Faithe Wempen
Faithe Wempen
Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes
Authorized translation from the English language ed...
SADR@AJ
    UVOD                                                                                        1
    [to je Micro...
iv      10 MINUTA        DO USPJEHA!         VODI^      KROZ    ACCESS 2000



     SPREMANJE,        ZATVARANJE I OTVARAN...
SADR@AJ        v



    Pomicanje po tablici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
    Ispisiv...
vi      10 MINUTA        DO USPJEHA!        VODI^      KROZ    ACCESS 2000



         Stvaranje grupe opcija . . . . . . ...
SADR@AJ        vii



STVARANJE        JEDNOSTAVNOG IZVJE{TAJA                                            168
      Za{to ...
viii     10 MINUTA      DO USPJEHA!       VODI^    KROZ   ACCESS 2000



       UVOZ   I IZVOZ PODATAKA                   ...
O AUTORU
Faithe Wempen je autorica vi{e od 30 knjiga o ra~unalima, uklju~uju}i
i odli~no prihva}enu “Microsoft Office 97 P...
UVOD
^estitamo na odabiru knjige 10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Mi-
crosoft Access 2000! Access je jedan od najsna`niji...
2       10 MINUTA    DO USPJEHA!   VODI^   KROZ   ACCESS 2000



       l   Prilagoditi forme kako bi manje stru~ni korisn...
UVOD   3




           Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazi
           su opisani (to ste shvatili) jednostavni...
1. Vje`ba
                                  [TO JE BAZA
                                  PODATAKA?


U ovoj }ete vje`bi n...
[TO   JE BAZA PODATAKA?        5



KAKO ACCESS                SPREMA PODATKE?
U Accessu je najprije potrebno stvoriti dat...
6       1. VJE@BA



    U dijelu polja ili retka nalazi se jedinstveni podatak za odre|eni slog, a
    to podru~je naziva...
[TO   JE BAZA PODATAKA?    7




SLIKA 1.2   Forme ~ine unos podatka mnogo lak{im i pregled-
nijim.




SLIKA 1.3 Ovako st...
8       1. VJE@BA




               Print Preview Za vrijeme stvaranja izvje{taja
               koji `elite ispisati, mo...
[TO   JE BAZA PODATAKA?          9




SLIKA 1.4 ^arobnjak olak{ava stvaranje bilo kojeg objekta
baze podataka.
Svaki put ...
2. Vje`ba
                                  PLANIRANJE
                                  BAZE PODATAKA


U ovoj }ete vje`b...
PLANIRANJE   BAZE PODATAKA        11



IZBOR         TABLICA
Tehni~ki, za stvaranje baze podataka trebate stvoriti jednu ...
12       2. VJE@BA




                Normalizacija podataka Stvorite tablice tako
                da budu {to preglednij...
PLANIRANJE   BAZE PODATAKA         13



Tablica kupaca




         Tablica narud`bi




2. IZBJEGAVANJE         UNOSA SU...
14       2. VJE@BA



     Tablica zaposlenika




                    Tablica predavanja




                   Tablica v...
PLANIRANJE   BAZE PODATAKA         15



   l   [to ~e{}e upotrijebite ID broj koji }e vam pomo}i pri poveziva-
       nju...
16      2. VJE@BA



        l   Prodaja roba i usluga.
        l   Izdavanje narud`bi.
        l   Skupljanje informacija...
PLANIRANJE   BAZE PODATAKA          17



   l   Ispisati popis provizija za svakog od 50 najboljih prodava~a u
       pos...
3. Vje`ba
                                 POKRETANJE                     I
                                 NAPU[TANJE
  ...
POKRETANJE   I NAPU[TANJE   ACCESSA        19



   l   U mogu}nosti ste stvoriti ikonu pre~ice za Access koju }ete
      ...
20       3. VJE@BA



     DIJELOVI          PROZORA
     Access kao i ve}ina ostalih Windowsovih programa, sadr`i izborni...
POKRETANJE   I NAPU[TANJE   ACCESSA       21



ACCESSOVE        ALATNE TRAKE
Ako ste ve} radili s Windowsovim programima,...
22       3. VJE@BA



        l   Pritisnite tipke Alt+F4
        l   Odaberite File, Exit.
        l   Kliknite na gumb C...
4. Vje`ba
UPOTREBA
POMO]I U
ACCESSU
U ovoj }ete vje`bi nau~iti vi{e o razli~itim vrstama pomo}i dostup-
nim u Accessu.


V...
24       4. VJE@BA



     PRIKAZIVANJE        ILI SKRIVANJE       OFFICE ASSISTANTA
     Prema osnovnim postavkama Office...
UPOTREBA   POMO]I U   ACCESSU        25



VRSTE     POMO]I KOJE NUDI             OFFICE ASSISTANT
Kada kliknete na Office...
26       4. VJE@BA




                Poseban znak Ponekad }ete iznad glave Offi-
                ce Assistanta vidjeti s...
UPOTREBA   POMO]I U   ACCESSU       27



  4. Kliknite opciju koja opisuje {to `elite uraditi. Na primjer, odabrat
     }...
28       4. VJE@BA



     UPOTREBA PROZORA
     MICROSOFT ACCESS HELP
     Dok je prozor Microsoft Access Help prikazan (...
UPOTREBA   POMO]I U   ACCESSU       29



  5. Kliknite na ~lanak pomo}i kako biste ga prikazali u panou s
     desne stra...
30       4. VJE@BA



       3. Utipkajte prvih nekoliko slova teme koju `elite prona}i. Popis
           indeksa sko~it }...
UPOTREBA   POMO]I U   ACCESSU     31



Da biste radili s Answer Wizardom, slijedite naredne korake:
  1. Ako u prozoru He...
32       4. VJE@BA



     Utipkajte pitanje          Gumb Print         Gumb Options




     SLIKA 4.6 Upotrijebite opci...
UPOTREBA   POMO]I U   ACCESSU        33



  3. Sa~ekajte da se sve Accessove datoteke usporede s originalnim
     datotek...
5. Vje`ba
                                  STVARANJE
                                  NOVE BAZE
                        ...
STVARANJE   NOVE BAZE PODATAKA          35



STVARANJE           PRAZNE BAZE PODATAKA
Stvaranje baze podataka je vrlo jed...
36       5. VJE@BA




     SLIKA 5.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcije
     stvaranja razli~itih vrsta ba...
STVARANJE   NOVE BAZE PODATAKA          37




           Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to je
           Create...
38      5. VJE@BA



                               Polja u ozna~enoj tablici. Polja
                                Optio...
STVARANJE    NOVE BAZE PODATAKA        39




          Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrije-
          bljena za ...
40       5. VJE@BA




     SLIKA 5.6     Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak.
     Sve baze podataka stvorene...
6. Vje`ba
SPREMANJE,
ZATVARANJE I
OTVARANJE
BAZE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka, kako je...
42       6. VJE@BA



     Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu do-
     stupne, ozna~ene ...
SPREMANJE,   ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA               43



Odaberite Close u izborniku File.                   ...
44       6. VJE@BA



     Najbr`i na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili je
     odabir njezinog ime...
SPREMANJE,   ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA         45




            Novi alat U okviru za dijalog Open, Accessa
 ...
46       6. VJE@BA



     Nakon toga morate odabrati mapu u koju `elite spremiti datoteku (ili
     iz te mape otvoriti p...
SPREMANJE,   ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA             47



   l   Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Acc...
48      6. VJE@BA




     SLIKA 6.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste oda-
     brali mapu ili pogon gdje `el...
SPREMANJE,   ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA             49



        d. Kliknite gumb Add to List. Niz koji ste upr...
7. Vje`ba
                                  STVARANJE
                                  TABLICE UZ
                       ...
STVARANJE   TABLICE UZ POMO]   TABLE WIZARDA          51




           Kako znam koja polja sadr`i tablica? Na-
         ...
52      7. VJE@BA



         polje pomaknuli u popis Fields in my new table. Ako `elite po-
         maknuti cijeli sadr`...
STVARANJE   TABLICE UZ POMO]    TABLE WIZARDA           53




            Primarni klju~ Polje koje za svaki slog mora
  ...
54       7. VJE@BA



      10. Kliknite Next kako biste nastavili s radom.
      11. Ako ve} imate stvorenu najmanje jedn...
STVARANJE    TABLICE UZ POMO]   TABLE WIZARDA           55



            Ovo nisu tablice ve}       Tablice
             ...
8. Vje`ba
                                  STVARANJE
                                  TABLICE BEZ
                      ...
STVARANJE   TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA          57



              Ovdje po~nite s utipkavanjem imena polja.




SLIKA...
58      8. VJE@BA



       5. Pritisnite Tab kako biste pre{li u stupac Description i utipkajte
          opis polja. (Ov...
STVARANJE   TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA            59




            Prijelaz iz prikaza u prikaz Nakon {to ste
       ...
60       8. VJE@BA


     nastavak

     Currency             Format broja kao valute.
     AutoNumber           Access au...
STVARANJE   TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA            61



Required              Odaberite Yes ili No kako biste Accessu r...
62       8. VJE@BA



     Simbol klju~a




     SLIKA 8.3       Polje primarnog klju~a je ozna~eno simbolom
     klju~a....
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
13415866 vodic-kroz-access-2000
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

13415866 vodic-kroz-access-2000

2,201

Published on

Published in: Technology
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
2,201
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
75
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "13415866 vodic-kroz-access-2000"

  1. 1. Faithe Wempen
  2. 2. Faithe Wempen Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes Authorized translation from the English language edition published by Sams Publishing. Copyright © 1999 All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying or by any informaton storage retrieval system, without permission in writing from the Publisher. Croatian language edition published by Strijelac d.o.o. Copyright © 1999 Preveo s engleskoga: Berislav Jedna~ak Izdava~: „Strijelac“ Zagreb Urednik: Goran Jedna~ak Lektura: Mladen Jedna~ak Korektura: Rada Fedor Priprema za tisak: Grafi~ki studio „MI[“ Tisak: Tiskara “Kasani}” CIP – Katalogizacija u publikaciji Nacionalna i sveu~ili{na knji`nica, Zagreb UDK 004.42 Access 2000 (035) WEMPEN, Faithe Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 / Faithe Wempen; [preveo s engleskoga Berislav Jedna~ak].– Zagreb: Strijelac, 2000. – 242 str.: ilustr.; 21 cm. – (10 minuta do uspjeha) Prijevod djela: Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes. – Kazalo. ISBN 953-210-006-7 400117050 Copyright © za hrvatsko izdanje STRIJELAC, Zagreb, 1999. Sva prava pridr`ana. Niti jedan dio knjige nije dozvoljeno upotrebljavati ili reproducirati u bilo kojem obliku ili na bilo koji na~in, niti pohranjivati u bazu podataka bilo kojeg oblika ili namjene bez prethodne pismene dozvole izdava~a, osim u slu~ajevima kratkih navoda u stru~nim ~lancima. Izrada kopija bilo kojeg dijela knjige u bilo kojem obliku predstavlja povredu Zakona. Izdava~ i autor ulo`ili su najve}i mogu}i napor u kvalitetnom pripremanju ove knjige. Izdava~ i autor objavom ove knjige ne pru`aju nikakve garancije, izravne ili posredne, za bilo koji dio sadr`aja knjige, proceduru, postupak, radnju ili navod koje se nalaze u ovoj knjizi. Izdava~ i autor ne snose nikakve posljedice koje bi mogle nastati uporabom ove knjige, niti se smatraju odgo- vornim za bilo kakvu {tetu ili gubitak uzrokovan izravno ili posredno ovom knjigom.
  3. 3. SADR@AJ UVOD 1 [to je Microsoft Access 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 [to je serija knjiga “10 minuta do uspjeha?”. . . . . . . . . . 2 Pravila koja smo upotrijebili u ovoj knjizi. . . . . . . . . . . . 2 ^EMU SLU@E BAZE PODATAKA? 4 Kako Access sprema podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Kako objediniti sve dijelove baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . 5 Izvje{taji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Upiti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 kako dijelovi odgovaraju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Accessov ~arobnjak olak{ava stvaranje baze podataka. . . . . . . . 8 PLANIRANJE BAZE PODATAKA 10 Planiranje je va`no! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Izbor tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Koju formu upotrijebiti?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Kakve izvje{taje `elite stvoriti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 18 Pokretanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Dijelovi prozora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Napu{tanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 23 Vrste pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Pomo} putem Office Assistanta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Upotreba prozora Microsoft Access Help . . . . . . . . . . . . . . . . 28 ^itanje tema pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Pronala`enje i popravljanje gre{aka u programu . . . . . . . . . . 32 Ostala obilje`ja pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 34 Odabiranje dobrog na~ina za stvaranje baze podataka . . . . . . 34 Stvaranje prazne baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Stavaranje baze podataka pomo}u ~arobnjaka . . . . . . . . . . . . 37
  4. 4. iv 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 41 Spremanje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Zatvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Otvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Promjena pogona ili mape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Pronala`enje datoteke baze podataka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 STVARANJE TABLICE UZ POMO} TABLE WIZARDA 50 Za{to stvoriti tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Stvaranje tablice uz pomo} Table Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . 51 [to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 STVARANJE TABLICE BEZ POMO}I ~AROBNJAKA 56 Za{to ne upotrijebiti ~arobnjaka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Stvaranje tablice u prikazu Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Shva}anje vrsta podataka i formata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Pode{enje primarnog klju~a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Prijelaz iz prikaza Design u prikaz Datasheet . . . . . . . . . . . . . 62 Stvaranje tablice uno{enjem podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 UNO{ENJE PROMJENA U TABLICU 65 Ure|ivanje polja i njihova svojstva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Dodavanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Skrivanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Brisanje tablice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 STVARANJE ODNOSA IZME|U TABLICA 71 Za{to stvarati odnose izme|u tablica?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Stvaranje odnosa izme|u tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 [to je referencijalni integritet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Ure|ivanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Uklanjanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 [to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 UNO{ENJE PODATKA U TABLICU 78 Uno{enje sloga. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Neke mogu}nosti unosa podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
  5. 5. SADR@AJ v Pomicanje po tablici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Ispisivanje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Zatvaranje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 UREIVANJE PODATKA U TABLICI 83 Promjena sadr`aja u }eliji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Odabiranje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Umetanje novog sloga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Brisanje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Pomicanje i kopiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 FORMATIRANJE TABLICE 89 Za{to formatirati tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Mijenjanje {irine stupca i visine retka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Promjena pisma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 94 Za{to stvarati forme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Stvaranje forme uz pomo} AutoForme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Stvaranje forme uz pomo} Form Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Stvaranje forme od samog po~etka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Uno{enje podataka u formu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 UNO{ENJE PROMJENA U FORMU 104 Uljep{avanje forme: Pregled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Pomicanje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka . . . . . . . . . . 106 Promjena veli~ine kontrola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Prikazivanje zaglavlja i podno`ja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Dodavanje oznaka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Formatiranje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Promjena reda pomicanja pomo}u tipke Tab . . . . . . . . . . . . 113 STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 116 Za{to upotrijebiti posebne kontrole za unos podataka? . . . . 116 Koje vrste kontrola upotrijebiti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Stvaranje okvira za popis ili kombiniranog okvira. . . . . . . . . 118
  6. 6. vi 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 Stvaranje grupe opcija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Dodavanje gumba za naredbu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Umetanje ActiveX kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 DODAVANJE SLIKA U FORMU 127 Za{to dodavati slike u formu?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Umetanje Clip Arta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Umetanje slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Promjena veli~ine slike. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Stvaranje nove slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 PRONALA`ENJE PODATAKA 134 Upotreba opcije Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Upotreba opcije Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Ostali na~ini za pronala`enje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . 139 SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA141 Pronala`enje i organiziranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Sortiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Filtriranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Stvaranje indeksa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 148 [to zapravo upit radi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Stvaranje upita pomo}u Simple Query Wizarda . . . . . . . . . . 149 Ispis rezultata upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Ostali Query Wizardi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 155 Rad u prikazu Query Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Dodavanje polja upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Dodavanje uvjeta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Prikazivanje rezultata upita. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 PRILAGOAVANJE UPITA 162 Sortiranje polja u upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Prikazivanje ili skrivanje polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Dodavanje prora~unskog polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
  7. 7. SADR@AJ vii STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE{TAJA 168 Za{to stvarati izvje{taje? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Upotreba AutoReporta za stvaranje izvje{taja . . . . . . . . . . . . 168 Stvaranje izvje{taja pomo}u Report Wizarda. . . . . . . . . . . . . 170 Prikazivaje i ispisivanje izvje{taja u prozoru Print Preview . . 174 PRILAGOAVANJE IZVJE{TAJA 175 Promjena postoje}ih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Rad s kontrolama u izvje{taju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 RAD S POVEZANIM TABLICAMA 181 Za{to povezivati tablice? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Prikazivanje povezanih podataka u prikazu Datasheet . . . . . 183 Stvaranje vi{etabli~nog upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Stvaranje vi{etabli~nih formi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Stvaranje vi{etabli~nih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 STVARANJE DIJAGRAMA 189 Prednosti dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Stvaranje dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Upotreba prozora Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Spremanje izvje{taja s dijagramom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 195 Osnove Interneta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Spremanje kao Web stranice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Umetanje hiperveze u Accessove objekte . . . . . . . . . . . . . . . 197 Data Access Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 204 Za{to dijeliti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Otvaranje baze podataka u ekskluzivnom na~inu rada . . . . . 204 Pridjeljivanje lozinke datotekama baze podataka . . . . . . . . . 205 Sigurnost na razini korisnika (samo za mre`e) . . . . . . . . . . . 206 Suradnja s drugim korisnicima na bazi podataka . . . . . . . . . 207 Stvaranje mde datoteke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 [ifriranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Za{tita podataka u formi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
  8. 8. viii 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 UVOZ I IZVOZ PODATAKA 213 Za{to uvoziti i izvoziti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Uvoz podataka iz drugih programa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Izvoz podataka u druge programe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 221 Stvaranje sigurnosne kopije datoteke baze podataka . . . . . . 221 Popravljanje o{te}enih datoteka baze podataka . . . . . . . . . . 222 KAZALO 225
  9. 9. O AUTORU Faithe Wempen je autorica vi{e od 30 knjiga o ra~unalima, uklju~uju}i i odli~no prihva}enu “Microsoft Office 97 Professional 6-in-1”. Vlasnica je tvrtke “Your Computer Friend” u Indianapolisu koja se specijalizi- rala za obu~avanje i pomo} korisnicima za rad na PC-u. POSVETA Knjigu posve}ujem Margaret. ZAHVALE Ve}ina ljudi ne zna da je knjiga manje od 50% autorskog rada. Ostatak pripada urednicima, stru~nom osoblju, upravi i ljudima zadu`enima za prodaju, koji zajedno uobli~uju knjigu kako bi se ona {to bolje pro- davala. Moje zahvale idu urednicima, marketingu i prodajnom timu tvrtke “Macmillan Publishing” za jo{ jedan dobro obavljen posao.
  10. 10. UVOD ^estitamo na odabiru knjige 10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Mi- crosoft Access 2000! Access je jedan od najsna`nijih i najprilagodljivijih programa za stvaranje baza podataka, a ujedno je i najpopularniji. Bilo da je potreban jedan slog za ku}ni inventar ili potpun upraviteljski informacijski sustav va{e tvrtke, Access }e obaviti posao. Iako se Access instalira s mnogobrojnim opcijama pomo}i za po~etni- ke, on nije jednostavan program. Vjerojatno se bez pomo}i ne}ete mo}i upustiti u rad s Accessom. No, da biste se sna{li, svakako ne}ete `eljeti pro~itati neku debelu knjigu, ve} biste htjeli: l Jednostavan uvod razumljivim jezikom. l Brzo stvorenu upotrebljivu i profesionalno dizajniranu bazu podataka. l Izbje}i dugotrajno studiranje teorije baza podataka. Potrebna vam je knjiga “10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Microsoft Access 2000”! [TO JE MICROSOFT ACCESS 2000? Microsoft Access je sustav za upravljanje bazama podataka. Ova knjiga obja{njava Microsoft Access 2000 – verziju koja je dizajnirana za rad s Windowsima 95/98/NT. Ova verzija ne}e raditi na 16-bitnim verzijama Windowsa (Windows 3.x). Access omogu}ava skupljanje, spremanje i organiziranje informacija kao i stvaranje izvje{taja koji vode do poslovnih odluka. Evo nekoliko stvari koje mo`ete uraditi s Accessom: l Utipkati podatke izravno u bazu podataka ili podatke uvoziti iz drugih programa. l Sortirati, indeksirati i organizirati podatke na na~in koji `elite. l Brzo stvoriti izvje{taje i pripremiti ispis naslovnih naljepnica za pisma upotrebom svih ili samo dijela podataka.
  11. 11. 2 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 l Prilagoditi forme kako bi manje stru~ni korisnici mogli unositi nove informacije u bazu podataka. l Stvoriti upite koji }e pro~istiti va{e podatke ovisno o uvjetima koje postavljate. Instaliranje Accessa Ako je Access dio insta- lacije Microsoft Officea 2000, tada ste vjerojatno s Officeom instalirali i Access. No, ako na taj na- ~in niste instalirali Access, umetnite instalacijski CD u ra~unalo i slijedite upute na zaslonu. [TO JE SERIJA KNJIGA “10 MINUTA DO USPJEHA”? Serija ovih knjiga na novi na~in poma`e pri u~enju ra~unalnih progra- ma. Umjesto obja{njavanja cijelog programa, knjige poma`u pri u~e- nju osnovnih opcija programa. Ovaj prekrasan, logi~an i sna`an pro- gram mo`ete nau~iti u kratkom vremenu. Bez obzira na va{e profesionalne zahtjeve, 10 minuta do uspjeha! Vo- di~ kroz Microsoft Access 2000 pomo}i }e vam u savladavanju osnov- nih znanja potrebnih za rad s programom. Nau~it }ete raditi s ovim izuzetnim programom mnogo br`e nego {to biste to ina~e u~inili. PRAVILA KOJA SMO UPOTRIJEBILI U KNJIZI Svaka vje`ba u ovoj knjizi uklju~uje instrukcije “korak-po-korak” za odre|eni zadatak. Sljede}i okviri pomagat }e vam cijelim putem: Savjeti koji {tede vrijeme Pro~itajte ove sa- vjete jer se u njima nalaze zamisli kojima izbjega- vate zbrku.
  12. 12. UVOD 3 Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazi su opisani (to ste shvatili) jednostavnim jezikom. Gumb za uzbunu Ova ikona ozna~ava podru~ja u kojima novi korisnici nailaze na probleme, a savjeti su obi~no prakti~na rje{enja tih problema. Posebna pravila u knjizi olak{avaju u~enje Microsoft Accessa: l Ono {to trebate odabrati napisano je slovima u boji. l Ono {to trebate utipkati napisano je masnim slovima u boji. l Imena izbornika, polja i tipki po~inju velikim prvim slovom.
  13. 13. 1. Vje`ba [TO JE BAZA PODATAKA? U ovoj }ete vje`bi nau~iti neke osnovne koncepte baze podataka i vidjeti kako Microsoft Access rje{ava zadane probleme. ^EMU SLU@E BAZE PODATAKA? @elimo li izravno odgovoriti na pitanje {to je baza podataka, mo`emo re}i da je to skup informacija. Na primjer, va{a telefonska knji`ica je baza podataka, kao i datoteka Rolodex te katalog kartica korisnika u knji`nici. S pomo}u baze podataka izra|ene na ra~unalu s Microsoft Accessom mo`ete spremiti informacije te uraditi jedan od tri primjera obra|ena u ovoj vje`bi. Me|utim, imajte na umu da mo`ete uraditi i mnogo vi{e. Na primjer, ~uvate li popis svih va{ih kupaca u Accessovoj bazi podataka, mo`ete uraditi jedno od sljede}eg: l Ispisati sve kupce koji nisu obavili kupovinu u proteklih 60 da- na, s pripadaju}im telefonskim brojevima, kako biste mogli na- zvati jedan od ispisanih brojeva. l Sortirati kupce prema pozivnom broju grada i ispisati njihove podatke za kuverte. (Poneki po{tanski servisi zahtijevaju da pre- sortirate pozivne brojeve kako biste platili ni`u cijenu.) l Stvoriti jednostavanu formu niza unosa na zaslonu kako bi va{a tehni~ka podr{ka mogla jednostavno upotrijebiti bazu podataka. Ovi primjeri su samo jedan mali dio onoga {to mo`ete uraditi s Accessom, teoretski gledano mo`ete uraditi gotovo sve {to za`elite.
  14. 14. [TO JE BAZA PODATAKA? 5 KAKO ACCESS SPREMA PODATKE? U Accessu je najprije potrebno stvoriti datoteku baze podataka. Tako stvorena datoteka ~uva sve {to }ete uraditi za tu bazu podataka – ne samo sve podatke ve} i forme, izvje{taje i indekse. Ako radite vi{e po- slova istovremeno, mo`ete uraditi odvojene baze podataka za svaki posao. TABLICE Srce svake baze podataka je tablica. Tablica je vrlo sli~na radnoj strani- ci u Excelu. Slika 1.1 prikazuje tablicu baze podataka (ili kra}e tablicu). Svaki redak je slog Svaki stupac je polje Dio retka ili stupca je }elija SLIKA 1.1 Accessova tipi~na tablica. Access sprema svaki unos baze podataka (na primjer, svaki radnik ili element inventara) u zasebni redak koji nazivamo slog. Svaki slog je skup informacija o jednoj stvari – u ovom slu~aju zaposlenik. Na prim- jer, sve informacije o Nancy Davolio, uklju~uju}i titulu, datum ro|enja i datum zaposlenja tvore jedan slog (slika 1.1). Svaki detaljniji opis je sadr`an u svom stupcu koji nazivamo polje. Na primjer, zaposlenikov identifikacijski broj je jedno polje, a njegovo prezime drugo. Sva prezimena u cijeloj tablici smje{tena su u polje Last Name.
  15. 15. 6 1. VJE@BA U dijelu polja ili retka nalazi se jedinstveni podatak za odre|eni slog, a to podru~je nazivamo }elija. Na primjer, u }eliji gdje se preklapaju stupac Birth Date i slog Nancy Davoilo prona}i }ete datum ro|enja Nancy, 8.12.1948. Kako stvoriti tablicu nau~it }ete u 7. i 8. vje`bi. Svaka datoteka baze podataka sadr`i mnogo tablica. Na primjer, mo`ete stvoriti tablicu popisa svih kupaca, dok sljede}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avati podatke o proizvodu koji prodajete. Tre}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avati informacije o zaposlenicima i njihovim karakteristikama. FORME Svi podaci koje unesete u bazu podataka zavr{avaju u tablici i spremni su za spremanje. Pomalo je zamorno i dosadno unositi podatke izrav- no u tablicu, pa stoga ve}ina ljudi stvara posebnu formu na zaslonu kako bi lak{e unosili podatke. Forma omogu}ava stvaranje stranice “popuni praznine” kako biste kasnije unosili `eljene podatke na naj- jednostavniji na~in. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 15. vje`bi. Access povezuje formu i tablicu te informacije koje ste unijeli u formu neposredno sprema u tablicu. Na primjer, slika 1.2 prikazuje podatak u formi koji }e Access spremiti u tablicu kao {to je prikazano na slici 1.1. Forma koja je prikazana na slici 1.2 sadr`i dvije kartice. @elite li prika- zati i raditi na sljede}oj kartici, jednostavno je kliknite. Vi{e tabli~ne forme Formu mo`ete upotrije- biti da biste jedan podatak unijeli u vi{e tablica, {to }ete nau~iti kasnije u vje`bama. IZVJE{TAJI Dok su forme stvorene za upotrebu na zaslonu, izvje{taji se stvaraju za ispisivanje. Izvje{taji su posebno formatirani skupovi podataka koji su organizirani ovisno o va{oj specifikaciji. Na primjer, mo`da }ete `e- ljeti stvoriti izvje{taj o svim karakteristikama zaposlenih u va{em poduze}u (slika 1.3).
  16. 16. [TO JE BAZA PODATAKA? 7 SLIKA 1.2 Forme ~ine unos podatka mnogo lak{im i pregled- nijim. SLIKA 1.3 Ovako stvoren izvje{taj mo`ete ispisati i podijeliti svojim zaposlenicima.
  17. 17. 8 1. VJE@BA Print Preview Za vrijeme stvaranja izvje{taja koji `elite ispisati, mo`ete ga prikazati na zaslonu pomo}u opcije Print Preview, prikaz na slici 1.3. Vi{e o prikazu i ispisu u 24. vje`bi. UPITI Upit je na~in skrivanja informacija koje ne `elite vidjeti, a da biste informacije koje `elite prikazati vidjeli {to jasnije. O tome mo`ete razmi{ljati kao o spilji u koju }e pasti va{i podaci. Podaci koji vas ne zanimaju propast }e u spilju, a ostaju samo podaci koji vas zanimaju. Mnogi ljudi se boje upita jer ih sam naziv podsje}a na ne{to poput: vrijednost, uvjet ili maska. No nemojte brinuti, u 21. vje`bi }ete nau~iti kako stvarati jednostavan upit. KAKO OBJEDINITI SVE DIJELOVE BAZE PODATAKA Dok stvarate tablice, izvje{taje, forme i upite, morate imati na umu da su svi povezani. Ranije smo ve} napomenuli da su tablice osnova svih aktivnosti – svi ostali objekti rade ili u ili s podatkom u tablici. Izvje{ta- ji organiziraju i sumiraju podatke, forme olak{avaju unos podataka, a upiti poma`u pri pronala`enju informacija koje `elite upotrijebiti u tablici. U sljede}im vje`bama vidjet }ete odnos svakog dijela prema cijeloj bazi podataka. ACCESSOV ^AROBNJAK OLAK[AVA STVARANJE BAZE PODATAKA Kroz cijelu knjigu upotrebljavat }ete Accessovog ~arobnjaka. ^arob- njak je mali program koji postavlja pitanja o izgledu baze podataka. Nakon toga uz pomo} va{ih odgovora stvara tablicu, izvje{taj, upit ili ne{to drugo prema va{im `eljama. Slika 1.4 prikazuje ~arobnjaka na zaslonu.
  18. 18. [TO JE BAZA PODATAKA? 9 SLIKA 1.4 ^arobnjak olak{ava stvaranje bilo kojeg objekta baze podataka. Svaki put kada stvarate novi objekt, kao {to je tablica ili forma, imate dvije mogu}nosti. Prva je stvaranje od samog po~etka u prikazu Design, a druga je pomo}u ~arobnjaka. Preporu~am da svaki po~etnik upotrebljava ~arobnjaka koliko je to mogu}e. Ja ih upotrebljavam jer je rad br`i i kra}i. Ostavite te`e stvari, kao {to je rad u prikazu Design, ljudima koji imaju puno slobodnog vremena. U ovoj ste vje`bi nau~ili neke osnove o bazama podataka u Accessu. U 2. vje`bi nau~it }ete kako planirati bazu podataka. Ne preska~ite 2. vje`bu, jer malo vremena koje }ete potro{iti za ~itanje mo`e kasnije u{tedjeti sate rada.
  19. 19. 2. Vje`ba PLANIRANJE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~it osnovne principe dobrog izgleda baze podataka koji }e vam kasnije pomo}i u planiranju rada. PLANIRANJE JE VA@NO! Koliko ste se puta za vrijeme rada uhvatili u razmi{ljanju da ne znate {to zapravo radite. Va{ prvi poku{aj je vjerojatno bio jadan, bilo da je va{e znanje slabo ili ra~unalo lo{e. No, za vrijeme rada ste vjerojatno bilje`ili {to }ete sljede}i puta uraditi druk~ije, pa ste stoga sljede}i puta bili br`i i u~inkovitiji. S ne~im {to je va`no poput baze podataka ne mo`ete si priu{titi eks- perimente i gre{ke u radu. U ovoj vje`bi poku{at }emo vam pribli`iti principe planiranja koje mnogi ljudi u~e na te`i na~in. Prije nego zapo~nete sa stvaranjem baze podataka postavite si neko- liko pitanja: l Koje podatke `elim spremiti i kako ih je najbolje organizirati? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor tablica koje tre- bate. l Koje akcije unosa podatka `elim ovisno o mom poslu ili hobiju? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor formi koje tre- bate. l Koje informacije `elim znati o statusu posla ili hobija? Odgo- vorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor izvje{taja i upita.
  20. 20. PLANIRANJE BAZE PODATAKA 11 IZBOR TABLICA Tehni~ki, za stvaranje baze podataka trebate stvoriti jednu tablicu. No, najve}a gre{ka je u tome {to mnogi ljudi u jednu tablicu unesu mnogo razli~itih informacija. Access je program koji ~uva odnose u bazi poda- taka, {to zna~i da jednostavno ~uva mnogo tablica i stvara vezu izme- |u njih. Na primjer, ako `elite stvoriti bazu podataka koja ~uva infor- macije o narud`bama kupaca, slijedite naredne tablice: Kupci Vrsta kupca Narud`be Na~in otpreme Uvjeti pla}anja Proizvod Prodava~ Planirajte tablicu Planirajte tablicu prije stva- ranja baze podataka jer su promjene u strukturi tablice nakon popunjavanja vrlo te{ko izvedive (ali ne i nemogu}e). Sljede}a velika gre{ka je poku{aj da tablica izgleda poput izvje{taja. Na primjer, mo`da }ete ponavljati ime kupca i njegovu adresu u svih osam tablica kako bi vam te informacije bile uvijek dostupne. To je vrlo glupo i lo{e ura|eno. Jednostavnije je stvoriti izvje{taj ili formu koja uklju~uje te informacije kad god su potrebne, a prikazane su u samo jednoj tablici. NORMALIZACIJA BAZE PODATAKA Kada je baza podataka lo{e organizirana, znalci ka`u da nije normali- zirana. Odre|ena pravila govore kako tablice moraju biti spremljene u bazu podataka. Ta pravila nazivamo pravila normalizacije podataka.
  21. 21. 12 2. VJE@BA Normalizacija podataka Stvorite tablice tako da budu {to preglednije i kompaktnije kako biste izbacili mogu}nost gre{ke i nerazumijevanja. Postoji pet pravila normalizacije, no posljednje tri su toliko slo`ene da ih upotrebljavaju samo stru~njaci pri izradi baza podataka. U ovoj vje`bi objasnit }emo prva dva pravila normalizacije koja bi trebao sa- vladati svaki po~etnik da bi shvatio kako izbje}i osnovne pogre{ke. ^arobnjaci za normalizaciju Na svu sre}u, ako stvarate baze podataka pomo}u Access Data- base ~arobnjaka (5. vje`ba), sve tablice bit }e normalizirane. 1. IZBJEGAVANJE PONOVLJENOG UNOSA INFORMACIJA Pretpostavimo da `elite sa~uvati informacije o kupcu zajedno sa slogo- vima svih transakcija. Ako }ete te informacije smjestiti u jednu tablicu, vjerojatno }ete morati ponavljati ime kupca, njegovu adresu i telefon- ski broj svaki puta kada unesete novu transakciju. Sve to postaje jo{ ve}a no}na mora ako se promijeni adresa kupca, jer morate promijeni- ti adresu u svakom slogu transakcije za kupca. Jednostavniji na~in je pridjeljivanje identifikacijskog broja (ID). Uklju- ~ite ID broj u tablicu koja sadr`ava imena i adrese i tada upotrijebite isti ID broj kao vezu s odvojenom tablicom koja sadr`ava transakcije.
  22. 22. PLANIRANJE BAZE PODATAKA 13 Tablica kupaca Tablica narud`bi 2. IZBJEGAVANJE UNOSA SUVI[NIH PODATAKA Pretpostavimo da `elite pratiti koji zaposlenici poha|aju odre|ena predavanja. Ima mnogo zaposlenika i mnogo raznih predavanja. Jedan na~in pra}enja je stvaranje tablice Personnel, koja izgleda ovako: Ali, {to }e se dogoditi ako jedan zaposlenik poha|a vi{e od jednog predavanja? Morat }ete dodavati jo{ jedan redak u tablicu i tada }ete imati isti problem opisan u prethodnom odlomku – vi{e slogova s istim unosima u poljima. [to ako jedan zaposlenik koji je poha|ao predavanja napusti tvrtku? Kada izbri{ete slog tog zaposlenika, izbrisat }ete i informacije o cijeni sata predavanja. Jednostavniji je na~in stvaranje odvojenih tablica za zaposlenike, pre- davanja i vrijeme predavanja, koje izgledaju poput:
  23. 23. 14 2. VJE@BA Tablica zaposlenika Tablica predavanja Tablica vremena predavanja ZAKLJU^NO: DIZAJNIRAJTE TABLICU Ne optere}ujte se svim ovim informacijama o normalizaciji baze poda- taka. Dobro organizirana tablica sadr`i nekoliko osnovnih principa: l Svaka tablica mora imati temu – na primjer, Employee Contact Information ili Customer Transaction. Nemojte se truditi imati vi{e od jedne teme za tablicu. l Ako znate da }ete tijekom rada morati ponavljati podatke, kao {to je spremanje telefonskog broja u svakoj transakciji, planiraj- te tako da podijelite informacije u vlastite tablice. l Ako `elite sa~uvati popis referentnih informacija (imena ili cije- na predavanja), takve informacije spremite u vlastite tablice.
  24. 24. PLANIRANJE BAZE PODATAKA 15 l [to ~e{}e upotrijebite ID broj koji }e vam pomo}i pri poveziva- nju tablica i izbjegavanju gre{aka pri utipkavanju duga~kog tek- sta (imena). l Ako za odre|ene unose ve} imate uniformirane brojeve, na pri- mjer, brojeve socijalnog osiguranja, upotrijebite ih, no u slu~aju da to nije tako upotrijebite AutoNumber polje kako biste auto- matski generirali uniformirani broj za svaki slog. KOJU FORMU UPOTRIJEBITI? Kao {to smo opisali u 1. vje`bi, forma je alatka pri unosu podataka. Polja iz nekoliko tablica mo`ete slo`iti u formu i na taj na~in olak{ati unos podataka u ta polja na zaslonu. Na primjer, forma narud`bi ku- paca mo`e uklju~ivati informacije iz tablice narud`bi i tablice proizvo- da (slika 2.1). Iz tablice narud`bi Iz tablice proizvoda SLIKA 2.1 Forma mo`e biti veza izme|u tablica. Kada razmi{ljate koja vam je forma potrebna, pitanje je {to `elite ura- diti. Sljede}i popis opisuje neke aktivnosti koje bi mogle zahtijevati formu: l Zapo{ljavanje djelatnika (i uno{enje informacija o njima u bazu podataka).
  25. 25. 16 2. VJE@BA l Prodaja roba i usluga. l Izdavanje narud`bi. l Skupljanje informacija o imenima i osobama za kontakt volon- tera. l Pra}enje poslovanja. Ne mogu predvidjeti koje forme trebam? Svakako je va`no imati stvorene efektne forme, no mo`ete uraditi promjene u formama u bilo koje vrijeme i vrlo lako (suprotno tablicama). Sto- ga ne morate znati, prije po~etka rada, koje for- me trebate. Vi{e }ete o stvaranju forme nau~iti u 15. vje`bi. KAKVE IZVJE[TAJE @ELITE STVORITI? Izvje{taj zadovoljava va{e potrebe za informacije o podacima. Naj~e{}e }ete ih ispisati (za razliku od tablica i formi koje se upotrebljavaju na zaslonu). Na primjer, mo`da }ete `eljeti stvoriti izvje{taj o svim ljudi- ma koji nisu platili ~lanarinu ili svima onima koji su du`ni vi{e od 1000 USD. (Ove podatke mo`ete prona}i i pomo}u upita, a vi{e o toj temi u 21. vje`bi.) Izvje{taji su naj~e{}e namijenjeni osobama koje ne sjede s vama za va- {im ra~unalom. Na primjer, mogli biste ispisati izvje{taj za nadzorni odbor koji }e vam pomo}i da zadr`ite mjesto direktora. Izvje{taj mo`e istovremeno povla~iti podatke iz mnogih tablica, izvoditi prora~une nad podacima (zbrajanje ili prosje~na vrijednost) i prikazati ih na lijep na~in. Evo nekoliko primjera koje mo`ete uraditi pomo}u izvje{taja: l Ispisati, za potrebe osiguranja, popis va{ih stvari ~ija vrijednost prelazi 50 USD. l Prikazati popis svih ~lanova kluba koji nisu podmirili ~lanarinu. l Izra~unati i prikazati trenutnu vrijednost opreme.
  26. 26. PLANIRANJE BAZE PODATAKA 17 l Ispisati popis provizija za svakog od 50 najboljih prodava~a u posljednjem kvartalu u usporedbi s prosjekom prodaje cijele tvrtke. Novi izvje{taj mo`ete stvoriti u bilo koje vrijeme i ne morate ga plani- rati prije izrade baze podataka. Naravno, ako znate kakav }ete izvje{taj trebati, mo`ete dizajnirati svoju tablicu u formatu koji }e biti efektniji pa }e tako i izvje{taj bolje izgledati. U ovoj ste vje`bi nau~ili planirati tablice baze podataka, forme i izvje- {taje. Sljede}om vje`bom }ete nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Access.
  27. 27. 3. Vje`ba POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Microsoft Access. POKRETANJE ACCESSA Access mo`ete pokrenuti na nekoliko na~ina ovisno o tome kako ste program instalirali. Jedan je na~in upotreba gumba u izborniku Start. Slijedite naredne korake: 1. Kliknite na gumb Start. Prikazuje se izbornik. 2. Ozna~ite mi{em Programs. Prikazuje se popis programa s odvo- jenim popisom aplikacija Microsofta. 3. U popisu prona|ite i kliknite na Microsoft Access. Pokre}e se Access. Pomicanje programa u izborniku Start Ako `elite Access smjestiti u neku drugu grupu programa, otvorite izbornik Start i povucite ele- ment Accessa na `eljeno mjesto. OSTALI NA^INI POKRETANJA ACCESSA Ostali na~ini pokretanja Accessa zahtijevaju ve}e znanje u radu s Windowsima i Microsoft Officceom. Ako vas zbunjuju, upotrijebite osnovnu metodu obja{njenu u prethodnom odjeljku.
  28. 28. POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 19 l U mogu}nosti ste stvoriti ikonu pre~ice za Access koju }ete smjestiti na radnu povr{inu. Tada dvostrukim klikom na ikonu pokre}ete Access. Da biste stvorili ikonu pre~ice, povucite ele- ment Accessa iz izbornika Start na radnu povr{inu. l Kada pregledavate datoteke u Windows Exploreru, dvostruko kliknite bilo koju Accessovu datoteku kako biste pokrenuli Access i otvorili ozna~enu datoteku. Accessove datoteke imaju .mdb ekstenziju i malu ikonu pored imena koja odgovara ikoni Microsoft Accessa u izborniku Programs. l Ako ne mo`ete prona}i Access, mo`ete ga potra`iti. Kliknite gumb Start i odaberite Find, odaberite Files or Folders i u okvir za tekst Named utipkajte msaccess.exe. Otvorite popis Look In i odaberite My Computer. Tada kliknite opciju Find Now. Kada se datoteka prika`e u popisu na dnu prozora Find, dvostruko je kliknite kako biste pokrenuli Access ili je ozna~ite desnim kli- kom mi{a i povucite na desktop kako biste stvorili pre~icu za Access. Kada pokrenete Access, prvo {to }ete vidjeti je okvir za dijalog koji o~ekuje da se izjasnite `elite li stvoriti novu bazu podataka ili otvoriti ve} stvorenu (slika 3.1). Za sada kliknite Cancel. (U ovoj vje`bi ne}e- mo raditi s bazama podataka.) SLIKA 3.1 Okvir za dijalog Microsoft Access prikazuje se svaki put kad pokrenete Access.
  29. 29. 20 3. VJE@BA DIJELOVI PROZORA Access kao i ve}ina ostalih Windowsovih programa, sadr`i izbornike, alatne trake, statusnu traku i ostalo. Slika 3.2 prikazuje dijelove Acce- ssovog prozora. Primijetit }ete na slici 3.2 da je ve}ina gumba alatne trake u sivoj boji ({to zna~i da ih trenutno ne mo`ete upotrijebiti). Tako|er, vidite da se ni{ta ne nalazi ni u radnom podru~ju, no to je stoga {to niti jedna datoteka baze podataka nije otvorena. Accessov prozor postaje mnogo zaposlenije mjesto u sljede}im vje`bama kada budete zapo~eli rad s bazom podataka. Tada i gumbi postaju dostupni, a va{a baza podataka prikazuje se u radnom podru~ju. Alatna traka Traka izbornika Statusna traka Radno podru~je SLIKA 3.2 Access sadr`i iste elemente kao i ostali Windows programi.
  30. 30. POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 21 ACCESSOVE ALATNE TRAKE Ako ste ve} radili s Windowsovim programima, vjerojatno ste upoznali alatne trake i gumbe na njima koji predstavljaju uobi~ajene naredbe za upotrebu. Gumbi na alatnim trakama su pre~ice naredbama u izbornicima. Alatne trake Accessa se mijenjaju ovisno s kojim objektom baze poda- taka radite (tablica, forma itd.), te {to `elite s objektom. Ponekad se prikazuju i neke druge alatne trake ako radite posebne aktivnosti, na primjer crtanje. @elite li saznati {to odre|eni gumb ~ini, postavite po- kaziva~ mi{a iznad gumba i prikazat }e se ime gumba uz pokaziva~ (slika 3.3). Ovu mogu}nost nazivamo ToolTip (ili ScreenTip) i mo`ete je upotrijebiti i kada gumbi nisu dostupni (oza~eni sivom bojom). Ime gumba Gumb Close SLIKA 3.3 Da biste saznali {to gumb ~ini, postavite pokazi- va~ mi{a na njega. Prilago|avanje alatnih traka U bilo koje vri- jeme mo`ete odabrati koje alatne trake `elite vi- djeti, te mo`ete dodavati i skrivati gumbe na alatnoj traci. Ako na alatnu traku kliknete de- snom tipkom mi{a, prikazat }ete izbornik pre~ica. Iz popisa mo`ete odabrati koje alatne trake `elite prikazati ili mo`ete kliknuti opciju Customize ka- ko biste otvorili okvir za dijalog gdje mo`ete pri- lagoditi bilo koju alatnu traku. NAPU[TANJE ACCESSA Kada zavr{ite s radom u Accessu, mo`ete napustiti program kako biste oslobodili memoriju za naredne zadatke. Access mo`ete napustiti na nekoliko na~ina:
  31. 31. 22 3. VJE@BA l Pritisnite tipke Alt+F4 l Odaberite File, Exit. l Kliknite na gumb Close (X) prozora Accessa (slika 3.3). Alt+F4? File, Exit? U ovoj knjizi upotrijebit }emo odre|ene pre~ice kako bismo vam rekli ko- je tipke pritisnuti ili koje naredbe u izborniku odabrati. Kada ugledate Alt+F4, zna~i da trebate pritisnuti i dr`ati pritisnutu tipku Alt i pritisnuti tipku F4. Kada odaberete File, Exit, zna~i da tre- bate kliknuti na rije~ File na traci izbornika i kada se izbornik prika`e odabrati i kliknuti na naredbu Exit. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pokrenuti te kako napustiti Access, za- tim glavne dijelove Accessovog prozora uklju~uju}i gumbe na alatnim trakama. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti pomo} u Accessu.
  32. 32. 4. Vje`ba UPOTREBA POMO]I U ACCESSU U ovoj }ete vje`bi nau~iti vi{e o razli~itim vrstama pomo}i dostup- nim u Accessu. VRSTE POMO]I Svaka osoba je druga~ija pa stoga i Access nudi nekoliko vrsta pomo}i. Mo`ete: l Postaviti pitanje Office Assistantu. l Uz pomo} alatke What’s this? dobiti potrebnu pomo} o elemen- tu koji je prikazan na zaslonu. l Izabrati iz serije tema pomo}i onu koja vas zanima. l Spojiti se na Internet i pomo}u obilje`ja Microsoft on the Web prikazati stranice Weba koje se odnose na pomo}. POMO] PUTEM OFFICE ASSISTANTA Vjerojatno ste se ve} susreli s Office Assistantom – njegovom sli~icom, koja iska~e i nudi savjete. Nemojte misliti da se netko {ali s vama jer se iza te sli~ice nalazi vrlo sna`an sustav pomo}i.
  33. 33. 24 4. VJE@BA PRIKAZIVANJE ILI SKRIVANJE OFFICE ASSISTANTA Prema osnovnim postavkama Office Assistant je uklju~en i nalazi se nad svim otvorenim prozorima. Da biste isklju~ili opciju, kliknite des- nom tipkom mi{a i odaberite Hide (slika 4.1). Ako vam Office Assistant smeta, jednostavno ga mi{em povucite na neko drugo mjesto zaslona. Office Assistant SLIKA 4.1 Office Assistant je smje{ten na vrh prozora Accessa. @elite li ponovno prikazati Offce Assistant, odaberite Help, Show the Office Assistant ili kliknite na gumb Microsoft Access Help koji se na- lazi na alatnoj traci. Odaberite drugog Assistanta Primijetite da u izborniku pre~ica (slika 4.1) odabirom naredbe Choose Assistant mo`ete odabrati druk~ijeg Assistanta (ako vam se, primjerice, ne svi|a ured- ski pribor koji govori).
  34. 34. UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 25 VRSTE POMO]I KOJE NUDI OFFICE ASSISTANT Kada kliknete na Office Assistanta, prikazuje se balon~i} koji postavlja pitanje o vrsti pomo}i (slika 4.2). U mogu}nosti ste uraditi jedno od sljede}eg: l U okvir za tekst utipkati pitanje i na taj na~in re}i Office Assi- stantu koju vrstu pomo}i trebate i tada kliknuti Search. (Vi{e o ovoj opciji malo kasnije.) l Kliknuti gumb Options kako biste prilagodili na~in rada Office Assistanta. (Kasnije u vje`bi vi{e }emo se pozabaviti ovom mo- gu}no{}u.) l Kliknuti izvan balon~i}a i na taj na~in zatvoriti balon~i} (no i dalje se Office Assistant nalazi na zaslonu). SLIKA 4.2 Office Assistant kao va{ servis postavlja pitanja o pomo}i koju trebate. Ako zatvorite balon~i} pomo}i, mo`ete ga ponovno prikazati u bilo koje vrijeme klikom na gumb Help koji se nalazi na alatnoj traci Stan- dard, ili pritiskom na tipku F1, ili odabirom Help, Microsoft Access Help, ili klikom na Office Assistant.
  35. 35. 26 4. VJE@BA Poseban znak Ponekad }ete iznad glave Offi- ce Assistanta vidjeti svijetle}i znak. To zna~i da Office Assistant ve} ima spremnu sugestiju za za- datak koji se spremate uraditi. Da biste vidjeli su- gestiju, jednostavno je kliknite. POSTAVLJANJE PITANJA OFFICE ASSISTANTU Ako vam je potrebna pomo} o odre|enoj temi, jednostavno u okvir za tekst utipkajte pitanje kao {to je prikazano na slici 4.2. Slijedite nared- ne korake: 1. Ako se balon~i} Office Assistanta ne prika`e, kliknite Office Assistant ili pritisnite tipku F1. 2. U okvir za tekst utipkajte pitanje. Na primjer, utipkajte How do I print, a table? kako biste dobili pomo} o ispisivanju podataka. 3. Pritisnite tipku Enter ili kliknite gumb Search. Office Assistant nudi neke teme koje odgovaraju onome {to tra`ite. Na primjer, slika 4.3 prikazuje odgovore Office Assistanta na va{e pitanje: “How do I print, a table?” SLIKA 4.3 Office Assistant postavlja pitanje {to to~no `elite saznati kako bi vam ponudio najbolju mogu}u pomo}.
  36. 36. UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 27 4. Kliknite opciju koja opisuje {to `elite uraditi. Na primjer, odabrat }u opciju Print the datasheet of a table, query, or form, prikaza- nu na slici 4.3. Prikazuje se prozor Help s uputama o odre|e- nom zadatku. Ako niti jedna opcija ne opisuje ono {to `elite, kliknite na stre- licu See more kako biste prikazali jo{ opcija ili utipkajte novo pitanje u okvir za tekst. 5. Ako se prika`e sljede}i popis tema, kliknite na pomo} koju tra`ite. 6. Pro~itajte instrukcije koje su prikazane. Tada zatvorite prozor Microsoft Access Help (gumb X) ili kliknite ponovno na Office Assistanta kako biste potra`ili sljede}u pomo}. Ako `elite saznati vi{e o ovoj temi, pro~itajte odjeljak “Upotreba pro- zora Microsoft Access Help” kasnije u vje`bi. ISKLJU^IVANJE OPCIJE OFFICE ASSISTANTA Svaki put kada potra`ite pomo}, u Accessu mo`ete upotrijebiti Office Assistant. Neki ljudi jednostavno ne mogu razgovarati s nacrtanim zna- kovima ili `ele sna`niju i prilagodljiviju upotrebu pomo}i. Ako ste se prepoznali, mo`ete isklju~iti Office Assistant upotrebom sljede}ih koraka: 1. Kliknite desnom tipkom mi{a na Office Assistanta i odaberite opciju Options. 2. Prikazuje se okvir za dijalog Office Assistant i u njemu isklju~ite opciju Use the Office Assistant. 3. Kliknite OK. Kada isklju~ite Office Assistanta, umjesto njega sve normalne aktivno- sti (tipka F1, naredba Help, Microsoft Access Help itd.) odnose se na opcije prozora Microsoft Access Help.
  37. 37. 28 4. VJE@BA UPOTREBA PROZORA MICROSOFT ACCESS HELP Dok je prozor Microsoft Access Help prikazan (uz pomo} Office Assi- stanta), mo`ete pretra`ivati sustav pomo}i prema va{im `eljama. Ako ste ranije upotrebljavali prija{nje verzije Microsoft Officea, vjerojatno ste upoznati s mehanizmima Contentsa, Indexa i Finda. Ovi mehani- zmi su dostupni i u programima Officea 2000 kao {to je Access, no u pone{to izmijenjenoj formi. Ako upotrebljavate Office Assistant, jedini na~in da u|ete u glavni su- stav pomo}i je postavljanjem pitanja, kao {to smo ranije objasnili. No ako isklju~ite Office Assistanta da biste izravno u{li u sustav pomo}i, morate odabrati Help, Microsoft Access Help. Ako pomo} upotrebljavate pomo}u upita Office Assistantu, kliknite na gumb Show (posljednji gumb s lijeve strane) koji se nalazi na alatnoj traci prozora Help kako biste mogli upotrijebiti kontrole koje }e vam kasnije trebati. Ovaj gumb postaje gumb Hide kada su prikazane kont- role pomo}i, stoga }emo ga u daljnjem tekstu nazivati gumb Show/Hide. CONTENTS Stranica Contents je serija mapa koje mo`ete otvoriti, a izgleda vrlo sli~no panou mapa u Widows Exploreru. Svaka mapa sadr`i jednu ili vi{e tema pomo}i. Slika 4.4 prikazuje stranicu Contents. Da biste odabrali temu pomo}i iz prozora Contents, slijedite naredne korake: 1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica prikazane na slici 4.4, kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci. 2. Kliknite na karticu Contents. 3. Prona|ite mapu koja opisuje koja vam je pomo} potrebna. 4. Dvostruko kliknite na mapu ili kliknite na znak plus (+). Popis pomo}i prikazuje se ispod mape (slika 4.4).
  38. 38. UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 29 5. Kliknite na ~lanak pomo}i kako biste ga prikazali u panou s desne strane. 6. Nakon {to ste pro~itali pomo}, prika`ite i pro~itajte sljede}u temu ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X). Gumb Show/Hide Ovdje se prikazuje ~lanak pomo}i da biste ga mogli pro~itati Da biste otvorili mapu, dvostruko je Kliknite ~lanak kako kliknite ili kliknite na gumb plus (+) biste ga prikazali. SLIKA 4.4 Prozor Contents je skup mapa koje sadr`e infor- macije pomo}i. INDEX Index je abecedni popis svih dostupnih tema pomo}i. Potpuno je isti kao i kazalo u knjizi. Da biste upotrijebili Index, slijedite naredne korake: 1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb Show na alatnoj traci. 2. Otvorite karticu Index.
  39. 39. 30 4. VJE@BA 3. Utipkajte prvih nekoliko slova teme koju `elite prona}i. Popis indeksa sko~it }e na `eljenu temu. 4. Kliknite gumb Search ili pritisnite Enter. Prikazuje se popis tema koje uklju~uju odabranu rije~ (slika 4.5). Utipkajte rije~ Popis odlazi na mjesto ({to je Prona|ene mogu}e bli`e) utipkane rije~i teme SLIKA 4.5 Uz pomo} Indexa pretra`ujte teme abecednim redom. 5. Kliknite temu kako biste je prikazali. 6. Nakon {to ste prou~ili temu, prika`ite sljede}u ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X). ANSWER WIZARD Answer Wizard je potpuno jednak Office Assistantu osim {to nema nacrtani znak, te mu stoga jednostavno mo`ete postavljati pitanja.
  40. 40. UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 31 Da biste radili s Answer Wizardom, slijedite naredne korake: 1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci. 2. Kliknite karticu Answer Wizard. 3. U okvir za tekst What would you like to do? utipkajte pitanje i kliknite Search ili pritisnite tipku Enter. 4. Pretra`ujte teme koje su prikazane u donjem okviru i odaberite onu koja vas zanima (slika 4.6). 5. Nakon {to ste prou~ili temu, prika`ite sljede}u ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X). ^ITANJE TEMA POMO]I Bez obzira na koji na~in ste odabrali temu pomo}i (Office Assistant, Contents, Index ili Answer Wizard), mo`ete je pro~itati, jednako kao temu u desnom panou slike 4.6. Ovdje mo`ete pro~itati informacije prikazane na zaslonu ili uraditi jedno od sljede}eg: l Kliknuti na rije~ ozna~enu plavom bojom kako biste vidjeli njezino obja{njenje. l Kliknuti na gumb >> ili podcrtanu rije~ i tako prije}i u sljede}i prozor pomo}i. l Ispisati kopije informacija pomo}i klikom na gumb Print koji se nalazi na alatnoj traci. l Kopirati tekst u Clipboard (za uljepljivanje u Word ili Notepad), tako {to }ete ozna~iti tekst i pritisnuti tipke Ctrl+C. l Vratiti se na prethodnu temu klikom na gumb Back. (Ako niste pregledali ostale teme pomo}i gumb Back nije dostupan.) l Zatvoriti prozor Help klikom na gumb Close (X).
  41. 41. 32 4. VJE@BA Utipkajte pitanje Gumb Print Gumb Options SLIKA 4.6 Upotrijebite opciju Answer Wizard kako biste loci- rali sve teme pomo}i za odre|eni subjekt. PRONALA@ENJE I POPRAVLJANJE GRE[AKA U PROGRAMU Novi alat u Officeu 2000 je Detect i Repair kojim se identificiraju pro- blemi samog Accessa kao {to su o{te}ene programske datoteke ili po- gonski programi, te kojim se problem otklanja upotrebom originalnih instalacijskih diskova. Postupak popravka mo`e zahtijevati dulje vrije- me (30 pa i vi{e minuta), pa ga nemojte pokretati ako doista nemate problema. Ako se Access po~ne pona{ati ~udno, najbolje je zatvoriti program i ponovno pokrenuti Windowse. Ako i dalje imate problema, slijedite naredne korake: 1. Odaberite Help, Detect and Repair. 2. Prikazuje se okvir s obja{njenjem. Kliknite Start.
  42. 42. UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 33 3. Sa~ekajte da se sve Accessove datoteke usporede s originalnim datotekama na CD-u kako bi se prona{le eventualne gre{ke. Bu- dite strpljivi jer treba mnogo vremena za provjeru. 4. Kada se prika`e poruka da restartate sustav, kliknite Yes. OSTALA OBILJE@JA POMO]I Zavr{imo ovu vje`bu pregledom nekih opcija pomo}i koje ne}ete upo- trebljavati ~esto, ali mogu biti korisne. POMO] ZA ELEMENTE PROZORA Ako se pitate za {to je namijenjen odre|eni gumb ili alatka na zaslonu, jednostavno slijedite naredne korake: 1. Odaberite Help, What’s This? ili pritisnite Shift+F1. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u pokaziava~ sa znakom pitanja. 2. Kliknite na element za koji `elite dobiti pomo}. Prikazuje se obja{njenje elementa. POMO] PUTEM WEBA Kada upotrijebite Office Assistanta, jedna od mogu}nosti na drugoj stranici rezultata (prikazana tek kad kliknete na SeeMore) je None of the above, look for more help on the Web. Ako odaberete ovu opciju, morate biti spojeni na Internet i Internet Explorer }e oti}i na Web lokaciju gdje mo`ete prona}i vi{e informacija koje trebate. Da biste oti{li na Web lokaciju, bez odre|enog pitanja odaberite Help, Microsoft on the Web. U ovoj ste vje`bi nau~ili na koje sve na~ine Access nudi pomo}. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti razli~ite prikaze koje nudi Access za stvaranje baze podataka.
  43. 43. 5. Vje`ba STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti praznu bazu podataka, te kako pomo}u ~arobnjaka stvoriti bazu podataka s ve} stvorenim tablicama, izvje{tajima i formama. ODABIRANJE DOBROG NA^INA ZA STVARANJE BAZE PODATAKA Prije stvaranja baze podataka donesite va`nu odluku. @elite li stvarati bazu podataka od samog po~etka i ru~no stvarati sve tablice, izvje{taje i forme koje trebate, ili }ete upotrijebiti ~arobnjaka koji sadr`i sve te elemente. ^arobnjak za stvaranje baze podataka Access se instalira s nekoliko ~arobnjaka. To su za- pravo mali programi koji vas intervjuiraju i na taj na~in prikupljaju odgovore potrebne za stvaranje baze podataka. (Podatke }ete kasnije sami unositi.) Odgovor ovisi o tome koliko ~arobnjaci zadovoljavaju va{e potrebe. Ako ~arobnjak zadovoljava va{e osnovne potrebe, br`e je upotrijebiti ga za stvaranje baze podataka, a onda promijeniti odre|ene dijelove. (Naravno, ne znate koji su ~arobnjaci dostupni dok ne otvorite popis ~arobnjaka, {to }emo objasniti kasnije u vje`bi.) Ako ste u `urbi, upotreba ~arobnjaka u{tedjet }e vam mnogo vremena. No, ako `elite posebnu namjenu baze podataka koja nije sli~na niti jednom ~arobnjaku ili jednostavno `elite provjeriti svoje znanje, mo- `ete stvoriti praznu bazu podataka.
  44. 44. STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 35 STVARANJE PRAZNE BAZE PODATAKA Stvaranje baze podataka je vrlo jednostavno jer u prvom koraku stva- rate samo vanjsku ljusku, bez tablica, formi ili ne~eg drugog. Ako ste tek pokrenuli Access i okvir za dijalog Microsoft Access je jo{ uvijek prikazan (slika 5.1), slijedite naredne korake: 1. Kliknite opciju Blank Access database. 2. Kliknite OK. Otvara se okvir za dijalog File New Database. 3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove datoteke i tada kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka. SLIKA 5.1 Kada pokrenete Access, u okviru za dijalog Microsoft Access mo`ete brzo pokrenuti novu bazu podataka. Kada zatvorite inicijalni dijalog, ne mo`ete ga vratiti sve dok ne napu- stite i ponovno ne pokrenete Access. Me|utim, ne trebate ga za stva- ranje nove baze podataka jer u bilo koje vrijeme mo`ete upotrijebiti sljede}e korake: 1. Odaberite File, New ili kliknite na gumb New na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog New (slika 5.2). 2. Odaberite karticu General. Dvostruko kliknite ikonu Database i prikazuje se okvir za dijalog File New Database. 3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove baze podataka (ne{to opisno). Utipkajte Kennel Records. Tada kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka i sprema je prema pode{enju u mapu My Documents.
  45. 45. 36 5. VJE@BA SLIKA 5.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcije stvaranja razli~itih vrsta baza podataka. U ovom trenutku va{a baza podataka je potpuno prazna i vidite je u prozoru baze podataka te je otvorena prema sekciji Tables (slika 5.3). SLIKA 5.3 Prozor nove baze podataka. Svaki element popisan u podru~ju Objects slike 5.3 predstavlja ra- zli~itu vrstu objekta koji mo`ete stvoriti u bazi podataka. Kasnije }ete nau~iti kako stvoriti tablice (7. i 8. vje`ba), forme (14. vje`ba), upite (20. vje`ba) i izvje{taje (23. vje`ba).
  46. 46. STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 37 Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to je Create table u prikazu Design) nisu neophodne – da biste jednostavno stvorili objekt baze podata- ka kliknite na gumb New. Ako ste umorni od pre- ~ica i `elite ostaviti prostora za vlastito stvaranje objekata u bazi podataka, isklju~ite pre~ice oda- birom Options iz izbornika Tools i isklju~ite opciju New object shortcuts. STAVARANJEBAZE PODATAKA POMO]U ^AROBNJAKA Uz pomo} ~arobnjaka mo`ete automatski stvarati gotovo sve tablice, forme i izvje{taje koje }ete `eljeti u bazi podataka, jedino trebate odabrati ~arobnjaka koji }e zadovoljiti va{e potrebe. Slijedite naredne korake: 1. Ako ste tek pokrenuli Access i na zaslonu je prikazan okvir za dijalog Microsoft Access, kliknite opciju Access database wizards, pages and projects i tada kliknite OK. No, ako ste zatvorili okvir za dijalog, odaberite File, New. U oba slu~aja prikazuje se okvir za dijalog New. 2. Kliknite na karticu Databases kako biste prikazali popis ~arobnja- ka. 3. Kliknite jednog od ponu|enih ~arobnjaka (ikona s ~arobnim {ta- pi}em). U ovom }emo primjeru odabrati Contact Management. 4. Kada odaberete ~arobnjaka kojeg `elite, kliknite OK. Prikazuje se okvir za dijalog File New Database. 5. Utipkajte ime za bazu podataka i tada kliknite Create kako biste nastavili s radom. Pokre}e se ~arobnjak i neke informacije se prikazuju obja{njavaju}i {to ~arobnjak radi. 6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Prikazuje se popis tablica koje mo`ete stvoriti (slika 5.4). Tablice su prikazane s lijeve strane, a odabrana polja tablice s desne.
  47. 47. 38 5. VJE@BA Polja u ozna~enoj tablici. Polja Optional (nako{eno pismo). SLIKA 5.4 ^arobnjak automatski stvara tablice i polja. 7. Kliknite tablicu i pregledajte popis polja. Polja Optional napisana su nako{enim pismom. Da biste uklju~ili i polje Optional, posta- vite oznaku (kva~ica) u okvir za potvrdu. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Ne `elim ove tablice i ova polja Ne ljutite se, to je cijena koju morate platiti ako `elite raditi s ve} stvorenim ~arobnjakom. Sva polja mo`ete isklju~iti osim polja Optional, ali mo`ete izbrisati tablice i polja koja vam ne}e trebati. Pro~itajte 9. vje`bu kako biste nau~ili brisati polja ili cijele ta- blice. Ako su tablice i polja potpuno neprihvat- ljive, vjerojatno ste upotrijebili krivog ~arobnjaka. Kliknite Cancel i poku{ajte ponovno. 8. ^arobnjak postavlja pitanje koji stil prikaza `elite. U popisu klik- nite stil prikaza i pregledajte prethodni pregled prikaza koji se prikazuje. Nakon odabira stila prikaza kliknite ga i tada kliknite Next. 9. ^arobnjak sada postavlja pitanje o stilu ispisa izvje{taja. Kliknite na stil izvje{taja i pogledajte njegov prethodni pregled. Kada oda- berete stil, kliknite ga i tada kliknite Next.
  48. 48. STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 39 Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrije- bljena za neke izvje{taje izgleda sjajno, ali na crno-bijelom pisa~u nikako. Stoga planirajte po- zadinu ovisno o va{em pisa~u. 10. ^arobnjak sada postavlja pitanje o naslovu baze podataka. Naslov }e se prikazati i na izvje{tajima i mo`e biti razili~it od imena datoteke. Unesite naslov (slika 5.5). Kliknite kako biste Klikom na ovaj gumb mo`ete uklju~ili sliku. pregledati izbor slika. Slika 5.5 Unesite naslov za bazu podataka i ako je potreb- no odaberite sliku za logotip tvrtke. 11. (Mogu}nost) Da biste uklju~ili sliku u forme i izvje{taje (na pri- mjer, logotip tvrtke) potvrdite opciju Yes, I’d like to include, a picture. Tada kliknite gumb Picture, odaberite datoteku slike (ako je potrebno promijenite pogon ili mapu) i kliknite OK kako biste se vratili natrag u ~arobnjaka. 12. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Kada stignete u prozor Finish, kliknite Finish da biste otvorili novu bazu podataka. ^a- robnjak stvara bazu podataka. (Mo`e potrajati nekoliko minuta.) Kada je baza podataka zavr{ena, prikazuje se prozor Main Switch- board (slika 5.6). Kada otorite bazu podataka, automatski se otvara i Switchboard.
  49. 49. 40 5. VJE@BA SLIKA 5.6 Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak. Sve baze podataka stvorene s ~arobnjakom uklju~uju opciju Main Switchboard koja nije ni{ta drugo nego lijepa forma s ugra|enim pro- gramima. Ona omogu}ava da uradite uobi~ajene zadatke s bazom po- dataka klikom na gumb. Mi u ovoj knjizi ne}emo raditi s Main Switc- boardom pa stoga kliknite gumb Close (X) kako biste zatvorili prozor Main Switchboard. Mrzim Switchboard @elite li sprije~iti otvara- nje Switchboarda svaki put kad otorite bazu po- dataka, odaberite Tools, Startup. Zatim otvorite padaju}i popis Display Form i odaberite [None]. Kliknite OK. Nakon {to ste zatvorili prozor Switchboard na zaslonu vidite prozor va{e baze podataka. Ako je trenutno na najmanjoj mogu}oj veli~ini (u donjem lijevom kutu prozora), dvostruko kliknite na traku naslova. Kliknite Tables kako biste vidjeli nekoliko tablica koje su stvorene. Klikom na ostale objekte vidjet }ete kako su ostali objekti stvoreni. Sada kada imate stvorene sve tablice, forme i izvje{taje koje ste `eljeli, mo`da }ete htjeti pro}i kroz vje`be u ovoj knjizi kako biste nau~ili vi{e o stvaranju i promjenama objekata. Me|utim, ako ste u `urbi da une- sete podatke, prije|ite na 11. vje`bu gdje }ete nau~iti kako podatke unijeti u tablice ili na 14. vje`bu gdje govorimo vi{e o formama. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti bazu podataka od samog po- ~etka, te kako je stvoriti pomo}u ~arobnjaka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako spremati, zatvarati i otvarati bazu podataka.
  50. 50. 6. Vje`ba SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka, kako je zatvoriti, te kako je ponovno otvoriti. Nau~it }ete i kako prona}i zagubljenu datoteku baze podataka. SPREMANJE BAZE PODATAKA Nakon {to isklju~ite ra~unalo ili napustite Access morate spremiti va{ rad kako ne biste izgubili informacije koje ste utipkali. Bazu podataka spremate tako da joj pridijelite ime (5. vje`ba). Access automatski sprema va{ rad kada unosite svaki pojedini slog. (Vi{e o unosu slogova u 11. vje`bi.) Stoga nije potrebno spremati rad sve dok ne odlu~ite zatvoriti bazu podataka. Kada promijenite strukturu tablice, forme ili nekog drugog objekta, Access ne}e dopustiti zatvaranje objekta ili cijele baze podataka bez potvrde da li `elite spremiti ura|ene promjene. Vidjet }ete okvir za dijalog poput onog na slici 6.1. Ako ura|ene promjene `elite spremiti, kliknite Yes. (Ako radite s uklju~enim Office Assistantom ista pitanja se prikazuju u balon~i}u iznad njegove glave.) SLIKA 6.1 Kada promijenite strukturu objekta, Access }e postaviti pitanje da li `elite spremiti promjene.
  51. 51. 42 6. VJE@BA Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu do- stupne, ozna~ene su sivom bojom. Tek kad odre|ene objekte ozna~ite u prozoru baze podataka, kao {to je tablica, naredbe Save As i Export postaju dostupne. Naredbu Save As mo`ete upotrijebiti da biste tabli- cu spremili u nekom drugom formatu (kao {to je spremanje tablice kao izvje{taja). Naredba Export omogu}ava spremanje objekata u sli~- nom formatu datoteke koje mo`e pro~itati neki drugi program (na pri- mjer, Excel). Upotreba tablica u ostalim programima @elite li kopirati tablice u drugu aplikaciju ili dru- gu bazu podataka mo`ete to uraditi pomo}u na- redbi Copy i Paste. Ozna~ite tablicu u prozoru Database i odaberite Edit, Copy. Tada otvorite `e- ljenu bazu podataka ili aplikaciju i odaberite Edit, Paste. Prikazuje se okvir za dijalog koji nudi opci- je uljepljivanja samo strukture tablice ili strukture s podacima. Tako|er, mo`ete odabrati i append podatke u postoje}u tablicu, naravno ako odgo- varaju polja. ZATVARANJE BAZE PODATAKA Kada zavr{ite rad s bazom podataka, zatvorite je. Kada zavr{ite s upo- trebom Accessa, napustite program (3. vje`ba) i baza podataka }e se zatvoriti zajedno s programom. Ako pak `elite zatvoriti bazu podataka i tada otvoriti sljede}u, uradite jedno od sljede}eg (slika 6.2): l Dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (u gornjem lijevom kutu) baze podataka. l Kliknite gumb Close (X) (u gornjem lijevom kutu) prozora baze podataka. l Odaberite File, Close. l Pritisnite tipke Ctrl+F4. l Pritisnite tipke Ctrl+W (ako je prozor baze podataka aktivan). l Kliknite gumb Open prozora baze podataka kako biste zatvorili trenutnu bazu podataka i otvorili novu.
  52. 52. SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 43 Odaberite Close u izborniku File. Kliknite. SLIKA 6.2 Postoji nekoliko na~ina da zatvorite bazu podataka. Mogu li otvoriti vi{e od jedne baze podata- ka? Naravno da mo`ete. Zapravo, mo`ete otvoriti nekoliko baza podataka i premje{tati po- datke iz jedne u drugu. Ako je va{e ra~unalo kratko s memorijom (manje od 16MB), primijetit }ete da Access radi mnogo br`e kada zatvorite sve nepotrebne datoteke. OTVARANJE BAZE PODATAKA Kada pokrenete Access da biste upotrijebili bazu podataka, ne}ete `eljeti stvarati novu (5. vje`ba) ve} }ete `eljeti otvoriti onu koju ste ve} stvorili.
  53. 53. 44 6. VJE@BA Najbr`i na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili je odabir njezinog imena u izborniku File. Slijedite naredne korake: 1. Otvorite izbornik File. Na dnu izbornika prikazuju se imena devet baza podataka koje ste posljednje upotrijebili. 2. Kliknite bazu podataka koju `elite prikazati. @elim vidjeti vi{e datoteka? Da biste pove- }ali broj datoteka koje }e se prikazati u popisu, odaberite broj do 9 u padaju}em popisu Recently Used Files na kartici General okvira za dialog Options (Tools, Options). Ako baza podataka koju `elite otvoriti nije u popisu, slijedite naredne korake: 1. Odaberite File, Open ili kliknite na gumb Open koji se nalazi na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Open (slika 6.3). SLIKA 6.3 U ovom okviru za dijalog otvorite datoteku baze podataka. 2. Ako se datoteka ne nalazi u trenutno prikazanoj mapi, promije- nite pogon i mapu. Vi{e o tome govorit }emo u odjeljku “Pro- mjena pogona ili mapa”. 3. Dvostruko kliknite datoteku kako biste je otvorili.
  54. 54. SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 45 Novi alat U okviru za dijalog Open, Accessa 2000, prona}i }ete gumb Open koji nudi odabir (uz standardne mogu}nosti) opcija Read-Only, Open Exclusive ili Open Exclusive Read Only. Opcija Open Read-Only ~uva promjene koje su spremljene u bazu podataka. Opcija Open Exclu- sive onemogu}ava rad drugog korisnika u bazi podataka dok je vi dr`ite otvorenu, a opcija Open Exclusive Read Only radi oboje. Svaka od ovih opcija poma`e ~uvanju od ne`eljenih promjena u bazi podataka. PROMJENA POGONA ILI MAPE Okviri za dijalog za otvaranje (i spremanje) datoteka u programima Officea 2000 su razli~iti od onih u Windowsima 95/98. Okviri za dija- log Open i Save As zahtijevaju malo privikavanja. Da biste promijenili pogon, morate otvoriti padaju}i popis Look In ili Save In. (Ime se mijenja ovisno o tome spremate li ili otvarate dato- teku.) Slika 6.4 prikazuje padaju}i popis u okviru za dijalog Open. Ovdje ste u mogu}nosti odabrati pogon koji sadr`i datoteku koju `elite otvoriti. SLIKA 6.4 Upotrijebite padaju}i popis kako biste odabrali pogon.
  55. 55. 46 6. VJE@BA Nakon toga morate odabrati mapu u koju `elite spremiti datoteku (ili iz te mape otvoriti postoje}u). Kada odaberete pogon, prikazuje se popis mapa u tom pogonu. Dvostruko kliknite mapu koju `elite oda- brati. Tablica 6.1 obja{njava gumbe i ostale kontrole, koji se nalaze u okviri- ma za dijalog Save As i Open. TABLICA 6.1 GUMBI ZA PROMJENU POGONA I MAPA U OKVIRIMA ZA DIJALOG WINDOWSA 95 KONTROLA NAMJENA Vra}a vas na prethodnu pregledanu mapu, ako takva postoji. Ina~e je gumb nedostupan. Vra}a vas na mapu iznad one koja je prikaza- na u okviru Save In (mapa u kojoj je trenutna baza podataka spremljena). Otvara Internet Explorer kako biste datoteku mogli potra`iti na Webu. Bri{e odabranu datoteku. Stvara novu mapu. Otvara popis opcija prikaza za popis datoteke (List, Details, Properties i Preview) kao i po- dizbornik Arrange Icons gdje mo`ete slo`iti ikone prema imenima, vrsti, veli~ini ili datu- mu. Otvara izbornik naredbi koje mo`ete upotri- jebiti za odabranu datoteku (Find, Delete, Rename itd.). Uz gumbe koji se nalaze na vrhu okvira za dijalog Save As i Open, s lijeve strane se nalaze i ikone pre~ica. Neki korisnici }e u te mape spremiti datoteke ili pre~ice datotekama: l Mapa History Sadr`i pre~ice za sve datoteke koje ste nedavno upotrijebili. Vrlo je sli~na popisu Recently Used Documents koji se nalazi u izborniku Windows Start.
  56. 56. SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 47 l Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Accessovih baza podataka. Upotrijebite ovaj gumb kako biste se vratili iz mapa koje ste mo`da pretra`ivali. l Mapa Desktop Sadr`i sve pre~ice koje se nalaze na radnoj povr{ini Windowsa. (Ovdje je bolje ne spremati datoteke.) l Mapa Favorites Sadr`i pre~ice svih datoteka koje `elite ovdje spremiti. Otvorite li izbornik Tools u okviru za dijalog Save As ili Open i odaberete Add to Favorites dodat }ete pre~icu u mapu Favorites. l Mapa Web Folders Sadr`i pre~ice va{ih mapa na Webu. PRONALA@ENJE DATOTEKE BAZE PODATAKA Ako imate problema u pronala`enju datoteke, Access }e vam pomo}i. Slijedite naredne korake kako biste prona{li datoteku: 1. Odaberite File, Open ako ve} nije prikazan okvir za dijalog Open. 2. (Mogu}nost) Ako znate dio imena upotrijebite opciju Wild Cards. Opcija Wild Cards Ovu opciju mo`ete upotri- jebiti kada ne znate cijelo ime datoteke. Zvjezdica (*) zamjenjuje bilo koji znak ili skup znakova, a oznaka pitanja (?) jedan odre|eni znak. Na pri- mjer, ako znate da datoteka po~inje slovom P, mo`ete utipkati P*.mdb kako bi Access prona{ao sve datoteke koje po~inju tim slovom. 3. (Mogu}nost) Ako `elite prona}i odre|enu vrstu datoteke, iz padaju}eg popisa Files of type odaberite vrstu datoteke. 4. Kliknite gumb Tools kako biste otvorili njegov izbornik i odaberite Find. Prikazuje se okvir za dijalog Find (slika 6.5).
  57. 57. 48 6. VJE@BA SLIKA 6.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste oda- brali mapu ili pogon gdje `elite tra`iti. 5. U podru~ju Look In, na dnu okvira za dijalog Find, suzite po- dru~je tra`enja {to je vi{e mogu}e upotrebom ovih tehnika: l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi u odre|enoj mapi, u okvir Look in utipkajte stazu (kao {to je primjerice C:WINDOWS). l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi na odre|enom pogo- nu, u padaju}em popisu Look in odaberite taj pogon. l Ako ne znate u kojem pogonu se nalazi tra`ena datoteka, u padaju}em popisu Look in odaberite My Computer. 6. Provjerite je li potvr|ena opcija Search subfolders. Ako nije, potvrdite je. 7. Ako `elite odrediti neka druga svojstva, uradite sljede}e: a. Otvorite padaju}i popis Property i odaberite svojstvo, kao {to je File name ili Creation date. b. Otvorite padaju}i popis Condition i odaberite uvjet. Va{ odabir ovisit }e o svojstvu koje ste odabrali. c. U okvir za tekst utipkajte odgovaraju}u vrijednost. Vrijednost mora biti u odnosu na odabrano svojstvo. Na primjer, ako `elite prona}i datoteku koja sadr`i ime John Smith, utipkajte John Smith.
  58. 58. SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 49 d. Kliknite gumb Add to List. Niz koji ste upravo stvorili po- javljuje se na vrhu popisa u okviru Find Files that match this criteria. 8. Kliknite gumb Find Now. Ponovno se prikazuje okvir za dijalog File Open i prikazuje datoteke koje odgovaraju uvjetima tra`enja, ako neka postoji. 9. Da biste otvorili `eljenu datoteku, dvostruko je kliknite. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako spremiti, zatvoriti i otvoriti bazu podata- ka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom ~a- robnjaka (Table Wizard).
  59. 59. 7. Vje`ba STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom Table Wizarda (~arobnjak za stvaranje tablica). U 8. }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka. ZA[TO STVORITI TABLICU? Tablica je osnova cijele baze podataka i ~uva va{e podatke, dok je sve ostalo samo uljep{avanje. Ako ste u 5. vje`bi stvorili praznu bazu po- dataka, sada je vrijeme da stvorite tablicu koja }e slijediti plan obja- {njen u 2. vje`bi. Ako ste me|utim upotrijebili ~arobnjaka, mo`ete stvoriti nove tablice kako biste prethodno stvorene zanemarili, ili oti}i na 9. vje`bu da biste nau~ili kako mijenjati i prilagoditi tablice. Tablicu mo`ete stvoriti od samog po~etka ili upotrebom Table Wizar- da. U ovoj }emo vje`bi govoriti o stvaranju pomo}u Table Wizarda, dok 8. vje`ba pokriva manje automatiziranu metodu. Table Wizard vam mo`e u{tedjeti mnogo vremena pri stvaranju i for- matiranju polja koja su vam potrebna. Access je instaliran na va{e ra- ~unalo s mnogobrojnim ve} stvorenim poslovnim i osobnim tablicama iz kojih mo`ete odabrati onu koja zadovoljava va{e potrebe. Odabrati i uzeti mo`ete sva polja u svim ve} stvorenim tablicama kako biste stvo- rili tablicu koja odgovara va{im `eljama i potrebama. ^ak i ako ne pro- na|ete sva polja koja trebate, upotrijebite Table Wizarda kako biste u{tedjeli vrijeme stvaranja i kasnije dodajte polja koja vam nedostaju (9. vje`ba).
  60. 60. STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 51 Kako znam koja polja sadr`i tablica? Na- ravno da ne znate koja polja Access nudi u ve} stvorenim tablicama dok ne pokrenete Table Wizarda i ne pregledate popis polja. Ako tada shvatite da tablica ne odgovara va{im potreba- ma, kliknite gumb Cancel i zapo~nite stvaranje vlastite tablice (8. vje`ba). STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA Ako su polja koja `elite stvoriti ista kao polja u Accessovim ve} stvore- nim tablicama, Table Wizard }e vam u{tedjeti mnogo muke i vreme- na.Uz pomo} Table Wizarda mo`ete kopirati polja iz bilo koje ve} stvorene tablice. Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu uz pomo} Table Wizarda: 1. U prozoru baze podataka kliknite objekt Tables i tada dvostruko kliknite opciju Create table by using wizard. Ostale metode Umjesto prvog koraka mo`ete kliknuti gumb New ili odabrati Insert, Table kako biste otvorili okvir za dijalog New Table. Tada u okviru za dijalog New Table mo`ete odabrati Table Wizard i kliknuti OK. 2. U prvom okviru za dijalog Table Wizarda (slika 7.1) kliknite opci- ju Business ili Personal. Na taj }ete na~in odabrati popis pregled- nih tablica koje }e se prikazati. 3. Iz popisa Sample Tables odaberite tablicu, a njezina polja prikazuju se u popisu Sample Fields. 4. Pregledajte popis Sample Fields. Ako ugledate polje koje `elite uklju~iti u tablicu, odaberite ga i kliknite gumb > kako biste
  61. 61. 52 7. VJE@BA polje pomaknuli u popis Fields in my new table. Ako `elite po- maknuti cijeli sadr`aj pregledne tablice u svoj popis, kliknite gumb >>. SLIKA 7.1 Iz ve} stvorenih tablica odaberite polja koja `elite uklju~iti u svoju tablicu. Promjena imena polju Ako vidite polje koje odgovara va{im `eljama, ali vam se ne svi|a ime polja, najprije ga dodajte u popis (3. i 4. korak). Tada kliknite ime polja kako biste ga odabrali i nakon toga kliknite gumb Rename Field, utipkaj- te ime i kliknite OK. Na taj na~in polje mijenja ime samo u va{em popisu, a u originalu ostaje pod starim imenom. 5. Ponavljajte korake 3 i 4 da biste odabrali polja iz vi{e preglednih tablica i na taj na~in kompletirali svoju tablicu. @elite li ukloniti polje iz tablice, kliknite gumb <. (Da biste uklonili sva polja i zapo~eli ponovni odabir, kliknite gumb <<.) Kada zavr{ite s odabirom polja, kliknite Next kako biste nastavili s radom. 6. U sljede}em koraku morate utipkati ime tablice. Utipkajte {to jasnije ime kako biste zamijenili ponu|eno. 7. Kliknite opciju Yes, set a primary key for me kako bi ~arobnjak odabrao polje primarnog klju~a ili opciju No, I’ll set the primary key kako biste sami odabrali polje. (Ako ste odabrali Yes, prije- |ite na 10. korak.)
  62. 62. STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 53 Primarni klju~ Polje koje za svaki slog mora imati jedinstven unos. Naj~e{}e je to ID broj jer ostala polja ~esto imaju iste unose za vi{e od jednog sloga (na primjer, dvije osobe mogu imati isto ime). 8. ^arobnjak }e sljede}e pitati – koje polje }e biti primarni klju~ (slika 7.2)? Otvorite padaju}i popis i odaberite polje. SLIKA 7.2 Podesite primarni klju~ za tablicu. 9. Odaberite vrstu podatka za polje primarnog klju~a: l Consecutive numbers Microsoft Access assigns auto- matically to new records. Odaberite ovu opciju ako `elite da Access automatski pridijeli broj slogu koji ste unijeli. l Numbers I enter when I add new records. Odaberite ovu opciju ako sami `elite pridijeliti broj slogu (Access ne}e do- pustiti unos bilo kojeg slova). Ovaj odabir je odli~an radi li se primjerice o ID brojevima, kao {to su voza~ke dozvole. l Numbers and/or letters I enter when I add new record. Odaberite ovu opciju ako `elite uklju~iti i brojeve i slova u polje. Na primjer, ako polje primarnog klju~a sadr`i identi- fikacijski broj kota~a za automobile, morat }ete unijeti i bro- jeve i slova.
  63. 63. 54 7. VJE@BA 10. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. 11. Ako ve} imate stvorenu najmanje jednu tablicu u bazi podataka, prikazuje se prozor koji nudi stvaranje odnosa izme|u tablica. Za sada kliknite Next, a vi{e o odnosima izme|u tablica pro~itaj- te u 10. vje`bi. 12. U prozoru Finish kliknite jednu od sljede}ih opcija: l Modify the table design. Odaberte li ovu opciju, prije}i }ete u prikaz Table Design, koji ste upoznali ako ste polja stvara- li sami. Ovdje ste u mogu}nosti unijeti promjene u tablicu prije njezine upotrebe. l Enter data directly into the table. Ako ste zadovoljni izgle- dom tablice odaberite ovu opciju. Prije}i }ete u prikaz Table Datasheet gdje mo`ete unositi slogove u retke tablice. l Enter data into table using, a form the wizard creates for me. Odabirom ove opcije preska~ete dijelove ove knjige i odlazite neposredno u Form Wizard (14. vje`ba), stoga ako `elite u~iti po knjizi, zanemarite za sada ovu opciju. 13. Kliknite Finish kako biste pre{li u opciju koju ste odabrali u prethodnom koraku. Ako se odlu~ite da za sada ne}ete raditi s tablicom (bez obzira {to ste odabrali u 12. koraku), kliknite gumb Close (X) prozora koji je prikazan. Stvorili ste tablicu. Kliknete li na karticu Tables u prozoru baze podata- ka, u popisu }e se nalaziti i va{a tablica. Slika 7.3 prikazuje dvije tablice.
  64. 64. STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 55 Ovo nisu tablice ve} Tablice pre~ice za akcije. SLIKA 7.3 Sada imate barem jednu tablicu na kartici Tables. [TO SADA? Sada mo`ete oti}i na mnoga mjesta: l @elite li nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka, nastavite s 8. vje`bom “Stvaranje tablice bez pomo}i ~arobnjaka”. l Da biste unijeli promjene u tablicu koju ste tek stvorili, pro~itaj- te 9. vje`bu “Uno{enje promjena u tablicu”. l Da biste stvorili odnos izme|u tablica, pro~itajte 10. vje`bu “Stvaranje odnosa izme|u tablica”. l Da biste unijeli podatke u tablicu, pro~itajte 12. vje`bu “Uno{enje podataka u tablicu”. l Da biste stvorili formu za unos podataka, pro~itajte 15. vje`bu “Stvaranje forme”. (Ne odlazite na ovu vje`bu ako u tablici `elite uraditi odre|ene promjene.) U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti novu tablicu uz pomo} Table Wizarda. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu bez pomo}i ~arobnjaka.
  65. 65. 8. Vje`ba STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu u prikazu Table Design. ZA[TO NE UPOTRIJEBITI ^AROBNJAKA? Accessovi ~arobnjaci su vrlo korisni, ali ne nude veliku prilagodljivost kao stvaranje tablice od samog po~etka. Na primjer, ako `elite stvoriti tablicu koja sadr`i posebna polja koja nisu dostupna u ~arobnjacima, bolje je stvoriti tablicu u prikazu Table Design. U ovoj vje`bi nau~it }emo vas kako da stvorite tablicu od samog po~etka. STVARANJE TABLICE U PRIKAZU TABLE DESIGN Slijedite naredne korake da biste stvorili tablicu u prikazu Table Design: 1. U prozoru Database dvostruko kliknite opciju Create table in Design view. Otvara se prikaz Table Design (slika 8.1). Ostale metode Umjesto 1. koraka mo`ete odabrati Insert, Table ili kliknuti gumb New i na taj na~in otvoriti okvir za dijalog New Table. U otvorenom okviru za dijalog odaberite Design View i kliknite OK.
  66. 66. STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 57 Ovdje po~nite s utipkavanjem imena polja. SLIKA 8.1 U prikazu Table Design mo`ete kontrolirati cijeli proces stvaranja tablice. 3. Utipkajte ime polja u prvi prazan redak stupca Field Name. Tada pritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u stupac Data Type. 4. Kada se pomaknete u stupac Data Type, prikazuje se strelica pada- ju}eg popisa. Otvorite padaju}i popis Data Type i odaberite vrstu polja. (Ako ne uradite odabir, polje }e po osnovnoj postavci biti tekstualno polje.) Ako vam je potrebna pomo} pri odabiru vrste polja, pro~itajte odlomak “Shva}anje vrste podatka i formata”. Pravila pri dodjeljivanju imena polju Ime polja u Accessu mo`e biti duga~ko do 64 znaka, mo`e sadr`avati razmake i bilo koje simbole osim to~ke (.), oznake uskli~nika (!), simbola naglaska (‘) ili uglatih zagrada ([ ]). Vjerojatno }ete `eljeti upotrijebiti {to kra}a i lak{e pamtljiva imena. Tako|er nije lo{e izbjegavati oznake poput $, % ili # jer svaki od tih simbola ima odre|eno zna~enje u Accessovu kodu.
  67. 67. 58 8. VJE@BA 5. Pritisnite Tab kako biste pre{li u stupac Description i utipkajte opis polja. (Ovo je samo mogu}nost jer }e tablica raditi i bez opisa polja.) 6. U donjem dijelu okvira za diajlog nalazi se podru~je Field Pro- perties za vrstu polja koje ste odabrali (slika 8.2). Uradite `eljene promjene. Za pomo} pro~itajte odlomak “Shva}anje vrste podat- ka i formata”. Svojstva polja SLIKA 8.2 Podru~je Field Properties se mijenja ovisno o vrsti polja. 7. Ako imate vi{e polja za unos, ponavljajte korake 3 – 6. 8. Kliknite gumb Close (X) prozora Table Design. 9. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene za tablicu, kliknite Yes. Prikazuje se okvir za dijalog Save As. 10. U okvir za tekst Table Name utipkajte ime tablice i tada kliknite OK.
  68. 68. STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 59 Prijelaz iz prikaza u prikaz Nakon {to ste unijeli prvo polje mo`ete prije}i u prikaz Data- sheet kako biste vidjeli izgled tablice. Odaberite View, Datasheet ili kliknite gumb Datasheet View na alatnoj traci. Prije nego {to prije|ete u prikaz Datasheet mo`da }ete biti upitani `elite li spremi- ti svoj rad. Ako se pitanje pojavi, kliknite Yes, unesite ime i kliknite OK. Nema primarnog klju~a Kada zatvorite pri- kaz Table Design, mo`da }ete vidjeti poruku da primarni klju~ nije pridijeljen. O vi{e informacija pro~itajte odlomak “Pode{avanje primarnog klju~a” kasnije u vje`bi. SHVA]ANJE VRSTA PODATAKA I FORMATA Svako polje mora imati vrstu kako bi Access znao kako se odnositi pre- ma sadr`aju polja. Evo popisa vrsta iz kojih mo`ete odabirati: Text Obi~an tekst koji mo`e uklju~ivati brojeve, slova i simbole. Polje Text mo`e sadr`avati do 255 znakova. Memo Obi~an tekst kojem niste odredili duljinu, pa stoga prakti~ki nije ograni~en u broju znakova (64000 znakova). Number Obi~an broj (ne valuta ili datum). Access ne dopu{ta unos bilo kojeg teksta. Date/Time Datum ili vrijeme. nastavlja se
  69. 69. 60 8. VJE@BA nastavak Currency Format broja kao valute. AutoNumber Access automatski popunjava slijedne brojeve za svaki slog. Yes/No Odgovor na pitanje. Sadr`avati mo`e jednu od dvije vrijednosti: Yes ili No, True ili False ili On ili Off. OLE Object Veza s drugom bazom podataka ili datotekom. Ovu opciju ne pokriva ova knjiga. Hyperlink Veza s lokacijom na Webu. (Za vi{e informacija pro~itajte 27. vje`bu.) Lookup Wizard Omogu}ava stvaranje popisa za odabir vrijednosti iz neke druge tablice ili popisa vrijednosti u kombiniranom okviru za svaki slog. Ovo je nova opcija o kojoj }emo vi{e govoriti u 16. vje`bi. Uz vrstu polja svako polje ima i opcije formatiranja koje mo`ete pode- siti. Ove opcije su prikazane u donjem dijelu okvira za dijalog u po- dru~ju Field Properties. Opcije formatiranja se mijenjaju ovisno o vrsti polja i ima ih toliko mnogo da }emo nabrojati samo neke: Field Size Najve}i mogu}i broj znakova koje korisnik mo`e unijeti u polje (mo`e se pridijeliti samo polju Text). Format Padaju}i popis dostupnih formata za odre|enu vrstu polja. Tako|er, mo`ete stvoriti i korisni~ke formate. Decimal Places Za polja broja mo`ete podesiti broj decimalnih mjesta koja }e se prikazati. Default Value Ako }e polje naj~e{}e sadr`avati odre|enu vrijednost (primjerice, za sve zaposlene isti pozivni broj grada), unestite vrijednost uz ovu opciju i u{tedjet }ete na vremenu. Vrijednost unesena uz pomo} ove opcije, uvijek se prikazu je u novom slogu i mo`ete je izbrisati i utipkati novu vrijednost kada ona ne odgovara sadr`aju.
  70. 70. STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 61 Required Odaberite Yes ili No kako biste Accessu rekli kada ovo polje mo`e ostati prazno kod uno{enja novog sloga. PODE[ENJE PRIMARNOG KLJU^A Gotovo svaka tablica mora sadr`avati barem jedno polje koje ima jedinstvenu vrijednost za svaki slog. Na primjer, u tablici pasa mo`da }ete `eljeti svakom psu pridijeliti njegov ID broj i na taj na~in imati ID # polje u tablici ili mo`ete odabrati da upotrijebite registracijski broj svakog psa. Takvo jedinstveno identifikacijsko polje nazivamo polje primarnog klju~a. Ako tablica bude jedna strana relacije jedan-prema- mnogo, tada ona mora imati primarni klju~. Polje primarnog klju~a Polje koje za svaki slog mora sadr`avati jedinstveni unos. Naj~e{}e je to ID broj jer ostala polja mogu sadr`avati iste unose za vi{e od jednog sloga (na primjer, dvije osobe mogu imati isto ime). Accessu morate re}i koje polje `elite upotrijebiti kao primarni klju~ i kako bi Access sprije~io uno{enje istih vrijednosti za vi{e od jednog sloga u tom polju. Slijedite naredne korake kako biste podesili pri- marni klju~: 1. U prikazu Table Design odaberite polje koje `elite za primarni klju~. 2. Odaberite Edit, Primary Key ili kliknite gumb Primary Key na alatnoj traci. Prikazuje se simbol klju~a lijevo od imena polja kao {to je prikazano na slici 8.3.
  71. 71. 62 8. VJE@BA Simbol klju~a SLIKA 8.3 Polje primarnog klju~a je ozna~eno simbolom klju~a. PRIJELAZ IZ PRIKAZA DESIGN U PRIKAZ DATASHEET Dva prikaza su dostupna kada radite s tablicama, prikaz Design i Data- sheet. Najlak{i na~in prijelaza iz prikaza u prikaz je klikom na strelicu koja se nalazi uz gumb View na alatnoj traci (slika 8.4) i tada odaberite prikaz iz padaju}eg popisa. SLIKA 8.4 Odaberite prikaz koji `elite iz padaju}eg popisa. Sljede}i je na~in prijelaza: 1. Otvorite izbornik View.

×