ฐานขอมลใน MS-Excel
MS-Excel มฟงกชนการทางานทชวยใหคณทางานเกยวกบระบบฐานขอม(ลทไมใหญมาก
นกไดอยางสบายๆ และไมยากเลยดงทค1ด ดวยโปรแกรมน4คณจะพบวาการเก7บ, คนหา, แกไข/ลบ
ขอม(ล ตลอดจนนาขอม(ลมาประมวลผลในลกษณะตางๆ เชน หายอดรวม, นบจานวนรายการตาม
เง=อนไข และพ1มพรายงานในแบบตางๆ ท4งแบบรายงานตวอกษร, รายงานกราฟ หร=อรายงานผสม
การจดเตรยมขอมล
ข4นแรกจะตองนาช1นงานมาว1เคราะหและแยกเป>นรายการยอยๆ เสยกอน ซ@งมศพททางคอมพ1วเตอร
4
ใชเรยกรายการยอยๆ ของรายการขอม(ลวา “ฟCลด (Field)” ตวอยางเก7บขอม(ลเกยวกบบคคลใน
องคกร โดยมรายละเอยดทจะเก7บบนท@ก ไดแก รหสประจาตว, ช=อ-นามสกล, วนเด=อนปJทเก1ด, ท
อย(, วนเด=อนททเขาทางาน, ตาแหนง, หนวยงาน และเง1นเด=อน เป>นตน สามารถแยกเป>นฟCลดยอยๆ
ไดดงน4
● รหสประจาตวแยกไมไดดงน4นนบเป>น 1 ฟCลด
● ช=อ-นามสกล ยงสามารถเป>นรายการยอยๆ ไดอก ค=อ
● คานาหนาช=อ 1 ฟCลด
● ช=อตว 1 ฟCลด
● นามสกล 1 ฟCลด
● ทอย( ควรแยกเป>น
● บานเลขท
● ถนน
● ตาบล
● อาเภอ
● จงหวด
● รหสไปรษณย
เม=อว1เคราะหลกษณะงานเรยบรอยแลว ข4นตอไปก7เป>นการเก7บขอม(ลไวในแผนงานของ
Excel หร=อ Worksheet โดยพ1มพรายการฟCลดในแถวเดยวกน 1 ฟCลดตอ 1 คอลมน เรยกแถวน4วา
“Header Row” ตอจากน4นก7นาขอม(ลทจะจดเก7บปZอนลงในแถวถดไป 1 รายการขอม(ลตอ 1 แถว
เร=อง: ว1เคราะหขอม(ลดวย Pivot Table ของ Excel 1
โดย: บญเล1ศ อรณพ1บ(ลย ศ(นยบร1การความร(ทางว1ทยาศาสตรและเทคโนโลย (STKS)

เรยกรายการขอม(ลแตละแถววา Record ดงร(ป รายการขอม(ลแถวแรกควรอย(ตอจาก Header Row
ร(ปแสดงการปZอนขอม(ลเพ=อเตรยมว1เคราะห
หากขอม(ลในฟCลดใดยาวมากๆ อยาพ1มพแยกเซลลนะครบ ใหขยายความกวางพอประมาณ
แลวพ1มพขอม(ลตามปกต1 แตเม=อขอม(ลจะเก1นระยะขอบขวาของเซลล คณก7สงใหโปรแกรมตดคา
แลวข@4นบรรทดใหม โดยการกดปaม <Alt><Enter> ใน Microsoft Excel หร=อ <Ctrl><Enter> ใน
OpenOffice.org Calc จากน4นพ1มพขอม(ลทเก1นในแถวท 2, 3 ... ไปเร=อยๆ พบวาความส(งของแถวจะ
ขยาย อยางน4เป>นว1ธบนท@กทถ(กตองครบ ถาพ1มพแยกเซลลเม=อไรผ1ดเม=อน4น โปรแกรมจะคนหาและ
คดเล=อกขอม(ลไมถ(กตอง
สรปขอมลยอดรวมดวย Pivot Table
Pivot Table เป>นรายงานอกร(ปแบบหน@งทนาเฉพาะคาคานวณมาแสดงผล โดยไมแสดงราย
ละเอยดยอยของแตละรายการ และผ(ใชสามารถปรบแตงลกษณะของรายงานไดเองอ1สระ การสราง
PivotTable ใหคล1กเมาสในพ=4นทขอม(ล แลวเล=อกคาสง Data, Pivot Table & Pivot Chart Report…
จะปรากฏกรอบทางานดงน4
เล=อกแหลงขอม(ลการสรางงาน วาจะเป>นแหลงขอม(ลทเล=อกอย( (Microsoft Office Excel
list or database) หร=อแหลงขอม(ลภายนอก (External data source) หร=อแหลงขอม(ลจากการรวมแผน
งาน (Multiple consolidation range) จากน4นเล=อกร(ปแบบรายงานวาจะเป>นตารางสรป หร=อเป>น
เร=อง: ว1เคราะหขอม(ลดวย Pivot Table ของ Excel 2
โดย: บญเล1ศ อรณพ1บ(ลย ศ(นยบร1การความร(ทางว1ทยาศาสตรและเทคโนโลย (STKS)

กราฟสรป แลวคล1กปaม Next
กาหนดชวงขอม(ลทตองการนามาสรปเป>นตารางสรปคา แลวคล1กปaม Next
เล=อกวารายงานสรปจะนาเสนอในแผนงานใหม (New worksheet) หร=อแผนงานเด1ม
(Existing worksheet) แลวคล1กปaม Layout… เพ=อกาหนดลกษณะของรายงาน
ลากฟCลดมาวางในตาแหนงตางๆ ตามร(ปแบบทปรากฏ จากน4นคล1กปaม OK และ Finish
โปรแกรมจะสรปรายงาน ตามเง=อนไขทระบ
เชน ถาตองการรายงานสรปผลรวมเง1นเด=อน โดยจาแนกตามตาแหนง และแผนก ก7ใหจด
วางดงน4
เร=อง: ว1เคราะหขอม(ลดวย Pivot Table ของ Excel 3
โดย: บญเล1ศ อรณพ1บ(ลย ศ(นยบร1การความร(ทางว1ทยาศาสตรและเทคโนโลย (STKS)

เม=อคล1กปaม OK แลว Finish จะปรากฏผล ดงน4
ปรบแกไขตารางสรปสาระส/าคญ
การแกไขตารางสรปสาระสาคญ ทาไดงาย เพยงแตคล1กลากฟCลดสลบตาแหนงเพ=อสราง
รายงานทตองการ หร=อคล1กปaมเคร=องม=อ Pivot Table จากแถบเคร=องม=อ
ตวอยางลากฟCลดตาแหนงมาตอทาย Department
เร=อง: ว1เคราะหขอม(ลดวย Pivot Table ของ Excel 4
โดย: บญเล1ศ อรณพ1บ(ลย ศ(นยบร1การความร(ทางว1ทยาศาสตรและเทคโนโลย (STKS)

จะปรากฏผล ดงน4
เร=อง: ว1เคราะหขอม(ลดวย Pivot Table ของ Excel 5
โดย: บญเล1ศ อรณพ1บ(ลย ศ(นยบร1การความร(ทางว1ทยาศาสตรและเทคโนโลย (STKS)

เปล2ยนฟ4งก5ชนค/านวณ
การเปลยนฟงกชนคานวณ ใหดบเบ1ลคล1กทฟCลดคานวณ
เห7นไหมครบวาเพยงฟงกชนเล7กๆ งายๆ ของ Microsoft Excel ก7ทาใหการว1เคราะหขอม(ล
หลายม1ต1เป>นเร=องงาย สะดวก รวดเร7ว
เร=อง: ว1เคราะหขอม(ลดวย Pivot Table ของ Excel 6
โดย: บญเล1ศ อรณพ1บ(ลย ศ(นยบร1การความร(ทางว1ทยาศาสตรและเทคโนโลย (STKS)