O que é Gerenciamento e Registros Eletrônicos (ERM)?

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O que é Gerenciamento e Registros Eletrônicos (ERM)?

  1. 1. Agosto/2009<br />O que é Gerenciamento e Registro Eletrônico<br />(Electronic Record Management – ERM)<br />
  2. 2.
  3. 3. Agenda<br />3<br />1.1<br />Introdução ao ERM<br />1.2<br />ERM Drivers de Negócios<br />1.3<br />Captura, Metadados, Classificação<br />1.4<br />Gestão de Informação<br />1.5<br />ERM Soluções de Tecnologia<br />
  4. 4. A importância dos registros<br />A maior parte dos registros hoje em dia começam em meios eletrônicos:<br /><ul><li>Cartas
  5. 5. Emails
  6. 6. Fax
  7. 7. Transações na Web
  8. 8. Outras transações</li></ul>4<br />
  9. 9. A importância dos registros<br /><ul><li>Crescente consciência da importância dos registros
  10. 10. Falhas de gestão
  11. 11. Exigência crescente do governo por retenção e disposição </li></ul>5<br />
  12. 12. Gerenciamento de Registros Eletrônicos<br />A pergunta é: ERM é<br /><ul><li>O gerenciamento eletrônico de registros em papel?
  13. 13. O gerenciamento de registros eletrônicos?</li></ul>Resposta: ambos<br />6<br />
  14. 14. Tipos de conteúdo e grau de gerenciamento <br />Para cada tipo de conteúdo, avaliar o grau de controle que existe em sua organização em gerenciá-lo<br />7<br />
  15. 15. 1.1<br />Introdução ao ERM<br />1.2<br />ERM Drivers de Negócios<br />Agenda<br />8<br />1.3<br />Captura, Metadados, Classificação<br />1.4<br />Gestão de Informação<br />1.5<br />ERM Soluções de Tecnologia<br />
  16. 16. Quais são os principais drivers de negócios?<br />9<br />Efetividade<br />Eficiência<br />ERM<br />Conformidade<br />Continuidade<br />
  17. 17. Driver: conformidade<br /><ul><li>Leis
  18. 18. Regulamentos
  19. 19. Políticas
  20. 20. Padrões
  21. 21. Boa prática</li></ul>10<br />
  22. 22. Driver: efetividade <br /><ul><li>Não perder registros
  23. 23. Compartilhar registros
  24. 24. Encontrar registros facilmente
  25. 25. Obter visão geral</li></ul>11<br />
  26. 26. Driver: eficiência<br /><ul><li>Acesso rápido a registros
  27. 27. Economia de espaço
  28. 28. Custos de manuseio reduzidos
  29. 29. Outros exemplos:
  30. 30. Custos de arquivamento
  31. 31. Mobília
  32. 32. Consumíveis </li></ul>12<br />
  33. 33. Driver: continuidade<br /><ul><li>Registros estão sujeitos a perdas
  34. 34. Negócios tendem a falhar se perderem seus registros
  35. 35. Armazenamento eletrônico pode acelerar a recuperação de um desastre</li></ul>13<br />
  36. 36. Ciclo de vida dos registros<br />Fonte: Nara<br />14<br />Criação ou Recepção<br />Manutenção e Uso<br />Disposição<br />
  37. 37. Princípios fundamentais<br /><ul><li>Registros são criados, recebidos e usados na condução das atividades organizacionais
  38. 38. Organizações deveriam criar e manter registros autênticos, confiáveis e usáveis</li></ul>15<br />
  39. 39. Princípios de acesso e uso<br /><ul><li>Registros deveriam ser acessíveis a usuários autorizados
  40. 40. Usuários deveriam poder acessar e usar registros em formatos usáveis
  41. 41. Registros deveriam ser organizados para dar suporte ao acesso e gerenciamento</li></ul>16<br />
  42. 42. Princípios de retenção<br /><ul><li>Registros devem ser gerenciados por todo seu ciclo de vida
  43. 43. Registros deveriam ser mantidos enquanto solicitados
  44. 44. Requisitos estatutários
  45. 45. Requisitos legais
  46. 46. Necessidades de negócios ou operacionais
  47. 47. Reter registros por mais tempo do que solicitado pode aumentar responsabilidade organizacional</li></ul>17<br />
  48. 48. Princípios de eliminação<br /><ul><li>Eliminação é uma fase aceita do ciclo de vida dos registros
  49. 49. Transferência / Adesão
  50. 50. Destruição
  51. 51. Registros deveriam ser </li></ul>eliminados ao final do <br />seu ciclo de vida <br />18<br />
  52. 52. Introdução ao ERM<br />Agenda<br />19<br />1.1<br />1.2<br />ERM Drivers de Negócios<br />1.3<br />Captura, Metadados, Classificação<br />1.4<br />Gestão de Informação<br />1.5<br />ERM Soluções de Tecnologia<br />
  53. 53. O que é ‘Captura’<br />20<br />
  54. 54. O propósito de capturar registros<br /><ul><li>Estabelecer uma relação entre o registro e seu contexto
  55. 55. Colocar o registro em um ambiente controlado
  56. 56. Ligar o registro com outros registros relacionados
  57. 57. Permitir que o registro seja gerenciado efetivamente</li></ul>21<br />
  58. 58. Por que não capturar tudo?<br /><ul><li>Alto custo de armazenamento
  59. 59. Volume de não-registros a filtrar
  60. 60. Operacionalidade
  61. 61. Para requisitos legais e de auditoria
  62. 62. Responsabilidade maior por divulgar demais</li></ul>22<br />
  63. 63. Então, o que são metadados?<br /><ul><li>Metadados = “dados sobre dados”
  64. 64. Para um documento ou registro isto significa dados tais como: seu autor, seu título, a data de emissão e outras informações que podem ser utilmente associadas a ele
  65. 65. Nada novo ou único
  66. 66. Definidos em termos de unidades chamadas “Elementos” ou “Campos”
  67. 67. Alguns suportam “sub-elementos” ou “atributos”</li></ul>23<br />
  68. 68. Perspectivas em metadados<br /><ul><li>Registrar metadados é frequentemente chamado de “indexar”
  69. 69. Diferentes usuários de um sistema ERM terão diferentes visões do que os metadados podem fazer por eles e quais metadados são solicitados
  70. 70. Perspectiva de negócio
  71. 71. Perspectiva de gerenciamento de registros
  72. 72. Perspectiva do usuário</li></ul>24<br />
  73. 73. Captura automatizada de metadados – 1<br /><ul><li>Software pode ajudar
  74. 74. Modelos de documentos podem conter código para capturar metadados
  75. 75. Modelos também podem conter “marcadores”, “campos” e outras características para ‘agarrar’ metadados</li></ul>25<br />
  76. 76. Captura automatizada de metadados – 2<br /><ul><li>Software também pode ser usado para detalhes facilitadores do usuário (conforme logado)
  77. 77. Nome e detalhes do autor
  78. 78. Função e departamento
  79. 79. Outros valores default
  80. 80. Automatize se puder! </li></ul>26<br />
  81. 81. Esquema de classificação definido<br />Informação descritiva para uma organização ou divisão de objetos em grupos baseados em características que os objetos têm em comum<br />Fonte: ISO 11179-1 Padrão de Registro <br />de Metadados – parte 1- Estrutura<br />27<br />
  82. 82. <ul><li>C - funções & Atividades
  83. 83. F - Séries de Registros & Arquivos</li></ul>Estrutura de classificação <br />28<br />
  84. 84. Propósito do esquema de classificação<br /><ul><li>Qualquer estrutura que uma organização usa para organizar, acessar/ obter dados, salvar & gerenciar suas informações
  85. 85. Um esquema de classificação de negócios (BCS) é um esquema de classificação baseado em funções & atividades do negócio de uma organização</li></ul>29<br />
  86. 86. Características de um bom esquema<br /><ul><li>Facilidade de uso é a característica-chave de um bom esquema de classificação
  87. 87. Tempo tomado para salva& declarar registros
  88. 88. Tempo tomado para recuperar registros relevantes
  89. 89. Usuários resistirão a um esquema difícil de usar</li></ul>30<br />
  90. 90. Busca & Recuperação<br /><ul><li>Busca & Recuperação são atividades-chave do usuário ERM
  91. 91. Usuários podem buscar um repositório ou local para registros por:
  92. 92. Metadados
  93. 93. Conteúdo (texto completo) </li></ul>– ex.: sequência de texto<br /><ul><li>Uma combinação de </li></ul>conteúdo & metadados<br /><ul><li>Navegando na estrutura </li></ul>de classificação<br />31<br />
  94. 94. Apresentação<br /><ul><li>Como um registro digital é apresentado ao usuário
  95. 95. Um sistema ERM pode conter registros com muitos formatos & estruturas diferentes
  96. 96. Facilidades de visualização genéricas são solicitadas
  97. 97. As principais opções são:
  98. 98. Produzir uma representação em tela
  99. 99. Imprimir
  100. 100. Tocar áudio e/ ou vídeo </li></ul>32<br />
  101. 101. Apresentação e Execução<br /><ul><li>O sistema ERM precisa ou:
  102. 102. Ter seu próprio “visualizador” para formatos de arquivos comuns
  103. 103. Ou chamar uma aplicação externa
  104. 104. Precisão de apresentação e execução podem variar
  105. 105. Raramente um problema com registros de escritório “padrão”
  106. 106. Verifique o sistema com seus registros</li></ul>33<br />
  107. 107. Por que o controle de acesso é necessário?<br /><ul><li>Assegurar ‘controle sistemático’ e evidência confiável’
  108. 108. Assegurar registros oficiais
  109. 109. Proteger informação comercialmente sensível
  110. 110. Proteger informação pessoal
  111. 111. Limitar acesso a informações marcadas para proteção </li></ul>34<br />
  112. 112. 35<br /><ul><li>Fornecer ou limitar acesso a classes, arquivos ou registros específicos
  113. 113. Fornecer ou limitar acesso a características
  114. 114. Fornecer ou limitar acesso por classificação de segurança
  115. 115. “precisa saber” (“need to know”)</li></ul>Objetos para direitos de acesso do usuário<br />
  116. 116. Períodos de retenção – 1<br /><ul><li>Capturar um registro implica em necessidade de retenção
  117. 117. Um registro pode ser retido em diferentes maneiras
  118. 118. Sistema ERM
  119. 119. Aplicação de software
  120. 120. Mídia eletrônica separada
  121. 121. Papel </li></ul>36<br />
  122. 122. Períodos de retenção – 2<br /><ul><li>Registros irão variar em sua natureza intrínseca
  123. 123. Alguns registros podem precisar ser retidos por períodos de tempo muito longos
  124. 124. Outros registros precisarão ser retidos por períodos mais curtos </li></ul>37<br />
  125. 125. Os benefícios da eliminação de registros<br /><ul><li>Manter tudo para sempre é caro
  126. 126. Custos de armazenamento
  127. 127. Busca e recuperação
  128. 128. Descoberta
  129. 129. Tribunais têm sustentado que não há solicitação para manter tudo para sempre
  130. 130. Eliminação de registros diminui riscos
  131. 131. Se for feita continuamente e de acordo com os registros do programa</li></ul>38<br />
  132. 132. 1.1<br />Introdução ao ERM<br />Agenda<br />39<br />1.2<br />ERM Drivers de Negócios<br />1.3<br />Captura, Metadados, Classificação<br />1.4<br />Gestão de Informação<br />1.5<br />ERM Soluções de Tecnologia<br />
  133. 133. O que é gestão da informação?<br /><ul><li>Responsabilidade para patrimônio de informações de uma organização
  134. 134. Assegura conformidade com regulamentos e legislação
  135. 135. Permite melhorias de produtividade
  136. 136. Permite à empresa responder a mudanças
  137. 137. Sustenta boas práticas de gerenciamento de informações</li></ul>40<br />Procurando por informação apropriadamente<br />
  138. 138. A estrutura da gestão de informações<br />41<br />
  139. 139. Implementação da estrutura<br /><ul><li>Política
  140. 140. Processos e padrões para gerenciar registros
  141. 141. Gerenciamento
  142. 142. Regras e responsabilidades de gestão
  143. 143. Organização
  144. 144. Grupos e estruturas necessárias para gerenciar informações</li></ul>42<br />
  145. 145. Política de gerenciamento de registros<br /><ul><li>Requisito fundamental para gestão efetiva
  146. 146. Fornece amplas declarações de política
  147. 147. Muitas referências e exemplos à disposição
  148. 148. Setor público
  149. 149. Políticas e modelos</li></ul>43<br />Políticas<br />
  150. 150. Procedimentos de gerenciamento de registros<br /><ul><li>Procedimentos necessários para cumprir as políticas
  151. 151. Procedimentos existentes atualizados para RM
  152. 152. Específico para diferentes departamentos, processos de trabalho, funções e aplicações
  153. 153. Processos relacionados a registros formam o centro do curso Practitioner</li></ul>44<br />Procedimentos <br />
  154. 154. 1.1<br />Introdução ao ERM<br />Agenda<br />45<br />1.2<br />ERM Drivers de Negócios<br />1.3<br />Captura, Metadados, Classificação<br />1.4<br />Gestão de Informação<br />1.5<br />ERM Soluções de Tecnologia<br />
  155. 155. Aplicações do gerenciamento de registros<br /><ul><li>Originalmente usado para gerenciar registros físicos eletronicamente
  156. 156. Conteúdos e localizações
  157. 157. Registros e caixas
  158. 158. Ou para criar e gerenciar instrumentos de gerenciamento de registros</li></ul>46<br />
  159. 159. Sistemas de gerenciamento de conteúdo de empresas<br /><ul><li>Tecnologias usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo
  160. 160. Imagem e gerenciamento de documentos
  161. 161. Fluxo de trabalho e BPM
  162. 162. Muitos incluem gerenciamento de registros
  163. 163. Serviços baseados nos conceitos de ECM</li></ul>47<br />
  164. 164. Sistemas de gerenciamento de conteúdo de eletrônicos<br /><ul><li>Fornecem capacidades compreensivas de gerenciamento de registros
  165. 165. Desenvolvimento de programação de plano/ retenção de arquivo
  166. 166. Classificação e armazenamento de registros
  167. 167. Acesso e recuperação
  168. 168. Retenção e eliminação
  169. 169. Pode integrar ou ser parte de um conjunto de programas ECM</li></ul>48<br />
  170. 170. Serviços de conteúdo básico<br /><ul><li>Solução de gerenciamento de conteúdo leve
  171. 171. Geralmente menos funcionalidade que soluções ECM ou ERM
  172. 172. Menor custo para adquirir e implementar
  173. 173. Implantados por toda a organização
  174. 174. Pode fornecer gerenciamento de registros
  175. 175. Usados como parte dianteira para solução ECM ou ERM</li></ul>49<br />
  176. 176. Princípios de preservação eletrônica<br /><ul><li>Exemplos de mídia durável:
  177. 177. WORM media
  178. 178. Mídia baseada em cartucho
  179. 179. Exemplos de condições de armazenamento:
  180. 180. Requisição de temperatura e umidade controladas
  181. 181. Exemplos de proteção contra desastres
  182. 182. Cofre à prova de fogo, armazenamento fora do local
  183. 183. Requisição de algumas normas</li></ul>50<br />
  184. 184. A necessidade de preservação digital<br /><ul><li>Registros físicos necessitam pouca ou nenhuma tecnologia
  185. 185. Registros eletrônicos precisam muita tecnologia:
  186. 186. Servidores e redes
  187. 187. Drives de disco
  188. 188. PC e sistema operante
  189. 189. Monitor
  190. 190. Software do sistema ECM/ERM
  191. 191. Software e hardware evoluem rapidamente!</li></ul>51<br />
  192. 192. Mais de 1.000 clientes ativos da solução ECM<br />Clientes da Solução ECM TOTVS<br />52<br />

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