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    O que é Gerenciamento e Registros Eletrônicos (ERM)? O que é Gerenciamento e Registros Eletrônicos (ERM)? Presentation Transcript

    • Agosto/2009
      O que é Gerenciamento e Registro Eletrônico
      (Electronic Record Management – ERM)
    • Agenda
      3
      1.1
      Introdução ao ERM
      1.2
      ERM Drivers de Negócios
      1.3
      Captura, Metadados, Classificação
      1.4
      Gestão de Informação
      1.5
      ERM Soluções de Tecnologia
    • A importância dos registros
      A maior parte dos registros hoje em dia começam em meios eletrônicos:
      • Cartas
      • Emails
      • Fax
      • Transações na Web
      • Outras transações
      4
    • A importância dos registros
      • Crescente consciência da importância dos registros
      • Falhas de gestão
      • Exigência crescente do governo por retenção e disposição
      5
    • Gerenciamento de Registros Eletrônicos
      A pergunta é: ERM é
      • O gerenciamento eletrônico de registros em papel?
      • O gerenciamento de registros eletrônicos?
      Resposta: ambos
      6
    • Tipos de conteúdo e grau de gerenciamento
      Para cada tipo de conteúdo, avaliar o grau de controle que existe em sua organização em gerenciá-lo
      7
    • 1.1
      Introdução ao ERM
      1.2
      ERM Drivers de Negócios
      Agenda
      8
      1.3
      Captura, Metadados, Classificação
      1.4
      Gestão de Informação
      1.5
      ERM Soluções de Tecnologia
    • Quais são os principais drivers de negócios?
      9
      Efetividade
      Eficiência
      ERM
      Conformidade
      Continuidade
    • Driver: conformidade
      • Leis
      • Regulamentos
      • Políticas
      • Padrões
      • Boa prática
      10
    • Driver: efetividade
      • Não perder registros
      • Compartilhar registros
      • Encontrar registros facilmente
      • Obter visão geral
      11
    • Driver: eficiência
      • Acesso rápido a registros
      • Economia de espaço
      • Custos de manuseio reduzidos
      • Outros exemplos:
      • Custos de arquivamento
      • Mobília
      • Consumíveis
      12
    • Driver: continuidade
      • Registros estão sujeitos a perdas
      • Negócios tendem a falhar se perderem seus registros
      • Armazenamento eletrônico pode acelerar a recuperação de um desastre
      13
    • Ciclo de vida dos registros
      Fonte: Nara
      14
      Criação ou Recepção
      Manutenção e Uso
      Disposição
    • Princípios fundamentais
      • Registros são criados, recebidos e usados na condução das atividades organizacionais
      • Organizações deveriam criar e manter registros autênticos, confiáveis e usáveis
      15
    • Princípios de acesso e uso
      • Registros deveriam ser acessíveis a usuários autorizados
      • Usuários deveriam poder acessar e usar registros em formatos usáveis
      • Registros deveriam ser organizados para dar suporte ao acesso e gerenciamento
      16
    • Princípios de retenção
      • Registros devem ser gerenciados por todo seu ciclo de vida
      • Registros deveriam ser mantidos enquanto solicitados
      • Requisitos estatutários
      • Requisitos legais
      • Necessidades de negócios ou operacionais
      • Reter registros por mais tempo do que solicitado pode aumentar responsabilidade organizacional
      17
    • Princípios de eliminação
      • Eliminação é uma fase aceita do ciclo de vida dos registros
      • Transferência / Adesão
      • Destruição
      • Registros deveriam ser
      eliminados ao final do
      seu ciclo de vida
      18
    • Introdução ao ERM
      Agenda
      19
      1.1
      1.2
      ERM Drivers de Negócios
      1.3
      Captura, Metadados, Classificação
      1.4
      Gestão de Informação
      1.5
      ERM Soluções de Tecnologia
    • O que é ‘Captura’
      20
    • O propósito de capturar registros
      • Estabelecer uma relação entre o registro e seu contexto
      • Colocar o registro em um ambiente controlado
      • Ligar o registro com outros registros relacionados
      • Permitir que o registro seja gerenciado efetivamente
      21
    • Por que não capturar tudo?
      • Alto custo de armazenamento
      • Volume de não-registros a filtrar
      • Operacionalidade
      • Para requisitos legais e de auditoria
      • Responsabilidade maior por divulgar demais
      22
    • Então, o que são metadados?
      • Metadados = “dados sobre dados”
      • Para um documento ou registro isto significa dados tais como: seu autor, seu título, a data de emissão e outras informações que podem ser utilmente associadas a ele
      • Nada novo ou único
      • Definidos em termos de unidades chamadas “Elementos” ou “Campos”
      • Alguns suportam “sub-elementos” ou “atributos”
      23
    • Perspectivas em metadados
      • Registrar metadados é frequentemente chamado de “indexar”
      • Diferentes usuários de um sistema ERM terão diferentes visões do que os metadados podem fazer por eles e quais metadados são solicitados
      • Perspectiva de negócio
      • Perspectiva de gerenciamento de registros
      • Perspectiva do usuário
      24
    • Captura automatizada de metadados – 1
      • Software pode ajudar
      • Modelos de documentos podem conter código para capturar metadados
      • Modelos também podem conter “marcadores”, “campos” e outras características para ‘agarrar’ metadados
      25
    • Captura automatizada de metadados – 2
      • Software também pode ser usado para detalhes facilitadores do usuário (conforme logado)
      • Nome e detalhes do autor
      • Função e departamento
      • Outros valores default
      • Automatize se puder!
      26
    • Esquema de classificação definido
      Informação descritiva para uma organização ou divisão de objetos em grupos baseados em características que os objetos têm em comum
      Fonte: ISO 11179-1 Padrão de Registro
      de Metadados – parte 1- Estrutura
      27
      • C - funções & Atividades
      • F - Séries de Registros & Arquivos
      Estrutura de classificação
      28
    • Propósito do esquema de classificação
      • Qualquer estrutura que uma organização usa para organizar, acessar/ obter dados, salvar & gerenciar suas informações
      • Um esquema de classificação de negócios (BCS) é um esquema de classificação baseado em funções & atividades do negócio de uma organização
      29
    • Características de um bom esquema
      • Facilidade de uso é a característica-chave de um bom esquema de classificação
      • Tempo tomado para salva& declarar registros
      • Tempo tomado para recuperar registros relevantes
      • Usuários resistirão a um esquema difícil de usar
      30
    • Busca & Recuperação
      • Busca & Recuperação são atividades-chave do usuário ERM
      • Usuários podem buscar um repositório ou local para registros por:
      • Metadados
      • Conteúdo (texto completo)
      – ex.: sequência de texto
      • Uma combinação de
      conteúdo & metadados
      • Navegando na estrutura
      de classificação
      31
    • Apresentação
      • Como um registro digital é apresentado ao usuário
      • Um sistema ERM pode conter registros com muitos formatos & estruturas diferentes
      • Facilidades de visualização genéricas são solicitadas
      • As principais opções são:
      • Produzir uma representação em tela
      • Imprimir
      • Tocar áudio e/ ou vídeo
      32
    • Apresentação e Execução
      • O sistema ERM precisa ou:
      • Ter seu próprio “visualizador” para formatos de arquivos comuns
      • Ou chamar uma aplicação externa
      • Precisão de apresentação e execução podem variar
      • Raramente um problema com registros de escritório “padrão”
      • Verifique o sistema com seus registros
      33
    • Por que o controle de acesso é necessário?
      • Assegurar ‘controle sistemático’ e evidência confiável’
      • Assegurar registros oficiais
      • Proteger informação comercialmente sensível
      • Proteger informação pessoal
      • Limitar acesso a informações marcadas para proteção
      34
    • 35
      • Fornecer ou limitar acesso a classes, arquivos ou registros específicos
      • Fornecer ou limitar acesso a características
      • Fornecer ou limitar acesso por classificação de segurança
      • “precisa saber” (“need to know”)
      Objetos para direitos de acesso do usuário
    • Períodos de retenção – 1
      • Capturar um registro implica em necessidade de retenção
      • Um registro pode ser retido em diferentes maneiras
      • Sistema ERM
      • Aplicação de software
      • Mídia eletrônica separada
      • Papel
      36
    • Períodos de retenção – 2
      • Registros irão variar em sua natureza intrínseca
      • Alguns registros podem precisar ser retidos por períodos de tempo muito longos
      • Outros registros precisarão ser retidos por períodos mais curtos
      37
    • Os benefícios da eliminação de registros
      • Manter tudo para sempre é caro
      • Custos de armazenamento
      • Busca e recuperação
      • Descoberta
      • Tribunais têm sustentado que não há solicitação para manter tudo para sempre
      • Eliminação de registros diminui riscos
      • Se for feita continuamente e de acordo com os registros do programa
      38
    • 1.1
      Introdução ao ERM
      Agenda
      39
      1.2
      ERM Drivers de Negócios
      1.3
      Captura, Metadados, Classificação
      1.4
      Gestão de Informação
      1.5
      ERM Soluções de Tecnologia
    • O que é gestão da informação?
      • Responsabilidade para patrimônio de informações de uma organização
      • Assegura conformidade com regulamentos e legislação
      • Permite melhorias de produtividade
      • Permite à empresa responder a mudanças
      • Sustenta boas práticas de gerenciamento de informações
      40
      Procurando por informação apropriadamente
    • A estrutura da gestão de informações
      41
    • Implementação da estrutura
      • Política
      • Processos e padrões para gerenciar registros
      • Gerenciamento
      • Regras e responsabilidades de gestão
      • Organização
      • Grupos e estruturas necessárias para gerenciar informações
      42
    • Política de gerenciamento de registros
      • Requisito fundamental para gestão efetiva
      • Fornece amplas declarações de política
      • Muitas referências e exemplos à disposição
      • Setor público
      • Políticas e modelos
      43
      Políticas
    • Procedimentos de gerenciamento de registros
      • Procedimentos necessários para cumprir as políticas
      • Procedimentos existentes atualizados para RM
      • Específico para diferentes departamentos, processos de trabalho, funções e aplicações
      • Processos relacionados a registros formam o centro do curso Practitioner
      44
      Procedimentos
    • 1.1
      Introdução ao ERM
      Agenda
      45
      1.2
      ERM Drivers de Negócios
      1.3
      Captura, Metadados, Classificação
      1.4
      Gestão de Informação
      1.5
      ERM Soluções de Tecnologia
    • Aplicações do gerenciamento de registros
      • Originalmente usado para gerenciar registros físicos eletronicamente
      • Conteúdos e localizações
      • Registros e caixas
      • Ou para criar e gerenciar instrumentos de gerenciamento de registros
      46
    • Sistemas de gerenciamento de conteúdo de empresas
      • Tecnologias usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo
      • Imagem e gerenciamento de documentos
      • Fluxo de trabalho e BPM
      • Muitos incluem gerenciamento de registros
      • Serviços baseados nos conceitos de ECM
      47
    • Sistemas de gerenciamento de conteúdo de eletrônicos
      • Fornecem capacidades compreensivas de gerenciamento de registros
      • Desenvolvimento de programação de plano/ retenção de arquivo
      • Classificação e armazenamento de registros
      • Acesso e recuperação
      • Retenção e eliminação
      • Pode integrar ou ser parte de um conjunto de programas ECM
      48
    • Serviços de conteúdo básico
      • Solução de gerenciamento de conteúdo leve
      • Geralmente menos funcionalidade que soluções ECM ou ERM
      • Menor custo para adquirir e implementar
      • Implantados por toda a organização
      • Pode fornecer gerenciamento de registros
      • Usados como parte dianteira para solução ECM ou ERM
      49
    • Princípios de preservação eletrônica
      • Exemplos de mídia durável:
      • WORM media
      • Mídia baseada em cartucho
      • Exemplos de condições de armazenamento:
      • Requisição de temperatura e umidade controladas
      • Exemplos de proteção contra desastres
      • Cofre à prova de fogo, armazenamento fora do local
      • Requisição de algumas normas
      50
    • A necessidade de preservação digital
      • Registros físicos necessitam pouca ou nenhuma tecnologia
      • Registros eletrônicos precisam muita tecnologia:
      • Servidores e redes
      • Drives de disco
      • PC e sistema operante
      • Monitor
      • Software do sistema ECM/ERM
      • Software e hardware evoluem rapidamente!
      51
    • Mais de 1.000 clientes ativos da solução ECM
      Clientes da Solução ECM TOTVS
      52