ECM 2009 Panorama de l’ECM et des applications courantes

L’ECM : répondre aux problématiques majeures de l’Entreprise Plus de 50% n’ont pas confiance en l’intégrité de leurs données * Risque Contrôle Volumes Simplicité Plus de facilité et de cohérence pour les utilisateurs finaux Tout le monde doit accéder à l’information Volumes & impact du papier sont écrasants Agilité “ time to value” plus rapide * AIIM Global Survey 2008

Améliorer l’efficacité par un accès plus rapide à une information de confiance Rendre le contenu disponible dynamiquement dans les applications métiers – fluidifier les échanges Permettre des recherches sécurisées dans les contenus d’Entreprise S’assurer que l’information est capturée et gérée dans le respect des normes et règlementations L’offre ECM doit s’attacher à offrir la plus grande couverture possible

Améliorer l’efficacité par un accès plus rapide à une information de confiance

Rendre le contenu disponible dynamiquement dans les applications métiers – fluidifier les échanges

Permettre des recherches sécurisées dans les contenus d’Entreprise

S’assurer que l’information est capturée et gérée dans le respect des normes et règlementations

L’ECM et la Gestion des Contrats Création Négociation Accord Administration & Conformité Renouvellement & Optimisation Stockage & Gestion Juridique Fournisseur Achats ERP Métier Client Finance CRM Validations Classement Rétention Sécurité Notification de renouvellement automatique = business process IBM ECM Analyse des Processus & Performance IBM ECM IBM ECM

L’ECM et la Gestion des Factures Avant Après Temps moyen de traitement : 2–8 semaines Documents disponibles Temps moyen de traitement : 1–5 jours

L’ECM et la Gestion des Ressources humaines Recrutement Retraite Départ Formation & Certification Evolutions Orientation Contrat Entretiens HR Manager Employé Juridique Externe Intégration

L’ECM et la Gestion de Projets collaborative Lancement Planning & Design Exécution Suivi & Contrôle Clôture IBM ECM Budget Planning Ressources Délivrables Communications Métriques Normes & Procédures Projet A création revues révisions approbations

L’ECM et la Gestion des Produits et Services ECM ERP CRM email vidéo formulaires factures graphiques contrats fiches techniques tableurs Site B2C Site B2B Portails Centres d’Appels Espace de stockage Catalogues/Flyers Fournisseurs/Vendeurs Publicité Revendeurs Informations Produits Clients / Distribution ECM Commerce Server Portail MDM/PIM Fournisseurs Chefs Produits Marketing Finance Publication Logistique Commercial

L’ECM et la Vision globale du client CRM Systèmes Centraux ECM ERP Data Center Centre d’Appel Client Web - Self Service Partenaires Marketing & Analytique

Portfolio Content Management Améliorer l’efficacité par un accès plus rapide à une information de confiance

Dématérialisation et reconnaissance automatique des documents Semi-Structuré Structuré Non-Structuré ROI ROI Gestion des factures Gestion des courriers entrants Service Clients ...

Publication de documents composés multi-canaux Auteur Révision/ Markup/ Approbation Traduction Publication Documentations Supports de cours Guides de maintenance Aide en ligne Responsable Publication

Gestion de Projets collaborative Personnel Entité Entreprise Partagés Protégé Fluide Structuré Ad-hoc Plusieurs auteurs Plusieurs lecteurs Formel Contenus WCM Portail Espaces projets Librairies Blogs Wikis Forums Partage de documents ECM Auteur unique

Intégration Suite bureautique

Facturation électronique – Présentation Internet Applications : Enterprise Report Management (COLD) Extension de l’ECM aux états et listings informatiques Usages : ERM pour les systèmes centraux (mainframes) Intégration native au catalogue centralisé géré par les services ECM Intégration native aux outils de Records Management et au BPM Factures électroniques Relevés de comptes Présentation sur Internet

Applications :

Enterprise Report Management (COLD)

Extension de l’ECM aux états et listings informatiques

Usages :

ERM pour les systèmes centraux (mainframes)

Intégration native au catalogue centralisé géré par les services ECM

Intégration native aux outils de Records Management et au BPM

Consolidation des dossiers – Vue à 360° - Fédération de contenus Fédération Infrastructure de fédération de contenus externes Système ECM ERP CRM Référentiel GED existant Base de données Référentiel GED existant

Portfolio Business Process Management Rendre le contenu disponible dynamiquement dans les applications métiers Fluidifier les échanges

Mieux collaborer en phase de conception IT Partenaires Métier Diagramme et Document Revue & Précisions Annotate Diagram Document Steps Diagram Processes Define UI Define Roles Review Needs Complétion & Validation Simulate Validate Configure Test & Déploiement Deploy Code Test

Modélisation : BPMN, Visio et outils spécialisés Utilisation d’un outil connu par les analystes métiers pour définir et concevoir les processus Langage commun pour les analystes et l’IT Intégration directe au moteur BPM depuis MS Visio, Mega, etc. XPDL BPMN Mapping

Utilisation d’un outil connu par les analystes métiers pour définir et concevoir les processus

Langage commun pour les analystes et l’IT

Intégration directe au moteur BPM depuis MS Visio, Mega, etc.

Intégration aux applications web et portails ECM Widget services visuels interactifs composant les IHM workflow Complémentaires des widgets existants dans les autres applications Widgets IHM Workflow Barre d’outils Widgets Viewer de documents Validation de la tâche Attachements Données workflow Entête

Formulaires électroniques Conception rapide et fidèle de formulaires interactifs Pouvant servir d’IHM Workflow Conçus à l’aide d’un outil de design graphique Exécution Design Configuration & Déploiement

Conception rapide et fidèle de formulaires interactifs

Pouvant servir d’IHM Workflow

Conçus à l’aide d’un outil de design graphique

Atelier de Conception Rapide d’Applications Mise en oeuvre d’interfaces complexes A l’aide d’outils graphiques Et de Gabarits et modèles configurables et modifiables Adapté aux applications de type ‘Gestion de Dossiers’ Design Configuration & Déploiement Exécution

Mise en oeuvre d’interfaces complexes

A l’aide d’outils graphiques

Et de Gabarits et modèles configurables et modifiables

Adapté aux applications de type ‘Gestion de Dossiers’

Intégration aux moteurs de règles métiers Déporte la gestion des ‘possibles’ sur le moteur de Règles Les utilisateurs métiers interviennent directement Processus plus flexibles, et évolutifs Gestion distincte des processus et des règles Réutilisation des règles au sein des diffférents processus Processus principal Moteur de règles

Déporte la gestion des ‘possibles’ sur le moteur de Règles

Les utilisateurs métiers interviennent directement

Processus plus flexibles, et évolutifs

Gestion distincte des processus et des règles

Réutilisation des règles au sein des diffférents processus

Analytique/Simulation : vers l’optimisation des processus … Optimisation continue des processus Conception Production Minimisation des risques Prévalidation des process Reporting analytique OLAP Analyse des coûts Gestion des ressources

Optimisation continue des processus

Conception

Production

Minimisation des risques

Prévalidation des process

Reporting analytique

OLAP

Analyse des coûts

Gestion des ressources

Décisions basées sur visibilité temps réel et données et évènements applicatifs Réponses appropriées à tous scénarios, automatisées, avec support humain, optimisation en continu des processus Information temps réel aggrégeant des sources disparates dans une console web Les superviseurs disposent d’indicateurs pour gérer les opérations et organiser les ressources … et des applications - Agilité et Visibilité BAM – vers la Gestion de la Performance Visibilité

Décisions basées sur visibilité temps réel et données et évènements applicatifs

Réponses appropriées à tous scénarios, automatisées, avec support humain, optimisation en continu des processus

Information temps réel aggrégeant des sources disparates dans une console web

Les superviseurs disposent d’indicateurs pour gérer les opérations et organiser les ressources

Portfolio Compliance et Discovery Permettre des recherches sécurisées dans les contenus d’Entreprise S’assurer que l’information est capturée et gérée dans le respect des normes et règlementations

SharePoint La Conformité à l’échelle de l’Entreprise une solution couvrant l’ensemble des besoins Collecte automatisée Records Management Recherche Analyse Classification dynamique

Collecte automatisée : la capture devient automatique et systématique emails, documents, messageries instantanées, etc. Capture automatique, Dédoublonnage, indexation Classement automatisé Lien avec les processus associés BPM ECM

emails, documents, messageries instantanées, etc.

Capture automatique, Dédoublonnage, indexation

Classement automatisé

Lien avec les processus associés

Automatisation des classements : le classement devient automatique et systématique Classement automatique dans le référentiel Documents et emails Combinaison de techniques avancées Classification textuelle via analyse statistique et règles Capacités d’apprentissage Intégration au référentiel ECM Auto Classification Extraction Métadonnées Apprentissage Taxonomie IBM Classification Module

Classement automatique dans le référentiel

Documents et emails

Combinaison de techniques avancées

Classification textuelle via analyse statistique et règles

Capacités d’apprentissage

Intégration au référentiel ECM

Auto Classification

Extraction Métadonnées

Apprentissage

Taxonomie

Records Management Gestion des ‘Records’ Gestion avancée des plans de classement Gestion évènementielle des cycles de vie complexes Gestion avancée des règles de rétention Contenus électroniques et physiques Tout ou partie des référentiels Archives papier Capture automatique ‘ZeroClick’ Sans contrainte sur les utilisateurs Certifications et Standards DOD 5015.2 STD V3 Moreq, ISO 15489, Domea, etc. ECM Records Manag. t

Gestion des ‘Records’

Gestion avancée des plans de classement

Gestion évènementielle des cycles de vie complexes

Gestion avancée des règles de rétention

Contenus électroniques et physiques

Tout ou partie des référentiels

Archives papier

Capture automatique ‘ZeroClick’

Sans contrainte sur les utilisateurs

Certifications et Standards

DOD 5015.2 STD V3

Moreq, ISO 15489, Domea, etc.

eDiscovery : des volumes à la pertinence Recherche d’informations liées à un contexte de conformité Constitution d’un dossier Partage auprès des intervenants Analyse des contenus Dans un contexte de conformité Avec des outils spécifiques Manager Analyzer

Recherche d’informations liées à un contexte de conformité

Constitution d’un dossier

Partage auprès des intervenants

Analyse des contenus

Dans un contexte de conformité

Avec des outils spécifiques

Manager

Analyzer

Moteur de recherche global 5 Point d’accès unique et sécurisé à toute l’information critique de l’entreprise

Pour en savoir plus … http://www.ibm.com/software/data/content-management/