Archivos del oriente P.S.A

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sistema de Gestión de la Calidad

PROYECTO FINAL
(Empresa Simulada)

EDWIN ALEXANDER LEÓN GONZALEZ
RUBEN DARIO CLAVIJO GUTIERREZ

CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL

Febrero de 2010

Regional Cundinamarca Fecha:
Centro Agroecológico y Empresarial
Sistema de
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Gestión de la
Calidad

Introducción

Hoy en día, la información -tanto interna como externa- constituye uno de los recursos
indispensables en toda organización que pretenda no sólo crecer y ser competitiva en
el medio, sino mantenerse viva. Llevar adelante una adecuada gestión de la
información es fundamental para la organización, si entendemos que este recurso bien
organizado y procesado constituye el alimento que hace funcionar los engranajes del
sistema organizacional en cuestión.

Esta situación abre un nuevo panorama para los profesionales de la información que,
ubicados generalmente en bibliotecas y centros de documentación de escasa
visibilidad dentro de la propia organización, son vistos ahora como los profesionales
indicados para organizar el cúmulo de documentos e información que genera una
organización en el ejercicio de sus actividades. La empresa Archivos del oriente S.A
es una empresa dedicada a prestar servicios relacionados con la archivística y sus
funciones, basándose en diferentes falencias en este campo por parte de las
empresas.

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Gestión de la
Calidad

Objetivos
1.1 General:
• Cumplir a cabalidad con la falencia archivística que tienen las diferentes empresas en la
región.

1.2 Específicos:

• Familiarizarse con los principios fundamentales de la archivística.

• Desarrollar habilidades y destrezas en el manejo de técnicas archivísticas y su
administración.

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Gestión de la
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2 .ARCHIVOS DEL ORIENTE S.A

2.1 Sector: servicios y comercio

2.2 Logotipo:

ARCHIVADORES DEL ORIENTE S.A

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Gestión de la
Calidad

2.3 ESTRUCTURA ORGANICA

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Gestión de la
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2.4 DESCRIPCION GENERICA DE LA EMPRESA

2.4.1 Objetivo

• Ofrecer un servicio de buena calidad a entidades públicas o privadas que
no cuenten con los recursos necesarios para la organización y control de
un archivo.

• Conocer las diferentes problemáticas que tienen las empresas en
cuanto al manejo de documentos de archivo.

2.4.2 Misión

Somos una empresa de servicios, que trabaja de manera permanente por el
bien de las empresas usuarias y demás asociaciones, atreves de la
prestación de servicios de archivo de excelente calidad fomentando el
empleo en nuestro país.

Satisfacemos las necesidades de nuestros clientes en cuanto a funciones
archivísticas se refiere, (P.S.A) tomando en cuenta el trabajo honesto y la
responsabilidad social.

2.4.3 Visión

Ser una empresa que se desarrolle de forma confiable, segura, cómoda,
flexible y rentable, de tal forma que sea una de las mejores empresas
prestadoras de servicios de archivo a nivel nacional, de acuerdo a las
exigencias del mercado, las nuevas tecnologías y la normatividad vigente
ley 594 de 2000 (ley general del archivo). Además ser cada día mejor y no
solo ser una empresa en particular, sino también una fuente de empleo.

2.4.4 Valores y Principios:

TRANSPARENCIA:
Es hacer visible la gestión de la entidad a través de la relación directa entre sus

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Calidad

públicos que atiende. Involucra de por sí la honestidad, manejo de personas, recursos,
materiales e información.

MORALIDAD:
Es actuar bajo las orientaciones de las normas constitucionales y legales vigentes, las
del direccionamiento estratégico corporativo y las propias de la empresa.

IGUALDAD:
Garantizar a todos los actores un tratamiento equitativo por parte de la empresa en
todas sus actuaciones sin discriminación alguna.

IMPARCIALIDAD:
Se refleja en las actuaciones de la empresa y sus funcionarios en asuntos bajo su
responsabilidad para que sus clientes tengan un tratamiento objetivo e independiente

APRENDIZAJE CONTINUO:
Es la capacidad de adquirir y transferir conocimiento por medio del estudio, ejercicio o
experiencia y poderla materializar en la empresa.

INNOVACIÓN AL CLIENTE:
Reconocer los clientes como nuestros principales actores de la empresa,
comprometidos con su satisfacción, desarrollando conjuntamente los productos o
servicios.

Se materializa con:

 El nivel de percepción del cliente interno.
 Encuesta de satisfacción cliente externo.

RESPONSABILIDAD:
Es la capacidad de cumplir los compromisos adquiridos con la comunidad y los grupos
de interés.

Se materializa con:

 Cumplimiento de objetivos corporativos.
 Cumplimiento de objetivos del plan estratégico del proceso.
 Cumplimiento de las normas constitucionales.

AUTONOMÍA:
Es la capacidad de tomar decisiones en cada proceso de acuerdo con el plan

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Gestión de la
Calidad

estratégico del mismo.

EFICIENCIA:
Es la capacidad de obtener la máxima productividad de los recursos que le han sido
asignados y confiados para el logro de los propósitos. Su cumplimiento garantiza la
combinación y uso de los recursos, en procura de la generación de valor y la utilidad
de los bienes y servicios entregados a la comunidad.

2.5 DESCRIPCION DE PUESTO DE TRABAJO

Perfil del jefe de archivo

DESCRIPCION DE PUESTO DE TRABAJO

DENOMINACION : JEFE DE ARCHIVO
DEPARTAMENTO: ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

FUNCIONES PRINCIPALES A DESARROLLAR
Administrar la documentación oficial a través de mecanismos que
garanticen el manejo
expedito y controlado de la correspondencia tanto su entrada
como su salida, para mantener actualizado el archivo.

Supervisar que los documentos que ingresen al área de archivo se
contesten y turnen de
manera inmediata a través de los trámites que les correspondan con
la debida discreción y eficiencia, para asegurar su cumplimiento.

Dirigir una organización del archivo que permita conservar
permanentemente localizables
los documentos gestionados, a través del orden lógico de los
antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta.

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Gestión de la
Calidad

REQUISITOS

MINIMO 6 MESES DE EXPERIENCIA EN SECTOR PUBLICO
ACTUALIZACIONES ACADEMICAS
SER MAYOR DE EDAD

2.6 PROCESO DE CONVOCATORIA, SELECCION Y CONTRATACION

En el proceso laboral se tendrá en cuenta la convocatoria interna, en donde se lograra suplir la
necesidad de la empresa, pero si esta no se cumple, pasaremos a realizar la convocatoria
externe, teniendo en cuenta los medios masivos de comunicación.

La selección de personal será de la siguiente manera:

• Recepción de hojas de vida
• Entrevista grupal
• Pruebas psicotécnicas

Datos del puesto

• Denominación del puesto: Director o Jefe del Archivo

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Calidad

Requisitos mínimos:

• Licenciatura o título equivalente, además de la exigida como requerida para
optar al puesto de trabajo.
• Conocimientos teóricos en gestión documental y archivística, obtenidos
preferentemente en cursos universitarios de especialización (másters y
postgrados).
• Experiencia y práctica en la organización y dirección de sistemas de gestión
documental y archivos de administraciones públicas mínimo de un año.
• Conocimiento y dominio de lenguas extranjeras.
• Experiencia en la planificación y organización de actividades formativas en el
ámbito de la gestión documental y la archivística.
• Experiencia en funciones directivas mínimo un año
• El postulado debe tener como mínimo una actualización reciente de 6 meses en
cuanto a su profesionalización

Funciones básica:

Dirigir, impulsar y coordinar, con los recursos humanos y materiales necesarios, la
creación, desarrollo y mantenimiento del servicio de archivo y del sistema de gestión
de los documentos y de los archivos en la empresa así como aquellas funciones
relacionadas con este ámbito competencial que le sean asignadas.

Funciones especificas:

• Analizar la situación y las necesidades de organización y de gestión de la
documentación de la empresa, de cualquier época y en cualquier soporte físico,
atendiendo a los aspectos de su producción, tramitación y valor (jurídico,
económico e histórico).
• Diseñar el conjunto del sistema archivístico y documental así como regular y
planificar toda la actividad archivística mediante sistemas automatizados de
registro, gestión documental y archivo corporativos.
• Aplicar y desarrollar la normatividad legal vigente (ley 594 de 2000 ley general
de la archivística), como la de la propia empresa con relación a la producción, el
tratamiento, la conservación, la eliminación y el acceso a la documentación.
• Participar y colaborar con los directores de las otras unidades competentes de
la empresa en el diseño y automatización de sistemas, procedimientos, circuitos
administrativos, documentos y formularios.

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Calidad

• Dirigir el Archivo y las unidades en que se estructure.

Exigencias técnicas:

• Conocer la naturaleza de la documentación en general, a fin de posibilitar su
aplicación en una esfera especializada.
• Comprender los aspectos teóricos y prácticos de la materia que nos ocupa.
• Comprender las técnicas archivísticas.
• Incentivar el interés por el estudio, manejo y empleo de las distintas fuentes y
servicios de información documental.
• Elaborar los instrumentos descriptivos más adecuados a la realidad archivística
que se le presente.

Los interesados pueden acercarse a la dirección: CRA 99 # 98 14 en BOGOTA D.C
para poder decepcionar su hoja de vida o comunicarse al 8974523 – 9856321

Logística (proceso de preselección y hojas de vida):

El proceso de preselección se llevara a cabo mediante la recepción de hojas de vida,
en las cuales se evaluara y diagnosticara que personas de las muchas atraídas por la
convocatoria cumplen los requisitos mínimos y tienen el perfil adecuado para ocupar
dicho puesto (jefe de archivo). Posteriormente se citaran aquellas personas para tener
el primer impacto (visual) donde se evaluara presentación personal, actitud y aptitud.
Además se procederá a hacer una entrevista preliminar, donde se pretende conocer
un poco más los candidatos. A continuación se aplicaran unas pruebas sicotécnicas o
psicométricas donde se evaluara el grado de de concentración y agilidad mental de los
aspirantes por último se evaluaran todos estos resultados y se hace una selección de
donde saldrá la el candidato más adecuado para ocupar dicho puesto dentro de la
organización. El proceso se llevara a cabo de la siguiente forma:

Las hojas de vida serán recibidas en la nueva sucursal de la empresa archivos del
oriente S.A ubicada en la CRA 9 # 12-56 en Bogotá D.C.

Los interesados serán atendidos del 05 al 20 de septiembre de 2009 en jornada
continua de las 8:00 AM a 12:00 PM y de 2:00 PM a las 5:00PM para agilizar el
proceso. Los candidatos deben ingresar a la pág. web de la empresa y descargar el
formato de hoja de vida diligenciarlo y presentarse a la respectiva dirección.

Para la respectiva recepción de las hojas de vida se tendrá en cuenta:

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Calidad

• Rango de edad entre 22 – 40
• Actualizaciones académicas y técnicas mínimo de 6 meses.
• Formato de hoja de vida establecido por la entidad.
• Experiencia laboral en el ámbito público mínimo de 1 año.
• Conocimientos en un idioma extranjero preferiblemente el ingles.

Contratación:

Para nuestro proyecto hemos decidido aplicar los dos tipos de contrato (a término
fijo y a término indefinido); esta decisión se tomo teniendo en cuenta los dos
ejemplos anteriormente presentados, y la investigación realizada de las ventajas y
desventajas de cada uno.

Sabiendo que el contrato a término indefinido tiene la desventaja que la empresa no
puede despedir a algún empleado en el momento en que por alguna razón
considera que este no le es conveniente o ya no es necesario, hemos decidido
dejar con contrato a término indefinido al jefe de archivo, ya que hace parte del área
administrativa, y con contrato a termino fijo al auxiliar de archivo, igualmente se
tiene la oportunidad de renovar el contrato al mismo termino o a termino indefinido.
Las obligaciones para los dos son iguales en cuanto al pago de las obligaciones, las
prestaciones, servicios de salud etc.

Capacidad Administrativa:

Las pruebas de organización y método miden la capacidad para hacer una cosa
conforme a un orden previamente establecido, así como la aptitud del individuo para
colocar cada cosa en el lugar que le corresponde, observando las reglas precisas. Por
ello, resultan adecuadas cuando se necesita valorar la idoneidad de un sujeto para
desempeñar tareas administrativas o trabajos de oficina. Pruebas como la de
clasificación y archivo miden la aptitud para ordenar o disponer las cosas por clases y
decidir en qué lugar deben guardarse.

En ocasiones la clasificación se lleva a cabo siguiendo el orden marcado por el
alfabeto. En otros casos los criterios de ordenación se establecen en el propio
enunciado de la pregunta. En todos los ejercicios se dan una serie de datos,

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Calidad

generalmente agrupados en columnas o cuadros, y las preguntas se plantean de
modo que, para resolverlas, hay que establecer un orden distinto al del enunciado.
Es de vital importancia leer atentamente el enunciado para no tener dudas acerca de
lo que se pregunta.

En muchas ocasiones los errores se cometen por desconocer lo que se pregunta.
Las pruebas de organización y método miden la capacidad del individuo para hacer
una cosa conforme a un orden previamente establecido, así como su aptitud para
colocar cada cosa en el lugar que le corresponde.

El objeto de estas pruebas es valorar las aptitudes del sujeto para desempeñar
trabajos propios de oficina. En este tipo de pruebas el factor más importante es la
rapidez o velocidad en la ejecución.

Test de capacidad administrativa:

1- Un mecanógrafo debe transcribir los siguientes números:

ORIGINAL: 27-31-42-1,5-2,7-3.6-11-21-76-4,4-28.

COPIA: 27-13-42-1.5-2,7-3,6-11-21-67-4,4-28.

¿Cuántos errores cometió? :
a)5 b) 10 c)7 d)4

2- Un mecanógrafo debe transcribir los siguientes números:

ORIGINAL: 56-45-26-15-66-22-1,5-32-48-7,9-8,5-9,3.

COPIA: 56-54-26-1,5-66-22-1,5-23-48-7,9-8,5-93.

¿Cuántos errores cometió? :
a)5 b)6 c)4 d)8

CLIENTE SALDO CLIENTE SALDO
Nazzole. A 57.875,25 ptas. Doménech.A 127.350
Sánchez.M 33.858 ptas. Anuyat.M 90.500
Romera.P 126.300 ptas. Villa.A 116.125
Ferris.L 68.425,50 ptas. Matero.J 86.430

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Gasa.E 250.000 ptas Vinas.X 98.150

¿Cuántos clientes, cuyos apellidos estén comprendidos entre las letras P a Z ambas
inclusive, tienen un saldo superior a 95.000 ptas.? :

a) 0 b) 5 c) 3 d) 5

¿Cuántos saldos hay superiores a 75.000 ptas? :
a) 9 b) 7 c) 10 d) 5

¿Cuántos clientes, cuyos apellidos estén comprendidos entre la M y la R ambos
inclusive, tienen un saldo inferior a 65.000 ptas? :

a) 1 b) 2 c) 0 d) 5
1.4.- Indique la frase que presente algún error sintáctico:

a) Esa entrevista y otras fuentes construyeron su autobiografía.
b) Los claveles de ese vergel espiran un fragante olor.
c) El mapa que me regalasteis me ha gustado muchísimo.
d) Un gran abanico hacía flotar la toalla y mis cabellos al viento.

1.5.- Entre la siguiente serie de palabras hay una con una incorrección:

a) Babieca – boato – visera – bizcocho – bullir - vestigio.
b) Convoy – bistec – pillo – borrufalla – exudar - extradición.
c) Potage – fingir – cognación – cinegético – agestarse - girasol.
d) Ornamento – mohíno – hollín – olmo – fehaciente - cohibir.

TEST DE CAPACIDAD ADMINISTRATIVA (Respuestas)
1)
1.- d) 4. 5.- La c).
2.- c) 4. 6.- La d).
3.- 3.1.- c)3. 7.- La c).
3.2.- b) 7. 8.- La b).
3.3.- a) 1.

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4.- La c).
2)
1.- Joaquín Álvarez 987781
2.- Fernando Rodríguez 851788
3.- José Salvatierra 999718
4.- Antonio Sánchez 557719
5.- Víctor Rivero 117191
6.- Ezequiel Cabrera 888759
7.- Benjamín Fournier 918717
8.- Jesús Jódar 779181
9.- Victorina Rivero 117187
10.- Sara Rodríguez 889197
11.- Tatiana Romero 187788
12.- Cristina Salguero 885970
13.- Martirio Sánchez 119780
14.- Victoria Puertas 778798
15.- Teresa Hernández 198899

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