Tienes un e mail

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  • 1. Tienes un e-mail: ¿Cómo redactar correos electrónicos eficaces? Beatriz Román Diciembre 2010 Teresa Baró, La guía imprescindible per redactar correus electrònics eficaços, Editorial columna.
  • 2. la gente no tiene un interés especial en leer tus correos electrónicos, lo siento … pero el mundo no gira entorno a ti y cuanto antes te des cuenta mejor.
  • 3. Índice     Envíame un e-mail y te diré quién eres Buenas prácticas en la correspondencia electrónica Facilita la lectura El texto
  • 4. Envíame un e-mail y te diré quién eres
  • 5. La primera impresión  Comportamiento → Refleja nuestra educación, respeto por los destinatarios, conocimiento de las pautas de relación en el ciberespacio, etc.  Lenguaje → Habla de nuestro nivel de formación, de nuestra capacidad para expresarnos.  Presentación → Refleja nuestra presencia y el cuidado que tenemos en los aspectos formales y estéticos.  Contenido → Refleja nuestra actividad profesional, nuestras opiniones, inquietudes, etc. → Nuestra capacidad para gestionar situaciones difíciles y nuestra habilidad en la gestión de la comunicación.
  • 6. A la hora de escribir un e-mail    Objetivo de comunicación Que imagen queremos transmitir (profesional, cortés, cercana, informal,…) Ponernos en el lugar de la persona que recibirá el correo, preguntándonos que imagen se formará de nosotros
  • 7. Ejemplos que hay que evitar    Ejemplo 1 E leído su oferta de trabajo en el periódico, y me gustaría que me contactasen. Me acabo de licenciar en periodismo. Ejemplo 2 Esta semana, y quizás también la siguiente, tenemos una oferta de toners. Los negros y rojos cuestan un diez por ciento menos que el mes pasado. Los azules y verdes, entre un quince y un veinte. A confirmar. Esperamos su llamada. Ejemplo 3 ME LO MIRO MAÑANA!!
  • 8. La imagen de los correos  Tipografia → Tamaño letra: 10-12  Descartar → → → → → →  Excéntricas I nf ant i l es Ininteligibles Pretenciosas Estridentes de imitación caligráfica Escojer → → → → → → Times Garamond Arial Lucida Century Calibri
  • 9. La imagen de los correos  Colores → Para destacar aspectos importantes (hora y lugar, etc) → Evitar utilizarlos de fondo  Imágenes → Evitar utilizarlas de fondo → Ojo con Logo empresa  Firma → Nombre personal, cargo, nombre empresa, dirección empresa, teléfono contacto, mail de contacto. → Manual de estilo.
  • 10. Para: 'FCP' CC: CF; CM; MR; MC; PH' Asunto: Reunión Comité Executivo Hola, La reunión será el próximo Jueves, 17 de Abril a las 19h. En Vía Augusta, 13-15 Despacho 302. Confirmar asistencia. Un Saludo, Marcelino FEDERACIÓN CATALANA DE PÁDEL Rambla Guipúscoa, 23-25 Despatx 1D 08018 Barcelona Tel. 93 307 62 84 Fax 93 307 63 52 padel@fcpadel.com - www.fcpadel.com
  • 11. Recuerda...  Seleccionar una tipografia universal y fácil de leer  Evitar colores de fondo  No cargar de excesivas imágenes  Firma con todos los datos identificación (seguir normativa corporativa)  Notas finales, definen la imagen corporativa
  • 12. Buenas prácticas en la correspondencia electrónica
  • 13. Correos internos y externos  Tratamiento respetuoso y amable en función del grado de relación.
  • 14. Correos internos y externos  Múltiples destinatarios Cada destinatario en su sitio A: persona/as con las que se está comunicando. CC: personas que deben estar informadas del asunto tratado CCO: se debe limitar a correos enviados a un grupo de personas que no se conocen entre sí, como un grupo de clientes.
  • 15. Múltiples destinatarios  Utilización del campo cco → Es común recibir cadenas de e-mails donde podemos ver que el remitente le envió la cadena a muchos contactos al mismo tiempo y a su vez podemos ver como esa cadena paso antes por otras personas que hicieron lo mismo. El resultado son cientos de direcciones que, además de dificultar la lectura del mail, pueden ser (y son) recolectados por los spammers para el envío de correo basura. → Al utilizar el campo CCO, estaremos evitando el spam y respetando la privacidad de los contactos que no quieren que sus direcciones de correo sean públicas o estén expuestas a las amenazas del spam. → Cuando escribimos una o varias direcciones en este campo, el mail será enviado correctamente a todos los destinos pero con el pequeño y gran detalle de que cada destinatario no podrá ver a quién más fue enviado ese mismo correo.
  • 16. Adjuntar documentos     Los "attachments" deben ser ligeros, compatibles y se debe comentar el contenido en el mail o en el “asunto”. Deben ser fácilmente localizables en el futuro. En los documentos procura enviar solo las páginas que hacen falta y evita el incluir imágenes pesadas. En documentos tipo gráficos, el principal problema es la visualización en ordenadores que no tienen el programa de diseño. → Evita el enviar cualquier otro formato que no sea PDF, JPG o GIF. → En cualquier otro documento, procura comentar el formato, asegurate de que los receptores tiene el programa para visualizarlo o en su defecto enviar alguna dirección de portales destinados a contener documentos y dar acceso a la persona que se envía, como por ejemplo:    Google docs www.yousendit www.flikr.com
  • 17. Tiempo de respuesta  En función de los requerimientos del “asunto” → De forma inmediata → Plazo máximo de 24 h
  • 18. Gestión del correo     Eliminar spam i correos inútiles Revisar correos eliminados Clasificación por carpetas Responder por orden de dificultad 1. 2. 3.  Respuesta rápida y breve Utilizando plantilla Requieren mayor elaboración y complejidad Bandeja de entrada 1. 2. 3. 4. Orden de llegada Grado urgencia Grado importancia Grado dificultad de la respuesta
  • 19. Ejemplo - correo informal Hola, Luisa, He recibido el correo. Me lo miro y te digo alguna cosa en breve. Saludos, Pedro Quim Jefe de Ventas IRK Informática Irk.es
  • 20. Ejemplo - formal Sra. García, He recibido su correo del día 17 de noviembre con la información correspondientes al Congreso de Londres. En cuanto la haya estudiado, le confirmaré cuantos comerciales asistirán. Saludos cordiales, Pedro Quim Jefe de Ventas IRK Informática Irk.es 93 207 06 33
  • 21. Errores a evitar     Planificar Revisar Borradores Dirección del destinario al final
  • 22. Recuerda...     Correo interno o externo: grado de formalidad Copias: confidencialidad de la información Tiempo de respuesta: notificar recepción Responsabilizarse de los errores: disculpa obligatoria
  • 23. Otros consejos     No es aconsejabla utilizar dirección profesional para usos personales Seguridad información confidencials No enviar “Prioridad alta”, dejar al lector decidir si es urgente o no Evitar activar la confirmación de lectura automática.
  • 24. Facilita la lectura
  • 25. Brevedad  Lo bueno si breve…dos veces bueno
  • 26. Legibilidad   Redactar de forma clara y correcta. Utilizar recursos tipográficos.
  • 27. Legibilidad  Utilizar recursos tipográficos. → Estilos de letra    Subrallado: se utiliza para indicar un enlace (puede salir por defecto al escribir una dirección de web o correo electrónico). Negrita: Permite dirigir la atención a las palabras clave del mensaje y ayuda a seleccionar la información esencial. Cursiva: para los estrangerismos, palabra o expresión que queremos remarcar, citaciones textuales literales,, etc. → Mayúsculas  Son consideradas como SINÓNIMOS DE CHILLAR.  No se aconsejan ni en el asunto ni en el texto. → Colores de letra  Pueden sugerir emociones diferentes.  Nos puede ayudar a distinguir la marca comercial de la empresa cuando figura en el texto o en la firma.  Reservarlo para mensajes informativos/comerciales de envío masivo.
  • 28. Legibilidad - Emoticones  Un mail tiene muchas posibilidades de ser malinterpretado por el destinatario → El sentido que se le da a algunas palabras puede ser diferente para cada persona. → Podemos comunicarnos a diario con personas de diferentes culturas (hay palabras que en un país significan una cosa y en otro país significan una muy diferente)  La letra escrita no transmite emociones y puede ser mal interpretada. → No es lo mismo decir "no seas idiota" mientras tomamos algo con un amigo y nos reímos que escribir en un mail "no seas idiota".
  • 29. Legibilidad - Emoticones     Para transmitir la emoción o el estado de ánimo del que escribe En ocasiones el uso de estos símbolos es imprescindible, en el lugar correcto puede evitar la malinterpretación de una frase (sobre todo cuando la frase fue escrita con ironía o a modo de broma) Poniendo un simple :-) al final de la frase quedará claro que se trata de una broma por ejemplo: → "hoy voy a matar a alguien“ :-)Sonrisa :-)) risa ;-) ironia, broma, complicidad "hoy voy a matar a alguien ;-)" :-D carcajada :-( Tristeza :-o sorpresa
  • 30. El texto
  • 31. Partes de un mensaje      Asunto Saludo Introducción Contenido Despedida
  • 32. Asunto    Es lo primero que lee el receptor Ha de informar de forma sintética y atractiva el motivo de la comunicación Ha de constituir una etiqueta inteligible y completa (adjunto protocolo CHARM, corrección historiales CHARM) → Permite su fácil localización introduciendo la palabra clave en el buscador
  • 33. Saludo  Dependerá de la relación existente con el interlocutor Saludo formal Señor Pérez,  Apreciada Ana,  Sr. Miret,  Distinguido cliente,   Saludo informal Hola, Montse!  Hola a todo el mundo!  Cómo te va, Pilar?  Pedro,  Utilizar fórmulas exentas de tiempo si no sabemos cuando leerán nuestro mensaje (buenos días, buenas tardes, etc)
  • 34. Introducción  Muy importante para → Captar la atención → Plantear el tema → Establecer una buena relación con el destinatario  También se puede informar de → la finalidad del correo → Lo que esperamos que realice el interlocutor
  • 35. Contenido  Organizar las diferentes ideas en párrafos → Se puede aprovechar para utilizar las viñetas
  • 36. Despedida    Depende de la relación que se tenga con el interlocutor. Debe ser adecuado al grado de formalidad del escrito Si solicitamos alguna cosa conviene añadir → Agradezco de antemano su colaboración → Agradecido de antemano Despedida formal Saludos cordiales,  Cordialmente,  Atentamente,  Saludos,  Despedida informal Hasta pronto,  Hasta la próxima! 
  • 37. La redacción  Muy importante seguir los pasos → Organizar el contenido Si es necesario, se puede hacer un esquema previo para ordenar los puntos que queremos transmitir → Redactar el texto ágil, adecuada al receptor y que recoja los objetivos → Revisar lo que hemos escrito!
  • 38. Redactar el Texto   Redacción clara, adecuada al receptor y al contexto Frases → Han de ser cortas → Que estén bien ligadas con los conectores correctos → Han de tener los mínimos incisos → No han de contener información irrelevante  Párrafos → Cada párrafo expresa una idea → No ha de ocupar todo el correo
  • 39. Para una lectura rápida y ágil     Frases cortas Limitar el uso de incisos Evitar información irrelevante Frases en voz activa → Recomendable. La señora Pineda me ha enviado el informe CHARMAN que le habías solicitado → Poco recomendable. El informe CHARMAN que habías pedido ha sido enviado por la señora Pineda  Construcciones afirmativas mejor que negativas → Recomendable. La reunión fue formal → Poco recomendable. La reunión no fue informal
  • 40. Para una lectura rápida y ágil  Evitar el uso de gerundios como nexo entre frases → Recomendable. El señor Pérez vino al despacho, y nos explicó por qué el material llegó tarde. → Poco recomendable. El señor Pérez vino al despacho, ofreciendo una explicación de por qué el material no fue entregado a tiempo.  Mantener el orden lógico de los elementos de la frase: sujetoverbo-complementos → Recomendable. Les queremos agradecer las atenciones recibidas por su parte y de su equipo en el curso de la formación impartida los días 19 y 26 de febrero → Poco recomendable. Sirvan estas líneas para dejar constáncia de reconocimiento, por sus atenciones y las de su equipo recibidas en el curso de la formación impartida los días 19 y 26 de febrero
  • 41. Ejemplo – proponer una visita A: asalat@plurilingua.es CC: CCO: Asunto: Propuesta de fecha para visita Sr. Salat, Atendiendo a su petición de reunión con el gerente del Consejo Comarcal, el Sr. Pedro Font, le propongo la fecha del 20 de octubre a las 11,00 h en la sede del Consejo Comarcal (Parque Verde, Vilagran). En espera de su respuesta, le envío cordiales saludos, María Artós Secretaria de Gerencia Consejo Comarcal
  • 42. Ejemplo – convocatoria reunión A: martina@pharma.com;juan@pharma.com;silvia@pharma.com; Asunto: Propuesta de reunión-Protocolo CHARM Hola, Nos hemos de reunir para finalizar los puntos que quedaron pendientes del protocolo del estudio CHARM, y poder enviarlo a imprenta. Propongo la reunión para el próximo viernes 9 de diciembre a las 12 h. Los puntos a tratar son: 1. 2. 3. 4. Objetivo del estudio (todos) Criterios de inclusión (martina) Criterios de exclusión (juan) Metodología (silvia) Espero vuestros comentarios para añadirlos a la orden del día. Saludos cordiales, Jaime Raventós Área Manager CR&D
  • 43. Recuerda... La redacción de un texto: Organizar la información en párrafos El estilo funcional es más efectivo Adecuar el lenguaje a nuestro lector La corrección gramatical, aporta rigor y calidad del mensaje Lectura rápida y ágil 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Frases cortas Limitar uso de incisos Evitar información irrelevante Frases en voz activa Construcciones afirmativas mejor que negativas Evitar uso de gerundios como nexos Mantener orden lógico de las frases
  • 44. Bibliografía     Teresa Baró. “Tens un e-mail” Eugenio Siccardi. “Como escribir un mail” Cesar Martín. “Cómo escribir emails decentes” Fernando Plaza. “Cómo escribir e-mails que la gente lea”