Fundamentele procesverbetering
volgens methodiek LEAN

een effectieve aanpak voor het fundamenteel vereenvoudigen en
verbe...
Inhoud

    Noodzaak voor het verbeteren van prestaties van
1   overheden

    Uitgangspunten voor onze aanpak om resultat...
Noodzaak voor het verbeteren van
1
    prestaties                                          overheid
                      ...
Uitgangspunten voor onze aanpak om
2
    resultaten te verbeteren
    •   gewenste maatschappelijke effect (van buiten naa...
Betere prestaties door focus op meerwaarde
2
       en tegengaan van verspillingen
Een klant krijgt wat hij nodig heeft (a...
Gebruik van beproefde technieken
2
     aangepast voor overheidsomgeving



      just in time: levering en               ...
Direct aan de slag met betrokken
2
    medewerkers en zichtbare uitkomsten
    •   ontdek samen met medewerkers hoe het an...
Vier stappen om prestaties fundamenteel
3
    te verbeteren

           stap 1: gemeenschappelijke aftrap



           st...
3
    Stap 1: gemeenschappelijke aftrap
     Bepaal de aard van het proces, maatschappelijke
     effect en de prestatiecr...
3
          Stap 1: gemeenschappelijke aftrap
Het gewenste maatschappelijke effect is het doel van het nieuwe
proces. Aan ...
Stap 2: analyse prestaties en
3
    onderliggende oorzaken
    Meten van de externe prestaties op basis van
    prestatiec...
Stap 2: analyse van een proces waarvan
3
      de basis goed is



                 Waarde         slim
               toe...
Stap 2: analyse prestaties en
        3
                 onderliggende oorzaken
  Oorzaken van verspilling inventariseren ...
Stap 3: herontwerp proces en impact op
3
    prestaties

     Bepaal nieuwe inrichting (of alternatieven) en
     kwantifi...
Stap 3: herontwerp systeem/ proces +
3
         impact op resultaten/ prestaties
               oud procesverloop         ...
Stap 4: implementatie en borgen continue
3
    verbetering

     Implementeer nieuwe werkwijze in de vorm van pilot




  ...
Stap 4: implementatie en borgen continue
 3
        verbetering
                                     organisatiebreed
    ...
Opleiden van eigen medewerkers als
4
    begeleiders voor de procesverbeteringen
    Wij kunnen een groep medewerkers ople...
5   Ervaringen bij klanten




                             19
5   Type processen bij die klanten
    We hebben bij verschillende klanten de volgende type
      processen verbeterd:

  ...
Hiemstra & De Vries
Helpt overheden beter presteren

Ramstraat 27
3581 HD Utrecht
tel: 030 2523 777
fax: 030 2540 570
www....
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Fundamentele procesverbetering volgens de methode LEAN

12,174 views
11,793 views

Published on

Door procesverbeteringen te realiseren met het gebruik van LEAN, kunnen organisaties veel besparen. In deze presentatie vind je een voorbeeld van de aanpak van Hiemstra & De Vries.

1 Comment
5 Likes
Statistics
Notes
  • goede presentatie voor de beeldvorming.
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total views
12,174
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
15
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
1
Likes
5
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Fundamentele procesverbetering volgens de methode LEAN

  1. 1. Fundamentele procesverbetering volgens methodiek LEAN een effectieve aanpak voor het fundamenteel vereenvoudigen en verbeteren van processen (met mogelijk forse bezuinigingen) Utrecht, 6 mei 2010
  2. 2. Inhoud Noodzaak voor het verbeteren van prestaties van 1 overheden Uitgangspunten voor onze aanpak om resultaten te 2 verbeteren Vier stappen om prestaties fundamenteel te verbeteren 3 Opleiden van eigen medewerkers als begeleiders van 4 procesverbeteringen Ervaringen bij klanten 5 2
  3. 3. Noodzaak voor het verbeteren van 1 prestaties overheid moet 32 mrd bezuinigen • noodzaak met minder middelen dezelfde prestaties te blijven leveren • gevoel bij veel managers en medewerkers dat de kwaliteit van de dienstverlening beter kan en moet • interne gerichtheid met teveel focus op voldoen aan regels en het uitvoeren van procedures burger moet meerdere aanvragen indienen voor 1 probleem 3
  4. 4. Uitgangspunten voor onze aanpak om 2 resultaten te verbeteren • gewenste maatschappelijke effect (van buiten naar binnen) is het vertrekpunt voor organisatieanalyse en verbetervoorstellen • gebruik van beproefde technieken (o.a. Lean, BPR en TQM) op maat gemaakt voor overheidsomgeving • gebruik van best practices uit andere sectoren en uit overheidsomgeving • per definitie een besparingspotentieel door tegengaan van verspillingen en inzetten van paradigmashifts • aan de slag met betrokken medewerkers en (zichtbare) uitkomsten borgen in aansturing van proces 4
  5. 5. Betere prestaties door focus op meerwaarde 2 en tegengaan van verspillingen Een klant krijgt wat hij nodig heeft (als hij er recht op heeft) op het juiste moment zonder fouten Alle activiteiten voegen (maximale) Minimale kosten waarde toe Geen … om de vereiste Juiste kwaliteit verspilling kwaliteit te leveren … op het vroegst Minimale tijd mogelijke moment 5
  6. 6. Gebruik van beproefde technieken 2 aangepast voor overheidsomgeving just in time: levering en kaizen/ lerende organisatie: productie afstemmen organisatie en medewerkers waardoor nauwelijks tot geen leren continu en passen dit voorraden toe in de praktijk Lean & mean: alle energie en creativiteit richten op waarde leveren aan de klant the goal: continu systeemdenken: kijken vergroten van de naar het totale systeem capaciteit door en het inrichten om ‘bottlenecks’ weg te waarde te creeren nemen 6
  7. 7. Direct aan de slag met betrokken 2 medewerkers en zichtbare uitkomsten • ontdek samen met medewerkers hoe het anders kan en duik in de eigen organisatie: volg alle stappen van een aantal aanvragen tot de levering van het product/dienst • confronteer de medewerkers en organisatie met de werkelijkheid: door het (low profile) onderzoeken van klantbeeld en feitelijke prestaties (werkelijke kwaliteit) • toets welke stappen in het processen waarde toevoegen voor de klant/maatschappij • elimineer de verspillingen (stel de waaromvraag bij elke stap) • reduceer de juridisch noodzakelijke stappen tot een minimum (toets waarde van eisen of regels vanuit het ‘systeem’ (bedacht in Den Haag)) • haal inspiratie van buiten: andere overheden of bedrijfsleven of de klanten/ partners • deel de uitkomsten en maak ze visueel om energie te creëren voor de nieuwe werkwijze en de uitkomsten te 7 verrijken
  8. 8. Vier stappen om prestaties fundamenteel 3 te verbeteren stap 1: gemeenschappelijke aftrap stap 2: analyse prestaties en onderliggende oorzaken stap 3: herontwerp en impact op prestaties stap 4: implementatie + borgen continue verbetering 8
  9. 9. 3 Stap 1: gemeenschappelijke aftrap Bepaal de aard van het proces, maatschappelijke effect en de prestatiecriteria (Q,T,€) (vanuit de klant) (met manager(s)) Definieer ambitieniveau van prestatieverbetering en diepgang van de analyse (met manager(s)) Plan het totale traject en kies betrokkenen en aanpak (met manager(s)) Startbijeenkomst met betrokken medewerkers 9
  10. 10. 3 Stap 1: gemeenschappelijke aftrap Het gewenste maatschappelijke effect is het doel van het nieuwe proces. Aan effect en resultaat stelt organisatie een ambitieniveau (prestatiecriteria). Middelen Proces Resultaat Effect Van buiten naar binnen Productie-faciliteiten Stappen die worden Product/dienst van Effect van die nodig zijn om doorlopen om van proces (bijvoorbeeld product/dienst bij product/dienst te middelen een een beschikking, een afnemer (bijvoorbeeld produceren product/dienst te rolstoel of betaalde schoon water of een (bijvoorbeeld maken (bijvoorbeeld belasting) veilige omgeving) grondstoffen, aanvraag ontvangen, gegevens, mensen, toetsen voorgenomen machines, IT, besluit, beschikking en 10 systemen) controle)
  11. 11. Stap 2: analyse prestaties en 3 onderliggende oorzaken Meten van de externe prestaties op basis van prestatiecriteria (expertmatig en/of samen met medewerkers) Analyse van de onderliggende processen en inventarisatie van knelpunten (met medewerkers) Meten van de interne prestaties en oorzaken van knelpunten (expertmatig en/of samen met medewerkers) 11
  12. 12. Stap 2: analyse van een proces waarvan 3 de basis goed is Waarde slim toevoegend organiseren PROCES- STAP Noodzakelijk Reduceer Niet waarde toevoegend Niet Elimineer Noodzakelijk 12
  13. 13. Stap 2: analyse prestaties en 3 onderliggende oorzaken Oorzaken van verspilling inventariseren en zichtbaar maken in het proces Overcapaciteit Te veel mensen met te veel Talent tijd Vervoer Ieder geval waarin niet volledig Ieder niet-noodzakelijk transport of gebruik wordt gemaakt van de overdrachtsmoment is verspilling kennis en het talent van medewerkers Beweging Voorraad Iedere beweging die geen Alles meer dan het minimum waarde toevoegt nodig om de opdracht uit te voeren Correctie Herstel in geval van slechte Wachten kwaliteit of fouten, Wachten op inbreng, wachten herbewerkingen totdat een vakspecialist een vraag heeft afgerond Overbewerking Meer handelingen dan 13 Bron: McKinsey & Company, Inc nodig
  14. 14. Stap 3: herontwerp proces en impact op 3 prestaties Bepaal nieuwe inrichting (of alternatieven) en kwantificeer impact op resultaten (expertmatig) Maak herontwerp en keuzes in het nieuwe proces en werkwijze (met manager(s)) Diep herontwerp uit (met medewerkers) 14
  15. 15. Stap 3: herontwerp systeem/ proces + 3 impact op resultaten/ prestaties oud procesverloop nieuwe procesontwerp Besparing in Besparing in Besparing in Besparing in Stappen (herontwerp) doorlooptijd (%) bewerkingstijd (%) formatie (fte) euro’s verstrekken informatie 5% 0% 0 fte € xxx,- verwerken aanvraag 10% 25% 0,5 fte € xxx,- toetsen aanvraag 5% 15% 0,2 fte € xxx,- behandelen aanvraag afd a 20% 0% 0 fte € xxx,- behandelen aanvraag afd b 60% 30% 1,8 fte € xxx,- opstellen beschikking 5% 5% 0,1 fte € xxx,- informeren aanvrager 40% 5% 0,1 fte € xxx,- afronden aanvraag 10% 50% 1,2 fte € xxx,- Totaal 30% 15% 3,9 fte € xxx,- 15
  16. 16. Stap 4: implementatie en borgen continue 3 verbetering Implementeer nieuwe werkwijze in de vorm van pilot Bepaal aanpak voor brede invoering en borging in sturing Implementeer aanpak voor continue verbetering (kaizen, pdca, senge) incl opleiding/ coaching 16
  17. 17. Stap 4: implementatie en borgen continue 3 verbetering organisatiebreed of volledig productenboek verbreding: productgroep of eenheid pilot: product of team 17
  18. 18. Opleiden van eigen medewerkers als 4 begeleiders voor de procesverbeteringen Wij kunnen een groep medewerkers opleiden om zelf de werkwijze voor fundamentele procesverbeteringen toe te passen in de organisatie. Voordelen hiervan zijn: • de werkwijze is geborgd in de organisatie • er blijft continue aandacht voor procesverbetering • de aanpak en de resultaten zijn van en voor de organisatie Na de opleiding hebben medewerkers: • de tools om de werkwijze ‘fundamentele procesverbetering’ toe te passen en kunnen zij de stappen uitvoeren • handreikingen voor het begeleiden van groepen en het ondersteunen van management • voldoende handvaten om kritisch te zoeken naar fundamenetele verbeteringen, die leiden tot een grote kwaliteitslag en tot bezuinigingen 18
  19. 19. 5 Ervaringen bij klanten 19
  20. 20. 5 Type processen bij die klanten We hebben bij verschillende klanten de volgende type processen verbeterd: • beleidsprocessen • vergunningverlening en handhaving • WMO • Subsidies • Minimabeleid • dienstverlening: life-events en klant contact centra • bedrijfsvoeringsprocessen • beheer & uitvoeringsprocessen provincie • primaire processen waterschap 20
  21. 21. Hiemstra & De Vries Helpt overheden beter presteren Ramstraat 27 3581 HD Utrecht tel: 030 2523 777 fax: 030 2540 570 www.hiemstraendevries.nl e-mail: info@hiemstraendevries.nl

×