Darcius Damillvicz

Tecnologia para as IES Privadas Investimentos em TI Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Tecnologia para as IES Privadas Alternativas para Mensurar o Retorno dos Investimentos em Tecnologia e Decidir Sobre a Continuidade de um Projeto para esta Área - Defina o que deve ser esperado da tecnologia a ser implementada - Estabeleça uma análise dos riscos do projeto - Conheça os indicadores utilizados para mensurar os resultados - Soluções para mensurar a satisfação do público interno e externo com relação à tecnologia - O que fazer a partir da constatação da eficácia ou falta de eficácia de um projeto Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Investimentos em TI Compartilhar práticas • Darcius Danilevicz darcius@anhembi.br PMP, ITIL Service Manager, Bacharel em Comunicação Social com ênfase em Marketing pela ESPM, e pós-graduado MBA Strictu Sensu pela FGV com intercâmbio pela University of Texas at Austin. Trabalhou no Grupo Machline nas empresas Sharp e Sid Informática, na ABB e na Braskem, em projetos de implementação de SAP e Baan, planejamento estratégico de informática, consolidação de servidores e data centers, modernização de redes locais e corporativas, seleção e gestão de outsourcing e catálogo de produtos e serviços de informática focado em atendimento Service Desk, suporte e operação de infra-estrutura. Atualmente na Universidade Anhembi Morumbi como Diretor de TI com o desafio de implementar o novo ERP acadêmico baseado no Sungard e de uma organização de TI focada a excelência de serviços com foco no cliente. Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

O valor de TI Utilização Conceituação: O grande valor de TI está na sua Implementação: utilização diferenciada nos processos Definição e de negócio pelos seus colaboradores, Construção da professores, estudantes e gestores preparação de nova realidade proporcionando eficiência operacional, projeto diferencial competitivo, serviços C inovadores e satisfação do cliente. L I E N T E S Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Por que os projetos falham Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Defina os objetivos de negócio 4. Project Objectives Objective(s) Department Impacted Objective(s) Met - Criteria (Benefited) Improved efficiencies for September start: Complete KwikTag Upgrade and Scanner Engagement Coordinator Allow Admissions Team ability to scan 25,000 upgrade (if necessary) Enrollment (view only) documents per month. Achieve Record Room Virtualization for Registrar and Regulatory Develop a schedule/plan with tasks and SOX compliance. Affairs milestones dates to address the Record room virtualization Document Imaging system implemented that Reduce the manual handling due to Engagement Coordinator does not have a barcode requirement and does correction of errors associated with the Enrollment (view only) not require the use of barcodes for every current process document that comes into the University. C L Create the ability to scan a document and Engagement Coordinator Research and retrieval effort in ONYX are I Enrollment (view only) E to have it instantly attach to the Onyx ID reduced by 30 minutes to 30 seconds N T Engagement Coordinator Create the ability to search, retrieve and Enrollment (view only) Ability to view the Document list stored in the E view the scanned document in ONYX. OnBase repository via ONYX within 5 seconds S Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Defina bem os requisitos de negócio - ESCOPO • Lista dos entregáveis • Composição do produto final • Especificação técnica • Cobertura funcional Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Elabore um Business Case Investimentos em TI devem ser empregados em Projetos que trarão Valor O Valor pode ser medido de Retorno do para as diversas formas, mas é preciso Investimento empresas demonstrar para a claramente qual o Empresa É preciso conhecer as necessidades de negócio da empresa para justificar a aquisição de TI ROI = Retorno do Investimento NPV = Valor Presente Líquido IRR = Taxa Interna de Retorno Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Como elaborar um business case • O que pretendemos? Objetivos • Qual aderência ao nosso negócio? • Qual análise custo benefício? • Fatores críticos de sucesso? • Quais são os riscos? • Quais são os indicadores? Ref..: Business Case Template from ISACA Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Defina os “stakeholders” do projeto e qualifique Padrinho Campeão Gerente de Projeto Sonhador Culpado Contributivo Esforçado Resistente Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Comunique os papéis aos principais stakeholdes O Campeão do Projeto é o responsável O Gerente do Projeto é o responsável por: O Padrinho do Projeto é um alto por trabalhar com o GP e definir: executivo da organização, quem é Prover a direção diária do projeto responsável pelos benefícios de os propósitos do projeto Administrar recursos, orçamentos, agendas, negócios e pelas expectativas do os CSFs (Critical Success Factors), riscos, problemas, comunicação, etc. projeto. O PS é geralmente o “cliente” alinhamento estratégico e ou receptor do produto/serviço a ser necessidades do negócio Budget e cronograma estimados para o projeto entregue pelo projeto. O orçamento e o cronograma Suas funções principais incluem: estimados para o projeto Aplicar mudanças pequenas a agenda do projeto, alcances, etc., e sugerir mudanças Proteger e patrocinar o projeto desde os recursos e atividades necessários maiores ao comitê diretivo o inicio até seu final. para completar o Charter Assegurar comunicação com Stakeholders Participar no desenvolvimento e O CP também é o responsável por (inclui relatórios) e gerenciar expectativas venda do ‘Business Case’ auxiliar o GP na resolução de problemas durante o ciclo do projeto Utilizar, desenvolver e melhorar a Apresentar a visão e os objetivos metodologia de gestão de projetos gerais do projeto Responsável pela busca de captura dos benefícios / objetivos do projeto Obtenção de fundos para o projeto Todos os membros da equipe do projeto Servir como canal de comunicação reportam ao GP pela execução das com demais executivos atividades designadas. Dar suporte a equipe de projeto com a tomada de decisão/ação oportuna para a resolução de problemas com recursos, budget, escopo, agenda e outros problemas críticos. Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Crie um escritório de projetos - PMO O PMO prove uma visão gerencial de performance de todos os projetos, permitindo: Desenvolvimento e reporte de métricas significativas para o negócio Redução de riscos Redução de Time-to-market Gerenciamento optimo de recursos Seleção e priorização de projectos (Portfolio Management) Melhora continua de processos (Lessons Learned) Forecasts baseados no histórico de performance Estágios de Maturidade Project Management Program Management Portfolio Management Office Office Office (We are here) Beneficio Redução de riscos Optimização de recursos Contribuição ao crescimento Foco Processos, treinamento e Coordenação de programas, Optimização de inversões, desenvolvimento de PMs gestão, comunicação realização de beneficios Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

O que deve ser tratado como projeto De acordo ao Project Management Institute (PMI), um projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um único produto, serviço ou resultado”. Na Anhembi, reconhecemos que: Um projeto é un trabalho único composto de atividades relacionadas, com principio e fim definidos; Um projeto cria “entregáveis” únicos que podem ser usados para definir o fim do projeto; O propósito de um projeto é atingir seu objetivo e terminar – ao contrário de fazer parte de uma operação que mantém o negocio adotando novos objetivos. Para averiguar se um projeto deve ser classificado como “PMO- Gerenciado”, deve-se considerar: O nível de risco para o estudante (cliente) O nível esperado de mudanças organizacionais A necessidade esperada da área executiva em receber relatórios e gerenciar problemas O custo esperado para realizar o projeto A duração da fase de execução/desenvolvimento/gerenciamento Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Governança de Sistemas Gerenciamento de Demanda Novas solicitações ou oportunidades – tudo deve ser registrado! Tratar como Demanda Operacional 16 horas 16 horas 80 horas Priorizar e tratar como Demanda Priorizável Priorizar e tratar 80 horas como projeto Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Como identificar as oportunidades Novo perfil do profissional de TI: C H A CONHECIMENTO HABILIDADE ATITUDE Conhece a linguagem de negócio SABER SABER FAZER QUERER FAZER • Conhecimentos técnicos • Capacidade de produzir • Competências • Escolaridade resultados com o comportamentais. Pró-ativo – sugere, contribui, participa e enérgico • Especializações conhecimento adquirido. • Certificações Liderança – senso de urgência, articula, conduz, • Cursos • Bagagem profissional define seus próprios prazos • Graduação em Ciências da • Modelagem de dados; • Pró-Atividade Computação • Modelo lógico e físico de • Trabalho em Equipe Foco no cliente – se posiciona como usuário • 5 anos de experiência como dados... DBA... • Inteligência Emocional • Senso de Urgência... Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Governança de TI Controle de Projetos Group Review Session #0: Group Review Session #1: Group Review Session #2: Group Review Session #3: Funil de Projetos Aprovação da Proposta de Aprovação do Plano de Reunião de fechamento do Projeto Projeto Projeto Initiation Planning Manage Closeout Execute Projeto em Potencial Control Projeto Ativo Publicar Proposta Publicar Proposta de Publicar documentos do Pesquisa de de Projeto no Projeto no site IT Projeto: fechamento e site IT Projetcs Projetcs e cria o Proposta de Projeto registro de Portal de projetos lições via EPM Plano de Projeto aprendidas Proposta do fornecedor Fluxo de Caixa Atas Relatórios Requisições de mudança 16 Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Organização de Serviços de TI Modelo de Maturidade Fase 5 Fase 4 Ótimo Fase 3 • Associa métricas de TI e Gerenciado negócios • Define serviços Fase 2 Pró-ativo • Catálogo de serviços com • Considera custos • Monitora Performance preço Fase 1 Reativo • Define metas de • Analisa tendências • Configuração baseada • Faz o melhor possível qualidade Caótico • Define limites em políticas • Apaga incêndios • Garante SLA • Ad hoc • Prevê problemas • Ferramentas de auto- • Inventário • Monitora e reporta • Sem documentação • Automação provisionamento • Processo de serviços • Imprevisível • Processos maduros de • TI melhora processos de gerenciamento de • Planeja capacidade • Vários Help-Desks gerenciamento de negócio documentação • Mínimas operações de TI mudanças e de ativos • Planejamento de • Gerenciamento por • Notificação por ligação negócios eventos e alertas do usuário • Monitora disponibilidade Gerenciar ”lucro” (disponível/indisponível) Gerenciar negócio Engenharia de serviços Gerenciar serviço Manter configuração SLA: Service-Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço) Fonte: Gartner - “The Gartner Networking Maturity Model” Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Crie um plano de captura de benefícios • Campeões de benefícios definidos • Áreas impactadas claras • Ações de captura bem definidas • Novas responsabilidades no processo definidas • Comparativo com métricas de business case – antes x depois. • Ciclo de melhoria continua – PDCA • Atenção para a queda de produtividade inicial – aprendizado • Assegurar utilização da TI • Fase 2 (explorar mais recursos) Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Obrigado! Universidade Anhembi Morumbi – Agosto 2009

Darcius Damillvicz

by Belo Horizonte on Aug 25, 2009

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