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Nuevosparadisgmasa Nuevosparadisgmasa Presentation Transcript

  • nuevas tendencias en el tratamiento/gestión de registros electrónicos el “nuevo paradigma” Lección presentada por Facultad de Biblioteconomía y Documentación Universidad de Granada
  • el impacto tecnológico
    • “ revolución de la información electrónica”
      • reducción (anulación) de las distancias espacio-temporales, e incluso, las barreras jerárquicas
      • cambios sobre el modo de trabajar, jugar, socializar, organizar, enseñar...
    • cambios para los sistemas de archivo/gestión
      • nuevas prácticas de comunicación
      • nuevas formas documentales
      • cambio en la estructura organizativa
  • cambio en la forma del documento: el documento electrónico
    • fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber)
    • no es una entidad física inerte, con la estructura lógica y las relaciones físicas interdependientes
    • sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento
  • modificación de los métodos de trabajo
    • recreación de la organización y sus actividades de un modo tecnológicamente accesible 24 horas al día, desde cualquier lugar y sin barreras jerárquicas (Bearman)
    • instantaneidad (Dollar)
    • descentralización organizativa  comunicaciones horizontales: “espacio virtual de trabajo común” (Zuboff)
    • los ficheros de datos, en sí mismos, dejan de ser estáticos: entorno service-delivery (Kesner)
  • evolución de las respuestas
    • acercamiento para aprovechar sus posibilidades
    • necesidad de hacer frente a los registros electrónicos  adaptación de las prácticas
    • modificación radical  nuevas actitudes
    el “nuevo paradigma” (Bearman, Cook, Cox, Dollar, Hedstrom...)
  • el “nuevo paradigma”
    • movimiento teórico-práctico hacia la “reinvención de los archivos
      • contenido del registro  contexto
      • registro en sí mismo  función
      • preservación y acceso  intervención en la creación
      • el contexto y el entorno funcional
      • importancia de la valoración
      • no custodia
  • inadaptación de los principios y prácticas tradicionales
    • principio de procedencia
      • los métodos por los que la oficina creadora puede usar los registros no reflejan almacenamiento físico, son establecidos por las funcionalidades software.
      • lo que preserva el orden físico son las asociaciones lógicas entre los registros
    • selección y valoración
      • no tiene sentido hablar de “ master file ”, ni del ciclo de vida
      • instantaneidad, multiplicidad y contínua variabilidad
  • inadaptación de los principios y prácticas tradicionales
    • retención y conservación
      • conservación soporte físico  continuidad de uso
    • organización y descripción
      • física e intelectual: La ordenación física de los documentos electrónicos es de escasa importancia
      • descripción contextual
    • acceso y uso
      • descripción a posteriori: control intelectual colectivo
      • sistemas de acceso basados en la oferta
    es necesaria una respuesta
  • la estrategia: registros como evidencia
    • los registros son evidencia de transacciones
    • los registros son conocidos por sus metadatos
    • los metadatos ideales de los registros pueden ser definidos desde la comprensión social del acto de registrar
    • cualquier registro sera mejor/peor (mayor/menor riesgo) si tiene completos/incompletos sus metadatos
    • el metadato es sobre contenido, contexto y estructura
  • la estrategia: el “ records continuum ” [Eje de Transaccionalidad] Causa Función Propósito [Eje de responsabilidad] Dominio Organización Competencia [Eje de Gestión de Documentos / Archivo] Archivo Sistema de Gestión de Documentos Registro Información Instrumento Acto [Eje de Evidencia] Memoria Colectiva Memoria Corporativa Evidencia Huella DIMENSIÓN ACONTECIMIENTO DIMENSIÓN DOCUMENTAL DIMENSIÓN RIESGO DIMENSIÓN SOCIAL Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a
  • la estrategia: asegurar evidencia objetivos
    • crear evidencia
      • es posible desarrollar diseños, implementaciones y normas de sistemas que garanticen la creación de evidencia de todas las transacciones
    • identificar evidencia
      • identificación como selección apriorística de transacciones, no de registros  “historicidad evidencial”
      • valoración más importante y funcional no análisis de registros  incorporar la valoración al diseño del sistema (metadatos)
  • la estrategia: asegurar evidencia objetivos
    • documentar actividad
      • “ autodescripción” de las transacciones que representan los registros (objetos informativos encapsulados)
    • mantener evidencia
      • continuidad de utilización frente a permanencia de objeto físico  asegurar legibilidad e inteligibilidad
    • posibilitar uso
      • servicios como estructuras de intermediación orientados a la demanda  difusión en red de información registrada
  • posibles aplicaciones
    • negociaciones jerárquicas (NAC)
    • valoración funcional (Holanda)
    • autodescripción (Banco Mundial)
    • GILS
    • custodia y responsabilidad de las agencias (Australian Archives)
  • posibles aplicaciones: modelos generales
    • norma AS-4390
    • modelo Electronic Work Environment (EWE)
    • Pittsbourgh Electronic Records Project
      • Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping
      • Reference Model for Business Acceptable Communications
  • conclusiones
    • impacto “revolucionario”: modificación de la forma del documento y de los métodos de trabajo  nueva estrategia
    • cuestiones de archivo/gestión incorporadas a las consideraciones previas de diseño de políticas, sistemas y aplicaciones
    • contenido de un registro  contexto / registro  función de dicho registro / preservación y acceso  intervención en el proceso de creación
    • de esta estrategia pueden surgir modelos eficaces para la gestión de documentos electrónicos
    • en todas estas aplicaciones, subyace como estructura lógica para su desarrollo, un modelo metadatos