2. ¿SABES QUE ES EL SGD DE
LA UMB?
Es la unidad responsable de la
captura, organización, procesamiento
técnico, accesibilidad, difusión, orientación y conservación
del patrimonio documental de la UMB.
Por tal razón en la UMB existen dos tipos de Archivo:
• Archivo de Gestión
• Archivo Central
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3. ARCHIVO DE
GESTIÓN
Los documentos que se
manejan a diario en cada
oficina y los cuales están
bajo la responsabilidad
Directa del respectivo
Departamento.
ARCHIVO CENTRAL
Es la unidad administrativa donde se
agrupan los documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos
de gestión de la UMB y esta ubicado en
el Campús Norte Cajicá.
CLASES DE ARCHIVO DE LA UMB
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4. TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Es la clase de documentos que
produce el área en una actividad el
cual se puede identificar según el
tema que el documento transmite
ejemplo:
Actas, Solicitudes, Informes, entre
otros.
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5. Tus archivos Digitales deben estar organizados de la siguiente forma:
! Recuerda que el ejemplo que demostremos serademás áreas !
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7. COMO ORGANIZAR EL
ARCHIVO DE GESTION
PASO 1: UNIFICAR
Proceso en el cual se deben agrupar todos los
documentos del área que se van a archivar en
un lugar específico, sin importar su
origen, fecha o tipología.
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8. .
PASO 2: CLASIFICAR
Identificar y ordenar en unidades documentales
dependiendo su tipología o tema. Teniendo en cuenta
las series y subseries.
PASO 3: ORGANIZAR
Ordene cada una de las unidades documentales
identificadas en la previa clasificación, este proceso
se llevara a cabo en orden cronológico, del mas
antiguo al mas reciente.
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9. .
Dirección S.G.D. UMB 2014
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Enero 20 de 2010 1
Enero 28 de 2011 2
Enero 24 de 2012 3
Marzo 12 de 2012 4
Octubre 2 de 2012 5
Enero 20 de 2013 6
Historias
Laborales
Enero 20 de 2011 1
Febrero 20 de 2011 2
Marzo 20 de 2012 3
Informes de Gestión
Abril 20 de 2013
Mayo 20 de 2013 5
4
Junio 20 de 2013 6
FORMA DE ORGANIZAR CARPETAS POR ORDEN CRONOLOGICO
10. .
PASO 4: FOLIACION
Proceso por el cual numeramos los folios por su cara
recta, esto con el fin de facilitar su ordenación, consulta
y control. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz
de mina negra y blanda, tipo HB o B.
Adicionalmente se debe consignar una hoja de control
donde se especifica el contenido del expediente y/o
carpeta.
FOLIO: Es una Hoja.
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11. .
PASO 5: ROTULACIÓN
Enseguida de organizar lo documentos en sus respectivas carpetas
y/o expedientes se procede a ubicarlas en su respectivo estante
archivador o caja la cual debe ser marcada con el formato
establecido para especificar el contenido de la información
depositada.
PASO 6: ELIMINAR
Para la eliminación de los documentos se debe tener en cuenta el
criterio de la persona que creo el documento, o el Jefe de área
que va a realizar la eliminación.
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12. Ubicación Física de documentos
45 INFORMES
45.25 Informes Financieros
Enero
Febrero
Marzo
45 .50 Informes Contables
Boletín de Enero
Boletín de Febrero
Separador de Serie
Separador de Subserie
Separador de
Subserie
Unidades
Unidades
A1
Conciliación Bancaria
Boletin Abril
Boletín de Marzo
13. .
PASO 7: INVENTARIAR
Se diligenciaría el FUID (Formato Único Inventario
Documental)
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14. RECOMENDACIONES
• El papel seleccionado para su respectiva eliminación, se puede
reutilizar teniendo en cuenta que se debe trazar una X sin
afectar la cara por la que se va a utilizar.
• Los documentos como libretas militares, cedulas de
ciudadanía, registros civiles y otros documentos que expresen
identificación de alguna persona no podrán ser reutilizados.
• No realice ninguno de los siguientes procedimientos:
perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones
adicionales , ni otro tipo de marcas sobre el documento.
• Coloque dentro de cada carpeta máximo 200 Folios.
• Evitar la duplicidad.
• No envié documentos vigentes al Archivo Central.
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15. FORMATOS
• Formato Único de Inventario Documental
• Hoja de Control Expediente
• Rótulo de Carpetas
• Rótulo de Cajas
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16. DIA MES AÑO NT
CAJA CARPETA
A M B
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Nº DE
ORDEN
NOMBRE DE LA SERIE,
SUBSERIE O ASUNTO
FECHAS EXTREMAS
UNIDAD DE
CONSERVACIÓN Nº DE
FOLIOS
SOPORTE
FRECUENCIA DE
CONSULTA
OBSERVACIONES
INICIAL
DD/MM/AA
FINAL DD/MM/AA
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
Elaborado por: Autorizado por: Recibido por:
Lugar y Fecha: Lugar y Fecha: Lugar y Fecha:
MACROPROCESO GESTION DOCUMENTAL
Nombre del Proceso:
SISTEMA GESTION DOCUMENTAL
Nombre del Documento:
INVENTARIO DOCUMENTAL
CÓDIGO: GDGD-FM-002
VERSIÓN: 1
FECHA: 12/Junio/2013
ENTIDAD PRODUCTORA: UMB HOJA No: DE:
REGISTRO DE ENTRADA
CÒDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
OBJETO: NT= Número de Transferencia
UNIDAD ADMINISTRATIVA :
OFICINA PRODUCTORA:
CÒDIGO
FUID
17. MACROPROCESO GESTION DOCUMENTAL
Nombre del Proceso:
CÓDIGO:
SISTEMA GESTION DOCUMENTAL
Nombre del Documento: VERSIÓN:
HOJA DE CONTROL FECHA:
NOMBRE DE LA CARPETA:
FECHA ASUNTO O TEMA FOLIOS OBSERVACIONES
Hoja de Control
18. FECHA INICIAL
DD/MM/AA
/ /
FECHA FINAL
DD/MM/AA
/ /
CÓDIGO: GDGD-FM-003
VERSIÓN: 1
FECHA: 12/Junio/2013
Nombre del Proceso:
SISTEMA GESTION DOCUMENTAL
Nombre del Documento:
ROTULOS CAJAS DE ARCHIVO
MACROPROCESO GESTION DOCUMENTAL
CAJA No
Nº CARPETA NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO
Centro de Costo NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
Ubicación Estante Nº XX Entrepaño Nº XX Referencia Transferencia Nº
Nº CARPETA NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO
Nº TOTAL DE
CARPETAS
Rotulo de Capetas
19. MACROPROCESO GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: GDGD-FM-004
VERSIÓN: 1
FECHA: 12/Junio/2013
Nombre del Proceso:
SISTEMA GESTION DOCUMENTAL
Nombre del Documento:
ROTULO IDENTIFICACION CARPETA
NOMBRE CARPETA:
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
FECHA INICIAL DD: MM: AA:
FECHA FINAL DD: MM: AA:
Nº DE FOLIOS:
ELABORÓ:
Nº DE CARPETA:
Cargo:
Fecha:
Cargo:
Fecha:
REVISÓ: APROBÓ:
Nº DE CAJA:
Cargo:
Fecha:
Rotulo de cajas
21. GRACIAS.
El Departamento de Gestión Documental de la
UMB invita a la Comunidad Manuelista a hacer
sugerencias en favor de mejorar el servicio de
esta área, escribiendo al correo
jaime.sanchez@umb.edu.co.
Teléfono: 5460600 Ext. 2504 – 1504 – 8504.
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