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  • 1. EXPEDIENTEELECTRÓNICOJUDICIALPor: Pablo Moisés Aro Galindo
  • 2. INTRODUCCIÓNLa comunidad jurídica está consciente de los importantescambios y beneficios que la modernidad y la tecnología hantraído para el desarrollo del derecho y las ciencias afines,entre las que cabe destacar, por su trascendencia, la rapidezy eficiencia en el plano de las comunicaciones, el accesomasivo a la información electrónica, la capacidad dealmacenar gran cantidad de información, el internet, lamodernización de los proceso de selección, los documentosdigitales y una amplia gama de transformacionestecnológicas que hacen imprescindible una reingenieríatotal o a fondo y sustancial de los modelos de gestiónexistentes hasta la fecha, en el sistema de administración dejusticia.
  • 3. • EXPEDIENTE ELECTRÓNICO JUDICIAL Para empezar a redactar el presente artículo se debe desglosar…” ¿qué se entiende por expediente?”…, bien, esta es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de los diversos países de habla hispana. En cada país su definición va a variar ligeramente, sin embargo mantiene la misma finalidad en todos los casos, la cual es reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo. Ahora, teniendo en cuenta en que se basa un expediente, podremos entrar al EXPEDIENTE ELECTRÓNICO JUDICIAL tema del cual trata el presente trabajo, ésta es una nueva aplicación en el campo judicial que permitirá gestionar los expedientes tradicionales de manera electrónica, haciendo posible mejorar la eficiencia en los procesos administrativos, además de ello, el uso de la misma permite establecer un nuevo relacionamiento, el cual resultará más cómodo y moderno, en la relación existente entre el ciudadano y los distintos organismos del Estado.
  • 4. • Se puede destacar además de ello que el expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y por lo tanto probatoria que el obsoleto expediente tradicional, la documentación emergente de la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, va a constituir de por sí, documentación auténtica, verídica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido, entonces todo documento electrónico autenticado haciendo uso de la firma digital, se considerará como de la autoría del usuario al que se le haya asignado la respectiva clave privada. En relación a las ventajas que provee el Expediente Electrónico Judicial, encontramos como una de ellas, la que se encuentra frente al soporte papel. Algunas de ellas se traducen directamente del reemplazo del papel, mientras que otras van a derivar de la tramitación electrónica de la documentación en las diversas organizaciones públicas. En cuanto al Expediente Electrónico, este va a posibilitar: - Incrementar la transparencia de las actuaciones de la Administración Pública. - Potenciar el acceso a la información. - Modernizar y mejorar los servicios al ciudadano, obteniendo celeridad de proceso y de respuesta.
  • 5. • EL EXPEDIENTE JUDICIAL, ANTECEDENTES. Primeramente el expediente propiamente dicho según un marco teórico es una herramienta administrativa utilizada en organismos de los diferentes países, así también podemos decir que los expedientes son el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden. Pero La definición de expediente varía incluso según el país. En general, se trata de un instrumento administrativo que recopila la documentación imprescindible que sustenta un acto administrativo. Entonces ahora que ya conocemos el concepto de expediente veamos que es un expediente electrónico, en el ámbito de la Administración de Justicia, se define como el conjunto de información que se genera durante la tramitación de un expediente judicial, tanto la emitida desde la propia oficina judicial como la aportada por las partes durante el desarrollo del proceso o la que se deriva de los informes o aportaciones de peritos y profesionales.
  • 6. • VENTAJAS Porque resulta una ventaja el expediente electrónico?, En el sistema judicial son amplias las fronteras que hay que cubrir como por ejemplo los sistemas de información que se implementan en las oficinas judiciales, permiten que toda la información que se genera ya esté en formato electrónico y se integre de forma natural en el Expediente Judicial Electrónico, así también los documentos aportados por las partes y los profesionales al expediente llegar a las oficinas judiciales, donde se incorporarán al Expediente Judicial Electrónico, tanto si se trata de escritos de trámite como en el caso de documentos que dan origen a un nuevo asunto judicial, es así que se mantiene un mejor orden y conservación de dichos expedientes además de su mejor y más rápida ubicación. Entonces para beneficiarnos de estas ventajas sería necesario que la Administración de Justicia busque y plantee que los litigantes, sus representantes y demás profesionales presenten sus escritos en formato electrónica con las debidas garantías y que los procesos a los que den lugar se tramiten íntegramente en formato electrónico esto para hacer más rápida y ordenada los procesos judiciales pero para conseguirlo sería necesario fomentar diversas métodos y una correcta actualización de los actores judiciales.
  • 7. • ¿GLOBALIZACIÓN JUDICIAL?. Resulta particular que al avance de la Tecnología la necesidad de realizar una correcta asimilación de estos cambios en Justicia, viene marcada por los riesgos inherentes a todo proceso de transformación. Es necesario gestionar la resistencia al cambio, especialmente en aquellos colectivos poco familiarizados con los nuevos procesos y sistemas a poner en marcha. Será necesario un nivel de compromiso suficiente como catalizador del proceso de cambio, y la comunicación de una visión global y compartida de los promotores para vencer las dificultades del impacto organizativo y cultural que supone el hecho de trabajar con nuevos sistemas. Para poder interrelacionar a todos los usuarios de la Administración de Justicia, es imprescindible que se disponga de medios seguros. Es necesario acreditar quién está firmando los documentos, quién está realizando las presentaciones, que lo que figura en el Expediente Judicial Electrónico es lo que se ha presentado, en definitiva quién y en qué condición está accediendo a la Administración de Justicia y es aquí donde la firma digital adquiere todo su protagonismo. Los documentos generados desde los sistemas de información de las oficinas judiciales deberán estar firmados digitalmente por los usuarios con autorización para ello, siendo estos inicialmente los secretarios, fiscales, jueces y magistrados. Asimismo las presentaciones que se realizan en el juzgado deberán tener la validez que en cada momento sea necesario. Los documentos presentados en las sedes judiciales deben llevar una firma digital mediante una entidad certificadora que a modo de sello de entrada, certifique que ese es el documento que se ha presentado. Según lo antes mencionado La existencia del Expediente Judicial Electrónico facilita la itineración de los mismos no sólo dentro de la nueva organización entre las unidades procesales de apoyo directo y los servicios comunes, sino también entre diferentes órganos de la estructura judicial, tanto si se trata de itineraciones de asuntos entre órganos de la misma provincia tales como elevaciones, recursos, inhibiciones, etc como entre órganos de distintas ubicaciones geográficas.
  • 8. • EN CUANTO A SUS BENEFICIOS: A CORTO PLAZO Transparencia y acceso: El mismo que va a permitir conocer la oficina en la que está el expediente, la persona que lo tiene y desde qué fecha. Eficiencia: Tendrá efecto en los expedientes digitales, el paso de una oficina a otra es inmediato, se va a conocer fácilmente quién tiene el expediente y desde cuándo, permitirá identificar claramente el trabajo realizado y también el pendiente, ayudando a la distribución de tareas dentro de cada oficina. Las implantaciones de Expediente Electrónico son una muy buena oportunidad para readecuar los trámites y de esta manera simplificarlos. Fácil ubicación de expedientes: Realizar búsquedas por los distintos datos concernientes, sin tener la necesidad de rastrearlo por el número, va a posibilitar acceder a los expedientes desde cualquier dependencia. Seguridad: Se lograría la disminución de riesgo de que ocurra un extravío al no utilizarse el ya tan utilizado papel, habría una mayor dificultad de adulteración, se encontraría un mayor control de acceso para permitir consultar los expedientes realizados únicamente a las personas autorizadas, se encontraría respaldo de los expedientes de forma automática y finalmente y como punto más importante la protección de datos sensibles.
  • 9. • Mayor dificultad de adulteración: Producirá mayor control de acceso para permitir consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas, respaldo de los expedientes de forma automática, se encontrará protección de datos sensibles, se puede obtener información sobre la cantidad de expedientes generados por oficina, por tema, por fechas, entre otros, se puede saber quién, cuándo y qué modificaciones se hicieron, habría menor necesidad de impresión, EL formato electrónico permite que la información no se deteriore con el tiempo lo cual se encuentra como problema principal en los expedientes físicos, se dará la obtención de indicadores lo cual permite identificar los problemas de la gestión y así definir procedimientos para mejorar la misma. A MEDIANO PLAZO: Se da la obtención de indicadores que permite identificar los problemas de gestión y así definir procedimientos para mejorar la misma y finalmente menor utilización de espacio físico a medida que la cantidad de papel va disminuyendo.
  • 10. • A LARGO PLAZO: Los expedientes serán tratados uniformemente sin importar la dependencia a la cual pertenecen y como último punto la eliminación del archivo físico de expedientes una vez que se tengan todos en forma electrónica, debido a su ya inútil conservación. Sin embargo en lo que concierna a la actualidad de nuestro país, según el Diario Oficial “El PERUANO” está programado, para el primer semestre de este año la puesta en marcha del expediente digital, el mismo que dará lugar a un modelo propio de justicia en red, según hizo alusión el presidente del Poder Judicial, César San Martín Castro, además el mismo que agregó que esta iniciativa forma parte de un vasto programa de tecnologías de la información para de esta manera facilitar el acceso a la justicia, de acuerdo a las exigencias y tendencias existentes en todo el mundo, lo que resulta entonces siendo una necesidad fundamental. CONCORDANCIA CON LA LEGISLACIÓN Y LA JURISPRUDENCIA Otro de los grandes beneficios es que el proceso digital estaría conectado con la legislación y la jurisprudencia como parte de una consulta o referencia cotidiana. A partir de una sentencia, resolución o un dictamen fiscal, sin necesidad de tener que recurrir a una biblioteca u otra fuente bibliográfica, se puede ubicar inmediatamente y en forma instantánea la norma legal o cualquier otra fuente informativa o bibliográfica que se cita y viceversa, sin perjuicio de poder recurrir también a otras fuentes de consulta relacionadas o supeditadas con el tema resuelto. Se incluyen bibliotecas electrónicas o cualquier otra fuente de consulta digital, cuya información es fundamental para la toma de decisiones entre todas las partes que intervienen en un proceso.
  • 11. • CONCLUSIÓN Si realmente aspiramos a un verdadero cambio en nuestro sistema de administración de justicia, cualquier reforma que se implemente necesariamente tiene que comenzar por implementar la electrónica en los procesos judiciales para de esa manera estar acordes con la modernidad y el cambio social que requiere nuestra sociedad. Se trata de una tareas prioritaria e impostergable que no sólo incluye incorporar una plataforma electrónica de grandes proyecciones en la administración de justicia, sino, fundamentalmente, modificar una cultura de servicios a la ciudadanía sumamente aferrada a conceptos cerrados o esquemas anticuados, a los fines de sustituirla por un sistema tecnológico que pueda poner a la administración de justicia a la altura de las circunstancias.