ERP and SAP

28,852 views
28,451 views

Published on

Enterprise Resources Planning and SAP

32 Comments
49 Likes
Statistics
Notes
  • Çalışmanız çok başaralı. Daha ayrıntılı incelemek için pdf formatını mail atmanızı rica ederim. Şimdiden çok teşekkürler. Başarılarınızın devamını diiyorum. cobanhalilibrahim@gmail.com
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • dokumanın pdf haline ulaşmaya çalışıyorum,en azından daha rahat okuyabilmek için. Paylaşabilirseniz çok sevinirim. e mail adresim:ali.baz@ym.com.tr
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Merhaba , Dökümanı inceledim elinize sağlık fakat daha ayrıntılı incelemek ve dönem ödevimde bana yardımcı olması amacı ile ana kayank ve referans olarak göstermek suretiyle benimle paylaşırsanız memnun olurum. matayronic@gmail.com
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Merhaba, dökümanı inceledim ve üzerinde daha etkin çalışabilmek ve bitirme projemde 'ana kaynak' ve referans olarak ta kullanmak isterim. Yardımcı olabilirseniz çok sevinirim. aras.ismiguzel@outlook.com
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Merhaba, Ben metin Hazırladığınız dokümanı inceledim. Oldukça iyi Dönem ödevimde kullanmak üzere bana gönderebilirmisiniz? . Şimdiden Teşekkürler "m.karaibrahim@hotmail.com"
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total views
28,852
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
88
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
32
Likes
49
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

ERP and SAP

  1. 1. GİRİŞ İşletmelerdeki en önemli sorunlardan biri, özellikle finansman kaynakların oldukça kısıtlı olmasıdır. Bu kaynakların zenginleştirilmesi, uzun vadeli bir takım önlemleri gerektireceği için elde bulunanların en etkin bir şekilde kullanılması gerekmektedir.1970’lerde, malzeme tedariğini, üretimi aksatmadan, sağlıklı bir biçimde yürütmeyi amaçlayan Malzeme İhtiyaç Planlama kavramının ortaya çıkması, bundan sonra olacak gelişmelerin yol göstericisi olmuştur. Buradan hareketle 1980’lerde, işletmelerde malzeme planlamasının dışında kalan konuları da kapsayacak şekilde tüm birimlerin kullanımına açık Üretim kaynakları Planlaması (MRP II) teknikleri geliştirilmiştir.1990’lı yıllarda küreselleşme rüzgarlarının ülkeler ve kıtalar arasındaki ekonomik ve politik duvarları yıkması ile birlikte üretici firmaların pazarda tutunabilmeleri zorlaşmış, klasik yaklaşımların yetersizliği açığa çıkmıştır. Dünyanın giderek küçülmesi ve birçok bölgeye yayılmış kuruluşların artması ile birlikte başka sorunların ortaya çıktığını gören araştırmacılar, bunların sorunlarına çare aramaya yönelen İşletme Kaynakları Planlaması (ERP) tekniklerini geliştirmiş ve üzerinde çalışmalarını devam ettirmektedirler. Araştırmamızda İşletme Kaynakları Planlaması (ERP) irdelenip, yararları anlatılacaktır. Ayrıca dünyada en yaygın olarak kullanılan ve şu andaki en iyi ERP programı olan SAP genel hatları ile ele alınacaktır. Bunun yanında bilişim sistemleri ve SAP’nin bir modellide incelenecektir. Daha sonra üretim sistemine göre SAP çözümlerine bakılıp. En son olarak diğer ERP yazılımları hakkında bilgi verilecektir. Böylece Türkiye’de ERP programlarının kullanılma çokluğu ve daha da yaygınlaşma potansiyelinin nedenleri ve konunun önemi anlatılmaya çalışılacaktır. 1
  2. 2. 1. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI - ERP 1.1. ERP Sistemleri Nedir?: Kurumsal Kaynak Planlama olarak dilimize çevrilen ERP ( Enterprise Resources Planning ) , Malzeme İhtiyacı Planlaması ( MRP ) ve İmalat Kaynak Planlaması ( MRP II ) sistemlerinin gelişimi ve buna paralel, teknolojideki önemli ilerlemeler sonucu ortaya çıkmış sistemlerdir. 1990’ların işletmeleri, coğrafi olarak farklı bölgelerde kurulu fabrikalarda üretim yapan, JIT tedarik felsefesine uygun olarak çalışan, dağınık lojistik ve dağıtım sistemi kullanan bir yapı içerisindedir. Özellikle küreselleşmeye (yeni pazarlar, yeni rekabetler, artan müşteri beklentileri) paralel olarak, hızla yaygınlaşan çok uluslu firmalar entegrasyon gereksinimini ciddi olarak yaşamaktadır. Bu da MRPII ‘yi aşan daha üst düzey bir bilgi entegrasyonu demektir ki en iyi şekilde İşletme Kaynakları Planlaması (Enterprise Resources Planning – ERP) kavramı olarak ifade edilebilir. ERP ilk olarak Stamford Gartner Grup tarafından üretilmiş bir terimdir. Plan ve programlamada doğru karar verme durumunu hızlandırmıştır. Kişilere göre ERP tanımları; - ERP uygulamaları, organizasyonlara bilgi akışını ve iş süreçlerini bütünleştirmelerinde yardımcı olan yazılımlardır. Tipik olarak, organizasyonlardaki farklı departmanlar fonksiyonları gerçek zamanlı verileri toplayan ve depolayan tek bir veritabanı kullanma yolu ile destekler. ERP sistemleri, işletmenin tüm yönlerini 2
  3. 3. birleştiren, firma çapında bilgi sistemleridir. Sistem tek bir veritabanı, tek uygulama ve bütünleşik bir ara yüz sağlayarak insan kaynaklarından muhasebe, satış, üretim ve dağıtıma kadar her şeyin bütünleştirildiği bir uygulamadır. ERP sistemleri organizasyonlarda işlem odaklı veri ve iş süreçlerinin entegrasyonunu mümkün kılan ticari yazılım paketleridir (Yüreğir, Karaçay, 2004). - Esas olarak, ERP planlama ve karar sürecinde emin olmakla ilgilidir. Firmanın üretim kararları, tedarik zincirinin etkilerinin muhasebe içine alınmadan verilmez. ERP bu süreci etkin bir şekilde gerçekleştirmede araçtır. (Hicks ve Steck, 1995) - İşletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerinin en uygun şekilde karşılanabilmesi için farklı veya aynı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik, üretim ve dağıtım kaynaklarının en etkin ve verimli şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bir arada bulunduran entegre bir yazılım sistemidir (Beyazıt, 1998). - ERP’nin net bir tanımını yapmak oldukça güçtür, fakat APICS (American Production and Inventory Control Society – Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu)’in son revize sözlüğünde ERP şu şekilde tanımlanmaktadır: “Müşteri siparişleri karşılamak için kurum ve işletme genelindeki gereken kaynakları alınmak, imal etmek, sevk etmek ve hesaplamak üzere belirleyen ve planlayan muhasebe odaklı bir bilişim sistemidir. Bir ERP sistemi tipik bir MRP II sisteminden grafik kullanıcı ara yüzü, ilişkisel ver tabanı, 3
  4. 4. dördüncü kuşak programlama dilinin kullanımı, geliştirmede bilgisayar destekli yazılım mühendisliği, istemci/sunucu mimarisi ve açık sistem uyumluluğu gibi teknik gereksinimlerle ayrılır. Eş anlamlısı: Müşteri odaklı imalat yönetim sistemi”. - Kurumsal Kaynak Planlamanın ne olduğu konusuna akademik bağlamda üzerinde anlaşılmış genel kavramlar bulunmasına karşın, tanımı üzerinde tartışmalar devam etmektedir. Kurumsal Kaynak Planlaması kavramı için değişik açılardan bakarak farklı tanımlar yapmak mümkün olsa da en genel şekilde, bir şirkette süregelen tüm bilgi akışının entegrasyonunu sağlayan ticari yazılım paketleri olarak tanımlanabilir (Davenport, 1998). - ERP, kısaca özetlenecek olursa, kurumların tedârikten dağıtıma kadar tüm iş süreçlerini bütünleşik bir veri/bilgi yönetim sistemi desteğiyle yönetmesini sağlayan geniş kapsamlı ve modüler yapıya sahip bir yazılım paketidir (BASKAK, ÇETİŞLİ, 2003). Bu sistemler adlandırılırken "Kurumsal" kelimesinin kullanılmasının sebebi, kapsamlarının belirli bir hizmet veya ürün üretmeye yönelik faaliyet gösteren kurumların tüm fonksiyonlarını içermesidir. ERP sistemleri bütünün bu bütünü oluşturan parçalardan daha büyük olduğu felsefesi üzerinde kurulmuştur. Bu felsefeden yola çıkılarak meydana getirilen ERP sistemleri, kurumlarda daha önceleri ayrı ayrı ele alınan işlevleri birbirine bağlı bir şekilde kurumun amaçlarını yerine getirmek için çalışan parçalar olarak ele alır ve bundan faydalanarak kurumlardaki her türlü kaynağın (İşçilik, Malzeme, Para, Makine) verimliliğini en üst düzeye ulaştırmayı amaçlar. Başka bir bakış açısıyla, ERP sistemleri şirketin ortak bir yerde 4
  5. 5. saklanan verilerinden elde edilen bilgilerin doğru olarak ve doğru makamlara iletilmesini sağlar. Kurumsal Kaynak Planlaması Sistemlerinde yer alan en temel fonksiyonlar içinde Üretim, Finans, Dağıtım, İnsan Kaynakları, Satış&Pazarlama, Envanter Yönetimi, Satın Alma, Kalite ve Proje Yönetimi sayılabilir. Bu işlevlerin açıklamaları ilerleyen bölümlerde verilecektir. En genel anlamı ile ERP, işletmenin stratejik amacı ve hedefleri doğrultusunda, müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için, farklı coğrafi bölgelerde bulunan, tedarik üretim ve dağıtım kaynaklarının, en etkin ve en verimli şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım paketidir. Söz konusu planlama, koordinasyon ve kontroldeki temel ilke MRP II ile aynıdır. ERP kavramına üç farklı şekilde bakılabilir: 1. Bilgisayar yazılımı şeklinde alınıp satılabilen ticarî bir maldır. 2. Bir kurumun tüm süreç ve verilerini tek bir geniş kapsamlı ve bütünleşik yapı altında toplayan bir gelişim amacıdır. 3. İş süreçlerine çözümler sunan bir altyapının anahtar öğesidir. 5
  6. 6. Şekil 1.1 – ERP Yazılımları Kapsamı ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazında esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazında merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlamaktır. Birden fazla depo veya fabrikayı yönetebilmek ve eş zamanlı planlama yapılır ve aynı anda farklı üretim planlarını yapmak gereklidir. Eğer bu yapılmıyorsa, uygulamada MRP II’ dan bir fark yoktur. Çok dilli, çok pariteli (USD, EURO) farklı üretim tiplerini (kesikli, sürekli) planlayan bir kavramdır. 6
  7. 7. İşletmelerde kaynak kullanımının temel yöneticisi stratejik planlama sistemi (SPS)’dır. Üretim kaynakları planlamasında MRP II, dağıtım kaynakları planlamasında DRP, imalatın etkin ve verimli bir şekilde yönlendirilmesi ve yürütülmesinde Bilgisayarla Bütünleşik İmalat ( CIM ) sistemleri kullanılır. ERP tüm bu sistemleri planlar ve kontrol eder. Şekil 1.2- ERP’nin Endüstriyel Yönetim sistemleri içindeki yeri Şekle göre SPS ile ERP sistemleri arasındaki ilişki karar destek sistemleri ile sağlanmaktadır. SPS için gerekli karar seçenekleri DSS tarafından oluşturulmaktadır. DSS, ERP sistemince üretilen verileri karar modelleri içinde kullanarak söz konusu seçenekleri oluşturmaktadır. Tipik bir ERP sistemi; • Muhasebe uygulamalarını, • Ürün ve malzeme yönetimini, • Kalite yönetimini, • Satış ve dağıtımı, • İnsan kaynakları yönetimini, • Proje yönetimini destekler. 7
  8. 8. Bunu bir örnek ve şekille açıklayalım. Perakende satış yapan ve ERP kullanan bir firmayı ele alalım. Bu firma bir müşterisinden gömlek siparişi almaktadır. Şirketin sipariş edilen bu gömleğin stoklarda bulunup, bulunmadığını belirlemesi için stok verilerine ulaşması gerekir. Malzemenin stoklarda var olduğu belirlenince sipariş girilecektir. Siparişin girilmesi ile birlikte üç işlem anında gerçekleşecektir. İlk olarak gömleklerin satış değeri şirketin muhasebe kayıtlarına işlenir. İkinci olarak, satılan gömlekler stoklardan düşürülür ve son olarak gömleklerin müşterinin eline ulaşması sağlanır. Şekil 1.3 – ERP’nin Fonksiyonel Yapısı ERP’ nin, işletmenin stratejik amacı ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerinin en uygun şekilde karşılanabilmesi için tedarik ve üretim kaynaklarının en etkin şekilde planlanması ve koordinasyonu sağlayan ve kontrol fonksiyonlarını MÜŞTERİLER SATIŞ SİPARİŞ PAZAR SATIŞ TAHMİNLERİ DAĞITIM MER. ANALİZLERİ GEREKSİNİMİ YENİ ÜRÜN ÜRÜN DEĞİŞ. R TA I? VA TOK M S KO KNOMRM N? RIİK T. N EI T 8 TOO İĞI SEK D Ğ M LA DA SATINALMA ÜRETİM DAĞITIM MÜHENDİSLİK. ÜRETİM. TEDARİK. DAĞITIM. KAPASİTE İ PROGRAMI VE PROGRAMLARI ( Tüm fabrikalar )DAĞITIM PROGRAMLARI ANALİZİ PROGRAMLARI BİLGİSAYARLA BÜTÜNLEŞİK MALZEME İHTİYAÇ DAĞITIM ÜRÜN DEPOSU MEKTUPLARI KAPASİTE Üretim DAĞITIM MERKEZLERİ Merkezi Satınalma Programı Fabrika Ana İŞ Programları EMİRLERİ PLANLAMASI DAĞITIM KAPASİTE PLANLAMASI
  9. 9. bulunduran bir yazılım olduğunu daha önce belirtmiştik. Bu tanıma göre bu sistemin çıkış diyagramı şöyledir. Şekil 1.4 - ERP Akış Diyagramı Müşteri talebinin sürekli nitelik ve nicelik olarak değiştiği bu değişimin tahmin edilmesinin ne kadar zor olduğu bilinen bir gerçektir. Hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere, hem de üretim ve dağıtım kaynaklarının kapasite ve özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat ederek, faaliyetleri değişime duyarlı hale getirebilmek ancak ERP yaklaşımı ile olası olabilmektedir. İşletme bünyesi içinde coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrikalar olması veya aynı fabrika bünyesi içinde farklı üretim tiplerinde farklı üretim süreçlerinin olması, esnek bir planlama yaklaşımının uygulaması gerekmektedir. ERP bu farklılıklar ile baş edebilen bir yapıya sahiptir. Şirket farklı fabrikalar ve farklı üretim süreçlerine sahip olsa bile tasarım, merkezi satın alma, depolama, sevkıyat vb. gibi bazı fonksiyonların ortak olması zorunlu veya ekonomik olabilir. Bu durumda, işletme kaynakları planlaması söz konusu fabrika ve üretim süreçleri arasındaki eş güdümü sağlayarak etkin ve verimli bir çalışma düzenini oluşturacaktır. ERP gerek merkez gerekse fabrika düzeyinde uygulamalara sahiptir. Bu sayede tedarikçi firmalar, bölge depoları, bayi / toptancı, perakendeci ile kurulan bilgi iletişim şebekesi ile stok seviyeleri, üretim programları karşılıklı olarak görülebilmekte, böylece lojistik faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik artmaktadır. ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazındaki esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştirilen bir sistemdir. Amaç fabrika bazındaki merkezi yönetim 9
  10. 10. avantajlarından yararlanırken fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlamaktır. ERP sistemlerin amacına uygun olarak kullanılması ile aşağıdakiler olası hale gelmektedir: • Stratejilere uygun bir işletme yönetimi • Stratejilerin sonucunu değerlendirme olanağı • İşletme kaynaklarının verimli ve etkin kullanımı; dolayısıyla maliyetlerin azalması. • İşletme fabrikaları arasında malzeme, işçilik, makine/teçhizat, bilgi vb. üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımının sağlanması ile fonksiyonel entegrasyonun oluşturulması • Müşteri dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçi arasında yakın işbirliği • Daha basit Bilgisayar işletim sistemi sayesinde tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma olanağı. 1.2. ERP Sistemlerinin Gelişim Süreci: Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerinin tarihsel gelişimini incelemek için iş entegrasyonu kavramlarının gelişim sürecine bakmak gerekir. Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerinin tarihsel gelişimi 1960’lı yıllarda bilgisayarların yaygınlaşması ile başlamıştır. İlk kullanım alanı envanter yönetim sistemleri olmuştur ve ilk uygulama alanı malzeme listesinin işlenmesidir. Bu kapsamda gelecekteki malzeme ihtiyaçlarını belirlemek için yazılımlar geliştirilmiştir. Geliştirilen ilk yazılım MRP’dir. MRP malzeme ihtiyacını daha etkin bir biçimde hesaplamak için geliştirilmiş bir sistemdir. 1970’li yıllarda MRP sistemleri CRP – Kapasite İhtiyaçları 10
  11. 11. Planlaması ve SOP – Satış ve Operasyon Planlama konularını da kapsayarak Kapalı Çevrim MRP’ yi oluşturmuştur. 1980’li yılların başında işletmeler malzemelerin planlanması ve kontrolü ile yetinmeyerek, imalatın tümünde kullanılan kaynakları kontrol edecek; finansman, satış planlama, kapasite yönetimi ve çizelgeleme gibi işlevleri de kapsayan MRP II – İmalat Kaynakları Planlama sistemi geliştirilmiştir. MRP II terimini ilk kullanan “Oliver WRIGHT ” uygulamanın imalat olduğunu vurgulamıştır. MRP II’ de yaşanan yeni uygulamaların gelişmesi ve fonksiyonel açıdan zenginleşmesi ve buna ek olarak hızla yaygınlaşan çok uluslu firmalarda fabrikayı aşan sistem entegrasyonuna, daha güçlü dağıtım yönetimine, elektronik veri iletimine (EDI) ve birden fazla fabrikanın yönetimine ilginin artması gelişmelerin odağı olmuştur. Bilgisayar ve iletişim alanındaki teknolojik gelişmelerin daha da hız kazanması ile sistemler arası bağlantılar ve otomatik veri toplama sistemleri konularında önemli atılımların gerçekleşmesi ve bu gelişmelerin ışığı altında, 90’lı yılların başından bu yana, MRP II’ nin temel işlevlerine ek olarak, değişik coğrafi bölgelerdeki iş faaliyetlerini küresel veri entegrasyonu ve veri tabanı sistemi çerçevesinde planlaması ve koordine edilmesini sağlayan bütünsel bir yapı yani işletme kaynakları planlaması (ERP) ortaya çıkmıştır. Uygulama yönünden bakıldığında, 1990’lar boyunca çok sayıda özel yazılım geliştirilmiştir. Bunlar içinde Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM – Supply Chain Management), Ürün Veri Yönetimi (PDM - Product Data Management ), Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM – Customer Relationship Management) sayılabilir. 1990’lı yılların ikinci yarısında e-ticaret ve e-yapıya geçiş döneminin başlangıcı olmuştur. Firmalar gelişen internet ve elektronik pazardan pay alabilmek için e-ticaret alt yapısı 11
  12. 12. üzerinde yoğunlaşmışlardır. 2000'li yılların başında özellikle internet ve çağrı merkezleri kanallarını kullanarak işletme dışı unsurlarla da bütünleşen ERP sistemleri, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM), yönetim bilgi sistemleri (EIS – Executive Information System) ve işletme zekâsı (BI – Business Intelligence ) kavramlarını da kapsayarak ERP II konseptine genişlediler. 12
  13. 13. Tablo 1.1. ERP Yazılımları Tarihsel Gelişimi Yıl 1950’ler 1960’lar 1970’ler 1980’ler 1990’lar 2000’ler İsim Envanter MRP Kapalı Çevrim MRP II ERP ERP II Yönetimi MRP Özellikler Ekonomik Sipariş Ana Üretim Talep Yönetimi Bilgisayar Sonlu Kapasite Portal , Miktarı, Programlama Bütünleşik Planlama, OLAP , İş Zekası Sipariş Noktası Üretim, Üst İş Akışı , E-mail Yönetim Bilişim Sistemleri Yönetim Konsepti TQM, JIT, OPT Dünya Klâsında SCM, CRM, E- İmalat Ticaret Uygulama Odağı Stok Kontrol Üretim Planlama Üretim Planlama Entegrasyon İçsel Verimlilik Dışsal Bağlantı ve Kontrol ve Kontrol Yararlanılan Manuel Sistem Bilimsel Sistem Çözümleri Sadeleştirme İşletme Sanal İşletme Metodoloji Çözümler Çözümleri Çözümleri Olanak Sağlayıcı Makine Dili Fortran, Cobol Açık Sistemler, GUI, Nesne, WAP, VOIP, Teknolojiler Gibi Yüksek SQL Gibi Bileşen, TCP/IP Ses-Veri Düzey Prosedürel Dördüncü Nesil Entegrasyonu Diller Diller Yararlanılan Mekanik Yığın Hesaplama Online Ana Mini Bilgisayar, İstemci/ Sunucu, Dağınık Şebeke Donanım Bilgisayar İş İstasyonu, PC LAN Elektronik Vakum Tüplü Transistör Yarı iletkenler Yarı iletkenler Yarı iletkenler Yarı iletkenler Teknolojiler Devreler Devreleri 13
  14. 14. 1960 - Malzeme Listesi (BOM) 1960 - Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP) Kapasite İhtiyaçları Planlaması (CRP) Satış ve Operasyon Planlama (SOP) 1970 Kapalı Çevrim Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP) Finansman, Satış Planlama, Kapasite Yönetimi ve Çizelgeleme 1980 – İmalat Kaynakları Planlama (MRP) Bilgisayar Bütünleşik İmalat (CIM) Dağıtım Kaynakları Planlama (DRP) Elektronik Veri İletimi (EDI ) 1990 – Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM ) Ürün Veri Yönetimi (PDM ) Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM ) Yönetim Bilgi Sistemleri (EIS ) İşletme Zekâsı (BI ) 2000 – İleri Kurumsal Kaynak Planlama (ERP II) Şekil 1.5. ERP Gelişim Süreci 14
  15. 15. ERP, aşağıdaki üç gelişmenin sonucu olarak ortaya çıkmıştır (Tanyaş,1997); 1. Pazar: * Pazarlarda yaşanan doymuşluk, * Sürekli nitelik ve nicelik olarak değişen talep yapısı, * Serbest piyasa ekonomisini engelleyen koşulların kalkması, * Yoğun rekabet, * İç pazarlarda kuvvetlenme, * Dış pazarlara açılma isteği. 2. Bilgi İşlem Teknolojisi: * Esnek yazılımlar, * Bilgi işlem tabanlı networklar, * Bilgisayar teknolojisindeki gelişmeler, * Çalışanların bilgisayar kullanımındaki bilgisinin artması. 3. Organizasyonel Yapıdaki Değişimler: * Müşteri odaklı yönetim, * İşlerin mümkün olduğu kadar alt kademelerde yoğunlaşmasını esas alan yönetim biçimi, * Stratejik ve merkezi faaliyetlere daha fazla zaman ayırma isteği, * Yönetim kademelerinin azaltılması ( lean management ), * Toplam kalite yönetim anlayışı ile kontrol faaliyetlerinin en aza indirilmesi, * Fiziki olarak dağınık imalat merkezleri, *Uluslararası dağıtım zincirleri. ERP, hiç bir zaman MRPII’nin yerine geçen yeni bir sistem değil aksine MRPII’nin daha geliştirilmiş halidir yani birden fazla fabrikada veya tesiste 15
  16. 16. çalışır durumda olan MRPII sistemlerini entegre eden ve bu entegrasyondan işletme için gerekli bilgileri üreten bir sistemdir. Herhangi bir işletmede ERP uygulamasında başarılı olunabilmesi için öncelikle MRP daha sonra CRP ve MRP II uygulamalarında başarılı olunması gerekmektedir. ERP öncesi yapılan çalışmalarda yapılacak olan hatalar işletmeler için geri dönülemeyecek büyük maliyetler doğurabilmektedir. 1.2.1. Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP) Sınaî işletmelerde hammadde gereksinimlerinin en uygun biçimde sağlanmasında bugüne kadar iki temel yaklaşım görülmüştür. Bunlardan ilki geleneksel diyebileceğimiz “İstatistik Envanter Kontrolü” yöntemidir. Bu yöntemde talep tahminleri sonrasında karşılaşılan minimum stok düzeyi, sipariş sayısı, sipariş miktarı gibi değerler yer almsaktadır ve stoklardaki değişimlere göre davranılmaya çalışılarak hammadde gereksinimleri karşılanır. İkinci yöntem ise “Malzeme İhtiyaç Planlaması (Material Requirement Planning, MRP)” olarak anılan ve önceki yönteme kıyasla daha düşük stok düzeyleri ile daha etkin stok yönetimi, sağlayan çağdaş bir yaklaşımdır. MRP ilk olarak 1960’ların başlarında ABD’de malzeme tedarikinde ve üretiminde bilgisayara dayalı bir yaklaşım olarak ortaya çıktı. Bu tekniği tanımlayıcı kitap Orlicky tarafından 1975’te yayınlandı. Bu tekniğin ikinci dünya savaşı sonrasında Avrupa’da birkaç yerde bilgisayar olmaksızın kullanıldığı yönünde kayıtlar bulunmaktadır. Ancak Orlicky bu tekniğin bilgisayar kullanımıyla imalat stoklarını yönetmede daha detaylı uygulamaların yapılmasını sağladığını fark etti. MRP faaliyetlerinde kullanılan ilk bilgisayar yazılımları sadece hesap yükünü hafifleten uygulamalar şekline gelişti. Bu uygulamalar bugünkü modern MRP II ve ERP sistemlerinin temelini oluşturan ve ana üretim çizelgesine dayanarak yapılan en basit sipariş planlamalarıydı. 16
  17. 17. MRP’nin popülaritesi 1970’lerin başlarında Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu (APICS)’ nun bu yöndeki teşvik edici çalışmalarıyla arttı. APICS, insanları MRP’ nin tüm üretim prosesinin yönetiminde entegre iletişim ve karar destek sistemi olarak çözüm olduğu konusunda ikna etmeye çalıştı. Tekniğin optimize edilmesi için sistem analizinin ve yönetim biliminin gerekliliği üzerinde duruldu. En önemli sorunlar olarak disiplin, eğitim, anlayış ve iletişim olarak gösterildi. Bu teşvik sonraları bilgisayar endüstri tarafından sürdürüldü. MRP basitçe, son ürün için hazırlanan ana üretim çizelgesini ürün ağacı bilgisi yardımıyla gerekli parça ve malzeme çizelgesine çevirerek satın alma ve imalat emirleri hazırlayan bir envanter yönetim tekniği olarak tanımlanabilir. MRP sistemi ana üretim çizelgesinden hangi son ürünlerin ne zaman ve hangi miktarlarda üretilmesi gerektiğini öğrenir. Ürün ağacı bilgilerinden yararlanarak bir son ürün için gerekli olan parçaları ve miktarları hesaplar. Bu bilgileri envanter durumu ile karşılaştırır, üretim ve temin sürelerini de kullanarak parçaların ne zaman ve ne kadar sipariş edileceğini belirler (Şekil 1.6) MRP’den önce kullanılan lojistik teknik ikmal yapmak, kullanılanın yerini doldurmak ilkesi üzerine idi. MRP ileriye bakarak, ileride sadece nelerin gerekeceği tahmin etti. Bu değişikle “itme” den “çekme”ye dönen yaklaşımla daha yüksek seviyede hizmet sağlanırken envanter seviyeleri düşmüştür. Bu yaklaşım sadece etkin bir işletimle yararlıdır ve talep tahmini, müşteri siparişlerini değerlendirme gibi destekleme fonksiyonlarına bağlı olarak bir dereceye kadar etkindir. 1.2.2. Kapalı Çevrim MRP Kapalı çevrim (Closed Loop) MRP, malzeme ihtiyaç planlamasının ana üretim çizelgesinde hedeflenen üretim miktarları ile işletmenin imalat kapasitesi arasındaki ilişkiyi kontrol etmemesi gibi bir sakıncalı özelliği nedeniyle geliştirilmiş bir sistemdir. Bu sistemde MRP kapasite ile karşılaştırılmakta ve mevcut kullanılabilir kapasitenin yeterli olmadığı durumlarda ana üretim çizelgesi bir geri besleme ile uyarılmaktadır. Şekil 1.7’de kapalı çevrim MRP sisteminin algoritması 17
  18. 18. gösterilmiştir. Bu sistemle MRP sadece siparişleri planlayan malzeme yönetim aracı olmaktan çıkarak üretim kontrolüne katkıda bulunmaya başlamış olmaktadır. Şekil 1.6 - MRP Sistemi 18
  19. 19. Şekil 1.7 - Kapalı Çevrim MRP Sistemi 1.2.3. Kapasite İhtiyaç Planlaması (CRP) 19
  20. 20. Kapasite İhtiyaç Planlaması (CRP-Capacity Requirement Planning) MRP’nin çıktılarını kapasite kısıtları ile karşılaştırır, Ana Üretim Çizelgesinin yapılabilirliğini kontrol eder. APICS tarafından şu şekilde tanımlanıştır: “Kapasite seviyelerini veya sınırlarını belirleme, ölçme ve ayarlama fonksiyonudur, ayrıca üretim gereklerini yerine getirebilmek için gereken makine ve işgücü miktarını belirler.” MRP’deki açık atölye emirleri ve planlanmış siparişler bu siparişleri zaman periyodunda iş saatleri olarak iş merkezlerine yükleyen CRP için birer girdidir. CRP kısa veya orta dönemde MRP ile üretilen malzeme planını gerçekleştirmek için gerekli olan spesifik işgücü ve teçhizat kaynaklarını miktarsal olarak belirler. Daha sonra gerekli kapasite, potansiyel aşırı veya az yüklemeleri belirlemek için mevcut kapasite ile karşılaştırır. 1.2.4. Üretim Kaynakları Planlaması (MRP II) Üretim Kaynakları Planlaması (MRP II, Manufacturing Resource Planning) üretim işletmelerindeki tüm veri çalışmalarının entegrasyonu ile ilgilidir. Bu entegrasyonla işletme içindeki tüm malzeme hareketleri sürekli ve düzenli olarak bilgisayar kaydına alınarak bütün işletme birimlerince ortaklaşa kullanılan bir veri tabanında yaşatılmaktadır. Böylece işletme yönetimine geleceği daha etkili planlayabilme ve alınan kararların sonuçlarını süratle irdeleyebilme gücü kazandırılmış olur. MRP II. bir firma işletim sistemi ve bazen de işletmenin bilgisayar modeli olarak adlandırılmaktadır. Başka bir deyişle, MRP II, gerçek imalat işletmesini, her faaliyetin etkisini test etmek için benzetebilen standart, mantıklı bir sistemdir. Üst yönetime, alternatifler arasında daha sağlam karar vermeyi sağlayan bir yoldur. İşletmeler malzeme kaynağının yanı sıra işgücü, makine ve para kaynaklarını da en etkin bir şekilde planlamak ve kontrol etmek zorundadır. Üretim Kaynakları Planlaması MRP sistematiğine bağlı olarak söz konusu kaynakların da eşgüdümlü olarak planlanması ve kontrolünü gerçekleştiren bir yaklaşımdır. Esas itibariyle MRP II malzeme ihtiyaç planlamasını yanı sıra, makine ve işçilik kaynağına yönelik olarak da kapasite planlaması çalışmalarını içerir. 20
  21. 21. MRP II kavramının entegrasyondan sonra gelen anahtar özelliği geri besleme olgusudur. Planlama ve üretimin her aşamasında ortaya çıkabilecek sorunlar ya da yeni oluşumlar karşısında daha önceki seviyelere geri dönerek sistemi yeni şartlara uydurabilme olanağı her zaman vardır. MRP II bir imalat işletmesinin tüm kaynaklarının etkin olarak planlanması yöntemdir. Sonuç olarak, MRP II entegrasyon ve geri besleme faktörlerini bilgisayar teknolojisi yardımıyla etkin bir şekilde kullanarak işletmedeki planlama, üretim, finansman sürecini modelleyen ve verim artışını hedefleyen bir araçtır. MRP II sisteminin genel işleyiş şeması Şekil 1.8 ‘te verilmiştir. Şekil 1.8 - MRP II Sistemi 21
  22. 22. 1.2.5. Dağıtım Kaynakları Planlaması (DRP) Dağıtım Kaynakları Planlaması (DRP, Distribution Resource Planning) MRP’den esinlenerek envanterin dağıtımında optimizasyon sağlamaya çalışan bir yöntemdir. Literatürde ilk kez 1975 yılında Kanada’da bulunan Abbott laboratuarlarında kullanılmıştır (Greene,1987). Dağıtım Kaynak Planlaması sistemi şu kriterleri dikkate alarak çalışır; taşıma araçları ve teçhizatları, yükleme/ indirme alanı, depolama alanı ve hacmi, ürünlerin birbirine göre taşıma ve depolama özellikleri, taşımadaki tonaj ve zaman kısıtları. DRP, ihtiyaçlar oluştukça ilk planlamayı yapar ve bununla yetinmeyerek her değişiklik için de planları yeniler. Dağıtım kaynakları planlamasında bir merkezi depo ve ona bağlı dağıtım depoları söz konusudur. Talep gerek ara depolara gerekse merkezi depolara olabilir. Merkezi depo hem tali depolardan gelen hem de doğrudan kendisine gelen talepleri karşılamak zorundadır. Bunları karşılayabilmek için daha fazla miktarda emniyet stoku bulundurur. DRP, periyotlar boyunca dağıtım depolarının gereksinimlerinin projeksiyonunu yapar ve ana depodan planlanmış siparişler oluşturur. DRP; üretim kapasitesinin ve stokların etkin bir şekilde tahsis edilmesini sağlamak, müşteri servis düzeyini yükseltmek ve stok yatırımlarını düşürmek için, üretim ve dağıtım yöneticileri tarafından ihtiyaç duyulan bilgi akışını sağlar. 1.2.6. ERP’nin Ortaya Çıkışı MRP ve MRP II sistemlerinin devamı olarak bünyesine CIM ve DRP sistemlerini de katarak gelişen ve tüm işletme kaynaklarının modüler yapıdan oluşan tek bir bütünleşik sistemle planlanıp yönetilmesini amaçlayan ERP sistemi fikri 1990’lı yılların hemen başında ortaya çıkmıştır. Şekil 1.9’da ERP.nin ortaya çıkışının kronolojik bir özeti verilmiştir. 22
  23. 23. Şekil 1.9 - ERP Sisteminin Kronolojik Gelişimi 1960’lı yıllarda bilgisayarların imalat yönetiminde kullanılmaya başlamasıyla MRP sitemleri popüler olmaya başlamış, ardından 1970’li yıllarda kapasite planlama, satış gibi işlevleri de içeren MRP II sistemleri hızla yayılmaya başlamıştır. 1980’li yıllarda ise bilgisayarların ürün tasarımı ve imalatı alanında önemli gelişme kaydetmesi ile birlikte CIM devreye girmiştir. Aynı zaman aralığında, birden fazla dağıtım kanalına sahip büyük işletmelerin, ürün dağıtım kanallarını ve dağıtımın kendisini en iyi şekilde yönetmelerini sağlamak için gene bilgisayarların kullanıldığı DRP geliştirilmiş ve MRP II, CIM ve DRP’nin birbirinden bağımsız olarak kullanıldığı melez sistemler ortaya çıkmıştır. Bu sistemlerin birbirleriyle bütünleşik bir şekilde uyumlu çalışmasını sağlamak ihtiyacı ile insan kaynakları, kalite yönetimi gibi yeni işlevlere olan ihtiyaç doğrultusunda 1990’lı yılların başından itibaren tüm bu işlevleri modüler fakat aynı zamanda bütünleşik bir sistem altında toplayan ERP yazılım paketleri görülmeye başlanmıştır. 23
  24. 24. 1.3. ERP’nin Geleceği: ERP II Dış operasyonel ve finansal süreçleri işletme içi ve dışı birimlerle iş birliği içinde yürütmeyi ve optimize etmeyi sağlayarak, müşterilere ve şirket ortaklarına sunulan değeri artıran iş stratejisi ve bir dizi endüstri alanına özel uygulamalardır. 24
  25. 25. Şekil 1.10 - ERP – ERP II 1.4. ERP ve Bilgi İşlem Teknolojisi: Coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrika, tedarikçi firma ve dağıtım merkezlerinin eş güdümlü olarak planlanması yüksek düzeyde bir bilgi entegrasyonu ve iletişimini getirmektedir. Hatta bu entegrasyonun yurt dışı bağlantılar nedeniyle küresel boyutlara taşınması gerekmektedir. Farklı birimler arasında yatay elektronik bilgi değişim hızının yüksekliği ERP’ nın temel taşlarından biridir. Client / server bilgi işlem teknolojisi, hiyerarşik, dağıtılmış ve ilişkisel veri tabanı, standart sorgulama dilleri, farklı ülkelerdeki tesisler veya bu ülkelerle olan ilişkiler nedeni ile çok dilli (insanlı) kullanım, 4.kuşak programlama dili kullanımı, açık sistem mimarisi, uygulama programlamalarına grafiksel bağlantı kurabilme, personel, bakım, kalite vb. çok sayıda uygulamayı kapsaması, raporlama esneklikleri, farklı üretim yapılarına ( stok için veya siparişe göre üretim ) uyum gösterebilme ERP yazılımlarında bulunması gereken diğer özelliklerdir. ( chase / aquilano ) böylelikle verinin hangi noktada olduğu önemli olmaksızın küresel boyutta veriye ulaşım ve kullanım sağlanmaktadır. Küresel boyutta tasarımlanan veri tabanı tek bir noktadan kullanılabilmektedir. Bu fabrikada yaratılan teknolojik bilgiden diğer fabrikalar anında yararlanabilmektedir. Yine bu bölgede ki yeni tedarikçi firmanın özellikleri diğer bölgelerdeki fabrikalarca da bilinir hale gelmektedir. Tüm stoklar ( özellikle yedek parça ) merkezi olarak değerlendirildiğinden stok optimizasyonu daha etkin olarak gerçekleştirilebilmektedir. 25
  26. 26. ERP’ de veriler, genellikle farklı yerlerdeki veri tabanlarına dağıtılmış durumdadır. Bu veri tabanları bir şebeke sistemiyle birbirlerine bağlı olmak durumundadır. Kullanıcıların görmek istediği veri / verilerin nerede olduğunu bilmesi gerekmekte, sistemin ise istenilen veri / verileri istenilen formatta kullanıcının hizmetine sunması gerekmektedir. Bu ilişki client / server yapısı ile çok daha etkin bir hale getirilmektedir. Bu yapıda bir çift program aynı anda çalışmaktadır. Client tarafından hizmet için istekte bulunulmakta , server tarafından ise bu isteklere cevap verilmektedir. Dolayısıyla müşteri ön tarafta isteklerde bulunurken arka tarafta server istenilenleri gerçekleştirmektedir. Arka tarafta bulunan bir server aynı zamanda başka bir server için client durumunda olabilir. Örneğin bir uygulama için uygulama programı server olarak çalışırken gerekli veriler için bir veri tabanı yönetim programının (server) müşteri ( client) olabilir. Client / server yapısı tasarım, mühendislik, atölye veri takibi, tezgah yükleme gibi uygulamalarda büyük hız ve esneklik sağlamaktadır. ERP yazılımlarında bu yapı kullanım etkinliği ve verimliliğini arttırmaktadır. ERP, dağıtılmış veri tabanları, yani fiziksel olarak farklı yerlerde bulunan veri tabanları arasında ki entegrasyonu ile, kullanıcıya istediğini anında verebilecek şekilde kurulmakta, veri tabanları da tek bir işlem ( Transaction) ile güncelleştirilmektedir. 1.5. ERP Sistematiği: Çok sayıda tedarik – üretim dağıtım merkezinin eş güdümlü olarak planlanması bir noktaya kadar merkezi planlama yapılmasını, bu noktadan sonra MRP II ve DRP sistemleriyle ademi merkezi planlama yapılmasını gerekmektedir. Satış noktası ve dağıtım merkezleri zinciri içinde toplanan müşteri sipariş ve satış tahmini bilgilerinin DRP sistemi ile toplanması, toplanan bilgilere göre ERP sistemiyle tüm dağıtım, üretim ve tedarik merkezleri bazında Kaba Kapasite Planlaması ( Rought-Cut Capasity Planning ) yapılması ve bu aşamada söz konusu merkezlerin birbirlerine verecekleri bilgi, iş gücü, makine, malzeme, enerji vb. 26
  27. 27. kaynak desteklerinin belirlenmesi ve bu merkezler bazında saptanan dağıtım, üretim ve tedarik ana planlarının MRP II ve DRP sistemleri ile ilgili olduğu merkezde yapılması gerekmektedir(Şekil 1.11). ERP ile planlama yapılırken öngörülen ölçütler, Stratejik Planlama Sistemince belirlenen ölçütler olacaktır. Fabrikalarda ademi merkezi bir şekilde gerçekleştirilen MRP II çalışmasının imalata yönelik programları CIM sistemi vasıtasıyla uygulanacaktır. Otomatik tanımlama teknolojisi ile elde edilen veriler hiyerarşi veri tabanı anlayışı içinde işlenerek depolanacak, oluşturulan bilgiler DSS’ leri tarafından işlenerek Stratejik Planlama Sistemi için gerekli altyapı oluşturulacaktır. MÜŞTERİLER DRP DRP DRP SPS ERP DSS MRP II MRP II MRP II CIM CIM CIM DRP DRP DRP Şekil 1.11 - ERP Sistematiği 27
  28. 28. İşletmenin farklı fabrikalarda farklı üretim tipini bulunması yazılımın tüm fabrikalara uyacak şekilde esnek olmasını gerektirmektedir. Üretim tiplerini aşağıdaki şekilde sınıflandırabilmekteyiz: • Stok İçin Üretim : Müşterinin anında almak istediği , standart tiplerde olan ürünlerin üretimidir. Bu nedenle stok miktarı yüksek olan bir üretim tipidir. Emniyet stokları seviyesi ve satış tahmini çalışmaları önem arz eder. Kitle üretimi ( Mass Production ) söz konusudur. • Siparişe Göre Son İşlemler Üretimi : Standart modeller üzerinde müşterinin istediği aksesuar, boya , ambalaj vb. son işlemlerin gerçekleştirildiği üretimdir. Böylece müşteri ihtiyacına uygun olarak ve kısa sürede çok sayıda ürün tipi üretilebilmektedir. • Siparişe Göre Tasarım ve Üretim: Taşıma ve işleme teçhizatı gibi özel ürünlerin müşterinin isteklerine göre tasarımı ve / veya üretimidir. Standart malzemeler dışındaki malzemelerin satın alınması sipariş geldikten ve tasarımı tamamladıktan sonra yapılır. Dolayısıyla standart malzemelerin satın alma programı yapılır, diğerleri siparişler gerçekleştikçe planlanır. Üretim tiplerindeki bu farklılıklar kaynak planlaması çalışmalarını etkiler. Örneğin ; Son Montaj Programı ( Final Assembly Schedule- FAS ) ile Ana Üretim Programı ( Master Production Schedule- MPS ) stok için üretim tipi için aynı iken, diğer üretim tipleri için farklıdır. Ana Üretim Programı ikinci tipinde son işlemlere ( montaj ) kadar belirlenirken üçüncü üretim tipindeki ancak standart malzemeler için oluşturulabilir. Son Montaj Programı ancak sipariş geldikten sonra yapılabilir. İşletmelerin farklı 28
  29. 29. üretim tiplerine ait fabrikalarının / bölümlerinin / montaj hatalarının olması durumunda ERP’ nın tüm bu farklılıkları içerecek şekilde olması gerekmektedir. 1.6. Performans Ölçütleri ve ERP: Firmamız açısından baktığımızda ana amacımız, yoğun rekabet ortamı ve dinamik bir Pazar yapısı içinde firmanın yaşamını sürdürmektir. Bu ise, kısa vadede uygun bir nakit akışını, uzun vadede karlılığı sağlamamızı gerektiriyor. Rekabet gücümüzün unsurları olan; fiyat, kalite, zamanında teslimat, üründe ve süreçlerde yenilik ve esneklik unsurlarında rakiplerimizden daha büyük gelişmeler sağlamamız gerekiyor. Amaca yönelik olarak bazı tedbirler alıyoruz ve politikalar uyguluyoruz. 1980’lerin başından bu yana bu politikalardan operasyonel düzeyde olanların ağırlığı artıyor. Tam zamanında üretim, tam zamanında tedarik, otomatik kalite kontrol, esnek üretim, toplam kalite yönetimi gibi. Bu politikaların uygulanması sonucu elde edilen operasyonel gelişmelerin ölçülmesi ve değerlendirilebilmesi gerekiyor. İşletmenin çok değişik yerlerinden aldığımız genel gidiş hakkında bir bilgi sahibi oluyoruz ve yönetsel önlemlerimizi ve kararlarımızı alıyoruz. İmalat bilgi sistemini bu şekilde yorumlamak mümkündür. İmalat bilgi sistemimizi kurabilmemiz için, imalat sürecimizin hangi noktalarından, hangi verileri, ne sıklıkta toplayacağımıza karar vermek ve bunu gerçekleştirecek altyapıyı kurmamız gerekiyor. Performans ölçütlerinin firma yönetimindeki kullanılışına baktığımızda üç ayrı yaklaşım görüyoruz. Birinci yaklaşım, geçmişten süregelen yaklaşımdır. Performansı ağırlıklı olarak finansal göstergelerle takip eder. Genel giderlerin mamullere dağıtımı çoğunlukla direkt işçilik üzerinden gerçekleştirilir. İşletme içi başarı göstergeleri olarak; hata oranı, çizelge gerçeklenmesi, maliyet ve envanter kullanılır. İmalat hattı performans göstergeleri, tipik olarak, envantere şarj edilen 29
  30. 30. direkt işçilik tutarı, envantere şarj edilen genel giderler tutarı, envanter dönüş hızı ve hurda ve yeniden işlemedir. İkinci yaklaşımın savunucuları ise, finansal performans göstergelerinin operasyonel iyileştirmeleri yansıtmadığı ve bu nedenle operasyonel iyileştirme planlarının ve bunlara ilişkin, şayet varsa, sabit yatırım kararlarının alınmasında karar vericileri yanlış yönlendirdiğini belirtmektedir. Hata oranları, imalat sürecinin bir defada doğru yapma oranları, imalat işlem süresinin ön süreye oranı, imalatta geri dönüşler, planlanan ve gerçekleşen üretim oranlar, zamanında teslimat oranı vb. bütün bu başarım oranları aynı zamanda maliyet türeteçleri olarak değerlendirilebilir. Bu tür başarım oranları ile maliyetleri de kontrol altında tutmak ve yönlendirmek mümkündür. Bu yaklaşım içinde diğer bir görüş ise Eli Goldratt tarafından öne sürülmüştür. Buna göre, malzeme satın alma giderleri dışındaki bütün imalat giderleri dönemsel sabit işletme giderleridir. Eğer işletme giderleri bu şekilde hesaplanırsa, o takdirde işletme yöneticileri “ katma değer ” i, yani satış gelirleri eksi malzeme satın alma giderlerini en çok almayı hedefleyeceklerdir. Üçüncü ve en geniş uygulamaya sahip yaklaşım ise, yöneticinin hem finansal hem de operasyonel performans ölçütlerini bir arada görmek ve değerlendirmek isteyeceği öngörüsünden hareket etmektedir. Mevcut finansal göstergelerin yanında operasyonel iyileştirmeleri de yansıtan performans ölçütlerini karar vericiye dengeli bir biçimde sunmayı hedefliyor. Bunun için hem finansal hem de operasyonel performans ölçütlerini uygulanan politikaları değerlendirebilecek şekilde tanımlıyor. Örneğin, haftalık bazda işçilik ve malzeme giderlerinin satılan mamullere dağılımı, işletmedeki envanter değerinin satılan mamullerin malzeme değerine oranı, nihai muayene hata adetinin satılan mamul adedine oranı gibi. 30
  31. 31. Elimizdeki iletişim, yazılım ve donanım olanaklarını, yani bilişim teknolojisini kaynak kullanımının en alt düzeylerde dahi gerçekleşme değerlerini saptamakta kullanmalıyız; tek tek mamul kümeleri ve tek tek imalat hataları için, ancak gerçekleşen kaynak kullanımlarının değerlendirilmesinde karşılaştırmalar maliyet standartlarıyla değil geçmiş kullanım değerleriyle yapılmalıdır. Sapma analizinden ziyade gerçekleşen değerlerin trend analizi vurgulanmalıdır. Sadece kendi işletmemizdeki değerlerden hareketle yapılan trend analizi de yeterli görülmemektedir. Karşılaştırmalarda firmanın en iyi rakipleri esas alınmalıdır. Bütün bunlar, seviyeleme ( Benchmarking ) çalışmalarının da gerçekleştirilmesini gerektirir. 1.7. Neden ERP: Organizasyonlar bugün hayati önemi olan iki unsurla karşı karşıyadır. Küreselleşme ve kısalmış Ürün Pazar Ömrü. Küreselleşme rekabeti şimdiye kadar görülmemiş boyutlara çıkarmış durumdadır. Rekabetin değişen unsurları Şekil 1.12’de görülmektedir. Hayatta kalabilmek ve gelişebilmek için işletmeler zaman içinde ortaya çıkan yeni rekabet unsurlarına uyum sağlamak zorundadırlar. Böyle bir rekabet ortamında şirketler başarılı olmak için endüstrideki en iyi uygulamaları takip etmek zorundadır. İşletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte, uluslar arası piyasalara girmekte ve hatta farklı ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadır. Bu şekilde yoğun rekabet altına giren işletmeler, karşılarına çıkan fırsatları değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma, zayıf yönlerini geliştirme ile rakiplerine üstünlük sağlama amacındadırlar. 31
  32. 32. Şekil 1.12 - Değişen rekabet unsurları (Altınkeser 1999) İşte ERP sistemi bu hedefler doğrultusunda, işletme kaynaklarının stratejiler doğrultusunda etkin ve verimli kullanılmasını sağlayan bir yazılım sistemidir. ERP kullanmayan şirketler, iş uygulamalarını, kâğıda dayalı sistemler ile dağınık ve birbiriyle bağlantıları olmayan yazılımları birleştirerek yürütmeye çalışırlar. Bunun sonucu, ellerinde hiçbir zaman genel bilgi olmadığı için yönetimde çeşitli sorunlarla karşılaşırlar. ERP sistemi de bu farklı uygulamaları bir araya getirmek üzere tasarlanmıştır. Kısalmış ürün Pazar ömrü sürekli geliştirme, ürün esnekliği, süper etkin lojistik kontrol ve daha iyi tedarik zinciri yönetimi gerektirir. Bütün bunlar organizasyon içi ve dışı tüm tedarik zincirinde bilgilerin daha hızlı ve hassas girilmesine bağlıdır. Finans, pazarlama, üretim, insan kaynakları gibi organizasyonel bölümler esnekliklerini kaybetmeden daha yüksek seviyede entegrasyon ile çalışmaya ihtiyaç duyarlar. Organizasyon çapında bir ERP sistemi ile bu ihtiyaçlar karışlanabilir. Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki büyük ilerlemeler organizasyonun birimlerini aralarında daha sıkı bir entegrasyon oluşturacak şekilde güvenli iletişim ağları ile birbirine bağlanabilir hale getirmiştir. Bilgi sistemleri teknolojisi günümüzde makul fiyata yüksek güvenirlikte bol miktarda veri girişimi mümkün kılmaktadır. 32
  33. 33. Açık sistem (Open System), İstemci/Sunucu Mimarisi (Client/Server Architecture), yüksek performanslı işletim sistemleri, hızlı uygulama geliştirme araçları organizasyon bütünlüğünde böyle bir sistemin çalışmasını sağlamaktadır. Bilgi teknolojilerindeki bu gelişmeler çağdaş bir sistem olan Kurumsal Kaynak Planlama Sistemlerinin gündeme gelmesini sağlamıştır. Daha önce de ifade edildiği gibi ERP sistemleri, MRP ve MRP II sistemlerinin evriminden ortaya çıkmıştır. MRP sistemleri tek bir görev olan malzeme gereksinim planlaması işini yapmışlardır. MRP II tüm imalat fonksiyonlarını kapsayacak şekilde genişletilmişti. İmalat sanayi bilgisayar kullanımı için iyi bir ortamdır. Mühendislerden oluşan ilk imalat komisyonlarında bilgisayar korkusu yoktu. İkinci geniş kullanım alanı olarak CAD ve CAM bilgisayarların çok iyi kullanım alanı bulduğu imalat fonksiyonları olmuşlardır. Aslında imalat mühendisleri önemli ölçüde grafik, bilgisayarlı geometri, bilimsel görüntüleme gibi teorik bilgisayar bilimleri ile ilgilenmişlerdir. GM, Ford, IBM, HP&Digital gibi büyük şirketler 1980’lere kadar kendilerini daha ziyade imalat şirketleri olarak gösterdiler. Doğal olarak PICS, MAMAN gibi komplike MRP sistemleri en son kurumsal bilgi sistemi olarak düşünülmüştü. Böyle karmaşık imalat çözümlerini başarmak için yazılım ve donanım yatırımları endüstride bu sistemlere görülmemiş bir ayrıcalık tanındığı açıkça ortaya koymuştur. Bu sistemlere göre muhasebe finansman ve personel bilgi sistemleri organizasyon için daha az önemlidir. İşletmelerin küreselleşmesi ve bilgisayar ağlarının hızla yayılmasıyla imalat organizasyonlarının bilgi sistemlerini tedarik zincirleri boyunca genişletmeleri dikkat edilecek bir gelişme oldu. Kıtalara yayılmış karmaşık yazılım ve donanım kombinasyonlarıyla tedarikçi bilgi sistemleri entegre edilebilmelidir. Aynı şekilde satıcı-dağıtıcı ağı da imalat bilgi sistemi ile entegre olmalıdır. Ürünlerin Pazar ömürlerinin çok kısalmış olması pazarı kontrol eden ve hızlı yanıt veren imalat sistemlerini mecburi hale getirmiştir. Bu, imalat bilgi sistemlerini pazarlama bilgi sistemleri ile daha sıkı bir entegrasyona zorlamıştır. Esnek imalat sistemleri özelleştirilmiş kitlesel imalata dönüşmek zorunda kalmıştır ki, bu da daha ileri bir bilgi sistemleri entegrasyonu gerektirmektedir. 33
  34. 34. Çin ve Hindistan gibi büyük Asya devletlerini de içeren dünya ekonomilerinin açılmaları, Avrupa Topluluğu, NAFTA gibi konsolide Pazar ve ticari blokların ortaya çıkışı muhasebe ve finans fonksiyonlarının imalat fonksiyonları ile daha iyi bir entegrasyonunu gerekli kılan gereksinimler zinciri oluşturmuştur. Üretmek ve satmak yetersiz kalmış, organizasyonların finans sistemlerini karmaşık ticaret sınırları, bariyer ve kotalara göre düzenlemek durumunda kalmışlardır. Bilançolar çok döviz kurlu, çok ithalat-ihracat yasalı ve yönetmelikli, çok muhasebe kodlu, uygulamalı ve dönemli sistemlere uymalıdır. Bu durum muhasebe ve finansman bilgi sistemlerini imalat sistemleri daha ileri bir entegrasyonu gerektirmiştir. Bütün dünyada ve özellikle Asya ülkelerinde oluşan geniş iş imkanları sayesinde kontrat ve ihracat amaçlı imalat uygulanabilir olmuştur. Bu durumda aniden ortaya imalat fonksiyonunun ötesinde bağımlı ve bağımsız lojistik, malzeme yönetimi, proje yönetimi, finans, satışlar ve personel yönetimini içeren bir Kurumsal Bilgi Sistemi ihtiyacı ortaya çıkmıştır. Münferit bilgi sistem modüllerini entegre etmek neredeyse imkansızdır. Gerekli olan kurumsal gereksinimleri tasarım safhasında dikkate alan bir sistemdir. Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri bu değişim senaryosunun doğal bir sonucudur. Yukarıda anlatıldığı şekilde ERP sistemlerinin kapsam bakımından gelişimi Şekil 1.13’te gösterilmiştir. 34
  35. 35. Şekil 1.13 - Kapsam Bakımında ERP’nin Gelişimi (Altınkeser, 1999) ERP Sistemlerinin ortaya çıkış nedenleri şöyle özetlenebilir. • Küreselleşme ve uluslar arası rekabet • Bilgi teknolojisinin sağladığı yeni olanaklar • Uluslar arası dağıtım zincirlerinin yaygın ve daha etkin kullanılır hale gelmesi • Çok tesisli organizasyonların iyi idare ve kontrol edilmesi ihtiyacı • Ürün ve üretim politikalarındaki rekabete bağlı değişmeler 1988 yılında Deoitte & Touch Consulting firmasınca yapılan bir araştırmaya göre firmaları ERP’ ye geçişte zorlayan etkenler şöyledir. 1. Teknolojik Nedenler : 35
  36. 36. a) Dağınık sistemlerin tekrar yerleştirilmesi b) Bilginin kalitesinin arttırılması c) Ticari işletmelerin tümleştirilmesi d) Eski ve modası geçmiş sistemlerin değiştirilmesi e) Büyümeyi sağlayacak sistemleri elde etmek 2. İşlevsel Nedenler : a) İş başarımını artırmak b) Giderleri düşürmek c) Müşteri memnuniyetini arttırmak d) Yeni iş stratejilerini geliştirme olanağına kavuşturmak e) Küresel iş yaşamına uyum sağlamak Yine bu anket sonucu ERP kullanan firmaların elde ettikleri yararlar şöyle belirlenmiştir. 1. Stokların azalması 2. Personel azalması 3. Verimliliğin artması 4. Sipariş yönetiminin gelişmesi 5. Satın alma giderlerinin azalması 6. Ödeme yönetiminin gelişmesi 7. Gelirlerin artması 8. Lojistik giderlerin azalması vb. birçok nedenleri bu nedenlere ekleyebiliriz. Ayrıca Bilgi Sistemleri (BS) alanında dünyadaki sayılı uzmanlardan biri olarak kabul edilen Tom Davenport (2000) çalışmasında ERP.nin faydalarını şu şekilde ortaya koymuştur: İş süreçleri açısından faydaları: • Arka plandaki (back office) işlemlerin otomasyonu. 36
  37. 37. • Fonksiyonel iş süreçleri arasında koordinasyon. • Yöneticilerin kurumlarında dünya üzerindeki tüm birimlerinde ne olup bittiğini takip etmelerini sağlayan coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasında koordinasyon. • Aynı terime kurumun farklı birimlerinde farklı anlamlar yüklenmesini önleyen terminoloji birliğinin sağlanması Teknik açıdan faydaları: • Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüz. • Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı. (Örneğin, 2000 yılı problemi ve Euro para birimini gibi dönüşüm işlemlerinde kolaylık.) • Kullanılabilir bir alternatif olmasına rağmen, pahalı ver riskli bir yol olan kendi bütünleşik siteminizi kendiniz kurmaktan kurtulmanız. Ross ve Vitale (2000), yıllık gelirleri 25 ile 125 milyon dolar arasında değişen 15 firma ile yaptıkları bir anket çalışması sonucunda firmaları ERP sistemlerini kurmaya götüren sebepler olarak şu maddeleri ortaya koymuşlardır (Şekil 1.14): 1. Hem eskimiş ve sayıları birbirinden bağımsız olarak çoğalmış sistemleri tek bir sistem altında toplayacak, hem de 2000 (Y2K) yılı problemine karşı bir katalizör vazifesi görecek ortak bir platform ihtiyacı. 2. İş süreçlerinde iyileşme beklentisi. 3. İşletme kararlarında iyileşmeyi sağlaması için veriye kolay erişim ihtiyacı. 4. İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi. 5. Süreçlerde müşteri katkısının artırılması beklentisi. 6. Stratejik kararların iyileşmesi beklentisi. 37
  38. 38. Şekil 1.14 - ERP Kurma Sebeplerinin İlişkisel Gösterimi (Ross ve Vitale, 2000) Şekil 1.15’te verilen grafikte kurumların ERP kurmaya iten etmenler ve kurulumun ardından kurumların ERP sisteminden beklentileri yukarıda anlatılanlar ışığında özetlenmiştir. 38
  39. 39. Şekil 1.15 - ERP Kurma Sebepleri ve Beklentiler (Hagman, 2000) 1.8. ERP Sistemlerinin Temel Özellikleri: ERP yazılımları farklı sektörlerin farklı ihtiyaçlarına uyum sağlayabilecek seviyede özelleştirilebilirler. Bu sebepten dolayı ERP yazılımları 3 farklı biçimde ortaya çıkmaktadır: (1) Yazılımın en kapsamlı ve en genel halidir, pek çok sektörü hedef alır ve kullanılmadan önce yapılandırılmalıdır. 39
  40. 40. (2) Yazılımın kapsamlı halinden önceden yapılandırılmış şablonlar oluşturulur. Bu şablonlar sektöre ve firma büyüklüğüne göre özelleştirilir. (3) Yazılım, birinci ve ikinci şekilde yüklendikten sonra firmanın kendi yapısına göre özelleştirilir. Sektöre, firma büyüklüğüne ya da firmanın kendisine göre özelleştirilmiş ERP sistemlerinin genel özelliklerinden bahsetmek anlamlı olmayacağından ancak bu sitemlerin en kapsamlı ve genel hallerinin ortak özelliklerinden bahsedilebilir. Buradan hareketle, ERP sistemlerinin tanımlayıcı özellikleri hakkındaki genel kanılar şu şekilde özetlenebilir (Klaus ve arkadaşları, 2000) • Tüm sektörleri hedef alan ve kurulumu esnasında özelleştirilebilen standart yazılım paketidir. • Diğer paketlere kıyasla özelleştirmeye çok daha müsait yapıya sahiptir. Çünkü, hedef sektörü tanımlanmamış olan bu standart paketler kurulum esnasında kurumun özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilmelidirler. • Bir veri tabanı yönetimi yazılımı, ara katman yazılımı (middleware) ya da bir işletim sisteminden ziyade ERP bir uygulama yazılımıdır. • Hem ana verileri hem de iş süreçlerine ait verileri tutan bütünleşik Bir veri tabanıdır. • Temel iş süreçleri hakkında çözüm önerileri sunar. • Birçok kurumsal işlevi desteklemeyi hedeflemesinden dolayı yüksek oranda işlevsel bir yapıya sahiptir. • ERP ürün paketleri dünya genelinde, ülkelerden ve bölgelerden bağımsız çözümler sunmak üzere tasarlanmıştır. ERP paketleri, ülkeden ülkeye farklılık gösteren muhasebe işlemleri, özel biçimli belgeler oluşturulması (teklifler, faturalar vs) ve insan kaynakları yönetimi gibi işlevleri ülkesel gereksinimlere uygun bir şekilde yerine getirirler. • Temel ERP ürün paketi dünya ölçeğinde kullanımı sağlamaya yeterli işlevselliği içermesi sayesinde bazı sektörleri değil tüm sektörleri hedefler. • ERP yazılımlarını diğerlerinden ayıran bir özellik de ERP paketlerinin tedarik yönetimi, sipariş yönetimi ve ödeme işlemleri gibi, tekrar eden ve sürekli olan iş süreçlerini destekliyor olmalarıdır. Bu paketler sadece pazarlama, ürün geliştirme ve 40
  41. 41. proje yönetimi gibi düşük seviyede yapılandırılmış ve düzensiz olan işlevler üzerinde yoğunlaşmazlar. ERP’nin temel teknik özellikleri ise şunlardır: • Tüm uygulama alanlarında birbiriyle tutarlı grafik arayüzleri. • Uygulama, veri tabanı ve sunum olmak üzere üç katmandan oluşan bir istemci sunucu mimarisi. • İşletim sistemi ve donanımdan bağımsızdır, ERP paketleri Solaris, Windows NT ya da Linux gibi farklı sistemler üzerine kurulabilir. • Yönetimin karmaşık olması sadece ERP’nin özelliği olmamakla birlikte, bu sistemler kadar kritik öneme haiz sistem sayısı azdır. ERP’nin sayılan bu ortak özellikleri Şekil 1.16’da verilen kavramsal grafikte görülebilir. 41
  42. 42. Şekil 1.16 - ERP Temel Özellikleri - Kavramsal Grafik (Hagman, 2000) 1.9. ERP Uygulamalarının Avantajları: ERP uygulamalarının bir şirket için oldukça fazla avantajları vardır. ERP uygulamalarının bazı sonuçları aşağıda verilmiştir (HARWOOD, 2003); 42
  43. 43. • Bütün ana iş proseslerini entegre eder, • Stratejilere uygun bir işletme yönetimi sağlanır, • Stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı oluşur, • İşletme kaynakları etkin ve verimli kullanılır, • İşletme fabrikaları arasında malzeme, işçilik, makine, teçhizat, bilgi vb. üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımı sağlanır, • Müşteri, dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçi arasında yakın işbirliği ve bilgi iletişim ortamı sağlanır, • Tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma imkânı sağlanır, • Proaktif bir düşünce ile sorunlar önceden görme ve gereken önemleri zamanında alabilme imkânı sağlanır, • Herhangi bir noktada alınacak bir kararın işletmenin bütününe olan etkilerini görme imkânı sağlanır, • İşletmede kullanılan bir metotta yapılan değişikliğin işletmenin global performansına etkisini değerlendirme olanağı sağlanır, • Ara birimlerin gerçekleştirdikleri ve gecikmelere neden olan işlemler yok edilir, • Maliyetleri arttıran işlemler yok edilmeye çalışılır, • Üretim hızı arttırılır, • Lojistik faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik sağlanır, • Müşteriye verilen güven ile ürün fiyatları yükselir, • Yeni iş imkânları aranır, aksi takdirde geri çevrilecek işler kabul edilir, • Servis kalitesi yükseltilir. 1.9. ERP Sistemlerinin Modüler Yapısı: ERP sistemlerinin en önemli özelliklerinden birisi de modüler bir yapıya sahip olması ve kurumların, ihtiyaçlarına göre kendilerine uyan modülleri 43
  44. 44. bünyelerine monte etmeleridir. Modüller birbirlerinden bağımsız kurulabilseler de hepsi birbiriyle bütünleşik bir yapı içinde işlevlerini yerine getirirler. Bir modüldeki veriler diğer bir modül için girdi olarak kullanılabilmektedir. Şekil 1.17 - ERP Sistemlerinin Modüler Yapısı (Yegül,2002) Tek bir veritabanı, aşağıdaki alanlarında dahil olduğu çeşitli yazılım modüllerini bünyesinde barındırabilir (Ersoy, 1998); • Üretim: o Mühendislik işlemleri, o Malzeme listeleme işlemleri, o Çizelgeleme, o Kapasite analizi, o İş akışı yönetimi, o Kalite kontrol, o Maliyet yönetimi, o Üretim işlemleri, o Üretim projeleri, 44
  45. 45. o Üretim akışları. • Tedarik Zinciri Yönetimi: o Envanter yönetimi, o Sipariş girişi, o Satın alma, o Ürün yapılandırması, o Tedarik zinciri planlaması, o Tedarikçi çizelgeleri. • Mali Yönetim: o Genel hesap defteri, o Nakit yönetimi, o Nakit çıkışları, o Nakit girişleri, o Durağan varlıklar. • Proje Yönetimi: o Maliyet hesaplama, o Listeleme işlemleri, o Süre ve harcama analizleri, o Faaliyet yönetimi. • İnsan Kaynakları Yönetimi: o İnsan kaynakları, o Maaş bordroları, o İşletme içi eğitim, o Çalışanların çalışma süresi ve devamlılığı, o Faydalar. • Müşteri İlişkileri Yönetimi: o Satış ve pazarlama, o Komisyonlar, o Hizmetler, 45
  46. 46. o Müşteri sözleşmeleri, o Yardım hattı desteği. • Müşteriler, tedarikçiler ve çalışanlar için kişisel ve genel kullanıcı ara yüzleri Ayrıca ERP sistemleri genel hatları ile aşağıdaki modüllerden oluşur. 1.10.1. Malzeme Yönetimi Modülü Malzeme Yönetimi, tanımlanabilir Tesis-Depo, Malzeme Sınıfları, Malzeme Hareket Tipleri, Stok Tipleri ( Kullanılabilir, Kalite Kontrol, Bloke, Nakil Stok vs.), Birim Sınıfları ve Birimler ile, mal ve kıymet hareketlerinin, firma disiplinine göre uyarlama esnekliğinin yanında, Tesis, Depo, Stok Tipi, Hareket Tipi ve Malzeme Sınıfı seviyelerinde Stok Değerleme ve Parti Takibi yapılabilmesini sağlar. Malzeme yönetimi muhasebe ile tam entegre çalışabilmektedir. Malzeme yönetimi modülünde; • Malzeme ana kayıtları • Ürün ağaçları • İş merkezleri • Rotalar • Malzeme ihtiyaç planlaması • Fatura kontrol • Üretim planlama • Kalite kontrol gibi işlevler incelenebilir. 1.10.2. Stok Yönetimi Modülü 46
  47. 47. Stok yönetimi ve üretim modülü, işletme için satın alınan malzemelerin depolara girmesinden, müşteriye mamul olarak satılmasına kadar olan, stok ile ilgili süreçleri kapsar. Şirketin farklı amaçlarda (ana depo, hurda depo, emanet depo, red depo vb.) depoları ve depolar arası hiyerarşileri olabilir. Her depo da lokasyon, ranza/göz vb. nitelikler bazında birbirinden farklı özelliklere sahip olabilir. Tüm bu tanımlamalar, istenilen esneklikte sistem tarafından yapılabilmektedir. Malzeme ambarında iyi bir sınıflandırma ve yerleştirme metodolojisi gerekirken, bir adım ötesindeki üretim siparişleri ve üretim hatlarında sıkı bir endüstri mühendisliği disiplini gerekmektedir. Ve tüm bunlar aynı sistem üzerinde konuşlandırılmıştır. Siparişlerinizi FIFO (ilk giren, ilk çıkar) ve LIFO (son giren, ilk çıkar) mantığına göre takip edebilir ve siparişlerinizin teslimat durum raporlarına anında ulaşabilirsiniz. Siparişlere göre stok rezerv edebilir ve yeni gelen siparişleri, depo stok rezerv durumlarına göre net mevcutlar üzerinden değerlendirebilirsiniz. Üretim planlamadan gelen hammadde talep bilgilerine anında ulaşabilir ve tedarikçilerinize, satın alma siparişleri verebilirisiniz. 1.10.3. Satın alma Modülü Satın alma modülü, işletmeye departmanlardan ya da malzeme gereksinim planlamasından otomasyona dahil olarak gelen taleplerin saptanıp, satıcı firmaya bildirilmesi, takip edilmesi ve teslim alınması sürecini kapsar. Şirket artık tedarikçi firmalarla direkt ilişkiye geçmiştir. Bu süreç hem şirketin kendi içindeki prosedürleri, hem de tedarikçilerle olan otomasyon ve prosedürlerini ciddi bir şekilde ilgilendirmektedir. ISO’nun (International Standart Organizations) sadece belgeler ve tedarikçinin malzemesini kontrol edebilme yetkisi ile sınırlandırdığı dış ilişkiler, artık çok daha derin boyutlardadır. Firmaya sunulan teklif talepleri, firma tarafından onaylanınca, teklife dönüşmektedir (aradaki zaman farkı firmanın performansını 47
  48. 48. ölçer). Firmayla olan sözleşmeler alternatif firma baskısı ve ölçülebilir sözleşme vadeleriyle daha çok kontrol altına alınmıştır; kotalamaların performansı daha rahat ölçülmektedir. Ancak artık sadece firmanın değil, şirketteki satın alma personelinin de sipariş, teklif talebi, malzeme bazındaki performansı ölçülebilir konuma gelmiştir. Siparişlerinizi FİFO (ilk giren, ilk çıkar) ve LİFO (son giren, ilk çıkar) mantığına göre takip edebilir ve siparişlerinizin teslimat durum raporlarına anında ulaşabilirsiniz. Siparişlere göre stok rezerv edebilir ve yeni gelen siparişleri, depo stok rezerv durumlarına göre net mevcutlar üzerinden değerlendirebilirsiniz. Üretim planlamadan gelen hammadde talep bilgilerine anında ulaşabilir ve tedarikçilerinize, satın alma siparişleri verebilirisiniz. 1.10.4. Satış - Dağıtım Modülü Satış-dağıtım modülü, müşterinin işletmeye olan mamul siparişlerinin alınıp, üretimden sonra teslimine kadar olan süreci kapsar. Satış-dağıtım bilgi sisteminin yapısı, şirketlerin iş alanları, bulundukları coğrafi yayılım, ürün çeşitleri vb. kriterlere göre değişiklik gösterebilirler. Örneğin bir şirket diğerlerinden farklı olarak fason satışa yönelik bir dağıtım kanalı oluşturmuşken, diğeri sadece toptan satış yapabilir. Ya da birisi satışlarını satış bürosu-satış grubu detayında takip etmek isterken, diğeri sadece üretim yeri-bölüm bazında takip etmek isteyebilir. Sistem kullanıcıya, bu tanımlama esnekliğini gösterir. Satış dağıtım modülü ile (Canias ERP, 2006); - Sipariş işlemlerinizi dilediğiniz döviz cinsi ile gerçekleştirebilir, işlem sırasında aynı ekran üzerinde ürünlere ait stok mevcutlarını, renk/ beden ve hareket detaylı görebilir, sipariş, stok ve rezerv durumlarını izleyebilirsiniz. - Asorti, lot, koli ve takım takibi yapabilirsiniz. 48
  49. 49. - Sipariş sırasında, esnek fiyatlandırma sayesinde aktif fiyatın yanı sıra, müşterilere özel belirlenen fiyat ve ıskontoları da kullanabilirsiniz. - Üretime giriş, sevkıyat, teslim ve iptal tarihlerini takip edebilirsiniz. - Avans, onay ve ödeme planı takipleri yapabilir, sipariş üzerine notlar alabilirsiniz. - Dilerseniz barkotlu işlem yapabilir ve manüel işlemlerden kaynaklanan yanlışlıklardan kurtulabilirsiniz. 1.10.5. Finansman Muhasebesi Finansal bilginin kurum dahilinde kontrolü ve entegrasyonu stratejik karar süreci için önemlidir. ERP finansman muhasebesi çok uluslu firmaların, dillerin, kurların, finansal tabloların uluslararası çerçevesi içinde finansal verileri merkezi takip yeteneğine sahiptir. Örneğin hammaddeler envanterden imalat aşamasına gönderdiği zaman sistem, miktar değerlerini envanterde sınırlandırır ve aynı anda bütçedeki envanter hesaplamaları için dolar değerini azaltır. Finansman muhasebe bölümü uluslararası muhasebe standartları ile genelde uyumludur. Ayrıca birçok ülkenin yerel kanuni uygulamalarını yerine getirir. 1.10.6. Genel Muhasebe ERP Genel Muhasebesi finansman muhasebesinde ve stratejik karar alma sürecinde önemlidir. ERP Lojistik ve diğer muhasebe sistemleri ile aktif entegrasyon ile finans veri havuzu oluşturarak raporlamaya yardımcı olur. Genel Muhasebe, muhasebe sisteminin istediği ve gerekli olan bütün işlevleri destekler. Bunlara firma veya firmalar grubu bazında hesapların grafikleştirilmesi, alt muhasebe sistemlerindeki değişiklikleri aynı anda güncelleme gibi işlemler dahildir. Genel muhasebenin gelişmiş şekli olarak Özel Amaç sistemi diğer bölümlerde tanımlı kullanıcılara detay seviyesinde özel bilgi sağlar. Girilmiş veriminin 49
  50. 50. kombinasyonlarını yaratarak veri özetlerini planlama, dağıtım, raporlamada kullanacak şekilde genelleştirilebilir. 1.10.7. Alacak ve Borç Hesabı ERP Alacak ve Borç Hesabı, alt muhasebe fonksiyonlarında global iş ortakları ilişkileriyle ilgili finansal değerlendirmeler sunar. Bu alt muhasebeler Genel Muhasebe, Satış. Dağıtım ve Malzeme Yönetimi gibi finansal verilerin oluştuğu birimlerle bütünleşik haldedir. Alacak ve borç işlemleri ile ilişkili prosesler diğer ERP bölümlerinde yer aldığı otomatik olarak düzenlenir. Bu modül, veri girişinden ödeme ve banka işlemlerine kadar bütün prosedürler için standart iş kurallarını kullanır. Alacak ve Borç fonksiyonları internet entegrasyonu, doküman yönetimi Elektronik Veri Değişimi (EDI) desteğini, nakit yönetim entegrasyonunu esnek raporlama ve satıcı bilgi sistemlerini kullanır. 1.10.8. Sabit Varlık Yönetimi ERP Sabit Varlıklar muhasebesi kurumun sabit varlıklarını yönetir. ERP’ nin genel finansal yapısı içinde gene Muhasebeye sabit varlıklarla ilgili işlemlerin detaylı dökümünü sağlayan bir sistem olarak çalışır. Yerel kanunlara uygun amortisman yöntemleri, sabit varlıkların başlangıçtan elden çıkartılana kadar izlenmesi, amortisman simülasyonları ve faiz hesaplamaları, Proje Yönetimiyle entegrasyon gibi önemli özellikler içerir. Sabit Varlıklar modülü makine, ekipman, kiralanmış teçhizatlar, inşa halinde sabit varlıklar için Tesis Bakım Onarım’a rapor verir. 1.10.9. İnsan Kaynakları 50
  51. 51. Bu sistem tüm personel yönetim görevlerini kapsayan, proseslerin basitleşmesine ve hızlanmasına yardımcı olan entegre uygulamaları kullanarak kurumun insan kaynaklarını planlamak ve yönetmek için çözümler sunar. Kariyer planlaması İnsan Kaynakları’nın en önemli özelliklerinden birisidir. Son yıllarda özellikle kurumlaşma sürecini tamamlamış olan büyük grup şirketlerinde kariyer planlaması önemli ölçüde kullanılır olmuştur. İşe alınan bir kişinin önüne bir kariyer planı konulmaktadır. Böylece çalışan kendisini nasıl bir süreç beklediğini önceden kişisel motivasyonunu sağlamaktadır. Kısımları şunlardır: - Personel Yönetimi, - İnsan Kaynakları ana verileri, - Personel İdaresi, - Bilgi Sistemleri, - İşe yerleştirme, - Dış kaynak kullanımı, - Seyahat yönetimi, - Yan ödemeler yönetimi, - Tazminat yönetimi, - Organizasyon Yönetimi , - Organizasyon yapısı, - Kariyer ve başarı planlaması, - Zaman Planlaması, - Bordro Hesaplamalarıdır. 1.11. Bir ERP Projesi Ne Kadar Sürer?: 51
  52. 52. Toplam süre, ERP projenizin kapsamına, şirketinizin büyüklüğüne ve bugünkü iş yapma pratiklerine göre değişse de kısa değildir. ERP sisteminin kuruluşu için konuşulan süreler 1ay ile 3 yıl arasında değişebilir. Örneğin küçük bir firmada belirli bir kısımda çalışacak bir uygulama olabilir veya firma sadece finansal modülleri kullanıyor olabilir (bu durumda ERP yazılımı pahalı bir muhasebe programından başka bir şey değildir) veya uygulayan firma o kadar mükemmel bir iş düzenine sahiptir ki zaten ERP kullanmaya bile ihtiyacı yoktur. ERP uygulaması ile beraber iş yapma şekliniz de değişecektir ve değişim kolay değildir; bu nedenle proje uzun sürebilir. Önemli olan ne kadar süreceği değildir, çünkü ERP uygulaması firmanızın iyileştirme çalışmalarının bir parçası olmalıdır, iyileştirme çalışmaları hiç bitmez. Asıl önemlisi bu çalışmayı niçin yaptığınızı iyi anlamanız, hedefe odaklanmanız ve işinizi geliştirmenizdir. 1.12. ERP Projeleri Nasıl Hayata Geçirilir ?: Bunun için en çok kullanılan 3 yol vardır. Big Bang Yaklaşımı: Bu yaklaşımda gereken ön hazırlıktan sonra sistem bir anda değiştirilir. Bu yaklaşımın riski herkesin bir anda yepyeni bir yazılım ve iş yapma biçimi ile karşı karşıya kalmasıdır. Firmanın çapı büyük veya hedeflenen entegrasyon çok geniş ise pek önerilmez. Kademeli Geçiş: Bu yaklaşım çok sayıda işletmeye sahip olan bir grubun tek bir biriminde veya sınırlı bir uygulama alanından başlamak olarak değerlendirilmelidir. Çok sayıda tesis veya işletmesi olan bir grup en istekli ve hazır 52
  53. 53. birimle çalışmaya başlayabilir. Olabilecek herhangi bir aksilik merkez sistemi çok fazla etkilemeyeceği için fazla riski yoktur; ancak toplam geçiş süreci çok uzayabilir. Bu yöntemin diğer bir uygulanış şekli ise bir şirketin belirli bir noktasından başlamaktır. Bu yöntemde amaç yazılımı hızla devreye almaktır. Uygulama başladıktan sonra ise geliştirme ve iyileştirme devam edebilir. Bu yöntemin problemi ise resmin tamamı görülmeden çalışmaya başlamaktır. Yeni Sistem Kurulumu: Kurulu olan bilgisayar sistemi firmanın tüm alanlarını kapsamıyor veya zaten çok yetersiz ise yeni sistem. yaklaşımı kolaylıkla uygulanabilir. Prensip olarak satın alınan yazılımın sınırları zorlanmadan uygulama başlar ve uzun bir süre devam eder. Firma uygulama tecrübesini arttırdıkça uygulamasını detaylandırır. 1.13. ERP’nin Bir Şirket Performansına Etkisi: Buradaki anahtar nokta entegrasyon ve onun sağladığı imkanlardır. Örneğin sipariş girişi esnasında depo mevcudu üretilmekte olanlar - müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde, satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem daha kaliteli olacaktır. Bunun yanında çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kağıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir. 53
  54. 54. Bölümler arası bilgi akışının hızlanması ile firmanın genel çalışma hızı artar, gün ve dönem içindeki rapor ve analiz imkanları zenginleşir. Şekil 1.18 - ERP Yazılımı – Ekip Entegrasyonu sağlamak söylendiği kadar kolay gerçekleşmez. Sistem içinde yer alan herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi aktarması gerekir. ERP sisteminin en iyi yanlarından biri oluşan aksiliğin anında herkes tarafından görünebilmesidir, bu sayede hatanın fazla zaman geçmeden düzeltilmesi sağlanmış olur. 1.14. İşletmeleri ERP’ ye Götüren Zorluklar: İşletmeleri ERP ye götüren zorlukları şöyle sıralayabiliriz (SAP, CANIAS ERP eğitim notları) ; 1. Tedarik zincirinin tamamında toplam maliyetlerin düşürülmesi, 2. Üretim süresinin kısaltılması, 3. Stokların minimuma indirilmesi, 4. Ürün çeşitliliğinin artırılması, 5. Ürün kalitesinin yükseltilmesi, 54
  55. 55. 6. Daha etkin teslimat sürelerinin elde edilmesi, 7. Müşteriye daha fazla hizmetin sağlanması, 8. Küresel arz, talep ve üretimin daha verimli koordinasyonudur. 1.15. ERP Sisteminin Maliyeti: Genelde ERP, kurumda iş yapısının değişmesine neden olacağından, başlangıçta ERP için belirlenmiş bütçe sınırları da aşılmış olur. Bu yüzden ideal şartlarda uygulanan ERP oldukça pahalıya mal olmaktadır. Yalnızca yazılım yüzbin dolardan, milyon dolara kadar değişen maliyet getirmektedir. ERP seçiminin karmaşıklığını bilen pek çok kuruluşun, bu seçim için danışman firma seçmesi maliyetin daha da artmasına neden olur. ERP sistemi, bilgisayar donanımı, yazılımı ve bunları kullanmak üzere oluşan kullanıcı personel ile yürütülmektedir. ERP sistemine geçişte işletmelerin mevcut bilgi-işlem altyapıları genelde yetersiz kalır. İşletme personelinin eğitimi yeterli düzeyde ise işletmeye özgü bir yazılım yazılabileceği gibi, dışardan da hazır yazılımlar satın alınabilir. İşletmeye uygun bir yazılımın sağlanması ERP sistemi uygulamasının başlıca maliyetlerindendir. Sistemin kuruluş aşamasında işletme çalışanlarının eğitimi ve gerekli verilerin hazırlanması da maliyetleri oluşturan kalemler arasında yerini almaktadır. Sonuç olarak ERP sistemi maliyetleri 4 ana kısımda toplanabilir. Bunlar ; 1. Donanım Maliyeti, 2. Yazılım Maliyeti, 55
  56. 56. 3. Eğitim ve Danışmanlık Maliyeti, 4. Veri Oluşturma Maliyeti ( Ana Üretim Programı verileri, Ürün Ağaçları verileri, Stok verileri, Maliyet verileri....vb.)dir. Bunların dışında, ERP’ ye geçiş sürecinde oluşabilecek aksaklıkların maliyetleri de bu kalemler arasında sayılabilir. ERP, yazılım programlarının maliyeti çok yüksektir ve bu maliyete rağmen başarı ile sistemi uygulayabilen işletme sayısı çok azdır. Bununda nedeni işletmelerin kendi sistemlerini yeterince analiz etmeden sisteme geçmeye karar vermeleridir. Seçilen bir yazılımın işletme kültürüne uyum sağlaması gerekmektedir aksi halde başarılı bir uygulama yapılamaz. Bu da ERP’ nin görünmeyen maliyetidir. 1.16. ERP Yazılımı Seçim Kriterleri: Bir kurumsal sistem olan ERP'nin satın alınması, kurum içinde bir ERP projesi açılması eskiden de zor bir işti, fakat artık iyice zorlaşmıştır. 1990'ların ortalarına kadar, bir kurum içindeki temel iş fonksiyonları olan, finans, insan kaynakları, üretim, satış ve dağıtım gibi işlevleri tümleştirerek, kurum içindeki temel bazı gereksinimleri sağlayan ERP sistemleri, günümüzde, yukarıda belirtilen işlevlerin yanına gelen e-ticaret, portal'ler, CRM (Customer Relationship Management) Müşteri İlişkileri Yönetimi, BI (Business Intelligence) İşletme Zekası, Web temelli kendi kendine hizmet, Internet tabanlı satın alma, APS ( Advanced Planning & Scheduling)İleri Planlama ve Çizelgeleme gibi yeni uygulamalarla daha da genişlemiştir (GÜNER vd. , 2002). 56
  57. 57. Bir işletme ERP uygulamasına geçmeden önce aşağıdaki sorulara cevap bulmalıdır: • ERP işletmeye ne getirecek, hangi sorunlarını nasıl çözecektir? Ne gibi yarar ve avantajlar sağlayacaktır? • Toplam maliyeti, bu yarar ve avantajlara karşı makul ve kabul edilebilir olacak mıdır? Ne kadar sürede, nasıl kendini amorti edecektir? • Fiziki ve bilgi sistemleri olarak işletmedeki alt yapı ERP’ e hazır mıdır? • ERP sistemini kullanabilecek yeterli miktarda eğitimli insan işletmede mevcut mu? • ERP sisteminin getireceği yeni bir çalışma kültürü işletmeyi ne derece de etkileyecek? (GÜNER vd. , 2002). Bu sorulara verilen yanıtlar sonucunda eğer işletme, ERP yatırımını gerekli görüyor ise yazılım seçim aşamasına geçebilir. Bu aşama işletmeler açısından çok önemlidir. Çünkü çok pahalı bir yatırım olan ERP’ den fayda sağlayabilmek işletmenin ihtiyaçlarına cevap veren, işletme yapısına ve kültürüne uygun ayrıca işletmedeki değişikliklere uyum sağlayabilen bir paket programın seçilmesine bağlıdır. ERP yazılımı seçim kriterlerini 6 adet ana kriterde özetlenebilir. 1. İhtiyaca Uygunluk – Fonksiyonalite, 2. Organizasyona Uygunluk – Tasarım, 3. Dokümantasyon ve Destek, 4. Teknik Kriterler, 5. Güvenilirlik – Kanıtlanmışlık, 6. Metodoloji ve Danışmanlık, 57
  58. 58. 1.16.1. İhtiyaca Uygunluk – Fonksiyonalite Şirketlerin, seçim sürecine girmeden önce olabildiğince detaylı bir ihtiyaç analizi yapmaları veya yaptırmaları gereklidir. Bu analiz sırasında dikkat edilmesi gereken konular şunlardır: Sektörel Çözüm Yaklaşımı: Yazılımın ve arkasındaki şirket bilinirliğinin işletmeye özel bir yaklaşımı olup olmadığı araştırılmalıdır. Fonksiyonalite Yeterliliği: Yazılımın, işletmenin iş ihtiyaçlarını karşılayacak fonksiyonlarının olup olmadığı incelenmelidir. Sürekli Gelişim: Son derece somut olarak gelecek 3 ay içinde hangi versiyonun, hangi yeniliklerle geleceği belirtilmelidir. Bu konuda ana şirketin resmi duyuruları talep edilmeli, şayet gelecek fonksiyonalite seçim kararında belirleyici ise, kontratta yazılı olarak ifade edilmelidir. Ek Fonksiyonalite: Yazılımın, işletmenin ihtiyaç duyduğu veya gelecekteki gerekli olabilecek standart ERP sistemi içinde olmayan ek çözümler (sonlu kapasite planlama, tedarik zinciri, muhtelif özelliklerdeki ürün konfigüratörleri, karar destek sistemleri, hazır barcode interfaceileri vb.) sistemle entegre çalışır şekilde olup olmadığı araştırılmalıdır. Kendi İçinde Entegre mi? : İhtiyaç duyulan modüller arasında tam bir entegrasyon var mı? Örneğin proses tarzıyla imalat yapan fabrikaların çoğunda imalatın belirli bir bölümünün discrete tarzıyla yürütülmesi gerekir. Yazılımın process modülü ile discrete üretim fonksiyonalitesi arasında tam bir entegrasyon olup olmadığı test edilmelidir. 1.16.2. Organizasyona Uygunluk - Tasarım 58
  59. 59. Yazılım tasarımının şirketin insan kaynakları ve organizasyon yapısına uyumlu olup olmadığı incelenmelidir. Hiyerarşik düzen içinde 5000 kullanıcının gerektirdiği iş bölümüne göre tasarlanarak işi dağıtma esasına göre yapılandırılmış, dağıtık aktivitelerdeki adım sayısını azaltma özelliği bulunmayan yazılım 50 kullanıcıyla pratik olarak çalıştırılamaz. Bu açıdan irdelenmesi gereken konular şunlardır; Mevcut İnsan Kaynaklarına Uygulanabilir mi? : Bazı yazılımları uygulayabilmek için işletmenin kalabalık uzman kadrosunun tam zamanlı olarak uzun bir zaman projede çalışması gerekir. Bu bakımdan ERP yazılımlarının, bitmiş proje referanslarındaki uygulama sürelerini ve çalışan kadroları incelenmelidir. Mevcut Organizasyonel Yapı İçinde Çalışılabilir mi? : Yazılım, işletme için mevcut organizasyonel yapısı ve insan kaynaklarıyla, işleri güçleştirmek yerine kolaylaştırarak çalışma yapılabilir mi? Yazılım kullanılarak yürütülen günlük işlerin çok sayıda adımlarla mı, yoksa bütünleştirilmiş az sayıda adımlarla mı yürütüleceğine dikkat edilmelidir. İşletme personelinin, işlerini yerine getirirken harcayacağı zaman hesaplanmalıdır. Yazılımda Fonksiyonalite Derinliği Var mı? : Yazılımın fonksiyonalitesi yatay olarak mı tasarlanmış, yoksa basitten karmaşığa doğru bir derinlik yaratılmış araştırılmalıdır. 1.16.3. Dokümantasyon Ve Destek İyi ve Yeterli Dokümante Edilmiş mi? : Hem soft hem de basılı olarak tüm fonksiyonaliteye ait yeni doküman mevcut mu? Dokümanlarda işletmenin istediği konu kolayca bulunabiliyor mu? Dili anlaşılır mı? Yeterince örnek var mı? Eğitim dokümanları yeterli ve doğru versiyon için mi? İncelenmelidir? Her Versiyon için Dokümante Edilmiş mi? : Yazılım firmaları ortalama 3 – 4 ayda bir yeni versiyon çıkartırlar. Her gelen versiyon ile aynı yeni versiyona ait 3 – 59
  60. 60. 5 sayfalık broşür değil full dokümantasyon geliyor mu? Son iki versiyona ait dokümanların varlığı kontrol edilmelidir. WEB Üzerinde Birden Fazla Versiyon İçin Full Dokümantasyon Var mı?: İnternet üzerinden her türlü dokümana ulaşma imkânı sunuluyor mu? Denenmelidir. WEB Üzerinde Etkin Know-Ledgebase, Search, Support İmkânları Var mı? : Problemler ve çözümleri internetten taranılabiliyor mu? Belirli programlara ait problemlerin yanı sıra işletmenin karşılaşabileceği değişik işleri yazılım kullanılarak nasıl yapılabileceği hakkında bilgiler sunuluyor mu? Denenmelidir. Gerçek Global Destek Var mı? : ERP sağlayıcılar sunumlarında Dünya’nın muhtelif noktalarındaki destek merkezlerinden söz ederler. İşletmenin en az iki merkeze ulaşılarak destek alınabilirliği test edilmelidir. Etkin Destek Var mı ? : Bildirilen problemler tatmin edici bir şekilde ne kadar sürede çözülüyor? İşletmenin seçeceği 1 – 2 müşteriden problem bildirme ve çözüm tarihçesi talep edilmelidir. 1.16.4. Teknik Kriterler Bu kriterler, seçim sürecinde en az akla gelen fakat en önemli kriterledir. Bunlar; Veritabanı Yapısı Anlaşılır ve Açık mı? : Yazılımın görünmeyen tarafındaki veritabanı hayal edilemeyecek kadar kritiktir. Hakim olunamayan veri tabanı ortamında bilgi transferi bile yapılamaz. Veritabanı Dokümante Edilmiş mi? : Veritabanındaki tüm tablolar, ilişkiler, indeksler, sahalar dokümante edilmiş mi? Hangi bilginin hangi tabloda olduğu, 60
  61. 61. bilgilerin özellikleri ve formdaki “ label “ ları ile birlikte kolayca görülebiliyor mu? Dokümanlarda bir önceki versiyon ile yeni sürüm arasındaki farklar belirtilmiş mi ? Bugünün Teknolojisine Uygun ve Standart Programlama Araçları Kullanılıyor mu? : Her projede mutlaka az ya da çok bir takım özelleştirmeler ve modifikasyonlar yapmak gerekir. Yazılımın programlama araçlarının standartlığı ve teknolojisi son derece önemlidir. Kaynak Koda Dokunmadan Yeni Rapor Hazırlanıyor mu ? : Yazılım, kaynak koda dokunmadan kolayca birden fazla tablodan ilişkiler yaratarak yeni raporlar alınabilmesini standart bir özellik olarak sağlıyor mu ? Yeni raporlara mutlaka ihtiyaç olunacağından bu özelliğin gösterilmesi talep edilmelidir. Kaynak Koda Dokunmadan Yeni Bilgi Görüntüleme Programları Yaratılabiliyor mu? : Her projede yazılımın standart bilgi görüntüleme programları dışında ek programlara ihtiyaç vardır. Bunlara genellikle, özetlenmiş, birden çok tablodan bilgi olarak günlük çalışmayı daha pratik hale getirmek için ihtiyaç duyurulur. Kaynak koda dokunmadan çok kısa sürede bu tür programlar yaratılıp, kullanıcıların hizmetine verilip verilemeyeceği test edilmelidir. Veri Aktarım İmkânları Yeterli mi? : Başlıca sistemlerden bilgi aktarım esnasında sistemin veri kontrolü yapacağı şekilde mantıksal bir bütünlük içinde veri aktarım imkânları var mı? Her türlü bilgi için bu kolaylıkla iletişim sağlanabiliyor mu? Bu belirtilen sorular araştırılmalıdır çünkü sadece tablodan tabloya veri aktarım imkânı ERP sisteminin bütünü için yeterli değildir. 1.16.5. Güvenirlilik Ve Kanıtlanmışlık: Her yazılımda bir takım hataların ( bug ) olması doğaldır. Ancak seçilecek olan sistem içinde bu hataların sayısı 10’dan fazla mı? Yoksa 100’lere mi varıyor? Araştırılmalıdır. Ayrıca hataların düzeltmek için gönderilen yeni uygulamalarda yeni hatayla mı karşılaşılacak incelenmelidir. 61
  62. 62. Proje esnasında ortaya çıkan her hata için bazen günlerce hatta haftalarca çözüm bekleneceği unutulmamalıdır. Bu konu ile ilgili karşılaşılabilecek sorunlar referanslardan tüm açıklığı ile öğrenmenin bir yolu bulunmalıdır. Projesi bitmiş ya da sona çok yaklaşmış referanslardan araştırılmalıdır. Ayrıca sisteme tam anlamıyla geçmeden önce üste para verilerek prototip test edici ve bug bulucu sistemlerden yaralanılmalıdır. 1.16.6. Metodoloji Ve Danışmanlık: Projede uygulanacak metodoloji çok iyi irdelenmelidir. Metodoloji, her adımda neyin nasıl yapılacağını göstermelidir. Bugün bazı metodolojilerin proje yürütmek için değil, satış öncesi sunuş için olduğu bilinmektedir. Bunun için yapılması gereken araştırmalar şunlardır; Katma Değer Yaratmayan Aktivitelerden Arınmış mı?: Metodolojide sunulan her adım teker teker incelenmeli, nasıl, ne kadar zamanda ve ne gibi kaynaklarla yürütüleceği, sonucunun ne olacağı sorgulanmalıdır. Sonuca Yönelik mi? : Her adımın, projenin başarısına nasıl bir katkıda bulunacağı incelenmelidir. Nasıl Yapılacağının Tarifi Var mı? : Ne yapılacağını söylemek kolaydır. Nasıl yapılacağı da belirtilmiş mi? araştırılmalıdır. Başarısı ve Hızı Kanıtlanmış mı? : Aynı metodoloji, başka projelerde uygulanmış, hızı ve başarısı kanıtlanmış mı? Referanslardan bizzat detaylı olarak incelenmelidir. 62
  63. 63. İş ihtiyaçları Önde Tutuluyor mu? : Metodolojinin değişimi gerçekleştiren bir yaklaşımı var mı? Bu konudaki gerçekler, pazarlama materyallerinden ayırt edilmelidir. Danışmalık Kalitesi Yeterli mi? : Danışmanlık verecek kişilerle tanışılmalıdır. Endüstri ve sektör tecrübeleri ve ürün bilgileri test edilmeli, çalıştıkları başka projelerden referans alınmalıdır. Ayrıca verilen sözler kontrat ile garanti altına alınmalıdır. Yukarıda bahsedilenlerin yanında seçilecek olan yazılımın yerli muhasebe mevzuatına uygun olup olmadığı da araştırılmalıdır. Görüldüğü gibi bir yazılıma karar vermek için göz önünde bulundurulması gereken kriterler oldukça fazladır. Seçim kriterleri aslında işletmenin gereksinim analizidir. İşletme, bugünkü ve gelecekteki gereksinimleri doğrultusunda yukarıda sayılan kriterleri azaltabilir veya çoğaltabilir. Kriter sayıları arttıkça seçim zorlaşacaktır. Bu konuda ERP paketinde aranan özelliklere önem derecesi verilir ve alternatif yazılımlar için puan verilerek ağırlıklı toplam puanı hesaplanır. Bunun yanı sıra yazılım maliyetleri de dikkate alınarak seçim kararı verilmeye çalışılır. Ya da karar destek sistemlerinde bir araç olarak kullanılan bir uzman desteği ile daha etkin karar verilmesi sağlanabilir. ERP sisteminin değerlendirilmesi önemli olup, genelde seçim hataları yapılmaktadır. Alternatif ERP sistemlerinin pahalı olması ve uyarlamanın zaman alması nedenleri ile hatalı seçimin maliyetleri yüksektir. 63
  64. 64. Seçim komitesinde bulunanların yeterli birikime sahip olmaması, seçimin uzamasına ve hatalı kararların alınmasına yol açmaktadır. Seçim sürecinde firmanın ihtiyaçlarının analiz edilmesi, firmanın ne istediğini bilen duruma gelmesi uyarlama aşamasında önemli zaman kazancı sağlayacaktır. Yukarıdaki ERP yazılımı seçim kriterlerinden başka Yegül, M. ve Toklu, B. tarafından yapılan Türkiye’de ERP uygulamaları araştırmasına göre, ERP seçim kriterleri önem sırasına göre aşağıda verilmiştir. Sıra Etmen 1 Maliyet 2 Satış sonrası destek 3 Satıcının pazardaki durumu 4 Yazılım konusunda tecrübeli danışman firma ve işgücünün varlığı 5 Yazılımın esnekliği ve adapte edilebilirliği 6 Yeniliklere ve gelişime açık olması 7 İşletim sisteminden bağımsız oluşu 8 Yazılımın süreç iyileştirmeye olan katkısı 9 Uluslar arası destek sağlaması ( para birimi gibi) 10 Türkçe ara yüz 11 Müşteri ve tedarikçilerin ihtiyaçları 12 Kurumsal esnekliğe müsaade etmesi 13 Kurulumun ne kadar süreceği 14 Müşteri memnuniyetini artırmaya yönelik katkısı 15 Web tabanlı uygulama desteği 16 E- ticaret desteği Tablo 1.2. Yazılım seçiminde etmenler (önem sırasına göre) 1.17. ERP’yi Başarılı Kullanamayan Firmaların Başarısızlık Nedenleri: 64

×