1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
1
PENGURUSAN MESYUARAT

2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
2
PENGURUSAN
MESYUARAT
 Merancang pelaksanaan dasar,
program, mendapatkan nasihat,
menyelaras dan menyelesaikan
masalah yg timbul.
 Diadakan dari semasa ke semasa.
Agenda dan jadual mesyuarat perlu
dirancang dengan teliti supaya
mesyuarat dijalankan dengan lancar dan
berkesan.
 Mesyuarat yang baik dan cekap akan
memberi sumbangan yang berkesan
kepada jabatan/organisasi.
 Urusetia akan dilantik bagi membantu
keberkesanan fungsi sesebuah
jawatankuasa.

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
3
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat bersama
Pengerusi jawatankuasa
2. Membuat tempahan bilik mesyuarat
 Tempahan secara bertulis
 Nyatakan nama jawatankuasa,
pengerusi, setiausaha, tarikh,
masa, bilangan pegawai, peralatan
dan minuman ringan

4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
4
3. Menyediakan kertas kerja untuk
perbincangan
 Kertas kerja diterima 15 hari sebelum
mesyuarat
 Tentukan bilangan salinan kertas
kerja
 Keperluan menyediakan ringkasan
eksekutif sekiranya melebihi 15 muka
surat
4. Menghantar surat jemputan mesyuarat
 Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat
 Nyatakan nama jawatankuasa,
tarikh, tempat, masa, agenda, nama
Pengerusi dan jenis pakaian

5. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
5
Agenda Mesyuarat
 Perutusan pengerusi
 Pengesahan minit mesyuarat
yang lepas
 Perkara-perkara berbangkit
 Pembentangan kertas kerja
 Hal-hal lain
 Penutup

6. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
6
5. Memastikan persediaan kemudahan bilik
mesyuarat
 Bilik bersih dan kemas
 Tempat duduk mencukupi
 Kelengkapan peralatan seperti alat
tulis, OHP dan pembesar suara
6. Menentukan kehadiran
 Urusetia perlu menentukan senarai
ahli yang akan hadir
 Senarai ini disediakan 2 hari sebelum
mesyuarat

7. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
7
7. Perbincangan pra mesyuarat
 Berbincang dengan pengerusi tentang
tindakan yang perlu diambil bagi
menyelesaikan masalah
8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang
etika mesyuarat
 Cara-cara beri penghormatan kepada
Pengerusi
 Tepati masa
 Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

8. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
8
TINDAKAN SEMASA
MESYUARAT
Catatan minit mesyuarat
 Senarai kehadiran mesyuarat
 Perkara penting yang dibincang
dalam mesyuarat
 Keputusan yang dibuat
 Tindakan susulan yang perlu diambil

9. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
9
TINDAKAN-TINDAKAN
SELEPAS MESYUARAT
 Penyediaan Minit
 Format Minit Mesyuarat
 Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
 Catatan Perbincangan
 Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan
Keputusan Mesyuarat
 Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
 Menentukan Format Maklumbalas dari
Kementerian / Jabatan
 Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh
Kementerian atau Jabatan
Bertanggungjawab

10. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
10
i) Penyediaan Minit
 Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi
diedarkan kepada ahli mesyuarat
 Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh
mesyuarat
ii) Format Minit Mesyuarat
 Format disusun mengikut susunan
agenda mesyuarat

11. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
11
iii) Susunan Nama Ahli-ahli
Mesyuarat
 Disusun mengikut kekananan
ahli-ahli yang hadir
iv) Catatan Perbincangan
 Direkodkan secara padat, tepat dan
jelas
 Catatan yang dibincangkan diikuti
dengan nota yang menunjukkan
samada tindakan lanjut diperlukan
atau untuk makluman sahaja

12. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
12
v) Pengesanan Maklumbalas
Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat
 Bilangan
 Rujukan minit
 Perkara
 Tarikh hantar
 Kementerian atau jabatan
 Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh
urusetia
 Tarikh maklumbalas diterima – oleh
urusetia
 Tarikh maklumbalas dibentangkan
 Status

13. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
13
vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
 Cabutan keputusan
 Ringkasan dan ulasan urusetia
 Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau
jabatan-jabatan
 Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi
maklumbalas
vii) Menentukan Format Maklumbalas
Dari Kementerian / Jabatan
 Cabutan keputusan
 Kedudukan masakini
 Peringkat pelaksanaan / pencapaian
 Masalah pelaksanaan
 Cadangan penyelesaian masalah

14. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
14
viii) Penyediaan Laporan
Maklumbalas Oleh
Kementerian / Jabatan
Bertanggungjawab
 Keputusan mesyuarat memerlukan
maklumbalas mengenai pelaksanaan
program-program yang melibatkan seluruh
agensi-agensi perkhidmatan awam
 Tanggungjawab penyediaan laporan
maklumbalas hendaklah diberi kepada
agensi yang bertanggungjawab
menyelaras pelaksanaan program

15. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
15
PENUTUP
Menggaris serta menetapkan norma-
norma kerja yang minimum bagi perkara-
perkara penting di dalam pengendalian
mesyuarat sesuatu jawatankuasa
kerajaan.