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    Mind mapping-et-efficacite-cognitive Mind mapping-et-efficacite-cognitive Document Transcript

    • Un processusdefficacité cognitive, dans le cadre de la réflexioncollective et de la prise de décisionavec le Mind Mapping 1
    • RésuméLa clé du succès de la prise de décision lors d’une réunion de réflexion collective est lacoopération entre les participants. Pour ce faire, la visualisation de l’informationpermettant de créer un langage visuel collectif et l’emploi d’un processus d’efficacitécognitive peuvent être utilisés. En effet, l’utilisation d’une méthodologie, et de l’outil duMind Mapping par un facilitateur crée un environnement favorable à la réflexion et auxéchanges pour accompagner la prise de décision. Ainsi la bonne coopération des individusfavorise la co-construction de l’information pour des réunions efficaces et collaboratives.AbstractEffective collaboration between participants in a meeting is the key to successful decision-making.Collaborative thinking is greatly enhanced when available information is visualised to create a sharedvisual language, and when an effective cognitive process is followed. Using the Mind-Mapping tooland its associated methodology, with the help of a trained facilitator, will create an environmentwhich will facilitate and clarify such collective thinking and discussion and will help produce a trulycollaborative outcome.Mots clésMind Mapping, visualisation, processus cognitif, émergence, convergence, efficacité,facilitation visuelle, réflexion collective, décision. Auteur : Matthieu Cottard 2
    • Introduction e Mind Mapping1 est un formidable outil au service de l’efficacité individuelle mais également collaborative. Ses usages sont souvent oubliés ou négligés et sont vite enfermés dans des usages de présentation ou de gestion de brainstorming uniquement.En effet, s´il est mal employé et si nous ne connaissons pas certaines règles d’efficacité etd’utilisation, le Mind Mapping peut s’avérer un désavantage, voir même devenir contreproductifpour celui qui l’utilise, et de ce fait, provoquer une réelle incompréhension de la part descollaborateurs, qui le subissent, plus qu’ils n’en tirent profit.Il faut donc décloisonner le Mind Mapping, construire de nouvelles frontières, ériger de nouvellesrègles d’utilisation pour linscrire dans de nouveaux territoires et dans de nouvelles pratiques. Ce que nous souhaitons décrire ici, est l’utilisation du Mind Mapping et d’un processus2d’efficacité cognitive3 au service de la collaboration4 durant une réunion. Formalisé au sein deSignos5 depuis quelques années, nous le diffusons lors de formations et missions et nous nous enservons quotidiennement pour faciliter toute gestion collaborative de l’information. Nous l´utilisonsnotamment lors de réunions de réflexion collective6 en vue d’une prise de décision. Nous entendonsdonc ce processus comme un ensemble d’activités entreprises pour atteindre des résultats au vud’objectifs préalablement fixés. Lefficacité qualifiant la capacité du groupe de parvenir à ses fins. Ils’agit alors d’utiliser ce processus comme une méthodologie afin d’optimiser la capacité du groupe àcoopérer afin d’arriver au résultat souhaité.« Au départ aucune information, puis des informations brutes, qui partent dans tous les sens, puis desinformations cohérentes, qui vont être validées et enfin des informations validées, complètes etintelligibles, qui pourront servir à décider et qui seront capitalisées. Ce sont surtout les niveauxcollectif ou collégial qui permettent dobtenir ce résultat» (Zara, 2008, page 41)7.Cette phrase d’Olivier Zara reflète parfaitement les étapes du processus cognitif qui organisent laréflexion collective, en vue de l’atteinte d’un objectif.Ces informations émises sont le fruit de notre pensée qui vise d’abord à modifier les concepts8 et lesperceptions. En structurant notre pensée individuellement ou collectivement, nous influençons laproduction de données, d’idées, qui vont par la suite se transformer en information, résultat del’analyse de ces données par rapport à un contexte donné. Le contexte fournit les points de repère à1 Nous entendons ici le terme Mind Mapping comme un outil2 Le terme « processus » est ici décrit comme une « manière que quelquun, un groupe, a de se comporter envue dun résultat particulier répondant à un schéma précis » (Le petit Larousse)3 Le mot cognitif se référant à la cognition, nous l’entendons principalement comme l’ensemble des processusde traitement de l’information.4 Collaboration : action collective fondée sur l’entraide dans le but d’atteindre un objectif.5 Signos : société de formation et de conseil en management et pédagogie visuels6 « La réflexion collective est un sous-ensemble de lintelligence collective plus explicite, discursif etconversationnel » (Lévy, 2002)7 Zara, Olivier (2008) : Le Management de l’intelligence collective, (2éme édition), M21 Editions8 Nous entendons le « concept » comme une « idée générale et abstraite que se fait lesprit humain dun objetde pensée concret ou abstrait, et qui lui permet de rattacher à ce même objet les diverses perceptions quil ena, et den organiser les connaissances » (Le petit Larousse) 3
    • partir de différentes influences que sont la langue et la culture, les codes symboliques et decommunication auxquels appartient l’utilisateur.Il va alors s’agir d’influencer la production d’idées et d’instaurer une nouvelle approche pourfavoriser la coopération9 et ainsi créer une nouvelle information : un contenu collaboratif entendu,compris et décidé par tous.Les progrès de la neuroscience démontrent que ce que l’homme fait de manière intuitive etsimultanée : effectuer en même temps des opérations cognitives de divergence (émergence desidées) et de convergence (structuration et évaluation de la production), va à l’encontre des règles dela nature qui font se succéder les phases de mouvements contraires. Dans une volonté d’efficacitéindividuelle ou collaborative, il est donc impératif d’apprendre à séparer les étapes.Notre efficacité dans le traitement de l’information nous amène à devoir différencier les deuxmoments contraires : il est nécessaire de passer progressivement du processus de divergence auprocessus de convergence sans privilégier l’un au détriment de l’autre.En collaboration, contexte déterminé ou la réflexion collective se manifeste (celui de la réunion),l’utilisation du Mind Mapping et l’application de ce processus d’efficacité comme méthodologie vapermettre, à l’aide de la facilitation, l’implication de tous les collaborateurs : les plus créatifs commeles non-créatifs, les confiants comme les hésitants, les cerveaux « gauches » comme les cerveaux« droits »10 !Le support visuel et la méthodologie11 employés par le facilitateur vont générer une meilleurecommunication interpersonnelle, une meilleure coopération pour ainsi atteindre l’objectif communet répondre aux besoins de l’action de la collaboration.Cet article s’inscrit dans une volonté de démontrer comment la visualisation de l’information, etplus précisément le Mind Mapping, utilisés lors d’un processus cognitif clairement défini et maîtrisépar un facilitateur, peut aider un groupe à réfléchir, à interagir et à communiquer afin de mieux secomprendre pour trouver des solutions ensemble.9 Nous entendons la coopération comme la mise en commun de ressources pour générer la collaboration. Lestermes coopération et collaboration sont cependant très proches et souvent confondus. Il est important ici deles distinguer.10 Développé par Roger W. Sperry, neurophysiologiste américain reconnu pour ses travaux sur les connexionsentre les hémisphères cérébraux. Il formule lhypothèse que chaque hémisphère disposerait de fonctionspropres.11 Nous entendons méthodologie comme l’application des étapes du processus d’efficacité cognitive 4
    • I - Pour une visualisation de l´information elon de nombreux auteurs, comme Gershon, Pages (2001) et Hearst (1999), la visualisation de linformation peut se définir comme une démarche de construction de sens à partir de données. La notion de construction de sens désigne le fait que les données laissent apparaître desphénomènes jusqualors invisibles lorsquelles sont visualisées graphiquement. Ceux-ci prennent senspour le lecteur de manière beaucoup plus instinctive car « les humains sont fortement habitués auximages et aux informations visuelles. Une représentation visuelle peut communiquer certains typesdinformation beaucoup plus rapidement et efficacement quune autre méthode » (Hearst, 1999)12.Nous retiendrons également cette définition de S. K. Card (Card, 1999) qui met en avant « lutilisationinformatisée de représentations visuelles interactives de données abstraites afin damplifierla cognition »13.Cette démarche a fait naître une méthodologie, celle de la cartographie de l’information. Dans uncontexte de surabondance d’informations, cette méthode de représentation et de visualisationprésente des perspectives intéressantes et suggèrent de nombreuses applications dans des secteursdivers et variés.Dans ce vaste champ de la cartographie informationnelle, nous distinguons : - la cartographie de données sur une base géographique (géolocalisation) - la cartographie de données abstraites (idées, concepts, unités dinformation)C’est dans le champ de la cartographie de données abstraites que se situe la famille des cartescognitives, dont le Mind Mapping fait parti (cette famille inclue également les cartes conceptuellesou le concept mapping14). Le Mind Mapping permet à travers certaines techniques d’utilisation decapitaliser, de visualiser et d’organiser des données, des informations, des connaissances sur unsupport visuel neutre. Ce support est appelé la map, ou également carte ou schéma heuristique15. Leterme heuristique vient du grec ancien, eurisko, « je trouve ».Une des définitions de la carte heuristique est celle donnée par Jean-Luc Deladrière, Frederic leBihan, Denis Rebaud, et Pierre Mongin (2004) : « la carte heuristique représente une hiérarchietemporaire et arbitraire de liens entre des données, suivant une architecture arborescente, dontlobjectif est de structurer et/ou faire émerger de linformation »16.12 Hearst, M. (1999): User interface and visualization, in Baeta-Yates, R. /Ribeiro-Neto, B. (eds): ModernInformation Retrieval, Addison-Wesley, p. 257-32213 Card S. K., Mackinlay J. D., Shneiderman B (1999) Information Visualization : Using Vision to Think, p.10-1114 “Concept maps are tools for organizing and representing knowledge. They include concepts, usually enclosedin circles or boxes of some type, and relationships between concepts or propositions, (indicated by aconnecting line and linking word) between two concepts”, dans : Novak (2008) : Concept Maps: What the heckis this? Excerpted, rearranged (and annotated) from an online manuscript by Joseph D. Novak, CornellUniversity15 Le mot heuristique peut se définir comme lart dinventer, de faire des découvertes.16 Jean-Luc Deladrière, Frederic le Bihan, Denis Rebaud, et Pierre Mongin, Organisez vos idées avec le MindMapping » Collection Efficacité professionnelle, Dunod Éditeur. 5
    • Nous donnerons également la définition formalisée par Patrick Neveu (Neveu, 2006)17 : « Le MindMapping ou carte heuristique est une représentation graphique et arborescente d’informations.Graphique car il utilise l’espace, les formes et les couleurs faisant appel aux capacités de notre"cerveau droit". Arborescente car il s’agit d’une structure hiérarchique faisant appel aux capacités denotre "cerveau gauche". Le Mind Mapping facilite la compréhension par l’exploitation du potentiel denos "deux cerveaux" (Neveu, 2006). La carte est en effet un des rares outils qui combine lutilisationsimultanée des capacités de nos “deux hémisphères“ en parfaite synergie.Le concept de représentation hiérarchique aurait été inventé par Aristote. Le Mind Mapping a par lasuite été formalisé et rendu populaire par un psychologue anglais, Tony Buzan. Il se base sur lapensée irradiante (du verbe irradier, qui signifie « se propager à partir dun centre »). Celle-ci désignedes processus associatifs qui partent de, ou se greffent à partir dun point central. (Buzan, 1995)18.De ce fait, elle permet à son utilisateur de se focaliser sur des détails tout en conservant une visionglobale. « Elle favorise ainsi une compréhension quasi instantanée des situations aussi biencompliquées que complexes » (Deladrière, 2004)19.Ses applications sont nombreuses et peuvent aussi bien se pratiquer à la main qu’avec un logiciel,individuellement (prise de note, organisation de ses idées et projets, mémorisation, présentationimpactante…) ou collectivement (gestion de projet, conduite de réunion, résolution de problème…).Chaque utilisation aura ses règles et ses pratiques propres. Certains usages comme ceuxcollaboratifs, ne pourront être réalisés qu’avec l’aide d’un logiciel.Le Mind Mapping a donc un rôle majeur à jouer dans la gestion et dans le traitement collectif del’information.Son utilisation est un appui visuel et permet de matérialiser, visualiser les idées, pensées etinformations des utilisateurs. La hiérarchisation de l’information permet de visualiser les différentsniveaux d’informations en modélisant la pensée. Dans l’usage collectif de la réunion, les participantsvont ainsi voir leurs propres idées reflétées sur la carte, ce qui va peu à peu permettre detransformer les idées individuelles en contenu collaboratif.Le mind Mapping repose sur le fonctionnement naturel du cerveau. L’usage des mots clef etl’ajout de caractéristiques à cette information (formes, couleurs, mouvements...) va favoriser laconnexion et lassociation des idées et des informations (pensée irradiante). Quant à sa structure etsa hiérarchie, elle va permettre de favoriser la structuration collaborativement.Chacun pourra comprendre les intentions et la logique de l’autre et ainsi, travailler sur les mêmesniveaux de communication.Il se crée alors, ce que nous nommerons un “cerveau collectif“, une mise à disposition des ressourceset intelligences individuelles au profit du collectif. Les nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ont donné unnouveau souffle au Mind Mapping, l’amenant sur les territoires de la collaboration comme lepilotage de projet, de réunion, d’aide à la décision ou vers des pratiques de management visuel20. Le17 Neveu, Patrick (2006) : Livret de formation Mind Mapping efficacité individuelle18 Buzan, Tony (1995) : Mind Map : dessine-moi lintelligence. Editions d’organisation19 Deladrière, J.-L. /Le Bihan, F. /Rebaud, D. /Mongin, P. (2009) : Organisez vos idées avec le Mind Mapping.Collection Efficacité professionnelle, Dunod Éditeur, 2009 (2éme édition)20 Pour Signos le Management Visuel définit un environnement professionnel s’appuyant sur des méthodes etdes outils visuels. 6
    • Mind Mapping à l’aide de logiciel peut se réaliser de manière synchrone dans le cadre de réunionsclassiques, réunions audio-visuelles à distance, web conférences, ou asynchrones grâce au partageet à la synchronisation de documents via des plateformes collaboratives qui permettent de seconnecter à plusieurs personnes sur la même map (cette dernière pratique requiert d’autrestechniques et règles d’animations notamment pour gérer les interactions et animer les débats). Cesplateformes collaboratives sont désormais de réels espaces de partage d’information pour lescollaborateurs.Plusieurs logiciels de Mind Mapping comme MindManager de Mindjet, Mindmeister, iMindMap oubien Mindomo, permettent d’utiliser la cartographie en mode synchrone et asynchrone.De part sa nature (représentation visuelle et arborescente de l’information) et la facilité d’usage d’unlogiciel pour créer des concepts, les déplacer, les relier, l’emploi du Mind Mapping se révèle très utilelors de réunion et permet un gain de qualité, de temps et de clarté de communication. Lavisualisation de la pensée sur la map via le feed-back neutre renvoyé, génère une prise de conscienceindividuelle puis collective de l’importance des idées, leurs hiérarchies et donc la manière de lesprésenter. Cette prise de conscience fera naître chez l’individu un sentiment de compréhensionmutuelle favorisant l’appartenance aux idées du groupe et de fait, au groupe en lui-même. Lacompréhension mutuelle joue alors un rôle majeur dans la collaboration. 7
    • II - La facilitation visuelle et le rôle du facilitateurlors de la réunion de réflexion collective ’utilisation du Mind Mapping et de la visualisation de l’information lors d’une réunion de réflexion collective pose la question du rôle du facilitateur et de son influence. Il est important de savoir différencier le rôle de manager du rôle de facilitateur.Le manager est amené à gérer différentes problématiques, de part le statut que lui confèrel’entreprise et le rôle qu’il doit jouer auprès de ses collaborateurs : - intimidation des participants - imposition de sa décision - non prise en compte de tous les participants - préjugés - etc…Le changement de rôle du manager en facilitateur, et même en facilitateur visuel21, lors de lafacilitation 22 va être primordial.L’autre possibilité qui va dans le sens d’un management plus collaboratif, peut impliquer lacontractualisation d’un facilitateur externe à l’entreprise, garant du bon déroulement de la réflexion.Nous différencions dans ce cas le facilitateur du consultant. Ce dernier ayant une expertise métiersur le contenu de l’information alors que le facilitateur aura une expertise sur la gestion du processde l’information plus que sur le contenu en lui-même.Un consultant ne sera pas forcément un bon facilitateur. L’inverse étant possible mais uniquementdans l’expertise métier de ce dernier.Le facilitateur visuel tel que nous l’entendons ici garantit le bon fonctionnement de la réflexioncollective à l’aide du Mind Mapping comme support visuel. Nous présenterons ici de manière nonexhaustive ses responsabilités. 1. Il s’assure que les résultats soient atteints en favorisant l’active participation de tous les membres du groupe et en les responsabilisant. La facilitation promeut ainsi une meilleure confiance au sein du groupe et une meilleure aptitude à travailler en équipe. 2. Il doit créer et renforcer un environnement participatif, ouvert et coopératif. Il doit créer un environnement responsable où chacun s’assume et peut s’exprimer librement.21 Ce terme désigne un facilitateur utilisant des méthodes et outils visuels tel que le Mind Mapping parexemple.22 “Group facilitation is a process in which a person whose selection is acceptable to all the members of thegroup, who is substantively neutral, and who has no substantive decision–making authority diagnoses andintervenes to help a group improve how it identifies and solves problems and makes decisions, to increase thegroup’s effectiveness”. Roger Schwarz, The Skilled Facilitator 8
    • 3. Il gère les débats et l’animation du groupe à travers le processus d’efficacité et du Mind Mapping. Il doit respecter au cours de la réflexion, les conflits et les émotions de façon constructive. Il encourage et soutient les opinions divergentes à l’aide de la visualisation de la pensée et aide à un débat participatif et collaboratif. 4. Il présente et gère l’information, il doit donner le reflet de la réflexion au groupe en temps réel.Dans le cadre de la facilitation avec le Mind Mapping, le facilitateur doit manipuler parfaitement latechnologie pour ne pas créer de frustration parmi les participants. Il crée un confort visuel et assurela promotion de l’outil par son aisance de manipulation.Le « facilitateur » aide le groupe à exprimer, à articuler et à structurer ses idées sur la map. Il aide àl’émergence des idées. Il peut, si besoin, utiliser des techniques de créativité. Il va aider à lareformulation de l’information au moyen de la visualisation de la pensée si toute fois elle n’est pascomprise par l’un des participants. Le contenu est celui du groupe; il lui appartient. Il aidera à trouverle plus fort consensus possible dans l’étape de la décision.Il s’agit désormais de « mettre en scène un petit nombre de personnes en proximité sensorielle doncspatiale – les unes vis-à-vis des autres » (Noubel, 2004, page 7)23.Au vue de notre sujet, nous choisissons comme lieu la salle de réunion car elle pour fonction « deplacer chaque participant dans une proximité spatiale et temporelle permettant de percevoirlensemble de ce qui se déroule. Propos, gestuelle, atmosphère, mimiques, écrits... elle est un lieu deconvergence et dinteraction où se reconstitue la sensation dappartenance à quelque chose, où semanifeste lesprit, lambiance, conflictuels, amicaux, studieux, peu importe... du collectif dans lequelon est inscrit, même provisoirement. Lobjet de la salle de réunion est de favoriser lintelligencecollective par le moyen de son architecture spatiale » (Noubel, 2004, page 8)24L’outil utilisé (« quoi ?»), dans un contexte donné (« où ?») et le rôle de la personne l’utilisant(« qui ? ») étant ainsi exposés, il est important à ce stade de la réflexion d’approfondir le« comment ?». Dans la partie suivante, nous allons développer les 3 étapes cognitives et le rôle que leMind Mapping peut jouer dans chacune d’entre elles. Pour une meilleure compréhension, nouschoisissons d´illustrer ces 3 étapes lors d’une réunion synchrone qui a pour objectif une prise dedécision. Le Mind Mapping sera employé par le facilitateur pour dérouler/manager ce processusvisuellement et ainsi capitaliser et créer l’information collaborative.Nous proposerons ce processus comme méthode de travail en vue de créer un collaboratif.23 Noubel, Jean-François (2004) : Intelligence Collective, la révolution invisible, The Transitioner24 Noubel (2004) : op. cit. p.8 9
    • III - Un processus d’efficacité cognitive facilité etvisualisé ous présentons dans cette partie les 3 grandes étapes cognitives et la manière dont les techniques du Mind Mapping servent comme support de visualisation pour créer, encourager et développer la réflexion collective. Le but visé est que les participants puissentsuccessivement créer, structurer et évaluer l’information émise sur la map en vue d’atteindrel’objectif final.Nous tenons à préciser que nous inscrivons ces 3 étapes dans l’animation d’une réunion de réflexioncollective impliquant des « coopérations intellectuelles qui permettent de créer linformation, de luidonner du sens et dinteragir sur linformation existante pour la transformer en une nouvelleinformation ». Ces coopérations seront facilitées par le visuel créé grâce au Mind Mapping et parl’application de la méthodologie permettant de faire travailler les individus ensembles en mêmetemps, en suivant les étapes du processus cognitif. Limiter les conflits cognitifs va être primordialpour favoriser les coopérations et faire émerger une collaboration.Nous ne nous préoccupons pas dans cet article de toute la préparation en amont de la réunionconcernant la recherche et le partage d’information qui doit être faite. Nous inscrivons cette réuniondans un objectif précis, celui de la prise de décision. D’autres types de réunions comme la réunion desuivi, de résolution de problème ou de réflexion peuvent également être animées à l’aide du MindMapping.L’objectif de la réunion devra donc être précisé préalablement. En fonction de ce dernier, il seranécessaire, ou non, de suivre toutes les étapes de la méthode d’efficacité proposée. Les étapes que nous proposons ici sont dans le cadre d’un processus dynamique etinterdépendant. Chaque étape peut donner lieu à une séance de réunion propre. La map sertcomme support tout au long de la réflexion mais également comme rapport et rendu final. Elle peutet doit être reprise pour évaluer le travail effectué mais aussi pour continuer ce même travail sibesoin. Une étape de rappel et de mise à niveau sur l’information devra être proposée avant decontinuer.Il ne s’agit pas de remettre en question ce qui a été écrit par les auteurs au sujet de la réflexioncollective, nous n’en n’avons pas la prétention, mais bien de proposer une méthode d’animationvisuelle respectant l’efficacité cognitive, afin d’aider les participants à atteindre un objectif commun.Pour organiser et préparer une réunion efficace, la méthode empirique de questionnementCQQCOQP (moyen mnémotechnique pour se rappeler des questions : qui, quoi, quand, combien, où,pourquoi, comment) peut être utilisée.C’est donc dans le cadre d’une organisation de réunion définie préalablement que nous proposonscette méthodologie. 10
    • 1 - Etape de l’émergence des idées, de l’information Dans cette première étape, toutes les personnes vont faire émerger des idées sur laproblématique, problème, question, sujet exposés etc. C’est l’étape de divergence. Aucunjugement, aucune convergence ne sera acceptée dans cette phase. « Les idées naissent libres etégales entre elles. C’est le jugement humain qui les condamne ou les glorifie » (Neveu, 2006)25.Combien d’idées sont sacrifiées avant d’avoir eu la chance de naître ? Elles sont censurées au nomdu passé, de l’expérience, de la croyance : « Ca ne marchera jamais ! », « On l’a déjà fait et ça n’apas marché ! » ou « je ne pense pas que cela vaille la peine !». Autant d’expressions pour caractériserce jugement permanent. Parce que notre cerveau fonctionne d’une certaine manière, ce mécanismede censure est naturel. Il s’agit alors de contrôler ce mécanisme par des modes d’animation deréunion qui libèrent la créativité de chacun et canalisent la censure.L’utilisation de mots clef pour visualiser la pensée, la fragmenter et la décomposer est nécessairepour encourager les associations et connexions entre les idées. « Chaque mot est à combinaisonsmultiples, ce qui signifie simplement qu’il peut être comparé à un point central d’où partent denombreux crochets. Chaque crochet peut s’attacher à un autre mot pour former une association demots… » (Tony Buzan, 1984)26. Ce principe d’association va favoriser la pensée divergente.Un tour de table est proposé préalablement afin que les personnes notent leurs idées sur un papier.Par la suite, chacun donnera ses idées qui seront alors notées sur la carte. Si des idées se répètentnous inviterons les émetteurs à comparer les points du vue et voir si c’est en effet la même idée ou siune autre idée ne peut pas naitre sous une autre forme. Des techniques de créativité peuvent êtreutilisées en parallèle.Le Mind Mapping dans cette étape aide donc à générer le chaos, avec les mots clef reflétant lapensée des individus (création de l’information par chaque participant) constituant l’étape decréation « many to one » (pluri-individuel) pour, par la suite, l’inscrire dans une logique collective(« many to many ») ou la map sera le reflet de la création de la pensée collective. L’objectif est quechacun voit sa contribution reflétée sur la carte. C’est au moment où l’idée émise est cartographiéesur la map par le facilitateur, qu’elle rentre dans une logique collective. L’impact de l’idée sur la cartefait apparaître une visualisation collective et une appropriation de l’information par le groupe. Le faitd’éclater et de décomposer la pensée au moment de la prise de note est un facteur déterminant à lagénération de confiance mutuelle dans le but de créer une compréhension collective. « Despersonnes qui se comprennent et plus précisément qui mettent en commun des capacités cognitivesrésultant d’une dynamique de communication interpersonnelle révèle l’intelligence collective »(Monnin /Perret, 2006)27. C’est bel et bien cette dynamique que nous recherchons.Au cours de cette étape, si trop d’idées sont données et que la carte devient illisible aux yeux desparticipants (plus de vue globale, plus de lisibilité des informations), il est nécessaire de passer àl’étape suivante de structuration de l’information. Sur demande du groupe, ou si le facilitateur le jugepertinent, le groupe pourra toujours revenir à l’étape d’émergence. Ce procédé peut être répété25 Neveu, Patrick (2006) : Livret de formation Mind Mapping efficacité collaborative26 Buzan, Tony (1984) : Une tête bien faite, Eyrolles, troisième édition27 Monnin, Catherine /Perret, Francis-Luc (2006) : Le facteur humain au cœur de l’intelligence collective 11
    • autant de fois que souhaité. D’autres maps de brainstorming peuvent être créées. Un travaild’analyse et de compilation des données devra alors être effectué.2 - Etape de la structuration de l´information La deuxième étape est la structuration de l’information : structurer, c’est mettre de l’ordrepour y voir plus clair. C’est le processus inverse à l’étape précédente durant laquelle il s’agissait dediverger, d’explorer en acceptant le désordre, le chaos – temporairement.Dans cette nouvelle étape, il est nécessaire de converger, de se mettre d’accord sur une manière departager la vision sur une situation. Attention, il ne faut pas encore juger si les idées sont bonnes oumauvaises, utiles ou non utiles. L’objectif est de regrouper les idées et de se mettre d’accord sur uneprésentation collective.Il existe 3 manières de structurer l’information :- Catégoriser : faire des groupes de même type d’informations. Avec le Mind Mapping cela consisteà créer des niveaux d’information sur la map. Exemple : un groupe d’informations de même type estreprésenté sur une branche de la map comportant différents niveaux.- Hiérarchiser l’information : lui donner du sens. Sur la map, cela consiste à jouer sur les niveauxde hiérarchies au sein des branches. Il s’agit de se mettre d’accord, discuter, débattre par rapport àsa propre logique et ainsi trouver une hiérarchisation collective.- Exprimer une logique : Il s’agit dans cette étape de classer les informations, les structurer suivantun ordre. Pour la culture occidentale, la branche en haut à gauche de la map aura plus d’importanceconventionnellement que celle en bas a droite, le cerveau a cette habitude à traiter cetteinformation de manière naturelle. Nous pouvons donc trouver des conventions, des normes, desrègles qui conviennent au groupe et ainsi refléter sa logique.Cette étape va donc servir à trouver un accord sur la manière de structurer l’information et de laprésenter, de faire émerger cette logique collective. Le fait de passer par les étapes successives decatégorisation, hiérarchisation et de la logique va permettre de faciliter les débats et les critiquesconstructives : la consultation collective. Les individus vont alors prendre conscienceindividuellement de la nécessité de leur participation à cette consultation et ainsi rentrer dans unelogique de coopération au service de la collaboration. Via la map retro projetée, les participantspourront en temps réel avoir un retour (feed-back) de leur message et ainsi évaluer l’écart entre lemessage envoyé et le message cartographié. Si l’écart est jugé inacceptable par l’émetteur, et lemessage n’est pas visualisé comme celui-ci se le représente, l’émetteur pourra renvoyer sonmessage. La visualisation de l’information permet donc de donner un feed-back à l’émetteur et augroupe auquel il s’adresse en temps réel. La map sera alors témoin et reflet de la pensée collectiveen détachant l’émotion du porteur du message. Les autres participants ont en même temps un visuelsur lequel s’appuyer pour débattre, s’exprimer, reformuler. La décision de l’organisation et de laprésentation de l’information sur la map durant la manipulation (catégorisation, hiérarchisation,logique) crée alors un consensus inconscient de la part du groupe. 12
    • Nous partons du principe que plusieurs discussions, débats entre les participants sont nécessairespour structurer et ainsi faire émerger une information pourvue du sens collectif : « Les informationsnécessaires à la réflexion de chacun sont transparentes. Chacun peut y accéder, enrichir linformation,la contester » (Zara, 2008, Page 43)28. Chacun a même le devoir de le faire.Chacun des participants à la réflexion collective qui aura contribué à la création du contenu devrasexprimer sur chaque mouvement d’information effectué par le facilitateur (déplacer, renommer,hiérarchiser, donner de la logique). Chaque contribution est immédiatement rendue disponiblevisuellement.C’est au rôle du facilitateur de canaliser le débat et de rendre compte aux participants desdifférentes étapes de la structuration de l’information.Le questionnement est une technique qui doit être pratiquée par le facilitateur : « Êtes-vous d’accordavec cette information présentée comme cela ? » Les réponses attendues sont de type : « je suisd’accord », « je ne sais pas », ou « non je ne suis pas d’accord ».L’objectif est de laisser naître les émotions, encourager les discussions et les opinions divergentes. Lerôle du facilitateur est alors de structurer ce débat à l’aide de la visualisation et de reflétervisuellement ce que veulent dire les participants. Il pourra remémorer les phases de la structurationet montrer aux participants, sur le support visuel, qu’ils sont en train de débattre sur des chosesdifférentes ou des niveaux d’information différents (logique versus hiérarchisation par exemple). Ildevra alors traiter un sujet à la fois. Chacun peut s’exprimer par rapport aux contributions émises parles autres. Le visuel matérialise les contributions et les débats.Il s’agit par la suite de valider la structuration de l’information avec pour objectif d’en faire ressortirun consensus fort. C’est l’étape la plus longue qui nécessitera peut être plusieurs séances. Nousprivilégierons les séances courtes plutôt que les séances longues. Mieux vaut également passer dutemps dans cette phase, afin de préparer au mieux et asseoir collectivement la décision, pour par lasuite, passer à la phase de mise en œuvre, ou l’action sera privilégiée au détriment de la réflexion.Cette étape va servir à préparer la troisième et dernière étape : la validation de l’information en vuede la prise de décision.3 - Etape de la validation de l´information Il s’agit dans cette étape de juger si les idées sont bonnes ou mauvaises, de compléter lesinformations contenues dans la map, de mettre des indicateurs qui seront déterminés par le groupe(remplissage du concept par une couleur, drapeaux etc.) ; en bref, de pondérer, d’évaluerl’information pour valider les idées issues de la coopération. Le consensus inconscient qui a émergélors de l’étape de la structuration devient alors conscient dans cette étape.L’objectif est de trouver un consensus fort. Par exemple l’ajout de la couleur verte peut représenterun consensus fort, la couleur orange un consensus moyen et enfin la couleur rouge un consensusfaible voir inexistant.28 Zara, (2008) : op. cit. p.43 13
    • Cet ajout de caractéristiques pour valider l’information se fait en général par un vote démocratique.Il s’agit de passer chaque idée au vote et de voir si elle est bien acceptée et validée par le groupe.L’avantage ici est de ne pas perdre des idées, des sous branches qui auraient tendance à êtreoubliées.La détermination des critères d’évaluation peut être proposée par le facilitateur au regard de ladynamique de groupe. Les critères peuvent être les suivants : - accord de plus de 80% des personnes présentes : fort consensus - accord entre 80% et 50% des personnes présentes : consensus moyen - accord de moins de 50% des personnes présentes : faible consensusCeci est juste un exemple et ne doit en rien être un cas général. Chaque sujet, problématique doitavoir des critères propres. Cette catégorisation peut s’affiner si besoin : consensus fort +++,consensus fort ++, … En langage Mind Mapping, des dégradés de couleurs sont très utiles pourrefléter ce degré d’affinement. Nous pouvons donc constater que le plus important ne sont pas les idées du début (lacréation du chaos, le moment d’émergence des idées) mais bien la transformation des idées(structuration, pondération et validation) au cours de la réflexion collective qui au final, donne unrendu, une carte de ce qui s’est déroulé lors de la ou des séances. L’application de cetteméthodologie et la visualisation des termes, normes, codes propre à chacun vont favoriser lacréation d’une véritable coopération.Le facilitateur peut sauvegarder chaque étape en une map et ainsi avoir le rendu final de cesdernières. Il est alors facile de voir le déroulement et la transformation de l’information à travers lesétapes cognitives successives. La visualisation de l’information laisse une trace écrite, un rapport del’activité cognitive du groupe en temps réel à l’inverse de la discussion verbale. La map pourra êtrereprise autant de fois que nécessaire. Cette map sert également de contrat écrit, d’engagement de lapart des participants.Les mécanismes d’évaluations sont influencés par nos croyances, nos expériences et notrepersonnalité. Ce sont en fait les filtres de la communication qui servent naturellement de jugement.En équipe, pour gagner du temps et éviter des conflits, ce travail de clarification des mécanismesd’évaluation est très conseillé. Cette réelle coopération des individus prépare et assoit dans ladouceur le moment ultime de l’évaluation : décider ! La prise de décision.Nous considérerons dans ce cas la décision comme un « processus cognitif complexe visant à lasélection d’un type d’action parmi différentes alternatives »29. Il prend en compte la dimensioncognitive des décideurs. C’est un acte plus ou moins conscient. Plus vous le préparer, plus vous êtesconscient de ce qui se passe et moins la décision prise sera remise en cause.29 Définition Wikipédia 14
    • IV - La prise de décision " La nécessité d’une décision provient toujours d’une discordance entre le désir et la perception du réel qui crée une tension interne à l’individu ou au groupe. La décision est conçue comme le moyen de réduire cette discordance pour diminuer la tension " (Lavergne, 1983, page 9) 30. ’objectif de l’organisation de la réflexion collective et de la visualisation à l’aide du Mind Mapping, est de diminuer voir d’annihiler cette tension interne (physique, morale, psychique) de l’individu et du groupe afin de créer les conditions favorables pour la prise de décision. Il est une aide à la prise de décision.C’est en associant toutes les personnes concernées sur chaque étape cognitive de la prise dedécision, que nous allons tenter de diminuer cette « tension » naissante. L’utilisation de lafacilitation visuelle aide grandement à cette anticipation voir diminution de cette discordance dontparle Lavergne et ainsi aide à la bonne coopération des individus.Il est donc préférable de réserver cette étape lors d’une autre réunion ou d’un moment particulier.Selon Dolan et Lamoureux (Dolan / Lamoureux, 1990, page 260)31 un individu peut recourir à 4méthodes pour prendre une décision. L’une d’entre elle est l’approche rationnelle, c’est elle quenous choisissons d’approfondir car c’est ce type de prise de décision en particulier qu’aspire souteniret aider le Mind Mapping. L’approche rationnelle propose au(x) décideur(s) une logique permettantd’analyser toutes les composantes du problème, favorisant ainsi l’adoption d’une meilleure solution.Cette approche s’appuie essentiellement sur une méthode objective rigoureuse incluant unprocessus analytique complet.La méthode rationnelle présentée renvoie au processus général de décision (Lavergne, 1983, page92-93). Ainsi, selon Lavergne, il existe 6 phases.Dans un objectif de contextualisation, les étapes du processus d’efficacité cognitive préalablementdéfinies lors de la réunion de réflexion collective sont mises en avant et incluses dans la méthoderationnelle de Lavergne. Nous faisons remarquer que la définition de l’objet et la collecte del’information, représentent réciproquement les étapes une et deux de l’approche. Elles auront duesêtre réalisées avant la réunion de réflexion collective. Elles peuvent également, séparément êtrel’objet d’une réflexion se basant sur la méthode d’efficacité cognitive avec le Mind Mapping : lesétapes d’émergence des idées, de structuration et de validation de l’information peuvent être suiviesen vue de définir l’objet et récolter l’information. L’objectif ne sera donc plus la prise de décision enelle même mais la définition de l’objet de la décision ou la collecte de l’information nécessaire à la30 Lavergne, Jean-Paul (1983) : La décision : psychologie et méthodologie. Paris : Les éditions E.S.F.31 Dolan, S. /Lamoureux, G. (1990) : Initiation à la psychologie du travail. Boucherville : Les éditionsGaëtan Morin 15
    • prise de décision. Ces deux étapes sont deux objectifs différents nécessitant la mise en place de deuxprocessus différents.L’étape trois selon Lavergne, est l’analyse. C’est le fait d’organiser toutes les informations d’unemanière intelligible en vue de la création d’un contenu collaboratif. C’est justement l’objectif de lastructuration de l’information.Nous proposons d’effectuer cette analyse avec le Mind Mapping et les techniques de facilitation vuespréalablement.L’étape de la résolution consiste à imaginer et à formuler des hypothèses de décisions. Cette étapese fait à travers l’étape cognitive d’évaluation de l’information afin d’anticiper le réel et de voir lesdifférents scénarios imaginables pour le ou les décideurs.La phase d’analyse et de résolution proposent de confronter les filtres communicationnelsindividuels au groupe, au regard de la situation ou du problème exposé. C’est alors que lavisualisation va favoriser grandement cette communication en vue de l’émergence d’un cerveaucollectif. Nous entendons cerveau collectif, comme la bonne mise à disposition des ressources néede la coopération à travers des individualités pour trouver des consensus (présentation et évaluationde l’information).Définir des critères d’évaluation commun au groupe, afin d’en faire ressortir un consensus fortprépare à l’étape de la détermination (étape cinq).Cette étape demande alors de faire un choix parmi les hypothèses de décision en fonction desconséquences prévues et des objectifs.Le Manager peut alors s’appuyer sur le consensus du groupe élaboré lors de la réflexion collective,ou non, pour « déterminer ».J’insiste sur le fait que ce mécanisme de détermination, du choix, peut revenir à un décideur seul(qu’il soit facilitateur ou non). « Réflexion collective ne veut pas forcément dire décision collective »…Ilpeut décider de prendre la décision sur ce qui a été construit préalablement collectivement ou aucontraire le remettre en cause « il est indiscutable que la contrainte sur le choix de la décision estdautant plus forte quémerge dans le groupe qui réfléchit un consensus sur la décision à prendre »(Zara, 2008, page 42)32.Le décideur peut alors décider de continuer la réflexion collective et de repartir, avec l’appui duvisuel, à une des étapes, ou valider cette réflexion et des solutions qui en découlent.S’il la rejette, il est alors important quil sinterroge sur les raisons de son opposition et le sens qu’ildonne à celle-ci.De part la création d’un langage visuel, la map est le fruit de la discussion verbale, du travailcoopératif afin de faire émerger des consensus (collaboration) et produire la décision.Le décideur peut proposer au groupe (ou inversement) de laisser en maturation le projet en ayant lapossibilité d’arrêter, puis de reprendre la discussion à l’aide du travail capitalisé sur la map.Ce travail peut se poursuivre à distance à l’aide d’une plateforme collaborative.Le résultat devra être proposé de nouveau au groupe lors d’une réunion (synchrone ou asynchrone)afin de présenter les modifications et changements réalisés.32 Zara, O. (2008) : op. cit. p.42 16
    • Dans le processus d’efficacité cognitive explicité, nous séparons les étapes de divergence(émergence des idées) et convergence (structuration et validation) pour que toutes les personnestravaillent de la même façon, dans le même sens, avec les mêmes règles et ainsi faciliter l’atteinte del’objectif : la prise de décision.Dans le cadre d’une prise de décision en groupe, cela pourra éviter l’opposition de la part descollaborateurs. Le cas contraire dénote qu’une étape préalable a été validée prématurément.L’absence de participation ou le manque d’engagement peuvent également être des facteursexplicatifs. Il faut alors comprendre si ce retournement de situation est dû à la subjectivité d’un ouplusieurs participant(s) ou à un défaut dans la collaboration, et dans ce cas, retourner à l’étapecorrespondante. La trace écrite laissée à travers les maps crées sont d’une grande aide pour facilitercette compréhension.La prise de décision en groupe peut s’avérer utile lors d’un problème complexe. Selon Dolan etLamoureux (Dolan /Lamoureux, 1990, page 272)33, la prise de décision en groupe comporte desavantages, notamment le fait que les personnes comprennent et acceptent beaucoup plus unedécision à laquelle ils ont participée ; mais également des inconvénients, comme le laps de tempsnécessaire.Après la réflexion et la prise de décision…Il est possible par la suite de poursuivre et reproduire ces étapes cognitives d’émergence,structuration, et validation de l’information avec le Mind Mapping dans l’étape de la mise en œuvrede la décision (étape six selon Lavergne) mais cela implique un autre environnement, un autre cadre.Cette étape est en fait la mise en œuvre de l’action et suppose l’émergence d’un plan d’action avec ladéfinition d’objectifs stratégiques, opérationnels, de critères, d’indicateurs de réussites, et de tempsafin de suivre au mieux et de manager les ressources pour atteindre l’objectif souhaité.33 Dolan, S. /Lamoureux, G. (1990) : op. cit. p.272 17
    • V - Vers un Management horizontal… a réussite et le succès de cette démarche et de l’application du Mind Mapping, impliquent la volonté d’un management transparent, participatif et la création d’espaces de coopération horizontaux où un individu (manager ou pas) se transforme en facilitateur visuel et se metau service du groupe pour créer de « l’intelligence collective »34. Il faut donc penser un nouveaumode de gouvernance. La « remise en cause de la culture verticale est admettre que le managerpuisse avoir besoin de lintelligence de ses collaborateurs pour réfléchir, remet en cause son autorité,son statut, son pouvoir » (Zara, 2008).Or la plupart des entreprises ont des structures verticales, rigides, de type pyramidal, dans le but demieux contrôler les hommes et leur travail quotidien. Les enjeux collectifs sont ils donc tant opposésaux enjeux individuels ? Le monde dans lequel nous vivons, celui de la mondialisation, de laglobalisation et de l’imprévisibilité, devient chaque fois plus complexe à comprendre, à analyser, àrestituer. Dans ce contexte, notre nécessité de résoudre les problématiques de traitement del’information fait que nous devons nous adapter, changer notre manière de voir les choses plus viteet plus efficacement. Le besoin de donner du sens collaborativement na donc jamais été aussiprésent lorsquil sagit pour les organisations, de pouvoir faire face, et par la suite mettre en placedes réponses aux grandes crises auxquelles nous faisons face.Savoir traiter, analyser, communiquer les informations, mobiliser les connaissances, les savoir-faire,les savoir-être, fait désormais partie du quotidien de chaque entreprise/organisation si elle souhaitesurvivre et se développer dans le paysage économique moderne.Le véritable challenge pour toute organisation et manager la représentant, réside dans la prise deconscience de la nécessité, puis de l’implémentation d’espaces, d’outils et de méthodes decoopération afin de faciliter l’action d’entraide des individus. L’utilisation du Mind Mapping etl’application d’une méthodologie respectant le fonctionnement naturel de l’être humain, répond à cebesoin d’une coopération transparente, à travers ces espaces de réflexion collective. Le MindMapping et les techniques d’animation aidant à la mobilisation, puis au management, de cesconnaissances et compétences. Chaque moment de traitement de l’information collectif nécessitantdes coopérations peut être managé à l’aide de la visualisation via le Mind Mapping et du processusd’efficacité énoncé.Il est certain que ce mode de management participatif favorise grandement la mise en place d’uneintelligence collective au sein des organisations, où « les paramètres et outils de la communicationdoivent aider à mieux appréhender l’homme, son fonctionnement, son mode de pensée et d’actionpour qu’il se sente pleinement reconnu au sein du groupe et par conséquent motivé à œuvrer pourune véritable coopération et plus encore pour une co-construction d’un savoir » (Monnin /Perret,2006). Notre capacité à inventer et concevoir notre futur dépend entièrement des chemins quenous souhaitons emprunter, et en conséquence, des réponses que nous souhaitons donner.34 « Lintelligence collective humaine est la symbiose entre une population de primates parlants et unécosystème didées. Elle est dautant plus grande que les idées sont nombreuses, variées etinterdépendantes. » (Levy, 2002) 18
    • La clé du changement réside dans la valorisation et la reconnaissance par l’organisation des capacitésindividuelles afin de favoriser l’émergence de nouvelles idées et ainsi réinventer nos ancienssystèmes et modes de pensée. La création d’un langage visuel avec le Mind Mapping commenouveau support au verbal, et l’appui d’une méthodologie respectant le fonctionnement cognitif del’être humain dans toute communication, diminuent les conflits et aident à focaliser les énergies surles réflexions puis actions collectives. Cette richesse et diversité de « matière grise », ces différencesde pensées, d’expériences, de compétences, de connaissances, deviennent alors le véritablecarburant afin d’alimenter ces réflexions pour mieux conduire l’action.Ainsi avons-nous cherché à montrer que la visualisation de l’information avec le Mind Mapping, etcela dans le respect d’un processus d’efficacité cognitive se basant sur le fonctionnementnaturel du cerveau, peut fortement aider les individus lors de réflexion collective dans le but d’uneprise de décision. Le Mind Mapping va aider la compréhension de la personne et de ce qu’ellecommunique, à travers la création d’un langage visuel. Nos expériences, connaissances, notreéducation, sont matérialisées à travers nos filtres de communication qui sont visualisés par lesrécepteurs du message à travers la map, mis à nus, puis renvoyés (feed back) pour une prise deconscience de notre jugement individuel. Ce jugement est par la suite intégré au sein du groupepour être analysé et participe ainsi à créer un jugement collectif.Cette visualisation va permettre la « compréhension interpersonnelle et donc la pleine reconnaissancede la personne par autrui, base de toute motivation et par le fait de toute coopération » (Monnin/Perret, 2006).3535 Monnin /Perret (2006) : op. cit. p.1 19
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