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Word Aula 18 Word Aula 18 Document Transcript

  • Aula 18 - Trabalhando com documentos Sumário Compartilhando documentos em outros formatos Salvando em outro formato Salvando num formato padrão Salvando como HTML Impressão Visualização da impressão Comando Impressão Rápida Comando Imprimir Comando Imprimir (cont.) Criação e impressão de etiquetas Criação e impressão de etiquetas (cont.) Criação e impressão de envelopes Criação e impressão de envelopes (cont.) Aula 18 - Trabalhando com documentos Compartilhando documentos em outros formatos O compartilhamento de documentos é o ponto final do trabalho com um editor de textos, ou seja, é aqui que, ao terminar um trabalho, ele é encaminhado ao seu destino final. Esse destino pode ser o envio para outra pessoa ou a sua impressão. Pode ser a transformação do documento do Word num outro formato ou sua publicação na Internet. É possível, também, o envio desse mesmo documento a diversos destinatários, constituindo o que é chamado de Mala Direta. Aula 18 - Trabalhando com documentos Salvando em outro formato Em primeiro lugar, abra o documento A Informática no Mundo Global para, depois, convertê-lo para um formato diferente: abra o documento A Informática no Mundo Global; acesse o Botão Office, aponte para Salvar como e clique em Outros Formatos;
  • na janela de diálogo Salvar como, temos um campo chamado Tipo; neste campo, selecione o nome do programa para o qual deseja converter seu documento do Word ou a versão do próprio Word que receberá este arquivo. Salvando o documento numa versão anterior Caso a extensão usada pelo outro formato seja diferente do Word, não há necessidade de se alterar o nome do arquivo. clique no botão Salvar. O arquivo está convertido e pronto para ser aberto pelo outro software, mas, por enquanto, continua a visualizá-lo com os "olhos" do Word. Precisa, então, fechá-lo. Para isso: feche o documento; abra-o novamente para ver se houve modificações em relação à versão original. Aula 18 - Trabalhando com documentos Salvando num formato padrão Este formato é o formato Texto sem Formatação. São formatos convencionais, reconhecidos por qualquer software e qualquer equipamento de hardware, mas não apresentam nenhuma formatação. Para salvar o documento neste formato: abra novamente o arquivo A Informática no Mundo Global; acesse o Botão Office, aponte para Salvar como e clique em Outros Formatos; na janela de diálogo Salvar como, temos um campo chamado Tipo; selecione a opção Texto sem Formatação (*.txt). O Word apresenta a janela de diálogo denominada Conversão de arquivo.
  • Janela de diálogo Conversão de arquivo Conheça as opções desta janela: Windows (padrão) - codifica o documento com a codificação padrão do seu sistema. MS-DOS - codificação do MS-DOS padrão do seu sistema. Outra codificação - permite selecionar um padrão de codificação específico. Se o arquivo é compartilhado com usuários que trabalham em outros idiomas ou com usuários de outros sistemas de computador, convém escolher o padrão de codificação. O Microsoft Word usa o padrão de codificação para converter o arquivo para Unicode. Inserir quebras de linha - insere quebras de linha no final de cada linha de texto do parágrafo e preserva o layout do arquivo de texto. Terminar linhas com - especifica a seqüência de caracteres de controle que o Word deve usar para representar o fim da linha e o fim do parágrafo. Permitir substituição de caracteres - Permite que o Word substitua alguns símbolos por texto similar. Por exemplo, o Word exibiria o símbolo de copyright (direito autoral) como (c) com essa opção ativada. Selecione as opções desejadas e clique no botão OK. O Word apresenta uma advertência relacionada à conversão do arquivo. Agora verifique como ficou o arquivo convertido. Procure na pasta onde armazenou o documento convertido e abra o arquivo com a extensão TXT.
  • Arquivo convertido em TXT Aula 18 - Trabalhando com documentos Salvando como HTML HTML é o formato padrão para documentos da Internet, sendo a linguagem usada para construção dos sites que acessamos através do navegador ou browser. O Office facilita a possibilidade de se fazer um documento do Word (ou nos outros integrantes da família Office), e salvar no formato HTML. Para exemplificar, continue com o arquivo-exemplo: abra o documento A Informática no Mundo Global original; acesse o Botão Office, aponte para Salvar como e clique em Outros Formatos; na janela de diálogo Salvar como, temos um campo chamado Tipo; selecione a opção Página da Web (*.htm;*.html); clique no botão Salvar; feche o arquivo e abra a pasta onde armazenou o documento; dê um duplo clique no arquivo com a extensão HTML.
  • Aula 18 - Trabalhando com documentos Impressão A impressão ainda possui importância fundamental na manipulação de documentos e é um dos meios preferidos de transferência de informações e registro de acontecimentos. Aula 18 - Trabalhando com documentos Visualização da impressão Dentro da filosofia de só imprimir o estritamente necessário, sempre é bom verificar o layout das páginas antes de enviá-las para a impressora. Faça isto, através do comando Visualização de Impressão. Para usar esse comando: abra novamente o arquivo A Informática no Mundo Global; acesse o Botão Office, aponte para Imprimir e clique em Visualização de Impressão; O modo de visualização da impressão, ativado por este comando, mostra uma visão prévia exata da aparência do documento impresso.
  • Visualização prévia de impressão Você pode usar o controle de Zoom normalmente para aproximar e afastar a viusalização, assim, terá idéia de como será feita a impressão. Este modo de visualização também apresenta um botão Zoom na guia Visualização da Impressão. Ela dá acesso a caixa de diálogo de mesmo nome. Esta janela permite escolher quantas páginas deseja visualizar simultaneamente: Para visualizar várias páginas simultaneamente: clique no botão Zoom na guia Visualização da Impressão; no botão Várias páginas arraste o ponteiro do mouse até o número de páginas que deseja visualizar simultaneamente; clique no botão OK para aplicar.
  • Definindo 4 páginas simultaneamente Aula 18 - Trabalhando com documentos Comando Impressão Rápida Acesse o Botão Office, aponte para Imprimir e clique em Impressão Rápida. O documento é enviado para a impressora configurada como padrão do Windows e impresso, não importando o número de páginas, sem qualquer tipo de configuração de impressão específica. Aula 18 - Trabalhando com documentos Comando Imprimir Este comando permite controlar e personalizar as opções de impressão, assim, você pode imprimir apenas o necessário. Acesse o Botão Office, aponte para Imprimir e clique em Imprimir.
  • Caixa de diálogo Imprimir Nesta janela você poderá: selecionar a impressora que deseja imprimir, especialmente útil num ambiente de rede ou quando possui mais de uma impressora compartilhada. No quadro Intervalo de páginas, selecionar as páginas que serão impressas, de acordo com as seguintes opções: Todas: imprime todas as páginas do documento. É um modo semelhante ao comando Imprimir visto anteriormente; Página atual: imprime apenas a página onde está posicionado o ponto de inserção; Páginas: pode especificar as páginas que deseja imprimir. Separe com ponto e vírgula os números e/ou intervalos de páginas a serem impressos; Seleção: imprime apenas o texto selecionado previamente. No quadro Cópias poderá definir o número de cópias a serem impressas; No campo Imprimir, define o que será impresso: Todas as páginas do intervalo, somente as Páginas pares ou somente as Páginas ímpares. No quadro Zoom encontra-se os campos: Páginas por folha para selecionar o número de páginas do documento que será impresso em cada folha de papel. Ajustar ao tamanho do papel para selecionar o tamanho do papel que imprimirá o documento. Por exemplo, é possível especificar que documento do tamanho Letter (21,59 X 27,94cm) seja impresso em papel A5 (14,8 X 21 cm), o tamanho da fonte e dos elementos gráficos diminui para ajustar ao papel. Este recurso é similar ao recurso reduzir/ampliar de uma máquina fotocopiadora.
  • Aula 18 - Trabalhando com documentos Comando Imprimir (cont.) Botão Opções ativa as Opções do Word relacionadas à impressão do documento. Opções de impressão Observe algumas opções disponíveis: Imprimir desenhos criados no Word: imprime todos os objetos de desenho, como formas e caixas de texto. Se for desmarcada, o processo de impressão é acelerado, porque o Word imprime uma caixa em branco no lugar de cada objeto de desenho. Imprimir cores e imagens de plano de fundo: imprime todas as cores e imagens de plano de fundo. Imprimir propriedades de documentos: imprime as informações resumidas do documento em uma página separada depois que o documento for impresso. Imprimir texto oculto: imprime todo o texto que foi formatado como oculto. Atualizar campos antes da impressão: atualiza todos os campos de um documento antes de imprimi-lo. Atualizar dados vinculados antes da impressão: atualiza todas as informações vinculadas de um documento antes de imprimi-lo.
  • Aula 18 - Trabalhando com documentos Criação e impressão de etiquetas O recurso Etiquetas pode ser usado para imprimir o mesmo endereço em uma única etiqueta ou em uma folha inteira de etiquetas. É possível, também, usá-lo para criar outros tipos de etiquetas e cartões, como etiquetas de pastas de arquivo, crachás, cartões comerciais, cartões rotativos e postais. Após criar as etiquetas, elas podem ser impressas imediatamente. É possível também salvar as etiquetas em um novo documento para editar e imprimir mais tarde. Para criar e imprimir etiqueta: Acesse a guia Correspondências, no grupo Criar clique em Etiquetas. A caixa de diálogo Envelopes e etiquetas é apresentada. Caixa de diálogo Envelopes e etiquetas, Guia Etiquetas na caixa Endereço: digite o endereço desejado. Se ativar a caixa de verificação Usar remetente padrão, será inserido o nome do seu computador; na caixa Imprimir, mantenha ativa a opção Página inteira - mesma etiqueta; clique no botão Opções para escolher o tamanho da etiqueta.
  • Aula 18 - Trabalhando com documentos Criação e impressão de etiquetas (cont.) É apresentada a caixa de diálogo Opções de etiqueta; escolha o número de série da etiqueta. No exemplo selecione Microsoft 30 por página. Caixa de diálogo Opções de etiqueta Ou, utilize o botão Nova etiqueta se desejar criar uma etiqueta de tamanho personalizado; na caixa de diálogo Envelopes e etiquetas clique no botão OK; clique agora no botão Novo documento, para levar as informações a um novo documento que será impresso depois.
  • Criar etiqueta personalizada Aula 18 - Trabalhando com documentos Criação e impressão de envelopes Na guia Correspondência não podia faltar o recurso de criação de Envelopes. Você pode criar e imprimir um único envelope ou quantos forem necessários. Caso queira salvá-lo para posterior edição e impressão, pode anexar o envelope ao documento atual. O envelope anexado é adicionado como uma seção separada no início do documento. Para criar o envelope: Acesse a guia Correspondências, no grupo Criar clique em Envelopes. A caixa de diálogo Envelopes e etiquetas é apresentada novamente, mas agora com a guia Envelopes ativa.
  • Caixa de diálogo Envelopes e etiquetas, guia Envelopes na caixa Endereço do destinatário: digite o nome e o endereço do destinatário; na caixa Remetente: digite o nome e endereço de retorno. Caso não queira imprimir um endereço de retorno ative a caixa de verificação Omitir. clique no botão Opções para escolher o tamanho do envelope. Aula 18 - Trabalhando com documentos Criação e impressão de envelopes (cont.) Surgirá a caixa de diálogo Opções de envelope com as guias "Opções de envelope" e "Opções de impressão".
  • Guia Opções de envelope Guia Opções de impressão escolha o tamanho de envelope, fonte de destinatário e fonte de remetente na guia Opções de envelope;
  • na guia Opções de impressão defina a posição do envelope e alimentação de papel na impressora; clique no botão OK. Voltará para a caixa de diálogo Envelopes e etiquetas; clique em Imprimir; Ou, clique no botão Adicionar ao documento, para levar as informações do envelope em uma nova seção no início do documento.