Apostila de Secretária

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  • Agradeço, por teres publicado este livro, o mesmo me ajudara nas minhas actividades diária. obrigado, com as suas publicações garanto que ajudaras muita gente.
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Apostila de Secretária

  1. 1. APOSTILA DE SECRETÁRIACaça Talentos Consultoria e Treinamento EmpresarialRua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – BH - MGFone: (31) 3272-1149
  2. 2. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 1 SECRETÁRIA(o) ADMINISTRATIVA(o) E RECEPCIONISTAOBJETIVO:O objetivo principal deste curso é fornecer ferramentas para que o profissional possadesenvolver habilidades em serviços de secretariado, atendimento, ao cliente,Recepção; administração de rotinas e atendimento ao telefone. A profissional desucesso no mundo moderno tem que acompanhar mudanças, ser ética, tercapacidade de inovar, comunicar, liderar, planejar, definir metas e atingir resultados.Clínicas, hospitais, escolas, advocacia, contabilidade, telecomunicações, crediários,financeiras , industrias, órgão público, são uma das organizações que necessitamdeste profissional.Nosso objetivo é prepará-la para despertar estas habilidades de acordo com oconteúdo a seguir. PROGRAMAÇÃO DO CURSO Empresa: conceitos, organização e sistemas. Atribuições técnicas da secretária, habilidades nas relações humanas. Organização de agendas, arquivos, correspondências e reuniões, administração eficaz do tempo, dicas de redação comercial. Relacionamento interpessoal, organização, comunicação, percepção. Atendimentos, registro de telefonemas, controle de ligações, fraseologia correta ao telefone,classes de ramais. Como lidar com reclamações. Ética, sigilo e responsabilidade. Técnicas de atendimento, entrevistas, marketing pessoal. Serviços da Secretária Administrativa x Recepcionista.. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  3. 3. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 2 SECRETÁRIA (O) ADMINISTRATIVA(O) E RECEPCIONISTA CONHECENDO A EMPRESAA empresa é uma organização, através da são reunidos e combinados os fatoresde produção, desenvolvendo uma atividade, cujo objetivo final é o lucro. RAZÃO SOCIALÉ a identidade da empresa, em todo território nacional e não poderá haver outraempresa com o mesmo nome dentro do País Exemplo; Frederico & Espínola ouCEBRAEM informática S/a NOME FANTASIAEste nome serve para a divulgação da empresa e seus produtos. É facultativopara a empresa e pode ser diferente da razão social. CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESASQuanto às atividades:. Comércio – Atacado ou varejo . Indústria . Prestação de ServiçosQuanto ao capital inicial:.Públicas . Privadas . Mistas Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  4. 4. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 3 ORGANOGRAMAÉ a representação gráfica da organização de uma empresa, com seus respectivosdepartamentos e setores comunicando as interações entre setores e fatores deinterdependência. Esteja atento à hierarquia dos departamentos e dos cargosTipos:Cargos: Diretoria, gerência, departamento, setor.Funções: Diretor, gerente, chefe, auxiliar. A ORIGEM DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIAA profissão de secretária não tem a sua origem muito conhecida. Através de pesquisashistóricas, percebemos que o "antepassado" da secretária foi o Escriba – profissional deatuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escritae o comércio. O trabalho do escriba era bastante semelhante ao trabalho da secretária,considerando, obviamente, as características de cada época: "O escriba oriental é ohomem que domina a escrita, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que écapaz de recebê-las por escrito e, que, por conseguinte, é naturalmente encarregado dasua execução".A democracia proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever e oprestígio dos escribas sofreu restrição, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte delestransformou-se em filósofos, professores, sábios, escritores, e parte (constituída,principalmente, de prisioneiros de guerra), permaneceu na condição de escravos, aserviço de senhores capazes de aproveitar as suas aptidões mentais. Daqui saíam ossecretários, os copistas e leitores. Havia os secretários dos tribunais e conselhos compoderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da cidade.A palavra secretária tem origem no Latim, onde encontramos, a princípio, as palavras:secretarium/secretum, que significa lugar retirado, conselho privado; e secreta: particular,segredo, mistério.Durante a Idade Média a função do secretário praticamente desaparece. A função seráexercida, em parte, pelos monges nos mosteiros que, não são exatamente secretários,mas, sim, copistas. Na Idade Moderna, com o ressurgir do comércio, a necessidade dafunção do secretário reaparece. Integra-se, mais tarde, à estrutura das empresas epermanece em evolução até os nossos dias. A mulher passa a atuar como secretária, deforma expressiva, na Europa e nos Estados Unidos, a partir das Duas Guerras Mundiais.Com a escassez de mão-de-obra masculina, desviada para os campos de batalha e, comuma estrutura industrial/empresarial desenvolvida, as empresas não tiveram outraalternativa para manterem-se em funcionamento, senão a de utilizar a mão-de-obrafeminina. Por volta de 1902, havia cerca de 50.000 Secretárias mulheres e isto provocouuma série de alterações nos escritórios. Por todo país as mulheres invadiram osescritórios e fincaram seus pés nas posições conquistadas. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  5. 5. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 4Um fato que influenciou o aumento numérico de Secretárias foi o salário baixo. Oshomens exigiam e recebiam US$ 50,00 a mais por semana. As mulheres trabalhavam pormenos que um terço desse montante. Entretanto, por volta de 1911, já havia mulheressuficientes no ramo, para se reunirem e reivindicarem salários mais altos, melhorescondições de trabalho e outros benefícios. Graças aos esforços dessas pioneiras, osordenados subiram para uma média de US$ 20,00 semanais e a maioria delas conseguiuobter de seus Executivos uma semana de férias (não remuneradas), por ano. O que deumaior estímulo à integração da mulher nos escritórios foi a Primeira Guerra Mundial. Eladrenou a força de trabalho americano e a mulher apareceu para substituir o homem,trabalhando como Secretária e às vezes até em atividades executivas, bem como emoutras profissões.Após a guerra, a mulher manteve sua posição tão arduamente conquistada. Por volta de1920 já havia 1,2 milhões de mulheres desempenhando os cargos de Secretárias eEstenografas. Mudanças drásticas sucediam-se, arrebanhando cada vez mais mulherespara a força trabalhadora. Construíram-se casas e apartamentos menores, que exigiammenos cuidados e trabalhos de manutenção, alimentos enlatados, máquinas de lavarroupa, ferros de passar elétrico e roupas feitas, deixaram as mulheres com mais tempolivre à sua disposição. No começo da década dos anos 30 havia três milhões deSecretárias e os empregos continuavam a chover, inclusive durante os anos derepressão.A Segunda Guerra Mundial, tal qual a primeira, levou a sua cota de mão-de-obra e aprocura por Secretárias aumentou à medida em que os negócios progrediram. Aprosperidade continuou e por volta de 1945 toda a força de trabalho feminino cresceu dosseus 14 milhões, em 1940, para o significante número de 20 milhões. A estatística para1960 era de 22 milhões e para os dias de hoje calcula-se que 42% da populaçãoeconomicamente ativa seja do sexo feminino.No Brasil, vamos perceber a atuação da mulher como secretária a partir da década dosanos 50, com a chegada das multinacionais, cuja cultura organizacional já estavahabituada com a presença da mulher. Mas o papel da Secretária de hoje mudou. Ela devemanipular e redigir cartas, marcar entrevistas, reservar passagens, operação demodernos equipamentos de escritório, acompanhar em viagens o seu Executivo,participar de reuniões, cancelar e remarcar visitas, além do desempenho de uma grandevariedade de pequenas tarefas como: redigir anúncios, até a compra e escolha dopresente do aniversário para a esposa do Executivo.O NOVO PERFIL DA SECRETÁRIAFoi-se o tempo em que ela se dedicava apenas a cuidar da agenda, barrar telefonemasindesejáveis e redigir as cartas ditadas pelo chefe.Indispensável na maioria das empresas seja qual for seu porte ou área de atuação, asecretária no novo milênio, vêm ocupando uma função cada vez mais estratégica. Tarefascomo o atendimento ao cliente, negociações com fornecedores e gerenciamento deinformações tornam-se cada vez mais comuns no seu dia-a-dia, exigindo uma mudançano perfil profissional. "A nova secretária atua como uma assessora e precisa estar Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  6. 6. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 5preparada para desempenhar seu cargo com uma postura mais executiva", afirma aconsultora Elaine Cabral, do Instituto de Tecnologia em Gestão – INTG.A mudança no perfil da profissão está levando as secretárias a desenvolverem novashabilidades. Hoje, para desempenhar sua função com eficiência, elas precisam ter umavisão geral da empresa — e não apenas do seu departamento — além de iniciativa parasolucionar pequenos problemas do dia-a-dia. Polidez e conhecimento básico de normasde etiqueta profissional também se tornaram itens indispensáveis. "Hoje, é comum queuma secretária atenda a três ou quatro executivos, diretores ou gerentes e ainda serelacione diretamente com o cliente e o público em geral. Portanto, ela precisa estarpreparada para lidar com esses diferentes grupos”!Segundo uma pesquisa internacional 32% das profissionais do secretariado têm algumafunção de supervisão, junto a cargos de apoio, como despachantes, auxiliares, office -boys e outros e 48,5% já são responsáveis por definir programas de treinamento parafuncionários e realização de eventos diversos. Logo, as habilidades específicas tambémse tornaram mais complexas. Se há algum tempo, por exemplo, a datilografia era um dosprincipais requisitos da profissão, hoje se exige o domínio de vários programas deInformática — como Word, Excel, Power Point e, em alguns casos, softwares específicosde apoio à gestão.Tratar a informação de maneira estratégica, dando o suporte necessário para a decisãoempresarial é outra característica da nova profissional. Com maior autonomia e iniciativa,ela deve dominar também a comunicação escrita, com redação própria e amploconhecimento de textos empresariais. "Mais do que ser o ‘braço direito’ do chefe, asecretária hoje deve estar preparada para atuar como uma assessora, deimportância estratégica para a eficiência não apenas de seu setor, mas de toda aempresa".Questão para discussão:Que habilidades a secretária/recepcionista deve apresentar para atender àsexigências do mercado?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  7. 7. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 6 COMPORTAMENTO PROFISSIONAL: SECRETARIADO Hoje, secretariar uma empresa é ser uma assessora direta do chefe. Uma pessoa que alivia a carga de trabalho dos responsáveis pelo processo decisório na empresa, evitando que os chefes fiquem cercados e atormentados pelos problemas de rotina diária do escritório. Agindo como um facilitador (elo entre empresas, coordenador e assistente). O comportamento no trabalho está sujeito a regras de conduta – precisa ser adaptado, ajustado à vida profissional. Faz parte deste comportamento: PONTUALIDADE: É uma qualidade de grande importância no setor profissional. Chegar com alguns minutos de antecedência permite a organização do local de trabalho. ESPÍRITO DE INICIATIVA: Procurar encontrar a melhor forma de desempenhar as atribuições, buscando sempre maior aperfeiçoamento. BOA VONTADE: Ser sempre prestativa, procurar solucionar problemas. COLABORAÇÃO: Assumir uma atitude visando atingir objetividades comuns de todo o grupo de trabalho. DISCRIÇÃO: Condicionar o comportamento, mostrando controle sobre as situações difíceis, ouvir sem replicar, deixar de dizer palavras que possam agravar mais a situação, etc. ORGANIZAÇÃO DOS SERVIÇOS: O local de trabalho transmite a imagem de quem atua nele, portanto ao chegar, limpe sua mesa, seu equipamento telefônico e verifique se está tudo em ordem. Tenha sempre à mão lápis, caneta e papel para anotações. Procure manter-se atualizado em assuntos que dizem respeito à sua função. RELACÕES HUMANAS NO TRABALHO Todo profissional deve ter consciência da importância de seu trabalho, seemprenhando ao máximo para obter um ótimo desempenho e procurando ter sempre umprocedimento atencioso, correto e gentil, para assim transmitir a todos, uma boa imagem daempresa onde trabalha. Procure obter também um conhecimento geral de toda a organização, setores,departamentos, chefias, produtos e serviços, pois é através de suas normas e regulamentos,que você terá facilidade em conciliar interesses comuns entre os usuários do sistema decomunicação que estiver operando. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  8. 8. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 7 COMPORTAMENTOS QUE DEVEM SER EVITADOS: Nunca beber, comer, lixar unhas, pentear-se ou maquiar-se em local de trabalho; Não ficar falando de assuntos pessoais, nem rir ou falar alto demais; Não usar linguagem imprópria, contar piadas ou fazer perguntas indiscretas; Não ler revistas ou jornais, fazer trabalhos escolares em horário de trabalho; Não mascar chicletes nem roer unhas; Não chegar atrasada ou ficar pedindo para sair mais cedo, não faltar sem motivos; Não se sentar de qualquer jeito, muito menos sobre as mesas; Não tomar liberdade com as pessoas, nem fazer bajulações; Tenha humildade e capacidade de admitir erros; Falta de colaboração e incompatibilidade pessoais; Evitar brincadeiras em seu ambiente de trabalho; Mau humor e falta de respeito com os colegas. RECLAMAÇÕES DOS CLIENTES?- Não desapareça e não se esconda quando um problema acontecer.- Escute atentamente o relato de reclamações e não tente justificar-se de imediato.- Coloque-se no lugar do cliente e assim poderá ver as coisas sob o ponto de vista dele.- Mesmo que o erro não foi seu, apresente suas desculpas e mostre boa vontade emajudá-lo.- Transforme o problema numa oportunidade.Procedimentos que devem ser evitados:- Não desafie o cliente.- Não deixe o cliente fazer divagações e queixas generalizadas.- Não reforce as críticas do cliente com as próprias.- Não envolva seus sentimentos na questão. RECEPÇÃO Uma empresa passa a ser reconhecida pelo público quando este entra em contato com seus funcionários. Daí a importância de se recepcionar bem. Por isso as visitas devem ser atendidas sempre com muita atenção e bom humor. A atividade de recepcionar inclui: • Cumprimentar o visitante com alegria, gentileza. Se for pessoa conhecida, acrescentar o nome. É sempre bom sentir que somos lembrados. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  9. 9. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 8 • Olhar diretamente para o visitante. A expressão dos olhos torna a comunicação mais completa. • Procure saber tudo e anotar (nome, empresa, cargo, assunto ) do visitante , antes de encaminhá-lo para algum setor. • Nunca faca perguntas ou comentários de ordem particular; • Faca com que a visita se sinta à vontade. Se possível ofereça água,café,revista. • Agir com cortesia e educação, demonstrando real interesse em ajudar; • Ter paciência e manter domínio de si, mesmo em situações difíceis. • Caso a pessoa que irá atendê-lo vier até a recepção encontrá-la, apresente-o imediatamente, utilizando regras de etiqueta social. • Use a filtragem em visitas.ATITUDES PROIBIDAS AO RECEPCIONAR: • - Comportamento temperamental • - Mau humor • - Executar outras tarefas enquanto fala com o visitante • - Deixar o visitante esperando, enquanto fala ao telefone numa conversa particular ou interminável. Caça Talentos CONTROLE DE VISITANTESDATA: __/__/__RECEPCIONISTA: ________________ VISTO / CHEFIA: ____________EMPRESA VISITANTE IDENTIDADE DEP. VISITADO CHEGADA/SAÍDARECEPCIONAR CORRESPONDÊNCIAS: Geralmente, pode-se deduzir peloenvelope, se ele contém uma carta, publicidade, revista ou correspondênciaoficial. É aconselhável que se classifique as correspondências em categorias ecaso haja dúvidas do conteúdo de alguma, esta deve ser colocada na pilha decartas.As cartas marcadas com as palavras “confidencial” ou “particular”, bem como osenvelopes subscritos à mão, devem ser deixados de lado e entregues diretamenteao endereçado.As correspondências com observação “urgente” devem ser entreguesimediatamente. Uma boa medida para separar as correspondências é organizá-lasem pastas separadas para cada assunto. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  10. 10. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 9Sugestão de classificação de correspondências:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________COMPUTADORTrata-se de uma ferramenta de uso cada vez mais popular, ou seja,dificilmente se trabalhará em uma empresa ou escritório que não possua umcomputador. Além do que, os programas disponíveis podem facilitar, e muitoo dia-a-dia da secretária.Programas principais:- Word: um dos mais utilizados. Específico para digitação de textos.- Excel: muito utilizado em setores financeiros para confecção de planilhas- Access: específico para criação de banco de dados. É o caso, por exemplo,de uma empresa que vai cadastrar os seus clientes, funcionários,fornecedores, etc.- Power Point: utilizado para confecção de slides.Uso da InternetO principal uso da internet por parte da secretária será, no ambiente detrabalho, o envio e recebimento de e-mails (correspondências eletrônicas).Também se realizam pesquisas sobre temas variados através da internet.Um ponto importante que pode ser utilizado para o crescimento pessoal doprofissional de secretariado é a possibilidade de realizar cursos através daInternet (curso de línguas estrangeiras, por exemplo), e também apossibilidade de enviar currículos para empresas especializadas. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  11. 11. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 10 COMUNICAÇÃOCONCEITO: é a troca compreensiva e significativa de idéias, palavras, ações esentimentos entre duas ou mais pessoas, com a intenção de informar, educar,formar opiniões e interagir com o meio que nos cerca.Existem dois tipos de comunicação:Comunicação Verbal É a comunicação falada, oral.Comunicação não Verbal: São manifestações através de expressões físicas, postura,olhar, gestos, etc...Quando falamos em comunicação, imediatamente lembramos de transmissão demensagens, para que uma comunicação ocorra de maneira satisfatória, énecessário que haja uma boa transmissão e uma boa recepção da mensagem.Conhecer bem a empresa e os diversos serviços por ela oferecidos e os principaistipos de clientes lhe proporciona maior segurança ao responder perguntas ouobjeções mais freqüentes.FINALIDADE: Uma boa comunicação predispõe um bom atendimento entrepessoas e melhora da empresa perante seus clientes.IMPORTÂNCIA: No mundo atual, qualquer que seja a atividade que possamosexercer comunicar é fundamental. Vivemos em constante comunicação e quantomelhor nos comunicarmos em nosso ambiente de trabalho, teremos certamente,melhor desempenho na execução de nossas tarefas diárias, contribuindo assimpara que haja economia de tempo, sem que seja necessária a repetição de frasesou palavras. A primeira impressão à distância, é dada pela qualidade de nossacomunicação, isto é, pela qualidade de nosso atendimento.O sucesso de uma empresa está diretamente ligado ao seu sistema decomunicação e neste sistema a pessoa mais importante é o (a) telefonista, pois éatravés de seu trabalho que é realizado o primeiro contato do público com aempresa. ATENDIMENTO TELEFÔNICOUma comunicação adequada ao telefone permitira ao cliente criar uma imagempositiva da empresa e do profissional. Ao contrario uma comunicação inadequadapoderá gerar uma imagem distorcida. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  12. 12. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 11 Não fale Prefira Alô Ao receber ligações: Nome da Empresa+seu nome+ Bom dia/Boa tarde! Pronto Ao realizar ligações: Bom dia/Boa Tarde + seu nome + nome da empresa Quem gostaria? O seu nome, por favor? Quem quer falar? Qual a empresa do(a) sr.(a) por favor? De onde? Seria só com ele O sr (x) está fora da empresa no momento, posso ajudá-lo?Exercício:Escreva a fraseologia correta:Ele foi ao banheiro.Está tomando café.Não voltou do almoço ainda.Foi levar a mulher no médico. _______________________________________Só um minutinho.“Pêraí” só um pouquinho.“Bem”, vou “chama”. ________________________________________Eu não posso, isso não é comigo!Nos não podemos!Não dá! ________________________________________O sr está enganado...Engano seu. _______________________________________Tá, Hum, né..Ahnn...ahnn.. ______________________________________Tchau, até mais!Então tá então. ______________________________________Quando atender o cliente por telefone, lembre-se: • Atenda ao primeiro toque, de preferência; • Sorria ao falar com o cliente; • Diga o nome da empresa, seu nome e cumprimente-o com alegria; Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  13. 13. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 12 • Pergunte o nome e sobrenome do cliente; • Chame-o pelo nome, acompanhado por “sr”(a) ; • Cuidado com palavras técnicas ou eruditas; • Fale claramente, com boa dicção e fale em tom e velocidade normais; • Mostre-se interessado em ajudar seu cliente; • Confira as informações recebidas e dê feedback(retorno); • Anote os recados e considere todos importantes; • Não deixe ninguém esperando por mais de 15 segundos, ao telefone; • Ligue o mais rápido possível para quem aguarda seu retorno; • Evite segurar o fone com o ombro; • Encerre o atendimento de modo formal e cortês.Caso você ligue para o cliente; • Tenha sempre à mão caneta e papel; • Cumprimente o interlocutor e identifique-se; • Procure pela pessoa com quem quer falar; • Diga o objetivo da ligação; • Use tom natural, seja cortês, no entanto sem exageros; • Seja concisa e rápida; • Agradeça de modo formal e cortês.Ao transferir uma ligação; • Questione seu interlocutor e descubra o objetivo da ligação; • Tente resolver ou dar solução ao cliente, lembre-se você é uma assessora do seu chefe; • Avise-o cliente de que irá transferir a ligação para o responsável; • Peça um momento. Disque para o ramal que recebera a transferência; • Se estiver ocupado, dê opções ao cliente; • Caso, o ramal esteja livre, informe a pessoa solicitada quem está ao telefone e adiante o assunto; • A transferência estará completa quando você colocar o aparelho no gancho. Uma regra fácil: aquele que chama deve estar na espera e compete-lhe a iniciativa de desligar. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  14. 14. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 13FORMAS ADEQUADAS DE CONTATO COM O INTERLOCUTOR:O sucesso de uma recepcionista/secretária depende exclusivamente de suaatenção, educação, cordialidade, discrição, concentração e segurança aoemitir e receber uma mensagem.RECADOS TELEFÔNICOS: Anote todos os dados. Nomes e números devem serexatos. Após anotá-los, repita-os, certifique-se de ter anotado corretamente. Emcaso de termos técnicos ou palavras estrangeiras, peça para soletrar. Mascuidado: não fique pedindo para que lhe soletrem todas as palavras. Nunca seesqueça de transmitir os recados recebidos. De preferência, faça-o por escrito. Emcaso de transmissão por telefone, anote o horário e o nome da pessoa com quemfalou.REGISTROS DE TELEFONEMAS: Além de anotar os pedidos para não ter perigo deesquecer-se de nenhum, faça também relatórios diários de ligações efetuadas,principalmente interurbanas e internacionais, para conferência mensal da contatelefônica. CAÇA TALENTOSCONTROLE DE LIGAÇÕESDATA: ___/___/___ VISTO DO CHEFE: __________TELEFONISTA: ________________ EMPRESA Nº FONE CIDADE SOLICITANTE RAMALPARA AGILIZAR O SEU TRABALHO, TENHA SEMPRE À MÃO:Bloco de recados;Listas telefônicasAgenda Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  15. 15. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 14Lista de representantes, vendedores e clientesRelação de ramaisRelação de telefones úteis para a empresa, filiais, revendedores.Exercício: ETIQUETA, COMPORTAMENTO PROFISSIONAL, RELAÇÕES HUMANAS,COMUNICAÇÃO E ATENDIMENTO TELEFÔNICO:Marque VERDADEIRO ou FALSO para as questões abaixo:( ) Hoje secretariar uma empresa é ser uma assessora direta do chefe.( ) Faz parte do comportamento profissional: discrição, boa vontade, colaboração,espírito de iniciativa, pontualidade, organização dos serviços, atender àsreclamações dos clientes.( ) É comum na função de secretária/recepcionista atender 03 ou mais chefias.( ) Se você obter um conhecimento geral de toda a organização, você teráfacilidade em conciliar interesses comuns entre os usuários do sistema decomunicação que estiver operando.( ) A capacidade de emitir mensagens com clareza é uma das habilidadesessenciais no desempenho da função de secretária/recepcionista( ) Uma empresa passa a ser conhecida pelo público quando este entra emcontato com seus funcionários. Daí a importância de se recepcionar bem.( ) Ao recepcionar clientes, olhar diretamente para o visitante, pois a expressãodos olhos torna a comunicação mais completa.( ) A filtragem de visitantes ou telefonemas só será feita se a chefia assim oexigir.( ) Quando o telefone tocar atenda até o 4.toque.( ) Ao atender o telefone sempre verifique com o interlocutor objetivo da ligação.( ) Quando receber recados telefônicos anote somente a mensagem e a data.( ) A primeira impressão á distância numa empresa é dada pela qualidade donosso atendimento. CLASSES DE RAMAISCLASSE A _ Chamadas também de Irrestritos ou Privilegiados. São ramais compossibilidades de expedir ligações internas e externas, sem o auxílio datelefonista. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  16. 16. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 15CLASSE B _ Ramal com possibilidade de receber e expedir automaticamenteligações internas. As externas serão efetuadas somente através da telefonista.CLASSE C _ Ramal que não recebe, nem expede comunicação externa.Usado apenas para comunicação entre os usuários de ramais. RELAÇÕES INTERPESSOAISNo nosso dia a dia interagimos com as mais diferentes pessoas, oriundas dosmais diferentes níveis sócio-culturais, que trazem consigo tipos decomportamentos diferenciados, conseqüentes de suas experiências de vida.Nessas interações (relacionamentos) podemos manifestar diferentes tipos decomportamento.E se observarmos pessoas, percebemos logo que não existem pessoas iguais.Isto é, pensamos, sentimos e agimos de maneira peculiar. Ante um mesmoestímulo reagimos diferentemente e diante das mesmas circunstâncias, tomamosatitudes que são próprias à nossa personalidade.NORMAS DE CONVIVÊNCIA − Fale com as pessoas − Sorria para as pessoas − Chame as pessoas pelo nome − Seja amiga e prestativa − Seja cordial − Interesse-se sinceramente pelos outros − Seja generosa em elogiar, cautelosa em criticar − Saiba considerar os sentimentos dos outros − Preocupe-se com a opinião dos outros Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  17. 17. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 16 ETIQUETA SOCIAL Etiqueta é sinônimo de elegância, boas maneiras, bons costumes, estilos e distinção, características estas que, uma vez incorporadas ao dia-a-dia, emprestam à vida cotidiana mais harmonia e bem-estar nos ambientes sociais, profissionais e domésticos, determinando um comportamento ideal de todos os indivíduos. Envolve toda a nossa pessoa, nossa personalidade, nossa linguagem e o ambiente em que trabalhamos. Itens a serem observados: A) Apresentação Pessoal B) Vestuário C) Postura D) Saúde E) Higiene• APRESENTAÇÃO: Uma boa apresentação, onde os cuidados consigo, demonstram uma auto-imagem positiva;•• VESTUÁRIO: Apresente-se adequadamente. Vista-se de acordo com a ocasião. Se a empresa oferecer uniformes saiba valorizá-los, caso contrário saiba valorizar- se;• PERFUMES _ Use na medida adequada. Seu perfume pode ser notado pelo excesso no ambiente de trabalho;• MAQUIAGEM _ Seja discreta, uma maquiagem suave e bem feita realça o rosto, portanto, não o esconda dos clientes e dos colegas;• POSTURA Você não é um robô e nem boneca de pano. A suavidade na postura demonstra equilíbrio, treino e respeito com o cliente.• QUEBRANDO BARREIRAS: O aperto de mão é muito importante, promove contato e acolhimento. Tom de voz e respiração, falar pausadamente e com clareza. Ao se comunicar não fale muito baixo e nem é preciso gritar; se precisar usar frases muito compridas, respire algumas vezes para que a comunicação seja mais clara;• CHAMAR A PESSOA PELO NOME: Utilizando o nome, você torna o atendimento personalizado, dando a quem é atendido a sensação de privilégio, de importância; Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  18. 18. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 17 IDENTIFICAÇÃO: Procure na pessoa que chega pontos positivos e não faça preconceitos. Manter o alto nível de conversação com visitas a fim de aliviar as tensões criadas pela ausência de seu executivo e abrandar as irritações; - Quando um cliente pergunta alguma coisa ao (a) secretário (a), deve lembrar- se da discrição que a função exige e não fornecer informações que comprometam seu executivo ou sua empresa; - Em alguns casos a informação deverá ser negada e em outros pesquisada em setores competentes da empresa para que o cliente seja atendido: Deve-se indagar: • O que a pessoa deseja; • O motivo do pedido; • Para quem será a informação; • Quando deseja receber a informação. - É conveniente que se evite interromper a entrevista, exceto em casos de urgência; em caso de telefonemas, comunique-se por telefone e ele saberá como agir. - Palavras positivas: MELHORAR, AJUDAR, SOLUCIONAR, QUALIDADE, BOM, ÓTIMO, AUMENTAR, ELEVAR, CRESCER, DESENVOLVER.• ORGANIZAÇÃO PESSOAL PROFISSIONAL: A recepção, assim como a secretária, é que serão as primeiras imagens que o cliente encontrará na empresa. Imagine só, como se sentiria uma pessoa ao chegar num local e for recebido em um ambiente bagunçado, sujo e por uma pessoa relaxada e mal trajada. Com certeza, sua vontade será de ir embora e esquecer o que acabou de ver, porque se a recepção é assim, faça uma idéia do restante! Portanto, a limpeza e a organização devem ser sua primeira preocupação. Organize seu espaço, mesmo os não visíveis aos olhos do cliente.• ANATOMIA DA APRESENTAÇÃO: O homem à mulher; Um jovem ao mais idoso; A pessoa menos importante a mais importante; Um casal a uma pessoa só; Um homem sempre se levanta quando apresentado a qualquer pessoa; A mulher permanece sentada salvo exceções de pessoas idosas ou religiosas; Atenção com as fórmulas “encantado”, “muito prazer”. Elas estão em desuso; diga apenas “como vai?” ou “olá”; Como também esqueça a pergunta: “Qual a sua graça?”. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  19. 19. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 18 QUANDO LEVANTAR : HOMENS - para cumprimentar todas as pessoas que chegam e que se despedem; MULHERES - somente para senhoras idosas.• CARTÕES DE VISITA: Esqueça o terrível e antigo hábito de dobrar a pontinha. Cartão de visita vem com o nome por extenso. O endereço vem embaixo, no canto à esquerda, em letras menos destacadas. O cartão profissional inclui, além do nome completo, logotipo, nome da empresa, telefone, fax e e-mail. TROCA DE CARTÕES: Só existe quando se deseja reencontrar a pessoa. DIVERSOS USOS DOS CARTÕES SERVEM PARA: Enviar presentes ou flores; aceitar ou recusar um convite por escrito; enviar condolências; enviar e agradecer felicitações; substituir uma visita; apresentar alguém; lembrar um convite anteriormente feito verbalmente; acompanhar doações.• REGRAS BÁSICAS DE COMPORTAMENTO À MESA COQUETÉIS: Restaurantes No restaurante, quem convida deve chegar antes e esperar pela pessoa convidada. Ao convidado é permitido um atraso de até 10 minutos. Seja discreto, não fale alto, não mude de mesa. Se alguma coisa estiver errada com os pratos pedidos, reclame de forma discreta e diretamente com o maitre ou o gerente da casa. Ao entrar o casal, o homem mantém a porta aberta deixando a companheira passar. Dentro do restaurante, ele passa a frente dirigindo se o maitre para solicitar a mesa e, após ser indicada, a mulher toma o lugar, que tanto pode ser à frente ou à sua direita. Etiqueta à mesa Tanto numa recepção formal quanto informal, na hora que nos aproximarmos da mesa só podemos sentar quando a anfitriã o faz. Em ocasiões formais, os lugares são marcados com um cartão tendo o nome da pessoa que irá sentar. Ao sentar não se coloca o cotovelo à mesa. Mantenha sua postura correta, sempre de forma elegante. O uso dos talheres é de acordo como cardápio, não esquecendo que começamos a usar o que está do lado de fora e assim sucessivamente. A faca, sempre na mão direita, foi feita somente para cortar e não como pá que empurra a comida no garfo! Não se usa a faca para cortar saladas, ovos, espaguetes, talharim, batatas (legumes cozidos em geral), nem para bolos e tortas. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  20. 20. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 19O garfo deve ser segurado entre o polegar e o indicador. O guardanapo é usadoaberto ou dobrado em dois, sobre os joelhos. Serve para secar delicadamente oslábios antes e depois de levarmos o copo à boca.Quanto ao hábito de usar os palitos de dente, não o fazendo à mesa, pois torna-seuma atitude deselegante.Se não gostar do que está sendo servido, não recuse, faça um sinal para que sirvapouco. Simule que está comendo e deixe no prato; o mesmo acontece com abebida. À francesa À americanaNão Podemos e Não Devemos • Um homem sentar-se antes das senhoras. • Comer com a faca, ou levá-la a boca. • Limpar os ouvidos, nariz, mexer nos cabelos ou polir e limpar as unhas à mesa ou diante das pessoas. • Ouvir com indiferença ou impaciência o que os outros dizem. Devemos ouvir delicadamente todas as pessoas, este é um sinal de boa educação. • Olhar constantemente para o relógio como se estivéssemos impacientes. • Não ser pontual. • Fazer ruído com a boca, quando se come a sopa, ou se torna café, chá, ou qualquer alimento líquido e quente. • Mastigar ruidosamente. • Abrir os braços, alargar os cotovelos, quando se corta algum alimento. • Pedir repetição de qualquer prato. Deve-se esperar que nos ofereçam. • Limpar o rosto ou queixo com guardanapo. Devemos só passá-lo levemente pelos lábios antes de beber qualquer líquido. • Voltar às costas a uma pessoa, com o propósito de falar com outra. • Por os cotovelos na mesa. • Usar palitos à mesa. • Quando se é anfitrião ou dona de casa, acabar de comer antes dos convidados. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  21. 21. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 20 • ELEGÂNCIA EM QUALQUER OCASIÃO : Como se portar diante de situações, às vezes desagradáveis, do cotidiano profissional. Nossa rotina profissional muitas vezes é quebrada por situações que, se pudéssemos evitaríamos. Como não podemos controlar as coisas que ocorrem ao nosso redor, melhor é sabermos qual atitude mais adequada diante desses imprevistos. Morte de colega Se seu relacionamento com a pessoa que morreu era estreito, é importante comparecer ao velório e ao enterro e prestar solidariedade à família que sabia de sua proximidade com a pessoa e conta com seu apoio nessa hora difícil. É importante ter estrutura emocional para lidar com esse tipo de situação Morte de um cliente Conforme o cliente não é necessário comparecer ao funeral e velório, mas de algum modo sua empresa deve ser representada. Pode-se enviar coroa de flores ou um telegrama à família. Sua relação com o cliente era comercial, mesmo assim, seja solidário, faça-se presente. Doença de um colega Se seu colega está hospitalizado, e importante fazer-lhe uma visita. Se a pessoa estiver em casa, já em fase de convalescença, telefone antes falando de sua visita, a qual também deve ser breve – entre quinze e trinta minutos. Nascimento de um filho de um colega de trabalho Novamente sua atitude deve ser ditada de acordo com o relacionamento existente entre vocês. Uma sugestão é reunir os colegas do mesmo departamento e dar um presente para o bebê. Gravidez – "independente" de uma colega de trabalho Se essa foi uma decisão dela, não cabe a você julgá-la, aprovando ou criticando sua decisão em público. Se a gravidez pegou a colega de surpresa, seja sensível e tente perceber se, por exemplo, ela não está precisando de uma palavra de apoio, orientação ou alento de sua parte. Tome cuidado para não falar mais do que deveria. Há certas situações em que, nossa melhor colaboração é ficarmos caladas.• ESTADO EMOCIONAL POSITIVO E CONTROLADO: Algumas pessoas exageram em suas atitudes, caracterizando-se por: Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  22. 22. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 21 - Não conseguirem explicar uma situação, ou expor um problema, sem que estejam profundamente envolvidas emocionalmente. São mais emotivas que objetivas; - Adorarem contar tragédias sobre suas vidas, seus amores, seu trabalho. Não só contam como também não ouvem. Parecem que em qualquer situação elas são “vítimas”; - Transformarem cada dificuldade numa tragédia. Toda empresa enfrenta problemas e crises. - Todos nós como pessoas, igualmente enfrentamos problemas, crises, épocas positivas e negativas. Diariamente na vida pessoal e profissional, nos defrontamos com dificuldades, emergências, situações inesperadas. Tais situações devem ser enfrentadas e solucionadas. Não são subsídios para cenas trágicas. “Nem tudo o que se enfrenta pode ser modificado, mas nada pode ser modificado até que se enfrente”. (Joanes Baldwuin) AGENDAA finalidade da agenda é auxiliar na lembrança e na organização doscompromissos diários. Ela contém a relação ordenada das atividades, inclusive associais, a serem realizadas pela chefia. É importante que a secretaria tenha a agenda dela e a do chefe, oscompromissos devem ser marcados a lápis. Uma agenda deve sempre estar deacordo com a outra.Agenda do executivo: contém entrevistas, reuniões, contatos, datas depagamentos de funcionários, obrigações trabalhistas, datas de jantares,aniversários pessoais e de subordinados relevantes e outras informações deinteresse.Os compromissos podem ser marcados em diversas formas e em diferentesocasiões Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  23. 23. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 22 − Pessoalmente; − Por telefone; carta; − Em reuniões de negócios; solenidades, reuniões sociais; − Em almoços ou jantares COMO FAZER ANOTAÇÕES NA AGENDA. Nome da pessoa (nome e sobrenome), assunto, local, dia e hora, outros esclarecimentos. SERVIÇOS POSTAISExistem diversas formas de se enviar correspondências e encomendas através de serviços de correio. Explicamos abaixo, as mais importantes: CARTAS Carta comercial: É aquela cujo remetente é pessoa jurídica, com ou sem fins lucrativos. Também são consideradas CARTAS COMERCIAIS aquelas cujo remetente seja anônimo. Carta não comercial: É aquela cujo remetente é pessoa física, sendo vedada: 1) a utilização de envelope ‘data-mailer”; 2) a utilização de envelopes com timbre de pessoa jurídica; 3) a utilização de envelopes contendo timbre indicativo de nome, profissão e/ou número de inscrição da entidade da classe a qual pertença a profissional liberal. Carta social: Serviço postal com objetivo de facilitar o acesso aos serviços postais as camadas menos favorecidas de nossa população. Uma correspondência para ser aceita na categoria “Carta Social” precisa preencher os seguintes requisitos: 1.Ter limite Maximo de peso igual a 10 gramas; 2.Remetente e destinatário deverão ser pessoas físicas; 3.O endereçamento de ambos deve ser de forma manuscrita; 4.Os objetos precisam estar envelopados e não se pode utilizar nenhum tipo de serviço adicional ou acessório; 5.O limite máximo de postagem é de cinco objetos por pessoa; 6.Enviadas somente para localidades situadas no território nacional; Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  24. 24. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 23 7.Contar a menção “Carta Social” na frente de envelope, logo acima dos quadrículos reservados a indicação do CEP, no canto inferior esquerdo; 8.Não admite a utilização de envelope com timbre e pessoa jurídica, tipo “data- mailer”, “com janela” ou dobramento de papel em substituição ao envelope; 9.O preço da postagem é de R$ 0,01 (um centavo de real) por objeto.A)Aviso de Recebimento ou AR: formulário que permite ao remetentecomprovar a entrega de sua correspondência. Ao postar, o cliente recebecomprovante da entrega da remessa. Quando o destinatário recebe o volume,assina um documento (formulário) que é devolvido ao remetente.B)Registrado ou Registro: ao postar a correspondência, se for de seu interessee necessário segurança, você receberá um numero de registro. Tal registropossibilita o tratamento diferenciado da correspondência que será apresentada aodestinatário contra-recibo.C)Caixa de encomenda: trata-se de uma caixa de papelão resistente. Encontra-se a venda nas agências dos correios. Há vários tamanhos e são usados paradespachar objetos e mercadorias;D)Caixa Postal: Recipiente que fica no interior dos correios. Caixa Postalsignifica endereço certo e fixo. Sua caixa é numerada e fechada com chave;E)Malote: Serviço através do qual pessoas jurídicas podem enviar documentospara todo Brasil e diversos outros países.F)Máquina de Franquear: dispensa o selo convencional.G)Sedex – Serviço de Encomenda Expressa Nacional: a entrega será efetuada aodestinatário no dia seguinte ao da postagem, em todas as cidades do país.I) Vale Postal: Através deste serviço é possível receber ou mandar pequenasquantias em dinheiro para qualquer parte do Brasil. TRANSAÇÕES BANCÁRIASMuitas empresas atribuem à secretária a responsabilidade de movimentação daconta bancária referente a recebimentos e pagamentos a serem feitos pelaempresa assim como a conta bancaria do chefe. Aconselha-se muita cautela eatenção ao máximo, porque seria extremamente vexatório um erro no numero dascontas, ou ate mesmo extravios. .Para maior segurança faz-se necessário o usode controles de remessa e protocolo. REUNIÕES Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  25. 25. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 24As reuniões devem ser criteriosamente organizadas, pois as empresas buscamotimizar resultados através de decisões em consenso geral por meio de reuniões.Gostaríamos de dar a você alguns elementos básicos sobre a organização eparticipações. Roteiro: Convocação: Definição de hora e lugar Por escrito (e-mail, convites) Duração prevista Telefone Anfitrião Pessoalmente Assunto Participantes Preparação do localLembre-se: Toda convocação deve ser feita com antecedência e confirmada. Salvo casos extraordinários. VIAGEMPROCEDIMENTOS BÁSICOS PARA PREPARAÇÃO DE VIAGEM Nome do solicitante e acompanhantes para reservas de hospedagem Meio de locomoção que será utilizado. Hora e data de chegada Programação de atividades HOSPEDAGEM: Hotéis 05 estrelas, 04 estrelas,03 estrelas. MEIOS DE LOCOMOÇÃO: Carro da empresa, locação de veículos, motorista, táxi, avião. ARQUIVOPodem ser organizado através da: padronização (cores etiquetas, assuntos),planejamento (separar toda a papelada previamente), regularidade ( não deixaracumular), pastas (box, pastas arquivos, etc), tamanhos (evitar sobrecarregar aspastas/gavetas), atualização (limpeza). TIPOS DE ARQUIVOS: 1) Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  26. 26. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 25 2) Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor freqüência de uso, consulta ou referência. 3) Arquivo Morto: armazena documentos de freqüência de uso, consulta ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes será necessária a imediata localização e a consulta a papéis em desuso. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPOA eficácia é o resultado da busca contínua de conhecimentos, técnicas,observações, métodos de trabalho. Há normas cuja observância aumenta aprodutividade: Organizar o escritório de modo que tudo esteja à mão; fixar um horário para todas as tarefas; dedicar as primeiras horas do dia para obrigações inadiáveis e para as tarefas mais árduas; evitar amontoar assuntos pendentes.O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige “bons hábitos e capacidade defazer planos”. E hábito significa disposição adquirida pela repetição constante deum ato ou comportamento. Hábito é maneira costumeira de ser. O (a) secretário(a) deve esforçar-se continuamente para tornar seu desempenho profissional umhábito. Por isso, observará com rigor seu trabalho e sua maneira de atuar paraevitar justamente tudo o que impede de obter desempenho satisfatório.Para obter eficácia máxima é necessário interrogar-se sempre sobre o próprioprocedimento quanto à realização de tarefas. Todos os movimentos realizadossão absolutamente indispensáveis? Tenho tudo à mão para evitar interromper odesenvolvimento de meu trabalho?Outro elemento importante que favorece a eficácia é um planejamento da rotina detrabalho. Qual será a primeira tarefa do dia?O rendimento do trabalho de uma secretária depende de planejamento metódico.Você alcançará mais facilmente seus objetivos se programar aquilo que vairealizar. Planejar é programar, é fazer planos, é estabelecer um conjunto de Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  27. 27. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 26medidas para a execução de um empreendimento. Faça planejamentocontinuamente sobre suas metas, faça-o a curto, médio e longo prazo.PARA ADMINISTRAR BEM O TEMPO:Determine a urgência de tudo o que realizará durante o dia e agrupe as tarefas deacordo com esse critério; • Proporcione mais eficácia a análise do trabalho que será executado; • Ter ao alcance da mão todo o material necessário; • A realização do trabalho segundo o planejamento estabelecido; • A avaliação do que foi realizado e do que falta ser executado nas próximas horas.A eficácia não é uma conquista definitiva. É uma busca contínua. Algumas normaspráticas, no entanto, podem ser estabelecidas: • Planejar as tarefas que serão realizadas todos os dias; • Classificá-las em ordem de importância e de urgência; • Planejar entrevistas e contatos; • Manter a própria agenda e a do executivo sempre atualizadas; • Bem como a lista de lembretes; • Habituar-se a fazer FOLLOW UP.FOLLOW UP (CONTROLE)DATA RESPOSTA DESTINATÁRIO EMPRESA DEPTº. ASSUNTO DATA10/04 Sr. Douglas Up To Date Marketing Tabela Preços 17/0410/04 Sr. Pires Plural Diretoria Outdoor 15/0411/04 Dr. Macedo Advogado Contrato 14/04O TEMPO MINUNTO POR MINUTOOrganizar o tempo de minuto a minuto é a melhor forma de ter consciência.Deste modo vai conseguir observar os valores negativos e elimina-los. Estaratento conserva energia. Se deixar para organizá-lo de hora em hora, poderápassar algo por despercebido e perderá mais tempo Para buscar novas soluções, pergunta-se:A que tipo de atividade eu tenho dedicado um tempo além do necessário?A que tipo de atividade eu devo dedicar-me um pouco mais?Quais as atividades que eu posso agrupar?Quais as atividades que eu posso transferir para outra pessoa? Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  28. 28. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 27Quais as atividades que eu tenho de reorganizar?O que precisa ser ampliado, eliminado ou diminuído? Enfim o tempo é a sua razão. Você define esta razão:⇒ Em 1 minuto , uma pessoa em passos acelerados percorre 100 metros.⇒ Em 1 minuto , um atleta corre 400 metros.⇒ Em 1 minuto , um carro percorre 1.300 metros na velocidade permitida.⇒ Em 1 minuto , um avião a jato percorre 15km.⇒ Em 1 minuto , uma jato supersônico percorre 40km.⇒ Em 1 minuto , conta-se uma estória num comercial de televisão.⇒ Em 1 minuto , decide-se uma partida de futebol.⇒ Em 1 minuto , pode se decidir uma vida inteira.⇒ Em 1 minuto , você consegue aprender muitas coisas.⇒ Em 1 minuto , você pode não fazer absolutamente nada. Lembre-se, o tempo é um bem perecível e irrenovável. Cada minuto é único. Passa e não volta mais. Vamos praticar? Planeje o que você pretende fazer em função do tempo, seja em termos detrabalho ou não.O que você pretende fazer amanhã? Em que ordem será feito? Comodistribuirá o tempo? CARTAS Carta comercialCorrespondência escrita, acondicionada em envelope (ou semelhante) eendereçada a uma ou várias pessoas; muito utilizada na Indústria e nocomércio.Estrutura:1. Data. Certo: Campinas, 22 de julho de 1998 Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  29. 29. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 28 Errado: Campinas, 22 de Julho de 1.998.2. Destinatário.-Nome Empresa.Contato (,.)Função/Depto3. Ref.: Assunto4.Contexto5. Frase de fechamentoCumprimento final6. Assinatura, nome e função Formas de tratamento:V.Exa. - Vossa Excelência- Presidentes prefeitos .V.M. – Vossa Majestade – Reis e Rainhas.V.S. – Vossa Santidade – O Papa.V.Ema. – Vossa Eminência – Cardeais.V.A. – Vossa Alteza – Príncipes e Princesas.V.Rev.ma. – Vossa Reverendíssima – Bispos e Prelados.V.Mag.cia. – Vossa Magnificência – Reitores e Universidades.V.As. – Vossa Senhoria – Em cartas comerciais.Você – Alguém do seu nívelVós – Platéias, pessoas de alta consideração e, entre militares, até o posto deCoronel. ESTRUTURA DA CARTA COMERCIAL As qualidades da carta comercial são as seguintes: a) Boa apresentação: exige-se, portanto, ordem, organização e limpeza. b) Clareza: a obscuridade do texto impede a comunicação imediata e dá azo a interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos financeiros. A linguagem há de ser: 1. Simples, evitando-se preocupação com enfeites literários. 2. Deve ser específica, objetiva. 3. Correta, com exata observância das normas gramaticais. 4. Concisa, informando com economia de palavras. 5. Impessoal, com o máximo de objetividade, pois a carta comercial não é lugar adequado para manifestações subjetivas e sentimentais. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  30. 30. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 29 Partes da carta comercial a) Cabeçalho ou timbre: com todos os elementos que identifiquem a firma. Hoje, o cabeçalho já vem impresso e há casos em que simplesmente não aparece. b) Destinação ou endereçamento com: - Localidade: com respeito à localidade, deve-se prestar atenção ao seguinte: • A tendência atual é se colocar o local à esquerda, no alto; • Não se abrevia o nome do lugar, escreve-se São Paulo e não S. Paulo; • Após o nome da cidade, usa-se a vírgula. c) Data: com respeito à data, importa lembrar: • Nome do mês com minúscula; • Após a data, segue ponto final; • Os numerais designativos de ano não se separam por ponto ou espaço; assim deve-se escrever 1992 e não 1.992 ou 1 992; • Os numerais de uma data separam-se por hífen e não por barra. Então, 30-11-91 e não 30/11/91; • Destinatário: nome, endereço, localidade. d) Iniciação: abrangendo vocativo(invocação), referência e início, com várias fórmulas possíveis. - Na invocação é de praxe a expressão “Prezado(s) Senhor (Senhores)”, seguida de dois-pontos. Outras fórmulas: Prezado Amigo, Senhor Diretor, Senhor Gerente, Caro Cliente, Senhores etc.Para o início, propriamente dito, há uma série de fórmulas, mas nada impedeque o redator crie outras. Como exemplos: − “Em relação ao anúncio publicado...” − “Em atenção ao pedido...” − “Com relação à carta do dia...” − “Atendendo à solicitação da carta...” − “Em cumprimento às determinações...” − “Participamos-lhes que...” − “Servimo-nos da presente para...” − “Solicitamos-lhes a fineza de...” Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  31. 31. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 30 Observações: Antes do pronome “lhe-lhes” a forma verbal não perde adesinência –s. - Antes do pronome “nos”, cai o –s final do verbo. - Procura-se evitar a forma “Pela presente” ou “Tem a presente...”, já gastas pelo uso. e) Corpo da carta, ou a exposição do assunto que, obviamente, é variável, de acordo com o que se pretende. É comum o uso de formas de tratamento abreviadas, com V. Sa.; V.Sas; V.S.a; V.S.as; V. Exa.; V.Ex.ª; Exmo. Sr. e outras. Vale lembrar que o verbo relacionado com os referidos pronomes de tratamento deve estar sempre na terceira pessoa, do singular ou do plural. f) Fecho da carta: é a parte que encerra a carta, com uma série de fórmulas já estabelecidas, como: Atenciosamente. Cordiais Saudações (Saudações cordiais). Cordialmente. Saudações atenciosas (Atenciosas saudações). Antecipadamente somos agradecidos. Evitem-se as fórmulas: Termino esta. Sem mais, termino esta... Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  32. 32. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 31 MODELOS DE CARTA COMERCIAL São Paulo, 14 de fevereiro de 2003.Á Distribuidora de Produtos Alimentícios -SOMARSr. José Gonçalves SilvaGerência FinanceiraPrezado Gerente,A sua nota fiscal no. 23.567 de 23-01-2006 contém umadivergência de valor em relação à nossa negociação.A nossa compra foi de R$ 567,00 (quinhentos e sessenta e setereais), enquanto a nota fiscal registrou R$ 576,00 (quinhentos esetenta e seis reais).Acreditamos que tenha sido uma simples inversão de números, noato da digitação, mas que poderá trazer transtornos à nossacontabilidade.Assim, solicitamos a emissão de uma segunda via a fim deregularizarmos esse processo contábil.Atenciosamente,Júlio Vicente LopesGerente de ComprasJVL/AD Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  33. 33. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 32MEMORANDO CONSIDERAÇÕES SOBRE O MEMORANDO• Etimologicamente, o termo prende-se ao verbo latino “memini”; é uma forma verbal latina usada como substantivo, cujo significado é “o que deve ser lembrado”. A forma abreviada é memo.• Documento que possibilita a comunicação entre órgãos da mesma empresa ou chefes de seção, matrizes ou filiais.• É um lembrete com mensagens, avisos, consultas rápidas, informações sucintas. MODELOS DE MEMORANDO MEMORANDO Nº PARA : DEPARTAMENTO: Rogério Souza Marketing DE : DEPARTAMENTO: Ivan Marques Recursos Humanos Data: 26-03-2006 Assunto: Estágio de Fulano de Tal. A partir de 02 de abril de 2006, o Sr. Marcelo Gomes Botelho, novo assistente do Gerente de Relações Públicas, fará estágio no Departamento de Marketing, durante uma semana. Gostaríamos de contar com sua assistência pessoal, de modo que o Sr.Marcelo possa ter o máximo de aproveitamento e conhecimento de nossos produtos e de nossos clientes. Grato. Ivan Marques Recursos Humanos Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  34. 34. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 33 MEMORANDO NºPARA: Todos os DepartamentosDE: Departamento de Recursos HumanosData: 12-03-2006.Assunto: Faltas ao serviço por motivo de doença.Em vista dos abusos que se vêm verificando ultimamente, a partir dehoje as faltas ao serviço por motivo de doença deverão ser justificadaspor meio de atestados médicos fornecidos pelo Inamps ou pelaClinicor Ltda empresa que mantém convênio conosco.O não-cumprimento dessa exigência implicará, no mínimo, o descontono salário, conforme previsto em Lei.Grato.Aline MourãoRecursos Humanos Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  35. 35. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 34OFÍCIOCONSIDERAÇÕES SOBRE O OFÍCIO • Em sentido estrito, ofício é o meio de comunicação próprio dos órgãos de serviço público oficial. A característica que diferencia Ofício de uma Carta é que, para utilização do Ofício, sempre deve haver um órgão público em uma das pontas do processo de comunicação. Em sentido largo, porém, aplica-se a qualquer tipo de comunicação revestida de certa solenidade e de uso em circunstâncias especiais. • O nome do mês nas datas aparece sempre em minúscula, observação válida para qualquer tipo de comunicação. • Na redação oficial propriamente dita, consta o cabeçalho o timbre. • Na invocação, o título do destinatário aparece seguido de dois- pontos, vírgula ou sem pontuação. • Comunicação de caráter solene e oficial cabe-lhe correção e comedimento vocabular • O fecho, atualmente, é mais simples, tal como: respeitosamente ou atenciosamente. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  36. 36. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 35MODELOS DE OFÍCIOS LOGAMARCA DA EMPRESA (TIMBRE) Sete Lagoas, 20 de janeiro de 2006. OF. 987/06 Assunto: Pedido de Recapeamento Asfáltico Senhor Prefeito: A avenida São João, neste município, aonde se localiza a nossa empresa, apresenta séria deterioração da cobertura asfáltica prejudicando o acesso de clientes e fornecedores, trazendo danos materiais e de imagem aos nosso produtos. Assim, solicitamos a V.Exa. providências no sentido de ser planejada uma recuperação da referida via, com ganhos diretos para toda a população do nosso município. Atenciosamente, Geraldo Costa Júnior Diretor Administrativo Ao Exmo.Sr. Daniel da Costa Marques Prefeito Municipal Sete Lagoas-MG GCJ/slp Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  37. 37. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 36Porto Alegre, 29 de fevereiro de 2006.OF. 988/06Assunto: Indicação de Médicos para a SecretáriaSenhor Secretário: Temos a satisfação de comunicar a V. Exª que estecentro comunitário realizará, no período de 20 de março a 20 demaio do corrente ano, a Campanha de Prevenção do Câncer. Solicitamos, pois, a V. Exª a gentileza de indicar doismédicos dessa Secretaria para participarem da mesma, a qualcontará, inclusive, com o assessoramento técnico-pedagógicoda Agência Brasileira da Organização Mundial de Saúde. Confiantes na boa acolhida à solicitação aquiapresentada, ratificamos, nesta oportunidade, protestos deconsideração e apreço. Atenciosamente Fulano de Tal DIRETOREx.mo Sr.Fulano de TalSecretário de SaúdePorto Alegre - RS Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  38. 38. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 37 MODELOS DE RELATÓRIO ARI TORÍBIO FIAÇÃO E TECELAGEM GERÊNCIA Itabira, 17 de janeiro de 2006. Assunto: Distribuição das novas máquinas. Senhor Presidente: Tendo sido encarregado para efetuar um planejamento para a melhordistribuição das novas máquinas de fiação, submeto à apreciação de V. Sa.,para os devidos fins, o relatório das providências que, nesse sentido, tomei: 2. Em 10 de setembro de 1998, contratei a firma FACCINA –Assessoria Empresarial, especializada no assunto, que nos enviou dois deseus técnicos para o planejamento. 3. Os trabalhos começaram em seguida sob a minha supervisãodireta. 4. A área estudada para a distribuição das máquinas é de 300 m2(trezentos metros quadrados) e a área a ser ocupada pelas máquinas é de250 m2 (duzentos e cinquenta metros quadrados). 5. De acordo com os estudos e levantamentos feitos pelos técnicos,conseguimos o melhor aproveitamento do espaço físico, conforme os mapasem anexo com uma perfeita visão da área. 6. Do exposto, concluo que é viável a distribuição das novas máquinasno Galpão B. Aproveito a oportunidade para agradecer a V. Sa. a confiançadepositada na minha pessoa para tão importante tarefa. Atenciosamente, José Comune Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  39. 39. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 38 Gerente Geral MODELO DE RELATÓRIO Belo Horizonte, 13 de fevereiro de 2006Aos Administradores e Acionistas daCompanhia X de Brinquedos Atendendo solicitação de V. Sas., efetuamos revisão dasdemonstrações contábeis da Companhia X de Brinquedos, quecompreendeu o balanço patrimonial em 31-12-9X e asdemonstrações de resultado, das origens e aplicações de recursos edas mutações do patrimônio líquido, no período findo em 31-12-9X.Nossa revisão foi realizada com o objetivo de examinar oatendimento aos princípios da Contabilidade fundamentais nasdemonstrações contábeis elaboradas por contadores contratadospor sua empresa. A realização dos exames contou com o emprego dos seguintesprocedimentos: a. Conferência das demonstrações contábeis com os registros oficiais de contabilidade e das próprias demonstrações, levando em consideração os aspectos formais. b. Exame das datas de reunião da diretoria, do conselho de administração e das assembléias gerais. c. Revisão de fatos subseqüentes a 31-12-9X até a data deste relatório para verificar existência de fatos que pudessem exigir ajustes nas demonstrações contábeis. d. Outros procedimentos julgados indispensáveis. Os resultados observados pelos trabalhos realizados não encontraram desvios substancias dos princípios contábeis fundamentais. Anexamos as demonstrações contábeis. Seguem alguns comentários sobre aspectos formais de determinadas contas. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  40. 40. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 39 Atenciosamente, Márcio Augusto Duarte Consultoria e Contabilidade Ramos DECLARAÇÃOÉ confirmação da existência ou não de uma situação ou fato.Expressa resolução, opinião e conceitos ou até testemunhos efatos.É preciso que a pessoa que assina seja maior de idade, já quea declaração tem valor de prova.Se a pessoa fizer declarações falsas estará sujeita a puniçõesprevistas por lei.As declarações precisam ser feitas em papel ofício (com ousem timbre) e com a seguinte estrutura: 1- Titulo: a palavra “DECLARAÇÃO”, em letras maiúsculas, no alto e centro do papel; 2- Texto: o contexto da declaração especifica a sua finalidade; 3- Localidade e data; 4- Assinatura.Às vezes é preciso que se reconheça firma em cartório, paraque a declaração tenha real valor. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  41. 41. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 40Modelo 1: DECLARAÇÃODeclaro que Vera Cardoso, portadora de RG.:.........................,recebeu desta instituição a quantia de R$ 800,00 (oitocentosreais) para compra de material escolar....................................., .........de.............................de.............. _____________________ João Antônio Arapongas Chefe AdministrativoModelo 2: DECLARAÇÃOEu, José Arthur, RG.:..........................., CPF.:...........................,declaro o furto de 01(um) talão de cheque do Banco................,agência......................, folhas....................a....................(contaconjunta do tipo Especial), mantida junto ao Banco Itaú S/A......................................, ...........de.............................de.............José Arthur Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  42. 42. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 41 ATAConceitualmente, define-se ata como um registro em que se relata o quese passou numa reunião, assembléia ou convenção. Daí as váriasespécies: ata de assembléia geral extraordinária, de assembléia geralordinária, ata de condomínio. É, portanto, um relatório pormenorizado detudo o que se passou em uma reunião.Uma de suas particularidades é que a ata deve ser assinada em algunscasos pelos participantes da reunião (conforme estatuto da empresa), epelo presidente ou secretário, sempre. Para sua lavratura, devem serobservadas as seguintes normas:• Lavrar a ata em livro próprio ou em folha soltas. Deve ser lavrada de tal modo que impossibilite a introdução de modificações.• Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas.• O texto será digitado, datilografado ou manuscrito, mas sem rasuras.• O texto será compacto, sem parágrafos ou com parágrafos numerados, mas não se fará uso de alíneas.• Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior.• Nos casos de erros constatados no momento de redigi-la, emprega-se a partícula corretiva “digo”.• Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se à expressão: “em tempo”, que é colocada após todo o escrito, seguindo- se então o texto emendado: Em tempo: na linha onde se lê “bata”, leia- se “pata”.• Quando ocorrem emendas à ata ou alguma contestação oportuna, a ata só será assinada após aprovadas as correções.• Os números são grafados por extenso.• Há um tipo de ata que se refere a atos rotineiros e cuja redação tem procedimento padronizado. Nesse caso, há um formulário a ser preenchido. São elementos constitutivos básicos de uma ata: • Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso). • Nome da empresa • Local da reunião. • Relação e identificação das pessoas presentes. • Declaração do presidente e secretário. • Ordem do dia. • Fecho Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  43. 43. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 42MODELO DE ATA:Ata da Escolha do Conselho Fiscal Aos quinze dias do mês de janeiro de dois mil e seis, às quinze horas, na sala de reuniões, da Empresa Rio Alto, sita à Rua ___________________________________andar, nesta cidade de _____________________, reuniram-se em Assembléia geral ordinária os acionistas da empresa, devidamente convocados por edital publicado no jornal “Diário do Povo”, do dia 02(dois) de janeiro de 2002(dois mil e dois) à página 34 (trinta e quatro). Constatou-se pelo Sr.Antônio Carlos Ramos, D.Presidente da Empresa, número suficiente de acionistas presentes para a devida assembléia, de acordo com o estatuto, declarando iniciada a reunião, para deliberarem sobre os motivos da convocação. Após a composição da mesa, a reunião presidida pelo próprio Sr.Antônio Carlos Ramos e por mim______________________________,secretária, iniciou- se a leitura da ata anterior,que após lida foi aprovada por todos. Em seguida principiou-se a votação para a escolha do novo Conselho Fiscal para o biênio 2006/2008 em vista do término dos serviços do Conselho Fiscal anterior. Apresentaram-se os senhores José Amaral da Silva, ________________________________________________ ______________________________________ que foram eleitos por todos. Foram empossados na mesma data de hoje de acordo com o estatuto da empresa. Nada mais havendo a tratar o Sr.Presidente ____________________, agradeceu a presença de todos e determinou a mim, secretário, que lavrasse presente ata, que será assinada por todos os presentes. Belo Horizonte, 15 de janeiro de 2006. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  44. 44. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 43 CURRÍCULO MODELO ATUALHoje, não se usa elaborar currículos longos, tampouco com muitos detalhes.Modernamente há, também, o currículo em forma de carta, na qual o candidatorelata sua experiência profissional.Explicação:• Comece pelo histórico profissional, ou seja, relação de suas principaisatividades e habilidades;• Não liste seus documentos pessoais, nem os anexe;• O currículo (caso não seja em forma de carta) deve ser enviado com uma cartade solicitação de emprego;• O currículo deve ser conciso.No currículo, em forma de carta, consta o históricoprofissional do candidato. (Vide modelo).CARTA SOLICITANDO EMPREGO E ENCAMINHANDO O“CURRÍCULUM VITAE” Belo Horizonte, . . . . de . . . .... . . . . . . . de . . . . . ................... ............. ..... Prezados Srs.: Pela presente, venho solicitar a inclusão do meu nome entre os candidatos à vaga de . . . . . . . . . . . . . . . existente nessa conceituada Empresa, conforme anúncio por V. Sas. Publicado no “Nosso Jornal” do dia . . . . . . de . . . . . . . . . . . . Segue anexo o meu “Currículum Vitae” Aguardando a resposta de V. Sas. subscrevo-me Atenciosamente, Fulano de Tal Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  45. 45. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 44MODELO DE CURRÍCULOSimples e ObjetivoOs responsáveis pela seleção de profissionais não levam mais de trinta segundos para lerumcurrículo. Portanto, os especialistas recomendam que as informações sejam apresentadasem duas páginas no máximo.Inclua apenas as informações vitais, comoidade e telefone para contato. Não escrevanúmeros de documentos e filiação, por Endereço: Naturalidade: Cidade: Estado civil:exemplo. Esses dados são desnecessários Telefone/Celular: Idade:para a contratação. Coloque tudo em trêslinhas. O b je tivo/Á r e a s d e In te r e sse Busco uma oportunidade nas áreasIndique, quais as áreas de interesse. Não é financeira, comercial, administrativa.necessário explicar o porquê. Isso agiliza aseleção. Q ua lific aç õ e s Qualificações . Experiência de 2 anos como auxiliarAponte as suas habilidades e realizações administrativo em empresas.profissionais. Mencione também seusconhecimentos de línguas e informática. . Conhecimento de técnicas administrativa, emissão de relatórios e planejamentos. E xp er iê nc ia P r o fiss io na lSeja objetiva. O que importa são os últimos Experiência Profissional05 anos da carreira. Comece pelo empregoatual (ou o mais recente, se estiver Textil Portugualdesempregado). Coloque uma pequena . Empresa de produção de tecidos. Auxiliarexplicação junto a cada nome de empresa e de Produção.mais dois itens: as atividades desenvolvidase os resultados obtidos. Escolaridade E sc o lar id ad e . Nome do Curso – Ano – LocalO que interessa é a sua escolaridade, onome da escola e o ano de conclusão. Ensino Médio Completo, Incompleto,Cursos, seminários e congressos devem ser Superior Completo, Incompleto.citados apenas se tiverem importância emsua área profissional. Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com
  46. 46. Caça Talentos Consultoria e Treinamento Empresarial 45 Centrais de PABX, Telefones e TI PREMIUM • Teclas Flash, Mode, Mute, Pause e LND (Redial) • Dois níveis de campainha • Chave de bloqueio opcional Cores: azul (tom sobre tom), vinho, pérola e grafite FOTO ILUSTRATIVA . TI 530 • Mute • Flash • Rechamada • Alta Voz • Acesso direto a ramais e linhas • Acesso a correio de voz FOTO ILUSTRATIVA • Chefe/secretária Os terminais Inteligentes são equipamentos • Reterdesenvolvidos com a mais alta tecnologia para • Captura tornar mais fácil e prática a ligação com seu • PênduloPABX. Diversas facilidades são atribuídas aos • Utilização com fone de cabeça terminais, como: comunicação com as mãos livres, agenda telefônica, possibilidade deprogramação de teclas para acesso direto aos ramais ou aos troncos, entre outras. BIBLIOGRAFIA ALMEIDA, Antonio Fernando de, ALMEIDA, Valéria Silva Rosa de. Português básico: gramática, redação, textos. 4. ed. rev. ampl. São Paulo: Atlas, 1999. ANDRADE, Maria Margarida de, ANDRADE, Antonio Henrique. Língua Portuguesa: noções básicas para cursos superiores. 6. ed. São Paulo: Atlas, 1999. GRION, Laurinda. Dicas para uma boa redação. São Paulo. Edicta. MARTINS, Dileta Silveira, ZILBERKNOP, Lúcia Scliar. Português instrumental. 21. ed. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 2000. __________, Português instrumental: para cursos de contabilidade, economia e administração, 4. ed. São Paulo: Atlas, 2000. REVISTA VEJA. São Paulo: Editora Abril, n. 4, p. 113, jan. 2000 Rua da Bahia, 860 – sala 215 – Centro – Belo Horizonte – MG Fone: (31) 3272-1149 www.cacatalentos.com

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