13415866 vodic-kroz-access-2000
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

13415866 vodic-kroz-access-2000

on

  • 2,402 views

 

Statistics

Views

Total Views
2,402
Views on SlideShare
2,402
Embed Views
0

Actions

Likes
1
Downloads
74
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

13415866 vodic-kroz-access-2000 13415866 vodic-kroz-access-2000 Document Transcript

  • Faithe Wempen
  • Faithe Wempen Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes Authorized translation from the English language edition published by Sams Publishing. Copyright © 1999 All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying or by any informaton storage retrieval system, without permission in writing from the Publisher. Croatian language edition published by Strijelac d.o.o. Copyright © 1999 Preveo s engleskoga: Berislav Jedna~ak Izdava~: „Strijelac“ Zagreb Urednik: Goran Jedna~ak Lektura: Mladen Jedna~ak Korektura: Rada Fedor Priprema za tisak: Grafi~ki studio „MI[“ Tisak: Tiskara “Kasani}” CIP – Katalogizacija u publikaciji Nacionalna i sveu~ili{na knji`nica, Zagreb UDK 004.42 Access 2000 (035) WEMPEN, Faithe Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 / Faithe Wempen; [preveo s engleskoga Berislav Jedna~ak].– Zagreb: Strijelac, 2000. – 242 str.: ilustr.; 21 cm. – (10 minuta do uspjeha) Prijevod djela: Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes. – Kazalo. ISBN 953-210-006-7 400117050 Copyright © za hrvatsko izdanje STRIJELAC, Zagreb, 1999. Sva prava pridr`ana. Niti jedan dio knjige nije dozvoljeno upotrebljavati ili reproducirati u bilo kojem obliku ili na bilo koji na~in, niti pohranjivati u bazu podataka bilo kojeg oblika ili namjene bez prethodne pismene dozvole izdava~a, osim u slu~ajevima kratkih navoda u stru~nim ~lancima. Izrada kopija bilo kojeg dijela knjige u bilo kojem obliku predstavlja povredu Zakona. Izdava~ i autor ulo`ili su najve}i mogu}i napor u kvalitetnom pripremanju ove knjige. Izdava~ i autor objavom ove knjige ne pru`aju nikakve garancije, izravne ili posredne, za bilo koji dio sadr`aja knjige, proceduru, postupak, radnju ili navod koje se nalaze u ovoj knjizi. Izdava~ i autor ne snose nikakve posljedice koje bi mogle nastati uporabom ove knjige, niti se smatraju odgo- vornim za bilo kakvu {tetu ili gubitak uzrokovan izravno ili posredno ovom knjigom.
  • SADR@AJ UVOD 1 [to je Microsoft Access 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 [to je serija knjiga “10 minuta do uspjeha?”. . . . . . . . . . 2 Pravila koja smo upotrijebili u ovoj knjizi. . . . . . . . . . . . 2 ^EMU SLU@E BAZE PODATAKA? 4 Kako Access sprema podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Kako objediniti sve dijelove baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . 5 Izvje{taji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Upiti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 kako dijelovi odgovaraju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Accessov ~arobnjak olak{ava stvaranje baze podataka. . . . . . . . 8 PLANIRANJE BAZE PODATAKA 10 Planiranje je va`no! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Izbor tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Koju formu upotrijebiti?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Kakve izvje{taje `elite stvoriti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 18 Pokretanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Dijelovi prozora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Napu{tanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 23 Vrste pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Pomo} putem Office Assistanta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Upotreba prozora Microsoft Access Help . . . . . . . . . . . . . . . . 28 ^itanje tema pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Pronala`enje i popravljanje gre{aka u programu . . . . . . . . . . 32 Ostala obilje`ja pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 34 Odabiranje dobrog na~ina za stvaranje baze podataka . . . . . . 34 Stvaranje prazne baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Stavaranje baze podataka pomo}u ~arobnjaka . . . . . . . . . . . . 37
  • iv 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 41 Spremanje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Zatvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Otvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Promjena pogona ili mape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Pronala`enje datoteke baze podataka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 STVARANJE TABLICE UZ POMO} TABLE WIZARDA 50 Za{to stvoriti tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Stvaranje tablice uz pomo} Table Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . 51 [to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 STVARANJE TABLICE BEZ POMO}I ~AROBNJAKA 56 Za{to ne upotrijebiti ~arobnjaka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Stvaranje tablice u prikazu Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Shva}anje vrsta podataka i formata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Pode{enje primarnog klju~a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Prijelaz iz prikaza Design u prikaz Datasheet . . . . . . . . . . . . . 62 Stvaranje tablice uno{enjem podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 UNO{ENJE PROMJENA U TABLICU 65 Ure|ivanje polja i njihova svojstva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Dodavanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Skrivanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Brisanje tablice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 STVARANJE ODNOSA IZME|U TABLICA 71 Za{to stvarati odnose izme|u tablica?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Stvaranje odnosa izme|u tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 [to je referencijalni integritet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Ure|ivanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Uklanjanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 [to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 UNO{ENJE PODATKA U TABLICU 78 Uno{enje sloga. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Neke mogu}nosti unosa podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
  • SADR@AJ v Pomicanje po tablici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Ispisivanje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Zatvaranje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 UREIVANJE PODATKA U TABLICI 83 Promjena sadr`aja u }eliji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Odabiranje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Umetanje novog sloga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Brisanje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Pomicanje i kopiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 FORMATIRANJE TABLICE 89 Za{to formatirati tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Mijenjanje {irine stupca i visine retka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Promjena pisma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 94 Za{to stvarati forme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Stvaranje forme uz pomo} AutoForme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Stvaranje forme uz pomo} Form Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Stvaranje forme od samog po~etka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Uno{enje podataka u formu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 UNO{ENJE PROMJENA U FORMU 104 Uljep{avanje forme: Pregled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Pomicanje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka . . . . . . . . . . 106 Promjena veli~ine kontrola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Prikazivanje zaglavlja i podno`ja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Dodavanje oznaka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Formatiranje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Promjena reda pomicanja pomo}u tipke Tab . . . . . . . . . . . . 113 STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 116 Za{to upotrijebiti posebne kontrole za unos podataka? . . . . 116 Koje vrste kontrola upotrijebiti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Stvaranje okvira za popis ili kombiniranog okvira. . . . . . . . . 118
  • vi 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 Stvaranje grupe opcija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Dodavanje gumba za naredbu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Umetanje ActiveX kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 DODAVANJE SLIKA U FORMU 127 Za{to dodavati slike u formu?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Umetanje Clip Arta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Umetanje slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Promjena veli~ine slike. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Stvaranje nove slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 PRONALA`ENJE PODATAKA 134 Upotreba opcije Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Upotreba opcije Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Ostali na~ini za pronala`enje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . 139 SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA141 Pronala`enje i organiziranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Sortiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Filtriranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Stvaranje indeksa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 148 [to zapravo upit radi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Stvaranje upita pomo}u Simple Query Wizarda . . . . . . . . . . 149 Ispis rezultata upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Ostali Query Wizardi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 155 Rad u prikazu Query Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Dodavanje polja upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Dodavanje uvjeta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Prikazivanje rezultata upita. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 PRILAGOAVANJE UPITA 162 Sortiranje polja u upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Prikazivanje ili skrivanje polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Dodavanje prora~unskog polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
  • SADR@AJ vii STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE{TAJA 168 Za{to stvarati izvje{taje? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Upotreba AutoReporta za stvaranje izvje{taja . . . . . . . . . . . . 168 Stvaranje izvje{taja pomo}u Report Wizarda. . . . . . . . . . . . . 170 Prikazivaje i ispisivanje izvje{taja u prozoru Print Preview . . 174 PRILAGOAVANJE IZVJE{TAJA 175 Promjena postoje}ih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Rad s kontrolama u izvje{taju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 RAD S POVEZANIM TABLICAMA 181 Za{to povezivati tablice? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Prikazivanje povezanih podataka u prikazu Datasheet . . . . . 183 Stvaranje vi{etabli~nog upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Stvaranje vi{etabli~nih formi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Stvaranje vi{etabli~nih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 STVARANJE DIJAGRAMA 189 Prednosti dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Stvaranje dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Upotreba prozora Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Spremanje izvje{taja s dijagramom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 195 Osnove Interneta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Spremanje kao Web stranice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Umetanje hiperveze u Accessove objekte . . . . . . . . . . . . . . . 197 Data Access Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 204 Za{to dijeliti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Otvaranje baze podataka u ekskluzivnom na~inu rada . . . . . 204 Pridjeljivanje lozinke datotekama baze podataka . . . . . . . . . 205 Sigurnost na razini korisnika (samo za mre`e) . . . . . . . . . . . 206 Suradnja s drugim korisnicima na bazi podataka . . . . . . . . . 207 Stvaranje mde datoteke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 [ifriranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Za{tita podataka u formi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
  • viii 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 UVOZ I IZVOZ PODATAKA 213 Za{to uvoziti i izvoziti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Uvoz podataka iz drugih programa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Izvoz podataka u druge programe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 221 Stvaranje sigurnosne kopije datoteke baze podataka . . . . . . 221 Popravljanje o{te}enih datoteka baze podataka . . . . . . . . . . 222 KAZALO 225
  • O AUTORU Faithe Wempen je autorica vi{e od 30 knjiga o ra~unalima, uklju~uju}i i odli~no prihva}enu “Microsoft Office 97 Professional 6-in-1”. Vlasnica je tvrtke “Your Computer Friend” u Indianapolisu koja se specijalizi- rala za obu~avanje i pomo} korisnicima za rad na PC-u. POSVETA Knjigu posve}ujem Margaret. ZAHVALE Ve}ina ljudi ne zna da je knjiga manje od 50% autorskog rada. Ostatak pripada urednicima, stru~nom osoblju, upravi i ljudima zadu`enima za prodaju, koji zajedno uobli~uju knjigu kako bi se ona {to bolje pro- davala. Moje zahvale idu urednicima, marketingu i prodajnom timu tvrtke “Macmillan Publishing” za jo{ jedan dobro obavljen posao.
  • UVOD ^estitamo na odabiru knjige 10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Mi- crosoft Access 2000! Access je jedan od najsna`nijih i najprilagodljivijih programa za stvaranje baza podataka, a ujedno je i najpopularniji. Bilo da je potreban jedan slog za ku}ni inventar ili potpun upraviteljski informacijski sustav va{e tvrtke, Access }e obaviti posao. Iako se Access instalira s mnogobrojnim opcijama pomo}i za po~etni- ke, on nije jednostavan program. Vjerojatno se bez pomo}i ne}ete mo}i upustiti u rad s Accessom. No, da biste se sna{li, svakako ne}ete `eljeti pro~itati neku debelu knjigu, ve} biste htjeli: l Jednostavan uvod razumljivim jezikom. l Brzo stvorenu upotrebljivu i profesionalno dizajniranu bazu podataka. l Izbje}i dugotrajno studiranje teorije baza podataka. Potrebna vam je knjiga “10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Microsoft Access 2000”! [TO JE MICROSOFT ACCESS 2000? Microsoft Access je sustav za upravljanje bazama podataka. Ova knjiga obja{njava Microsoft Access 2000 – verziju koja je dizajnirana za rad s Windowsima 95/98/NT. Ova verzija ne}e raditi na 16-bitnim verzijama Windowsa (Windows 3.x). Access omogu}ava skupljanje, spremanje i organiziranje informacija kao i stvaranje izvje{taja koji vode do poslovnih odluka. Evo nekoliko stvari koje mo`ete uraditi s Accessom: l Utipkati podatke izravno u bazu podataka ili podatke uvoziti iz drugih programa. l Sortirati, indeksirati i organizirati podatke na na~in koji `elite. l Brzo stvoriti izvje{taje i pripremiti ispis naslovnih naljepnica za pisma upotrebom svih ili samo dijela podataka.
  • 2 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 l Prilagoditi forme kako bi manje stru~ni korisnici mogli unositi nove informacije u bazu podataka. l Stvoriti upite koji }e pro~istiti va{e podatke ovisno o uvjetima koje postavljate. Instaliranje Accessa Ako je Access dio insta- lacije Microsoft Officea 2000, tada ste vjerojatno s Officeom instalirali i Access. No, ako na taj na- ~in niste instalirali Access, umetnite instalacijski CD u ra~unalo i slijedite upute na zaslonu. [TO JE SERIJA KNJIGA “10 MINUTA DO USPJEHA”? Serija ovih knjiga na novi na~in poma`e pri u~enju ra~unalnih progra- ma. Umjesto obja{njavanja cijelog programa, knjige poma`u pri u~e- nju osnovnih opcija programa. Ovaj prekrasan, logi~an i sna`an pro- gram mo`ete nau~iti u kratkom vremenu. Bez obzira na va{e profesionalne zahtjeve, 10 minuta do uspjeha! Vo- di~ kroz Microsoft Access 2000 pomo}i }e vam u savladavanju osnov- nih znanja potrebnih za rad s programom. Nau~it }ete raditi s ovim izuzetnim programom mnogo br`e nego {to biste to ina~e u~inili. PRAVILA KOJA SMO UPOTRIJEBILI U KNJIZI Svaka vje`ba u ovoj knjizi uklju~uje instrukcije “korak-po-korak” za odre|eni zadatak. Sljede}i okviri pomagat }e vam cijelim putem: Savjeti koji {tede vrijeme Pro~itajte ove sa- vjete jer se u njima nalaze zamisli kojima izbjega- vate zbrku.
  • UVOD 3 Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazi su opisani (to ste shvatili) jednostavnim jezikom. Gumb za uzbunu Ova ikona ozna~ava podru~ja u kojima novi korisnici nailaze na probleme, a savjeti su obi~no prakti~na rje{enja tih problema. Posebna pravila u knjizi olak{avaju u~enje Microsoft Accessa: l Ono {to trebate odabrati napisano je slovima u boji. l Ono {to trebate utipkati napisano je masnim slovima u boji. l Imena izbornika, polja i tipki po~inju velikim prvim slovom.
  • 1. Vje`ba [TO JE BAZA PODATAKA? U ovoj }ete vje`bi nau~iti neke osnovne koncepte baze podataka i vidjeti kako Microsoft Access rje{ava zadane probleme. ^EMU SLU@E BAZE PODATAKA? @elimo li izravno odgovoriti na pitanje {to je baza podataka, mo`emo re}i da je to skup informacija. Na primjer, va{a telefonska knji`ica je baza podataka, kao i datoteka Rolodex te katalog kartica korisnika u knji`nici. S pomo}u baze podataka izra|ene na ra~unalu s Microsoft Accessom mo`ete spremiti informacije te uraditi jedan od tri primjera obra|ena u ovoj vje`bi. Me|utim, imajte na umu da mo`ete uraditi i mnogo vi{e. Na primjer, ~uvate li popis svih va{ih kupaca u Accessovoj bazi podataka, mo`ete uraditi jedno od sljede}eg: l Ispisati sve kupce koji nisu obavili kupovinu u proteklih 60 da- na, s pripadaju}im telefonskim brojevima, kako biste mogli na- zvati jedan od ispisanih brojeva. l Sortirati kupce prema pozivnom broju grada i ispisati njihove podatke za kuverte. (Poneki po{tanski servisi zahtijevaju da pre- sortirate pozivne brojeve kako biste platili ni`u cijenu.) l Stvoriti jednostavanu formu niza unosa na zaslonu kako bi va{a tehni~ka podr{ka mogla jednostavno upotrijebiti bazu podataka. Ovi primjeri su samo jedan mali dio onoga {to mo`ete uraditi s Accessom, teoretski gledano mo`ete uraditi gotovo sve {to za`elite.
  • [TO JE BAZA PODATAKA? 5 KAKO ACCESS SPREMA PODATKE? U Accessu je najprije potrebno stvoriti datoteku baze podataka. Tako stvorena datoteka ~uva sve {to }ete uraditi za tu bazu podataka – ne samo sve podatke ve} i forme, izvje{taje i indekse. Ako radite vi{e po- slova istovremeno, mo`ete uraditi odvojene baze podataka za svaki posao. TABLICE Srce svake baze podataka je tablica. Tablica je vrlo sli~na radnoj strani- ci u Excelu. Slika 1.1 prikazuje tablicu baze podataka (ili kra}e tablicu). Svaki redak je slog Svaki stupac je polje Dio retka ili stupca je }elija SLIKA 1.1 Accessova tipi~na tablica. Access sprema svaki unos baze podataka (na primjer, svaki radnik ili element inventara) u zasebni redak koji nazivamo slog. Svaki slog je skup informacija o jednoj stvari – u ovom slu~aju zaposlenik. Na prim- jer, sve informacije o Nancy Davolio, uklju~uju}i titulu, datum ro|enja i datum zaposlenja tvore jedan slog (slika 1.1). Svaki detaljniji opis je sadr`an u svom stupcu koji nazivamo polje. Na primjer, zaposlenikov identifikacijski broj je jedno polje, a njegovo prezime drugo. Sva prezimena u cijeloj tablici smje{tena su u polje Last Name.
  • 6 1. VJE@BA U dijelu polja ili retka nalazi se jedinstveni podatak za odre|eni slog, a to podru~je nazivamo }elija. Na primjer, u }eliji gdje se preklapaju stupac Birth Date i slog Nancy Davoilo prona}i }ete datum ro|enja Nancy, 8.12.1948. Kako stvoriti tablicu nau~it }ete u 7. i 8. vje`bi. Svaka datoteka baze podataka sadr`i mnogo tablica. Na primjer, mo`ete stvoriti tablicu popisa svih kupaca, dok sljede}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avati podatke o proizvodu koji prodajete. Tre}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avati informacije o zaposlenicima i njihovim karakteristikama. FORME Svi podaci koje unesete u bazu podataka zavr{avaju u tablici i spremni su za spremanje. Pomalo je zamorno i dosadno unositi podatke izrav- no u tablicu, pa stoga ve}ina ljudi stvara posebnu formu na zaslonu kako bi lak{e unosili podatke. Forma omogu}ava stvaranje stranice “popuni praznine” kako biste kasnije unosili `eljene podatke na naj- jednostavniji na~in. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 15. vje`bi. Access povezuje formu i tablicu te informacije koje ste unijeli u formu neposredno sprema u tablicu. Na primjer, slika 1.2 prikazuje podatak u formi koji }e Access spremiti u tablicu kao {to je prikazano na slici 1.1. Forma koja je prikazana na slici 1.2 sadr`i dvije kartice. @elite li prika- zati i raditi na sljede}oj kartici, jednostavno je kliknite. Vi{e tabli~ne forme Formu mo`ete upotrije- biti da biste jedan podatak unijeli u vi{e tablica, {to }ete nau~iti kasnije u vje`bama. IZVJE{TAJI Dok su forme stvorene za upotrebu na zaslonu, izvje{taji se stvaraju za ispisivanje. Izvje{taji su posebno formatirani skupovi podataka koji su organizirani ovisno o va{oj specifikaciji. Na primjer, mo`da }ete `e- ljeti stvoriti izvje{taj o svim karakteristikama zaposlenih u va{em poduze}u (slika 1.3).
  • [TO JE BAZA PODATAKA? 7 SLIKA 1.2 Forme ~ine unos podatka mnogo lak{im i pregled- nijim. SLIKA 1.3 Ovako stvoren izvje{taj mo`ete ispisati i podijeliti svojim zaposlenicima.
  • 8 1. VJE@BA Print Preview Za vrijeme stvaranja izvje{taja koji `elite ispisati, mo`ete ga prikazati na zaslonu pomo}u opcije Print Preview, prikaz na slici 1.3. Vi{e o prikazu i ispisu u 24. vje`bi. UPITI Upit je na~in skrivanja informacija koje ne `elite vidjeti, a da biste informacije koje `elite prikazati vidjeli {to jasnije. O tome mo`ete razmi{ljati kao o spilji u koju }e pasti va{i podaci. Podaci koji vas ne zanimaju propast }e u spilju, a ostaju samo podaci koji vas zanimaju. Mnogi ljudi se boje upita jer ih sam naziv podsje}a na ne{to poput: vrijednost, uvjet ili maska. No nemojte brinuti, u 21. vje`bi }ete nau~iti kako stvarati jednostavan upit. KAKO OBJEDINITI SVE DIJELOVE BAZE PODATAKA Dok stvarate tablice, izvje{taje, forme i upite, morate imati na umu da su svi povezani. Ranije smo ve} napomenuli da su tablice osnova svih aktivnosti – svi ostali objekti rade ili u ili s podatkom u tablici. Izvje{ta- ji organiziraju i sumiraju podatke, forme olak{avaju unos podataka, a upiti poma`u pri pronala`enju informacija koje `elite upotrijebiti u tablici. U sljede}im vje`bama vidjet }ete odnos svakog dijela prema cijeloj bazi podataka. ACCESSOV ^AROBNJAK OLAK[AVA STVARANJE BAZE PODATAKA Kroz cijelu knjigu upotrebljavat }ete Accessovog ~arobnjaka. ^arob- njak je mali program koji postavlja pitanja o izgledu baze podataka. Nakon toga uz pomo} va{ih odgovora stvara tablicu, izvje{taj, upit ili ne{to drugo prema va{im `eljama. Slika 1.4 prikazuje ~arobnjaka na zaslonu.
  • [TO JE BAZA PODATAKA? 9 SLIKA 1.4 ^arobnjak olak{ava stvaranje bilo kojeg objekta baze podataka. Svaki put kada stvarate novi objekt, kao {to je tablica ili forma, imate dvije mogu}nosti. Prva je stvaranje od samog po~etka u prikazu Design, a druga je pomo}u ~arobnjaka. Preporu~am da svaki po~etnik upotrebljava ~arobnjaka koliko je to mogu}e. Ja ih upotrebljavam jer je rad br`i i kra}i. Ostavite te`e stvari, kao {to je rad u prikazu Design, ljudima koji imaju puno slobodnog vremena. U ovoj ste vje`bi nau~ili neke osnove o bazama podataka u Accessu. U 2. vje`bi nau~it }ete kako planirati bazu podataka. Ne preska~ite 2. vje`bu, jer malo vremena koje }ete potro{iti za ~itanje mo`e kasnije u{tedjeti sate rada.
  • 2. Vje`ba PLANIRANJE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~it osnovne principe dobrog izgleda baze podataka koji }e vam kasnije pomo}i u planiranju rada. PLANIRANJE JE VA@NO! Koliko ste se puta za vrijeme rada uhvatili u razmi{ljanju da ne znate {to zapravo radite. Va{ prvi poku{aj je vjerojatno bio jadan, bilo da je va{e znanje slabo ili ra~unalo lo{e. No, za vrijeme rada ste vjerojatno bilje`ili {to }ete sljede}i puta uraditi druk~ije, pa ste stoga sljede}i puta bili br`i i u~inkovitiji. S ne~im {to je va`no poput baze podataka ne mo`ete si priu{titi eks- perimente i gre{ke u radu. U ovoj vje`bi poku{at }emo vam pribli`iti principe planiranja koje mnogi ljudi u~e na te`i na~in. Prije nego zapo~nete sa stvaranjem baze podataka postavite si neko- liko pitanja: l Koje podatke `elim spremiti i kako ih je najbolje organizirati? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor tablica koje tre- bate. l Koje akcije unosa podatka `elim ovisno o mom poslu ili hobiju? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor formi koje tre- bate. l Koje informacije `elim znati o statusu posla ili hobija? Odgo- vorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor izvje{taja i upita.
  • PLANIRANJE BAZE PODATAKA 11 IZBOR TABLICA Tehni~ki, za stvaranje baze podataka trebate stvoriti jednu tablicu. No, najve}a gre{ka je u tome {to mnogi ljudi u jednu tablicu unesu mnogo razli~itih informacija. Access je program koji ~uva odnose u bazi poda- taka, {to zna~i da jednostavno ~uva mnogo tablica i stvara vezu izme- |u njih. Na primjer, ako `elite stvoriti bazu podataka koja ~uva infor- macije o narud`bama kupaca, slijedite naredne tablice: Kupci Vrsta kupca Narud`be Na~in otpreme Uvjeti pla}anja Proizvod Prodava~ Planirajte tablicu Planirajte tablicu prije stva- ranja baze podataka jer su promjene u strukturi tablice nakon popunjavanja vrlo te{ko izvedive (ali ne i nemogu}e). Sljede}a velika gre{ka je poku{aj da tablica izgleda poput izvje{taja. Na primjer, mo`da }ete ponavljati ime kupca i njegovu adresu u svih osam tablica kako bi vam te informacije bile uvijek dostupne. To je vrlo glupo i lo{e ura|eno. Jednostavnije je stvoriti izvje{taj ili formu koja uklju~uje te informacije kad god su potrebne, a prikazane su u samo jednoj tablici. NORMALIZACIJA BAZE PODATAKA Kada je baza podataka lo{e organizirana, znalci ka`u da nije normali- zirana. Odre|ena pravila govore kako tablice moraju biti spremljene u bazu podataka. Ta pravila nazivamo pravila normalizacije podataka.
  • 12 2. VJE@BA Normalizacija podataka Stvorite tablice tako da budu {to preglednije i kompaktnije kako biste izbacili mogu}nost gre{ke i nerazumijevanja. Postoji pet pravila normalizacije, no posljednje tri su toliko slo`ene da ih upotrebljavaju samo stru~njaci pri izradi baza podataka. U ovoj vje`bi objasnit }emo prva dva pravila normalizacije koja bi trebao sa- vladati svaki po~etnik da bi shvatio kako izbje}i osnovne pogre{ke. ^arobnjaci za normalizaciju Na svu sre}u, ako stvarate baze podataka pomo}u Access Data- base ~arobnjaka (5. vje`ba), sve tablice bit }e normalizirane. 1. IZBJEGAVANJE PONOVLJENOG UNOSA INFORMACIJA Pretpostavimo da `elite sa~uvati informacije o kupcu zajedno sa slogo- vima svih transakcija. Ako }ete te informacije smjestiti u jednu tablicu, vjerojatno }ete morati ponavljati ime kupca, njegovu adresu i telefon- ski broj svaki puta kada unesete novu transakciju. Sve to postaje jo{ ve}a no}na mora ako se promijeni adresa kupca, jer morate promijeni- ti adresu u svakom slogu transakcije za kupca. Jednostavniji na~in je pridjeljivanje identifikacijskog broja (ID). Uklju- ~ite ID broj u tablicu koja sadr`ava imena i adrese i tada upotrijebite isti ID broj kao vezu s odvojenom tablicom koja sadr`ava transakcije.
  • PLANIRANJE BAZE PODATAKA 13 Tablica kupaca Tablica narud`bi 2. IZBJEGAVANJE UNOSA SUVI[NIH PODATAKA Pretpostavimo da `elite pratiti koji zaposlenici poha|aju odre|ena predavanja. Ima mnogo zaposlenika i mnogo raznih predavanja. Jedan na~in pra}enja je stvaranje tablice Personnel, koja izgleda ovako: Ali, {to }e se dogoditi ako jedan zaposlenik poha|a vi{e od jednog predavanja? Morat }ete dodavati jo{ jedan redak u tablicu i tada }ete imati isti problem opisan u prethodnom odlomku – vi{e slogova s istim unosima u poljima. [to ako jedan zaposlenik koji je poha|ao predavanja napusti tvrtku? Kada izbri{ete slog tog zaposlenika, izbrisat }ete i informacije o cijeni sata predavanja. Jednostavniji je na~in stvaranje odvojenih tablica za zaposlenike, pre- davanja i vrijeme predavanja, koje izgledaju poput:
  • 14 2. VJE@BA Tablica zaposlenika Tablica predavanja Tablica vremena predavanja ZAKLJU^NO: DIZAJNIRAJTE TABLICU Ne optere}ujte se svim ovim informacijama o normalizaciji baze poda- taka. Dobro organizirana tablica sadr`i nekoliko osnovnih principa: l Svaka tablica mora imati temu – na primjer, Employee Contact Information ili Customer Transaction. Nemojte se truditi imati vi{e od jedne teme za tablicu. l Ako znate da }ete tijekom rada morati ponavljati podatke, kao {to je spremanje telefonskog broja u svakoj transakciji, planiraj- te tako da podijelite informacije u vlastite tablice. l Ako `elite sa~uvati popis referentnih informacija (imena ili cije- na predavanja), takve informacije spremite u vlastite tablice.
  • PLANIRANJE BAZE PODATAKA 15 l [to ~e{}e upotrijebite ID broj koji }e vam pomo}i pri poveziva- nju tablica i izbjegavanju gre{aka pri utipkavanju duga~kog tek- sta (imena). l Ako za odre|ene unose ve} imate uniformirane brojeve, na pri- mjer, brojeve socijalnog osiguranja, upotrijebite ih, no u slu~aju da to nije tako upotrijebite AutoNumber polje kako biste auto- matski generirali uniformirani broj za svaki slog. KOJU FORMU UPOTRIJEBITI? Kao {to smo opisali u 1. vje`bi, forma je alatka pri unosu podataka. Polja iz nekoliko tablica mo`ete slo`iti u formu i na taj na~in olak{ati unos podataka u ta polja na zaslonu. Na primjer, forma narud`bi ku- paca mo`e uklju~ivati informacije iz tablice narud`bi i tablice proizvo- da (slika 2.1). Iz tablice narud`bi Iz tablice proizvoda SLIKA 2.1 Forma mo`e biti veza izme|u tablica. Kada razmi{ljate koja vam je forma potrebna, pitanje je {to `elite ura- diti. Sljede}i popis opisuje neke aktivnosti koje bi mogle zahtijevati formu: l Zapo{ljavanje djelatnika (i uno{enje informacija o njima u bazu podataka).
  • 16 2. VJE@BA l Prodaja roba i usluga. l Izdavanje narud`bi. l Skupljanje informacija o imenima i osobama za kontakt volon- tera. l Pra}enje poslovanja. Ne mogu predvidjeti koje forme trebam? Svakako je va`no imati stvorene efektne forme, no mo`ete uraditi promjene u formama u bilo koje vrijeme i vrlo lako (suprotno tablicama). Sto- ga ne morate znati, prije po~etka rada, koje for- me trebate. Vi{e }ete o stvaranju forme nau~iti u 15. vje`bi. KAKVE IZVJE[TAJE @ELITE STVORITI? Izvje{taj zadovoljava va{e potrebe za informacije o podacima. Naj~e{}e }ete ih ispisati (za razliku od tablica i formi koje se upotrebljavaju na zaslonu). Na primjer, mo`da }ete `eljeti stvoriti izvje{taj o svim ljudi- ma koji nisu platili ~lanarinu ili svima onima koji su du`ni vi{e od 1000 USD. (Ove podatke mo`ete prona}i i pomo}u upita, a vi{e o toj temi u 21. vje`bi.) Izvje{taji su naj~e{}e namijenjeni osobama koje ne sjede s vama za va- {im ra~unalom. Na primjer, mogli biste ispisati izvje{taj za nadzorni odbor koji }e vam pomo}i da zadr`ite mjesto direktora. Izvje{taj mo`e istovremeno povla~iti podatke iz mnogih tablica, izvoditi prora~une nad podacima (zbrajanje ili prosje~na vrijednost) i prikazati ih na lijep na~in. Evo nekoliko primjera koje mo`ete uraditi pomo}u izvje{taja: l Ispisati, za potrebe osiguranja, popis va{ih stvari ~ija vrijednost prelazi 50 USD. l Prikazati popis svih ~lanova kluba koji nisu podmirili ~lanarinu. l Izra~unati i prikazati trenutnu vrijednost opreme.
  • PLANIRANJE BAZE PODATAKA 17 l Ispisati popis provizija za svakog od 50 najboljih prodava~a u posljednjem kvartalu u usporedbi s prosjekom prodaje cijele tvrtke. Novi izvje{taj mo`ete stvoriti u bilo koje vrijeme i ne morate ga plani- rati prije izrade baze podataka. Naravno, ako znate kakav }ete izvje{taj trebati, mo`ete dizajnirati svoju tablicu u formatu koji }e biti efektniji pa }e tako i izvje{taj bolje izgledati. U ovoj ste vje`bi nau~ili planirati tablice baze podataka, forme i izvje- {taje. Sljede}om vje`bom }ete nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Access.
  • 3. Vje`ba POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Microsoft Access. POKRETANJE ACCESSA Access mo`ete pokrenuti na nekoliko na~ina ovisno o tome kako ste program instalirali. Jedan je na~in upotreba gumba u izborniku Start. Slijedite naredne korake: 1. Kliknite na gumb Start. Prikazuje se izbornik. 2. Ozna~ite mi{em Programs. Prikazuje se popis programa s odvo- jenim popisom aplikacija Microsofta. 3. U popisu prona|ite i kliknite na Microsoft Access. Pokre}e se Access. Pomicanje programa u izborniku Start Ako `elite Access smjestiti u neku drugu grupu programa, otvorite izbornik Start i povucite ele- ment Accessa na `eljeno mjesto. OSTALI NA^INI POKRETANJA ACCESSA Ostali na~ini pokretanja Accessa zahtijevaju ve}e znanje u radu s Windowsima i Microsoft Officceom. Ako vas zbunjuju, upotrijebite osnovnu metodu obja{njenu u prethodnom odjeljku.
  • POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 19 l U mogu}nosti ste stvoriti ikonu pre~ice za Access koju }ete smjestiti na radnu povr{inu. Tada dvostrukim klikom na ikonu pokre}ete Access. Da biste stvorili ikonu pre~ice, povucite ele- ment Accessa iz izbornika Start na radnu povr{inu. l Kada pregledavate datoteke u Windows Exploreru, dvostruko kliknite bilo koju Accessovu datoteku kako biste pokrenuli Access i otvorili ozna~enu datoteku. Accessove datoteke imaju .mdb ekstenziju i malu ikonu pored imena koja odgovara ikoni Microsoft Accessa u izborniku Programs. l Ako ne mo`ete prona}i Access, mo`ete ga potra`iti. Kliknite gumb Start i odaberite Find, odaberite Files or Folders i u okvir za tekst Named utipkajte msaccess.exe. Otvorite popis Look In i odaberite My Computer. Tada kliknite opciju Find Now. Kada se datoteka prika`e u popisu na dnu prozora Find, dvostruko je kliknite kako biste pokrenuli Access ili je ozna~ite desnim kli- kom mi{a i povucite na desktop kako biste stvorili pre~icu za Access. Kada pokrenete Access, prvo {to }ete vidjeti je okvir za dijalog koji o~ekuje da se izjasnite `elite li stvoriti novu bazu podataka ili otvoriti ve} stvorenu (slika 3.1). Za sada kliknite Cancel. (U ovoj vje`bi ne}e- mo raditi s bazama podataka.) SLIKA 3.1 Okvir za dijalog Microsoft Access prikazuje se svaki put kad pokrenete Access.
  • 20 3. VJE@BA DIJELOVI PROZORA Access kao i ve}ina ostalih Windowsovih programa, sadr`i izbornike, alatne trake, statusnu traku i ostalo. Slika 3.2 prikazuje dijelove Acce- ssovog prozora. Primijetit }ete na slici 3.2 da je ve}ina gumba alatne trake u sivoj boji ({to zna~i da ih trenutno ne mo`ete upotrijebiti). Tako|er, vidite da se ni{ta ne nalazi ni u radnom podru~ju, no to je stoga {to niti jedna datoteka baze podataka nije otvorena. Accessov prozor postaje mnogo zaposlenije mjesto u sljede}im vje`bama kada budete zapo~eli rad s bazom podataka. Tada i gumbi postaju dostupni, a va{a baza podataka prikazuje se u radnom podru~ju. Alatna traka Traka izbornika Statusna traka Radno podru~je SLIKA 3.2 Access sadr`i iste elemente kao i ostali Windows programi.
  • POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 21 ACCESSOVE ALATNE TRAKE Ako ste ve} radili s Windowsovim programima, vjerojatno ste upoznali alatne trake i gumbe na njima koji predstavljaju uobi~ajene naredbe za upotrebu. Gumbi na alatnim trakama su pre~ice naredbama u izbornicima. Alatne trake Accessa se mijenjaju ovisno s kojim objektom baze poda- taka radite (tablica, forma itd.), te {to `elite s objektom. Ponekad se prikazuju i neke druge alatne trake ako radite posebne aktivnosti, na primjer crtanje. @elite li saznati {to odre|eni gumb ~ini, postavite po- kaziva~ mi{a iznad gumba i prikazat }e se ime gumba uz pokaziva~ (slika 3.3). Ovu mogu}nost nazivamo ToolTip (ili ScreenTip) i mo`ete je upotrijebiti i kada gumbi nisu dostupni (oza~eni sivom bojom). Ime gumba Gumb Close SLIKA 3.3 Da biste saznali {to gumb ~ini, postavite pokazi- va~ mi{a na njega. Prilago|avanje alatnih traka U bilo koje vri- jeme mo`ete odabrati koje alatne trake `elite vi- djeti, te mo`ete dodavati i skrivati gumbe na alatnoj traci. Ako na alatnu traku kliknete de- snom tipkom mi{a, prikazat }ete izbornik pre~ica. Iz popisa mo`ete odabrati koje alatne trake `elite prikazati ili mo`ete kliknuti opciju Customize ka- ko biste otvorili okvir za dijalog gdje mo`ete pri- lagoditi bilo koju alatnu traku. NAPU[TANJE ACCESSA Kada zavr{ite s radom u Accessu, mo`ete napustiti program kako biste oslobodili memoriju za naredne zadatke. Access mo`ete napustiti na nekoliko na~ina:
  • 22 3. VJE@BA l Pritisnite tipke Alt+F4 l Odaberite File, Exit. l Kliknite na gumb Close (X) prozora Accessa (slika 3.3). Alt+F4? File, Exit? U ovoj knjizi upotrijebit }emo odre|ene pre~ice kako bismo vam rekli ko- je tipke pritisnuti ili koje naredbe u izborniku odabrati. Kada ugledate Alt+F4, zna~i da trebate pritisnuti i dr`ati pritisnutu tipku Alt i pritisnuti tipku F4. Kada odaberete File, Exit, zna~i da tre- bate kliknuti na rije~ File na traci izbornika i kada se izbornik prika`e odabrati i kliknuti na naredbu Exit. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pokrenuti te kako napustiti Access, za- tim glavne dijelove Accessovog prozora uklju~uju}i gumbe na alatnim trakama. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti pomo} u Accessu.
  • 4. Vje`ba UPOTREBA POMO]I U ACCESSU U ovoj }ete vje`bi nau~iti vi{e o razli~itim vrstama pomo}i dostup- nim u Accessu. VRSTE POMO]I Svaka osoba je druga~ija pa stoga i Access nudi nekoliko vrsta pomo}i. Mo`ete: l Postaviti pitanje Office Assistantu. l Uz pomo} alatke What’s this? dobiti potrebnu pomo} o elemen- tu koji je prikazan na zaslonu. l Izabrati iz serije tema pomo}i onu koja vas zanima. l Spojiti se na Internet i pomo}u obilje`ja Microsoft on the Web prikazati stranice Weba koje se odnose na pomo}. POMO] PUTEM OFFICE ASSISTANTA Vjerojatno ste se ve} susreli s Office Assistantom – njegovom sli~icom, koja iska~e i nudi savjete. Nemojte misliti da se netko {ali s vama jer se iza te sli~ice nalazi vrlo sna`an sustav pomo}i.
  • 24 4. VJE@BA PRIKAZIVANJE ILI SKRIVANJE OFFICE ASSISTANTA Prema osnovnim postavkama Office Assistant je uklju~en i nalazi se nad svim otvorenim prozorima. Da biste isklju~ili opciju, kliknite des- nom tipkom mi{a i odaberite Hide (slika 4.1). Ako vam Office Assistant smeta, jednostavno ga mi{em povucite na neko drugo mjesto zaslona. Office Assistant SLIKA 4.1 Office Assistant je smje{ten na vrh prozora Accessa. @elite li ponovno prikazati Offce Assistant, odaberite Help, Show the Office Assistant ili kliknite na gumb Microsoft Access Help koji se na- lazi na alatnoj traci. Odaberite drugog Assistanta Primijetite da u izborniku pre~ica (slika 4.1) odabirom naredbe Choose Assistant mo`ete odabrati druk~ijeg Assistanta (ako vam se, primjerice, ne svi|a ured- ski pribor koji govori).
  • UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 25 VRSTE POMO]I KOJE NUDI OFFICE ASSISTANT Kada kliknete na Office Assistanta, prikazuje se balon~i} koji postavlja pitanje o vrsti pomo}i (slika 4.2). U mogu}nosti ste uraditi jedno od sljede}eg: l U okvir za tekst utipkati pitanje i na taj na~in re}i Office Assi- stantu koju vrstu pomo}i trebate i tada kliknuti Search. (Vi{e o ovoj opciji malo kasnije.) l Kliknuti gumb Options kako biste prilagodili na~in rada Office Assistanta. (Kasnije u vje`bi vi{e }emo se pozabaviti ovom mo- gu}no{}u.) l Kliknuti izvan balon~i}a i na taj na~in zatvoriti balon~i} (no i dalje se Office Assistant nalazi na zaslonu). SLIKA 4.2 Office Assistant kao va{ servis postavlja pitanja o pomo}i koju trebate. Ako zatvorite balon~i} pomo}i, mo`ete ga ponovno prikazati u bilo koje vrijeme klikom na gumb Help koji se nalazi na alatnoj traci Stan- dard, ili pritiskom na tipku F1, ili odabirom Help, Microsoft Access Help, ili klikom na Office Assistant.
  • 26 4. VJE@BA Poseban znak Ponekad }ete iznad glave Offi- ce Assistanta vidjeti svijetle}i znak. To zna~i da Office Assistant ve} ima spremnu sugestiju za za- datak koji se spremate uraditi. Da biste vidjeli su- gestiju, jednostavno je kliknite. POSTAVLJANJE PITANJA OFFICE ASSISTANTU Ako vam je potrebna pomo} o odre|enoj temi, jednostavno u okvir za tekst utipkajte pitanje kao {to je prikazano na slici 4.2. Slijedite nared- ne korake: 1. Ako se balon~i} Office Assistanta ne prika`e, kliknite Office Assistant ili pritisnite tipku F1. 2. U okvir za tekst utipkajte pitanje. Na primjer, utipkajte How do I print, a table? kako biste dobili pomo} o ispisivanju podataka. 3. Pritisnite tipku Enter ili kliknite gumb Search. Office Assistant nudi neke teme koje odgovaraju onome {to tra`ite. Na primjer, slika 4.3 prikazuje odgovore Office Assistanta na va{e pitanje: “How do I print, a table?” SLIKA 4.3 Office Assistant postavlja pitanje {to to~no `elite saznati kako bi vam ponudio najbolju mogu}u pomo}.
  • UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 27 4. Kliknite opciju koja opisuje {to `elite uraditi. Na primjer, odabrat }u opciju Print the datasheet of a table, query, or form, prikaza- nu na slici 4.3. Prikazuje se prozor Help s uputama o odre|e- nom zadatku. Ako niti jedna opcija ne opisuje ono {to `elite, kliknite na stre- licu See more kako biste prikazali jo{ opcija ili utipkajte novo pitanje u okvir za tekst. 5. Ako se prika`e sljede}i popis tema, kliknite na pomo} koju tra`ite. 6. Pro~itajte instrukcije koje su prikazane. Tada zatvorite prozor Microsoft Access Help (gumb X) ili kliknite ponovno na Office Assistanta kako biste potra`ili sljede}u pomo}. Ako `elite saznati vi{e o ovoj temi, pro~itajte odjeljak “Upotreba pro- zora Microsoft Access Help” kasnije u vje`bi. ISKLJU^IVANJE OPCIJE OFFICE ASSISTANTA Svaki put kada potra`ite pomo}, u Accessu mo`ete upotrijebiti Office Assistant. Neki ljudi jednostavno ne mogu razgovarati s nacrtanim zna- kovima ili `ele sna`niju i prilagodljiviju upotrebu pomo}i. Ako ste se prepoznali, mo`ete isklju~iti Office Assistant upotrebom sljede}ih koraka: 1. Kliknite desnom tipkom mi{a na Office Assistanta i odaberite opciju Options. 2. Prikazuje se okvir za dijalog Office Assistant i u njemu isklju~ite opciju Use the Office Assistant. 3. Kliknite OK. Kada isklju~ite Office Assistanta, umjesto njega sve normalne aktivno- sti (tipka F1, naredba Help, Microsoft Access Help itd.) odnose se na opcije prozora Microsoft Access Help.
  • 28 4. VJE@BA UPOTREBA PROZORA MICROSOFT ACCESS HELP Dok je prozor Microsoft Access Help prikazan (uz pomo} Office Assi- stanta), mo`ete pretra`ivati sustav pomo}i prema va{im `eljama. Ako ste ranije upotrebljavali prija{nje verzije Microsoft Officea, vjerojatno ste upoznati s mehanizmima Contentsa, Indexa i Finda. Ovi mehani- zmi su dostupni i u programima Officea 2000 kao {to je Access, no u pone{to izmijenjenoj formi. Ako upotrebljavate Office Assistant, jedini na~in da u|ete u glavni su- stav pomo}i je postavljanjem pitanja, kao {to smo ranije objasnili. No ako isklju~ite Office Assistanta da biste izravno u{li u sustav pomo}i, morate odabrati Help, Microsoft Access Help. Ako pomo} upotrebljavate pomo}u upita Office Assistantu, kliknite na gumb Show (posljednji gumb s lijeve strane) koji se nalazi na alatnoj traci prozora Help kako biste mogli upotrijebiti kontrole koje }e vam kasnije trebati. Ovaj gumb postaje gumb Hide kada su prikazane kont- role pomo}i, stoga }emo ga u daljnjem tekstu nazivati gumb Show/Hide. CONTENTS Stranica Contents je serija mapa koje mo`ete otvoriti, a izgleda vrlo sli~no panou mapa u Widows Exploreru. Svaka mapa sadr`i jednu ili vi{e tema pomo}i. Slika 4.4 prikazuje stranicu Contents. Da biste odabrali temu pomo}i iz prozora Contents, slijedite naredne korake: 1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica prikazane na slici 4.4, kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci. 2. Kliknite na karticu Contents. 3. Prona|ite mapu koja opisuje koja vam je pomo} potrebna. 4. Dvostruko kliknite na mapu ili kliknite na znak plus (+). Popis pomo}i prikazuje se ispod mape (slika 4.4).
  • UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 29 5. Kliknite na ~lanak pomo}i kako biste ga prikazali u panou s desne strane. 6. Nakon {to ste pro~itali pomo}, prika`ite i pro~itajte sljede}u temu ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X). Gumb Show/Hide Ovdje se prikazuje ~lanak pomo}i da biste ga mogli pro~itati Da biste otvorili mapu, dvostruko je Kliknite ~lanak kako kliknite ili kliknite na gumb plus (+) biste ga prikazali. SLIKA 4.4 Prozor Contents je skup mapa koje sadr`e infor- macije pomo}i. INDEX Index je abecedni popis svih dostupnih tema pomo}i. Potpuno je isti kao i kazalo u knjizi. Da biste upotrijebili Index, slijedite naredne korake: 1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb Show na alatnoj traci. 2. Otvorite karticu Index.
  • 30 4. VJE@BA 3. Utipkajte prvih nekoliko slova teme koju `elite prona}i. Popis indeksa sko~it }e na `eljenu temu. 4. Kliknite gumb Search ili pritisnite Enter. Prikazuje se popis tema koje uklju~uju odabranu rije~ (slika 4.5). Utipkajte rije~ Popis odlazi na mjesto ({to je Prona|ene mogu}e bli`e) utipkane rije~i teme SLIKA 4.5 Uz pomo} Indexa pretra`ujte teme abecednim redom. 5. Kliknite temu kako biste je prikazali. 6. Nakon {to ste prou~ili temu, prika`ite sljede}u ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X). ANSWER WIZARD Answer Wizard je potpuno jednak Office Assistantu osim {to nema nacrtani znak, te mu stoga jednostavno mo`ete postavljati pitanja.
  • UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 31 Da biste radili s Answer Wizardom, slijedite naredne korake: 1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci. 2. Kliknite karticu Answer Wizard. 3. U okvir za tekst What would you like to do? utipkajte pitanje i kliknite Search ili pritisnite tipku Enter. 4. Pretra`ujte teme koje su prikazane u donjem okviru i odaberite onu koja vas zanima (slika 4.6). 5. Nakon {to ste prou~ili temu, prika`ite sljede}u ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X). ^ITANJE TEMA POMO]I Bez obzira na koji na~in ste odabrali temu pomo}i (Office Assistant, Contents, Index ili Answer Wizard), mo`ete je pro~itati, jednako kao temu u desnom panou slike 4.6. Ovdje mo`ete pro~itati informacije prikazane na zaslonu ili uraditi jedno od sljede}eg: l Kliknuti na rije~ ozna~enu plavom bojom kako biste vidjeli njezino obja{njenje. l Kliknuti na gumb >> ili podcrtanu rije~ i tako prije}i u sljede}i prozor pomo}i. l Ispisati kopije informacija pomo}i klikom na gumb Print koji se nalazi na alatnoj traci. l Kopirati tekst u Clipboard (za uljepljivanje u Word ili Notepad), tako {to }ete ozna~iti tekst i pritisnuti tipke Ctrl+C. l Vratiti se na prethodnu temu klikom na gumb Back. (Ako niste pregledali ostale teme pomo}i gumb Back nije dostupan.) l Zatvoriti prozor Help klikom na gumb Close (X).
  • 32 4. VJE@BA Utipkajte pitanje Gumb Print Gumb Options SLIKA 4.6 Upotrijebite opciju Answer Wizard kako biste loci- rali sve teme pomo}i za odre|eni subjekt. PRONALA@ENJE I POPRAVLJANJE GRE[AKA U PROGRAMU Novi alat u Officeu 2000 je Detect i Repair kojim se identificiraju pro- blemi samog Accessa kao {to su o{te}ene programske datoteke ili po- gonski programi, te kojim se problem otklanja upotrebom originalnih instalacijskih diskova. Postupak popravka mo`e zahtijevati dulje vrije- me (30 pa i vi{e minuta), pa ga nemojte pokretati ako doista nemate problema. Ako se Access po~ne pona{ati ~udno, najbolje je zatvoriti program i ponovno pokrenuti Windowse. Ako i dalje imate problema, slijedite naredne korake: 1. Odaberite Help, Detect and Repair. 2. Prikazuje se okvir s obja{njenjem. Kliknite Start.
  • UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 33 3. Sa~ekajte da se sve Accessove datoteke usporede s originalnim datotekama na CD-u kako bi se prona{le eventualne gre{ke. Bu- dite strpljivi jer treba mnogo vremena za provjeru. 4. Kada se prika`e poruka da restartate sustav, kliknite Yes. OSTALA OBILJE@JA POMO]I Zavr{imo ovu vje`bu pregledom nekih opcija pomo}i koje ne}ete upo- trebljavati ~esto, ali mogu biti korisne. POMO] ZA ELEMENTE PROZORA Ako se pitate za {to je namijenjen odre|eni gumb ili alatka na zaslonu, jednostavno slijedite naredne korake: 1. Odaberite Help, What’s This? ili pritisnite Shift+F1. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u pokaziava~ sa znakom pitanja. 2. Kliknite na element za koji `elite dobiti pomo}. Prikazuje se obja{njenje elementa. POMO] PUTEM WEBA Kada upotrijebite Office Assistanta, jedna od mogu}nosti na drugoj stranici rezultata (prikazana tek kad kliknete na SeeMore) je None of the above, look for more help on the Web. Ako odaberete ovu opciju, morate biti spojeni na Internet i Internet Explorer }e oti}i na Web lokaciju gdje mo`ete prona}i vi{e informacija koje trebate. Da biste oti{li na Web lokaciju, bez odre|enog pitanja odaberite Help, Microsoft on the Web. U ovoj ste vje`bi nau~ili na koje sve na~ine Access nudi pomo}. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti razli~ite prikaze koje nudi Access za stvaranje baze podataka.
  • 5. Vje`ba STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti praznu bazu podataka, te kako pomo}u ~arobnjaka stvoriti bazu podataka s ve} stvorenim tablicama, izvje{tajima i formama. ODABIRANJE DOBROG NA^INA ZA STVARANJE BAZE PODATAKA Prije stvaranja baze podataka donesite va`nu odluku. @elite li stvarati bazu podataka od samog po~etka i ru~no stvarati sve tablice, izvje{taje i forme koje trebate, ili }ete upotrijebiti ~arobnjaka koji sadr`i sve te elemente. ^arobnjak za stvaranje baze podataka Access se instalira s nekoliko ~arobnjaka. To su za- pravo mali programi koji vas intervjuiraju i na taj na~in prikupljaju odgovore potrebne za stvaranje baze podataka. (Podatke }ete kasnije sami unositi.) Odgovor ovisi o tome koliko ~arobnjaci zadovoljavaju va{e potrebe. Ako ~arobnjak zadovoljava va{e osnovne potrebe, br`e je upotrijebiti ga za stvaranje baze podataka, a onda promijeniti odre|ene dijelove. (Naravno, ne znate koji su ~arobnjaci dostupni dok ne otvorite popis ~arobnjaka, {to }emo objasniti kasnije u vje`bi.) Ako ste u `urbi, upotreba ~arobnjaka u{tedjet }e vam mnogo vremena. No, ako `elite posebnu namjenu baze podataka koja nije sli~na niti jednom ~arobnjaku ili jednostavno `elite provjeriti svoje znanje, mo- `ete stvoriti praznu bazu podataka.
  • STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 35 STVARANJE PRAZNE BAZE PODATAKA Stvaranje baze podataka je vrlo jednostavno jer u prvom koraku stva- rate samo vanjsku ljusku, bez tablica, formi ili ne~eg drugog. Ako ste tek pokrenuli Access i okvir za dijalog Microsoft Access je jo{ uvijek prikazan (slika 5.1), slijedite naredne korake: 1. Kliknite opciju Blank Access database. 2. Kliknite OK. Otvara se okvir za dijalog File New Database. 3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove datoteke i tada kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka. SLIKA 5.1 Kada pokrenete Access, u okviru za dijalog Microsoft Access mo`ete brzo pokrenuti novu bazu podataka. Kada zatvorite inicijalni dijalog, ne mo`ete ga vratiti sve dok ne napu- stite i ponovno ne pokrenete Access. Me|utim, ne trebate ga za stva- ranje nove baze podataka jer u bilo koje vrijeme mo`ete upotrijebiti sljede}e korake: 1. Odaberite File, New ili kliknite na gumb New na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog New (slika 5.2). 2. Odaberite karticu General. Dvostruko kliknite ikonu Database i prikazuje se okvir za dijalog File New Database. 3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove baze podataka (ne{to opisno). Utipkajte Kennel Records. Tada kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka i sprema je prema pode{enju u mapu My Documents.
  • 36 5. VJE@BA SLIKA 5.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcije stvaranja razli~itih vrsta baza podataka. U ovom trenutku va{a baza podataka je potpuno prazna i vidite je u prozoru baze podataka te je otvorena prema sekciji Tables (slika 5.3). SLIKA 5.3 Prozor nove baze podataka. Svaki element popisan u podru~ju Objects slike 5.3 predstavlja ra- zli~itu vrstu objekta koji mo`ete stvoriti u bazi podataka. Kasnije }ete nau~iti kako stvoriti tablice (7. i 8. vje`ba), forme (14. vje`ba), upite (20. vje`ba) i izvje{taje (23. vje`ba).
  • STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 37 Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to je Create table u prikazu Design) nisu neophodne – da biste jednostavno stvorili objekt baze podata- ka kliknite na gumb New. Ako ste umorni od pre- ~ica i `elite ostaviti prostora za vlastito stvaranje objekata u bazi podataka, isklju~ite pre~ice oda- birom Options iz izbornika Tools i isklju~ite opciju New object shortcuts. STAVARANJEBAZE PODATAKA POMO]U ^AROBNJAKA Uz pomo} ~arobnjaka mo`ete automatski stvarati gotovo sve tablice, forme i izvje{taje koje }ete `eljeti u bazi podataka, jedino trebate odabrati ~arobnjaka koji }e zadovoljiti va{e potrebe. Slijedite naredne korake: 1. Ako ste tek pokrenuli Access i na zaslonu je prikazan okvir za dijalog Microsoft Access, kliknite opciju Access database wizards, pages and projects i tada kliknite OK. No, ako ste zatvorili okvir za dijalog, odaberite File, New. U oba slu~aja prikazuje se okvir za dijalog New. 2. Kliknite na karticu Databases kako biste prikazali popis ~arobnja- ka. 3. Kliknite jednog od ponu|enih ~arobnjaka (ikona s ~arobnim {ta- pi}em). U ovom }emo primjeru odabrati Contact Management. 4. Kada odaberete ~arobnjaka kojeg `elite, kliknite OK. Prikazuje se okvir za dijalog File New Database. 5. Utipkajte ime za bazu podataka i tada kliknite Create kako biste nastavili s radom. Pokre}e se ~arobnjak i neke informacije se prikazuju obja{njavaju}i {to ~arobnjak radi. 6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Prikazuje se popis tablica koje mo`ete stvoriti (slika 5.4). Tablice su prikazane s lijeve strane, a odabrana polja tablice s desne.
  • 38 5. VJE@BA Polja u ozna~enoj tablici. Polja Optional (nako{eno pismo). SLIKA 5.4 ^arobnjak automatski stvara tablice i polja. 7. Kliknite tablicu i pregledajte popis polja. Polja Optional napisana su nako{enim pismom. Da biste uklju~ili i polje Optional, posta- vite oznaku (kva~ica) u okvir za potvrdu. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Ne `elim ove tablice i ova polja Ne ljutite se, to je cijena koju morate platiti ako `elite raditi s ve} stvorenim ~arobnjakom. Sva polja mo`ete isklju~iti osim polja Optional, ali mo`ete izbrisati tablice i polja koja vam ne}e trebati. Pro~itajte 9. vje`bu kako biste nau~ili brisati polja ili cijele ta- blice. Ako su tablice i polja potpuno neprihvat- ljive, vjerojatno ste upotrijebili krivog ~arobnjaka. Kliknite Cancel i poku{ajte ponovno. 8. ^arobnjak postavlja pitanje koji stil prikaza `elite. U popisu klik- nite stil prikaza i pregledajte prethodni pregled prikaza koji se prikazuje. Nakon odabira stila prikaza kliknite ga i tada kliknite Next. 9. ^arobnjak sada postavlja pitanje o stilu ispisa izvje{taja. Kliknite na stil izvje{taja i pogledajte njegov prethodni pregled. Kada oda- berete stil, kliknite ga i tada kliknite Next.
  • STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 39 Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrije- bljena za neke izvje{taje izgleda sjajno, ali na crno-bijelom pisa~u nikako. Stoga planirajte po- zadinu ovisno o va{em pisa~u. 10. ^arobnjak sada postavlja pitanje o naslovu baze podataka. Naslov }e se prikazati i na izvje{tajima i mo`e biti razili~it od imena datoteke. Unesite naslov (slika 5.5). Kliknite kako biste Klikom na ovaj gumb mo`ete uklju~ili sliku. pregledati izbor slika. Slika 5.5 Unesite naslov za bazu podataka i ako je potreb- no odaberite sliku za logotip tvrtke. 11. (Mogu}nost) Da biste uklju~ili sliku u forme i izvje{taje (na pri- mjer, logotip tvrtke) potvrdite opciju Yes, I’d like to include, a picture. Tada kliknite gumb Picture, odaberite datoteku slike (ako je potrebno promijenite pogon ili mapu) i kliknite OK kako biste se vratili natrag u ~arobnjaka. 12. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Kada stignete u prozor Finish, kliknite Finish da biste otvorili novu bazu podataka. ^a- robnjak stvara bazu podataka. (Mo`e potrajati nekoliko minuta.) Kada je baza podataka zavr{ena, prikazuje se prozor Main Switch- board (slika 5.6). Kada otorite bazu podataka, automatski se otvara i Switchboard.
  • 40 5. VJE@BA SLIKA 5.6 Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak. Sve baze podataka stvorene s ~arobnjakom uklju~uju opciju Main Switchboard koja nije ni{ta drugo nego lijepa forma s ugra|enim pro- gramima. Ona omogu}ava da uradite uobi~ajene zadatke s bazom po- dataka klikom na gumb. Mi u ovoj knjizi ne}emo raditi s Main Switc- boardom pa stoga kliknite gumb Close (X) kako biste zatvorili prozor Main Switchboard. Mrzim Switchboard @elite li sprije~iti otvara- nje Switchboarda svaki put kad otorite bazu po- dataka, odaberite Tools, Startup. Zatim otvorite padaju}i popis Display Form i odaberite [None]. Kliknite OK. Nakon {to ste zatvorili prozor Switchboard na zaslonu vidite prozor va{e baze podataka. Ako je trenutno na najmanjoj mogu}oj veli~ini (u donjem lijevom kutu prozora), dvostruko kliknite na traku naslova. Kliknite Tables kako biste vidjeli nekoliko tablica koje su stvorene. Klikom na ostale objekte vidjet }ete kako su ostali objekti stvoreni. Sada kada imate stvorene sve tablice, forme i izvje{taje koje ste `eljeli, mo`da }ete htjeti pro}i kroz vje`be u ovoj knjizi kako biste nau~ili vi{e o stvaranju i promjenama objekata. Me|utim, ako ste u `urbi da une- sete podatke, prije|ite na 11. vje`bu gdje }ete nau~iti kako podatke unijeti u tablice ili na 14. vje`bu gdje govorimo vi{e o formama. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti bazu podataka od samog po- ~etka, te kako je stvoriti pomo}u ~arobnjaka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako spremati, zatvarati i otvarati bazu podataka.
  • 6. Vje`ba SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka, kako je zatvoriti, te kako je ponovno otvoriti. Nau~it }ete i kako prona}i zagubljenu datoteku baze podataka. SPREMANJE BAZE PODATAKA Nakon {to isklju~ite ra~unalo ili napustite Access morate spremiti va{ rad kako ne biste izgubili informacije koje ste utipkali. Bazu podataka spremate tako da joj pridijelite ime (5. vje`ba). Access automatski sprema va{ rad kada unosite svaki pojedini slog. (Vi{e o unosu slogova u 11. vje`bi.) Stoga nije potrebno spremati rad sve dok ne odlu~ite zatvoriti bazu podataka. Kada promijenite strukturu tablice, forme ili nekog drugog objekta, Access ne}e dopustiti zatvaranje objekta ili cijele baze podataka bez potvrde da li `elite spremiti ura|ene promjene. Vidjet }ete okvir za dijalog poput onog na slici 6.1. Ako ura|ene promjene `elite spremiti, kliknite Yes. (Ako radite s uklju~enim Office Assistantom ista pitanja se prikazuju u balon~i}u iznad njegove glave.) SLIKA 6.1 Kada promijenite strukturu objekta, Access }e postaviti pitanje da li `elite spremiti promjene.
  • 42 6. VJE@BA Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu do- stupne, ozna~ene su sivom bojom. Tek kad odre|ene objekte ozna~ite u prozoru baze podataka, kao {to je tablica, naredbe Save As i Export postaju dostupne. Naredbu Save As mo`ete upotrijebiti da biste tabli- cu spremili u nekom drugom formatu (kao {to je spremanje tablice kao izvje{taja). Naredba Export omogu}ava spremanje objekata u sli~- nom formatu datoteke koje mo`e pro~itati neki drugi program (na pri- mjer, Excel). Upotreba tablica u ostalim programima @elite li kopirati tablice u drugu aplikaciju ili dru- gu bazu podataka mo`ete to uraditi pomo}u na- redbi Copy i Paste. Ozna~ite tablicu u prozoru Database i odaberite Edit, Copy. Tada otvorite `e- ljenu bazu podataka ili aplikaciju i odaberite Edit, Paste. Prikazuje se okvir za dijalog koji nudi opci- je uljepljivanja samo strukture tablice ili strukture s podacima. Tako|er, mo`ete odabrati i append podatke u postoje}u tablicu, naravno ako odgo- varaju polja. ZATVARANJE BAZE PODATAKA Kada zavr{ite rad s bazom podataka, zatvorite je. Kada zavr{ite s upo- trebom Accessa, napustite program (3. vje`ba) i baza podataka }e se zatvoriti zajedno s programom. Ako pak `elite zatvoriti bazu podataka i tada otvoriti sljede}u, uradite jedno od sljede}eg (slika 6.2): l Dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (u gornjem lijevom kutu) baze podataka. l Kliknite gumb Close (X) (u gornjem lijevom kutu) prozora baze podataka. l Odaberite File, Close. l Pritisnite tipke Ctrl+F4. l Pritisnite tipke Ctrl+W (ako je prozor baze podataka aktivan). l Kliknite gumb Open prozora baze podataka kako biste zatvorili trenutnu bazu podataka i otvorili novu.
  • SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 43 Odaberite Close u izborniku File. Kliknite. SLIKA 6.2 Postoji nekoliko na~ina da zatvorite bazu podataka. Mogu li otvoriti vi{e od jedne baze podata- ka? Naravno da mo`ete. Zapravo, mo`ete otvoriti nekoliko baza podataka i premje{tati po- datke iz jedne u drugu. Ako je va{e ra~unalo kratko s memorijom (manje od 16MB), primijetit }ete da Access radi mnogo br`e kada zatvorite sve nepotrebne datoteke. OTVARANJE BAZE PODATAKA Kada pokrenete Access da biste upotrijebili bazu podataka, ne}ete `eljeti stvarati novu (5. vje`ba) ve} }ete `eljeti otvoriti onu koju ste ve} stvorili.
  • 44 6. VJE@BA Najbr`i na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili je odabir njezinog imena u izborniku File. Slijedite naredne korake: 1. Otvorite izbornik File. Na dnu izbornika prikazuju se imena devet baza podataka koje ste posljednje upotrijebili. 2. Kliknite bazu podataka koju `elite prikazati. @elim vidjeti vi{e datoteka? Da biste pove- }ali broj datoteka koje }e se prikazati u popisu, odaberite broj do 9 u padaju}em popisu Recently Used Files na kartici General okvira za dialog Options (Tools, Options). Ako baza podataka koju `elite otvoriti nije u popisu, slijedite naredne korake: 1. Odaberite File, Open ili kliknite na gumb Open koji se nalazi na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Open (slika 6.3). SLIKA 6.3 U ovom okviru za dijalog otvorite datoteku baze podataka. 2. Ako se datoteka ne nalazi u trenutno prikazanoj mapi, promije- nite pogon i mapu. Vi{e o tome govorit }emo u odjeljku “Pro- mjena pogona ili mapa”. 3. Dvostruko kliknite datoteku kako biste je otvorili.
  • SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 45 Novi alat U okviru za dijalog Open, Accessa 2000, prona}i }ete gumb Open koji nudi odabir (uz standardne mogu}nosti) opcija Read-Only, Open Exclusive ili Open Exclusive Read Only. Opcija Open Read-Only ~uva promjene koje su spremljene u bazu podataka. Opcija Open Exclu- sive onemogu}ava rad drugog korisnika u bazi podataka dok je vi dr`ite otvorenu, a opcija Open Exclusive Read Only radi oboje. Svaka od ovih opcija poma`e ~uvanju od ne`eljenih promjena u bazi podataka. PROMJENA POGONA ILI MAPE Okviri za dijalog za otvaranje (i spremanje) datoteka u programima Officea 2000 su razli~iti od onih u Windowsima 95/98. Okviri za dija- log Open i Save As zahtijevaju malo privikavanja. Da biste promijenili pogon, morate otvoriti padaju}i popis Look In ili Save In. (Ime se mijenja ovisno o tome spremate li ili otvarate dato- teku.) Slika 6.4 prikazuje padaju}i popis u okviru za dijalog Open. Ovdje ste u mogu}nosti odabrati pogon koji sadr`i datoteku koju `elite otvoriti. SLIKA 6.4 Upotrijebite padaju}i popis kako biste odabrali pogon.
  • 46 6. VJE@BA Nakon toga morate odabrati mapu u koju `elite spremiti datoteku (ili iz te mape otvoriti postoje}u). Kada odaberete pogon, prikazuje se popis mapa u tom pogonu. Dvostruko kliknite mapu koju `elite oda- brati. Tablica 6.1 obja{njava gumbe i ostale kontrole, koji se nalaze u okviri- ma za dijalog Save As i Open. TABLICA 6.1 GUMBI ZA PROMJENU POGONA I MAPA U OKVIRIMA ZA DIJALOG WINDOWSA 95 KONTROLA NAMJENA Vra}a vas na prethodnu pregledanu mapu, ako takva postoji. Ina~e je gumb nedostupan. Vra}a vas na mapu iznad one koja je prikaza- na u okviru Save In (mapa u kojoj je trenutna baza podataka spremljena). Otvara Internet Explorer kako biste datoteku mogli potra`iti na Webu. Bri{e odabranu datoteku. Stvara novu mapu. Otvara popis opcija prikaza za popis datoteke (List, Details, Properties i Preview) kao i po- dizbornik Arrange Icons gdje mo`ete slo`iti ikone prema imenima, vrsti, veli~ini ili datu- mu. Otvara izbornik naredbi koje mo`ete upotri- jebiti za odabranu datoteku (Find, Delete, Rename itd.). Uz gumbe koji se nalaze na vrhu okvira za dijalog Save As i Open, s lijeve strane se nalaze i ikone pre~ica. Neki korisnici }e u te mape spremiti datoteke ili pre~ice datotekama: l Mapa History Sadr`i pre~ice za sve datoteke koje ste nedavno upotrijebili. Vrlo je sli~na popisu Recently Used Documents koji se nalazi u izborniku Windows Start.
  • SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 47 l Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Accessovih baza podataka. Upotrijebite ovaj gumb kako biste se vratili iz mapa koje ste mo`da pretra`ivali. l Mapa Desktop Sadr`i sve pre~ice koje se nalaze na radnoj povr{ini Windowsa. (Ovdje je bolje ne spremati datoteke.) l Mapa Favorites Sadr`i pre~ice svih datoteka koje `elite ovdje spremiti. Otvorite li izbornik Tools u okviru za dijalog Save As ili Open i odaberete Add to Favorites dodat }ete pre~icu u mapu Favorites. l Mapa Web Folders Sadr`i pre~ice va{ih mapa na Webu. PRONALA@ENJE DATOTEKE BAZE PODATAKA Ako imate problema u pronala`enju datoteke, Access }e vam pomo}i. Slijedite naredne korake kako biste prona{li datoteku: 1. Odaberite File, Open ako ve} nije prikazan okvir za dijalog Open. 2. (Mogu}nost) Ako znate dio imena upotrijebite opciju Wild Cards. Opcija Wild Cards Ovu opciju mo`ete upotri- jebiti kada ne znate cijelo ime datoteke. Zvjezdica (*) zamjenjuje bilo koji znak ili skup znakova, a oznaka pitanja (?) jedan odre|eni znak. Na pri- mjer, ako znate da datoteka po~inje slovom P, mo`ete utipkati P*.mdb kako bi Access prona{ao sve datoteke koje po~inju tim slovom. 3. (Mogu}nost) Ako `elite prona}i odre|enu vrstu datoteke, iz padaju}eg popisa Files of type odaberite vrstu datoteke. 4. Kliknite gumb Tools kako biste otvorili njegov izbornik i odaberite Find. Prikazuje se okvir za dijalog Find (slika 6.5).
  • 48 6. VJE@BA SLIKA 6.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste oda- brali mapu ili pogon gdje `elite tra`iti. 5. U podru~ju Look In, na dnu okvira za dijalog Find, suzite po- dru~je tra`enja {to je vi{e mogu}e upotrebom ovih tehnika: l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi u odre|enoj mapi, u okvir Look in utipkajte stazu (kao {to je primjerice C:WINDOWS). l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi na odre|enom pogo- nu, u padaju}em popisu Look in odaberite taj pogon. l Ako ne znate u kojem pogonu se nalazi tra`ena datoteka, u padaju}em popisu Look in odaberite My Computer. 6. Provjerite je li potvr|ena opcija Search subfolders. Ako nije, potvrdite je. 7. Ako `elite odrediti neka druga svojstva, uradite sljede}e: a. Otvorite padaju}i popis Property i odaberite svojstvo, kao {to je File name ili Creation date. b. Otvorite padaju}i popis Condition i odaberite uvjet. Va{ odabir ovisit }e o svojstvu koje ste odabrali. c. U okvir za tekst utipkajte odgovaraju}u vrijednost. Vrijednost mora biti u odnosu na odabrano svojstvo. Na primjer, ako `elite prona}i datoteku koja sadr`i ime John Smith, utipkajte John Smith.
  • SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 49 d. Kliknite gumb Add to List. Niz koji ste upravo stvorili po- javljuje se na vrhu popisa u okviru Find Files that match this criteria. 8. Kliknite gumb Find Now. Ponovno se prikazuje okvir za dijalog File Open i prikazuje datoteke koje odgovaraju uvjetima tra`enja, ako neka postoji. 9. Da biste otvorili `eljenu datoteku, dvostruko je kliknite. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako spremiti, zatvoriti i otvoriti bazu podata- ka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom ~a- robnjaka (Table Wizard).
  • 7. Vje`ba STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom Table Wizarda (~arobnjak za stvaranje tablica). U 8. }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka. ZA[TO STVORITI TABLICU? Tablica je osnova cijele baze podataka i ~uva va{e podatke, dok je sve ostalo samo uljep{avanje. Ako ste u 5. vje`bi stvorili praznu bazu po- dataka, sada je vrijeme da stvorite tablicu koja }e slijediti plan obja- {njen u 2. vje`bi. Ako ste me|utim upotrijebili ~arobnjaka, mo`ete stvoriti nove tablice kako biste prethodno stvorene zanemarili, ili oti}i na 9. vje`bu da biste nau~ili kako mijenjati i prilagoditi tablice. Tablicu mo`ete stvoriti od samog po~etka ili upotrebom Table Wizar- da. U ovoj }emo vje`bi govoriti o stvaranju pomo}u Table Wizarda, dok 8. vje`ba pokriva manje automatiziranu metodu. Table Wizard vam mo`e u{tedjeti mnogo vremena pri stvaranju i for- matiranju polja koja su vam potrebna. Access je instaliran na va{e ra- ~unalo s mnogobrojnim ve} stvorenim poslovnim i osobnim tablicama iz kojih mo`ete odabrati onu koja zadovoljava va{e potrebe. Odabrati i uzeti mo`ete sva polja u svim ve} stvorenim tablicama kako biste stvo- rili tablicu koja odgovara va{im `eljama i potrebama. ^ak i ako ne pro- na|ete sva polja koja trebate, upotrijebite Table Wizarda kako biste u{tedjeli vrijeme stvaranja i kasnije dodajte polja koja vam nedostaju (9. vje`ba).
  • STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 51 Kako znam koja polja sadr`i tablica? Na- ravno da ne znate koja polja Access nudi u ve} stvorenim tablicama dok ne pokrenete Table Wizarda i ne pregledate popis polja. Ako tada shvatite da tablica ne odgovara va{im potreba- ma, kliknite gumb Cancel i zapo~nite stvaranje vlastite tablice (8. vje`ba). STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA Ako su polja koja `elite stvoriti ista kao polja u Accessovim ve} stvore- nim tablicama, Table Wizard }e vam u{tedjeti mnogo muke i vreme- na.Uz pomo} Table Wizarda mo`ete kopirati polja iz bilo koje ve} stvorene tablice. Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu uz pomo} Table Wizarda: 1. U prozoru baze podataka kliknite objekt Tables i tada dvostruko kliknite opciju Create table by using wizard. Ostale metode Umjesto prvog koraka mo`ete kliknuti gumb New ili odabrati Insert, Table kako biste otvorili okvir za dijalog New Table. Tada u okviru za dijalog New Table mo`ete odabrati Table Wizard i kliknuti OK. 2. U prvom okviru za dijalog Table Wizarda (slika 7.1) kliknite opci- ju Business ili Personal. Na taj }ete na~in odabrati popis pregled- nih tablica koje }e se prikazati. 3. Iz popisa Sample Tables odaberite tablicu, a njezina polja prikazuju se u popisu Sample Fields. 4. Pregledajte popis Sample Fields. Ako ugledate polje koje `elite uklju~iti u tablicu, odaberite ga i kliknite gumb > kako biste
  • 52 7. VJE@BA polje pomaknuli u popis Fields in my new table. Ako `elite po- maknuti cijeli sadr`aj pregledne tablice u svoj popis, kliknite gumb >>. SLIKA 7.1 Iz ve} stvorenih tablica odaberite polja koja `elite uklju~iti u svoju tablicu. Promjena imena polju Ako vidite polje koje odgovara va{im `eljama, ali vam se ne svi|a ime polja, najprije ga dodajte u popis (3. i 4. korak). Tada kliknite ime polja kako biste ga odabrali i nakon toga kliknite gumb Rename Field, utipkaj- te ime i kliknite OK. Na taj na~in polje mijenja ime samo u va{em popisu, a u originalu ostaje pod starim imenom. 5. Ponavljajte korake 3 i 4 da biste odabrali polja iz vi{e preglednih tablica i na taj na~in kompletirali svoju tablicu. @elite li ukloniti polje iz tablice, kliknite gumb <. (Da biste uklonili sva polja i zapo~eli ponovni odabir, kliknite gumb <<.) Kada zavr{ite s odabirom polja, kliknite Next kako biste nastavili s radom. 6. U sljede}em koraku morate utipkati ime tablice. Utipkajte {to jasnije ime kako biste zamijenili ponu|eno. 7. Kliknite opciju Yes, set a primary key for me kako bi ~arobnjak odabrao polje primarnog klju~a ili opciju No, I’ll set the primary key kako biste sami odabrali polje. (Ako ste odabrali Yes, prije- |ite na 10. korak.)
  • STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 53 Primarni klju~ Polje koje za svaki slog mora imati jedinstven unos. Naj~e{}e je to ID broj jer ostala polja ~esto imaju iste unose za vi{e od jednog sloga (na primjer, dvije osobe mogu imati isto ime). 8. ^arobnjak }e sljede}e pitati – koje polje }e biti primarni klju~ (slika 7.2)? Otvorite padaju}i popis i odaberite polje. SLIKA 7.2 Podesite primarni klju~ za tablicu. 9. Odaberite vrstu podatka za polje primarnog klju~a: l Consecutive numbers Microsoft Access assigns auto- matically to new records. Odaberite ovu opciju ako `elite da Access automatski pridijeli broj slogu koji ste unijeli. l Numbers I enter when I add new records. Odaberite ovu opciju ako sami `elite pridijeliti broj slogu (Access ne}e do- pustiti unos bilo kojeg slova). Ovaj odabir je odli~an radi li se primjerice o ID brojevima, kao {to su voza~ke dozvole. l Numbers and/or letters I enter when I add new record. Odaberite ovu opciju ako `elite uklju~iti i brojeve i slova u polje. Na primjer, ako polje primarnog klju~a sadr`i identi- fikacijski broj kota~a za automobile, morat }ete unijeti i bro- jeve i slova.
  • 54 7. VJE@BA 10. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. 11. Ako ve} imate stvorenu najmanje jednu tablicu u bazi podataka, prikazuje se prozor koji nudi stvaranje odnosa izme|u tablica. Za sada kliknite Next, a vi{e o odnosima izme|u tablica pro~itaj- te u 10. vje`bi. 12. U prozoru Finish kliknite jednu od sljede}ih opcija: l Modify the table design. Odaberte li ovu opciju, prije}i }ete u prikaz Table Design, koji ste upoznali ako ste polja stvara- li sami. Ovdje ste u mogu}nosti unijeti promjene u tablicu prije njezine upotrebe. l Enter data directly into the table. Ako ste zadovoljni izgle- dom tablice odaberite ovu opciju. Prije}i }ete u prikaz Table Datasheet gdje mo`ete unositi slogove u retke tablice. l Enter data into table using, a form the wizard creates for me. Odabirom ove opcije preska~ete dijelove ove knjige i odlazite neposredno u Form Wizard (14. vje`ba), stoga ako `elite u~iti po knjizi, zanemarite za sada ovu opciju. 13. Kliknite Finish kako biste pre{li u opciju koju ste odabrali u prethodnom koraku. Ako se odlu~ite da za sada ne}ete raditi s tablicom (bez obzira {to ste odabrali u 12. koraku), kliknite gumb Close (X) prozora koji je prikazan. Stvorili ste tablicu. Kliknete li na karticu Tables u prozoru baze podata- ka, u popisu }e se nalaziti i va{a tablica. Slika 7.3 prikazuje dvije tablice.
  • STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 55 Ovo nisu tablice ve} Tablice pre~ice za akcije. SLIKA 7.3 Sada imate barem jednu tablicu na kartici Tables. [TO SADA? Sada mo`ete oti}i na mnoga mjesta: l @elite li nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka, nastavite s 8. vje`bom “Stvaranje tablice bez pomo}i ~arobnjaka”. l Da biste unijeli promjene u tablicu koju ste tek stvorili, pro~itaj- te 9. vje`bu “Uno{enje promjena u tablicu”. l Da biste stvorili odnos izme|u tablica, pro~itajte 10. vje`bu “Stvaranje odnosa izme|u tablica”. l Da biste unijeli podatke u tablicu, pro~itajte 12. vje`bu “Uno{enje podataka u tablicu”. l Da biste stvorili formu za unos podataka, pro~itajte 15. vje`bu “Stvaranje forme”. (Ne odlazite na ovu vje`bu ako u tablici `elite uraditi odre|ene promjene.) U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti novu tablicu uz pomo} Table Wizarda. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu bez pomo}i ~arobnjaka.
  • 8. Vje`ba STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu u prikazu Table Design. ZA[TO NE UPOTRIJEBITI ^AROBNJAKA? Accessovi ~arobnjaci su vrlo korisni, ali ne nude veliku prilagodljivost kao stvaranje tablice od samog po~etka. Na primjer, ako `elite stvoriti tablicu koja sadr`i posebna polja koja nisu dostupna u ~arobnjacima, bolje je stvoriti tablicu u prikazu Table Design. U ovoj vje`bi nau~it }emo vas kako da stvorite tablicu od samog po~etka. STVARANJE TABLICE U PRIKAZU TABLE DESIGN Slijedite naredne korake da biste stvorili tablicu u prikazu Table Design: 1. U prozoru Database dvostruko kliknite opciju Create table in Design view. Otvara se prikaz Table Design (slika 8.1). Ostale metode Umjesto 1. koraka mo`ete odabrati Insert, Table ili kliknuti gumb New i na taj na~in otvoriti okvir za dijalog New Table. U otvorenom okviru za dijalog odaberite Design View i kliknite OK.
  • STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 57 Ovdje po~nite s utipkavanjem imena polja. SLIKA 8.1 U prikazu Table Design mo`ete kontrolirati cijeli proces stvaranja tablice. 3. Utipkajte ime polja u prvi prazan redak stupca Field Name. Tada pritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u stupac Data Type. 4. Kada se pomaknete u stupac Data Type, prikazuje se strelica pada- ju}eg popisa. Otvorite padaju}i popis Data Type i odaberite vrstu polja. (Ako ne uradite odabir, polje }e po osnovnoj postavci biti tekstualno polje.) Ako vam je potrebna pomo} pri odabiru vrste polja, pro~itajte odlomak “Shva}anje vrste podatka i formata”. Pravila pri dodjeljivanju imena polju Ime polja u Accessu mo`e biti duga~ko do 64 znaka, mo`e sadr`avati razmake i bilo koje simbole osim to~ke (.), oznake uskli~nika (!), simbola naglaska (‘) ili uglatih zagrada ([ ]). Vjerojatno }ete `eljeti upotrijebiti {to kra}a i lak{e pamtljiva imena. Tako|er nije lo{e izbjegavati oznake poput $, % ili # jer svaki od tih simbola ima odre|eno zna~enje u Accessovu kodu.
  • 58 8. VJE@BA 5. Pritisnite Tab kako biste pre{li u stupac Description i utipkajte opis polja. (Ovo je samo mogu}nost jer }e tablica raditi i bez opisa polja.) 6. U donjem dijelu okvira za diajlog nalazi se podru~je Field Pro- perties za vrstu polja koje ste odabrali (slika 8.2). Uradite `eljene promjene. Za pomo} pro~itajte odlomak “Shva}anje vrste podat- ka i formata”. Svojstva polja SLIKA 8.2 Podru~je Field Properties se mijenja ovisno o vrsti polja. 7. Ako imate vi{e polja za unos, ponavljajte korake 3 – 6. 8. Kliknite gumb Close (X) prozora Table Design. 9. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene za tablicu, kliknite Yes. Prikazuje se okvir za dijalog Save As. 10. U okvir za tekst Table Name utipkajte ime tablice i tada kliknite OK.
  • STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 59 Prijelaz iz prikaza u prikaz Nakon {to ste unijeli prvo polje mo`ete prije}i u prikaz Data- sheet kako biste vidjeli izgled tablice. Odaberite View, Datasheet ili kliknite gumb Datasheet View na alatnoj traci. Prije nego {to prije|ete u prikaz Datasheet mo`da }ete biti upitani `elite li spremi- ti svoj rad. Ako se pitanje pojavi, kliknite Yes, unesite ime i kliknite OK. Nema primarnog klju~a Kada zatvorite pri- kaz Table Design, mo`da }ete vidjeti poruku da primarni klju~ nije pridijeljen. O vi{e informacija pro~itajte odlomak “Pode{avanje primarnog klju~a” kasnije u vje`bi. SHVA]ANJE VRSTA PODATAKA I FORMATA Svako polje mora imati vrstu kako bi Access znao kako se odnositi pre- ma sadr`aju polja. Evo popisa vrsta iz kojih mo`ete odabirati: Text Obi~an tekst koji mo`e uklju~ivati brojeve, slova i simbole. Polje Text mo`e sadr`avati do 255 znakova. Memo Obi~an tekst kojem niste odredili duljinu, pa stoga prakti~ki nije ograni~en u broju znakova (64000 znakova). Number Obi~an broj (ne valuta ili datum). Access ne dopu{ta unos bilo kojeg teksta. Date/Time Datum ili vrijeme. nastavlja se
  • 60 8. VJE@BA nastavak Currency Format broja kao valute. AutoNumber Access automatski popunjava slijedne brojeve za svaki slog. Yes/No Odgovor na pitanje. Sadr`avati mo`e jednu od dvije vrijednosti: Yes ili No, True ili False ili On ili Off. OLE Object Veza s drugom bazom podataka ili datotekom. Ovu opciju ne pokriva ova knjiga. Hyperlink Veza s lokacijom na Webu. (Za vi{e informacija pro~itajte 27. vje`bu.) Lookup Wizard Omogu}ava stvaranje popisa za odabir vrijednosti iz neke druge tablice ili popisa vrijednosti u kombiniranom okviru za svaki slog. Ovo je nova opcija o kojoj }emo vi{e govoriti u 16. vje`bi. Uz vrstu polja svako polje ima i opcije formatiranja koje mo`ete pode- siti. Ove opcije su prikazane u donjem dijelu okvira za dijalog u po- dru~ju Field Properties. Opcije formatiranja se mijenjaju ovisno o vrsti polja i ima ih toliko mnogo da }emo nabrojati samo neke: Field Size Najve}i mogu}i broj znakova koje korisnik mo`e unijeti u polje (mo`e se pridijeliti samo polju Text). Format Padaju}i popis dostupnih formata za odre|enu vrstu polja. Tako|er, mo`ete stvoriti i korisni~ke formate. Decimal Places Za polja broja mo`ete podesiti broj decimalnih mjesta koja }e se prikazati. Default Value Ako }e polje naj~e{}e sadr`avati odre|enu vrijednost (primjerice, za sve zaposlene isti pozivni broj grada), unestite vrijednost uz ovu opciju i u{tedjet }ete na vremenu. Vrijednost unesena uz pomo} ove opcije, uvijek se prikazu je u novom slogu i mo`ete je izbrisati i utipkati novu vrijednost kada ona ne odgovara sadr`aju.
  • STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 61 Required Odaberite Yes ili No kako biste Accessu rekli kada ovo polje mo`e ostati prazno kod uno{enja novog sloga. PODE[ENJE PRIMARNOG KLJU^A Gotovo svaka tablica mora sadr`avati barem jedno polje koje ima jedinstvenu vrijednost za svaki slog. Na primjer, u tablici pasa mo`da }ete `eljeti svakom psu pridijeliti njegov ID broj i na taj na~in imati ID # polje u tablici ili mo`ete odabrati da upotrijebite registracijski broj svakog psa. Takvo jedinstveno identifikacijsko polje nazivamo polje primarnog klju~a. Ako tablica bude jedna strana relacije jedan-prema- mnogo, tada ona mora imati primarni klju~. Polje primarnog klju~a Polje koje za svaki slog mora sadr`avati jedinstveni unos. Naj~e{}e je to ID broj jer ostala polja mogu sadr`avati iste unose za vi{e od jednog sloga (na primjer, dvije osobe mogu imati isto ime). Accessu morate re}i koje polje `elite upotrijebiti kao primarni klju~ i kako bi Access sprije~io uno{enje istih vrijednosti za vi{e od jednog sloga u tom polju. Slijedite naredne korake kako biste podesili pri- marni klju~: 1. U prikazu Table Design odaberite polje koje `elite za primarni klju~. 2. Odaberite Edit, Primary Key ili kliknite gumb Primary Key na alatnoj traci. Prikazuje se simbol klju~a lijevo od imena polja kao {to je prikazano na slici 8.3.
  • 62 8. VJE@BA Simbol klju~a SLIKA 8.3 Polje primarnog klju~a je ozna~eno simbolom klju~a. PRIJELAZ IZ PRIKAZA DESIGN U PRIKAZ DATASHEET Dva prikaza su dostupna kada radite s tablicama, prikaz Design i Data- sheet. Najlak{i na~in prijelaza iz prikaza u prikaz je klikom na strelicu koja se nalazi uz gumb View na alatnoj traci (slika 8.4) i tada odaberite prikaz iz padaju}eg popisa. SLIKA 8.4 Odaberite prikaz koji `elite iz padaju}eg popisa. Sljede}i je na~in prijelaza: 1. Otvorite izbornik View.
  • STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 63 2. Odaberite Table Design ili Datasheet, ovisno o prikazu u kojem se trenutno nalazite. 3. Ako iz prikaza Table Design prelazite u prikaz Datasheet, mo`da }ete biti upitani `elite li spremiti svoj rad. Ako se pitanje prika`e, kliknite Yes. 4. Ako ste upitani da pridijelite ime tablici, utipkajte ime i kliknite OK. STVARANJE TABLICE UNO[ENJEM PODATAKA Neki korisnici `ele stvarati tablice u prikazu Datasheet no Microsoft je dizajnirao prikaz Datasheet za unos podataka i njihov pregled, a ne za promjene u strukturi tablice. Ne preporu~amo stvaranje tablice na ovaj na~in jer mnoge opcije dizajniranja nisu dostupne kao u prikazu Table Design. Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu u prikazu Datasheet: 1. U prozoru baze podataka dvostruko kliknite opciju Create table by entering data. Otvara se prazna tablica (slika 8.5). SLIKA 8.5 Stvaranje tablice u prikazu Datasheet daje vam brzu, obi~nu tablicu.
  • 64 8. VJE@BA 2. Pridijelite poljima imena. Stvarate li tablicu u prikazu Datasheet polja imaju obi~na imena kao {to je Field1. Da biste promijenili ime polja, kliknite trenutno ime kako biste odabrali stupac. Tada dvostruko kliknite ime stupca, utipkajte novo ime i pritisnite Enter. Drugi je na~in odabir Format, Rename Column ili desni klik mi{a na ime stupca i iz izbornika pre~ica odabir opcije Rename column. 3. Uradite promjene u izgledu tablice (obja{njenje u 9. vje`bi). 4. Zatvorite tablicu klikom na gumb Close (X). 5. Access postavlja pitanje `elite li spremiti promjene u dizajnu. Kliknite Yes. 6. Access postavlja pitanje o imenu tablice. Utipkajte ime i kliknite OK. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti tablicu bez pomo}i ~arobnjaka. Prije nego li zapo~nete unos podataka morate biti sigurni da tablica izgleda to~no onako kako ste `eljeli. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi promjene koje su potrebne u va{oj tablici.
  • 9. Vje`ba UNO[ENJE PROMJENA U TABLICU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi promjene u tablici dodava- njem i uklanjanjem polja i skrivanjem stupaca. UREIVANJE POLJA I NJIHOVA SVOJSTVA Sada kada ste stvorili tablicu mo`da }ete `eljeti zapo~eti unos slogova. O tome }ete vi{e nau~iti u 11. vje`bi. Prije nego {to zapo~nete unos slogova uvjerite se da tablica izgleda to~no onako kako ste `eljeli kako se kasnije ne biste morali vra}ati i mijenjati strukturu tablice. Tako|er, pro~itajte i 10. vje`bu u kojoj govorimo o stvaranju odnosa izme|u tablica. Bez obzira na na~in kojim ste stvorili tablicu (sa ili bez Table Wizarda), mo`ete unijeti `eljene promjene u tablicu u prikazu Table Design. Ako ste tablicu stvorili bez pomo}i Table Wizarda, prikaz Table Design }e vam izgledati poznato. Uradite jedno od sljede}eg ako `elite u}i u prikaz Table Design: l U prozoru Database kliknite na podru~je Table, odaberite tablicu na kojoj `elite raditi i kliknite gumb Design. l U prozoru Database kliknite na podru~je Table, odaberite tablicu na kojoj `elite raditi i pritisnite tipke Alt+D. l Ako je tablica prikazana u prikazu Datasheet, odaberite View, Design View. l U prozoru Database kliknite desnom tipkom mi{a na ime tablice i iz izbornika pre~ica odaberite Design View.
  • 66 9. VJE@BA Ne zaboravite da mo`ete brzo prelaziti iz prikaza u prikaz klikom na gumb View koji se nalazi na lijevom kraju standardne alatne trake (sli- ka 8.4 u prethodnoj vje`bi). Kliknite gumb sa strelicom prema dolje i iz popisa koji se prikazuje odaberite prikaz. Kada se nalazite u prikazu Table Design (slika 9.1), mo`ete urediti bilo koje polje na na~in koji ste nau~ili u prethodnoj vje`bi. Evo osnovnih koraka: 1. Kliknite ime bilo kojeg polja u stupcu Field Name. 2. Ako `elite, kliknite polje u podru~ju Data Type i iz padaju}eg popisa odaberite novu vrstu podatka. 3. U panou Field Properties (donji dio prozora Table Design) klik- nite u bilo koji okvir za tekst kako biste promijenili vrijednost. Neki okviri za tekst sadr`e padaju}e popise koje }ete aktivirati klikom na okvir za tekst. 4. Ponavljajte prva tri koraka za svako polje koje `elite promijeniti. Svojstva polja Kliknite kako biste prikazali popis razli~itih vrsta podataka. SLIKA 9.1 U prikazu Table Design mo`ete promijeniti osnov- na svojstva bilo kojeg polja.
  • UNO[ENJE PROMJENA U TABLICU 67 Potrebna mi je ve}a pomo}? Ako ste tabli- cu stvorili bez pomo}i ~arobnjaka (8. vje`ba), prethodni koraci }e se sami objasniti, no ako ste tablicu stvorili pomo}u Table Wizarda vjerojatno ste se sada izgubili. Stoga pro~itajte ponovno 8. vje`bu kako biste ubrzali svoj rad. DODAVANJE POLJA Prije uno{enja podataka u tablicu (11. vje`ba) uvjerite se da ste uklju- ~ili sva polja koja su vam potrebna. Za{to? Ako kasnije budete dodavali polja u tablicu, morat }ete se vra}ati i unositi vrijednosti u ta polja za svaki slog koji ste ve} unijeli. Tako|er, mijenjat }ete {irinu polja i tako se izlagati riziku nenamjernog brisanja ili zagubljivanja podataka. Polje mo`ete dodavati u prikazu Table Design ili prikazu Datasheet. Najprije probajte u prikazu Table Design jer se trenutno nalazite u tom prikazu: 1. Kliknite oznaku sloga (sivi kvadrati} lijevo od imena polja) kako biste odabrali polje gdje `elite prikazati novo polje (cijeli redak je ozna~en crno). 2. Na tipkovnici pritisnite tipku Insert, kliknite gumb Insert Rows na alatnoj traci ili odaberite Insert, Row. U popisu Field Name prikazuje se prazan redak. 3. Unesite ime, vrstu, opis i ostalo za novi redak. (Ako je potrebno, ponovno pro~itajte 8. vje`bu.) BRISANJE POLJA Ako ste shvatili da vam odre|ena polja koja ste stvorili nisu potrebna, sada je vrijeme da ih se rije{ite. Ako to ne uradite, morat }ete unositi informacije u svaki slog, koje vam nikada ne}e trebati.
  • 68 9. VJE@BA Ne bri{ite va`na polja Budite vrlo pa`ljivi ako bri{ete polja nakon {to ste ve} zapo~eli unos podataka. Kada izbri{ete polje, sve informacije nestaju zajedno s poljem. Stoga je najbolje brisati nepotrebna polja prije uno{enja podataka. Polja mo`ete izbrisati u prikazu Table Design ili u prikazu Datasheet. Slijedite naredne korake da biste izbrisali polje: 1. Prije|ite u prikaz Table Design, ako ve} niste u njemu. 2. Odaberite polje. 3. Uradite jedno od sljede}eg: l Pritisnite tipku Delete na tipkovnici. l Kliknite gumb Delete Rows na alatnoj traci. l Odaberite Edit, Delete Rows. Tipka Delete ne radi U prikazu Datasheet tipka Delete nije dostupna pa stoga morate upo- trijebiti opcije iz izbornika. Ako `elite, polje mo`ete izbrisati i u prikazu Datasheet. Za razliku od dodavanja polja kada je bolje biti u prikazu Table Design, kod brisanja vam je potpuno svejedno, a prednost je prikaza Datasheet {to }ete vidjeti i podatke koje ste unijeli u polje koje `elite izbrisati. Slijedite naredne korake da biste izbrisali polje u prikazu Datasheet. 1. Prije|ite u prikaz Datasheet. 2. Kliknite naslov stupca kako biste odabrali cijeli stupac za polje koje `elite izbrisati (cijeli stupac ozna~en je crno). 3. Odaberite Edit, Delete Column.
  • UNO[ENJE PROMJENA U TABLICU 69 SKRIVANJE POLJA Ako polje trenutno ne `elite upotrijebiti, ali }e vam trebati kasnije u radu, bolje ga je sakriti nego izbrisati. Skrivanje polja ima dvije pred- nosti: l Ako ste ve} unijeli slogove, sa~uvat }ete sve podatke u polju. l Svojstva polja koja ste podesili pri stvaranju polja bit }e sa~uvana i kasnije ne}e biti potrebno ponovno pode{avati odre|ena svojstva. Da biste polje sakrili, morate upotrijebiti prikaz Datasheet, a pomo}u prikaza Table Design ne}ete mo}i sakriti polje. Slijedite naredne korake: 1. Prije|ite u prikaz Datasheet. 2. Odaberite polje (polja) koje `elite sakriti. 3. Odaberite Format, Hide Columns, ili kliknite desnom tipkom mi{a u stupac i odaberite Hide Columns. Stupac vi{e nije vidljiv. Slijedite naredne korake kako biste ponovno prikazali skriveni stupac: 1. Odaberite Format, Unhide Columns. Prikazuje se okvir za dijalog Unhide Columns (slika 9.2). Polja s oznakom kva~ice u okviru za potvrdu nisu skrivena, a ako oznaka kva~ice nije u okviru za potvrdu, zna~i da je polje skriveno. Skrivena polja SLIKA 9.2 Pomo}u okvira za dijalog Unhide Columns mo`ete skrivati ili ponovno prikazivati polja.
  • 70 9. VJE@BA 2. Kliknite u okvir za potvrdu i promijenite status polja. Klikanjem u okvir za potvrdu polje mijenja status iz skrivenog u ponovno prikazano. 3. Kliknite Close. Skrivena polja su i dalje dijelovi baze podataka. Dokaz tome je prikaz Table Design u kojem }ete i dalje vidjeti skrivena polja. BRISANJE TABLICE Sada kada ste odre|eno vrijeme radili s tablicom koju ste stvorili, mo`- da otkrijete da ste uradili toliko gre{aka da je bolje zapo~eti rad u nekoj novostvorenoj tablici. (Ne uzrujavajte se, to se svima doga|a.) Ili mo`da shvatite da ste stvorili nekoliko tablica, a neke vam nisu potreb- ne. Bez obzira na razlog, jednostavno mo`ete izbrisati cijelu tablicu. Slijedite naredne korake: 1. U prozoru baze podataka kliknite na podru~je Tables. 2. Odaberite tablicu koju `elite izbrisati. 3. Odaberite Edit, Delete ili pritisnite tipku Delete na tipkovnici. 4. Prikazuje se poruka koja pita `elite li stvarno izbrisati tablicu. Kliknite Yes. Naredba Cut nasuprot Delete Tablicu mo- `ete i izrezati. Izrezivanje tablice je zgodnije jer je tablica jo{ uvijek dostupna i prelazi u Clipboard. Iz Clipboarda tablicu mo`ete ulijepiti u neku dru- gu bazu podataka ili neku drugu aplikaciju. Offi- ce 2000 omogu}ava spremanje 12 razli~itih ele- menata u Clipboard koje kasnije mo`ete ulijepiti u ostale aplikacije. U ovoj vje`bi nau~ili ste kako unijeti promjene u tablicu dodavanjem i uklanjanjem polja, skrivanjem polja i ure|ivanjem informacija u sva- kom polju. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti o stvaranju odnosa izme|u tablica.
  • 10. Vje`ba STVARANJE ODNOSA IZME- U TABLICA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako povezati dvije ili vi{e tablica kako biste s njima mogli raditi kao s jednom. ZA[TO STVARATI ODNOSE IZMEU TABLICA? 2. vje`ba vam je preporu~ila stvaranje odvojenih tablica za informacije koje nisu neposredno povezane. Kada stvorite forme, upite i izvje{taje, mo`ete na jednostavan na~in povu}i informacije iz vi{e od jedne tabli- ce. No ovaj rad je koristan tek kada je definiran odnos izme|u tablica. Pretpostavimo da smo stvorili dvije tablice koje sadr`e informacije o kupcima. Jedna tablica, Customers, sadr`i njihova imena i adrese, a druga, Orders, narud`be. Obje tablice sadr`e isto polje, Customer ID. Svi slogovi u tablici Orders odgovaraju slogovima u tablici Customers. (Ovo se naziva relacija jedan prema mnogo jer mo`e biti vi{e narud`bi za jednog kupca.) Sljede}i primjer je baza podataka pasa. Imamo nekoliko tablica koje opisuju pse i njihove aktivnosti. Stvorili ste tablicu koja popisuje sve boje dlake psa. Stvoriti mo`ete odnos izme|u tablice Dogs i tablice Dog Coloring kako biste boju dlake psa povezali s istom u popisu boja dlake tablice Dog Coloring. Na ovaj }ete na~in biti sigurni da ste svakom psu pridijelili dobru boju.
  • 72 10. VJE@BA Slo`eniji odnosi U ovoj knjizi objasnio sam samo jednostavne primjere. Ako ste znati`eljni i `elite vi{e nau~iti o odnosima izme|u tablica, pregledajte Accessovu dokumentaciju ili pro~itaj- te knjigu Using Microsoft Access 2000. STVARANJE ODNOSA IZMEU TABLICA Da biste stvorili odnos izme|u tablica, otvorite prozor Relationships i dodajte odnos. Slijedite naredne korake: 1. U bazi podataka odaberite Tools, Relationships ili kliknite gumb Relationships na alatnoj traci kako biste otvorili prozor Relationships. 2. Ako do sada niste odabrali niti jednu tablicu, automatski }e se prikazati okvir za dijalog Show Table (slika 10.1). Ako se okvir za dijalog ne prika`e, odaberite Relationships, Show Table ili kliknite gumb Show Table na alatnoj traci. SLIKA 10.1 Uz pomo} ovog okvira za dijalog dodajte tablice u prozor Relationships. 3. Kliknite tablicu koju `elite upotrijebiti za odnos i tada kliknite gumb Add. 4. Ponavljajte tre}i korak kako biste odabrali `eljene tablice i tada kliknite Close. U prozoru Relationships svaka tablica je prikaza- na u svom okviru, kao {to je prikazano na slici 10.2.
  • STVARANJE ODNOSA IZMEU TABLICA 73 SLIKA 10.2 Za ovaj primjer dodane su dvije tablice u prozor Relationships. Uve}ajte tablicu Ako ne vidite sva polja u tablici, povucite rub tablice i tako je pove}ajte kako biste vidjeli sva `eljena polja. Na slici 10.2 pove}ali smo tablicu Dogs kako bismo vidjeli sva polja tablice. 5. Kliknite polje u jednoj tablici koje `elite upotrijebiti kao vezu s drugom tablicom. Na primjer, povezati polje Coloring u tablici Dogs s poljem Coloring ID u tablici Dog Coloring; stoga kliknite polje Coloring u tablici Dogs. Va`no je znati vrstu polja Polja koja }ete povezivati moraju biti iste vrste podatka (datum, broj, tekst itd.). Jedina iznimka je povezivanje po- lja s AutoNumber formatom i polja s formatom broja. Polja AutoNumber su tipa Long Integer. Polja AutoNumber su broj~ana polja Long Integer. 6. Odabrano polje povucite mi{em. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u kvadrati}. Ispustite kvadrati} na polje koje `elite. Na primjer, povu}i }emo polje Coloring na polje Color ID u tablici Coloring.
  • 74 10. VJE@BA Prikazuje se okvir za dijalog Edit Relationships (slika 10.3). SLIKA 10.3 Okvir za dijalog Relationships tra`i obja{njenje odnosa koji stvarate. Odgovaraju}a imena polja Iako nije zgodno, shvatit }ete da je najlak{e povezivati polja ako im pridijelite ista imena u razli~itim tablicama. 7. Odaberite bilo koju opciju referencijalnog integriteta (pro~itajte sljede}i odlomak) i tada kliknite Create. Odnos }e biti stvoren i vidjet }ete crtu koja spaja dva polja u prozoru Relationships (slika 10.4). Ne}ete vidjeti simbol ¥ i simbol 1 ako niste uspostavili referencijalni integritet. SLIKA 10.4 Crta predstavlja odnos izme|u dva polja.
  • STVARANJE ODNOSA IZMEU TABLICA 75 Simboli odnosa Na slici 10.4 primijetite da se pored tablice Dogs nalazi oznaka beskona~nosti ¥ (¥), a uz tablicu Dog Coloring simbol 1. Ovi se simboli prikazuju u odnosima kada je uklju~ena opcija Enforce Referential Integrity. Oznaka besko- na~nosti ozna~ava mnogo slogova {to zna~i da mnogi slogovi u ovoj tablici odgovaraju jednom slogu (otuda i znak 1) u tablici Dog Coloring. [TO JE REFERENCIJALNI INTEGRITET? Referencijalni integritet vas ~uva od gre{aka pri unosu podataka. Za- pravo ka`e da sve informacije u dva polja moraju biti odgovaraju}e. Na primjer, u polju Coloring baze podataka Dogs imate broj koji odgovara polju Color ID tablice Dog Coloring. Tablica Coloring ispisu- je sve dopu{tene boje dlake psa, a ne `elite da va{i djelatnici budu u mogu}nosti slu~ajno unijeti broj u tablicu Dogs koji ne}e odgovarati niti jednoj boji u tablici Coloring. Stoga potvrdite opciju Enforce Referential Integrity. Sada Access ne}e dopustiti unos bilo ~ega u polje Coloring tablice Dogs (strana mnogo) osim jednog od brojeva koji se nalaze u polju Color ID tablice Coloring (simbol 1). [to ako netko ipak poku{a unijeti krivi broj? Access }e reagirati ovisno o tome koja je od dvije opcije potvr|ena u okvirima za potvrdu vidljivim na slici 10.3. Evo {to dobivate s okvirima za potvrdu: l Opcija Cascade Update Related Fields marked. Ako je ova opcija potvr|ena, a vi uradite promjene u vezanoj tablici (u na{em primjeru tablica Dog Coloring), promjena }e biti ura|ena i u
  • 76 10. VJE@BA drugoj tablici (tablica Dogs). Na primjer, ako odlu~ite promije- niti broj boje iz 7 u 8 i u tablici Dog Coloring uradite takvu pro- mjenu (simbol 1), sve sedmice u tablici Dog mijenjaju se u osmice. l Opcija Cascade Delete Related Fields marked. Ako je ova opcija potvr|ena, a vi uradite promjene u 1 tablici (na primjer, Dog Coloring) tako da unosi u vezanoj tablici vi{e ne vrijede, Access }e izbrisati unose u vezanoj tablici. Na primjer, ako izbri{ete slog u tablici Dog Coloring za polje Coloring ID broja 3, svi psi iz tablice Dogs koji imaju broj boje 3 bit }e tako|er izbrisani. (Vjerojatno ovu opciju ne}ete upotrebljavati.) l Nije potvr|ena niti jedna opcija. Ako niti jedna opcija nije potvr|ena, Access pokazuje poruku u kojoj od vas tra`i vezani slog u odre|enoj tablici i ne dopu{ta vam unos podataka. Najbolje je podesiti referencijalni integritet prije unosa bilo kojih po- dataka u tablice. Ako ovu knjigu ~itate redom, onda za sada jo{ niste unijeli podatke (o unosu vi{e u 11. vje`bi) tako da ste spremni za po- de{avanje referencijalnog itegriteta. Ako poku{ate stvoriti odnos s referencijalnim integritetom nakon {to ste ve} unijeli podatke u jednu ili obje tablice, vjerojatno }ete vidjeti poruku gre{ke prvi puta kada poku{ate. Na primjer, pretpostavimo da jedno polje upotrebljava vrstu podatka Text, a drugo Number. (Ba{ me briga {to ste unijeli brojeve u polje Text.) Vrlo pa`ljivo pro~itajte pri- kazanu poruku gre{ke i poku{ajte ju otkloniti promjenama u dizajnu tablice (9. vje`ba). UREIVANJE ODNOSA Kada je odnos stvoren, mo`ete ga ure|ivati tako da ponovno prika`ete prozor Relationships (slika 10.2). Da biste to uradili, dvostruko klikni- te na crtu odnosa. Sada mo`ete upotrijebiti iste kontrole koje ste upo- trijebili za stvaranje odnosa.
  • STVARANJE ODNOSA IZMEU TABLICA 77 UKLANJANJE ODNOSA Da biste odnos izbrisali, jednostavno ga kliknite u prozoru Relation- ships (crta izme|u tablica ozna~ena je masno) i tada pritisnite Delete. Access }e tra`iti potvrdu. Kliknite Yes i odnos je izbrisan. [TO SADA? Kako iskoristiti prednosti nakon {to ste stvorili odnos izme|u tablica? Da biste shvatili odgovor, morate imati malo vi{e znanja. Kao prvo mo- rate nau~iti unositi i urediti podatak u tablici te kako podesiti verzije jednostavne tablice formi, upita i izvje{taja. Tek tada }ete biti spremni, 25. vje`ba, da stvorite vi{etabli~ne forme, upite i izvje{taje koji su mo- gu}i zbog stvaranja odnosa. Ova vje`ba prikazuje stvaranje, ure|ivanje i brisanje odnosa izme|u tablica. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti podatak u tablicu.
  • 11. Vje`ba UNO[ENJE PODATKA U TABLICU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako dodavati slogove u tablicu, kako ispisati tablicu te kako je zatvoriti. UNO[ENJE SLOGA Kona~no ste stvorili strukturu tablice i uradili pode{enja prema svojim `eljama. Do{lo je vrijeme da unesete slogove. Stoga otvorite tablicu i zapo~nite s radom. Ostali na~ini za uno{enje slogova Uno{e- nje slogova izravno u tablicu, {to }ete nau~iti u ovoj vje`bi, nije uvijek najbolji na~in. Ako imate mnogo slogova za uno{enje, jednostavnije je stvoriti formu za unos podataka. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 14. vje`bi “Stvaranje jedno- stavne forme”. Ako ste pro~itali 1. i 2. vje`bu (nadam se da jeste), onda ve} znate da je slog zapravo redak u tablici. On sadr`i informacije o odre|enoj oso- bi, mjestu, ili ne~em drugom. Unosit }ete vrijednosti za svaki slog u svako polje (stupac) u tablici. Najprije morate otvoriti tablicu. Zapamtite, da biste otvorili tablicu, dvostruko je kliknite u prozoru Database ili je kliknite jednom, a zatim kliknite Open. Tada slijedite naredne korake kako biste unijeli slog.
  • UNO[ENJE PODATKA U TABLICU 79 U prvom stupcu nalazi se broj! Ako ste prvo polje podesili na na~in da mu se automatski unose podaci (na primjer, uz pomo} opcije AutoNumber) zapo~nite s radom u sljede}em polju. 1. Kliknite u prvo prazno polje prvog praznog stupca. ]elija Dio retka i stupca. To je mjesto gdje }ete unijeti podatak za polje odre|enog sloga. Pone- kad se rije~ polje upotrebljava da ozna~i unos u polje za jedan slog, a zapravo rije~ polje stvarno zna~i cijeli stupac. ]elija je ime za pojedini blok. 2. Utipkajte vrijednost za polje. 3. Pritisnite Tab kako biste pre{li u sljede}e polje i utipkali njegovu vrijednost. 4. Nastavite pritiskati Tab sve dok ne stignete u posljednje polje. Kada u posljednjem polju pritisnete Tab, to~ka umetanja prelazi u prvo polje sljede}eg retka gdje mo`ete zapo~eti novi slog. To~ka umetanja Kada kliknete u polje, vidjet }ete titraju}u okomitu crtu koju nazivamo to~ka umetanja i koja ozna~ava mjesto gdje }e se prikazati utipkana vrijednost. 5. Nastavite uno{enje slogova sve dok ih sve ne unesete.
  • 80 11. VJE@BA NEKE MOGU]NOSTI UNOSA PODATAKA Sve podatke mo`ete unijeti samo pomo}u tipke Tab i utipkavanjem, ali }emo vam otkriti i neke mogu}nosti kako biste ubrzali rad: l @elite li unijeti datum, pritisnite tipke Ctrl+; (to~ka sa zare- zom), a za unos vremena pritisnite tipke Ctrl+: (dvoto~je). l @elite li ponoviti vrijednost iz polja u prethodnom slogu, priti- snite tipke Ctrl+’ (apostrof). POMICANJE PO TABLICI U ranijim koracima pritiskali ste tipku Tab i na taj na~in se pomicali iz polja u polje, no postoje i druk~iji na~ini pomicanja koji }e vam vjero- jatno trebati. Na primjer, mo`ete kliknuti u bilo koje polje i tako u `e- ljeno polje postaviti to~ku umetanja. Tablica 11.1 obja{njava tipkovni~- ke pre~ice za pomicanje u tablici. TABLICA 11.1 TIPKE ZA POMICANJE U TABLICI POMAKNUTI SE NA… PRITISNITE TIPKU… Sljede}e polje Tab Prethodno polje Shift+Tab Posljednje polje u slogu End Po~etno polje u slogu Home Isto polje u sljede}em slogu ¯ Isto polje u prethodnom slogu ­ Isto polje u posljednjem slogu Ctrl+¯ Isto polje u po~etnom slogu Ctrl+­ Posljednje polje u posljednjem slogu Ctrl+End Po~etno polje u po~etnom slogu Ctrl+Home
  • UNO[ENJE PODATKA U TABLICU 81 ISPISIVANJE TABLICE Naj~e{}e ne}ete `eljeti ispisati tablicu jer ne izgleda ba{ lijepo. Tablica je obi~na mre`a oko redaka i stupaca, pa }ete stoga stvarati izvje{taje za ispis koji sadr`e podatke koje trebate (23. vje`ba “Stvaranje jedno- stavnog izvje{taja”). Naravno, ponekad }ete ipak `eljeti ispisati sirove podatke u tablici. U tom slu~aju slijedite naredne korake: 1. Otvorite tablicu (dvostruko ju kliknite ili je odaberite i kliknite Open). 2. Kliknite gumb Print na alatnoj traci. Tablica se ispisuje. Pode{avanje ispisa Neke opcije ispisa mo`e- te podesiti prije samog ispisa. Umjesto da klikne- te gumb Print, odaberite izbornik File i tada Print, te u okviru za dijalog Print podesite opcije ispisa. Tada kliknite OK. ZATVARANJE TABLICE Do sada ste ve} vjerojatno otkrili da tablica nije ni{ta drugo do obi~an prozor. Da biste tablicu zatvorili, kliknite gumb Close (X), ili pritisnite tipke Ctrl+F4 ili dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (slika 11.1). Ikona izbornika Control Gumb Close SLIKA 11.1 Zatvorite tablicu na isti na~in kako zatvarate i ostale prozore.
  • 82 11. VJE@BA U ovoj ste vje`bi nau~li kako unijeti slogove u tablicu, kako tablicu ispisati te kako je zatvoriti. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako ure|ivati podatke u tablici.
  • 12. Vje`ba UREIVANJE PODATKA U TABLICI U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako promijeniti informaciju u polju, kako odabrati slogove te kako umetnuti ili izbrisati slogove. PROMJENA SADR@AJA U ]ELIJI Samo neke stvari uspiju od prve. Kada ste unijeli podatke u tablicu, mo`da shvatite da trebate uraditi neke promjene. Ure|ivanje sadr`aja }elije je vrlo jednostavno. Stari sadr`aj mo`ete zamijeniti ili ga urediti. [to je bolje? Ovisno o tome kakve moraju biti promjene – na vama je da odlu~ite. ZAMJENA SADR@AJA ]ELIJE Ako je stari sadr`aj }elije potpuno krivi, najbolje je unijeti novi poda- tak od samog po~etka. Slijedite naredne korake kako biste zamijenili stari sadr`aj u polju: 1. Odaberite }eliju pomo}u tipkovnice (tablica 11.1 u 11. vje`bi) ili je jednostavno kliknite. (Ako }eliju odabirete pomo}u tipkovni- ce, automatski ste odabrali i njezin sadr`aj.) Da biste odabrali }eliju pomo}u mi{a, postavite pokaziva~ mi{a na lijevi rub }elije kako bi pokaziva~ promijenio izgled u oznaku plusa (+) (slika 12.1) i tada kliknite mi{em. Na taj na~in odabire- te cijeli sadr`aj }elije. 2. Utipkajte novi podatak. Novi podatak zamjenjuje stari.
  • 84 12. VJE@BA Pokaziva~ mi{a SLIKA 12.1 Da biste odabrali cijeli sadr`aj }elije, budite si- gurni da pokaziva~ mi{a ima izgled oznake plusa (+) prije nego li kliknete. UREIVANJE SADR@AJA ]ELIJE Ako promjene koje `elite uraditi nisu velike, nema razloga da zamje- njujete cijeli sadr`aj ve} jednostavno uredite sadr`aj }elije. Slijedite naredne korake: 1. Postavite pokaziva~ mi{a u }eliju tako da on promijeni izgled u I-oznaku. 2. Kliknite. To~ka umetanja prikazuje se u }eliji (slika 12.2). To~ka umetanja Pokaziva~ mi{a SLIKA 12.2 Kliknite u }eliju kako biste u nju postavili to~ku umetanja. 3. Pomi~ite se po }eliji na mjesto gdje `elite zapo~eti ure|ivanje (tablica 12.1). 4. Pritisnite tipku Backspace kako biste izbrisali znak s lijeve strane to~ke umetanja ili tipku Delete za znakove s desne strane. Utip- kajte promjenu.
  • UREIVANJE PODATKA U TABLICI 85 TABLICA 12.1 POMICANJE U ]ELIJI DA BISTE SE POMAKNULI… PRITISNITE TIPKU… Jedan znak desno ® Jedan znak lijevo ¬ Jednu rije~ desno Ctrl+® Jednu rije~ lijevo Ctrl+¬ Na kraj sadr`aja End Na kraj }elije Ctrl+End Na po~etak sadr`aja Home Na po~etak }elije Ctrl+Home ODABIRANJE SLOGOVA Kao {to ure|ujete }elije u slogu, ponekad }ete `eljeti raditi s cijelim slogom. Da biste to uradili, kliknite sivi kvadrati} lijevo od sloga. Cijeli slog }e se prikazati ozna~en (bijela slova na crnoj pozadini) kao {to je prikazano na slici 12.3. Podru~je odabira sloga Trokut ozna~ava odabrani slog SLIKA 12.3 Ozna~eni odabrani slog. Odabrati mo`ete i grupu slogova (odaberite prvi i prtisnite i dr`ite tipku Shift dok odabirete sljede}e slogove). Odabrati mo`ete samo kontinuirane slogove, a ne ih uzimati iz cijelog popisa.
  • 86 12. VJE@BA Odabiranje svih slogova Sve slogove mo`e- te odabrati odjednom na nekoliko na~ina. Kliknite u prazan okvir sjeci{ta naslova redaka i stupaca ili pritisnite tipke Ctrl+A ili odaberite opciju Select All Records iz izbornika Edit. SIMBOLI ODABIRA SLOGA Kada odaberete slog, u podru~ju odabira sloga prikazuje se trokut (slika 12.3), a mo`da }ete ugledati i ova dva simbola: Uno{eno ili ure|ivano Prazan redak za sljede}i novi slog Samo jedan trokut Ako ste odabrali vi{e slo- gova istovremeno, samo prvi koji ste kliknuli ima oznaku trokuta, no svi su jednako odabrani. UMETANJE NOVOG SLOGA Novi slog se ume}e automatski. Kada zapo~nete s utipkavanjem sloga, novi redak se prikazuje ispod njega i ~eka sljede}i slog; prikaz na slici 12.3. Novi slog niste u mogu}nosti umetnuti izme|u postoje}ih, ve} ga morate smjestiti na dno tablice. [to ako `elite slogove poslo`iti drugim redom? Lako je sortirati slogove u red koji `elite. Vi{e o tome pro~itajte u 19. vje`bi “Sorti- ranje, indeksiranje i filtriranje podataka”.
  • UREIVANJE PODATKA U TABLICI 87 BRISANJE SLOGOVA Ako shvatite da jedan ili vi{e slogova nisu potrebni u tablici, lako ih je izbrisati. U isto vrijeme mo`ete izbrisati i nekoliko slogova. Slijedite naredne korake: 1. Odaberite slog (slogove) koji `elite izbrisati. 2. Uradite jedno od sljede}eg: l Kliknite gumb Delete Records na alatnoj traci. l Pritisnite tipku Delete na tipkovnici. l Odaberite Delete iz izbornika Edit. l Odaberite Delete Record iz izbornika Edit. l Kliknite desnom tipkom mi{a na slog (slogove) i odaberite Delete Record. Delete nasuprot Delete Record Ako ste odabrali cijeli slog, onda nema razlike izme|u ove dvije naredbe. No, u slu~aju da cijeli slog nije oda- bran, naredba Delete odnosi se na tekst, a nared- ba Delete Record na cijeli slog. Zapamtite da na- kon brisanja sloga nije mogu}e poni{titi naredbu, pa stoga budite vrlo oprezni u brisanju sloga. PREMJE[TANJE I KOPIRANJE PODATAKA Kao i u ostalim programima Windowsa i ovdje mo`ete upotrijebiti naredbe Cut, Copy i Paste kako biste podatak premjestili ili kopirali. Slijedite naredne korake: 1. Odaberite polje (polja), slog (slogove), }eliju (}elije) ili tekst koji `elite premjestiti ili kopirati. 2. Uradite jedno od sljede}eg: l Otvorite izbornik Edit i odaberite Cut (za premje{taj) ili Copy (kopiranje). l Kliknite na gumb Cut ili Copy na alatnoj traci.
  • 88 12. VJE@BA l Desnom tipkom mi{a kliknite na slog (slogove) i iz izborni- ka pre~ica odaberite Cut ili Copy. l Pritisnite tipke Ctrl+X za premje{tanje ili Ctrl+C za kopiranje. 3. Postavite to~ku umetanja na mjesto gdje `elite umetnuti odreza- ni ili kopirani materijal. 4. Uradite jedno od sljede}eg: l Odaberite Paste iz izbornika Edit. l Kliknite gumb Paste na alatnoj traci. l Pritisnite tipke Ctrl+V kako biste ulijepili materijal. l Kliknite desnom tipkom mi{a na mjesto gdje `elite ulijepiti materijal i iz izbornika pre~ica odaberite Paste. Premje{tanje i kopiranje cijele tablice Premjestiti i kopirati mo`ete cijele objekte, a ne samo odre|ena polja i slogove. U prozoru Database odaberite tablicu, izvje{taj, upit itd. koje `elite premjestiti ili kopirati. Tada upotri- jebite naredbe Cut ili Copy. Pomaknite se na mjesto gdje `elite smjestiti tablicu (primjerice druga baza podataka) i upotrijebite naredbu Paste. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako ure|ivati podatak u polju, kako umetnu- ti i izbrisati polje te kopirati i premje{tati podatak s mjesta na mjesto. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti vi{e o formatiranju tablice.
  • 13. Vje`ba FORMATIRANJE TABLICE U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled tablice pode{enjem veli~ine redaka i stupaca, promjenom pisma i odabiranjem razli~itih poravnavanja. ZA{TO FORMATIRATI TABLICU? Ve}ina ljudi ne formatira svoje tablice jer ne brinu o izgledu tablice i nemaju je potrebe ispisati. Upotrebljavaju forme unosa podataka (14. vje`ba “Stvaranje jednostavne forme”) kako bi slogove vidjeli na zaslo- nu i izvje{taje (23. vje`ba “Stvaranje jednostavnog izvje{taja”) kako bi ispisali slogove, a tablice im slu`e kao tankovi za spremanje sirovih podataka. Stvaranje formi i izvje{taja u ovom trenutku je vrlo zahtjevan posao s kojim se za sada ne `elite susresti. Na primjer, ako je va{a baza podata- ka jednostavna te sadr`i jednu tablicu, mo`da }ete `eljeti dodavati for- mate i na taj na~in njezin izgled uljep{ati. Nakon toga mo`ete je upotrijebiti za sve preglede i ispise {to rezultira privla~nijim formama i izvje{tajima. Ako kasnije odlu~ite upotrijebiti formu i izvje{taj, vjerojatno }ete `eljeti dodati malo formatiranja tablici kako bi ona bila preglednija. MIJENJANJE [IRINE STUPCA I VISINE RETKA Uobi~ajeni problem u tablici je nemogu}nost da vidite cijeli sadr`aj polja. Polja naj~e{}e ~uvaju vi{e podataka koji stanu u {irinu stupca, pa podaci u tablici nisu vidljivi u cijelosti.
  • 90 13. VJE@BA Ovaj problem mo`ete rije{iti na dva na~ina. Pro{irite stupac kako biste vidjeli vi{e podataka ili pove}ajte redak kako biste prikazali vi{e od jednog retka podataka. PROMJENA [IRINE STUPCA Access nudi nekoliko na~ina za pode{enje {irine stupca u tablici pa stoga odaberite na~in koji `elite. Jedan od najlak{ih na~ina promjene {irine stupca je povla~enje naslova stupca. Slijedite naredne korake: 1. Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva imena polja (naslovi stupa- ca) kako bi pokaziva~ promijenio izgled u okomitu crtu sa streli- cama okrenutim lijevo i desno (slika 13.1). Podesit }ete stupac s ljeve strane, a desni stupac }e mu napraviti mjesta. Pokaziva~ mi{a SLIKA 13.1 Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva naslova stupca. 2. Kliknite i dr`ite lijevu tipku mi{a i povucite rub stupca desno ili lijevo kako biste smanjili ili pove}ali {irinu stupca. 3. Otpustite tipku mi{a kada je stupac `eljene {irine. Druga mogu}nost je dvostruko kliknuti okomitu crtu stupca kada je prikazana dvoglava strelica i stupac }e se automatski pove}ati/smanjiti na du`inu podatka. @elite li precizniji na~in promjene {irine stupca, upotrijebite okvir za dijalog Column Width. Slijedite naredne korake:
  • FORMATIRANJE TABLICE 91 1. Odaberite stupac (stupce) kojem `elite podesiti {irinu. 2. Iz izbornika Format odaberite Column Width ili kliknite desnom tipkom mi{a i iz izbornika pre~ica odaberite Column Width. Prikazuje se okvir za dijalog Column Width (slika 13.2). SLIKA 13.2 Ovdje precizno podesite {irinu stupca. 3. Uradite jedno od sljede}eg: l Klikom na Best Fit podesite stupac na {irinu najdu`eg podatka. l U okvir za tekst Column Width utipkajte vrijednost za broj znakova u polju. l Odaberite opciju Standard Width kako bi {irinu stupca vratili na izvornu postavku. 4. Kliknite OK kako biste potvrdili promjene. PROMJENA VISINE RETKA Ako ne `elite promijeniti {irinu stupca, a i dalje `elite prikazati vi{e sadr`aja, mo`ete podesiti visinu retka. Koji redci se pode{avaju? Bez obzira koji re- dak odaberete, svi }e prihvatiti novo pode{enje. Jednom retku nije mogu}e podesiti visinu. Jedan na~in promjene visine je povla~enjem, jednako kao i kod stup- ca. Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva retka u podru~je odabira retka i povucite mi{em gore (smanjenje) ili dolje (pove}anje).
  • 92 13. VJE@BA Drugi na~in je uz pomo} okvira za dijalog Row Height. Ovaj okvir za dijalog radi na istom principu kao i okvir za dijalog Column Width, ali bez opcije Best Fit. Kliknite desnom tipkom mi{a na stupac i odaberite Row Height i unesite novu visinu, ili iz izbornika Format odaberite Row Height, unesite novu visinu i kliknite OK. PROMJENA PISMA Za razliku od ostalih Accessovih objekata (kao {to su izvje{taji ili for- me) ne mo`ete formatirati odre|eno polje ili unos u tablici, a da po- de{enje ne prihvate i ostala polja ili unosi. Za prikazivanje na zaslonu mo`ete odabrati neko drugo pismo, ali }e se ono automatski pridijeliti cijelom tekstu u tablici uklju~uju}i i naslove stupaca. Promjene pisma koje uradite u prikazu Datasheet ne}e se prikazati u izvje{tajima, upitima ili formama. Promjene su vidljive samo u prikazu Datasheet. Slijedite naredne korake kako biste promjenili pismo za stranicu poda- taka u tablici: Za{to mijenjati pisma u prikazu Datasheet? Ponekad }ete `eljeti smanjiti pismo i na taj na~in omogu}iti prikaz vi{e polja i njihovog sadr`aja na zaslonu bez mijenjanja {irine stupca. Ili }ete mo`- da pove}ati pismo i tako tablicu bolje i jasnije vi- djeti. Da biste promijenili izvornu postavku pisma u prikazu Datasheet, odaberite Tools, Options i uradite promjene u okviru za dijalog stranice Datasheet. 1. U izborniku Format odaberite Font. Prikazuje se okvir za dijalog Font (slika 13.3). 2. Iz okvira za popis Font odaberite pismo. 3. Iz okvira za popis Font style odaberite stil. 4. Iz okvira za popis Size odaberite veli~inu. 5. Iz padaju}eg popisa Color odaberite boju.
  • FORMATIRANJE TABLICE 93 SLIKA 13.3 Okvir za dijalog Font omogu}ava pode{avanje pisma za cijelu tablicu. 6. (Mogu}nost) Ako `elite podcrtati tekst, potvrdite opciju Underline. 7. U podru~ju Sample vidjet }ete izgled promjena. Kada ste zado- voljni s promjenama, kliknite OK. Mogu}nosti promjena izgleda }elije Drugi je na~in mijenjanja izgleda tablice pomo}u okvira za dijalog Datasheet Formatting (odaberite For- mat, Datasheet). Promijeniti mo`ete posebne efekte, boju pozadine, boju crta mre`e izme|u svakog retka ili stupca te svugdje gdje su crte prikazane. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako formatirati tablicu. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti jednostavnu formu za unos podataka.
  • 14. Vje`ba STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti formu sa ili bez Form Wizarda (~arobnjak za stvaranje forme). ZA[TO STVARATI FORME? Kao {to ste pro~itali i nau~ili u 11. i 12. vje`bi, sve poslove unosa i ure|ivanja podataka mo`ete uraditi u tablici, no ponekad to nije naj- bolji na~in. Na primjer, mo`da }ete stupac toliko ra{iriti da ne}ete biti u mogu}nosti vidjeti sve {to utipkate u polje, ili }ete odre|eni podatak morati unijeti u nekoliko tablica, pa }ete morati otvarati tablice jednu po jednu i unositi podatke. Jednostavniji i br`i na~in je stvaranje forme. Uz pomo} forme mo`ete ostaviti dovoljno prostora za svako polje i unijeti informacije u neko- liko tablica istovremeno. Izbje}i }ete i glavobolje koje se pojavljuju kada poku{avate otkriti s kojim slogom tablice radite; op}enito, svaka forma u odre|enom trenutku prikazuje samo jedan slog. Postoje tri na~ina za stvaranje forme: l Opcija AutoForms nudi brzu, osnovnu formu koja sadr`ava sva polja u tablici. l Opcija Form Wizard poma`e vam u stvaranju forme putem okvi- ra za dijalog i odabirom polja i stilova za formu. l Stvaranje forme od samog po~etka nudi mre`u u koju }ete po- stavljati polja. Ovo je najte`i na~in, ali nudi najve}u kontrolu.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 95 STVARANJE FORME UZ POMO] AUTOFORME Najlak{i na~in stvaranja forme je uz pomo} opcije AutoForm. Ova opcija jednostavno prebacuje polja iz tablice u formu, vrlo je prila- godljiva, ali i prikladna. Slijedite naredne korake: 1. U prozoru Database kliknite podru~je Forms. 2. Kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Form (slika 14.1). SLIKA 14.1 Odaberite na~in stvaranja forme. 3. Kliknite AutoForm: Columnar da biste stvorili formu stupca (naj- ~e{}e upotrebljavana). Ova opcija stvara formu koja va{a polja smje{ta u stupac od vrha prema dnu. Kliknete li opciju Auto- Form: Tabular, forma }e imati izgled tablice, a kliknete li Auto- Form: Datasheet, forma }e izgledati poput stranice baze podata- ka. 4. Otvorite padaju}i popis na dnu okvira za dijalog i odaberite tabli- cu ili upit koje `elite upotrijebiti kao izvor podataka za formu. 5. Kliknite OK. Prikazuje se forma koja je spremna za unos podata- ka. Forma koju }ete stvoriti uz pomo} opcije AutoForm mo`da ne}e izgle- dati lijepo. Oznake polja }e vjerojatno biti isklju~ene i polja se mogu nalaziti vrlo blizu jedno drugom pa stoga ni forma ne}e izgledati pri- vla~no. Ako niste zadovoljni s radom izbri{ite formu i uradite je ponov- no uz pomo} opcije Form Wizard. Da biste formu izbrisali, zatvorite je i kada se prika`e pitanje `elite li spremiti promjene, kliknite No.
  • 96 14. VJE@BA STVARANJE FORME UZ POMO] FORM WIZARDA Form Wizard nudi odli~an kompromis izme|u automatizma stvaranja i stvaranja od samog po~etka. Slijedite naredne korake kako biste stvo- rili formu uz pomo} Form Wizarda: 1. U prozoru Database kliknite podru~je Forms. 2. Dvostruko kliknite opciju Create form by using wizard. Otvara se okvir za dijalog Form Wizard (slika 14.2). SLIKA 14.2 Form Wizard omogu}ava odabir polja koja `elite uklju~iti iz razli~itih tablica. 3. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu ili upit iz kojih `elite odabrati polja. (Prema osnovnoj postavci uvijek je odabrana tablica koja je na prvom mjestu abecednog reda {to vjerojatno nije ono {to `elite.) 4. U popisu Available Fields kliknite polje koje `elite uklju~iti u formu i tada kliknite gumb > kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields. 5. Ponavljajte 4. korak sve dok ne uklju~ite sva polja koja `elite u formi. Ako `elite uklju~iti polja iz neke druge tablice ili upita, vratite se u 3. korak i odaberite neku drugu tablicu.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 97 Odabir svih polja Da biste sva polja iz popisa Available Fields pomaknuli u popis Selected Fields, kliknite gumb >>. Ako pak pogrije{ite, kliknite gumb < kako biste ne`eljeno polje iz popisa Selected Fields vratili u popis Available Fields. 6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Bit }ete upitani da odaberete izgled: Columnar, Tabular, Datasheet ili Justified. Klik- nite svaki gumb kako biste vidjeli pethodni pregled odre|ene vrste (opcija Columnar je naj~e{}a). Tada kliknite onu koju `elite i kliknite Next. 7. Sada }e vas upitati da odaberete stil. Kliknite svaki stil iz popisa kako biste vidjeli prethodni pregled stila i kada odaberete `eljeni stil, kliknite Next da biste nastavili s radom. 8. Fali prijevod 8 koraka. 9. Kliknite gumb Finish. Prikazuje se forma koja je spremna za unos podataka (slika 14.3). SLIKA 14.3 Form Wizard }e stvoriti ovu grubu, ali upotre- bljivu formu. U formi se prikazuje prvi slog iz tablice.
  • 98 14. VJE@BA Ako su odrezna polja oznake u formi, kao ona na slici 14.3, uredite formu tako da polja imaju vi{e mjesta. Vi{e o pomicanju polja pro~itaj- te u 15. vje`bi. STVARANJE FORME OD SAMOG PO^ETKA U prikazu Form Design mo`ete stvoriti formu od samog po~etka. Ovo je najsna`niji, ali i najte`i na~in stvaranja forme. U ovom }ete prikazu sami odre|ivati to~no mjesto svakog polja i njegov format. Ne upotrebljavajte pre~ice Ako u ovom tre- nutku dvostruko kliknete na pre~icu Create form in Design view koja se nalazi u popisu Forms, ne}ete imati mogu}nost odabira tablice. Kasnije }ete mo- }i odabrati tablice iz svojstva forme RecordSource, no ako ste po~etnik dr`ite se na{ih koraka. Sljede}i koraci upoznat }e vas s prikazom Form Design, a vi{e o prika- zu pro~itat }ete u 15. vje`bi. 1. U prozoru Database kliknite podru~je Forms. 2. Kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Form (slika 14.1). 3. Kliknite opciju Design View. 4. Iz padaju}eg popisa koji se nalazi na dnu okvira za dijalog odaberite tablicu ili upit. (Kasnije }ete mo}i promijeniti tablicu u svojstvu RecordSource u svojstvima stranice forme.) 5. Kliknite OK. Prikazuje se prozor Form Design (slika 14.4). Spremni ste za stvaranje forme.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 99 U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako Field List stvarati ostala podru~ja osim Detail. Povucite rub radnog podru~ja Toolbox da biste podru~je pove}ali. SLIKA 14.4 Prikaz Form Design prikazuje praznu povr{inu na kojoj mo`ete dizajnirati formu. Dodavanje sljede}e tablice formi Ako ka- snije trebate dodavati neku drugu tablicu kao izvor podataka za formu, kliknite gumb Build (...) desno od svojstva RecordSource kako biste otvorili Query Designer. U Query Designeru mo`ete do- dati novu tablicu u gornji pano i ako je potrebno podesiti odnos s osnovnom tablicom. Nakon za- tvaranja Query Designera vidjet }ete polja iz obje tablice u popisu polja.
  • 100 14. VJE@BA Toolbox i Field List @eljet }ete upotrijebiti alatni okvir Design i Field List koji su prikazani na slici 14.4. Ako ih ne vidite na zaslonu, kliknite na gumb Toolbox ili gumb List na alatnoj traci. DODAVANJE KONTROLA FORMI Kontrole i polja Kada radite s tablicom, radi- te izravno s poljima podataka. U slu~aju formi i izvje{taja radite s kontrolama, {to nije ni{ta dru- go nego prikaz forme podatka u polju, informa- tivni tekst (kao {to su naslovi i oznake) ili ~ista dekoracija (kao {to su crte i pravokutnici). Osnovna namjena prozora Form Design je jednostavna. Jednak je osvi- jetljenoj tablici ili plo~i za uljepljivanje gdje }ete smjestiti elemente forme. Polja koja }ete dodavati formi prikazat }e se kao kontrole u podru~ju forme Detail. Na po~etku rada jedino vidljivo podru~je je Detail, a u kasnijim vje`bama nau~it }ete kako dodavati ostala podru~ja. Slijedite naredne korake kako biste dodavali kontrole prikaza polja u formi: 1. Ako nije prikazan, prika`ite Field List. Kliknite gumb Field List ili odaberite opciju Field List u izborniku View. 2. Povucite polje iz opcije Field List u podru~je Detail (slika 14.5) i ono }e se prikazati kao okvir za tekst. 3. Ponavljajte 2. korak kako biste dodali sva polja koja `elite u formi.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 101 Ne brinite se o preklapaju}im oznakama, ovaj problem }ete rije{iti ako pro~itate sljede}u vje`bu. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled kako bi vam pokazao polje koje ste smjestili. SLIKA 14.5 Iz Field Lista povucite polja u mre`u. Kada iz Field Lista povu~ete polja u formu, ona postaju kontrole koje prikazuju podatak iz tog polja. Vi{e od jednog polja mo`ete istovre- meno povu}i u formu. U 2. koraku umjesto da povu~ete jedno polje, uradite jedno od sljede}eg prije povla~enja: l Kliknite polje koje `elite i tada pritisnite i dr`ite tipku Shift dok odabirete posljednje polje grupe. Na taj }ete na~in odabrati grupu polja. l @elite li odabrati vi{e polja koja ne tvore grupu, pritisnite i dr`ite tipku Ctrl dok klikate svako pojedino polje koje `elite. l @elite li odabrati sva polja u popisu, dvostruko kliknite na naslovnu traku Field Lista. Objekte mo`ete pomicati po formi nakon {to ste ih smjestili. Vi{e o pomicanju polja pro~itajte u sljede}oj vje`bi. Ne brinite ako trenutno va{a forma ne izgleda lijepo, u sljede}ih nekoliko vje`bi pro~itat }ete i nau~iti kako unijeti promjene i pobolj{ati izgled forme.
  • 102 14. VJE@BA Upotreba opcije Snap to Grid Ako otkrijete da je te{ko poravnati polja, mo`ete odabrati opciju Snap to Grid iz izbornika Format kako biste pored naredbe smjestili oznaku. Ako ipak `elite sami poravnati polja, odaberite opciju ponovno kako biste je isklju~ili. Ako ste zadovoljni izgledom forme, krenite naprijed i zatvorite formu. Kliknite gumb Close (X). Kada ste upitani `elite li spremiti promjene kliknite Yes. U sljede}i okvir za tekst koji se prikazuje utipkajte ime za formu i tada kliknite OK. Ako pak `elite unijeti jo{ neke promjene, ostavite formu otvorenom i prije|ite na 15. vje`bu. UNO[ENJE PODATAKA U FORMU Smisao stvaranja forme je lak{i unos podataka u tablicu. Forma radi kao atraktivna “maska” koja vas {titi od obi~ne tablice. Kada stvorite formu slijedite naredne korake kako biste unijeli podatke: 1. Otvorite formu: l Ako se va{a forma prika`e u prikazu Form Design, odaberite View, Form View kako biste pre{li u prikaz Form ili odabe- rite Form View pomo}u gumba View. l Ako se forma uop}e ne prika`e, kliknite karticu Form u pro- zoru Database i tada dvostruko kliknite ime forme ili klik- nite gumb Open. 2. Kliknite u polje gdje `elite zapo~eti rad i utipkajte podatak. 3. Pritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u sljede}e polje. Ako je potrebno vratiti se u prethodno polje, pritisnite tipke Shift+Tab. Kada stignete u posljednje polje pritiskanjem tipke Tab, oti}i }ete u prvo polje novog praznog sloga.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 103 Da biste se pomaknuli u sljede}i slog prije nego {to stignete u posljednje polje ili u prethodni slog, kliknite gumb sa strelicom okrenutom lijevo ili desno koji se nalazi na lijevom kraju trake za navigaciju na dnu prozora. 4. Ponovite 2. i 3. korak da unesete sve slogove koje `elite. Oni }e se automatski spremiti ~im ih unesete. Pre~ice za unos podataka Pro~itajte odjeljak “Trikovi unosa podataka” u 11. vje`bi kako biste nau~ili neke trikove pri unosu podataka. Ove pre- ~ice rade jednako dobro u formama i tablicama. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti jednostavnu formu te kako uni- jeti podatke u nju. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi pro- mjene u formi da bi ona odgovarala va{im potrebama.
  • 15. Vje`ba UNO[ENJE PROMJENA U FORMU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti promjene u formu bez obzira na koji ste na~in stvorili formu (14. vje`ba). ULJEP[AVANJE FORME: PREGLED Forma koja se nalazi na zaslonu vjerojatno je funkcionalna, ali ne iz- gleda privla~no. U ovoj vje`bi }ete nau~iti kako pobolj{ati izgled for- me. Evo pregleda {to trebate uraditi da va{a forma bude {to privla~nija: 1. Pomaknuti kontrole kako bi izme|u njih bilo vi{e prostora, odlo- mak “Pomicanje kontrola”. 2. Pridjeljivanje razmaka izme|u kontrola i njihovih oznaka, odlo- mak “Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka”. 3. Promjena veli~ina kontrola i oznaka, odlomak “Promjena veli~ine kontrola”. 4. Dodavanje teksta za obja{njenje, odlomak “Dodavanje teksta”. 5. Dodavanje zaglavlja i podno`ja, odlomak “Prikazivanje zaglavlja i podno`ja”. 6. Formatiranje teksta u formi (primjerice, masni znakovi ili razli~ita pisama za oznake ili ve}i tekst za zaglavlje), odlomak “Formatiranje kontrola”.
  • UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 105 POMICANJE KONTROLA Naj~e{}a je promjena u formi pomicanje kontrola po njoj. Nekoliko kontrola }ete mo`da `eljeti spustiti kako biste ostavili vi{e prostora za umetanje nove kontrole ili }ete jednostavno `eljeti ponovno poslo`iti prikazane kontrole drugim redom. Vi{e prostora Ako `elite stvoriti vi{e prostora na dnu kontrola kako biste imali vi{e mjesta za pomicanje, povucite panel Form Footer prema dolje da bi podru~je Detail bilo ve}e. Ako pak `elite vi{e prostora u gornjem dijelu forme, ozna~ite sve kontrole i povucite ih prema dolje kao grupu. Slijedite naredne korake: 1. Ako niste u prikazu Form Design, otvorite prikaz kao {to ste nau~ili u 14. vje`bi. 2. Kliknite ime kontrole kako biste je odabrali. Oko kontrole pri- kazuju se hvataljke odabira. 3. Postavite pokaziva~ mi{a na mjesto gdje }e promijeniti izgled u ruku (slika 15.1). Ako pomi~ete vi{e kontrola istovremeno poka- ziva~ mi{a mo`ete postaviti na bilo koju odabranu kontrolu. Hvataljke odabira Pokaziva~ mi{a SLIKA 15.1 Da biste pomaknuli kontrolu, najprije je odabe- rite i tada je povucite kada pokaziva~ mi{a promijeni izgled u ruku. 4. Kliknite i dr`ite pritisnutu lijevu tipku mi{a dok kontrolu povla- ~ite na `eljeno mjesto. 5. Otpustite tipku mi{a kada je kontrola na `eljenom mjestu. Kontrolu mo`ete povu}i okomito ili horizontalno s bilo koje strane ili dijagonalno iz bilo kojeg kuta.
  • 106 15. VJE@BA Tekst oznake se pomi~e bez pridijeljenog okvira za tekst Budite oprezni kada posta- vljate pokaziva~ mi{a iznad kontrole da biste je pomaknuli. Uvjerite se da je pokaziva~ promijenio izgled u ruku (slika 15.1). Ako vidite da je pokazi- va~ promijenio izgled u ruku s podignutim prs- tom, kontrolu mo`ete povu}i bilo gdje. Vi{e kontrola mo`ete povla~iti istovremeno zadr`avaju}i odnos izme|u njih tako {to }ete odabrati sve kontrole i onda ih povu}i. Da biste oda- brali vi{e kontrola, kliknite na jednu i zatim pritisnite i dr`ite tipku Ctrl dok odabirete ostale. NEOVISNO POMICANJE KONTROLA I NJIHOVIH OZNAKA Ponekad }e biti potrebno pomicati kontrolu okvira za tekst ili oznaku polja neovisno jedno o drugom. Na primjer, mo`da }ete `eljeti produ- ljiti okvir za oznaku polja kako bi ime polja bilo prikazano u cijelosti. (Sljede}i odlomak obja{njava kako promijeniti du`inu kontrole.) Da biste to uradili, morate najprije pomaknuti kontolu okvira za tekst u desno i na taj na~in stvoriti prostor za pove}anje oznake. Da biste pomaknuli okvir za tekst ili njegovu oznaku neovisno, sli- jedite naredne korake: 1. Kliknite na kontrolu koju `elite pomaknuti. 2. Postavite pokaziva~ mi{a na gornji lijevi kut iznad hvataljke odabira kako bi pokaziva~ promijenio izgled u ruku s podignu- tim prstom (slika 15.2). Okviri za tekst, naj~e{}e upotrebljavane kontrole Okviri za tekst i njihove oznake su obja{njeni u ovoj knjizi, no iste metode rada mo- `ete upotrijebiti radite li s kombiniranim okvirima ili slikama.
  • UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 107 3. Povucite kontrolu na novo mjesto. SLIKA 15.2 Uz pomo} pokaziva~a mi{a povucite kontrolu ili oznaku neovisno jedno od drugog. Brisanje razina Ako odre|ena kontrola obja- {njava sama sebe (primjerice, slika), vjerojatno }ete `eljeti izbrisati njezinu oznaku. Odaberite oznaku i pritisnite tipku Delete. PROMJENA VELI^INE KONTROLA Nakon {to ste pridijelili razmak izme|u svakog okvira za tekst i nje- gove oznake (prethodni odlomak), slijedite naredne korake kako biste promijenili du`inu kontrole: 1. Kliknite kontrolu kako biste je odabrali. Oko nje se prikazuju hvataljke odabira. 2. Postavite pokaziva~ mi{a na desni rub kako bi pokaziva~ promije- nio izgled u dvoglavu strelicu (slika 15.3). 3. Povucite rub kontrole na `eljenu du`inu i tada otpustite tipku mi{a. Pokaziva~ mi{a Hvataljke odabira SLIKA 15.3 Povla~enjem mo`ete promijeniti veli~inu podru~ja za unos.
  • 108 15. VJE@BA Oznake u vi{e redaka Ako je tekst koji je pri- kazan u okviru za tekst ili kontroli oznake predu- ga~ak da bi stao u pridijeljenu du`inu, pove}ajte kontrolu povla~enjem donjih hvataljki odabira. Tako }e se tekst mo}i prelomiti i prije}i u novi redak, pa stoga nije potreban duga~ak okvir za prikaz cijelog teksta. PRIKAZIVANJE ZAGLAVLJA I PODNO@JA Za sada radite u podru~ju Detail, ali mo`ete upotrijebiti i ostala podru~ja: l Podru~je Form Header and Form Footer. Mjesto za tekst koji }e se ponavljati na vrhu ili dnu forme, kao {to je naslov forme na vrhu ili ime osobe koja je izradila formu na dnu. l Podru~je Page Header and Page Footer (rijetko upotrebljava- no). Mjesto za tekst koji }e se ponavljati na vrhu ili dnu svake stranice forme kada je `elite ispisati. Ovo podru~je nije prikaza- no po izvornim postavkama pa stoga, ako `elite prikazati po- dru~je, odaberite View, Page Header/Footer. Kada stvarate formu pomo}u Form Wizarda, podru~ja Form Header i Form Footer se prikazuju u prikazu Design, ali su prazna. Podru~je Form Header se nalazi ispod podru~ja Detail pa stoga podru~je nema odre|enu visinu. Da biste stvorili mjesta za rad u podru~ju Form Header (slika 15.4), kliknite njezinu traku kako biste podru~je odabrali. Zatim postavite pokaziva~ mi{a izme|u traka (pokaziva~ mijenja izgled u dvoglavu strelicu) i povucite prema dolje.
  • UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 109 Podru~je Detail sadr`i Podru~je Form Header sadr`i kontole ~iji se podaci tekst koji `elite ponavljati na mijenjaju za svaki slog. svakom prikazu forme. SLIKA 15.4 Povucite traku Detail dolje kako biste stvorili prostor za dodavanje teksta zaglavlju. Nako {to ste prikazali zaglavlje i podno`je mo`ete dodavati kontrole u ta podru~ja. DODAVANJE OZNAKA Sljede}a stvar koju ve}ina korisnika `eli je dodavanje teksta u formu, u formu kontrola oznaka za prikazivanje naslova, podnaslova, teksta za obja{njenje itd. Naslove i stale osnovne informacije dodajte u zaglavlja i podno`ja, odre|ene informacije u zasebne kontrole podru~ja Detail. Slijedite naredne korake: 1. Ako Toolbox nije prikazan, odaberite opciju Toolbox iz izbornika View ili kliknite gumb Toolbox na alatnoj traci.
  • 110 15. VJE@BA 2. Kliknite alatku Label u Toolboxu (ona s nako{enim slovima Aa). Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u veliko slovo, a s oznakom plusa pored slova (slika 15.5). Pokaziva~ mi{a Alatka Label SLIKA 15.5 Odaberite alatku Label u Toolboxu. 3. Kliknite na mjesto u formi gdje `elite stvoriti novi tekst. Prikazuje se tanki okvir. (Okvir raste kako bi mogao ~uvati tekst koji }ete utipkati.) 4. Utipkajte tekst. Morate utipkati tekst Ako ne utipkate tekst prije nego {to prije|ete na 5. korak, okvir }e ne- stati ~im kliknete izvan njega. 5. Kliknite bilo gdje u podru~je kontrola ili pritisnite tipku Enter kako biste zavr{ili s radom.
  • UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 111 Povla~enje oznake Ne brinite se o mjestu oznake za vrijeme stvaranja. Oznaku kasnije mo- `ete pomicati kao i ostale kontrole. Kliknite je, postavite pokaziva~ mi{a tako da njegov izgled bude poput ruke i povucite na `eljeno mjesto. FORMATIRANJE KONTROLA Nakon {to ste u formu smjestili sve informacije (to su kontrole koje `elite uklju~iti i oznake kako biste prikazali naslove i tekst obja{njenja) sljede}i korak je pobolj{anje izgleda va{e forme. Sve alatke za formatiranje nalaze se na alatnoj traci Formatting (druga alatna traka od vrha u prikazu Form Design). Tablica 15.1 prikazuje alatke. Da biste formatirali kontrolu, kliknite je kako biste je odabrali i tada kliknite `eljenu alatku formatiranja kako biste kontroli pridijelili `eljeni format. Svojstva kontrole Desnim klikom mi{a na bi- lo koju kontrolu prikazat }ete izbornik pre~ica iz kojeg odaberite Properties. Prikazuje se okvir Pro- perties koji sadr`i polja koja kontroliraju sve opci- je formatiranja i ostala pode{enja za kontrolu. TABLICA 15.1 ALATKE NA ALATNOJ TRACI FORMATTING ALATKA NAMJENA Popis dostupnih pisama Popis dostupnih veli~ina odabranog pisma Masni znakovi, uklju~eno/isklju~eno nastavlja se
  • 112 15. VJE@BA TABLICA 15.1 NASTAVAK ALATKA NAMJENA Nako{eni znakovi, uklju~eno/isklju~eno Podcrtani znakovi, uklju~eno/isklju~eno Lijevo poravnavanje teksta Centriranje teksta Desno poravnavanje teksta Popunjavanje odabranog okvira odabranom bojom Boje za tekst u odabranom okviru Boje strukturu odabranog okvira Dodavanje rubova odabranom okviru Dodavanje specijalnih efekata odabra- nom okviru Neke alatke, kao {to su pisma i veli~ine, su padaju}i popisi. Kliknite strelicu pored alatke i tada iz popisa odaberite `eljenu opciju. Neke druge alatke su gumbi, uklju~ivanje/isklju~ivanje masnih ili nako{enih znakova, dok neke sadr`e spoj gumba i padaju}eg popisa, kao {to je alatka za boje ili rubove. Ako kliknete na gumb, pridijelit }ete trenut- nu vrijednost, a ako kliknete strelicu padaju}eg popisa, mo`ete promi- jeniti vrijednost.
  • UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 113 Promjena boje pozadine Promijeniti mo`ete i boju pozadine forme. Kliknite zaglavlje podru~ja gdje `elite uraditi promjenu (na primjer, Detail) kako biste odabrali cijelo podru~je. Tada kliknite desnom tipkom mi{a i odaberite opciju Fill/Back kako biste promijenili boju pozadine. AutoFormat Evo pre~ice za formatiranje for- me. Odaberite Format, AutoFormat. Bit }ete upi- tani da odaberete iz nekoliko ve} obojanih i for- matiranih shema. Ako vam se nakon pridjeljivanja forma ne svi|a, kliknite Ctrl+Z kako biste se vra- tili na prethodno stanje. PROMJENA REDA POMICANJA POMO]U TIPKE TAB Nakon {to unesete podatak u formu, pritisnite Tab kako biste se po- maknuli iz kontrole u kontrolu redom kojim su prikazane. Kretanje izme|u kontrola nazivamo redoslijed kojim se pomi~ete pritiskaju}i tipku Tab. Kada stvorite formu, redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab zapo~inje od vrha prema dnu. Kada pomaknete ili ponovno slo`ite kontrole, redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab se ne mijenja automatski. Na primjer, ako imate deset kontrola slo`enih u stupac i tada ih ponovno slo`ite, ali tako da deseta kontrola postane prva, redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab }e ponovno, sada prvu kontrolu prihvatiti kao desetu, bez obzira {to se ona sada nalazi na prvom mjestu. Ovo ote`ava popunjavanje forme, pa naravno `elite pridijeliti redoslijed koji se odnosi na novu strukturu forme.
  • 114 15. VJE@BA Mogu}nosti redoslijeda pomicanja pomo}u tipke Tab Ponekad }ete `eljeti promijeniti re- doslijed pomicanja pomo}u tipke Tab iz strukture gore-dolje, u neku drugu radi lak{eg unosa poda- taka. Na primjer, ako 90 posto va{ih slogova tre- bate unijeti u samo nekoliko kontrola, mo`da }e- te `eljeti smjestiti te kontrole na kraj redka kako biste jednostavno sko~ili u njih. Slijedite naredne korake kako biste pridijelili redoslijed pomicanja pri- tiskaju}i tipku Tab: 1. Odaberite View, Tab Order ili desnim klikom mi{a kliknite kva- drati} u gornjem lijevom kutu forme i odaberite Tab Order iz izbornika pre~ica. Prikazuje se okvir za dijalog Tab Order (slika 15.6). SLIKA 15.6 Upotrijebite okvir za dijalog Tab Order kako biste odredili redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab koji `elite upotrijebiti u formi. 2. Odaberite podru~je u kojem `elite podesiti redoslijed. Izvorna postavka je podru~je Detail. 3. Prikazuju se kontrole i njihov trenutni red. Da biste promijenili redoslijed kliknite kontrolu i povucite je gore ili dolje u popisu.
  • UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 115 4. Da biste brzo podesili redoslijed tipke Tab zasnovane na trenu- tnoj poziciji kontrola u formi (od gore prema dolje), kliknite gumb Auto Order. 5. Kliknite OK. Brisanje kontrole iz redoslijeda pomicanja pomo}u tipke Tab Ako `elite izbrisati kontro- lu iz redoslijeda pomo}u tipke Tab, ne mo`ete je izbrisati u okviru za dijalog Tab Order ve} pomo- }u opcije Tab Order u svojstvima stranice kontro- le. Odaberite kontrolu, kliknite na karticu Order u svojstvima stranice i odaberite No za njezino svoj- stvo mjesta na koje }ete do}i pritiskaju}i tipku Tab. Kontrola je i dalje prikazana u okviru Tab Order, ali nije dostupna pomo}u tipke Tab. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pobolj{ati izgled forme pomicanjem kontrola, dodavanjem teksta, formatiranjem i pridjeljivanjem redoslije- da pomicanja pomo}u tipke Tab. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti o nekim zgodnijim kontrolama koje mo`ete dodavati formi.
  • 16. Vje`ba STVARANJE PO- SEBNIH POLJA ZA UNOS PODA- TAKA U FORMI U ovoj }ete vje`bi nau~iti o nekim posebnim kontrolama koje mo`ete uklju~iti u formu. ZA[TO UPOTRIJEBITI POSEBNE KONTROLE ZA UNOS PODATAKA? Kao {to }ete vidjeti u ovoj vje`bi, malo vremena treba odvojiti kako bi se podesila jedna od posebnih kontrola za unos podataka u formi. Evo nekih obja{njenja za{to to uraditi: l Izgled va{e forme bit }e profesionalniji. l Smanjenje du`ine utipkavanja za uno{enje slogova. l Smanjenje mogu}ih gre{aka pri utipkavanju za pouzdane podatke. Slika 16.1 prikazuje formu s kojom }ete raditi u ovoj vje`bi s ve} stvo- renim okvirima za popis, grupom opcija i gumbima za neredbe. Ve} sada mo`ete vidjeti kako ove kontrole ~ine formu mnogo privla~nijom i lak{om za upotrebu.
  • STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 117 Grupa opcija Okvir za popis Gumbi za naredbe SLIKA 16.1 Posebne kontrole za unos podataka. KOJE VRSTE KONTROLA UPOTRIJEBITI? Upotrijebiti mo`ete nekoliko vrsta kontrola: l List box. Predstavlja popis iz kojeg mo`ete odabrati element. l Combo group. Kao i okvir za popis, no mo`ete utipkati i druge unose osim onih u popisu. l Option group. Mogu}nost odabira iz razli~itih opcija (mo`ete odabrati samo jednu opciju). Upotrijebiti mo`ete gumbe za opcije, uklju~i/isklju~i gumbe ili okvire za potvrde. l Command button. Kada kliknete gumb, uradit }ete neku aktivnost, kao {to je zapo~injanje novog programa, ispisivanje izvje{taja, spremanje sloga ili ne{to drugo. l Ostale kontrole. U Accessu 2000 mo`ete smjestiti ActiveX kon- trole kao i sve ostale. Na primjer, mo`ete za svaki slog uklju~iti video-isje~ak.
  • 118 16. VJE@BA Access }ete instalirati s ~arobnjacima za ve}inu ovih vrsta kontrola {to }e olak{ati upotrebu kontrola. Access ove kontrole mo`e stvarati sa ili bez ~arobnjaka. Da biste Accessu rekli da `elite upotrijebiti ~arobnjaka, kliknite gumb Control Wizard u Toolboxu (slika 16.2). Stvaranje korisni~kih kontrola bez upotrebe ~arobnjaka je malo te`e, pa }emo se u ovoj vje`bi pozabaviti ~arobnjacima. Okvir za popis Control Wizard Grupa opcija Kombinirani okvir Gumb za naredbu Vi{e kontrola SLIKA 16.2 Odaberite gumb Control Wizard kako biste mogli upotrijebiti ~arobnjake. STVARANJEOKVIRA ZA POPIS ILI KOMBINIRANOG OKVIRA Okvir za popis ili kombinirani okvir mogu biti korisni ako shvatite da odre|ene vrijednosti ~esto utipkavate u polje. Na primjer, ako trebate unijeti jednu od va{ih dvanaest grana ureda svaki put kad upotrijebite formu, mo`da }ete zaklju~iti da je lak{e stvoriti okvir za popis, koji sadr`i imena grana ureda, i iz popisa odabrati `eljeno ime. S okvirom za popis osoba koja unosi podatke je ograni~ena na odabir iz ve} utip- kanih podataka koji se prikazuju. Kombinirani okvir je koristan kada je okvir za popis odgovaraju}i, ali je mogu}e da }e biti potrebni i neki drugi unosi. Na primjer, ako ve- }ina va{ih kupaca dolazi iz jedne od {est dr`ava, a mogu}e je da se pojavi kupac iz neke druge dr`ave, mo`ete upotrijebiti kombinirani okvir. Za vrijeme unosa podataka mo`ete odabrati dr`avu iz popisa ili utipkati novu dr`avu ako je u popisu nema.
  • STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 119 Slijedite naredne korake kako biste stvorili okvir za popis ili kombini- rani okvir u prikazu Form Design: 1. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat. 2. Kliknite na gumb List Box ili Combo Box u okviru za alat (slika 16.2). Pokaziva~ mi{a mijenja izgled kako bi vam pokazao koju vrstu okvira ste odabrali. 3. Na mjestu u mre`i gdje `elite novu kontrolu povucite mi{a kako biste nacrtali okvir. Kada otpustite tipku mi{a, ~arobnjak zapo~inje s radom. 4. U prvom okviru za dijalog ~arobnjaka kliknite gumb I will type in the values that I want. Tada kliknite Next. Drugi na~in unosa vrijednosti Ako `elite mo`ete stvoriti odvojenu tablicu koja sadr`i vri- jednosti koje `elite upotrijebiti u polju, tada odaberite opciju I want the list box to look up the values in a table or query. Odaberite tablicu ili upit umjesto utipkavanja vrijednosti. 5. Bit }ete upitani da utipkate vrijednosti koje `elite prikazati u popisu. Utipkajte vrijednosti (slika 16.3) i nakon svake pritisnite tipku Tab. Tada kliknite Next. 6. Odaberite opciju Store that value in this field i odaberite koje polje }e prihvatiti podatak. Na primjer, unijet }ete razli~ite naslove koje pas mo`e dobiti na izlo`bi, pa stoga odaberite polje Title i kliknite Next. 7. Utipkajte naslov koji `elite prikazati kao kontrolu (to je tekst pridijeljene oznake). 8. Kliknite Finish. Prikazuje se va{ novi okvir za popis koji odgovara polju koje ste izabrali u 6. koraku. 9. (Mogu}nost) Ako okvir za popis sam sebe obja{njava i nije po- trebno prikazati njegovu oznaku, odaberite oznaku i pritisnite tipku Delete kako biste oznaku izbrisali.
  • 120 16. VJE@BA Naj~e{}e se upotrebljava Povucite kako biste jedan stupac. promijenili {irinu stupca. SLIKA 16.3 Utipkajte vrijednosti iz kojih `elite odabirati u okviru za popis ili kombiniranom okviru. Gdje su vrijednosti? Ne uzbu|ujte se ako se va{e vrijednosti ne prika`u u okviru. Vrijednosti }ete vidjeti u prikazu Form kada otvorite padaju}i popis. Sada mo`ete prije}i u prikaz Form kako biste se uvjerili da je sve u redu, no vratite se ponovno u prikaz Form Design. Odabrali ste krivu vrstu? Vrlo je jednostav- no prije}i iz okvira za popis u kombinirani okvir. U prikazu Form Design desnom tipkom mi{a klik- nite na kontrolu, odaberite opciju Change to i odaberite novu vrstu kontrole. STVARANJE GRUPE OPCIJA Ova je opcija korisna kada }ete iz nekoliko mogu}nosti uvijek odabi- rati unos polja. Na primjer, ako unosite rezultate kviza, a odgovor na 5. pitanje je uvijek A, B, C ili D – nikada ni{ta drugo, ova opcija je vrlo korisna.
  • STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 121 [to ako je odgovor u kvizu “ostalo”? Ako imate pitanja na koja natjecatelj mora odabrati A, B, C ili D no mo`e upisati i “ostalo”, upotrije- bite kombinirani okvir jer on dopu{ta novi unos. Grupa opcija mo`e uklju~ivati gumbe uklju~i/isklju~i, gumbe opcija ili okvire za potvrdu. Ovo su razli~iti stilovi, ali rezultat je isti. U grupi opcija mo`ete odabrati samo jednu opciju, a kada odaberete drugu, prva se automatski isklju~uje. La`na vi{eodabiru}a grupa opcija Ako `eli- te prikazati grupu opcija u kojoj mo`ete istovre- meno odabrati nekoliko opcija, morate stvoriti nekoliko obi~nih okvira za potvrdu i obuhvatiti ih pravokutnikom. Ovo nije uobi~ajeni rad okvira za potvrdu To~no. U ve}ini Windowsovih programa okviri za potvrdu nisu isklju~ivi. Mo`ete odabrati nekoliko njih istovremeno. No u ovom slu~aju oni su samo stil gumba opcije. Slijedite naredne korake kako biste stvorili grupu opcija: 1. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat. 2. Kliknite gumb Option Group u okviru za alat (slika 16.2). Poka- ziva~ mi{a mijenja izgled u ikonu Option Group.
  • 122 16. VJE@BA 3. Povucite pokaziva~ mi{a u formu kako biste nacrtali okvir gdje `elite prikazati grupu opcija. Kada otpustite tipku mi{a, ~aro- bnjak zapo~inje s radom. 4. Bit }ete upitani da unesete vrijednosti za svaki gumb (slika 16.4). Unesite vrijednosti i nakon svakog unosa pritisnite tipku Tab, tada kliknite Next. SLIKA 16.4 Ovdje unesite oznake za svaku opciju. 5. Kada ste upitani `elite li izvorni odabir, odaberite Yes ili No. Ako odaberete Yes, izvorni odabir odaberite iz padaju}eg popisa (ovaj odabir prikazuje se automatski kada upotrijebite formu). Tada kliknite Next. 6. Kada ste upitani da odaberete vrijednost koju `elite pridijeliti svakoj opciji, kliknite Next da biste nastavili s radom. Nije po- trebno mijenjati pridijeljene izvorne vrijednosti. 7. Kliknite opciju Store the value in this field i odaberite koje polje }e primiti podatke iz padaju}eg popisa. Na primjer, unijeli ste ra- zli~ite boje za {etlandskog psa pa stoga odaberite polje Coloring i kliknite Next. 8. Kliknite kako biste odabrali vrstu kontrole (gumb opcije, okvir za potvrdu ili gumb uklju~i/isklju~i) i stil za kontrolu, tada kliknite Next. 9. Unesite naslov za grupu opcija (na primjer, Coloring). Kliknite Finish i stvorili ste grupu opcija.
  • STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 123 Sve opcije su potvr|ene Kada ste u prikazu Form Design, svaka opcija je potvr|ena kako bi vidjeli da grupa opcija radi. Kada prije|ete u pri- kaz Form i upotrijebite formu, mo}i }ete potvrditi samo jednu od ponu|enih opcija. Ako u 5. kora- ku niste odabrali izvornu opciju, sve }e biti prika- zane u sivoj boji (niti odabrana niti ne odabrana) za slog, sve dok ne odaberete jednu od ponu|enih. DODAVANJE GUMBA ZA NAREDBU Ve} ste se vjerojatno susretali s gumbima za naredbe. To su zapravo gumbi koji omogu}avaju izvr{enje odre|ene akcije kada ih kliknete. Na primjer, na slici 16.1 forma ima gumbe kojima pokre}ete naredbe Save, Print ili Delete za trenutni slog. Access nudi razli~ite varijante funkcija koje mo`ete uraditi s gumbima za naredbu: l Record navigation. Gumbe mo`ete dodavati kako bi se korisnik mogao pomaknuti na sljede}i, prethodni, prvi ili posljednji slog. l Record operations. Gumbe mo`ete postaviti kako biste slog mo- gli izbrisati, udvostru~iti, ispisati, spremiti ili poni{titi prethod- nu naredbu. l Form operations. Gumbi mogu slu`iti za ispis forme, otvaranje stranice (u formi s vi{e stranica), zatvaranje forme itd. l Report operations. Gumbi mogu slu`iti za ispis izvje{taja, slanje izvje{taja u datoteku, slanje izvje{taja putem e-po{te ili prethod- nog pregleda izvje{taja. l Application. Gumbi mogu slu`iti za napu{tanje Accessa ili po- kretanje nekog drugog programa. l Miscellaneous. Gumbi mogu slu`iti za ispis tablice, pokretanje makroa, pokretanje upita ili upotrebu AutoDialera.
  • 124 16. VJE@BA Slijedite naredne korake kako biste u formu smjestili gumb za naredbu: 1. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat. 2. Kliknite gumb Command Button u okviru za alat (slika 16.2). Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u ikonu Command Button. 3. Kliknite u formu na mjesto gdje `elite prikazati gumb. Otvara se ~arobnjak Command Button. 4. Odaberite kategoriju akcije i tada samu akciju (slika 16.5). Tada kliknite Next. SLIKA 16.5 Odaberite akciju koju `elite pridijeliti gumbu za naredbu. 5. Ovisno o vrsti akcije mogu se prikazati novi prozori opcija. Ako je potrebno, popunite dodatne informacije i kliknite Next. 6. Za izgled gumba odaberite ili opciju Text ili opciju Picture. Ako odaberete opciju Text, unesite tekst koji `elite. Odabirom opcije Picture iz popisa odaberite sliku. Tada kliknite Next. 7. Utipkajte ime gumba. 8. Kliknite Finish. U formi se prikazuje gumb i mo`ete ga pomicati kao i sve ostale kontrole.
  • STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 125 UMETANJE ACTIVEX KONTROLA ActiveX kontrole su nova vrsta kontrola OLE koja se upotrebljavaju za dijeljenje informacija izme|u Officeovih programa te za dodavanje funkcionalnosti formi. Ve}ina po~etnika ne}e upotrebljavati ovu opci- ju, ali se ipak upoznajte s njom kako biste je jednog dana ipak upotri- jebili. Ako imate Office 2000 Developera, on uklju~uje nekoliko kon- trola ActiveX koje mo`ete upotrijebiti u svim Officeovim programima. Slijedite naredne korake kako biste kontrolu ActiveX smjestili u formu: 1. U izborniku Insert odaberite opciju ActiveX Control. Otvara se okvir za dijalog Insert ActiveX Control. 2. Odaberite vrstu kontrole. 3. Kliknite OK. U formi se prikazuje kontrola. 4. Povucite je na `eljeno mjesto. Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite Properties kako biste podesili svojstva kontrole. Ako se kontrola koju `elite ne prika`e u prethodnom popisu, probajte u popisu More Controls. Kliknite gumb More Controls u Toolboxu ka- ko biste vidjeli cijeli popis kontrola koje mo`ete uklju~iti u formu, uklju~uju}i gotovo sve dostupne vrste ActiveX kontrola. Uradite odabir i kliknite u formu kako biste kontrolu smjestili. Za{to kontrole ActiveX ne rade? To {to su ActiveX kontrole prikazane u popisu ne zna~i da ih mo`ete upotrijebiti u Accessu, samo mali dio kontrola radi u Accessu. Ako ste umetnuli onu koja ne radi u Accessu, ispisat }e se poruka Registry not loaded kada prije|ete u prikaz Form.
  • 126 16. VJE@BA U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti okvir za popis, kombinirani okvir, grupu opcija, gumbe za naredbu i ostale kontrole za formu. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled forme dodavanjem slika.
  • 17. Vje`ba DODAVANJE SLIKA U FORMU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled forme dodavanjem slika. ZA[TO DODAVATI SLIKE U FORMU? Nije samo fraza da slika vrijedi tisu}u rije~i. Izgled va{e forme bit }e puno profesionalniji i ljep{i ako upotrijebite Clip Art (crte`ni isje~ak) ili ostale slike. Nekoliko vrsta slika mo`ete uklju~iti u formu. Umetnuti mo`ete dio Clip Arta koji je instaliran s Microsoft Officeom i slike iz ostalih pro- grama (u varijantama formata). Ili, ako `elite, mo`ete upotrijebiti pro- gram Windows Paint kako biste sami nacrtali `eljenu sliku. Clip Art Ve} nacrtane slike koje mo`ete upotri- jebiti u bazama podataka, dokumentima, prora- ~unskim tablicama itd. One nisu za{ti}ene pa stoga ne morate pla}ati prava kako biste ih mogli upotrijebiti. UMETANJE CLIP ARTA Ako ste radili s nekim drugim Microsoft Officeovim programima, kao {to su Word ili PowerPoint, bit }ete vjerojatno razo~arani kada saznate da Access izravno ne upotrebljava program Clip Gallery kao ostali pro-
  • 128 17. VJE@BA grami. No ako je program Clip Gallery instaliran s ostalim programima Officea, mo`ete ga upotrijebiti i u Accessu. Slijedite naredne korake: 1. U prikazu Design odaberite podru~je u formi gdje `elite smjestiti sliku (Form Header, Detail, Form Footer). 2. Odaberite Insert, Object ili kliknite alatku Unbound Object u Toolboxu kako biste umetnuli nevezanu kontrolu u formu. Otvara se okvir za dijalog Insert Object. 3. Iz popisa vrsta objekata odaberite Microsoft Clip Gallery. 4. Kliknite OK. Prikazuje se prozor Clip Gallery. 5. Kliknite na kategoriju Clip Art koju `elite (na primjer, Animals ili Business). Prikazuju se dostupni isje~ci. 6. Kliknite na video-isje~ak koji `elite umetnuti i tada kliknite gumb Insert Clip (slika 17.1). Gumb Insert Clip SLIKA 17.1 Odaberite Clip Art iz Clip Gallery. 7. Kliknite OK kako biste zatvorili Clip Gallery. 8. Ako je potrebno, mi{em pomi~ite isje~ak na `eljeno mjesto u formi. Ako je potrebno promijeniti veli~inu slike, pro~itajte odlomak “Pro- mjena veli~ine slike” kasnije u vje`bi.
  • DODAVANJE SLIKA U FORMU 129 UMETANJE SLIKE Bilo koju sliku, ne samo Clip Art, mo`ete umetnuti u formu. Slijedite naredne korake kako biste u formu umetnuli sliku iz datoteke: 1. Prika`ite formu u prikazu Form Design. 2. Kliknite u podru~je gdje `elite smjestiti sliku (Form Header ili Detail). 3. Odaberite Insert, Picture ili kliknite alatku Image u Toolboxu kako biste u formu umetnuli kontrolu Image. Prikazuje se okvir za dijalog Insert Picture (slika 17.2). SLIKA 17.2 U ovom okviru za dijalog odaberite sliku koju `elite umetnuti. 4. Ako u popisu `elite vidjeti samo odre|enu vrstu datoteke, otvo- rite padaju}i popis Files of type na dnu okvira za dijalog i odabe- rite vrstu datoteke koju `elite. Prema izvornoj postavci prikazuje se Graphics Files koja u popisu uklju~uje sve vrste datoteka sli- ka, uklju~uju}i Clip Art, datoteke rasterske slike (stvorene pro- gramom Windows Paint) itd. 5. Ako je potrebno, promijenite pogon ili mapu kako biste prona{li `eljenu datoteku slike. (Ako vam je potrebna pomo} pri mije- njanju pogona ili mapa, ponovno pro~itajte 6. vje`bu).
  • 130 17. VJE@BA 6. (Mogu}nost) Ako niste sigurni koju datoteku `elite, kliknite gumb Views u okviru za dijalog dok se ne prika`e pano Preview. Prikaz se mijenja kako bi prikazao trenutno odabranu datoteku (slika 17.3). Kliknite razli~ite datoteke kako biste vidjeli njihov prethodni prikaz i tako odaberite `eljenu. Gumb Views Pano Preview SLIKA 17.3 Prije umetanja slike mo`ete pregledati. 7. Kada prona|ete `eljenu sliku kliknite OK. Slika se prikazuje u formi. 8. Povucite mi{em sliku na `eljeno mjesto. PROMJENA VELI^INE SLIKE Da biste promijenili veli~inu slike, povucite jednu od hvataljki. Ako ne `elite da slika promijeni oblik za vrijeme povla~enja, pritisnite i dr`ite tipku Shift dok povla~ite da biste sa~uvali osnovne omjere (odnos visi- ne i {irine). Ako ne pritisnete tipku Shift, Access dozvoljava da sliku suzite ili pro{irite dok joj mijenjate veli~inu.
  • DODAVANJE SLIKA U FORMU 131 Ako se slika svojom veli~inom ne prilago|ava promjeni veli~ine okvira, slijedite naredne korake kako biste promijenili svojstva: 1. Kliknite desnom tipkom mi{a na sliku i odaberite Properties. Prikazuje se stranica svojstva objekta. 2. U stranici Format kliknite svojstvo polja Size Mode. Najvjerojat- nije je pode{eno na Clip. 3. U padaju}em popisu Size Mode odaberite opciju Stretch (slika 17.4). 4. Kliknite gumb Close (X) u kutu stranice svojstva. SLIKA 17.4 Ako ne mo`ete promijeniti veli~inu slike, promi- jenite opciju Size Mode u opciju Stretch. STVARANJE NOVE SLIKE Drugi na~in smje{tanja slike u formu je crtanje. Upotrijebiti mo`ete program Windows Paint kako biste stvorili crte` bez napu{tanja Accessa. Paint Jednostavan program za crtanje koji se instalira s Windowsima 95/98 ili Windowsima NT verzije 3.51 i mla|im. Uz pomo} Painta mo`ete stvoriti jednostavnu sliku no ovaj program nije namijenjen stvaranju profesionalnih crte`a. Ako je potrebno stvoriti “umjetni~ko djelo”, probajate s CorelDRAW ili Freehand programima.
  • 132 17. VJE@BA Slijedite naredne korake kako biste radili s Paintom: 1. Otvorite formu u prikazu Form Design. 2. Odaberite Insert, Object. Prikazuje se okvir za dijalog Insert Object s alatnim okvirom Paint s lijeve strane i paletom boja na dnu. 3. U popisu Object Type odaberite Bitmap Image. 4. Kliknite OK. Prazan prozor Painta prikazuje se u va{oj formi, slika 17.5. Alatke Painta Podru~je za crtanje SLIKA 17.5 Upotrijebite program Paint kako biste stvorili sliku. 5. Upotrijebite alatke Painta (obja{njene u dokumentaciji Windowsa) kako biste stvorili crte`. 6. Kliknite u formu, izvan podru~ja Painta. Zatvara se prozor Paint i va{a forma vra}a se u normalan izgled.
  • DODAVANJE SLIKA U FORMU 133 7. Ako ponovno `elite urediti sliku, dvostruko je kliknite kako biste ponovno pokrenuli program Paint. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako umetnuti slike u Accessovu formu, te kako upotrijebiti program Paint u Accessu da biste sami nacrtali sliku. Vidjet }ete da ista pravila vrijede i za izvje{taje, no vi{e o tome u 23. vje`bi “Stvaranje jednostavnog izvje{taja”. U sljede}oj }ete vje`bi na- u~iti kako prona}i podatak u Accessovoj bazi podataka.
  • 18. Vje`ba PRONALA@ENJE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti osnovne na~ine pronala`enja podataka u bazi podataka upotrebom okvira za dijalog Find and Replace. UPOTREBA OPCIJE FIND Opcija Find je korisna za pronala`enje odre|enog sloga koji ste pret- hodno unijeli. Na primjer, ako radite s bazom podataka kupaca, mo`- da }ete `eljeti brzo prona}i slog kupca, kada je spreman naru~iti robu, kako biste provjerili njegovu adresu. Ili, nastavite li raditi s bazom po- dataka pasa, mo`ete brzo prona}i slog za psa ~ije ime je Sheldon kako biste provjerili njegov datum ro|enja. Pronala`enje vi{e slogova Ako je potrebno prona}i vi{e slogova istovremeno, opcija Find nije najbolje rje{enje. Bolja alatka za pronala`enje vi{e slogova je filtriranje podataka, no vi{e o tome u 19. vje`bi “Sortiranje, indeksiranje i filtriranje podataka”. Slijedite naredne korake kako biste prona{li odre|eni slog: 1. Potra`ite u tablici, u prikazu Datasheet, ili pregledajte njezin sadr`aj upotrebom forme. Oba prikaza podr`avaju opciju Find. 2. Ako znate, kliknite polje koje sadr`i podatak koji `elite prona}i. 3. Kliknite alatku Find na alatnoj traci, odaberite Edit, Find ili pri- tisnite tipke Ctrl+F. Bez obzira koja od ova tri na~ina upotrije- bite, prikazuje se okvir za dijalog Find and Replace (slika 18.1) sa stranicom Find prikazanom na zaslonu.
  • PRONALA@ENJE PODATAKA 135 SLIKA 18.1 Upotrijebite okvir za dijalog Find and Replace kako biste prona{li podatak u slogu. 4. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst ili brojeve koje `elite prona}i. 5. U okviru Look In nalazi se polje koje ste odabrali u 2. koraku. Ako `elite tra`iti u cijeloj tablici, otvorite padaju}i popis Look In i iz popisa odaberite ime tablice. 6. U padaju}em popisu Match odaberite jednu od sljede}ih opcija: l Whole Field. Ova opcija pronalazi polja gdje je odre|eni tekst jedino {to se nalazi u polju. Na primjer, tra`ite li “Smith” ne}ete prona}i “Smithsonian”. l Start of Field. Ova opcija pronalazi polja koja po~inju s odre|enim tekstom. Na primjer, tra`ite li “Smith” prona}i }ete “Smith” i “Smithsonian”, ali ne i “Joe Smith”. l Any Part of Field. Ova opcija pronalazi polja koja sadr`e odre|eni tekst bilo gdje u polju. Tra`ite li “Smith”, prona}i }ete “Smith”, “Smithsonian”, ali i “Joe Smith”. 7. Ako `elite odrediti smjer tra`enja, tra`enje po odre|enom slovu ili odgovaraju}em formatiranju, kliknite gumb More kako biste odredili dodatne kontrole (slika 18.2). Ako vam to nije `elja, prije|ite na 11. korak. 8. Ako `elite potra`iti podatak od trenutnog sloga prema naprijed, otvorite padaju}i popis Search i odaberite Down. Ako pak `elite potra`iti unazad, odaberite Up. Izvorna postavka je All prema kojoj }e se pronala`enje izvr{iti u svim slogovima.
  • 136 18. VJE@BA SLIKA 18.2 Kada kliknete gumb More, prikazuju se dodatne kontrole. Kliknete li gumb Less ponovno }ete ih sakriti. 9. Potvrdite opciju Match Case ako `elite pronalaziti unose s istim slovima (velika ili mala). Nakon potvr|ene ove opcije, ako `elite prona}i “Smith”, ne}ete prona}i “SMITH” ili “smith”. 10. Ako potvrdite opciju Search Fields As Formatted, prona}i }ete samo polja s istim brojem i datumom formatiranja za uneseni tekst. @elite li prona}i “12/12/95”, ne}ete prona}i “12-12-95”, bez obzira {to se radi o istom datumu, no formatiranje je razli~ito. Ne usporavajte rad Ne upotrebljavajte opciju Search Fields As Formatted ako je ne trebate jer }ete pronala`enje samo usporiti. 11. Kliknite Find Next kako biste zapo~eli pronala`enje. 12. Ako je potrebno, pomaknite okvir za dijalog Find and Replace, povla~enjem mi{em za naslovnu traku, kako biste vidjeli prona|eni slog. Access }e ozna~iti unos polja koji sadr`i tra`eni tekst (slika 18.3).
  • PRONALA@ENJE PODATAKA 137 SLIKA 18.3 Access pronalazi slogove koji sadr`e odabrani tekst, jedan po jedan. 13. Da biste nastavili s pronala`enjem, kliknite Find Next. Ako Access ne prona|e vi{e niti jedan unos, re}i }e vam da tra`eni element nije prona|en. Kliknite OK kako biste zatvorili poruku. 14. Kada zavr{ite s pronala`enjem podataka, kliknite Cancel kako biste zatvorili okvir za dijalog Find and Replace. UPOTREBA OPCIJE REPLACE Ova je opcija vrlo sli~na pronala`enju, ali uz mogu}nost pronala`enja mo`ete i zamijeniti prona|eni tekst. Na primjer, ako prona|ete lo{e napisano ime brand va{eg inventara, rije~ mo`ete zamijeniti s ispravno napisanom. Ili, u primjeru pasa, mo`ete prona}i psa pod imenom Sheldon i zamijeniti ime u Sherman. Slijedite naredne korake kako biste prona{li i zamijenili podatak: 1. Odaberite Edit, Replace ili pritisnite tipke Ctrl+H. Prikazuje se okvir za dijalog Find and Replace s prikazanom karticom Replace (slika 18.4).
  • 138 18. VJE@BA SLIKA 18.4 Odre|eni tekst mo`ete prona}i i zamijeniti ga novim. Prona|ite kako biste zamijenili Ako je na zaslonu prikazan okvir za dijalog Find and Repla- ce (iz prethodnih koraka), mo`ete prije}i u kon- trolu Replace klikom na jaha~a kartice Replace. 2. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst koji `elite prona}i. 3. U okvir za tekst Replace With utipkajte tekst za zamjenu. 4. Odaberite bilo koju opciju koju ste nau~ili u prethodnom odlomku. 5. Kliknite Find Next. Access pronalazi prvi tra`eni tekst. 6. Ako je potrebno, povucite mi{em naslovnu traku okvira za dija- log Replace kako biste vidjeli prona|eni tekst. 7. Kliknite gumb Replace kako biste zamijenili tekst. 8. Kliknite Find Next kako biste nastavili pronala`enje i tekst za- mjenjujte klikom na gumb Replace.
  • PRONALA@ENJE PODATAKA 139 Replace All Ako ste sigurni da `elite zamijeniti tekst cijele tablice kliknite gumb Replace All. Ovo je sigurno br`i na~in nego upotreba gumba Find Next i Replace. Budite oprezni, mo`da ne}ete za- mijeniti sve rije~i koje `elite. Na primjer, ne}ete `eljeti zamijeniti “will” u “would” ve} samo “will- fully” u “wouldfully”. Ovdje nemate mogu}nost opcije “Whole Word”. Oprez Za razliku od Worda u Accessovom okvi- ru za dijalog Find and Replace nemate mogu}- nost opcije “Whole Word”. 9. Kada zamijenite tekst, kliknite Cancel. OSTALINA^INI ZA PRONALA@ENJE PODATAKA Opcija Find and Replace radi odli~no s individualnim slogovima, ali postoji i nekoliko sofisticiranijih na~ina za pronala`enje podataka u bazi podataka {to }ete nau~iti u sljede}im vje`bama. To su: l Sortiranje. Ponovno slaganje podataka na zaslonu kako biste lak{e pregledali popis i prona{li `eljeni podatak. Pro~itajte 19. vje`bu “Sortiranje, indeksiranje i filtriranje podataka”. l Filtriranje. Kanaliziranje popisa kako biste izbacili podatke koje ne `elite vidjeti. Pro~itajte 19. vje`bu. l Indeksiranje. Odre|ivanje polja, osim polja primarnog klju~a, u kojima }e Acccess pronalaziti podatke. Indeksiranje }e prona- la`enje i sortiranje ubrzati u velikim bazama podataka. Pro~itajte 19. vje`bu.
  • 140 18. VJE@BA l Upiti. Stvaranje filtera za pronala`enje sa slo`enim uvjetima koje mo`ete spremiti i ponavljati. Pro~itajte vje`be 20. – 22. l Izvje{taji. Stvaranje izvje{taja za ispis koji sadr`e samo slogove koji vas zanimaju. Pro~itajte 23. i 24. vje`bu. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prona}i i zamijeniti podatke u bazi podataka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti ostale na~ine pronala`enja podataka, sortiranje, filtriranje i indeksiranje.
  • 19. Vje`ba SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako prona}i podatke uz pomo} sortiranja i filtriranja te kako ubrzati pronala`enje putem indeksiranja. PRONALA@ENJE I ORGANIZIRANJE PODATAKA Access sadr`i mnogo na~ina za pronala`enje i organiziranje podataka, a svaki je dobar za odre|enu situaciju. Kao {to ste nau~ili u 17. vje`bi opcija Find and Replace je odli~na ako radite s individualnim slogovi- ma – primjerice kada je potrebno brzo prona}i slog Mr. Smith. Ova vje`ba obja{njava ostale na~ine pronala`enja onoga {to trebate. SORTIRANJE PODATAKA Slogove ste u bazu podataka unijeli nekim logi~nim slijedom, ali je ponekad potrebno slo`iti ih nekim drugim redom. Na primjer, ako ste pse unijeli redom njihovih registracijskih brojeva, mo`da }ete kasnije `eljeti pregledati popis prema datumima ro|enja od najstarijeg prema najmla|em. Naredba Sort je najbolje rje{enje ovog problema. Uz pomo} naredbe Sort slogove mo`ete slo`iti redom kojim `elite. Sortirati podatke mo`ete uzlazno (A do Z, 1-10) ili silazno (Z do A, 10-1). Koji prikaz? Sortiranje mo`ete uraditi u prika- zu Form ili Datasheet, no prikaz Datasheet je ne- {to bolji jer prikazuje vi{e slogova u isto vrijeme.
  • 142 19. VJE@BA Slijedite naredne korake kako biste sortirali slogove: 1. Kliknite bilo gdje u polje gdje `elite sortirati. 2. Kliknite gumb Sort Ascending ili Sort Descending na alatnoj tra- ci. Ili, ako vam je lak{e, odaberite Records, Sort i tada odaberite Ascending ili Descending. Slika 19.1 prikazuje tablicu pasa sorti- ranu pomo}u opcije Ascending prema datumima ro|enja. 3. Da biste se vratili na ve} odre|eni red, odaberite Records, Remove Filter/Sort. SLIKA 19.1 Access je sortirao ovu tablicu Ascending redom u stupcu Birthdate. [to je ve} odre|eni red? Ako odredite polje primarnog klju~a pri stvaranju baze podataka (7. vje`ba), slogovi su sortirani uzlazno u odnosu na to polje. U taj red }ete se vratiti kada poni{tite sortiranje (3. korak). Ako spremite stranicu poda- taka bez poni{tenja sortiranja, red sortiranja po- staje dio objekta.
  • SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA 143 FILTRIRANJE PODATAKA Uz pomo} ove opcije mo`ete sakriti podatke koje ne trebate kako bi- ste vidjeli samo neke s kojima `elite raditi. Filtriranje trenutno skriva odre|eni broj slogova ovisno o uvjetu koji odaberete. Filtriranje nasuprot upitima Upiti tako|er skrivaju slogove, {to }ete nau~iti u 20. vje`bi, ali je filtriranje br`e i jednostavnije. No zapamtite da filtriranje nije mogu}e spremiti kao odvojeni objekt za kasniju upotrebu. (Kasnije u vje`bi }ete nau~iti da je mogu}e filtriranje spremiti kao upit.) Filtriranje mo`ete pridijeliti na tri na~ina: Filter by Selection (ili Filter Excluding Selection), Filter by Form ili Advanced Filter/Sort. Prve dvije opcije su naj~e{}e upotrebljavane, pa }emo se stoga njima i pozabaviti u ovoj knjizi. Tre}a opcija je za naprednije korisnike Accessa. Sortiranje i filtriranje Niti jedna opcija koju }ete nau~iti u ovoj vje`bi ne dozvoljava istovre- meno sortiranje i filtriranje podataka. Vrlo je lako sortirati filtrirane podatke sa znanjem iz prethod- nog odlomka. OPCIJA FILTER BY SELECTION Ova opcija je najlak{a metoda filtriranja, no prije njezine upotrebe po- trebno je odrediti vrijednost prema kojoj }e se slogovi filtrirati. Na pri- mjer, ako `elite prona}i sve pse koji su zaradili naziv CD (Companion Dog), najprije morate prona}i slogove koji sadr`e `eljeni uvjet. Tada }ete filtriranje zasnovati na tom slogu.
  • 144 19. VJE@BA Slijedite naredne korake kako biste slogove filtrirali prema odabiru: 1. U polju prona|ite odre|enu vrijednost koju `elite da sadr`e svi filtrirani slogovi. 2. Odaberite vrijednost: l Odaberite cijeli unos polja ako `elite prona}i sve slogove kojima je vrijednost polja identi~na odabranoj vrijednosti. l Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju prvim znakom ako `elite prona}i sve slogove ~ija polja zapo~inju odre- |enom vrijednosti. l Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju nakon prvog zna- ka ako `elite prona}i polja koja sadr`e odabranu vrijednost bilo gdje u polju. 3. Kliknite gumb Filter by Selection na alatnoj traci ili odaberite Re- cords, Filter, Filter by Selection. Prikazuju se slogovi koji odgo- varaju postavljenom uvjetu. Slika 19.2 prikazuje filtriranu tablicu Dogs koja prikazuje samo pse s nazivom CD. Access filtrira tablicu prema ovom stupcu. SLIKA 19.2 Samo slogovi koji odgovaraju uvjetu prikazani su na zaslonu. Filtriranje uz vi{e uvjeta S opcijom Filter by Selection mo`ete filtrirati slogove samo s jednim uvjetom, no nakon uspje{nog rada i filtriranja preostale slogove ponovno mo`ete filtrirati po nekom drugom uvjetu.
  • SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA 145 Filtrirati slogove mo`ete i po poljima koja ne sadr`e odre|enu vrije- dnost. Slijedite iste korake, no u 3. koraku odberite Records, Filter, Filter Excluding Selection. Filtriranje mo`ete otkazati klikom na gumb Toggle Filter ili odabirom Records, Remove Filter/Sort. OPCIJA FILTER BY FORM Ova je opcija mnogo sna`nija od prethodne. Uz pomo} ove opcije mo- `ete filtrirati slogove prema vi{e uvjeta istovremeno. Tako|er mo`ete podesiti filtriranje “or” kako biste prona{li slogove koji odgovaraju jednom od odre|enih uvjeta. Unijeti mo`ete i logi~no obja{njenje (kao {to je “vi{e od odre|ene vrijednosti”). Slijedite naredne korake kako biste filtrirali slogove po formi: 1. U prikazu Datasheet ili Form kliknite gumb Filter by Form na alatnoj traci ili odaberite Records, Filterr, Filter by Form. Prikazu- je se prazna forma koja sadr`i praznu stranicu podataka i jedan redak sloga. 2. Kliknite u polje gdje `elite podesiti uvjet. Prikazuje se strelica za padaju}i popis. Kliknite strelicu kako biste prikazali popis i oda- berite vrijednost iz popisa. Ili, ako `elite, utipkajte vrijednost izravno u polje. 3. Unesite koliko `elite uvjeta u razli~ita polja. Slika 19.3 prikazuje dva uvjeta, uklju~uju}i upotrebu oznake “manje od”, matema- ti~ki operator (obja{njenje u 20. vje`bi). Kliknite kako biste stvorili uvjet “or”. SLIKA 19.3 Ovaj upit pronalazi sve pse ro|ene prije 1/1/93 i imaju naziv CD (Companion Dog).
  • 146 19. VJE@BA 4. Ako `elite podesiti uvjet “or”, kliknite na jaha~a kartice Or na dnu prozora i unesite alternativni uvjet. (Primijetite da se slje- de}a kartica Or prikazuje kada prvu popunite kako biste mogli unijeti vi{e uvjeta “or”.) 5. Nakon {to ste unijeli `eljene uvjete kliknite gumb Apply Filter na alatnoj traci. Prikazuju se va{i filtrirani podaci. Kao i kod opcije Filter by Selection i ovdje mo`ete ukloniti filtriranje klikom na gumb Remove Filter ili odabirom Records, Remove Filter/Sort. SPREMANJE FILTRIRANIH PODATAKA KAO UPITA Filtriranje je prikladna alternativa za stvaranje jednostavnog upita od samog po~etka. Filtriranje mo`ete spremiti kao upit i kasnije kada je potrebno upotrijebiti ga kao upit. Ovako spremljeno filtriranje uvijek je prikazano u popisu Queries u prozoru Database. (Vi{e o upitima nau~it }ete u 20. vje`bi.) Slijedite naredne korake kako biste filtriranje spremili kao upit: 1. Prika`ite filtriranje u prikazu Filter by Form. 2. Odaberite File, Save As Query ili kliknite gumb Save as Query na alatnoj traci. Access postavlja pitanje o imenu upita. 3. Utipkajte ime i kliknite OK. Access sprema filtriranje. STVARANJE INDEKSA Indeksiranje ubrzava pronala`enje stvaranjem kataloga sadr`aja odre- |enog polja. Polje primarnog klju~a je automatski indeksirano. Ako ~esto pronalazite, sortirate ilil filtrirate prema nekom drugom polju, mo`da }ete `eljeti stvoriti indeks za to polje. Samo odre|ene vrste polja Nije mogu}e indeksirati polja ~ija vrsta podataka je Memo, Hyperlink ili OLE Object.
  • SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA 147 Slijedite naredne korake kako biste indeksirali polje: 1. Otvorite tablicu u prikazu Design. 2. Odaberite polje koje `elite indeksirati. 3. U kartici General kliknite polje Indexed. 4. Iz padaju}eg popisa polja Indexed odaberite opciju Yes (Duplicates OK) ili opciju Yes (No Duplicates). Koju }ete opciju potvrditi ovisi o tome je li sadr`aj tog polja jedinstven za svaki slog ili nije (slika 19.4). SLIKA 19.4 Da biste indeksirali polje, podesite njegovu vri- jednost Indexed u jednu od ponu|enih opcija. 5. Zatvorite prikaz Design. 6. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene, kliknite Yes. S indeksom ne mo`ete uraditi ni{ta posebno. Indeks zapravo nije objekt poput tablice, baze podataka ili upita. Indeksiranje radi iza scene kako bi ubrzao pronala`enje, no neovisnih funkcija nema. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati, filtrirati i indeksirati bazu podataka. U sljede}oj }ete vje`bi zapo~eti u~enje o upitima koji su sofisticiraniji na~in izoliranja i organiziranja informacija.
  • 20. Vje`ba STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA U ovoj }ete vje`bi stvoriti jednostavan upit. [TO ZAPRAVO UPIT RADI? Kao {to ste nau~ili u prethodnoj vje`bi Access nudi nekoliko na~ina kanaliziranja informacija koje tra`ite, uklju~uju}i sortiranje i filtriranje. Upit je zapravo formalniji na~in sortiranja i filtriranja informacija. Upit omogu}ava odre|ivanje: l Polja koje `elite vidjeti l Niza kojim }e se polja prikazivati l Postavljanje uvjeta filtriranja za svako polje (19. vje`ba) l Niza kojim `elite sortirati pojedina polja (19. vje`ba) Spremanje filtriranja Kada je osnovna na- mjera upita filtriranje informacija, mo`da vam je lak{e stvoriti filtriranje i spremiti ga kao upit. Pro~itajte 19. vje`bu. Namjera ove vje`be je prikazati kako stvoriti jednostavan upit. U slje- de}oj vje`bi nau~it }ete kako unijeti promjene u upit i na taj na~in ga u~initi sna`nijim.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 149 STVARANJE UPITA POMO]U SIMPLE QUERY WIZARDA Najlak{i na~in stvaranja upita je pomo}u Simple Query Wizarda, koji }e vam omogu}iti odabir polja koja `elite prikazati. Ne}ete morati po- de{avati uvjete za uklju~ivanje pojedinih slogova ili odre|ivati niz sor- tiranja. (Pro~itajte 21. vje`bu.) Ova vrsta upita je korisna kada `elite weed out extraneous polja, ali i dalje `elite vidjeti svaki slog. Odabiranje upita Upit koji }ete stvoriti uz pomo} Simple Query Wizarda je osnovna verzija Select queryja odnosno naj~e{}e upotrebljavana vrsta upita. Odaberite slogove, sortirajte ih, filtri- rajte i uradite jednostavne izra~une na rezultati- ma (kao {to je zbrajanje i prosje~na vrijednost). Query Wizard ^arobnjak za stvaranje upita postavlja pitanja i tada stvara upit zasnovan na va{im odgovorima. Access sadr`i nekoliko do- stupnih ~arobnjaka – vi{e o njima u nastavku vje`be. Slijedite naredne korake kako biste stvorili lagani Select query uz pomo} Simple Query Wizarda: 1. Otvorite bazu podataka na kojoj `elite raditi i kliknite karticu Queries. 2. Dvostruko kliknite opciju Create Query by Using Wizard. Prikazuje se prvi okvir za dijalog Simple Query Wizarda (slika 20.1). Ovaj okvir za dijalog vam je poznat – isti je kao i prvi pro- zor Form Wizarda o kojem ste u~ili u 14. vje`bi. 3. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu iz koje `elite odabirati polja. Na primjer, odabrat }emo tablicu Dogs. 4. U popisu Available Fields kliknite ime polja. Zatim kliknite gumb > kako biste odabrano polje pomaknuli u popis Selected Fields. Ponavljajte prethodnu radnju kako biste pomaknuli sva `eljena polja ili, ako `elite, kliknite gumb >> kako biste pomaknuli sva polja u isto vrijeme.
  • 150 20. VJE@BA SLIKA 20.1 Simple Query Wizard najprije postavlja pitanje koja polja `elite uklju~iti. 5. (Mogu}nost) Ako `elite, iz popisa Tables/Queries odaberite neku drugu tablicu ili upit kako biste dodavali i njihova polja u popis Selected Fields. Kada zavr{ite s dodavanjem polja, kliknite Next. Odbijen odnos Ako biste upotrebljavali dvije ili vi{e tablica, izme|u njih mora biti postavljen odnos. Pro~itajte 10. vje`bu da biste nau~ili kako stvoriti odnos izme|u tablica. 6. U okvir za tekst What title do you want for your query? unesite ime za upit. U ovom primjeru utipkajte Dog Names. 7. Kliknite Finish kako biste vidjeli rezultate upita. Slika 20.2 prikazuje rezultate na{eg primjera. No, ovaj upit je jednostavan i ne prikazuje niti jednu sna`nu mogu}- nost opcije upita. Isti rezultat mo`ete prikazati skrivanjem odre|enih stupaca u prikazu Datasheet. Na svu sre}u, kasnije }ete u vje`bama nau~iti vi{e o slo`enijim upitima i sna`nijim rezultatima. No, prije toga pro~itajte neke osnovne postavke koje su pridijeljene svakom upitu.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 151 SLIKA 20.2 Rezultati upita iz primjera. SPREMANJE UPITA Kada spremite upit, Access }e ga automatski spremiti. Nije potrebno uraditi ni{ta osim zatvoriti prozor upita i pogledati na karticu Queries u prikazu Database. Va{ upit prikazat }e se u popisu. Zatvaranje upita Da biste zatvorili prozor upita kliknite gumb Close (X u desnom gornjem kutu) kao i kod bilo kojeg drugog prozora. PONOVNO POKRETANJE UPITA U bilo koje vrijeme mo`ete ponovno pokrenuti upit. Ako ste promije- nili podatke nakon posljednjeg pokretanja upita, promjene }e prikaza- ti u sljede}em pokretanju upita. Slijedite naredne korake kako biste ponovno pokrenuli upit: 1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i upit. 2. U prozoru Database kliknite karticu Queries. 3. Dvostruko kliknite upit koji `elite ponovno pokrenuti, ili kliknite njegovo ime i tada kliknite gumb Open (slika 20.3).
  • 152 20. VJE@BA Dvostruko kliknite upit Dog Names kako biste ga pokrenuli. SLIKA 20.3 Iz kartice Queries ponovno prika`ite bilo koji upit. RAD S REZULTATIMA UPITA Rezultati upita prikazuju se u prikazu Datasheet (slika 20.2). Ovdje mo`ete uraditi sve kao i u normalnom prikazu Datasheet (12. vje`ba), uklju~uju}i kopiranje i brisanje slogova te uno{enje promjena u unose polja. Recimo da `elite a`urirati bazu podataka prodaje kako biste promije- nili polje Last Contacted (datum) u dana{nji datum za svaki slog. Ili, mo`da `elite izbrisati sve slogove za kupce koji nisu naru~ili robu u posljednje dvije godine. U prozoru rezultata upita mo`ete izbrisati slo- gove i oni }e nestati i iz tablice. Naravno, bilo bi jednostavnije sortirati slogove prema polju pitanja, no Simple Query Wizard ne}e vam omogu}iti sortiranje. U 21. vje`bi }ete nau~iti ja~e Query Wizarde koji omogu}avaju odabir vi{e opcija. ISPIS REZULTATA UPITA Prozor rezultata upita nije samo pogodan za ure|ivanje ve} i za ispisi- vanje upita. Slijedite naredne korake kako biste ispisali upit: 1. Budite sigurni da je prozor rezultata upita aktivan.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 153 2. Odaberite File, Print ili pritisnite Ctrl+P. Prikazuje se okvir za dijalog Print. 3. Odaberite opcije ispisa koje `elite (11. vje`ba) i kliknite OK. Ako ne `elite pode{avati opcije ispisa, kliknite gumb Print na alatnoj traci kako biste ispisali rezultate ispisa i presko~ili okvir za dijalog Print. OSTALI QUERY WIZARDI Accessova opcija upita je sna`na i pomo}u nje mo`ete uraditi slo`ene izra~une i komparacije izme|u mnogo tablica istovremeno. Stvoriti mo`ete upite s vlastitim okvirima za dijaloge za unos posebnih uvjeta, vezanje upita na vanjske baze podataka (baze podataka u drugim pro- gramima) i jo{ mnogo toga. Na `alost, stvaranje takvih upita je vrlo slo`en postupak. Stoga }emo se u ovoj knjizi dr`ati osnovne vrste upita Select, koja zadovoljava svakog prosje~nog korisnika. U Accessu su dostupna jo{ tri ~arobnjaka za stvaranje upita. Slijedite naredne korake kako biste pokrenuli jedan od njih: 1. U prozoru Database kliknite karticu Queries kako biste prikazali popis Queries. 2. Kliknite gumb New kako biste otvorili okvir za dijalog New Query (slika 20.4). SLIKA 20.4 U okviru za dijalog New Query mo`ete odabrati nekog drugog ~arobnjaka za stvaranje upita.
  • 154 20. VJE@BA 3. Kliknite na ~arobnjaka koji `elite upotrijebiti. 4. Kliknite OK. 5. Slijedite Wizardova pitanja. Evo pregleda ostalih vrsta upita: l Crosstab Query Wizard prikazuje izra~unate vrijednosti, kao {to su zbrojevi, prebrojavanja ili prosjeci jednog polja. Vrijednosti se grupiraju jednim njihovim skupom uz lijevu stranu (zaglavlja redaka) i drugim skupom iznad prikaza (zaglavlja stupaca). l Find Duplicates Query Wizard, suprotan opciji Find Unmatched, uspore|uje dvije tablice i pronalazi sve slogove koji se nalaze u obje tablice. l Find Unmatched Query Wizard uspore|uje dvije tablice i pro- nalazi sve slogove koji su razli~iti u obje tablice (zasnovano na uspore|ivanju odre|enih polja). U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti jednostavan upit, kako ga spre- miti, ure|ivati te kako ispisati rezultate upita. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti promjene u upit koji ste stvorili.
  • 21. Vje`ba DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako upit otvoriti u prikazu Design, kako odabrati polja koja `elite uklju~iti te kako odrediti uvjete za filtri- ranje slogova. RAD U PRIKAZU QUERY DESIGN U 20. vje`bi stvorili ste jednostavan upit pomo}u Simple Query Wizar- da koji odabire i prikazuje polja iz tablice. Mnogo vi{e od toga mo`ete uraditi s upitom ako ga unesete u prikaz Query Design. Query Design je vrlo sli~an prikazima Table Design i Form Design, o kojima smo govorili ranije u knjizi. U prikazu Query Design mo`ete promijeniti pravila koja odre|uju rezultate upita. OTVARANJE UPITA U PRIKAZU QUERY DESIGN Slijedite naredne korake kako biste otvorili postoje}i upit u prikazu Query Design: 1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i upit koji `elite ure|ivati. 2. Kliknite podru~je Queries na traci Object. 3. Kliknite na upit koji `elite ure|ivati i tada kliknite gumb Design. Slika 21.1 prikazuje upit stvoren u prethodnoj vje`bi u prikazu Query Design. U ovoj vje`bi nau~it }ete kako ga ure|ivati.
  • 156 21. VJE@BA Ovaj upit upotrebljava samo jednu tablicu. Svako polje u upitu ima vlastiti stupac. SLIKA 21.1 U prikazu Query Design mo`ete ure|ivati stvoreni upit. POKRETANJE NOVOG UPITA U PRIKAZU QUERY DESIGN Umjesto upotrebe Simple Query Wizarda za stvaranje upita (20.vje`ba), upit mo`ete stvoriti od samog po~etka u prikazu Query Design. Kada se upoznate s Accessovim upitima, mo`da }e vam ova metoda biti br`a i lak{a od upotrebe ~arobnjaka. Slijedite naredne korake kako biste stvorili novi upit u prikazu Query Design: 1. Otvorite bazu podataka u kojoj `elite upit. 2. U prozoru Database kliknite podru~je Queries. 3. Dvostruko kliknite opciju Create query in Design View. Prikazuje se okvir za dijalog Show Table ispisuju}i sve tablice u bazi podataka (slika 21.2). 4. Kliknite tablicu s kojom `elite raditi i tada kliknite gumb Add. Ponavljajte za svaku tablicu koju `elite dodati. Prije dodavanja tablica bolje je stvoriti odnos izme|u tablica upotrebom prozora Relationships (10. vje`ba). 5. Kada zavr{ite s dodavanjem tablica, kliknite gumb Close. Otvara se prozor prikaza Query Design, kao na slici 21.1, jedino {to jo{ nije odabrano niti jedno polje.
  • DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 157 SLIKA 21.2 Odaberite koju tablicu `elite uklju~iti u upit. DODAVANJE POLJA UPITU Ako ste upit stvorili od samog po~etka (prethodni koraci), prvo {to trebate uraditi je dodati polja s kojima `elite raditi. Tako|er, mo`ete uz iste korake dodati polja i ve} stvorenom upitu. Dodavanje vi{e tablica Tablice mo`ete doda- vati u upit u bilo koje vrijeme. Kliknite gumb Show Table na alatnoj traci ili odaberite Query, Show Table. Tada odaberite tablicu (tablice) i kliknite gumb Add. Kliknite Close kako biste se vratili u prikaz upita. Tri su na~ina kako dodavati polja u upit. Metode su jedostavne pa pro- bajte svaku kako biste se odlu~ili za najprihvatljiviju. Evo prve metode: 1. Kliknite u redak tablice u prvom praznom stupcu. Prikazuje se gumb padaju}eg popisa, indiciraju}i da je padaju}i popis dostu- pan. 2. Otvorite padaju}i popis i odaberite tablicu. Tablice dostupne u popisu su identi~ne prozorima tablice koje se prikazuju na vrhu prozora dizajniranja upita.
  • 158 21. VJE@BA Samo jedna tablica? Ako upotrebljavate samo jednu tablicu, presko~ite prva dva koraka. 3. Kliknite izravno u redak Field iznad imena odabrane tablice. Pri- kazuje se gumb padaju}eg popisa, indiciraju}i da je padaju}i po- pis dostupan. 4. Otvorite padaju}i popis i odaberite polje. Ova polja su ispisana iz tablice koju ste odabrali za upit. Ime polja prikazuje se u retku Field, u stupcu koji ste odabrali. Evo druge metode za dodavanje polja: 1. Kli`ite kroz popis polja `eljenog prozora tablice na vrhu okvira Query Design dok ne prona|ete polje koje `elite dodati. 2. Kliknite ime polja i povucite ga mi{em u redak Field prvog praz- nog stupca. Ime polja prikazuje se na mjestu gdje ste ga povukli. Tre}a metoda je jednostvano dvostruko kliknuti ime polja u popisu polja. Na taj se na~in polje smje{ta u prvi dostupan slog u mre`i upita. BRISANJE POLJA Dva su na~ina brisanja polja iz upita: l Kliknite bilo gdje u stupac i odaberite Edit, Delete Columns. l Postavite mi{a iznad stupca kako bi pokaziva~ promijenio izgled u crnu strelicu okrenutu prema dolje. Tada kliknite kako biste odabrali cijeli stupac i pritisnite tipku Delete ili kliknite gumb Cut na alatnoj traci.
  • DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 159 Naredba Cut nasuprot Delete Ako stu- pac uklonite umjesto da ga izbri{ete kasnije }ete ga mo}i ulijepiti u upit. Odaberite stupac gdje `elite ulijepiti i kliknite gumb Paste ili odabe- rite Edit, Paste. Budite pa`ljivi jer }e se stupac uli- jepiti preko postoje}eg stupca. Stoga odaberite prazan stupac ako ne `elite zamijeniti postoje}i. DODAVANJE UVJETA Uvjeti su vrlo sli~ni obja{njenju u 19. vje`bi gdje smo govorili o filtri- ranju. Uvjeti omogu}avaju odabir slogova koje `elite prikazati u rezul- tatima upita. Na primjer, mo`ete limitirati popis pasa na prikaz samo onih koji su ro|eni prije 1/1/94. Filtriranje nasuprot upitima Ako je osnovni cilj stvaranja upita filtriranje, mo`da }ete prvo `e- ljeti stvoriti filtrirane informacije, upotrebom ne- ke od metoda obja{njene u 19. vje`bi, te tako fil- trirane informacije spremiti kao upit. Kasnije mo- `ete otvoriti upit u Query Designu i uraditi dodatne promjene. Slijedite naredne korake kako biste podesili uvjete za polje koje ste dodali upitu: 1. U prikazu Query Design kliknite redak Criteria u `eljenom stupcu polja. 2. Utipkajte uvjet koji `elite upotrijebiti (slika 21.3). Tablica 21.1 nudi neke primjere koje mo`ete unijeti u sliku 21.3 i dobivene rezultate.
  • 160 21. VJE@BA Redak “or” Access automatski dodaje simbol # SLIKA 21.3 Unesite uvjet u redak Criteria odgovaraju}eg stupca polja. Na slici 21.3 Access je dodao simbol # jer smo unijeli datum. Za ostale vrste uvjeta Access }e dodavati ostale simbole, kao {to su navodnici oko teksta ili broj~ani niz. TABLICA 21.1 NEKI UVJETI ZA UPITE UNESITE… DA BISTE DOBILI SLOGOVE KOJI ODGOVARAJU… 1/1/93 Tom datumu <1/1/93 Prije tog datuma >1/1/93 Poslije tog datuma >=1/1/93 Na taj dan ili nakon <=1/1/93 Na taj dan ili prije Not <1/1/93 Ne prije tog datuma Not >1/1/93 Ne poslije tog datuma Tako|er i tekst Tako|er mo`ete unijeti i tekst kao uvjet. Operatori < i > (prije i poslije) su pri- djeljivi i tekstu. Na primjer, <C pronalazi tekst koji zapo~inje slovima, A ili B.
  • DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 161 Jeste li primijetili redak “or” ispod retka Criteria na slici 21.3? Upotre- bom ovog retka mo`ete postaviti vi{e uvjeta. Upit }e pronalaziti slo- gove kojima je bilo koji uvjet istinit. Kada uvjet unesete u redak “or”, prikazuje se novi redak “or” u koji mo`ete unijeti novi uvjet. [to s rije~i And? Kada imate dva uvjeta i oba moraju biti zadovoljena, mo`ete ih postaviti u isti redak Criteria i povezati rije~ju And. Na primjer, mo`da `elite prikazati ro|ene izme|u 12/1/93 i 12/1/95. U redak Criteria utipkajte >12/1/93 And <12/1/95. PRIKAZIVANJE REZULTATA UPITA Kada ste spremni vidjeti rezultate upita, kliknite gumb Run ili odabe- rite Query, Run. Rezultati se prikazuju u prozoru koji odgovara strani- ci baze podataka (slika 21.4). Prikazuju se samo slogovi ro|enih poslije 1/1/94. SLIKA 21.4 Rezultati upita zasnovani su na datumima ro|enja pasa. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako odabrati polja za upit te kako podesiti uvjete. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako sortirati slogove u upitu, kako sakriti odre|ena polja te kako uklju~iti prora~unsko polje.
  • 22. Vje`ba PRILAGOA- VANJE UPITA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako sortirati rezultate upita uklju~uju}i skrivanje polja u upitu i dodavanje prora~unskog polja. SORTIRANJE POLJA U UPITU Ve} ste vidjeli da mo`ete sortirati slogove u tablici pomo}u naredbe Records, Sort ili gumba Sort koji se nalazi na alatnoj traci. Va{i rezul- tati upita bit }e prikazani u formatu tablice i mo}i }ete ih sortirati na isti na~in. U prikazu Query Design mo}i }ete odrediti djelomi~no sor- tiranje tako da sortiranje pokrenete automatski s upitom. Slijedite naredne korake kako biste to uradili: 1. Kliknite u redak Sort polja koje `elite sortirati. Prikazuje se gumb padaju}eg popisa. 2. Otvorite padaju}i popis i odaberite opciju Ascending ili opciju Descending (slika 22.1). Kasnije kada budete `eljeli otkazati sortiranje za odre|eno polje, po- novite prethodne korake, ali u popisu odaberite (not sorted). O vi{e informacija o sortiranju ponovno pro~itajte 19. vje`bu.
  • PRILAGOAVANJE UPITA 163 Odaberite na~in sortiranja. SLIKA 22.1 Odaberite opciju Ascending ili Descending kako biste sortirali slogove za odre|eno polje. Sortiranje vi{e polja Ako odaberete niz sorti- ranja za vi{e od jednog polja u upitu, Access }e ih sortirati s lijeva prema desno po~ev{i od prvog polja s lijeve strane u prozoru Query Design. Sortiranje prema skrivenom polju Ako `eli- te sortirati slogove prema polju koje nije dio upi- ta, najprije uklju~ite to polje u upit i tada ukloni- te oznaku potvrde iz retka Show kako biste polje sakrili (obja{njenje u sljede}em odlomku). PRIKAZIVANJE ILI SKRIVANJE POLJA Neka polja su uklju~ena samo zato da biste mogli uraditi sortiranje ili filtriranje na osnovu tih polja. Ponekad ne}ete biti zainteresirani da ta polja vidite u rezultatima upita. Na primjer, mo`da }ete `eljeti limiti- rati upit na sve pse ro|ene prije 8/5/93, ali ne}ete `eljeti prikazati datum ro|enja svakog psa u upitu.
  • 164 22. VJE@BA Da biste isklju~ili polje iz prikazivanja u rezultatima upita, uklonite oznaku potvrde u retku Show (slika 22.2). Da biste polje ponovno uklju~ili, kliknite u okvir za potvrdu. Okvir za potvrdu Show SLIKA 22.2 Koja polja }e se prikazati u rezultatima upita kontrolirate pomo}u okvira za potvrdu Show u svakom stupcu. DODAVANJE PRORA^UNSKOG POLJA Prora~unska polja su korisna kada `elite izra~unati vrijednosti u bazi podataka tako da uradite neku matemati~ku operaciju za sadr`aj je- dnog ili vi{e polja. Na primjer, mo`da }ete `eljeti izra~unati 5 posto poreza na osnovi cijene svakog elementa prodaje. Ili, u primjeru pasa, izra~unati trenutnu starost svakog psa u odnosu datuma ro|enja i trenutnog datuma. Slijedite naredne korake kako biste dodali prora~unsko polje, kao {to je polje koje izra~unava porez: 1. Otvorite upit u prikazu Design. 2. U prazan stupac utipkajte izraz u redak Field. Ako izraz uklju~uje ime polja, postavite uglatu zagradu oko imena. Na primjer, `elite li pove}ati vrijednost polja Price za .05 utipkajte [Price]*.05.
  • PRILAGOAVANJE UPITA 165 Expression Builder Da biste upotrijebili funkcije (iste kao u Excelu) u izra~unu, klik- nite gumb Build na alatnoj traci kako biste otvo- rili prozor Expression Builder. Iz prikazanog pro- zora odaberite funkcije, konstante, operatore ili neke druge elemente. O vi{e informacija pro~itaj- te Accessov Help sustav. 3. Pritisnite Enter kako biste se pomaknuli u sljede}u }eliju. Access automatski dodaje ime za izraz, kao {to je Expr1. Na primjer, izraz }e sada izgledati Expr1:[Price]*.05. 4. Kliknite ponovno u }eliju i ozna~ite ime izraza (na primjer, Expr1). 5. Utipkajte vi{e opisno ime kao {to je Tax. Pogledajmo sljede}i primjer – izra~unavanje starosti svakog psa u bazi podataka pasa. Ovo je slo`eniji izraz jer uklju~uje upotrebu ugra|ene funkcije: Now () - [Birthdate]/365. Ova formula oduzima vrijednost polja Birthdate od dana{njeg datuma i tada rezultat (u danima) dijeli s 365 kako bi vam dala broj godina. Da biste ovu formulu podesili upotrebom opcije Expression Builder, slijedite naredne korake: 1. Kliknite u prazan stupac }elije Field. 2. Kliknite gumb Build na alatnoj traci kako biste otvorili Expression Buildera. 3. U popisu s lijeve strane dvostruko kliknite gumb Functions kako biste prikazali funkcije. Tada kliknite opciju Build-In Functions. Kategorije funkcija prikazuju se u popisu u sredini. 4. U popisu kliknite Date/Time. 5. U desnom panou kliknite Now. 6. Kliknite gumb Paste i na taj na~in ulijepite funkciju u popis Expression na vrh prozora (slika 22.3).
  • 166 22. VJE@BA Ulijepljeni elementi prikazuju Kliknite Paste kako se u popisu Expression biste odabrali funkciju Odaberite funkciju SLIKA 22.3 Zapo~nite izraz uljepljivanjem funkcije Now (). 7. Utipkajte crticu ili kliknite gumb oznake minusa (–). 8. U popisu s lijeve strane dvostruko kliknite mapu Tables i kliknite ime tablice koja sadr`i polje (primjerice, Dogs). 9. U srednjem popisu odaberite polje koje `elite upotrijebiti. 10. Kliknite gumb Paste kako biste polje dodali u izraz. 11. Utipkajte / ili kliknite gumb /. (Zna~i “podijeli”). 12. Utipkajte 365. 13. U izrazu utipkajte obi~ne zagrade oko dijela koji oduzima datum ro|enja od trenutnog datuma. Va{a formula }e sada izgledati ovako: (Now () [Dogs] ! [Birthdate])/365 Redoslijed matemati~kih operacija U izra- zu, mno`enje i dijeljenje imaju prednost pri izra- ~unavanju pred oduzimanjem i zbrajanjem. Stoga da biste bili sigurni u to~nost izra~una, 13. korak je vrlo va`an.
  • PRILAGOAVANJE UPITA 167 14. Kliknite OK kako biste zatvorili Expression Buildera. 15. Kliknite u izraz kako biste postavili to~ku umetanja u njega i tada uredite tako da Expr1 promijenite u Age. Na ovaj na~in polje ima logi~nije ime. 16. Kliknite desnom tipkom mi{a na izraz i izaberite Properties. 17. Na kartici General otvorite padaju}i popis Format i odaberite opciju Fixed. 18. U polje Decimal Places utipkajte 0 (slika 22.4). SLIKA 22.4 Podesite novo polje za odre|eni broj decimalnih mjesta i podesite taj broj na nulu. 19. Zatvorite stranicu svojstava. 20. Pokrenite upit kako biste provjerili svoj rad. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati slogove u upitu, te kako isklju- ~iti odre|ena polja iz prikaza rezultata upita. Tako|er, nau~ili ste kako u upit umetnuti prora~unsko polje. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti ka- ko stvoriti jednostavan izvje{taj dobrog izgleda koji je prikladan za ispis i predaju drugima.
  • 23. Vje`ba STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti izvje{taj u Accessu upotrebom opcije AutoReport ili pomo}u ~arobnjaka Report. ZA[TO STVARATI IZVJE[TAJE? Vidjeli ste mnoge na~ine organiziranja i prikazivanja podataka, ali za sada smo se ograni~ili samo na metode prikaza na zaslonu. Forma po- ma`e pri unosima podataka na zaslonu, a upiti poma`u pri pronala`e- nju informacija i prikazivanje njihovih rezultata na zaslonu. Ispisati mo`ete bilo koju tablicu, formu ili upit, ali rezultati ne}e biti profesionalni jer alati nisu stvoreni za ispis. Izvje{taji, s druge strane, su stvoreni posebno za ispis i kao mogu}nost da informacije podijelite s drugim ljudima. Pomo}u izvje{taja dobit }ete profesionalni rezultat na koji }ete biti ponosni bilo da ga ispisujete ili objavljujete na Internetu. Izvje{taj mo`ete stvoriti na nekoliko na~ina od lako-ali-limitirano (AutoReport) do te{ko-ali-vrlo prilagodljivo (prikaz Report Design). Opcija izme|u gore navedenih je pomo}u Report Wizarda koji nudi odre|enu prilagodljivost i relativno jednostavan na~in rada. UPOTREBA AUTOREPORTA ZA STVARANJE IZVJE[TAJA Opcija AutoReport je odli~na ako `elite obi~an izvje{taj zasnovan na jednoj tablici ili upitu. Kada pro~itate 24. vje`bu i nau~ite o prilago|a- vanju izvje{taja, mo`ete se vratiti na ovu opciju i provjeriti njezine mogu}nosti.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA 169 Stvoriti mo`ete izvje{taj u redcima ili stupcima. Izvje{taj u redcima izgledat }e poput stranice podataka, a izvje{taj u stupcima bit }e vrlo sli~an formi. Obje mogu}nosti je jednako lagano stvoriti. Slijedite naredne korake kako biste stvorili izvje{taj pomo}u AutoReporta: 1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit iz kojeg `elite stvoriti izvje{taj. 2. U prozoru Database kliknite podru~je Reports i tada kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Report (slika 23.1). SLIKA 23.1 Iz ovog prozora odaberite jedan od ponu|enih AutoReporta. 3. Odaberite opciju AutoReport: Columnar ili AutoReport: Tabular. 4. Iz padaju}eg popisa na dnu okvira za dijalog odaberite tablicu ili upit na kojem `elite zasnovati izvje{taj. Vi{e tablica? Opcija AutoReport mo`e upotri- jebiti samo jednu tablicu ili upit. @elite li stvoriti izvje{taj pomo}u opcije AutoReport zasnovan na vi{e tablica, najprije stvorite upit na osnovu tih tablica i tada stvorite izvje{taj pomo}u Auto- Reporta zasnovan na tom upitu. 5. Kliknite OK. Prikazuje se izvje{taj u prozoru Print Preview. Da biste nau~ili {to dalje, pro~itajte odlomak “Prikazivanje i ispisi- vanje izvje{taja iz prozora Print Preview” kasnije u vje`bi.
  • 170 23. VJE@BA Izvje{taj stvoren pomo}u AutoReporta nije ni{ta bolji od ispisa tablice ili forme. @elite li bolji izgled va{eg izvje{taja, probajte ga stvoriti pomo}u Report Wizarda. STVARANJE IZVJE[TAJA POMO]U REPORT WIZARDA Opcija Report Wizard nudi odli~an odnos izme|u lagane upotrebe i prilagodljivosti. Stvarate li izvje{taj pomo}u ove opcije mo`ete upotri- jebiti vi{e tablica i upita i odabrati izgled i format va{eg izvje{taja. Slijedite naredne korake kako biste stvorili izvje{taj pomo}u Report Wizarda: 1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit na kojima `elite zasnovati izvje{taj. 2. U prozoru Database kliknite jaha~ kartice Reports. 3. Dvostruko kliknite opciju Create report by using wizard kako biste pokrenuli Report Wizarda (slika 23.2). SLIKA 23.2 Prvi okvir za dijalog Report Wizarda. 4. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu ili upit iz kojih }ete uklju~iti polja. 5. U popisu Available Fields kliknite polje i tada kliknite gumb > kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields. Ponavljajte radnju kako biste pomaknuli sva `eljena polja ili kliknite gumb >> kako biste sva polja odbrane tablice pomaknuli u popis Selected Fields.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA 171 6. Ako `elite, odaberite neku drugu tablicu ili upit u popisu Tables/Queries i ponovite prethodni korak. Tablice koje ste oda- brali moraju biti u me|usobnom odnosu kako bi podaci koje }ete prikazati u izvje{taju bili odgovaraju}i. Kada zavr{ite s odabi- ranjem polja, kliknite Next. Prikazuje se sljede}i okvir za dijalog (slika 23.3). SLIKA 23.3 Podesite grupiranje podataka u izvje{taju. 7. Ako `elite grupirati slogove prema bilo kojem odabranom polju, kliknite polje i tada kliknite gumb >. Odabrati mo`ete nekoliko razina grupiranja redom koji `elite. Tada kliknite Next kako biste nastavili s radom. Grupiranje Prema izvornim postavkama ne postoje grupe podataka. Da biste grupirali po- datke, morate odabrati polje i kliknuti gumb >. U izvje{taju mo`ete podesiti grupiranje bilo koje grupe. Ako upotrijebite polje prema kojem }ete grupirati podatke, gumb Grouping Options po- staje aktivan i omogu}ava pode{enje opcije grupiranja. 8. Sada }ete biti upitani o na~inu sortiranja podataka (slika 23.4). @elite li sortirati slogove, otvorite padaju}i popis i odaberite polje prema koje `elite uraditi sortiranje. Iz padaju}eg popisa odaberite do ~etiri vrste sortiranja i tada kliknite Next.
  • 172 23. VJE@BA SLIKA 23.4 Podesite na~in sortiranja. Uzlazno ili silazno Prema izvornim postavka- ma sortiranje je pode{eno uzlazno, zna~i od A do Z. Kliknite gumb AZ kako biste na~in sortiranja promijenili u silazni, od Z do A. 9. U sljede}em okviru za dijalog (slika 23.5) odaberite opcije izgle- da u podru~ju Layout. Kada kliknete gumb opcije, prethodni prikaz se mijenja kako bi vam prikazao va{ odabir. SLIKA 23.5 Odaberite izgled izvje{taja.
  • STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA 173 Gdje su svi ti izgledi? Ako ne odaberete niti jednu opciju grupiranja podataka u izvje{taju, bit }ete ograni~eni {to se ti~e izgleda na tri opcije: Columnar, Tabular i Justified. Prikaz na slici 23.5 je jedinstven za izvje{taje s grupiranim podacima. 10. Odaberite orijentaciju ispisa izvje{taja, Portrait (ispis kra}om stranicom papira) ili Landscape (ispis du`om stranicom papira). Kliknite Next kako biste nastavili s radom. 11. U sljede}em okviru za dijalog ~arobnjaka upitani ste za stil izvje{taja. Nekoliko ih je popisano i kliknete li na jedan vidjet }ete njegov prethodni pregled. Kada ste zadovoljni s odabirom, kliknite Next. 12. Upitani ste za pridjeljivanje naslova izvje{taju. U okvir za tekst Report utipkajte naslov i kliknite Finish kako biste vidjeli izvje{taj u prozoru Print Preview (slika 23.6).
  • 174 23. VJE@BA Kliknite kako Kliknite Pove}a- Pregled izvje- Odaberite Napustiti biste pre{li u kako biste nje/smanje- {taja na jed- postotak po- prozor Print prikaz dizaj- ispisali nje prikaza noj, dvije ili ve}anja/sma- Preview. niranja. izvje{taj. izvje{taja. ~etiri stranice. njenja. SLIKA 23.6 Jednostavan izvje{taj bez grupiranja podataka. PRIKAZIVANJE I ISPISIVANJE IZVJE[TAJA U PROZORU PRINT PREVIEW Bez obzira stvarate li izvje{taj pomo}u Report Wizarda ili AutoReporta, izvje{taj se prikazuje u prozoru Print Preview (slika 23.6). Iz ovog pro- zora mo`ete ispisati izvje{taj, ako ste zadovoljni izgledom, ili mo`ete prije}i u prikaz Report Design kako biste unijeli `eljene promjene. (Vi{e o promjenama u 24. vje`bi.) Ako `elite ispisati izvje{taj i podesiti opcije ispisa (primjerice broj kopija), odaberite File, Print. Ako `elite brzi ispis, kliknite gumb Print koji se nalazi na alatnoj traci. @elite li prije}i u prikaz Report Design, odaberite View, Design View. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti i ispisati jednostavan izvje{taj. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design da biste prilagodili svoj izvje{taj.
  • 24. Vje`ba PRILAGOAVA- NJE IZVJE[TAJA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design kako biste svoj izvje{taj u~inili {to privla~nijim. PROMJENA POSTOJE]IH IZVJE[TAJA Kada zavr{ite pregled upravo stvorenog izvje{taja, zatvorite prozor Print Preview kako biste zatvorili i izvje{taj ili prije|ite u Design View iz izbornika View. Ako se kasnije `elite ponovno vratiti u prikaz Report Design, slijedite naredne korake u prozoru Database: 1. U prozoru baze podataka kliknite podru~je Reports. 2. Kliknite izvje{taj koji `elite mijenjati. 3. Kliknite gumb Design. Izvje{taj se prikazuje u prikazu Design, kao {to je prikazano na slici 24.1. Kao {to vidite na slici 24.1 podru~je Report Header prikazuje naslov izvje{taja dok Page Header prikazuje oznake stupaca u izvje{taju. Po- dru~je Detail popisuje polja koja ste odabrali za ispis, a podru~je Page Footer sadr`i formulu za ispis trenutnog datuma i vremena. Prikaz Report Design vam se vjerojatno ~ini poznatim, vrlo je sli~an prikazu Form Design. Gotovo sve {to ste nau~ili o ure|ivanju formi u 15. i 17. vje`bi mo`ete primijeniti i na ure|ivanje izvje{taja. Kao i pri- kaz Form Design tako i Report Design sadr`i okvir za alate s naj~e{}im alatkama za ure|ivanje u koji mo`ete dodavati sve specijalne elemente koje ste nau~ili u 16. vje`bi.
  • 176 24. VJE@BA SLIKA 24.1 Prikaz izvje{taja stvorenog u prethodnoj vje`bi u prikazu Report Design. Gumbi za naredbe u izvje{taju Access omogu}ava postavljanje bilo koje vrste kontrole u izvje{taj, ~ak i one koje izgledaju silly, primjerice gumbi za naredbu ili kombinirani okviri. Najbolje je da se dr`ite okvira za tekst, oznaka i grafika u izvje{taju. RAD S KONTROLAMA U IZVJE[TAJU Rad s kontrolama u izvje{taju u prikazu Report Design potpuno je jed- nak radu s kontrolama u prikazu Form Design. @elite li obnoviti zna- nje, vratite se na 15. vje`bu ili slijedite kratki pregled: l Odabiranje kontrola. Kao i u prikazu Form Design kliknite na kontrolu u izvje{taju kako biste je odabrali. Hvataljke odabira (kvadrati}i u kutevima) prikazuju se oko kontrole. O vi{e detalja pro~itajte 15. vje`bu.
  • PRILAGOAVANJE IZVJE[TAJA 177 l Pomicanje objekata. Da biste pomicali kontrolu, najprije je oda- berite i zatim postavite pokaziva~ mi{a na rub kako bi pokaziva~ promijenio izgled u otvorenu crnu ruku. Tada kliknite i povuci- te kontrolu na novo mjesto. Pomicanje kontrola izme|u podru~ja Bilo koji objekt mo`ete povu}u u drugo podru~je, no isto tako mo`ete kontrolu izrezati i ulijepiti je. Odaberite objekt i pritisnite Ctrl+X kako biste objekt izrezali, zatim kliknite naslov podru~ja gdje `elite objekt pomaknuti i pritisnite Ctrl+V kako biste ulijepili objekt u novo podru~je. l Promjena veli~ine kontrola. Odaberite kontrolu i postavite poka- ziva~ mi{a iznad hvataljki za odabir i povucite mi{em kako biste pove}ali/smanjili kontrolu. l Formatiranje okvira za tekst. Da biste odabrali pisma, upotrije- bite padaju}e popise Font i Font Size na alatnoj traci. @elite li podesiti posebne efekte, upotrijebite gumbe Bold, Italic i Underline. Izvje{taju mo`ete dodavati slike i crte`e kao {to ste ih dodavali i forma- ma. Vi{e o dodavanju slika i crte`a govorili smo u 17. vje`bi. Access na Webu Formama i izvje{tajima mo- `ete pridjeljivati hiperveze za objekte {to }ete na- u~iti u 27. vje`bi. Hiperveze nisu korisne pri ispi- su, no ako spremate izvje{taj u Wordovom for- matu hiperveza mo`e biti aktivna kada otvorite dokument u Wordu. DODAVANJE I UKLANJANJE KONTROLA U bilo koje vrijeme mo`ete u izvje{taj dodavati vi{e kontrola. Slijedite naredne korake: 1. Ako ne vidite popis polja, odaberite View, Field List ili kliknite gumb Field List na alatnoj traci. Prikazuje se plutaju}i okvir popisuju}i sva polja u tablici ili upitu koje upotrebljavate.
  • 178 24. VJE@BA 2. Povucite polje iz popisa u izvje{taj gdje ono postaje kontrola, naj~e{}e kao okvir za tekst. Smjestite kontrolu bilo gdje u podru~je Detail. Ne brinite se ako kontrola nije na `eljenom mjestu ili preklapa drugu kontrolu, kasnije }ete u vje`bi nau~iti kako rije{iti ovaj problem. Da biste kontrolu izbrisali, odaberite je i pritisnite tipku Delete. Brisanje kontrole iz izvje{taja ne zna~i i brisanje polja iz tablice. RAD S NOVIM KONTROLAMA Kada dodajete kontrolu u izvje{taj, naj~e{}e dodajete dvije stvari – oznaku i okvir za tekst. Ova dva elementa su povezana – oznaka opisu- je okvir za tekt, a okvir za tekst predstavlja polje koje ste trenutno upotrijebili (slika 24.2). Tekst oznake mo`ete promijeniti bez obzira na okvir za tekst. Na primjer, mo`ete promijeniti oznaku polja Coloring u Dog Color a da ne mijenjate sadr`aj okvira za tekst. Da biste promije- nili oznaku, jednostavno je kliknite i utipkajte `eljeni tekst. Postavite pokaziva~ mi{a na najve}u hvataljku kako biste objekt pomaknuli odvojeno Okvir za tekst Oznaka SLIKA 24.2 Okvir za tekst i njegova oznaka. Prema izvornoj postavci kada pomi~ete okvir za tekst pomi~ete i nje- govu oznaku. Postavite li pokaziva~ mi{a na rub okvira za tekst, on mijenja izgled u otvorenu ruku i to je znak da }e oznaka slijediti po- micanje okvira za tekst. Dakako, mo`ete pomicati okvir za tekst odvojeno od njegove oznake. Primijetite da je kvadrati} u gornjem desnom kutu najve}i. Kada pokaziva~ mi{a postavite iznad tog kvadrati}a on mijenja izgled u ruku s podignutim prstom. Ovo je znak da okvir za tekst mo`ete povu}i odvojeno od oznake. Odvojeno pomicanje oznake mo`e biti korisno ako ne `elite prikazati
  • PRILAGOAVANJE IZVJE[TAJA 179 oznaku na uobi~ajenom mjestu – desno od okvira za tekst. Na primjer, mo`ete oznaku smjestiti iznad okvira za tekst. DODAVANJE OZNAKA U prethodnom odlomku govorili smo o dodavanju para kontrola – okvira za tekst i pridijeljene oznake. No, oznaku mo`ete dodavati i za- sebno uz neki ekstra tekst koji nije nu`no povezan s odre|enim po- ljem. Na primjer, op}eniti tekst o izvje{taju. Kliknite gumb Label u okviru za alatke. Tada kliknite bilo gdje u izvje{taj i po~nite s utipka- vanjem. Kada zavr{ite, kliknite bilo gdje izvan oznake. DODAVANJE PRORA^UNSKIH OKVIRA ZA TEKST Okviri za tekst naj~e{}e prikazuju podatke iz polja, no mogu imati i drugu namjenu – mogu prikazivati prora~un zasnovan na vrijednosti- ma iz razli~itih polja. Stvaranje prora~unskog okvira za tekst je ne{to slo`enije. Najprije mo- rate stvoriti nevezani okvir za tekst (onaj koji nije vezan za odre|eno polje) i tada unijeti kalkulaciju u okvir za tekst. Slijedite naredne korake: 1. Kliknite alatku Text Box u okviru za alate i kliknite i povucite u izvje{taj da biste stvorili okvir za tekst. 2. Promijenite oznaku kako bi odra`avala sadr`aj okvira za tekst. Na primjer, ako se radi o izra~unatom porezu promijenite i oznaku u Porez. Nakon toga smjestite oznaku na `eljeno mjesto. 3. Kliknite u okvir za tekst i unesite formulu koju `elite izra~unati. (Vodi~ vam je sljede}i odlomak.) 4. Kada zavr{ite kliknite bilo gdje izvan okvira za tekst. Formule koje unosite u prora~unske okvire za tekst upotrebljavaju standardne matemati~ke kontrole: + Zbrajanje – Oduzimanje * Mno`enje / Dijeljenje
  • 180 24. VJE@BA Sve formule po~inju znakom jednakosti (=), a sva polja moraju biti u uglatim zagradama ([ ]). Evo nekoliko primjera: l Da biste izra~unali ukupnu cijenu mno`enjem vrijednosti polja Quantity s vrijednosti polja Price, unesite =[Quantity]*[Price]. l Da biste izra~unali popust od 25% na vrijednost u polju Cost, unesite =[Cost]*.075. l Da biste dodali zbroj vrijednosti u tri polja, unesite =[Field1]+[Field2]+[Field3]. Vi{e prostora Ako vam ponestane mjesta u okviru za tekst pri unosu formule, pritisnite Shift+F2 kako biste otvorili okvir Zoom gdje ima vi{e mjesta. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prilagoditi izvje{taj dodavanjem i ukla- njanjem objekata, pomicanjem istih po izvje{taju i stvaranjem izra- ~una. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovan na tablici ili upitu va{e baze podataka.
  • 25. Vje`ba RAD S POVEZANIM TABLICAMA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti povezane tablice u forma- ma, upitima i izvje{tajima. ZA{TO POVEZIVATI TABLICE? Kada ste na po~etku knjige zapo~eli stvaranje baze podataka, predlo- `ili smo vam da stvorite odnose izme|u tablica. (U 10. vje`bi ste stva- rali odnose izme|u tablica.) Vjerojatno ste se tada pitali koji je razlog stvaranja odnosa – ~emu je to uop}e potrebno. U ovoj vje`bi }ete pro- ~itati kako tako povezane tablice mogu pomo}i u organiziranju poda- taka. Odnos izme|u tablica povezuje dvije tablice spajanjem odgovaraju}ih polja. Na taj na~in mogu}e je izbaciti unos ponavljanih i perifernih informacija u novoj tablici, dok i dalje upotrebljavate te informacije u glavnoj tablici. Na primjer, na slici 25.1, tablice Titles i Dog Coloring podr`avaju glav- nu tablicu (Dogs) nude}i popise valid vrijednosti za odre|ena polja. Tablica Titles sadr`i popis svih mogu}ih imena pasa, a tablica Dog Coloring sadr`i popis svih dozvoljenih boja dlake psa.
  • 182 25. VJE@BA SLIKA 25.1 Da biste vidjeli trenutne odnose izme|u tablica, otvorite prozor Relationships (Tools, Relationships). U slo`enijim bazama podataka mo`ete imati vi{e odnosa izme|u tabli- ca. Pogledajte sliku 25.2 i probajte pratiti i shvatiti sve odnose u bazi podataka Sales. SLIKA 25.2 Posao s kupcima, dobavlja~ima, inventarom i zaposlenicima mo`e imati slo`eni sustav odnosa.
  • RAD S POVEZANIM TABLICAMA 183 PRIKAZIVANJE POVEZANIH PODATAKA U PRIKAZU DATASHEET Kada pregledavate tablicu u prikazu Datasheet, mo`ete brzo prikazati informacije iz povezanih tablica. (Ovo je jedna od sjajnih novih mo- gu}nosti Accessa 2000.) Pretpostavimo da pregledavate tablicu Titles (slika 25.1) u prikazu Datasheet. S lijeve strane svakog sloga primijetit }ete oznaku plusa (+). Kliknete li na oznaku plusa, prikazuje se mala tablica koja ispisuje sve slogove iz povezane tablice s istim vrijednosti- ma (slika 25.3). Ovi slogovi iz tablice Dogs sadr`e vrijednost 0 u polju Title. SLIKA 25.3 Prika`ite povezane slogove u vezanoj tablici klikom na oznaku plusa uz slog. Kada su prikazani povezani slogovi, oznaka plusa mijenja se u oznaku minusa. Kliknete li oznaku minusa, ponovno }ete sakriti povezane slo- gove. STVARANJE VI[ETABLI^NOG UPITA Vi{etabli~ni upiti se upotrebljavaju za povla~enje informacija iz vi{e tablica u isto vrijeme. Tako povu~ene informacije mo`ete upotrijebiti u izvje{tajima, formama, drugim upitima ili ih pregledati u prozoru re- zultata upita.
  • 184 25. VJE@BA Da biste stvorili vi{etabli~ni upit, prvo stvorite novi upit pomo}u pri- kaza Design (21. vje`ba). U okviru za dijalog Show Table, prije nego kliknete Close, odaberite vi{e od jedne tablice. Na taj na~in imate vi{e tablica iz kojih mo`ete povu}i informacije. Ako za sada tablice nisu po- vezane, stvorite privremenu vezu izme|u njih povla~enjem polja iz jedne tablice na odgovaraju}e polje druge tablice, kao {to ste nau~ili u 10. vje`bi. Tada normalnom procedurom zavr{ite upit (21. vje`ba). Upiti nad vi{e povezanih tablica Kada ste povezali dvije tablice, kao {to su Titles i Dogs iz slike 25.1, naj~e{}e ih povezujete po broju polja. Na slici 25.1, polje Title ID u tablici Title je pove- zano s poljem Title u tablici Dogs. To zna~i da se broj, a ne opisno ime, prikazuje u tablici Dogs za svako ime psa. S obzirom da nismo zapamtili sve ID brojeve imena pasa, te{ko je re}i kako se zove svaki pas. No, mo`ete stvoriti upit koji uklju~uje sva polja tablice Dogs, osim polja Titles, i polje Title iz tablice Titles (polje sadr`i opisni tekst). Tada mo`ete upotrijebiti rezultate upita, umjesto tablice Dogs, da biste stvorili forme i izvje{taje. STVARANJE VI[ETABLI^NIH FORMI U prethodnom odlomku nau~ili ste kako stvoriti upit koji uklju~uje polja iz vi{e tablica, a to je ujedno i najlak{i na~in stvaranja vi{etabli~- ne forme. Stvorite upit i jednostavno stvorite formu koja je zasnovana na upitu. Podforma Podforma je jo{ jedan objekt baze podataka. To je zapravo forma koju }ete kao objekt umetnuti u drugu formu. Da biste formu prikazali kao podformu, povucite je u neku drugu formu koja je otvorena u prikazu Design.
  • RAD S POVEZANIM TABLICAMA 185 Drugi na~in je stvaranje forme s umetnutom podformom. Podforma mo`e sadr`avati podatke iz bilo koje povezane tablice. Primjerice, u formi Customers mo`ete uklju~iti podformu koja }e ispisati sve na- rud`be kupca. Slijedite naredne korake kako biste stvorili formu s umetnutom pod- formom: 1. Zapo~nite stvaranje nove forme pomo}u Form Wizarda. Da biste to uradili, u prozoru Database, kliknite jaha~a kartice Forms i tada dvostruko kliknite opciju Create form by using wizard. 2. U prvom okviru za dijalog Form Wizarda odaberite tablicu ili upit, a zatim i `eljena polja ({to ste nau~ili u 14. vje`bi). 3. Umjesto da nastavite s radom, odaberite drugu tablicu ili upit iz padaju}eg popisa Tables/Queries i iz njih tako|er odaberite `elje- na polja (slika 25.4). SLIKA 25.4 Prije nego {to kliknete Next, a nakon odabira polja iz jedne tablice, odaberite drugu tablicu i iz nje tako|er odaberite polja. Tablice moraju biti povezane Ako odabere- te dvije tablice koje nisu povezane, Form Wizard }e u ovom trenutku ispisati upozoravaju}u poru- ku. Tada napustite Wizard i podesite vezu izme|u tablica koje `elite upotrijebiti.
  • 186 25. VJE@BA 4. Nastavite odabirati tablice/upite i iz njih odabirite polja koja su vam potrebna. Kada ste uklju~ili sva polja, kliknite Next. 5. ^arobnjak }e vas upitati kako `elite prikazati podatke. Iz popisa odaberite jednu tablicu koja }e biti osnovni izvor podataka za formu, dok }e druga biti izvor podataka za podformu. Povezivanje formi Ovi koraci pokazuju kako stvoriti formu s podformom, no vi }ete mo`da `eljeti stvoriti dvije odvojene forme koje ~uvaju podatke iz dvije tablice ili upita. Ako je to ono {to `elite, kliknite gumb Linked Forms u okviru za dijalog ~arobnjaka (slika 25.5). Tada zavr{ite rad s ~arobnjakom kao {to ste nau~ili u 14. vje`bi. SLIKA 25.5 Odaberite na~in prikaza podataka iz tablice. 6. Kliknite Next. 7. ^arobnjak postavlja pitanje o formatu podforme. Odaberite opci- ju Tabular (jednaka tablici u Wordu) ili Datasheet (jednaka pro- ra~unskoj stranici u Excelu) i kliknite Next. 8. Odaberite stil forme i kliknite Next. 9. Unesite naslov forme i podforme. (Forma i podforma se sprema- ju kao odvojene forme u bazu podataka.) Kliknite Finish. Prika- zuje se forma (slika 25.6).
  • RAD S POVEZANIM TABLICAMA 187 Osnovna forma Podforma SLIKA 25.6 Ova forma sadr`i polja iz jedne tablice u osnov- noj formi i drugu tablicu u podformi. STVARANJE VI[ETABLI^NIH IZVJE[TAJA Kao i forme tako mo`ete stvoriti i izvje{taje koji upotrebljavaju vi{e ta- blica ili upita. Stvaranje je gotovo jednako stvaranju izvje{taja zasnova- nog na jednoj tablici, {to ste nau~ili u 23. vje`bi. Evo brzog pregleda: 1. Stvorite odnos izme|u tablica (10. vje`ba). 2. Zapo~nite stvaranje novog izvje{taja pomo}u Report Wizarda. (U prozoru Database kliknite jaha~a kartice Reports i tada dvostru- ko kliknite opciju Create report by using wizard.) 3. Odaberite polja iz prve tablice koju `elite upotrijebiti. 4. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite drugu tablicu ili upit. Tada i iz njih odaberite polja. Ove radnje su iste kao i kod formi (slika 25.4). 5. Kada zavr{ite, kliknite Next. 6. Kada ste upitani kako `elite prikazati podatke, odaberite jednu tablicu. Ova radnja je potpuno jednaka i kod formi (slika 25.5). Kliknite Next.
  • 188 25. VJE@BA 7. Nastavite raditi s ~arobnjakom; dodajte grupiranje, sortiranje itd. Ako je potrebno, ponovno pro~itajte 23. vje`bu. 8. Kada do|ete na kraj, kliknite Finish da biste stvorili svoj izvje{taj. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti upite, forme i izvje{taje zasnova- ne na vi{e tablica me|usobno povezanih. U sljede}oj }ete vje`bi nau~i- ti kako stvoriti dijagram iz va{ih podataka.
  • 26. Vje`ba STVARANJE DIJAGRAMA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovan na podacima iz va{e baze podataka. PREDNOSTI DIJAGRAMA Jeste li primijetili kako ljudi ne vole brojke? Pomo}u dijagrama }ete informacije prikazati na puno jednostavniji na~in. Jedan pogled na dijagram mo`e zamijeniti stotine stranica podataka. Recimo da `elimo saznati koje su boje naj~e{}e kod na{ih pasa. Ispisa- ti mo`ete popis svih pasa i njihovih mogu}ih boja, a zatim prebrojati koliko je boja i tada broj boja podijeliti s brojem pasa. Tako }ete dobiti postotak za svaku boju. Mnogo je lak{e stvoriti dijagram koji prikazuje postotak svake boje. Dijagrami su tako|er dobri za pra}enje informacija. Primjerice, u orga- nizaciji prodaje mo`ete stvoriti dijagram vrijednosti prodaje za svakog kupca u mjesecu ili dijagram koliko ste pojedinih proizvoda prodali u mjesecu (ili tjednu ili godini). STVARANJE DIJAGRAMA Dijagram mo`ete umetnuti u formu ili izvje{taj. U ovoj }ete vje`bi na- u~iti kako stvoriti izvje{taj s dijagramom. Jednostavno slijedite ~arob- njaka. Chart Wizard radi potpuno jednako za svaki dijagram, no okviri za dijalog su pone{to razli~iti. Najprije }emo stvarati jednostavan kru`ni dijagram zasnovan na upitu, a tada stup~asti dijagram.
  • 190 26. VJE@BA STVARANJE JEDNOSTAVNOG KRU@NOG DIJAGRAMA Kru`ni dijagram je dobar kada treba sve dijelove prikazati kao cjelinu. Slijedite naredne korake da biste stvorili kru`ni dijagram: 1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit iz kojih `elite stvoriti dijagram. 2. U prozoru baze podataka kliknite jaha~a kartice Reports i tada kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Report. 3. Odaberite opciju Chart Wizard. 4. Na dnu okvira za dijalog otvorite padaju}i popis i odaberite ta- blicu ili upit koji sadr`i `eljene podatke za dijagram (dobar oda- bir je upit Employee Sales by Country iz Northwinda). Kliknite OK i pokre}e se Chart Wizard (slika 26.1). Kliknite kako biste pomaknuli odabrano polje u popis Fields for Chart. SLIKA 26.1 Odaberite polja koja `elite uklju~iti u dijagram. Ne odabirite previ{e polja! Odaberite to~no dva polja za kru`ni dijagram (jedno za oznaku, a jedno za podatak) ili dva i vi{e za ostale vrste di- jagrama. Ina~e, sva polja ne}e biti vidjiva u dija- gramu ili }e dijagram biti nepregledan.
  • STVARANJE DIJAGRAMA 191 5. U popisu Available Fields i kliknite gumb > kako biste polje po- maknuli u popis Fields for Chart. Za sada stvaramo kru`ni dija- gram pa odaberite samo dva polja i to polje Coloring Country i Sale Amount. Da biste natavili s radom, kliknite Next. 6. Odaberite vrstu dijagrama (slika 26.2). Kliknite jednu od sli~ica kru`nih dijagrama i pro~itajte obja{njenje koje se prikazuje. Za- pamtite da svaka vrsta dijagrama ima trodimenzionalni ili dvodi- menzionalni prikaz. Kada ste zadovoljni s izborom, kliknite Next. SLIKA 26.2 Odaberite vrstu dijagrama. 7. Vidjet }ete okvir za dijalog koji je va`an za slo`enije dijagrame, a kako stvarate kru`ni dijagram u kojem ne mo`ete puno uraditi kliknite Next da biste nastavili s radom. 8. Unesite naslov dijagrama. 9. Kliknite opciju Yes, Display A Legend ili opciju No, Don’t Display A Legend. (Preporu~amo Yes ako ne znate koju izabrati.) Kliknite Finish. Dijagram se prikazuje u prozoru Print Preview (slika 26.3).
  • 192 26. VJE@BA Legend SLIKA 26.3 Zavr{eni kru`ni dijagram. Linijski i stup~asti dijagrami prikazuju podatke proteklog vremena. Primjerice, mo`ete prikazati prodaju proteklih godina. Da biste to uradili, slijedite korake: 1. Slijedite prva tri koraka stvaranja kru`nog dijagrama (obja{njenje ranije u vje`bi) sve dok nije prikazan okvir za dijalog u kojem }ete odabrati Chart Wizarda. 2. Iz padaju}eg popisa odaberite tablicu ili upit s kojima `elite radi- ti. Iz baze podataka Northwind Traders odaberite Employee Sales By Country. Kliknite OK i prikazuje se prvi okvir za dijalog Chart Wizarda. 3. U popis Fields for Chart dodajte polja s kojima `elite raditi, isto kao i kod kru`nog dijagrama. Odabrati morate barem dva polja jer stup~asti dijagram ima dvije osi (primjerice, polje Country i Sale Amount). Kliknite Next. 4. Odaberite vrstu dijagrama (slika 26.2). Kliknite jednu od ponu- |enih mogu}nosti stup~astih dijagrama i kliknite Next. Vidjet }ete sljede}i okvir za dijalog.
  • STVARANJE DIJAGRAMA 193 5. Ako polja nisu dobra, povucite ih iz dijagrama u desni dio okvira za dijalog kako biste ih uklonili i zatim povucite ispravna polja natrag u dijagram. Kada je sve ispravno, kliknite Next. 6. U sljede}em okviru za dijalog unesite naslov i odaberite `elite li upotrijebiti legendu i tada kliknite Finish. 7. Ovisno o tablici ili upitu koje ste upotrijebili mo`da }ete morati unijeti dodatne informacije. Primjerice, u na{em primjeru po- trebno je unijeti po~etak i kraj prodaje. Unesimo stoga 1/1/97 kao po~etak i 1/1/99 kao kraj. Nakon {to ste odgovorili na sva pitanja prikazuje se va{ dijagram (slika 26.4). SLIKA 26.4 Prikaz stup~astog dijagrama u Accessu stvorenog iz baze podataka Northwind Traders.
  • 194 26. VJE@BA UPOTREBA PROZORA PRINT PREVIEW Rad s izvje{tajem s dijagramom u prozoru Print Preview je jednak radu koji ste nau~ili u 23. vje`bi. Izvje{taj mo`ete ispisati klikom na gumb Print ili mo`ete zatvoriti prozor klikom na gumb Close. SPREMANJE IZVJE[TAJA S DIJAGRAMOM Da biste spremili izvje{taj s dijagramom, zatvorite prozor Print Preview klikom na gumb Close. Vidjet }ete pitanje da li `elite spremiti promje- ne koje ste uradili u izvje{taju. Kliknite Yes i bit }ete upitani za ime izvje{taja. Utipkajte ime koje `elite da se prika`e na kartici Reports u prozoru Database i tada kliknite OK. Access }e prije}i u prikaz Design gdje mo`ete unijeti promjene u izvje{taj. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti, ispisati i spremiti izvje{taj s dija- gramom. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti Access na Internetu.
  • 27. Vje`ba UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako iskoristiti mogu}nosti Accessa 2000 da biste svoj rad povezali s Internetom. OSNOVE INTERNETA Internet je brojna kolekcija spojenih mre`a ra~unala, a njezin najpo- pularniji dio je World Wide Web. Ve}ina Web datoteka je spremljena u formatu HTML – Hypertext Markup Language. Access nudi dva na~ina interakcije s Internetom: dolazne i odlazne. Drugim rije~ima, mo`ete ponuditi Accessove informacije ljudima koji koriste Internet ili Internet informacije ljudima koji koriste va{u bazu podataka. Da biste ponudili informacije dolaznim korisnicima (posjetitelji na Web stranici), morate dijelove baze podataka u~initi dostupnim, tako {to }ete spremiti tablice u HTML formatu i kopirati ih na poslu`itelj na Internetu (ra~unalo koje je direktno spojeno na Internet). Ako se va{a tvrtka povezuje s Internetom preko lokalne mre`e (LAN), tada vjerojat- no ima i ra~unalo na koje izravno mo`ete spremiti HTML datoteke. Ako upotrebljavate modem za spajanje s Internetom, va{ doma}in mo- `e ponuditi prostor na poslu`itelju za va{e HTML datoteke. Tako|er mo`ete podesiti hiperveze s ostalim URLsovima s bazom po- dataka tako {to }e korisnici imati izlazni pristup Web stranicama. Kada korisnici kliknu hipervezu za vrijeme rada na bazi podataka, njihov Web pretra`iva~ }e se otvoriti, u odvojenom prozoru, i prikazati odre- |eni URL.
  • 196 27. VJE@BA Uniform Resource Locator (URL) URL je Web adresa. URL je jednak broju telefona za spa- janje na Internet. Ve}ina ih zapo~inje s http:// i nakon toga slijedi ime stranice – primjerice, http://www.mcp.com. Neki URLsovi sadr`e odre|eni direktorij i imena datoteka: http://www.mcp.com/Pub/index.htm. U ovom primjeru Pub/ je direktorij, a index.htm je ime datoteke. Hiperveza Hiperveza je dio teksta ili sli~ica ko- ju mo`ete kliknuti i tako brzo pristupiti odre|e- nom URLsu. Kada kliknete na hipervezu, va{ Web pretra`iva~ se otvara (ako je pode{en) i odre|eni podaci URLsa se prikazuju. SPREMANJE KAO WEB STRANICE U HTML format mo`ete spremiti razne objekte Accessove baze podata- ka. Naj~e{}e }ete u HTML format spremati va{e tablice. Tablice sadr`e podatke, a njih korisnici Weba naj~e{}e i pregledavaju. Access 2000 se prema HTML odnosi kao i prema drugim formatima podataka pa je stoga lagano spremiti rad u HTML format. Slijedite naredne korake: 1. U prozoru Database odaberite objekt koji `elite izvoziti. 2. Odaberite File, Export. Prikazuje se okvir za dijalog Export. (Ime okvira za dijalog je razli~ito ovisno o objektu; za tablicu, ono je Export Table “Ime tablice” To.) 3. Unesite ime za izvoznu datoteku. Ponu|eno ime je ime objekta. 4. Iz padaju}eg popisa Save as Type odaberite opciju HTML Documents (slika 27.1). 5. (Mogu}nost) Ako `elite upotrijebiti predlo`ak formatiranja HTML (drugim rije~ima, izvozni format zasnovati na postoje}oj datoteci HTML-a), potvrdite opciju Save Formatted. 6. Kliknite Save.
  • UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 197 SLIKA 27.1 Za vrstu datoteke odaberite opciju HTML Documents. 7. Ako ste potvrdili opciju Save Formatted, prikazuje se okvir za dijalog HTML Output Options (slika 27.2). Unesite ili potra`ite ime postoje}e HTML datoteke na kojoj }ete zasnovati novo for- matiranje (ako `elite) i kliknite OK. SLIKA 27.2 Ako potvrdite opciju Save Formatted, mo`ete odrediti HTML datoteku na kojoj }ete zasnovati formatiranje. Nakon spremanja u format HTML-a mo`da }ete `eljeti otvoriti spre- mljenu stranicu na Web pretra`iva~u kako biste vidjeli svoj rad. UMETANJE HIPERVEZE U ACCESSOVE OBJEKTE Postoje dva na~ina dodavanja hiperveze Accessovoj bazi podataka. Prvi je stvaranje polja u tablici i pode{enje vrste podataka kao Hyperlink. Tada bilo koji tekst koji unesete u polje postaje hiperveza, a klikom na
  • 198 27. VJE@BA nju otvarate odre|enu Web stranicu. Primjerce, na slici 27.3 podesili smo polje Breeders Home Page u tabici Dogs da ~uva URLs za po~etnu stranicu uzgajiva~a od kojih ste kupili psa. Kao {to vidite na slici 27.4, unijeli smo URLs u to polje i ono automatski postaje polje podcrtanih hiperveza. SLIKA 27.3 Pode{enjem vrste podataka kao Hyperlinka, Access bilo koji podatak unesen u to polje shva}a kao URL. SLIKA 27.4 Bilo koji uneseni podatak u polje vrste podataka Hyperlink postaje hiperveza.
  • UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 199 Ne samo za upotrebu na Webu Ako `elite, mo`ete hipervezu postaviti za dokument na tvr- dom disku ili va{em LANU umjesto s Web adre- som. Primjerice, imate li dokument koji podr`ava slog (ugovor u Wordu), mo`ete unijeti stazu za dokument u polje hiperveze (primjerice, c:mydocumentscontract1.doc). Drugi na~in je postavljanje hiperveze u formu ili izvje{taj. Ovaj na~in nije pridijeljen bilo kojem slogu ve} cijeloj formi ili tablici. Da biste postavili hipervezu, slijedite naredne korake: 1. Otvorite formu ili izvje{taj u prikazu Design. 2 Kliknite gumb Insert Hyperlink na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Insert Hyperlink (slika 27.5). SLIKA 27.5 U okviru za dijalog Insert Hyperlink odredite URL za hipervezu. 3. U okvir za tekst Type the File or Web Page Name unesite ime datoteke ili URL-a za hipervezu.
  • 200 27. VJE@BA Pronala`enje Web stranice Ako ne znate adresu Web stranice, kliknite gumb Web Page kako biste pokrenuli Web pretra`iva~ i prona|ite stranicu. Kada prona|ete `eljenu stranicu, vratite se u Access pomo}u trake sa zadacima i adresa stranice je automatski unesena. @elite li prona}i datoteku koja nije na Webu (datoteka na va{em tvrdom disku), kliknite gumb File. 4. Kliknite OK. Access ume}e hipervezu u aktivno podru~je. Kao i sve druge objekte tako i hipervezu mo`ete pomicati na `eljeno mjesto u formi (15. vje`ba). Prethodna metoda ume}e jednostavni tekst hiperveze koji ispisuje URL. @elite li ne{to zgodnije, mo`ete stvoriti sliku i njoj pridijeliti funkciju hiperveze. Slijedite naredne korake kako biste stvorili sliku koja }e imati funkciju hiperveze: 1. Umetnite sliku ili gumb za naredbu u izvje{taj ili formu kao {to ste nau~ili u 17. vje`bi. 2. Kliknite desnom tipkom mi{a na sliku ili gumb i iz izbornika pre~ica koji se prikazuje odaberite opciju Properties. 3. Na stranici svojstava kliknite jaha~a kartice Format. 4. U okvir za tekst Hyperlink Address utipkajte URL (slika 27.6) ili kliknite gumb Build kako biste otvorili okvir za dijalog Insert Hyperlink i odabrali URL. 5. Zatvorite stranicu svojstava. Kliknete li sliku ili gumb, pokre}ete hipervezu.
  • UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 201 SLIKA 27.6 U okviru za tekst Hyperlink Address odredite URL i slika postaje hiperveza. DATA ACCESS PAGES Ako ste koristili ranije verzije Accessa, sada ste mo`da primijetili novu karticu ili gumb u prozoru baze podataka koja se zove Pages. Ova kar- tica se koristi za stvaranje data access pages. Data access pages su posebno dizajnirane Web stranice koje povla~e podatke iz baze podataka i nude ih na Internetu. Data Access Pages su posebno dizajnirane Web stranice koje povla~e podatke iz baze po- dataka i nude ih na Internetu. Data access page mo`ete stvoriti na ~etiri na~ina: l Pomo}u opcije AutoPage. Odaberite izvor sloga i opcija AutoPage }e stvoriti stranicu koja koristi sva polja iz odabranog izvora. l Pomo}u ~arobnjaka. ^arobnjak postavlja pitanja o izvorima, poljima, izgledu i formatiranju i stvara stranicu na osnovi va{ih odgovora. l Postoje}u Web stranicu upotrijebite kao data access page. l Stvoriti vlastitu data access page (nije preporu~ljivo za po~etnike).
  • 202 27. VJE@BA Najbolja je metoda za po~etnike stvaranje data access page pomo}u opcije AutoPage kako biste vidjeli o ~emu se zapravo radi. Slijedite naredne korake kako biste upotrijebili opciju AutoPage. 1. U prozoru baze podataka kliknite Pages. 2. Kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New. 3. Kliknite opciju AutoPage: Columnar. 4. Iz padaju}eg popisa odaberite tablicu ili upit koji `elite upotri- jebiti. 5. Kliknite OK. Prikazuje se stranica, prikaz na slici 27.7. 6. Zatvorite prozor stranice. Prikazuje se okvir s pitanjem `elite li spremiti promjene. 7. Odaberite Yes. Prikazuje se okvir za dijalog Save As Data Access Page. (Na ovaj je na~in mo`ete spremiti kao odvojenu datoteku od baze podataka za objavljivanje na Internetu.) 8. U okvir za tekst File name utipkajte ime i odaberite Save. SLIKA 27.7 Jednostavna data access forma stvorena u Accessu. Kada Access sprema data access page, tako|er sprema i mapu koja sadr`i podatke. Kada prebacujete datoteku HTML na Web poslu`itelj, uvjerite se da prebacujete i pridijeljenu mapu. Tada Internet korisnici mogu pretra`ivati va{e podatke pomo}u vlastitih Web pretra`iva~a (slika 27.8).
  • UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 203 SLIKA 27.8 Va{i podaci se pretra`uju obi~nim Web pretra`iva~em. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako podatke iz Accessa povezati s World Wide Webom. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako sigurno podijeliti podatke s ostalim ljudima.
  • 28. Vje`ba DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako podijeliti podatke s drugim korisnici- ma, a ujedno sa~uvati sigurnost va{ih podataka. ZA[TO DIJELITI PODATKE? Vjerojatno niste stvorili bazu podataka za osobnu upotrebu, ve} ste je vjerojatno namijenili kao alatku cijelom timu stru~njaka ili ~ak i cijeloj tvrtki. Mnogi }e ljudi imati pristup va{im podacima. No svakako ne `elite podatke izlo`iti drugim korisnicima bez odre|e- ne za{tite. Ako ne za{titite svoje podatke, mo`e se desiti da odre|eni korisnici namjerno ili slu~ajno uni{te va{ kompletan rad. Sljede}a vje`ba }e vas nau~iti kako podijeliti podatke s drugi korisnicima, ali uz odre|enu za{titu. OTVARANJE BAZE PODATAKA U EKSKLUZIVNOM NA^INU RADA Za va{u bazu podataka mo`ete podesiti lozinku (pro~itajte sljede}i odlomak) ako je ona otvorena u dijeljenom na~inu rada. Ovaj na~in rada omogu}ava istovremeni rad vi{e korisnika u mre`i na istoj bazi podataka. Prema izvornoj postavci baze podataka se otvaraju u dijeljenom na~i- nu rada, ali ako `elite bazu podataka mo`ete otvoriti i u ekskluzivnom na~inu rada – odabirom opcije Exclusive u okviru za dijalog Open pri otvaranju datoteke.
  • DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 205 Slijedite naredne korake kako biste podesili da se sve baze podataka otvaraju izravno u ekskluzivnom na~inu rada: 1. Odaberite Tools, Options. Prikazuje se okvir za dijalog Options. 2. Kliknite jaha~a kartice Advanced. 3. U podru~ju Default Open Mode kliknite opciju Exclusive. 4. Kliknite OK. Za{to nije ekskluzivan na~in rada? Ako na- kon pode{enja u opciju Exclusive ponovno `elite otvoriti bazu podataka, svakako upotrijebite na- redbu File, Open. Ne odabirite bazu podataka iz donjeg dijela izbornika File. Za{to? Kada bazu po- dataka otvarate putem njenog imena u izborniku File, ona se otvara prema ranijim pode{enjima. Prije nije bila pode{ena na ekskluzivni na~in rada pa ne}e biti ni sada. PRIDJELJIVANJE LOZINKE DATOTEKAMA BAZE PODATAKA Najlak{i na~in u spre~avanju drugih ljudi, koji `ele unijeti promjene u bazu podataka, je pridjeljivanje lozinke bazi podataka. Oni koji ne znaju lozinku bit }e sprije~eni u otvaranju datoteke. Bazu podataka morate otvoriti u ekskluzivnom na~inu rada (pro~itajte prethodni odlomak) da biste bili u mogu}nosti pridijeliti lozinku. PODE[ENJE LOZINKE Slijedite naredne korake kako biste podesili lozinku za bazu podataka: 1. Otvorite bazu podataka koju `elite za{tititi. 2. Odaberite Tools, Security, Set Database Password. Prikazuje se okvir za dijalog Set Database Password. 3. U okvir za tekst Password unesite lozinku koju `elite upotrijebiti i tada istu lozinku unesite i u okvir za tekst Verify (slika 28.1). Kliknite OK.
  • 206 28. VJE@BA Znakovi koje utipkavate prikazuju se kao zvjezdice. SLIKA 28.1 Lozinke su osjetljive na velika i mala slova – utip- kajte je dva puta kako biste bili sigurni da je ispravna. Sljede}i puta kada budete `eljeli otvoriti bazu podataka, prikazat }e se okvir za dijalog u koji }ete morati unijeti lozinku. Utipkajte lozinku i kliknite OK. UKLANJANJE ILI PROMJENA LOZINKE Promjena lozinke je proces u dvije faze. Najprije morate ukloniti sta- ru, a nakon toga podesiti novu lozinku. Slijedite naredne korake kako biste staru lozinku uklonili, a zatim upotrijebite prethodne korake kako biste podesili novu: 1. Otvorite bazu podataka u ekskluzivnom na~inu rada. 2. Odaberite Tools, Security, Unset Database Password. Prikazuje se okvir za dijalog s pitanjem o trenutnoj lozinki. 3. Unesite trenutnu lozinku i kliknite OK. Na taj na~in ste lozinku uklonili iz baze podataka. SIGURNOST NA RAZINI KORISNIKA (SAMO ZA MRE@E) Access je stvoren za rad vi{e korisnika pa stoga ima i jake opcije koje kontroliraju pristup bazama podataka. Te opcije nisu namijenjene za jedno ra~unalo ve} za ra~unala u mre`i. Upotrijebite Tools, Security, User and Group Accounts da biste stvorili profil korisnika ili grupa, a zatim Tools, Security, User and Group Permissions kako biste dali dozvolu za pristup svakom objektu u otvo- renoj bazi podataka. Ako je potrebno, kontaktirajte svog mre`nog stru~njaka.
  • DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 207 Tako|er mo`ete upotrijebiti i opciju User-Level Security Wizard, koja osigurava bazu podataka, zapravo je udvostru~uje i poma`e u pode{e- nju dozvole za radnu grupu. Da biste upotrijebili ovu opciju, odaberi- te Tools, Security, User-Level Security Wizard i slijedite upute na zaslo- nu. Slika 28.2 prikazuje jedan okvir za dijalog tog ~arobnjaka. SLIKA 28.2 Opcija User-Level Security Wizard omogu}ava lagani na~in pode{enja kontrole pristupa. SURADNJA S DRUGIM KORISNICIMA NA BAZI PODATAKA Nekoliko je na~ina za suradnju na bazi podataka: l U mre`i mo`ete dijeliti datoteke baze podataka spremaju}i ih na glavni svima dostupni pogon i mapu. Svaki korisnik ima pristup i mo`e unijeti promjene. l Objekte baze podataka, kao {to je tablica, mo`ete poslati putem e-po{te i pridijeljenog dijela. Da biste to uradili, odaberite tablicu ili neki drugi objekt i tada odaberite File, Send To, Mail Recipient (as Attachment). l Upotrijebiti mo`ete i opciju NetMeeting za odr`avanje online sastanaka.
  • 208 28. VJE@BA Promjena formata datoteke Kada putem e-po{te {aljete objekte baze podataka, oni mije- njaju format (u TXT ili RTF), pa korisnici mo`da ne}e primiti ispravne datoteke koje ste poslali. Prije slanja otvorite izvezenu datoteku kako biste vidjeli odgovara li ona originalu i isplati li se po- slati je drugom korisniku. Access 2000 omogu}ava upotrebu opcije Microsoft NetMeeting, alata za vo|enje sastanaka na mre`i. U ovim sastancima ostalim sudionicima mo`ete prikazati Accessove datoteke te u odvojenim prozorima pora- zgovarati o datotekama. Da biste zapo~eli sastanak pomo}u opcije NetMeeting, morate biti si- gurni da je ova opcija instalirana na va{e ra~unalo, ali i na ra~unala ostalih sudionika sastanka. Tako|er svi istovremeno moraju imati po- krenutu ovu opciju. Tada odaberite Tools, Online Collaboration, Meet Now. Nakon toga upotrijebite okvir za dijalog Call kako biste odre|e- ne suradnike pozvali na sastanak. STVARANJE MDE DATOTEKE Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup pri- kazu Design. Korisnici mogu otvoriti, mijenjati pa ~ak i brisati podat- ke, ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezinih objekata. Kada krajnji korisnici unose podatke u datoteku baze podataka, pre- gledavaju informacije pomo}u upita koji ste stvorili ili ispisuju izvje- {taj, ne trebaju pristup alatima za promjenu stvorenih objekata. Sve {to im treba je pristup podacima prikazanim u kontrolama. U stvari bolje je da krajnji korisnici nemaju pristup prikazu Design kako ne bi mogli promijeniti izgled baze podataka. Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup prikazu Design. Korisnici mogu otvoriti, mijenjati pa ~ak i brisati podatke, ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezi- nih objekata.
  • DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 209 Kada stvarate mde datoteku iz datoteke baze podataka, zapravo stvara- te reduciranu verziju baze podataka. Ova verzija izgleda potpuno isto kao original, ali ne postoji pristup kontrolama za dizajn. Korisnici ovih datoteka mogu upotrijebiti sve forme, tablice, itd. ali ih ne mogu pri- kazati i mijenjati u prikazu Design. Tako|er ne mogu stvarati nove for- me ili izvje{taje. Na ovaj na~in ne posti`ete samo sigurnosti ve} se s bazom podataka lak{e radi. Nema povratka Budite sigurni da struktura objekata baze podataka izgleda to~no kako ste `eljeli prije stvaranja mde datoteke. Ako `elite promijeniti izgled formi, izvje{taja ili tablica spremljenih kao mde datoteke, prvo morate otvoriti originalnu bazu podataka, uraditi pro- mjene i ponovno ih spremiti kao mde datoteke. Bilo koji unos podataka u mde datoteci mora biti ponovno spremljen u novu mde datoteku. Slijedite naredne korake kako biste datoteku baze podataka spremili kao mde datoteku: 1. Otvorite bazu podataka koju `elite spremiti u mde datoteku. 2. Odaberite Tools, Database Utilities, Make MDE File. Prikazuje se okvir za dijalog Save MDE As. (Isti kao i obi~ni Save As okvir za dijalog.) 3. U okvir za tekst File Name unesite ime za mde datoteku i kliknite Make MDE File. Da biste otvorili i upotrijebili mde datoteku, slijedite istu proceduru koju ste nau~ili u 6. vje`bi (File, Open), jedino {to u padaju}em po- pisu Files of Type odaberite MDE Files (*.mde).
  • 210 28. VJE@BA [IFRIRANJE BAZE PODATAKA [ifriranje “promije{a” sadr`aj baze podataka tako da je ona potpuno ne~itljiva, ~ak i za uslu`ne programe kojima bi neki stru~njak poku{ao ~itati bazu podataka izvan Accessa. Ako mislite da za{tita pomo}u lo- zinke nije dovoljna, mo`ete {ifrirati bazu podataka kako biste je dodat- no za{titili. Prije sljede}e upotrebe bazu podataka }ete morati de{ifri- rati. Oprez [ifriranje spre~ava samo ljude koji kori- ste druge programe. Korisnici Accessa }e i dalje mo}i otvarati i mijenjati objekte baze podataka (ako nije za{ti}ena). Samo vlasnik Ako radite s dijeljenim datote- kama, kao {to je slu~aj u mre`i, mo`da }ete imati pristup datotekama koje niste stvorili. Zapamtite, samo osoba koja je stvorila datoteku baze poda- taka mo`e je {ifrirati. Slijedite naredne korake kako biste {ifrirali bazu podataka: 1. Zatvorite sve baze podataka (ali ostavite otvorenim Access). Ovo je vrlo va`no, ne mo`ete {ifrirati otvorenu bazu podataka. 2. Odaberite Tools, Security, Encrypt/Database. 3. U okviru za dijalog Encrypt/Decrypt Database odaberite datoteku baze podataka koju `elite {ifrirati. (Ovaj okvir za dijalog jednak je okviru za dijalog Open.) Kliknite OK. 4. U okviru za dijalog Encrypt As utipkajte novo ime za {ifriranu datoteku. Original ostaje netaknut. (Ovaj okvir za dijalog jednak je okviru za dijalog Save As.) Kliknite Save. [ifriranje stvara novu kopiju baze podataka, a stara (originalna) ostaje i dalje dostupna. Nakon {ifriranja morat }ete upotrijebiti Windows Explorer kako biste prona{li i izbrisali originalnu datoteku baze podataka na kojoj je zasnovana {ifrirana kopija.
  • DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 211 Da biste de{ifrirali bazu podataka, ponovite korake, a u 2. koraku oda- berite Tools, Security, Decrypt. U 4. koraku okvir za dijalog se naziva Decrypt As, ali je procedura ista. ZA[TITA PODATAKA U FORMI Ako `elite, mo`ete za{tititi pojedine kontrole u formi. Primjerice, mo- `ete za{tititi polje AKC Registration # u bazi podataka pasa, kako ne bi do{lo do ne`eljenih promjena, odnosno pretipkavanja va`nih brojeva. Slijedite naredne korake kako biste za{titili polje prikazano u kontroli forme: 1. Otvorite formu u prikazu Form Design. 2. Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite opciju Properties. 3. Kliknite jaha~a kartice Data. 4. Promijenite svojstvo Locked u Yes (slika 28.3). 5. Zatvorite stranicu svojstava. SLIKA 28.3 Za{itite pojedinu kontrolu u formi. Za{tititi mo`ete i cijelu formu od promjena i u~initi je samo za ~itanje i pregledavanje. Primjerice, slijedite naredne korake kako biste formu za{titili od nezadovoljnih zaposlenika koji mogu imati pristup va{oj formi: 1. Otvorite formu u prikazu Form Design. 2. Kliknite kvadrati} u sjeci{tu dvaju ravnala (gornji lijevi kut) kako biste odabrali cijelu formu.
  • 212 28. VJE@BA 3. Odaberite View, Properties. 4. Odaberite karticu Data. Da biste sprije~ili promjene u trenutnim slogovima, podesite opciju Allow Edits u No (slika 28.4). 5. Da biste sprije~ili brisanje trenutnih slogova, podesite opciju Allow Deletions u No. 6. Da biste sprije~ili dodavanje slogova, podesite opciju Allow Additions u No. 7. Zatvorite stranicu svojstava. Kliknite kako biste Podesite opciju odabrali cijelu formu. Allow Edits u No. SLIKA 28.4 Kontrole ure|ivanja za cijelu formu. U ovoj ste vje`bi nau~ili nekoliko na~ina za dijeljenje baze podataka s drugim korisnicima. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uvoziti i izvo- ziti podatke.
  • 29. Vje`ba UVOZ I IZVOZ PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti nekoliko na~ina da podatke koristite u drugim programima. ZA{TO UVOZITI I IZVOZITI PODATKE? Access je odli~an program, ali }ete ponekad `eljeti ili }e vam biti po- trebno upotrijebiti podatke spremljene u Accessu u nekom drugom programu. Primjerice, mo`da }e va{ poslodavac `eljeti kopirati popis kako bi ga sam pregledao, a ujedno je zaljubljenik u Excel i ne `eli u~iti Access. Naravno, predat }ete mu tablicu u Excelu i kada zavr{i s radom ponovno }ete tablicu vratiti u Access. Pretpostavimo da ste upotrijebili razli~ite programe za izradu baze po- dataka, kao {to je dBASE ili FoxPro, i sada }ete `eljeti takve baze poda- taka prebaciti u Access. Tada mo`ete podatke uvesti i spremiti ih u for- matu Accessa. UVOZ PODATAKA IZ DRUGIH PROGRAMA Access prihva}a podatke iz mnogo drugih programa baza podataka, podaci lagano prelaze u Access bez gubitka produktivnosti. Slijedite naredne korake kako biste uvezli podatke iz drugih programa: 1. Otvorite Accessovu bazu podataka u koju `elite uvesti podatke ili stvorite novu, praznu bazu podataka posebno za te podatke (5. vje`ba).
  • 214 29. VJE@BA 2. Odaberite File, Get External Data, Import. Otvara se okvir za dijalog Import (slika 29.1). SLIKA 29.1 Iz razli~itih izvora mo`ete uvesti podatke. 3. Otvorite padaju}i popis Files of Type i odaberite vrstu datoteke iz koje podaci dolaze. Ako vrsta koju trebate nije ispisana, po- novno pokrenite instalacijski program Microsoft Office i instali- rajte `eljene filtere uvoza/izvoza. 4. Pomaknite se u pogon ili mapu gdje je datoteka spremljena. U okviru za popis, na sredini okvira za dijalog, prikazuje se ime datoteke. Nema imena! Ako se ne prika`e ime datoteke, ili ste u krivoj mapi ili pogonu, ili ste odabrali neodgovaraju}u vrstu datoteke. 5. Dvostruko kliknite ime datoteke ili kliknite jednom, a zatim kliknite Import. Ovisno o vrsti datoteke iz koje uvozite podatke mnoge se stvari sada mogu dogoditi. Pro~itajte sljede}i odjeljak.
  • UVOZ I IZVOZ PODATAKA 215 UVOZ PODATAKA IZ PROGRAMA BAZE PODATAKA Access podr`ava uvoz podataka iz svih programa baza podataka (Paradox i dBASE), a oni sadr`e formate datoteka koji pribli`no odgo- varaju Accessovim pa nema problema. Nakon {to kliknete Import (5. korak u prethodnom odjeljku) Access radi pauzu i nakon toga prikazuje poruku Successfully imported file name. Uvezena tablica prikazuje se na kartici Tables va{e baze podataka. UVOZ PODATAKA IZ PRORA^UNSKE STRANICE Nakon {to kliknete na Import otvara se Import Spreadsheet Wizard (slika 29.2). Slijedite naredne korake kako biste zavr{ili uvoz: 1. U prvom okviru za dijalog Import Spreadsheet Wizarda kliknite radnu stranicu koju `elite uvesti, ako ih vi{e i postoji. (Na slici 29.3 vidite tri stranice.) U okviru za dijalog prikazuje se prethod- ni pregled stranice. Kliknite Next. Kliknite radnu stranicu koju `elite uvesti kao tablicu. SLIKA 29.2 Import Spreadsheet Wizard }e vas provesti kroz korake kako biste uvezli podatke iz radne stranice.
  • 216 29. VJE@BA Slo`ene radne stranice Ako radna stranica sadr`i bilo {to drugo osim stupaca podataka (kao {to je elaborirani naslov ili slika), uvoz mo`da ne}e biti ispravan. 2. Ako prvi redak sadr`i imena polja, potvrdite opciju First Row Contains Column Headings. Kliknite Next. 3. Odaberite gdje `elite spremiti podatke, opcije In a New Table ili In an Existing Table. Ako odaberete opciju In an Existing Table, iz padaju}eg popisa odaberite tablicu. Kliknite Next. 4. Odaberite imena za polja koja uvozite (slika 29.3). Ako `elite, u okvir za tekst Field Name utipkajte razli~ito ime za prvo ime polja i iz padaju}eg popisa Indexed odaberite ili opciju Yes ili No. Odaberite opciju Do Not Import Field (Skip) ako uop}e ne `elite polje u uvezenoj tablici. SLIKA 29.3 Ako `elite mo`ete promijeniti imena polja. 5. Upotrijebite vodoravnu kliznu traku na dnu okvira za dijalog kako biste se pomaknuli i vidjeli sljede}a polja i tada ih kliknite. Ponovite prethodni korak. Kada pregledate i odaberete sva polja, kliknite Next.
  • UVOZ I IZVOZ PODATAKA 217 6. Bit }ete upitani da podesite polje primarnog klju~a. Ako prora- ~unska stranica ima jedinstveni stupac koji `elite upotrijebiti kao primarni klju~, odaberite opciju Choose my own Primary Key i iz padaju}eg popisa odaberite `eljeno polje. Ako vam je svejedno, odaberite ili opciju Let Access Add Primary Key ili opciju No Primary Key. Kliknite Next nakon odabira opcije. 7. Bit }ete upitani za ime tablice. Unesite ga i kliknite Finish. Access }e uvesti prora~unsku stranicu u bazu podataka kao tablicu. 1. Kliknite OK. Sada vidite uvezenu tablicu na kartici Tables prozo- ra Database. UVOZ PODATAKA IZ TEKSTUALNE DATOTEKE Uvesti mo`ete podatke iz tekstualne datoteke ~ija su polja na neki na- ~in odvojena. Drugim rije~ima, postoje neki znakovi koji se upotre- bljavaju kako bi pokazali gdje jedno polje zavr{ava, a drugo po~inje i gdje jedan slog zavr{ava, a drugi po~inje. Tako|er mo`ete uvesti po- datke iz datoteka s fiksnom {irinom polja, ako tekstualna datoteka sadr`i podatke u stupcima. U ve}ini takvih tekstualnih datoteka za ozna~avanje kraja retka koristi se pritisak na tipku Enter. Tada je svaki slog u vlastitom retku. Polja pojedinih slogova su naj~e{}e odvojena ili tabulatorima ili zarezima. Odvajanja Polja odvojena tabulatorom naziva- ju se Tab-Delimited, a polja odvojena zarezom nazivaju se Comma-Delimited. Ako uvozite podatke iz tekstualne datoteke, slijedite korake s po~etka vje`be, ispod podnaslova “Uvoz podataka iz drugih programa”. Kada se otvori Import Text Wizard, slijedite naredne korake: 1. U prvom prozoru Import Text Wizarda odaberite opciju Delimited ako tekstualna datoteka ima odvajatelje, kao {to su zarezi ili tabulatori, koji odvajaju polja. Ako nema, morate se osloniti na razmake pa odaberite opciju Fixed Width. Kliknite Next.
  • 218 29. VJE@BA Opcija Fixed Width Ova je opcija za tekstual- ne datoteke gdje su polja pode{ena u stupce pri- tiskom na razmaknicu. Primjerice, ako je svako polje {irine 20 razmaka, a odre|eni unos sloga zauzima 10 znakova, zna~i da do sljede}eg unosa ima 10 razmaka. 2. Ako ste odabrali opciju Delimited, bit }ete upitani da odaberete znak odvajanja. Va{ izbor mo`e biti Tab, Semicolon, Comma, Space ili Other (slika 29.4). U okvir za tekst Other mo`ete utip- kati bilo koji znak. SLIKA 29.4 Odaberite znak odvajanja i pogledajte da li je Access ispravno slo`io tekst u odgovaraju}e stupce. 3. Ako prvi redak sadr`i imena polja, potvrdite opciju First Row Contains Field Names. 4. Kliknite Next. 5. Bit }ete upitani `elite li informaciju spremiti u novu ili postoje}u tablicu. Kliknite gumb In A New Table ako informaciju `elite spremiti u novu tablicu ili gumb In An Existing Table i iz pada- ju}eg popisa odaberite ve} postoje}u tablicu. Kliknite Next. 6. Ako `elite, u okviru Field Options mo`ete promijeniti imena polja za svako polje. Unesite promjene i kliknite Next.
  • UVOZ I IZVOZ PODATAKA 219 7. @elite li da Access stvori novo polje primarnog klju~a, kliknite opciju Let Access add Primary Key ili podesite jedno od postoje}ih polja kao polje primarnog klju~a ili odaberite opciju No Primary Key. Kliknite Next. 8. Unesite ime pod kojim `elite spremiti tablicu i kliknite Finish. Tablica se prikazuje na kartici Tables. IZVOZ PODATAKA U DRUGE PROGRAME Cijelu Accessovu bazu podataka ne mo`ete izvoziti u druge programe. To je stoga {to Accessove baze podataka nisu jedna datoteka – mdb datoteka uklju~uje razli~ite objekte baze podataka (kao {to su tablice, forme, upiti, izvje{taji i makroi) koje nije jednostavno prebaciti u dru- gi program. Osim toga, `elite li izvoziti podatke, zapravo `elite izvoziti tablicu. Tablica u Accessu sadr`i sve va{e podatke. Slijedite naredne korake kako biste izvozili tablicu: 1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i `eljenu tablicu. 2. Kliknite karticu Tables i ozna~ite bazu podataka koju `elite uvozi- ti. 3. Odaberite File, Export. Prikazuje se okvir za dijalog Export Table. 4. Ako `elite, odaberite neki drugi pogon ili mapu. 5. Otvorite padaju}i popis Save As Type i odaberite vrstu datoteke (slika 29.5). 6. U okvir za tekst File Name utipkajte ime kako biste stvorili novu datoteku u koju }ete spremati. 7. Kliknite gumb Save. Access sprema tablicu u odre|enom for- matu.
  • 220 29. VJE@BA SLIKA 29.5 Izvezite tablicu spremaju}i je u razli~iti format. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako uvoziti i izvoziti podatke. U sljede}oj i posljednjoj vje`bi nau~it }ete kako pohraniti sigurnosnu kopiju va{e datoteke podataka kako ne biste ostali bez nje ako do|e do problema s ra~unalom.
  • 30. Vje`ba SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti sigurnosnu kopiju va{ih podataka iz Accessa i kako popraviti o{te}ene datoteke. STVARANJE SIGURNOSNE KOPIJE DATOTEKE BAZE PODATAKA Da biste originalne datoteke baze podataka sa~uvali od nepredvidljivih problema va{eg ra~unala, morate periodi~no stvarati sigurnosne kopi- je datoteka. Stvorite li sigurnosnu kopiju, va{i }e podaci biti dostupni ~ak i u slu~aju da va{ ured zahvati po`ar ili ra~unalo napadne odre|e- ni virus. Postoji nekoliko na~ina da biste pohranili sigurnosnu kopiju va{ih podataka na drugi disk. Mogli biste: l Upotrijebiti Windows Explorer i kopirati datoteke baze podata- ka (mdb datoteke) na diskete. Datoteku s informacijama o rad- noj grupi, System.mdw, tako|er mo`ete pohraniti kao sigurnos- nu kopiju. l Stvoriti kopiju baze podataka spremaju}i je pod drugim ime- nom datoteke. Upotrijebite naredbu File, Save As. l Upotrijebiti Backup program, koji se instalira s Windowsima 98. Ovaj je program smje{ten u mapu Programs/Accessories/System Tools u izborniku Start. Ako ne prona|ete ovaj program, upotri- jebite mapu Control Panel i opciju Add/Remove Programs kako biste `eljeni program instalirali. (Bit }e vam potreban i original- ni CD Windowsa 98.) Barem jednom tjedno upotrijebite ovaj program kako biste pohranili sigurnosne kopije va{ih podataka.
  • 222 30. VJE@BA LDB datoteke Ove datoteke nisu potrebne. One se stvaraju svaki puta kada otvorite bazu podataka. Jedna tablica Ako `elite pohraniti sigurnosnu kopiju samo jedne tablice (ili nekog drugog objekta), izvezite je u novu, praznu bazu podata- ka i tada pohranite kopiju samo nove baze podataka. POPRAVLJANJEO[TE]ENIH DATOTEKA BAZE PODATAKA Baze podataka se mogu o{tetiti na nekoliko na~ina, a naj~e{}i je na~in gre{ka na va{em disku. Program ScanDisk Windowsa 98 pronalazi i ispravlja neke gre{ke. Pokrenite ovaj program kako biste sustav datote- ka odr`avali u dobrom stanju. Bazu podataka mo`ete urediti (u~initi kompaktnom) i popraviti odabi- rom Tools, Database Utilites, Compact and Repair Database. Ako je va- {a baza podataka ozbiljno o{te}ena, vjerojatno je ne}ete mo}i otvoriti. U ve}ini slu~ajeva, kada zapo~nete rad s o{te}enom datotekom, Access }e prona}i kvar i ponuditi popravak baze podataka. No, ako je baza podataka o{te}ena, a Access ne prona|e kvar, slijedite naredne korake kako biste otklonili kvar: 1. Zatvorite sve baze podataka. 2. Odaberite Tools, Database Utilities, Compact and Repair Database.
  • SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 223 Ure|ivanje Kada je baza podataka ure|ena, ona zauzima mnogo manje mjesta na tvrdom disku. Access uklanja prazan prostor koji izbrisani slogovi, tablice i drugi objekti zauzimaju i ponov- no organizira ostale objekte baze podataka. U Accessu 2000 ure|ivanje i popravljanje baze po- dataka je istovremeno, dok su u ranijim verzijama to bile odvojene operacije. 3. U okviru za dijalog Database to Compact From odaberite bazu podataka koju `elite popraviti i tada kliknite Compact (slika 30.1). SLIKA 30.1 Odaberite bazu podataka za ure|enje i popravak. 4. Unesite ime za novu datoteku u koju }ete spremiti popravljenu i ure|enu verziju i kliknite Save. Ako se baza podataka ure|uje i popravlja sama, na statusnoj traci }ete mo}i vidjeti napredak u radu. Kada se ispi{e Ready, postupak je zavr- {en. Tada mo`ete otvoriti bazu podataka upotrebom naredbe File, Open. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pohraniti sigurnosnu kopiju i popraviti bazu podataka. ^estitamo! Pro~itali ste i posljednju vje`bu u knjizi i sada ste spremni za upotrebu Accessa 2000.