Management 3 planning

1,333 views
1,152 views

Published on

Published in: Business, Technology
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,333
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
30
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Management 3 planning

  1. 1. PLANNING broto/uph/management 2010 broto/uph/management/2010
  2. 2. PLANNING <ul><li>Louis A Allen : </li></ul><ul><li>Planning is the determination of a course of action to achieve a desired results </li></ul><ul><li>( Penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan) </li></ul><ul><li>Proses untuk menetapkan sasaran organisasi dan menentukan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran dimaksud dengan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi </li></ul><ul><ul><li>What : Kegiatan/ tindakan apa yang akan </li></ul></ul><ul><ul><li>dilakukan/dicapai? </li></ul></ul><ul><ul><li>When : Kapan tujuan jangka panjang dan jangka </li></ul></ul><ul><ul><li>pendek tercapai? </li></ul></ul><ul><ul><li>Where : Dimana tindakan tsb harus dilaksanakan? </li></ul></ul><ul><ul><li>Who : Siapakah yang akan mengerjakan tindakan ini? </li></ul></ul><ul><ul><li>How : Bagaimanakah melaksanakan tindakan itu? </li></ul></ul><ul><ul><li>How much : Berapa sumberdaya yang akan dipakai/ </li></ul></ul><ul><ul><li>dipergunakan untuk mencapai tujuan tadi </li></ul></ul>broto/uph/management 2010
  3. 3. broto/uph/management 2010
  4. 4. broto/uph/management 2010 MENETAPKAN TUJUAN Sidney Newton Bremer Ph.D “ Bagaimana kita bisa berharap untuk sampai, bila kita tidak tahu kemana kita pergi? “ ( Ilustrasi Management dalam penetapan dan arti pentingnya tujuan – Broto MP )
  5. 5. broto/uph/management 2010 Tentukan tujuan hidup anda <ul><li>Kita selalu sibuk, membanting tulang setiap hari tapi tanpa tahu sampai kapan, untuk apa…seperti layaknya seekor ikan emas yang ada di dalam botol, ia akan berenang terus menerus tetapi hanya berputar-putar di situ-situ juga. </li></ul><ul><li>Putuskan sekarang apa yang anda inginkan, jangan cepat puas dengan segala yang diberikan oleh hidup kepada anda.Tetapkan tujuan hidup anda, akan menjadi apa pada usia 40, 50 atau 60 tahun nanti. </li></ul><ul><li>Hal terbesar dalam dunia ini tidaklah terdapat pada tempat kita berada, melainkan pada tempat yang kita tuju ( Oliver Wendell Holmes) </li></ul>
  6. 6. broto/uph/management 2010 Makin baik rencana anda maka akan membuat anda semakin siap mencapai sasaran …..(Sidney Newton Bremer, Ph.D) <ul><li>Sebelum penggali melakukan cangkulan pertama atau tukang kayu memukulkan palunya untuk pertama kali, si arsitek sudah dengan hati-hati membuat perencanaan yang akurat dan lengkap dalam “blueprintnya” </li></ul><ul><li>Para pilot dan nachoda kapal dari perusahaan apapun, di manapun akan membuat perencanaan pendahuluan perjalanan mereka di depan peta navigasi sehingga bisa mencapai tujuan dengan tepat dan selamat. </li></ul><ul><li>Perencanaan akan meluruskan jalan dan menyingkirkan segala kebetulan, perencanaan yang tepat akan membawa anda langsung ke sasaran, jangan menunggu datangnya nasib baik atau kesempatan. </li></ul><ul><li>(Broto MP, ilustrasi dasar-dasar manajemen tentang Planning) </li></ul>
  7. 7. broto/uph/management 2010
  8. 8. What plans do? Plans provide specific answers to six basic about an intended activity, what,when,where,who,how, and how much? <ul><li>What objectives are to be accomplished? </li></ul><ul><li>When a long-term objective or the short-term goals that compose it will be achieved? </li></ul><ul><li>Where the activities pertinent to the objective will be take place? </li></ul><ul><li>Who will perform specific tasks essential to the plan? </li></ul><ul><li>How action will be taken to reach the objective </li></ul><ul><li>How much management is willing to spend, in terms of resources, to achieve the objective? </li></ul>broto/uph/management 2010
  9. 9. broto/uph/management 2010
  10. 10. PLANNING <ul><li>Planning is the process of setting objectives and determining what should be done to accomplish them </li></ul><ul><li>Objectives are the specific results or desired end states that one wishes to achieve </li></ul><ul><li>Plan is a statement of intended means for accomplishing objectives </li></ul>broto/uph/management 2010
  11. 11. broto/uph/management 2010
  12. 12. Purposes of Planning <ul><li>Planning gives direction , reduces the impact of changing, minimizes waste and redundancy, and sets the standards used in controlling </li></ul><ul><ul><ul><li>Planning gives direction to managers and non managers to establishes coordinated effort </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Planning reduces uncertainty, manager can anticipate change, consider the impact of change </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Planning reduces overlapping and wasteful activities </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Planning establishes goals or standards that are used in controlling </li></ul></ul></ul>broto/uph/management 2010
  13. 13. Tujuan dari perencanaan <ul><li>Sebagai petunjuk bagi para manajer untuk mengerahkan dan mengkoordinasikan sumberdaya perusahaan </li></ul><ul><li>Mengurangi ketidak pastian dan mengantisipasi perobahan dan pengaruh dari perobahan </li></ul><ul><li>Menghapus keragu-raguan dan kegiatan yang tidak perlu </li></ul><ul><li>Mengetahui tujuan dan dapat mengukur atau mengevaluasi hasilnya </li></ul>broto/uph/management 2010
  14. 14. broto/uph/management 2010
  15. 15. The Planning Process <ul><li>Define your objectives </li></ul><ul><ul><li>Specify desired results, know where you want to go etc </li></ul></ul><ul><li>Determine where things now stand </li></ul><ul><ul><li>Evaluate present accomplishment versus desired result, analyze strengths and weaknesses in terms ob being able to meet future objectives </li></ul></ul><ul><li>Develop premises regarding future conditions </li></ul><ul><ul><li>Generate alternative “scenarios” for future states of affairs and analyze them </li></ul></ul><ul><li>Analyze action alternatives and make a “plan” to accomplish objectives </li></ul><ul><ul><li>List and evaluate actions that may be taken; chose to pursue one or more of them, make “a plan” to achieve your objectives </li></ul></ul><ul><li>Implement the plan and evaluate results </li></ul><ul><ul><li>Implement and evaluate results to ensure accomplishment of objectives, folow through by planning and taking corrective actions as needed. </li></ul></ul>broto/uph/management 2010
  16. 16. broto/uph/management 2010
  17. 17. Langkah-langkah dalam Proses Perencanaan <ul><li>Difinisikan tujuan kita ( departemen,perusahaan) </li></ul><ul><li>Menentukan dimana posisi kita saat ini ( lihat kekuatan/ kelemahan) </li></ul><ul><li>Mengembangkan gagasan/ pemikiran untuk masa mendatang ( lihat peluang dan ancaman) </li></ul><ul><li>Mengindentifikasi dan memilih cara alternatif dalam mencapai tujuan </li></ul><ul><li>Mengimplementasikan tindakan dari rencana yang dibuat dan mengevaluasi hasilnya ( bila perlu dibuat koreksi/ perbaikan) </li></ul>broto/uph/management 2010
  18. 18. broto/uph/management 2010
  19. 19. broto/uph/management 2010 Tahap 1 Menetapkan Tujuan Tahap 2 Merumuskan Keadaan Sekarang (Kekuatan dan Kelemahan) Tahap 3 Mengidentifikasikan PELUANG DAN ANCAMAN Tahap 5 Melaksanakan Kegiatan dan Mengevaluasi hasilnya Tahap 4 Mengembang kan serangkai an alternatif tindakan/ kegiatan Pentahapan dalam proses perencanaan
  20. 20. broto/uph/management 2010 <ul><li>PLANNING </li></ul><ul><li>Setting objectives </li></ul><ul><li>Deciding how to </li></ul><ul><li>accomplish them </li></ul>ACTION CONTROLLING Measure results Compare to plan Take corrective action How planning and controlling work together as essential management function
  21. 21. broto/uph/management 2010 <ul><li>Planning </li></ul><ul><li>Define Planning objective </li></ul><ul><li>Determine where things now stand </li></ul><ul><li>Develop premises on future conditions </li></ul><ul><li>Identify ways to accomplish objectives </li></ul><ul><li>Implement action plan and evaluate results </li></ul>Organizing Leading Controlling
  22. 22. broto/uph/management 2010
  23. 23. broto/uph/management 2010 Mission Objectives Strategic Plans Operational Plans Single-use Plans Standing Plans Programmed Project Budget Policies Rules Standard & Procedure HIERARCHY OF PLANS
  24. 24. broto/uph/management 2010
  25. 25. broto/uph/management 2010 Strategic Plan Focus growth on core products Marketing Plans Target regional market with custom products Production Plans Centralize operations in most efficient plants Financial Plans Lower cost and raise profit marginal of product Help achieve Set stage for How strategic and operational plans should support each other
  26. 26. Strategic plans & Operational plans <ul><li>Strategic plans is plans that apply to the entire organization, establish the organization’s overall goals, and seek to position the organization in terms of it environment </li></ul><ul><li>Strategic plan is a comprehensive plan that reflects the longer term needs and directions of the organization </li></ul><ul><li>Operational plans is a plans that specify the details of how the overall goals are to be achieved </li></ul><ul><li>Operational plan is a plan of limited scope that addresses those activities and resources required to implement strategic plans </li></ul>broto/uph/management 2010
  27. 27. broto/uph/management 2010
  28. 28. Difference between Strategic Plan and Operational Plan <ul><li>Strategic plan </li></ul><ul><li>Long-term plan / Tujuannya untuk pengembangan jangka panjang </li></ul><ul><li>Long-term profit/ Sasaran laba untuk masa yang akan datang </li></ul><ul><li>The goal for the future potential of growth or development / Mengarah pada pengembangan potensi yang akan datang </li></ul><ul><li>Dynamic organization’s leadership </li></ul><ul><li>Solving problem by prediction </li></ul><ul><li>High risk </li></ul><ul><li>Operational Plan </li></ul><ul><li>Short-term plan / Tujuannya untuk implementasi pengoperasian saat ini </li></ul><ul><li>Short-term profit / Sasaran laba untuk saat ini </li></ul><ul><li>The goal is efficiency and stabilities / Untuk efisiensi dan stabilitas </li></ul><ul><li>Static organization’s leadership </li></ul><ul><li>Solving problem by experiences </li></ul><ul><li>Lower risk </li></ul>broto/uph/management 2010
  29. 29. OPERATIONAL PLANS <ul><li>PRODUCTION PLANS </li></ul><ul><li>FACILITIES PLANS </li></ul><ul><li>MARKETING PLANS </li></ul><ul><li>HUMAN RESOURCES PLANS </li></ul><ul><li>FINANCIAL PLANS </li></ul>broto/uph/management 2010
  30. 30. broto/uph/management 2010
  31. 31. STANDING PLAN & SINGLE USE PLAN <ul><li>Standing plan is a plan that is used more than once </li></ul><ul><ul><li>Examples : Procedures, Rules </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>A Procedure or rule is a standing plan that precisely describes what actions are to be taken in specific situations </li></ul></ul></ul><ul><li>A single-use plan is a plan that used only once </li></ul><ul><ul><li>Examples : Budgets, Projects </li></ul></ul>broto/uph/management 2010
  32. 32. broto/uph/management 2010
  33. 33. Strategic planning process <ul><li>Identify organizations mission and objectives </li></ul><ul><li>Assess current performance vis-à-vis mission and objectives </li></ul><ul><li>Create strategic plans to accomplish purpose and objectives </li></ul><ul><li>Implement the strategic plans </li></ul><ul><li>Evaluate results and renew the strategic planning process as necessary . </li></ul>broto/uph/management 2010
  34. 34. broto/uph/management 2010
  35. 35. broto/uph/management 2010
  36. 36. broto/uph/management 2010
  37. 37. broto/uph/management 2010
  38. 38. How planning can improve performance? <ul><li>Planning focuses attention on key results </li></ul><ul><li>Planning makes managers set priorities </li></ul><ul><li>Planning helps managers emphasize organizational strengths ( ex : Allocating resources ) </li></ul><ul><li>Planning helps managers deal with ever-changing situations </li></ul>broto/uph/management 2010
  39. 39. Focus and flexibility <ul><li>Planning help managers to achieve better performance,because : </li></ul><ul><ul><li>Planning is results oriented </li></ul></ul><ul><ul><li>Planning is priority oriented </li></ul></ul><ul><ul><li>Planning is advantage oriented </li></ul></ul><ul><ul><li>Planning is change oriented </li></ul></ul>broto/uph/management 2010
  40. 40. broto/uph/management 2010
  41. 41. Why planning needed? <ul><li>Protective benefit </li></ul><ul><ul><li>To minimize failures </li></ul></ul><ul><li>Positive benefit </li></ul><ul><ul><li>To ensures the successfully of achieving goals </li></ul></ul>broto/uph/management 2010
  42. 42. KEBAIKAN DAN KELEMAHAN STRATEGIC PLANNING <ul><li>Kebaikan </li></ul><ul><li>1. Memberikan pedoman bagi kegiatan organisasi </li></ul><ul><li>2. Membantu manajer merumuskan metode-metode bagi pencapaian tujuan organisasi </li></ul><ul><li>3. Membantu manajer mengatasi masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum terlambat </li></ul><ul><li>4. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan </li></ul><ul><li>5. Meminimumkan terjadinya kesalahan. </li></ul><ul><li>Kelemahan </li></ul><ul><li>1. Memerlukan waktu, biaya dan tenaga </li></ul><ul><li>2. Membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional dan tidak beresiko ( mengurangi inovasi/ inisiatif) </li></ul><ul><li>- plan2 </li></ul>broto/uph/management 2010
  43. 43. PROSES PERENCANAAN STRATEGIK (STRATEGIC PLAN PROCESS ) <ul><li>1. Perumusan dan penentuan misi dan tujuan </li></ul><ul><li>umum </li></ul><ul><li>2. Profil perusahaan ( Identifikasi tujuan dan strategi sekarang ) </li></ul><ul><li>3. Analisa lingkungan eksternal </li></ul><ul><li>4. Analisa lingkungan internal perusahaan </li></ul><ul><li>( kekuatan dan kelemahan) </li></ul><ul><li>5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis </li></ul><ul><li>6. Pembuatan keputusan strategik </li></ul><ul><li>( mengembangkan, mengevaluasi dan memilih alternatif) </li></ul><ul><li>7. Pengembangan strategi perusahaan (Strategi umum, jangka panjang dan tahunan-operasional) </li></ul><ul><li>8. Implementasi strategi </li></ul><ul><li>9. Peninjauan kembali dan evaluasi </li></ul><ul><li>-plan1 </li></ul>broto/uph/management 2010
  44. 44. broto/uph/management 2010
  45. 45. Manfaat perencanaan <ul><ul><ul><li>Sebagai dasar / landasan untuk pengawasan. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Memungkinkan delegasi kekuasaan. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Menghemat tenaga manajemen. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ekonomis ( Meminimkan tujuan yang tidak pasti ) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dapat menghindari kesalahan dan resiko </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Memudahkan koordinasi antar bagian. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dapat menghasilkan metode yang lebih baik. </li></ul></ul></ul>broto/uph/management 2010
  46. 46. broto/uph/management 2010
  47. 47. Kelemahan planning <ul><li>Perencanaan memerlukan waktu, biaya dan tenaga untuk mempersiapkannya </li></ul><ul><li>Membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional dan tidak berisiko ( mengurangi inovasi/ inisiatif) </li></ul>broto/uph/management 2010
  48. 48. broto/uph/management 2010
  49. 49. BAHAN UJIAN TENGAH SEMESTER <ul><li>Management , Manager and Environment </li></ul><ul><ul><li>Skill of Manager </li></ul></ul><ul><ul><li>Managers and their environment </li></ul></ul><ul><li>Competitive Advantage – Michael Porter </li></ul><ul><li>Ethic and social responsibility </li></ul><ul><li>Planning </li></ul><ul><ul><li>Process, proposes etc </li></ul></ul><ul><li>Textbook : Stephen P Robbin </li></ul><ul><ul><ul><li>John R Schermerhorn, Jr dll </li></ul></ul></ul>broto/uph/management 2010
  50. 50. Topic for discussion <ul><li>Why planning is needed? </li></ul><ul><li>Describe the purposes of planning ? </li></ul><ul><li>What is the meaning of </li></ul><ul><ul><ul><li>Strategic plans </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Operational plans </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Standing plans </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Single-use plans </li></ul></ul></ul><ul><li>Describe the difference between strategic plans and operational plans </li></ul>broto/uph/management 2010
  51. 51. broto/uph/management 2010 Thank you

×