARCHIVO DE GESTI Ó N ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HIST Ó RICO
    • ADMINISTRATIVO
    • Legal
    • Fiscal
    • Contable
    • Técnico
    Valores Primario s Valores secundario s CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
  • República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
  • CODIFICACION República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
  • PERSONERIA MUNICIPAL ORGANIGRAMA MODELO DESPACHO ALCALDÍA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO SECRETARÍA HACIENDA UMATA INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA UNIDAD DE SALUD CONCEJO MUNICIPAL SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL TESORERÍA UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
  • República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PERSONERIA MUNICIPAL 3 CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDIA 2 CONCEJO MUNICIPAL 1
  • PERSONERIA MUNICIPAL 3 CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA 2 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 21 SECRETARÍA HACIENDA 22 UMATA 23 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 COMISARÍA DE FAMILIA 212 UNIDAD DE SALUD 243 CONCEJO MUNICIPAL 1 SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 24 TESORERÍA 221 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 CASA DE LA CULTURA 242 OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 25
  • República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CODIFICACION Secretaría De Obras Públicas Alcaldía Municipal 25- 2 - SUBSECCIÓN SECCIÓN FONDO
  • República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CODIFICACIÓN DOCUMENTAL Licencias funcionamiento locales 25-13 Licencias Uso Espacio Publico 25-12 Licencias de Construcción 25-11 LICENCIAS 25-1 SUBSERIE CODIGO SERIE CODIGO
  • Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Secretaría de Planeación y Obras Públicas Formato de Tabla de Retención 25-1 LICENCIAS 25-11
    • Licencias de Construcción
    • Solicitud
    • Proyecto y Planos
    • Escritura
    • Constancia y certificaciones
    • Conceptos técnicos
    • Recibos de Pago
    • Licencia (resolución)
    2 25 X 25-12
    • Licencia Uso Espacio Público
    • Solicitud
    • Proyecto y Planos
    1 X
  • DIRECCION GENERAL SECRETARÍA GENERAL SUBDIRECCIÓN REGISTROS SANITARIOS SUB. MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLÓGICOS Oficina Asesora Jurídica Oficina de Control Interno Sub. ALIMENTOS Y BEBIDAS ALCOHOLICAS Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos Comisión de Personal Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Oficina de Control Interno Disciplinario
  • DIRECCION GENERAL SECRETARÍA GENERAL SUBDIRECCIÓN REGISTROS SANITARIOS SUB. MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLÓGICOS Oficina Asesora Jurídica Oficina de Control Interno Sub. ALIMENTOS Y BEBIDAS ALCOHOLICAS Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos Comisión de Personal Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Oficina de Control Interno Disciplinario
  • DIRECCION GENERAL SECRETARÍA GENERAL SUBDIRECCIÓN REGISTROS SANITARIOS SUB. MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLÓGICOS Oficina Asesora Jurídica Oficina de Control Interno Sub. ALIMENTOS Y BEBIDAS ALCOHOLICAS Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos Comisión de Personal Comité Coordinador del Sistema de Control Interno 100 103 110 120 130 140 Oficina de Control Interno Disciplinario 102 101
  • Identificación, conformación y denominación de series Ley 734 de 2002 Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002. NORMAS FUNCIÓN CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO OFICINA PRODUCTORA
  • Identificación, conformación y denominación de series
    • PROCESO DISCIPLINARIO
    • Denuncia
    • Citación
    • Versión libre
    • Testimonios
    • Pruebas documentales
    • Auto de apertura o preclusión
    • Testimonios y pruebas documentale
    • Fallo
    UNIDAD DOCUMENTAL
    • Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
    • Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versión libre
    • Funcionario rinde versión libre sobre los hechos que se le imputan
    • Jefe de CID recauda pruebas testimoniales o físicas
    • Si hay mérito, se expide auto de apertura
    • Se reaudan nuevas pruebas
    • Se dicta fallo absolutorio o sancionatorio
    TRÁMITE Manuales de procedimientos
  • PROCESOS DISCIPLINARIOS OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: Nepomuceno Reyes carrero 2004-04-28 - _______________ folios_____________ OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE: Eustacio Rodrígues 2004-04-28 - _______________ CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
  • CODIFICACION DE SERIES 101 Oficina de Control Interno Disciplinario PROCESOS DISCIPLINARIOS 101 - 01 100 - Serie SECCIÓN FONDO
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: INVIMA Oficina productora : Oficina de Control Interno Disciplinario 101.01
    • PROCESOS DISCIPLINARIOS
    • -Denuncia
    • Citación
    • Declaración libre
    • Pruebas documentales
    • Auto de apertura
    • Pruebas documentales
    • y testimonios
    • Fallo
  • República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA CONCEJO MUNICIPAL 100
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
    • Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas.
    • Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos.
    • Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del Patrimonio ecológico y cultural del municipio. C.P. 313
  • Entidad Productora: Municipio Oficina productora : CONCEJO MUNICIPAL Formato de Tabla de Retención 100.01 ACUERDOS 2 20 X
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL De las sesiones de los Concejos y sus comisiones permanentes, se levantarán actas que contendrán una relación sucinta de los temas debatidos, de las personas que hayan intervenido, de los mensajes leídos, las proposiciones presentadas, las comisiones designadas y las decisiones adoptadas. Decreto 2626 de 1994 - Art. 51
  • Entidad Productora: Municipio Oficina productora : CONCEJO MUNICIPAL Formato de Tabla de Retención 100.01 ACUERDOS 2 20 X 100.02 ACTAS 100.02.01 ACTAS DE COMISIONES 2 20 X
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
  • REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD
    • - Disposiciones creación, cambios estructurales de la entidad
    • Legislación y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creación y conservación de los documentos
    • Manuales de Funciones por Dependencia
    • - Organigrama Vigente
    • Acta de Comité de Archivo, avalando las TRD
    • Manuales de Procesos y Procedimientos
    ANEXOS - Presentación de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia TABLAS DE RETENCIÓN
    • Reseña Histórica Institucional
    • Metolología elaboración
    • - Explicación formato tabla
    • - Revisión y actualización TRD
    INTRODUCCIÓN
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN APLICACIÓN DE LAS TRD
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN MODELOS DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
  • CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA 200 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 210 SECRETARÍA HACIENDA 220 UMATA 230 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 COMISARÍA DE FAMILIA 212 UNIDAD DE SALUD 243 SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL 240 TESORERÍA 221 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 CASA DE LA CULTURA 242 OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 250
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones Despacho Alcald ía
    • Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la Ley, los
    • Decretos del gobierno, las Ordenanzas y los Acuerdos del
    • Concejo
    • Conservar el orden público en el municipio, de
    • conformidad con la Ley y las instrucciones y órdenes
    • que reciba del Presidente de la R epública y del respectivo
    • Gobernador .
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Dirigir la acción administrativa del municipio; representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los g erentes o d irectores de los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes .
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones, presentarle informes generales sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinarias, en las que solo se ocupará de los temas y materias para los cuales fue citado .
    • Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y de presupuesto .
    • Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contradictorios al ordenamiento jurídico .
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Despacho Alcaldía 200.01 DECRETOS 3 20 X 200.02 RESOLUCIONES 3 20 X 200.03 CIRCULARES 200.03.01 Circulares Externas 1 5 200.03.02 Circulares Internas 1
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Despacho Alcaldía 200.04 INFORMES 200.03.01 Informes al Concejo 3 20 X * Oficio remisorio * Informe * Anexos
  • CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA 200 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 210 SECRETARÍA HACIENDA 220 UMATA 230 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 COMISARÍA DE FAMILIA 212 UNIDAD DE SALUD 243 SECRETARÍA BIENESTAR SOCIAL 240 TESORERÍA 221 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 CASA DE LA CULTURA 242 OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 250
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones de la Secretaría General y de Gobierno
    • Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno.
    • Asesorar jurídicamente al Alcalde y demás dependencias
    • en el trámite y procedimientos de asuntos jurídicos
    • relacionados con la administración.
    • Mantener el orden público interno, con el apoyo de las
    • autoridades de policía y los demás estamentos con
    • competencia y facultades.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Dirigir, controlar y apoyar la gestión que desarrollan las Inspecciones de Policía
    • Reglamentar el funcionamiento de establecimientos públicos en el municipio.
    • Adelantar el proceso de contratación administrativa en coordinación con el Despacho del Alcalde y las diversas dependencias de la administración central.
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Dirigir, coordinar y asesorar el manejo de la información y archivo general de la administración.
    • Diseñar los procedimientos para recibir, organizar y distribuir la correspondencia
    • Fijar las políticas y mecanismos para el aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles del municipio.
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Secretaría General y de Gobierno 210.01 ACTAS 2 20 X 210.01.01 Actas de CONCEJO de Gobierno 210.02 PROGRAMAS 210.02.01 Programas para el mantenimiento del orden publico 2 10 X
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales a que se refiere el D.L. 522 de 1971 y las contravenciones especiales definidas en el art. 1º de la L.23 de 1991.
    • Conocer en única instancia de las contravenciones comunes ordinarias de que trata el D.L. 1355 de 1970, a excepción de las que compete a la Policía Nacional.
    FUNCIONES DE LA INSPECCIÓN DE POLICIA
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Efectuar visitas e investigaciones en lo relacionado con fraude en pesas, medidas y procedencia de artículos de primera necesidad y casos de especulación y acaparamiento.
    • Conocer de las contravenciones contempladas en el D. 1136 de 1970 sobre protección social relacionada con la mendicidad, la vagancia, los enfermos mentales, y personas toxicómanas y alcoholizadas.
    FUNCIONES DE LA INSPECCIÓN DE POLICIA
  • Formato Tabla de Retención Documental Entidad productora: Municipio Oficina productora: Inspección de Policía 211.02 CONTRAVENCIONES 211.02.01 Contravenciones Ordinarias * Denuncia * Citación * Declaraciones * Resoluciones * Traslados 2 20
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones de Secretaría de Hacienda
    • Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas, ingresos y gastos del municipio.
    • Llevar y controlar la ejecución presupuestal y presentar los informes correspondientes.
    • Formular y proponer programas de recuperación de cartera, incentivos y beneficios impositivos.
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Secretaría de Hacienda 220.01 BALANCES 1 20 220.01.01 Balance Anual 220.02 INFORMES 220.02.01 Informes de Ejecución Presupuestal 4 20
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Secretaría de Hacienda 220.02 PROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Administrar y controlar los recaudos a favor del tesoro municipal y salvaguardar su contabilización.
    • Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y ordenes de pago presentadas a cobro al municipio.
    • Presentar los informes sobre disponibilidad de fondos y exigibilidades a cargo de la tesorería.
    Funciones de la Tesorería Municipal
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Tesorería Municipal 220.01 INFORMES 220.01.01 Informes a orga_ nismos de control 2 20 220.02 LIBROS DE TESORERIA 2 20 X
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Tesorería Municipal 221.03 ORDENES DE PAGO * Solicitud del bien * Cotización * CDP * comprobante de egreso 2 20
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • C oordinar y ejecutar programas de capacitación de desarrollo agropecuario .
    • Realizar campañas de prevención, control y tratamiento de enfermedades del sector pecuario y agrícola
    Funciones de la UMATA
  • Tabla de Retención Documental Entidad productora: Municipio Oficina productora: UMATA 230.01 PROGRAMAS 230.01.01 PAM 230.01.02 Programas de capacita_ ción agrícola * Programa * Memorias del curso * Inscritos * Certificados
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Diseñar, coordinar y ejecutar planes, programas y proyectos tendientes a mejorar las condiciones y calidad de vida de la población en las áreas de educación, salud, vivienda, recreación y cultura.
    • Diseñar, promover y coordinar planes, proyectos y programas de capacitación y asesoría a la comunidad
    Funciones de Secretaría de Bienestar Social
    • .
    CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Secretaría de Bienestar Social 240.01 PROGRAMAS 240.01.01 Programas de bienestar social
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    • Llevar y mantener actualizado el registro de los planteles educativos del municipio
    • Elaborar y presentar informes de resultados de gestión y los programas desarrollados
    Funciones de la Unidad de Educación
  • CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Municipio Oficina productora : Unidad de Educación 241.01 REGISTRO PLAN_ TELES EDUCATIVOS 2 10 241.02 INFORMES 241.02.01 Informes de Gestión 241.02.02 Informes Estadísticos
  • Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Desarrollar programas y actividades que permitan fomentar la práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física de la población del municipio ... ( Estatutos del Instituto ) FUNCIONES DEL INSTITUTO PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE
  • Formato Tabla de Retención Documental Entidad Municipio: Oficina productora: Instituto para la Recreación y el Deporte 100.01 PROGRAMAS 100.01.01 Programación de Recreación y Deporte * Programación * Invitaciones * Lista de Inscritos * Informe
  • Formato Tabla de Retención Documental Entidad Municipio: Universidad de............. Oficina productora: Programa de Ciencias de Información 100.01 PROGRAMAS 100.01.01 Programación de Recreación y Deporte * Programación * Invitaciones * Lista de Inscritos * Informe
  • Evaluación de TRD
    • Verificación de anexos
    • Confrontación de cantidad de TRD presentadas con Oficinas reflejadas en el Organigrama y actos de creación enviados
    • Revisión de concordancia entre las funciones de la dependencia con las series identificadas
    • Verificación de la correcta denominación de series
    • Verificación de la conformación de series
    • Revisión de tiempos de retención asigandos para Archivo de Gestión y Archivo Central
    • Revisión de la disposicion final y lo consignado en el procedimiento
  • GRACIAS