Nuevosparadisgmasa

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Nuevosparadisgmasa

  1. 1. nuevas tendencias en el tratamiento/gestión de registros electrónicos el “nuevo paradigma” Lección presentada por Facultad de Biblioteconomía y Documentación Universidad de Granada
  2. 2. el impacto tecnológico <ul><li>“ revolución de la información electrónica” </li></ul><ul><ul><li>reducción (anulación) de las distancias espacio-temporales, e incluso, las barreras jerárquicas </li></ul></ul><ul><ul><li>cambios sobre el modo de trabajar, jugar, socializar, organizar, enseñar... </li></ul></ul><ul><li>cambios para los sistemas de archivo/gestión </li></ul><ul><ul><li>nuevas prácticas de comunicación </li></ul></ul><ul><ul><li>nuevas formas documentales </li></ul></ul><ul><ul><li>cambio en la estructura organizativa </li></ul></ul>
  3. 3. cambio en la forma del documento: el documento electrónico <ul><li>fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber) </li></ul><ul><li>no es una entidad física inerte, con la estructura lógica y las relaciones físicas interdependientes </li></ul><ul><li>sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento </li></ul>
  4. 4. modificación de los métodos de trabajo <ul><li>recreación de la organización y sus actividades de un modo tecnológicamente accesible 24 horas al día, desde cualquier lugar y sin barreras jerárquicas (Bearman) </li></ul><ul><li>instantaneidad (Dollar) </li></ul><ul><li>descentralización organizativa  comunicaciones horizontales: “espacio virtual de trabajo común” (Zuboff) </li></ul><ul><li>los ficheros de datos, en sí mismos, dejan de ser estáticos: entorno service-delivery (Kesner) </li></ul>
  5. 5. evolución de las respuestas <ul><li>acercamiento para aprovechar sus posibilidades </li></ul><ul><li>necesidad de hacer frente a los registros electrónicos  adaptación de las prácticas </li></ul><ul><li>modificación radical  nuevas actitudes </li></ul>el “nuevo paradigma” (Bearman, Cook, Cox, Dollar, Hedstrom...)
  6. 6. el “nuevo paradigma” <ul><li>movimiento teórico-práctico hacia la “reinvención de los archivos </li></ul><ul><ul><li>contenido del registro  contexto </li></ul></ul><ul><ul><li>registro en sí mismo  función </li></ul></ul><ul><ul><li>preservación y acceso  intervención en la creación </li></ul></ul><ul><ul><li>el contexto y el entorno funcional </li></ul></ul><ul><ul><li>importancia de la valoración </li></ul></ul><ul><ul><li>no custodia </li></ul></ul>
  7. 7. inadaptación de los principios y prácticas tradicionales <ul><li>principio de procedencia </li></ul><ul><ul><li>los métodos por los que la oficina creadora puede usar los registros no reflejan almacenamiento físico, son establecidos por las funcionalidades software. </li></ul></ul><ul><ul><li>lo que preserva el orden físico son las asociaciones lógicas entre los registros </li></ul></ul><ul><li>selección y valoración </li></ul><ul><ul><li>no tiene sentido hablar de “ master file ”, ni del ciclo de vida </li></ul></ul><ul><ul><li>instantaneidad, multiplicidad y contínua variabilidad </li></ul></ul>
  8. 8. inadaptación de los principios y prácticas tradicionales <ul><li>retención y conservación </li></ul><ul><ul><li>conservación soporte físico  continuidad de uso </li></ul></ul><ul><li>organización y descripción </li></ul><ul><ul><li>física e intelectual: La ordenación física de los documentos electrónicos es de escasa importancia </li></ul></ul><ul><ul><li>descripción contextual </li></ul></ul><ul><li>acceso y uso </li></ul><ul><ul><li>descripción a posteriori: control intelectual colectivo </li></ul></ul><ul><ul><li>sistemas de acceso basados en la oferta </li></ul></ul>es necesaria una respuesta
  9. 9. la estrategia: registros como evidencia <ul><li>los registros son evidencia de transacciones </li></ul><ul><li>los registros son conocidos por sus metadatos </li></ul><ul><li>los metadatos ideales de los registros pueden ser definidos desde la comprensión social del acto de registrar </li></ul><ul><li>cualquier registro sera mejor/peor (mayor/menor riesgo) si tiene completos/incompletos sus metadatos </li></ul><ul><li>el metadato es sobre contenido, contexto y estructura </li></ul>
  10. 10. la estrategia: el “ records continuum ” [Eje de Transaccionalidad] Causa Función Propósito [Eje de responsabilidad] Dominio Organización Competencia [Eje de Gestión de Documentos / Archivo] Archivo Sistema de Gestión de Documentos Registro Información Instrumento Acto [Eje de Evidencia] Memoria Colectiva Memoria Corporativa Evidencia Huella DIMENSIÓN ACONTECIMIENTO DIMENSIÓN DOCUMENTAL DIMENSIÓN RIESGO DIMENSIÓN SOCIAL Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a
  11. 11. la estrategia: asegurar evidencia objetivos <ul><li>crear evidencia </li></ul><ul><ul><li>es posible desarrollar diseños, implementaciones y normas de sistemas que garanticen la creación de evidencia de todas las transacciones </li></ul></ul><ul><li>identificar evidencia </li></ul><ul><ul><li>identificación como selección apriorística de transacciones, no de registros  “historicidad evidencial” </li></ul></ul><ul><ul><li>valoración más importante y funcional no análisis de registros  incorporar la valoración al diseño del sistema (metadatos) </li></ul></ul>
  12. 12. la estrategia: asegurar evidencia objetivos <ul><li>documentar actividad </li></ul><ul><ul><li>“ autodescripción” de las transacciones que representan los registros (objetos informativos encapsulados) </li></ul></ul><ul><li>mantener evidencia </li></ul><ul><ul><li>continuidad de utilización frente a permanencia de objeto físico  asegurar legibilidad e inteligibilidad </li></ul></ul><ul><li>posibilitar uso </li></ul><ul><ul><li>servicios como estructuras de intermediación orientados a la demanda  difusión en red de información registrada </li></ul></ul>
  13. 13. posibles aplicaciones <ul><li>negociaciones jerárquicas (NAC) </li></ul><ul><li>valoración funcional (Holanda) </li></ul><ul><li>autodescripción (Banco Mundial) </li></ul><ul><li>GILS </li></ul><ul><li>custodia y responsabilidad de las agencias (Australian Archives) </li></ul>
  14. 14. posibles aplicaciones: modelos generales <ul><li>norma AS-4390 </li></ul><ul><li>modelo Electronic Work Environment (EWE) </li></ul><ul><li>Pittsbourgh Electronic Records Project </li></ul><ul><ul><li>Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping </li></ul></ul><ul><ul><li>Reference Model for Business Acceptable Communications </li></ul></ul>
  15. 15. conclusiones <ul><li>impacto “revolucionario”: modificación de la forma del documento y de los métodos de trabajo  nueva estrategia </li></ul><ul><li>cuestiones de archivo/gestión incorporadas a las consideraciones previas de diseño de políticas, sistemas y aplicaciones </li></ul><ul><li>contenido de un registro  contexto / registro  función de dicho registro / preservación y acceso  intervención en el proceso de creación </li></ul><ul><li>de esta estrategia pueden surgir modelos eficaces para la gestión de documentos electrónicos </li></ul><ul><li>en todas estas aplicaciones, subyace como estructura lógica para su desarrollo, un modelo metadatos </li></ul>

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