Uffici Stampa 2.0. Media relations e nuove tecnologie

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Pescara - 13-14/05/2006 . Best Western Plaza Hotel

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Uffici Stampa 2.0. Media relations e nuove tecnologie

  1. 1. UFFICI STAMPA 2.0: MEDIA RELATIONS E NUOVE TECNOLOGIE Roberto Bonin Presidente nazionale GSA Pescara, 13 - 14 maggio 2006 - Best Western Plaza Hotel
  2. 2. NUOVE TECNOLOGIE <ul><li>PC, Notebook, Tablet PC, PDA, smartphone. </li></ul><ul><li>Fotografia e videoediting. </li></ul><ul><li>Fax, Posta elettronica, Messenger. </li></ul><ul><li>Registrazione audio e video digitale. </li></ul><ul><li>Rete Internet, rete Intranet LAN, Wi-Fi, Bluetooth. </li></ul><ul><li>Telefono cellulare (GSM, GPRS, UMTS, SAT). </li></ul><ul><li>SMS, EMS, MMS. </li></ul><ul><li>SAT, DTT, DVB-H, IPTV, DAB. </li></ul><ul><li>GPS. </li></ul><ul><li>TV LCD, Plasma e OLED (HDTV). </li></ul>
  3. 3. CAMBIAMENTI EPOCALI <ul><li>Evoluzione tecnologica da analogico a digitale. </li></ul><ul><li>Mercati finanziari (soprattutto quelli legati alle nuove tecnologie) più veloci e più soggetti a improvvisi cambiamenti. </li></ul><ul><li>Nuovi mercati relativi soprattutto al Medio Oriente e al Sud Est asiatico. </li></ul><ul><li>Nuovi equilibri socio-politici (caduta del “Muro di Berlino”, 11 settembre, Conflitti in Afghanistan e Iraq, Nascita Unione Europea, Protocollo di Kyoto, ecc.). </li></ul>
  4. 4. NUOVE TECNOLOGIE <ul><li>Come hanno cambiato il rapporto tra giornalista e addetto stampa? </li></ul><ul><li>Come hanno cambiato il lavoro dell’addetto stampa? </li></ul><ul><li>Come hanno cambiato il lavoro di redazione? </li></ul><ul><li>Come hanno cambiato il lavoro del redattore e del giornalista? </li></ul><ul><li>Come hanno cambiato il mondo del giornalismo e della comunicazione? </li></ul>
  5. 5. NUOVE FIGURE PROFESSIONALI <ul><li>Giornalista freelance. </li></ul><ul><li>Giornalista online. </li></ul><ul><li>Foto-cineoperatore freelance. </li></ul><ul><li>Giornalista specializzato in ICT. </li></ul><ul><li>Addetto stampa freelance. </li></ul><ul><li>Addetto stampa online. </li></ul><ul><li>Giornalista = Addetto stampa (Legge 150/2000) . </li></ul>Giornalista e Addetto Stampa “factotum” Addetto stampa Giornalista ?
  6. 6. MERCATO EDITORIALE E COMUNICAZIONE <ul><li>Sviluppo service redazionali ed editoria a livello SOHO (Small Office Home Office). </li></ul><ul><li>Sviluppo uffici stampa a livello SOHO. </li></ul><ul><li>Giornalismo online: nuove testate e versione web testate tradizionali. </li></ul><ul><li>Sviluppo weblog e siti web personali. </li></ul><ul><li>Canali televisivi satellitari e DTT. </li></ul><ul><li>WebTV e Radio online. </li></ul><ul><li>Informazione via GSM, UMTS e DVB-H. </li></ul>AUMENTO DELLA VELOCITA’ DI COMUNICAZIONE E RIDUZIONE DEI COSTI! “ SPETTACOLARIZZAZIONE” DELL’INFORMAZIONE!
  7. 7. NUOVI METODI DI LAVORO <ul><li>Facilità e velocità nel reperimento delle notizie. </li></ul><ul><li>Facilità nei contatti con le fonti di informazione. </li></ul><ul><li>Facilità nell’invio delle notizie e dei servizi. </li></ul><ul><li>Facilità nel flusso di lavorazione del giornale. </li></ul><ul><li>Facilità nel confronto con colleghi di altre testate. </li></ul><ul><li>Maggiore specializzazione in settori specifici. </li></ul><ul><li>Immediato riscontro dai lettori. </li></ul><ul><li>Sovrapposizione con altri professionisti del settore, quali fotografi, video-cineoperatori, grafici, impaginatori, ecc… </li></ul><ul><li>Facilità nel contatto con i giornalisti e altri stakeholder. </li></ul><ul><li>Velocità nell’invio dei comunicati. </li></ul><ul><li>Facilità nell’organizzazione generale del lavoro sia interno sia esterno. </li></ul><ul><li>Facilità nel riscontro dei risultati delle attività di comunicazione. </li></ul><ul><li>Maggiore specializzazione in settori specifici. </li></ul><ul><li>Gestione di situazioni critiche. </li></ul><ul><li>Sovrapposizione con altri professionisti del settore, quali fotografi, video-cineoperatori, grafici, impaginatori, ecc… </li></ul>GIORNALISTA ADDETTO STAMPA
  8. 8. UTILIZZO INTERNET <ul><li>Siti web agenzie di stampa. </li></ul><ul><li>Siti web quotidiani e periodici. </li></ul><ul><li>Motori di ricerca. </li></ul><ul><li>Forum. </li></ul><ul><li>Chat e messenger. </li></ul><ul><li>Weblog. </li></ul><ul><li>Network multimediali. </li></ul><ul><li>Web TV e Web Radio. </li></ul>
  9. 9. FLUSSO COMUNICAZIONE Cliente/Azienda Ufficio stampa Giornalista Altri stakeolder Pubblico/Lettori Comunicazione a due vie (simmetrica o asimmetrica) Editore
  10. 10. MEDIA RELATIONS Addetto stampa Giornalista <ul><li>Le relazioni dipendono da : </li></ul><ul><li>Interesse della fonte in rapporto alla gerarchia delle notizie della testata (linea editoriale, temi trattati, periodicità, target lettori, diffusione e distribuzione sul territorio). </li></ul><ul><li>Contesto generale durante il quale avviene la comunicazione. </li></ul><ul><li>Investimenti pubblicitari del cliente o azienda. </li></ul><ul><li>Rapporto personale tra addetto stampa e giornalista. </li></ul>Contesto
  11. 11. RAPPORTO ADDETTO STAMPA - GIORNALISTA <ul><li>Rapporto empatico di collaborazione basato sulla fiducia : il giornalista deve fidarsi della validità e veridicità delle informazioni ricevute. </li></ul><ul><li>Flusso di informazioni simmetrico a due vie : lo scambio informativo avviene nei due sensi ed è basato sulla valutazione delle competenze di entrambi gli attori. </li></ul>SI NO <ul><li>Telefono </li></ul><ul><li>Interviste </li></ul><ul><li>Conferenze </li></ul><ul><li>Press Tour </li></ul><ul><li>Solo e-mail </li></ul><ul><li>Solo telefono </li></ul><ul><li>Isolamento </li></ul><ul><li>Nessun evento </li></ul>
  12. 12. MODELLI DI RELAZIONI PUBBLICHE Elaborato da Grunig nel 1984 (tratto da “Relazioni Pubbliche” di E. Invernizzi) Formativa: valutazione competenze Formativa: valutazione atteggiamenti Poca: valutazione dell’efficacia Poca: “conta delle teste” Natura della ricerca Gruppo <-> Gruppo Emittente -> Ricevente <- feedback Emittente -> Ricevente Emittente -> Ricevente Modello di comunicazione A due vie: effetti equilibrati A due vie: effetti non equilibrati A una via: la verità è importante A una via: la verità non è essenziale Natura della comunicazione Comprensione reciproca Persuasione scientifica Informazione Propaganda Obiettivo Two-way symmetric CUTLIP Two-way asymmetric BARNAYS Public Information LEE Press Agentry BARNUM Modelli Criteri
  13. 13. RAPPORTO ADDETTO STAMPA - GIORNALISTA <ul><li>IMPORTANZA DEL RAPPORTO INTERPERSONALE! </li></ul><ul><li>Conoscenza personale tra addetto stampa e giornalista (fisiognomia) e nascita rapporto empatico. </li></ul><ul><li>Scambio di informazioni e confronto su temi d’attualità. </li></ul><ul><li>Messa in comune di esperienze professionali e personali. </li></ul><ul><li>Collaborazione professionale. </li></ul><ul><li>DA EVITARE! </li></ul><ul><li>Troppa insistenza nella pubblicazione delle notizie. </li></ul><ul><li>Troppa frequenza nell’invio dei comunicati (scelta strategica). </li></ul><ul><li>Adulazione e invadenza. </li></ul>PRIVILEGIARE IL RAPPORTO PERSONALE !
  14. 14. UFFICIO STAMPA ICT <ul><li>Aggiornamento costante circa i trend e le nuove tendenze di mercato. </li></ul><ul><li>Monitoraggio costante dei principali mercati finanziari. </li></ul><ul><li>Monitoraggio delle “mode” e dei “gusti” dell’utenza finale. </li></ul><ul><li>Preparazione tecnica di base (con maggiore specializzazione negli specifici settori di competenza). </li></ul><ul><li>Utilizzo delle nuove tecnologie. </li></ul><ul><li>Analisi delle attività dei principali competitor del cliente. </li></ul><ul><li>Rassegna stampa quotidiana mirata. </li></ul><ul><li>Monitoraggio siti web di riferimento. </li></ul><ul><li>Continuo scambio di informazioni con il management dell’azienda cliente. </li></ul>Attualmente è il settore che più investe in comunicazione
  15. 15. MAILING LIST <ul><li>Aggiornamento periodico (almeno mensile). </li></ul><ul><li>Classificazione delle testate in gruppi o settori di specializzazione. </li></ul><ul><li>Classificazione delle testate per tipologia e per periodicità. </li></ul><ul><li>Individuazione del giornalista di riferimento all’interno della stessa testata. </li></ul><ul><li>Individuazione e cancellazione di e-mail doppie. </li></ul>NO ALL’INVIO INDISCRIMINATO DI E-MAIL!
  16. 16. ERRORI PIU’ FREQUENTI <ul><li>Invio di comunicati stampa non pertinenti con gli argomenti trattati dalla testata. </li></ul><ul><li>Invio di comunicati stampa non pertinenti con il settore di competenza del giornalista. </li></ul><ul><li>Invio di comunicati stampa incompleti o contenenti notizie non verificabili. </li></ul><ul><li>Invio di comunicati stampa troppo lunghi e prolissi. </li></ul><ul><li>Invio di comunicati stampa con evidenti errori di grammatica e di sintassi. </li></ul><ul><li>Invio di comunicati stampa troppo vecchi e datati. </li></ul><ul><li>Invio di comunicati a differenti indirizzi e-mail a cui fa capo il medesimo fruitore. </li></ul><ul><li>Invio di inviti a conferenze stampa o press briefing imprecisi, incompleti e con tempistica errata. </li></ul><ul><li>Tempistica non adeguata alle esigenze redazionali. </li></ul><ul><li>Invio di immagini in bassa risoluzione a testate cartacee o in alta risoluzione a quelle online. </li></ul><ul><li>Ritardo nelle risposte a interviste e inchieste. </li></ul><ul><li>Errori nella traduzione di comunicati stampa provenienti dall’estero. </li></ul><ul><li>Mancanza di corrispondenze temporali. </li></ul>
  17. 17. TEMPISTICHE DI REDAZIONE Sempre pronti per qualsiasi evenienza!!! 1/2 ora 2-3 ore Quotidiano NO 1/2 ora Web Subordinata alla fascia oraria 1/2 ora Radio / TV 2-3 giorni 1 settimana Mensile 1 giorno 2 giorni Settimanale NO Immediata Agenzia stampa TOLLERANZA DEAD LINE PERIODICITA’ TESTATA
  18. 18. COMUNICATO STAMPA <ul><li>Regola delle 5 W : Who, When, Where, What, Why e How. (nelle prime 5 righe!). </li></ul><ul><li>Regola delle 5 S : Sangue, Soldi, Sesso, Sport, Spettacoli. </li></ul><ul><li>Titolo, Occhiello, Sommario e Catenaccio. </li></ul><ul><li>Data e luogo di emissione. </li></ul><ul><li>Scrittura semplice e di immediata comprensione. </li></ul><ul><li>Riferimenti dell’azienda e dell’ufficio stampa. </li></ul>è un articolo giornalistico a tutti gli effetti (press release)
  19. 19. NO! <ul><li>Mancano dati finanziari precisi e verificabili. </li></ul><ul><li>Presenza di notizie inutili. </li></ul><ul><li>Scrittura troppo creativa. </li></ul><ul><li>Chiari errori di sintassi e di struttura del documento. </li></ul>?
  20. 20. NO! <ul><li>Dati finanziari chiaramente errati. </li></ul><ul><li>Mancanza di fonti attendibili. </li></ul><ul><li>Il giorno seguente, invio di comunicato stampa corretto! </li></ul>?
  21. 21. NO! Inviato in una redazione che si occupa di Information & Communication Technology.
  22. 22. NO! Inviato a una redazione che si occupa di Information & Communication Technology con oggetto: “Occhiali tecnologici”.
  23. 23. SI! <ul><li>Presenza di dati finanziari precisi ed esaurienti. </li></ul><ul><li>Fonti prestigiose e affidabili. </li></ul><ul><li>Riferimenti al mercato generale con confronti. </li></ul>
  24. 24. SI!
  25. 25. DA EVITARE! <ul><li>Invio indiscriminato di comunicati a tutte le redazioni, siano esse generaliste o specializzate. </li></ul><ul><li>Invio in ritardo di notizie ormai “vecchie”. </li></ul><ul><li>Invio di comunicati stampa incompleti o pieni di notizie errate e non verificabili. </li></ul><ul><li>Invio di comunicati privi di data e luogo di emissione, riferimenti aziendali e ufficio stampa. </li></ul><ul><li>Invio ripetuto dello stesso comunicato. </li></ul><ul><li>Invio di un secondo comunicato a correzione di un primo errato. </li></ul><ul><li>Invio di e-mail in cui non compaia fin da subito il tema trattato (più importanza all’oggetto!). </li></ul><ul><li>Invio di comunicati stampa in formati sconosciuti (preferire sempre .doc e .rtf). </li></ul><ul><li>Inserimento di avviso di ricezione o priorità alta. </li></ul>
  26. 26. ARCHIVIO <ul><li>Utilità nelle campagne di comunicazione future. </li></ul><ul><li>Utilità per i giornalisti. </li></ul><ul><li>Verifica del lavoro svolto. </li></ul><ul><li>Report per il cliente. </li></ul><ul><li>Arricchimento culturale. </li></ul><ul><li>Confronto con colleghi e partner. </li></ul>
  27. 27. RISCHI PER L’ADDETTO STAMPA <ul><li>Comunicati stampa cestinati. </li></ul><ul><li>Inserimento in black-list o filtri anti-spam. </li></ul><ul><li>Identificazione come indirizzo o nominativo non gradito. </li></ul><ul><li>Intasamento posta elettronica del giornalista. </li></ul><ul><li>Interruzione del rapporto di collaborazione con i giornalisti. </li></ul><ul><li>Perdita di reputazione tra i colleghi e i partner lavorativi. </li></ul><ul><li>Perdita del cliente. </li></ul>
  28. 28. CONFERENZE STAMPA <ul><li>Luogo, ora e modalità dell’evento. </li></ul><ul><li>Nomi e qualifica dei partecipanti. </li></ul><ul><li>Argomenti trattati. </li></ul><ul><li>Riferimenti dell’azienda e dell’ufficio stampa. </li></ul><ul><li>Possibilità di fissare in anticipo interviste. </li></ul>Nell’invito non deve assolutamente mancare: Va inviato alle redazioni almeno 15 giorni prima dell’evento!
  29. 29. DA EVITARE! <ul><li>Conferenze stampa o eventi nei fine settimana. </li></ul><ul><li>Eventi a ridosso di festività o “ponti”. </li></ul><ul><li>Eventi in orari serali. </li></ul><ul><li>Conferenze stampa in concomitanza con altri eventi già in programma da tempo. </li></ul><ul><li>Conferenze stampa o eventi in luoghi difficili da raggiungere o con problemi di traffico e parcheggio. </li></ul><ul><li>Eventi con ambientazioni etniche, esotiche o “innovative”. </li></ul><ul><li>Durata superiore ai 40 minuti. </li></ul><ul><li>Attesa iniziale non superiore ai 30 minuti. </li></ul>
  30. 30. <ul><li>Dove si svolge la conferenza stampa? </li></ul><ul><li>A che ora? </li></ul><ul><li>Chi interviene? </li></ul><ul><li>Quali sono i riferimenti dell’ufficio stampa o dell’azienda? </li></ul>NO! ?
  31. 31. SI! Nel corpo della mail sono specificate tutte le informazioni richieste.
  32. 32. nella loro organizzazione non devono mancare: <ul><li>Cartella stampa completa di comunicati, curricula dei relatori, materiale fotografico in formato digitale con immagini in alta e in bassa risoluzione (300 dpi e 78 dpi) e biglietti da visita del referente dei rapporti con la stampa (con numero di telefono cellulare!). </li></ul><ul><li>Location adeguata sia per posizione che per capienza. </li></ul><ul><li>Spazio per domande e quesiti finali e referente per la gestione di interviste one-to-one. </li></ul><ul><li>Corner per eventuali interviste televisive o radiofoniche. Disponibilità di DVD, VHS o Ampex con filmati di repertorio. </li></ul><ul><li>Momento ricreativo (catering, banqueting, coffee break, ecc…) per sviluppare le relazioni pubbliche. </li></ul><ul><li>Gadget mirato e appositamente studiato per l’occasione. </li></ul><ul><li>Personale di sala disponibile e preparato. </li></ul><ul><li>Servizio di choucotage se in lingua straniera. </li></ul><ul><li>Banco di accredito stampa con press report. </li></ul>
  33. 33. ERRORI DEI GIORNALISTI <ul><li>“ Copia e incolla” dei comunicati stampa. </li></ul><ul><li>Mancata verifica delle fonti e della veridicità delle notizie. </li></ul><ul><li>Mancanza di obiettività. </li></ul><ul><li>Non rispetto del materiale “sotto embargo”. </li></ul><ul><li>Scarsa preparazione, in particolar modo su materie tecnico-scientifiche. </li></ul><ul><li>Precedenza agli investitori e agli inserzionisti pubblicitari. </li></ul><ul><li>Scrittura poco chiara e poco comprensibile. </li></ul><ul><li>Mancata spiegazione di acronimi, sigle e termini tecnici. </li></ul>
  34. 34. FINE Grazie per l’attenzione! Roberto Bonin [email_address] www.gsaitalia.org [email_address]

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