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O que é Gerenciamento e Registros Eletrônicos (ERM)?
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O que é Gerenciamento e Registros Eletrônicos (ERM)? Presentation Transcript

  • 1. Agosto/2009
    O que é Gerenciamento e Registro Eletrônico
    (Electronic Record Management – ERM)
  • 2.
  • 3. Agenda
    3
    1.1
    Introdução ao ERM
    1.2
    ERM Drivers de Negócios
    1.3
    Captura, Metadados, Classificação
    1.4
    Gestão de Informação
    1.5
    ERM Soluções de Tecnologia
  • 4. A importância dos registros
    A maior parte dos registros hoje em dia começam em meios eletrônicos:
    • Cartas
    • 5. Emails
    • 6. Fax
    • 7. Transações na Web
    • 8. Outras transações
    4
  • 9. A importância dos registros
    • Crescente consciência da importância dos registros
    • 10. Falhas de gestão
    • 11. Exigência crescente do governo por retenção e disposição
    5
  • 12. Gerenciamento de Registros Eletrônicos
    A pergunta é: ERM é
    • O gerenciamento eletrônico de registros em papel?
    • 13. O gerenciamento de registros eletrônicos?
    Resposta: ambos
    6
  • 14. Tipos de conteúdo e grau de gerenciamento
    Para cada tipo de conteúdo, avaliar o grau de controle que existe em sua organização em gerenciá-lo
    7
  • 15. 1.1
    Introdução ao ERM
    1.2
    ERM Drivers de Negócios
    Agenda
    8
    1.3
    Captura, Metadados, Classificação
    1.4
    Gestão de Informação
    1.5
    ERM Soluções de Tecnologia
  • 16. Quais são os principais drivers de negócios?
    9
    Efetividade
    Eficiência
    ERM
    Conformidade
    Continuidade
  • 17. Driver: conformidade
    • Leis
    • 18. Regulamentos
    • 19. Políticas
    • 20. Padrões
    • 21. Boa prática
    10
  • 22. Driver: efetividade
    • Não perder registros
    • 23. Compartilhar registros
    • 24. Encontrar registros facilmente
    • 25. Obter visão geral
    11
  • 26. Driver: eficiência
    • Acesso rápido a registros
    • 27. Economia de espaço
    • 28. Custos de manuseio reduzidos
    • 29. Outros exemplos:
    • 30. Custos de arquivamento
    • 31. Mobília
    • 32. Consumíveis
    12
  • 33. Driver: continuidade
    • Registros estão sujeitos a perdas
    • 34. Negócios tendem a falhar se perderem seus registros
    • 35. Armazenamento eletrônico pode acelerar a recuperação de um desastre
    13
  • 36. Ciclo de vida dos registros
    Fonte: Nara
    14
    Criação ou Recepção
    Manutenção e Uso
    Disposição
  • 37. Princípios fundamentais
    • Registros são criados, recebidos e usados na condução das atividades organizacionais
    • 38. Organizações deveriam criar e manter registros autênticos, confiáveis e usáveis
    15
  • 39. Princípios de acesso e uso
    • Registros deveriam ser acessíveis a usuários autorizados
    • 40. Usuários deveriam poder acessar e usar registros em formatos usáveis
    • 41. Registros deveriam ser organizados para dar suporte ao acesso e gerenciamento
    16
  • 42. Princípios de retenção
    • Registros devem ser gerenciados por todo seu ciclo de vida
    • 43. Registros deveriam ser mantidos enquanto solicitados
    • 44. Requisitos estatutários
    • 45. Requisitos legais
    • 46. Necessidades de negócios ou operacionais
    • 47. Reter registros por mais tempo do que solicitado pode aumentar responsabilidade organizacional
    17
  • 48. Princípios de eliminação
    • Eliminação é uma fase aceita do ciclo de vida dos registros
    • 49. Transferência / Adesão
    • 50. Destruição
    • 51. Registros deveriam ser
    eliminados ao final do
    seu ciclo de vida
    18
  • 52. Introdução ao ERM
    Agenda
    19
    1.1
    1.2
    ERM Drivers de Negócios
    1.3
    Captura, Metadados, Classificação
    1.4
    Gestão de Informação
    1.5
    ERM Soluções de Tecnologia
  • 53. O que é ‘Captura’
    20
  • 54. O propósito de capturar registros
    • Estabelecer uma relação entre o registro e seu contexto
    • 55. Colocar o registro em um ambiente controlado
    • 56. Ligar o registro com outros registros relacionados
    • 57. Permitir que o registro seja gerenciado efetivamente
    21
  • 58. Por que não capturar tudo?
    • Alto custo de armazenamento
    • 59. Volume de não-registros a filtrar
    • 60. Operacionalidade
    • 61. Para requisitos legais e de auditoria
    • 62. Responsabilidade maior por divulgar demais
    22
  • 63. Então, o que são metadados?
    • Metadados = “dados sobre dados”
    • 64. Para um documento ou registro isto significa dados tais como: seu autor, seu título, a data de emissão e outras informações que podem ser utilmente associadas a ele
    • 65. Nada novo ou único
    • 66. Definidos em termos de unidades chamadas “Elementos” ou “Campos”
    • 67. Alguns suportam “sub-elementos” ou “atributos”
    23
  • 68. Perspectivas em metadados
    • Registrar metadados é frequentemente chamado de “indexar”
    • 69. Diferentes usuários de um sistema ERM terão diferentes visões do que os metadados podem fazer por eles e quais metadados são solicitados
    • 70. Perspectiva de negócio
    • 71. Perspectiva de gerenciamento de registros
    • 72. Perspectiva do usuário
    24
  • 73. Captura automatizada de metadados – 1
    • Software pode ajudar
    • 74. Modelos de documentos podem conter código para capturar metadados
    • 75. Modelos também podem conter “marcadores”, “campos” e outras características para ‘agarrar’ metadados
    25
  • 76. Captura automatizada de metadados – 2
    • Software também pode ser usado para detalhes facilitadores do usuário (conforme logado)
    • 77. Nome e detalhes do autor
    • 78. Função e departamento
    • 79. Outros valores default
    • 80. Automatize se puder!
    26
  • 81. Esquema de classificação definido
    Informação descritiva para uma organização ou divisão de objetos em grupos baseados em características que os objetos têm em comum
    Fonte: ISO 11179-1 Padrão de Registro
    de Metadados – parte 1- Estrutura
    27
  • 82.
    • C - funções & Atividades
    • 83. F - Séries de Registros & Arquivos
    Estrutura de classificação
    28
  • 84. Propósito do esquema de classificação
    • Qualquer estrutura que uma organização usa para organizar, acessar/ obter dados, salvar & gerenciar suas informações
    • 85. Um esquema de classificação de negócios (BCS) é um esquema de classificação baseado em funções & atividades do negócio de uma organização
    29
  • 86. Características de um bom esquema
    • Facilidade de uso é a característica-chave de um bom esquema de classificação
    • 87. Tempo tomado para salva& declarar registros
    • 88. Tempo tomado para recuperar registros relevantes
    • 89. Usuários resistirão a um esquema difícil de usar
    30
  • 90. Busca & Recuperação
    • Busca & Recuperação são atividades-chave do usuário ERM
    • 91. Usuários podem buscar um repositório ou local para registros por:
    • 92. Metadados
    • 93. Conteúdo (texto completo)
    – ex.: sequência de texto
    • Uma combinação de
    conteúdo & metadados
    • Navegando na estrutura
    de classificação
    31
  • 94. Apresentação
    • Como um registro digital é apresentado ao usuário
    • 95. Um sistema ERM pode conter registros com muitos formatos & estruturas diferentes
    • 96. Facilidades de visualização genéricas são solicitadas
    • 97. As principais opções são:
    • 98. Produzir uma representação em tela
    • 99. Imprimir
    • 100. Tocar áudio e/ ou vídeo
    32
  • 101. Apresentação e Execução
    • O sistema ERM precisa ou:
    • 102. Ter seu próprio “visualizador” para formatos de arquivos comuns
    • 103. Ou chamar uma aplicação externa
    • 104. Precisão de apresentação e execução podem variar
    • 105. Raramente um problema com registros de escritório “padrão”
    • 106. Verifique o sistema com seus registros
    33
  • 107. Por que o controle de acesso é necessário?
    • Assegurar ‘controle sistemático’ e evidência confiável’
    • 108. Assegurar registros oficiais
    • 109. Proteger informação comercialmente sensível
    • 110. Proteger informação pessoal
    • 111. Limitar acesso a informações marcadas para proteção
    34
  • 112. 35
    • Fornecer ou limitar acesso a classes, arquivos ou registros específicos
    • 113. Fornecer ou limitar acesso a características
    • 114. Fornecer ou limitar acesso por classificação de segurança
    • 115. “precisa saber” (“need to know”)
    Objetos para direitos de acesso do usuário
  • 116. Períodos de retenção – 1
    • Capturar um registro implica em necessidade de retenção
    • 117. Um registro pode ser retido em diferentes maneiras
    • 118. Sistema ERM
    • 119. Aplicação de software
    • 120. Mídia eletrônica separada
    • 121. Papel
    36
  • 122. Períodos de retenção – 2
    • Registros irão variar em sua natureza intrínseca
    • 123. Alguns registros podem precisar ser retidos por períodos de tempo muito longos
    • 124. Outros registros precisarão ser retidos por períodos mais curtos
    37
  • 125. Os benefícios da eliminação de registros
    • Manter tudo para sempre é caro
    • 126. Custos de armazenamento
    • 127. Busca e recuperação
    • 128. Descoberta
    • 129. Tribunais têm sustentado que não há solicitação para manter tudo para sempre
    • 130. Eliminação de registros diminui riscos
    • 131. Se for feita continuamente e de acordo com os registros do programa
    38
  • 132. 1.1
    Introdução ao ERM
    Agenda
    39
    1.2
    ERM Drivers de Negócios
    1.3
    Captura, Metadados, Classificação
    1.4
    Gestão de Informação
    1.5
    ERM Soluções de Tecnologia
  • 133. O que é gestão da informação?
    • Responsabilidade para patrimônio de informações de uma organização
    • 134. Assegura conformidade com regulamentos e legislação
    • 135. Permite melhorias de produtividade
    • 136. Permite à empresa responder a mudanças
    • 137. Sustenta boas práticas de gerenciamento de informações
    40
    Procurando por informação apropriadamente
  • 138. A estrutura da gestão de informações
    41
  • 139. Implementação da estrutura
    • Política
    • 140. Processos e padrões para gerenciar registros
    • 141. Gerenciamento
    • 142. Regras e responsabilidades de gestão
    • 143. Organização
    • 144. Grupos e estruturas necessárias para gerenciar informações
    42
  • 145. Política de gerenciamento de registros
    • Requisito fundamental para gestão efetiva
    • 146. Fornece amplas declarações de política
    • 147. Muitas referências e exemplos à disposição
    • 148. Setor público
    • 149. Políticas e modelos
    43
    Políticas
  • 150. Procedimentos de gerenciamento de registros
    • Procedimentos necessários para cumprir as políticas
    • 151. Procedimentos existentes atualizados para RM
    • 152. Específico para diferentes departamentos, processos de trabalho, funções e aplicações
    • 153. Processos relacionados a registros formam o centro do curso Practitioner
    44
    Procedimentos
  • 154. 1.1
    Introdução ao ERM
    Agenda
    45
    1.2
    ERM Drivers de Negócios
    1.3
    Captura, Metadados, Classificação
    1.4
    Gestão de Informação
    1.5
    ERM Soluções de Tecnologia
  • 155. Aplicações do gerenciamento de registros
    • Originalmente usado para gerenciar registros físicos eletronicamente
    • 156. Conteúdos e localizações
    • 157. Registros e caixas
    • 158. Ou para criar e gerenciar instrumentos de gerenciamento de registros
    46
  • 159. Sistemas de gerenciamento de conteúdo de empresas
    • Tecnologias usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo
    • 160. Imagem e gerenciamento de documentos
    • 161. Fluxo de trabalho e BPM
    • 162. Muitos incluem gerenciamento de registros
    • 163. Serviços baseados nos conceitos de ECM
    47
  • 164. Sistemas de gerenciamento de conteúdo de eletrônicos
    • Fornecem capacidades compreensivas de gerenciamento de registros
    • 165. Desenvolvimento de programação de plano/ retenção de arquivo
    • 166. Classificação e armazenamento de registros
    • 167. Acesso e recuperação
    • 168. Retenção e eliminação
    • 169. Pode integrar ou ser parte de um conjunto de programas ECM
    48
  • 170. Serviços de conteúdo básico
    • Solução de gerenciamento de conteúdo leve
    • 171. Geralmente menos funcionalidade que soluções ECM ou ERM
    • 172. Menor custo para adquirir e implementar
    • 173. Implantados por toda a organização
    • 174. Pode fornecer gerenciamento de registros
    • 175. Usados como parte dianteira para solução ECM ou ERM
    49
  • 176. Princípios de preservação eletrônica
    • Exemplos de mídia durável:
    • 177. WORM media
    • 178. Mídia baseada em cartucho
    • 179. Exemplos de condições de armazenamento:
    • 180. Requisição de temperatura e umidade controladas
    • 181. Exemplos de proteção contra desastres
    • 182. Cofre à prova de fogo, armazenamento fora do local
    • 183. Requisição de algumas normas
    50
  • 184. A necessidade de preservação digital
    • Registros físicos necessitam pouca ou nenhuma tecnologia
    • 185. Registros eletrônicos precisam muita tecnologia:
    • 186. Servidores e redes
    • 187. Drives de disco
    • 188. PC e sistema operante
    • 189. Monitor
    • 190. Software do sistema ECM/ERM
    • 191. Software e hardware evoluem rapidamente!
    51
  • 192. Mais de 1.000 clientes ativos da solução ECM
    Clientes da Solução ECM TOTVS
    52