Microsoft Word : Advanced

6,035
-1

Published on

การใช้ Microsoft Word ขั้นประยุกต์เพื่อสร้างสรรค์งานพิมพ์ทางวิชาการที่ถูกต้อง

Published in: Education, Business, Technology
2 Comments
7 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
6,035
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
483
Comments
2
Likes
7
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Microsoft Word : Advanced

  1. 1. การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ ชุดคูมือการประยุกตใชงานคอมพิวเตอร งานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจิทัล ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอร สงวนลิขสิทธิ์ตาม พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ พ.ศ. ๒๕๓๗ โดย งานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจิทัล ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ กระทรวงวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี ไมอนุญาตใหคัดลอกสวนใดสวนหนึ่งของหนังสือเลมนี้ไปดําเนินการใดๆ ทางการคา
  2. 2. คํานํา ปจจุบันคอมพิวเตอรเปนสิ่งที่หลีกเลี่ยงไมได ทุกคนจําเปนตองเกี่ยวของกับการใชงานคอมพิวเตอรใน หลากหลายรูปแบบ รูปแบบหนึ่งคือการสรางสรรคงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา หรือ Word Processor ซึ่งมี ใหเลือกใชงานหลายโปรแกรม เชน Microsoft Word, OpenOffice.org Writer แตไมวาจะเปนการสรางสรรคงานพิมพ ดวยโปรแกรมใดก็ได การสรางสรรคงานพิมพที่พบอยูในปจจุบัน ก็มักจะพิมพหรือใชงานโปรแกรมแบบพอรู หรือ เทาที่รู ทําใหเอกสารดังกลาวประสบปญหาหลากหลาย เชนปญหาเกี่ยวกับแบบอักษร (Font) ปญหาเกี่ยวกับการ แสดงผลเมื่อมีการเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร ปญหาดานเทคนิค สงผลใหมีการทํางานซ้ําซอน เสียเวลา เนื้อหาที่นําเสนอในคูมือ “การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ” ฉบับนี้มุงเนนใหขอมูลที่สําคัญในการ สรางสรรคเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ ไดมาตรฐาน รูจักหลักการสรางสรรคงานพิมพที่ถูกวิธี เพื่อใหสามารถนําไป ประยุกตใชกับโปรแกรมประมวลผลคําอื่นไดดวย ผูเขียนหวังวาคูมือฉบับนี้ จะมีประโยชนตอผูสนใจทุกทาน และหากมีขอผิดพลาดประการใด ผูเขียนขอนอม รับไว ณ ที่นี้ และขอความกรุณาแจงขอผิดพลาด หรือคําแนะนําใด มาที่อีเมล boonlert@nectec.or.th เพื่อเปนขอมูล ประกอบการปรับปรุงคูมือนี้ในครั้งตอไป บุญเลิศ อรุณพิบูลย บุญเกียรติ เจตจํานงนุช 23 พฤษภาคม 2549
  3. 3. Creative Commons Learn how to distribute your work using this license This page is available in the following languages: български Català Deutsch English English (CA) English (GB) Castellano Castellano (AR) Español (CL) Spanish (MX) Euskara Suomeksi français français (CA) Galego ‫עברית‬ hrvatski Magyar Italiano 日本語 한국어 Melayu Nederlands polski Português svenska slovenščina 简体中文 華語 (台灣) Attribution-NonCommercial-ShareAlike 2.5 You are free: to copy, distribute, display, and perform the work to make derivative works Under the following conditions: For any reuse or distribution, you must make clear to others the license terms of this work. Any of these conditions can be waived if you get permission from the copyright holder. Your fair use and other rights are in no way affected by the above. This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license). Disclaimer Attribution. You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor. Noncommercial. You may not use this work for commercial purposes. Share Alike. If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under a license identical to this one. Page 1 of 1Creative Commons Deed 23/5/2549http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/
  4. 4. สารบัญ มาตรฐานงานพิมพ..................................................................................................................................1 ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ.........................................................................................1 หลักการสรางเอกสารงานพิมพ............................................................................................................2 การกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับเครื่องพิมพ (Printer)............................................................................2 หนากระดาษ....................................................................................................................................3 Microsoft Word.......................................................................................................................................4 การเรียกใชงานโปรแกรม....................................................................................................................4 จอภาพโปรแกรม.............................................................................................................................5 Title Bar.......................................................................................................................................5 Menu Bar.....................................................................................................................................5 Toolbar.........................................................................................................................................6 Ruler............................................................................................................................................8 Scroll Bar.....................................................................................................................................9 Status Bar.....................................................................................................................................9 รูปแบบการแสดงผลจอภาพ.............................................................................................................9 บริหารจัดการแฟมขอมูลและโฟลเดอร.................................................................................................10 สวนขยายไฟล....................................................................................................................................10 การสรางเอกสารจากแมแบบ.............................................................................................................11 การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน.............................................11 การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร .....................................................................................................12 การคนคืนเอกสาร..............................................................................................................................14 แบงจอภาพ........................................................................................................................................14 หนากระดาษ..........................................................................................................................................15 เทคนิคการจัดหนากระดาษ............................................................................................................15 การจัดแนวกระดาษ...........................................................................................................................16 ทํางานกับขอมูล.....................................................................................................................................17 ตัวชี้ตําแหนง......................................................................................................................................17 การเลื่อนระบุตําแหนง...................................................................................................................17 เลือกขอมูล (Selection)......................................................................................................................18
  5. 5. การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ ยกเลิกการเลือกขอมูล.....................................................................................................................19 เรียกคืนขอมูล (Undo) ....................................................................................................................19 การวางแบบพิเศษ...............................................................................................................................20 หลักการพิมพงาน...............................................................................................................................21 ขอแนะนําเกี่ยวกับใชเครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร...................................................22 ศัพทบัญญัติ/คําทับศัพท .................................................................................................................24 พิมพสัญลักษณพิเศษ (Symbol)......................................................................................................26 ขอมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญลักษณพิเศษ .......................................................................................27 การจัดแตงรูปแบบขอความ................................................................................................................45 ตัวยก/ตัวหอย .................................................................................................................................45 รูปแบบการแสดงผลขอความภาษาอังกฤษ.....................................................................................46 การยกเลิกรูปแบบที่มีการจัดไวกอนแลว........................................................................................46 AutoCorrect & AutoFormat...........................................................................................................47 AutoCorrect................................................................................................................................47 AutoFormat as you type, AutoFormat.......................................................................................48 AutoText....................................................................................................................................48 ตรวจคําสะกด และไวยากรณ.........................................................................................................49 แปลศัพท........................................................................................................................................50 Thesaurus.......................................................................................................................................51 การคนหาและแทนที่คํา......................................................................................................................51 การคนหา........................................................................................................................................52 การคนหาและแทนที่......................................................................................................................52 ระบบตรวจทานการแกไข (Review)..................................................................................................53 การตรวจสอบเอกสาร ....................................................................................................................54 งานพิมพพารากราฟ...............................................................................................................................55 พารากราฟยอหนาบรรทัดแรก...........................................................................................................55 การพิมพกั้นหลัง.............................................................................................................................56 การพิมพกั้นหนา................................................................................................................................56 พารากราฟยอหนาลอย (Hanging Paragraph).....................................................................................57 ตกแตงเอกสารดวยกราฟก.....................................................................................................................58 การนําเขารูปภาพ................................................................................................................................58 การเลือกภาพจาก Clip Art..............................................................................................................58
  6. 6. 3 การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน..............................................................................................59 จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ.......................................................................................................................60 เลือกรูปภาพ...................................................................................................................................60 ลบรูปภาพ......................................................................................................................................60 ยอ - ขยายรูปภาพ...........................................................................................................................60 เลื่อนตําแหนง ................................................................................................................................60 ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ............................................................................................................61 การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร....................................................................................................63 ตัวอยางการใชคําสั่ง <Print Screen>..........................................................................................63 สรางภาพกราฟก............................................................................................................................64 เครื่องมือวาดเสน/ลูกศร.............................................................................................................64 วาดสี่เหลี่ยม/วงกลม/วงรี............................................................................................................65 วาดรูปทรงอื่นๆ..........................................................................................................................65 พิมพขอความ .............................................................................................................................66 สมการ...................................................................................................................................................67 Equation Template ........................................................................................................................68 ตัวอยางสรางสมการ...................................................................................................................68 ตาราง (Table)........................................................................................................................................70 การสรางตาราง..................................................................................................................................70 สวนประกอบของตาราง ................................................................................................................70 การพิมพขอมูลในตาราง....................................................................................................................70 ตัวเลขลําดับอัตโนมัติ.....................................................................................................................70 ปรับแตงตาราง...................................................................................................................................71 การเลือกแถว..................................................................................................................................71 การเลือกคอลัมน............................................................................................................................71 การเลือก Cell.................................................................................................................................71 การลบแถว, คอลัมน, ตาราง...........................................................................................................71 การแทรกแถว, คอลัมน, ตาราง......................................................................................................71 ปรับความกวางของคอลัมน, แถว ..................................................................................................72 ปรับความกวางของเซลล............................................................................................................72 การผสานเซลล...............................................................................................................................72 การจัดเรียงขอมูลในตาราง.............................................................................................................73
  7. 7. การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ คํานวณในตาราง ................................................................................................................................74 ฟงกชันคํานวณ...............................................................................................................................74 ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)......................................................................................75 Style...................................................................................................................................................75 สรางแมแบบ...................................................................................................................................75 การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร........................................................................................................79 การใชงานตนแบบเอกสาร.............................................................................................................79 การพิมพขอความดวยตนแบบเอกสาร...............................................................................................80 กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว............................................................................................................80 กรณีพิมพขอความใหม...................................................................................................................80 การโอนยาย Style...............................................................................................................................81 การสรางสารบัญจาก Style.................................................................................................................83 การปรับปรุงสารบัญ.......................................................................................................................83 คําอธิบายภาพ หรือตาราง...................................................................................................................84 การทําสารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง...........................................................................................84 การทําดัชนี (Index)............................................................................................................................85 Mail Merge............................................................................................................................................87 ไฟลขอมูล ......................................................................................................................................87 ตารางขอมูล................................................................................................................................87 ไฟลจดหมาย ..................................................................................................................................87 การแปลง PDF ดวย Microsoft Office....................................................................................................90 การติดตั้ง Adobe Acrobat 6.0 Professional.......................................................................................90 การการแปลงเอกสาร PDF.................................................................................................................90 การปองกันเอกสาร PDF ดวย Adobe Acrobat 6.0 Professional........................................................91 การสราง Book Mark ใหกับเอกสาร PDF......................................................................................94 เริ่มสราง Bookmark....................................................................................................................94 การลบ Bookmark ......................................................................................................................94
  8. 8. 1 มาตรฐานงานพิมพ การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวรอื่นๆ ในลักษณะ เดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แตทวาปญหาที่ตามมาของการสราง เอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพที่สรางแลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะ พบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูกเปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ” บางเอกสารก็จําเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุงเพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนีคํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผู พิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จําไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทําหัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการที่ผูใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา ยังไมทราบฟงกชันการทํางานในการสรางเอกสารที่เปน คุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงานพิมพในสํานักงาน โปรแกรมประมวลผลคําตางๆ ไมวาจะเปน Microsoft Word, OfficeTLE, Pladao Office ตางก็มีฟงกชันชวย ในการสรางเอกสาร งานพิมพทุกรูปแบบใหมีคุณภาพ ซึ่งเปนเรื่องที่ไมนาเชื่อวาผูใชจํานวนมาก ไมทราบฟงกชัน ดังกลาว ทําใหเอกสารงานพิมพออกมาในสภาพที่เรียกวา “เละ” และทําใหเกิดความยุงยากในการปรับปรุงแกไขเปน อยางยิ่ง ดังนั้นเอกสารเลมนี้จึงไมไดมุงเนนการสอน “ใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา” แตจะมุงไปที่ปญหาที่ผูใช มักจะพบ และวิธีการแกไขใหตรงผลมากที่สุด ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน รูปแสดงการพิมพแบบยอหนาลอย จะสูญเสียการจัดรูปแบบทันที เมื่อมีการปรับเปลี่ยนขนาด/กระดาษ
  9. 9. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ2 หลักการสรางเอกสารงานพิมพ การสรางเอกสารงานพิมพดวยคอมพิวเตอร สิ่งที่ตองคํานึงอยูเสมอ ก็คือ โปรแกรมพิมพงานตางๆ จะอาศัยคา ติดตั้งที่สัมพันธกับคาติดตั้งของเครื่องพิมพ (Printer) ที่ใชพิมพเอกสาร และลักษณะของกระดาษ ดังนั้นกอนที่จะพิมพ ขอความใดๆ ลงในโปรแกรมพิมพงาน ผูใชควรวิเคราะหและคํานึงถึงสิ่งตางๆ ตอไปนี้กอนเสมอ • คาติดตั้งของเครื่องพิมพ (Printer) – เนื่องจากคาติดตั้งของเครื่องพิมพแตละรุน แตละยี่หอ ใหผลแตกตางกันไป เชน เครื่องพิมพแบบหัวเข็ม จะนับระยะกั้นหนา (Left Margin) และ กั้นบน (Top Margin) แตกตางจากเครื่องพิมพแบบเลเซอร หรือพนหมึก ดังนั้นถาไมกําหนดเครื่องพิมพ ไวกอนที่จะเริ่มพิมพงาน อาจจะทําใหงานพิมพนั้นเสียระยะการจัดแตง เชน การตัดคําไมตรงกับที่ กําหนดไวตอนแรก • คากําหนดเกี่ยวกับโปรแกรม – โปรแกรมงานพิมพแตละโปรแกรม มักจะมีคากําหนดเกี่ยวกับโปรแกรม ที่เกี่ยวกับเอกสารเฉพาะแตกตางกันไป เชน คากําหนดเกี่ยวกับแถบไมบรรทัด (Ruler) หนวยวัดบนแถบ ไมบรรทัด (นิ้ว หรือเซนติเมตร) และระยะกระโดด (Tab) การปรับแตงคาติดตั้งเหลานี้ใหเหมาะสมกับ ความถนัด และลักษณะงานพิมพ จะชวยใหการสรางงานพิมพมีความสะดวกมากขึ้น • ลักษณะของงานพิมพ และลักษณะของกระดาษ – งานพิมพนั้นมีลักษณะอยางไร เชน งานพิมพจดหมาย ซึ่งพิมพแบบแนวตั้ง ก็จะมีลักษณะแตกตางไปจากงานพิมพประกาศ ซึ่งมักจะพิมพแบบแนวนอน หรือ งานพิมพงานจดหมาย ก็จะมีลักษณะเฉพาะแตกตางไปจากงานพิมพรายงาน หรือหนังสือ และใช กระดาษ แตกตางกันไป การตั้งคากระดาษที่ถูกตอง จะชวยใหประหยัดเวลาในการปรับแตงแกไข และ จัดแตงเอกสารงานพิมพนั้น การกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับเครื่องพิมพ (Printer) การกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับเครื่องพิมพ จะเปนสวนติดตั้งที่จากระบบปฏิบัติการ โดย • คลิกเมาสที่ปุม Start, Settings, Printers (หรือ Start, Control Panel, Printer) • ตรวจสอบวาเครื่องพิมพที่ตองการใชงาน ติดตั้งแลวหรือยัง ถายังไมไดติดตั้ง ใหดับเบิลคลิก ที่ไอคอน Add Printers แลวปฏิบัติตามขั้นตอนที่โปรแกรมกําหนด • ถามีไอคอนเครื่องพิมพที่ตองการแลว ใหคลิกปุมขวาของเมาสที่ไอคอนเครื่องพิมพนั้นๆ แลวเลือก Set as Default ใหปรากฏเครื่องหมายถูก ที่ไอคอนเครื่องพิมพ
  10. 10. 3 หนากระดาษ งานพิมพที่เปนรูปเลม หรือสื่อสิ่งพิมพตางๆ มีลักษณะการใชกระดาษ การจัดหนากระดาษแตกตางไปจาก งานพิมพปกติทั่วไป โดยมีหลักพิจารณาดังนี้ ประเภทสิ่งพิมพ ชื่อเรียก ขนาดหนังสือ (กวาง x ยาว :ซม.) พื้นที่พิมพ (กวาง x ยาว :ซม.) เอกสารประกอบการสัมมนา ตํารา ออกแบบ ตําราวาดภาพ ISO A4 20.5 x 29 16 x 23.5 ตําราทั่วไป วารสารวิชาการ แปดหนายก 19 x 26 14.5 x 21 คูมือคอมพิวเตอร แปดหนายกพิเศษ 19 x 24 13.5 x 19 หนังสืออานทั่วไป ตําราตางประเทศ ISO A5 14.5 x 21 11 x 17 เรื่องสั้น หนังสืออานประกอบ สิบหกหนายก 13 x 18.5 10 x 14 กระดาษที่ใชในงานสิ่งพิมพที่รูจักกัน ก็คือ A4, Legal (กระดาษมีความกวางเทากับ A4 แตยาวกวา หรือ กระดาษฟุลสแก็ป), Letter (กระดาษที่ความกวางมากกวา A4 แตสั้นกวา นิยมใชในประเทศสหรัฐอเมริกา) นอกจากนี้ ยังมีกระดาษแผนสําหรับงานพิมพในโรงพิมพ ซึ่ง ISO ไดกําหนดมาตรฐานไวเปน 3 ชุด คือ ชุด A, B และ C (ชุด C คือ กระดาษมาตรฐานสําหรับการทําซองจดหมาย) กระดาษตามมาตรฐาน ISO จะมีขนาดเปนรูปสี่เหลี่ยมผืนผา มีสัดสวน 1:√2 โดยประมาณ และมีการใชตัวเลขกํากับตัวอักษร กรณีที่มีการแบงเปนชิ้นเล็กๆ โดย A0 จะมีขนาดใหญสุด A1 จะ มีขนาดครึ่งหนึ่งของ A0 เปนดังนี้ไปเรื่อยๆ ขนาดของกระดาษแผนที่ใชในประเทศไทย มี 2 ขนาดคือ 24 x 35 นิ้ว เปนขนาดที่สอดคลองกับมาตรฐาน ISO คือกระดาษชุด A และ 31 x 43 นิ้ว ขนาดที่มีใชมานาน โดยถาพิมพหนังสือขนาดแปดหนายก หมายถึง การพิมพที่ ใชกระดาษขนาด 31 x 43 นิ้ว พิมพดานละ 4 หนา 2 ดานรวม 8 หนา หนา 1, 4, 5, 8 อยูดานหนึ่ง หนา 2, 3, 6, 7 อยูอีก ดานหนึ่ง A0 A1 A2 A3 A4 A5 A5
  11. 11. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ4 Microsoft Word Microsoft Word โปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processing) ระบบภาษาไทย - ภาษาอังกฤษ ที่ทํางานบน ระบบปฏิบัติการวินโดว (Microsoft Windows) มีความสามารถตางๆ เกี่ยวกับการพิมพและประมวลผลคํา ตั้งแตการ พิมพบันทึกอยางงาย จนถึงสื่อสิ่งพิมพประเภทแผนพับ โปสเตอร หรือหนังสือพิมพขนาดเล็ก หากลองเปด คอมพิวเตอรเกือบ 100% ก็จะพบวามีการติดตั้งโปรแกรม Word ทั้งสิ้น การทํางานของโปรแกรม เปนไปในลักษณะที่ เห็นผลทันทีขณะที่พิมพงานที่เรียกวา WYSIWYG: What you see is what you get การเรียกใชงานโปรแกรม Microsoft Word บางรุนเชน Microsoft Office 2003 กําหนดเมนูเรียกเปน Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003 นอกจากนี้ยังสามารถใชคําสั่ง Start, New Office Document เพื่อเปดจอภาพควบคุมการทํางานกับชุด โปรแกรม Microsoft Office และเลือกรูปแบบการสรางงานทั้งเอกสารใหม (New Document) หรือการสรางจาก แมแบบ (Template) คลิกปุม Start เลือก Program คลิกรายการ Microsoft Word
  12. 12. 5 จอภาพโปรแกรม Title Bar แถบชื่อเรื่อง เปนสวนแรกของหนาตางโปรแกรม แสดงชื่อไฟลเอกสารที่กําลังสราง หรือแกไข ตลอดจนปุม ควบคุมจอภาพ Menu Bar แถบเมนูคําสั่ง แสดงรายการคําสั่งควบคุมการใชงานโปรแกรม ปกติเมนูของ Word จะแสดงเฉพาะคําสั่งที่ใชงานบอยๆ ซึ่งสามารถยกเลิกการซอนคําสั่ง และใหแสดงแบบ เต็มโดยเลือกจากเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options Mouse Pointer Cursor Status Bar Drawing Toolbar Toolbar Ruler Menu Bar Scroll Bar Title Bar คําสั่งที่มีตัวเลือกยอย คลิกเพื่อแสดงคําสั่งทั้งหมด
  13. 13. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ6 ตัวเลือกของ Word XP/2003 Toolbar แถบเครื่องมือ สวนควบคุมการทํางานที่แบงเปนหมวดหมู โดยใชปุมเครื่องมือตางๆ Word ไดเตรียมแถบ เครื่องมือสําหรับควบคุมงานตางๆ ไวเปนหมวดหมู เพื่อใหสะดวกในการเลือกใชงาน บางเครื่องมือจะตองเปดใชงาน เอง ในขณะที่บางแถบเครื่องมือจะปรากฏอัตโนมัติเมื่อมีการคลิกเลือกวัตถุ นอกจากนี้ตําแหนงการแสดงผลอาจจะ แตกตางกันออกไป เชน ลอยบนจอภาพ หรือปรากฏดานบนของแถบไมบรรทัด หรือดานลางของพื้นที่พิมพงาน รูปแสดงแถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard Toolbar) การเปดใชงาน หรือปดแถบเครื่องมือ ใชคําสั่ง View, Toolbars โดยแถบเครื่องมือที่มีเครื่องหมาย นําหนา แสดงวากําหนดใหแสดงผลบนจอภาพ สามารถใชเทคนิคคลิกปุมขวาของเมาสบนแถบเครื่องมือใดๆ เพื่อเปดเมนูควบคุมการซอน/แสดงแถบ เครื่องมือ แถบเครื่องมืออาจจะเรียงตอกันในแนวเดียวทําใหไมสามารถแสดงปุมเครื่องมือไดครบทุกปุมสามารถแกไข ไดโดยนําเมาสชี้ที่สัญลักษณ ของแถบเครื่องมือที่ตองการยายตําแหนง แลวลากไปปลอย ณ ตําแหนงที่ตองการ รูปแสดงแถบเครื่องมือที่อยูในสภาวะลอย (Floating Toolbar) เลื่อนเมาสชี้ที่ กดเมาสคางไวแลวลากแลวนําไปปลอย ณ ตําแหนงที่ตองการ
  14. 14. 7 นอกจากนี้ยังสามารถปรับแตงรูปแบบการแสดงผล Toolbar ไดโดยเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options เลือกรายการ Show Standard and Formattings toolbars on two rows เพื่อใหแถบเครื่องมือมาตรฐานและแถบ เครื่องมือจัดรูปแบบแยกเปนสองแถว การปรับยายตําแหนงปุมเครื่องมือ หรือลบปุมเครื่องมือออกจากแถบเครื่องมือทําไดโดยการกด A คางไว แลวเลือกปุมที่ตองการ ลากเมาสสลับตําแหนง หรือดึงปุมออก รูปแสดงการลบปุมเครื่องมือออกจากแถบเครื่องมือ นอกจากยังสามารถเพิ่มปุมเครื่องมือ หรือเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลของปุมเครื่องมือไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Customized… เลือกบัตรรายการ Toolbars หรือบัตรรายการ Commands รูปแสดงเพิ่มปุมเครื่องมือเขาไปในแถบเครื่องมือ กด Aแลวลากปุมที่ ไมตองการออกจากแถบ เลือกคําสั่งที่ตองการ แลวลาก ไปวางในแถบเครื่องมือ จะ ปรากฏเปนปุมเครื่องมือของ คําสั่งนั้นๆ เพิ่มขึ้นมา
  15. 15. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ8 รูปแสดงการปรับแตง/สรางแถบเครื่องมือ ปุมเครื่องมือ Paste ควรเอาออกไป และใชคําสั่ง Paste Special แทน Ruler แถบไมบรรทัด แสดงขอบเขตสําหรับการพิมพ การจัดระยะกั้น (Tab) โดยโปรแกรมไดเตรียมแถบไมบรรทัด ทั้งแถบไมบรรทัดในแนวนอน และแนวตั้ง ซึ่งเรียกใชงานไดจากคําสั่ง View, Ruler หนวยวัดของแถบไมบรรทัดมีความสําคัญมาก และมีผลกับการทํางานหลายอยาง เชน ระยะกั้นหนานับจาก ขอบกระดาษเขามากี่หนวย ดังนั้นกอนใชงานโปรแกรม Word ควรปรับมาตรหนวยวัดใหเหมาะสมหรือตรงกับความ ตองการใชงาน • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options… คลิกเลือกบัตรรายการ General ปรากฏผลดังนี้ • เปลี่ยนหนวยวัดจากรายการ Measurement units: แถบไมบรรทัด การปรับแตงแถบเครื่องมือ • ปุม New… สรางแถบเครื่องมือชุดใหม • ปุม Rename… เปลี่ยนชื่อแถบเครื่องมือ • ปุม Delete ลบแถบเครื่องมือ • ปุม Reset คืนสภาพแถบเครื่องมือกลับสู คาติดตั้ง
  16. 16. 9 Scroll Bar แถบเลื่อนใชเลื่อนดูเนื้อหาที่ไมสามารถแสดงไดพอบนจอภาพ มีทั้งแถบเลื่อนแนวตั้ง และแนวนอน Status Bar แถบสถานะ แสดงรายละเอียดตางๆ ขณะทํางาน เชน เลขหนา, เลขบรรทัด, จํานวนหนาเอกสาร, โหมดการ ทํางาน และโหมดการใชปุมตางๆ รูปแบบการแสดงผลจอภาพ การทํางานดานเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทํางานหลายลักษณะ โดยควบคุมจากเมนูคําสั่ง View ดังนี้ • Normal สภาวะการพิมพปกติ มีขนาดพื้นที่พิมพงานกวาง แตไมแสดงภาพจากการวาด ดวยเครื่องมือวาดภาพ (Drawing Tools) • Web Layout โหมดการพิมพในการออกแบบหนาเว็บ • Print Layout โหมดการทํางานเสมือนจริง แสดงขอบกระดาษทั้งสี่ดาน รูปภาพ รูปวาด แนะนําใหเลือกโหมดนี้ในการสรางเอกสาร • Reading Layout โหมดการตรวจทานเอกสาร เอกสารจะแสดงเปนสองจอภาพ พรอมปุม ตรวจทาน (Reviewing Tools) • Outline สภาวะการพิมพแบบโครงราง เหมาะตอการปรับแตงรูปแบบเอกสารอยาง รวดเร็ว
  17. 17. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ10 บริหารจัดการแฟมขอมูลและโฟลเดอร สวนขยายไฟล แฟมขอมูลที่สรางดวย Microsoft Word จะมีสวนขยายที่ควรทําความรูจัก 2 รูปแบบไดแก • .doc Word Document แฟมขอมูลเอกสาร เปนรูปแบบปกติที่ไดจากการ สรางเอกสารของ Microsoft Word ทั้งนี้ผูสรางสามารถกําหนดโฟลเดอรไดอิสระ • .dot Document Template แฟมแมแบบเอกสาร เปนรูปแบบเฉพาะในการ สรางเอกสารแมแบบ โดยแบงเปน 2 แฟมยอย คือ o normal.dot แฟมแมแบบเอกสารปกติของ Microsoft Word โดยแฟมนี้จะถูก เรียกใชอัตโนมัติเมื่อมีการเลือกเมนูคําสั่ง File, New, Blank Document หรือคลิกปุม New Blank Document o xxxx.dot แฟมแมแบบเอกสารที่ผูสรางออกแบบขึ้นมาเอง และกําหนดชื่อได อิสระ แตจะตองบันทึกไวในโฟลเดอรเฉพาะ โดยปกติจะอยูที่ C:Documents and Settingsชื่อผูใชApplication DataMicrosoftTemplates โดย แฟมขอมูลลักษณะนี้จะถูกเรียกใชเมื่อมีการเรียกใชคําสั่ง File, New, Templates on my computer Microsoft ไดเตรียมไฟลแมแบบใหเลือกใชงานหลากหลายรูปแบบ ดาวนโหลดเพิ่มเติมไดจาก http://office.microsoft.com/en-us/templates/default.aspx ไฟลแมแบบ ชวยปองกันไมใหเกิดปญหาการบันทึกซ้ําไฟลเดิมไดเปนอยางดี เพราะจะมีการถามชื่อไฟลทุก ครั้งที่มีการบันทึกไฟล
  18. 18. 11 การสรางเอกสารจากแมแบบ งานบางงาน เชน การพิมพจดหมาย บันทึกตางๆ หากใชความสามารถของแมแบบ (Template) จะชวยให เปนไปอยางสะดวก รวดเร็ว โดยเลือกคําสั่ง File, New, Templates on my computer จะปรากฏหนาตางเลือกแมแบบ ดังนี้ เลือกแมแบบที่ตองการ บางแมแบบจะทํางานอัตโนมัติ (Wizard) บางแมแบบจะแสดงผลทันที จํานวนไฟลแมแบบขึ้นอยูกับการติดตั้ง Microsoft Office การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลที่เขาใจงาย สามารถมองเห็น ความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งชื่อดังนี้ • ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่งของ URL) • หลีกเลี่ยงการใชชื่อไฟลภาษาไทย เพราะอาจจะมีปญหาในการรับ/สงไฟลในเครือขายอินเทอรเน็ต • ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd • สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อไฟลก็จะเปน 20031216-voip-proposal.doc ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2-version ให
  19. 19. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ12 ตั้งชื่อใหมดังนี้ 20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชื่อใหมเปนไฟลตั้งตนวา 20031218-voip-proposal.doc • ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แกไขนั้นมา รวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคน อาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมขอมูล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผูเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผู ประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีชื่อดังตอไปนี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ 20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai) + 20031218-voip-proposal-4-pranee.doc (ปรับปรุงโดย pranee) การบันทึกไฟลหลายไฟลที่เปดพรอมกัน ทําไดโดยกดปุม Sคางไวแลวเลือกเมนูคําสั่ง File, Save All การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และระบบอางอิง เอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติเอกสารเปนอยางสูง คุณสมบัติ ของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการในหองสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อเฉพาะในวงการ ICT วา Meta Data เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และ แกไขเอกสาร เปนตน เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจากเมนูคําสั่ง File, Properties… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อให โปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคําสั่งคนหา คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จากระบบ วันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบและปรับแกไขวันที่ระบบใหตรงกับความ เปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time
  20. 20. 13 คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดังนี้ • Automatically updated properties ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันที่สราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร, จํานวนหนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents • Preset properties ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คําสําคัญ ซึ่งผูใช สามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary • Custom properties ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผูสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภทของ ขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และคาใชหรือไมใช (Yes/No) กําหนด จากบัตรรายการ Custom • Document library properties คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ คุณสมบัติเอกสารนี้ สามารถสงตอไปยังโปรแกรม PDF Creator, Web Generator ไดอยางสมบูรณ Search Engine สามารถดูดคาตางๆ ใน File Properties ไปเก็บเปนขอมูลประกอบการสืบคนไดอัตโนมัติ
  21. 21. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ14 การคนคืนเอกสาร การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุมการคนคืน ดังนี้ เลือกรายการที่ตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน โดย Includes หมายถึง รายการที่ระบุเปน สวนหนึ่งของขอมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับขอมูล จากนั้นปอนรายการที่ตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงในคําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไข และใชตัวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน แบงจอภาพ การแบงจอภาพ เปนเทคนิคหนึ่งที่นิยมใชในการตรวจสอบ ตรวจทาน และเปรียบเทียบเอกสาร โดยสามารถ แบงจอภาพ Word ใหเปนสองสวนยอยในแนวนอนจากเมนูคําสั่ง Window, Split
  22. 22. 15 หนากระดาษ กระดาษที่ใชพิมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพก็มีรูปแบบ ขอกําหนดหลากหลายแบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกี่ยวกับระยะขอบกระดาษ แนวการพิมพ ที่แตกตางกันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใดๆ ควรกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับกระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup… รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ เทคนิคการจัดหนากระดาษ • การสรางเอกสารแบบพิมพหนา, หลังในแผนเดียวกัน จะตองกําหนดคา Mirror margins จาก บัตรรายการ Margins ของคําสั่ง File, Page Setup… • กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และหนาคี่ ใหเลือก รายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ Layout ของคําสั่ง File, Page Setup… • พิมพเอกสารใหอยูกึ่งกลางกระดาษ กําหนดไดจากรายการ Layout
  23. 23. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ16 การจัดแนวกระดาษ โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนวกระดาษแบบเดียวกัน ทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนวกระดาษแตกตาง หรือผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 – 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปนรายการหลายคอลัมน จําเปนตอง นําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปนแนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถาเปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใช วิธีการแยกไฟลเปน 2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทายกระดาษ เลขหนาให แตกตางออกไปได รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec • การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขึ้นหนาใหมโดยการพิมพ หรือการกดปุมE • จากนั้นใชคําสั่ง File, Page Setup… เพื่อจัดหนากระดาษตามตองการ ตอนที่ 1 ตอนที่ 2
  24. 24. 17 ทํางานกับขอมูล ตัวชี้ตําแหนง ตัวชี้ตําแหนง (ตัวชี้ตําแหนง) เปนสัญลักษณบงบอกตําแหนงการพิมพงาน โดยการพิมพหรือแกไขขอความ ตางๆ จะกระทํา ณ จุดที่ตัวชี้ตําแหนงทํางาน แสดงดวยการกระพริบ ดังนั้นการเลื่อนตัวชี้ตําแหนง จะชวยใหผูใช สามารถพิมพ หรือแกไขงานพิมพของตนเองไดอยางรวดเร็ว และสะดวก วิธีการปฏิบัติ ผลจากการปฏิบัติ กดปุม E เลื่อนตัวชี้ตําแหนงลงทีละบรรทัด (ควรใชวิธีนี้กับบรรทัดสุดทาย ของเอกสารเทานั้น) เลื่อนเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงที่ตองการ ปรากฏตัวชี้ตําแหนงกระพริบ ณ ตําแหนงนั้น เลื่อนแถบเลื่อนจอภาพ (Scroll Bar) แลวคลิก เมาส ณ ตําแหนงที่ตองการ ปรากฏตัวชี้ตําแหนงกระพริบ ณ ตําแหนงนั้น กดปุมลูกศรซายหรือขวา เลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงตามทิศทาง 1 ตัวอักษร (เลื่อนหลาย ตําแหนง ใหกดปุมลูกศรคางไว) กดปุมลูกศรขึ้นหรือลง เลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงตามทิศทาง 1 บรรทัด (เลื่อนหลายบรรทัด ใหกดปุมลูกศรคางไว) กดปุม Oหรือ N เลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงตามทิศทาง 1 จอภาพ กดปุม Cพรอมกับ QR เลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงตามทิศทาง 1 คํา กดปุม <Home> เลื่อนตัวชี้ตําแหนงมาอยูหนาบรรทัด ปุม <End> เลื่อนตัวชี้ตําแหนงไปอยูทายบรรทัด กดปุม <Ctrl><Home> เลื่อนตัวชี้ตําแหนงไปตนเอกสาร (ตนแฟมเอกสาร) ปุม <Ctrl><End> เลื่อนตัวชี้ตําแหนงไปทายแฟมเอกสาร กดปุม S% เลื่อนไปตําแหนงการแกไขครั้งลาสุด การเลื่อนระบุตําแหนง การเลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงโดยการใชปุมลูกศรตามที่กลาวไปแลว จะไมสะดวกหากเอกสารมีปริมาณ มาก ดังนั้นควรใชคําสั่ง Edit, Goto… มาชวยเหลือ หรือกดปุมฟงกชัน %เพื่อเปดหนาตาง “Goto”
  25. 25. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ18 เลือกขอมูล (Selection) กอนแกไข หรือลบขอมูล การเลือกขอมูล หรือที่เรียกวา “ระบายดํา” เปนการทํางานที่ผูใชควรทราบ เพื่อให การแกไข ลบกระทําไดสะดวก รวดเร็ว รูปแบบการเลือก วิธีการ เลือกเปนคํา นําเมาสมาชี้ที่คํานั้นๆ แลวดับเบิลคลิก เลือกทั้งพารากราฟ นําเมาสมาชี้ ณ บรรทัดที่ตองการ แลวคลิกเมาสตอเนื่อง 3 ครั้ง เลือกทั้งบรรทัด นําเมาสชี้หนาบรรทัด (สังเกตเมาสมีรูปรางเปนลูกศรชี้ไปดานขวา) แลวคลิกเมาส เลือกขอมูลทั้งแฟมเอกสาร กดปุม Caหรือเลือกเมนูคําสั่ง Edit, Select All เลือกเปนชวงตอเนื่อง (วิธีที่ 1) นําเมาสมาชี้หนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุมซายของเมาส คางไว แลวลากเมาสไปดานหลังชาๆ จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอความนั้น (สามารถลาก เมาสลงมาเพื่อเลือกขอความหลายๆ บรรทัดได) เมื่อไดระยะที่ตองการจึงปลอยนิ้วออก จากเมาส หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได เลือกเปนชวงตอเนื่อง (วิธีที่ 2) นําเมาสมาชี้หนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุม S คางไว แลวนําเมาสไปชี้หลังตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดสิ้นสุดของชวง คลิกเมาส 1 ครั้ง จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอความนั้น หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได เลือกเปนชวงตอเนื่อง (วิธีที่ 3) เลื่อนตัวชี้ตําแหนงมาไวหนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุม Sคางไว แลวกดปุมลูกศร ZYRQหรือปุม Nหรือ Oจะปรากฏแถบ สีดําคลุมขอความนั้น เมื่อไดชวงขอความที่ตองการจึงปลอยนิ้วจากปุมทั้งสอง หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได เลือกเปนคอลัมน กดปุม Aคางไวขณะกําหนดชวงขอมูล เลือกรายการ Page พิมพเลขหนาแลวกดปุม E สราง Bookmark หรือ Comment เพื่อควบคุมการเลื่อนดูขอมูล ดวยคําสั่ง Insert, Bookmark…หรือ Insert, Comment…
  26. 26. 19 รูปแบบการเลือก วิธีการ เลือกเปนชวงแบบ ไมตอเนื่อง เลือกขอมูลชวงแรก จากนั้นกดปุม Cคางไวเพื่อเลือกชวงถัดไป การกําหนดชวงขอมูลแบบไมตอเนื่องดวยปุม C ยกเลิกการเลือกขอมูล ขอมูลที่ถูกเลือกไปแลว จะปรากฏเปนแถบสีดําคลุมขอมูลนั้นๆ ถาตองการยกเลิกการเลือกขอมูล ใหนําเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงใดๆ ก็ได 1 ครั้ง แถบสีดําจะหายไปเอง ขณะที่เลือกขอมูล ควรระวังการกดปุมตางๆ บนแปนพิมพ เพราะอาจจะสงผลใหขอมูลนั้นหายไป หรือถูก แทนที่ สามารถแกไขไดโดยการกดปุม Czหรือเลือกคําสั่ง Edit, Undo… เรียกคืนขอมูล (Undo) การเรียกคืนขอมูล ก็เปนฟงกชันหนึ่งที่มีประโยชนตอผูใชไดอยางมาก เพราะบางครั้งการทํางานบางอยาง อาจจะเกิดขอผิดพลาด หรือทํางานพลาด การที่มีฟงกชันเรียกคืนขอมูล จะชวยใหงานนั้นๆ สามารถ กูกลับคืนมาได เชน เผลอไปลบขอมูลในชวงที่กําหนดไว แทนที่จะตองพิมพใหม คําสั่งเรียกคืนขอมูลจะชวยใหขอมูล ที่ถูกลบกลับมาสูสภาพเดิมได วิธีการเรียกคืนขอมูลเมื่อทํางานผิดพลาด กระทําไดงายๆ โดยการกดปุม Cz หรือ ใชเมนูคําสั่ง Edit, Undo... หรือใชปุมเครื่องมือ การเรียกคืนขอมูลสามารถยอนกลับไดหลายขั้น หรืออาจจะ ตรวจสอบลําดับขั้นการเรียกคืนขอมูลโดยคลิกคางบนปุมเครื่องมือ ทั้งนี้โปรแกรมจะแสดงลําดับการทํางานที่ ผานมาทั้งหมดใหเลือก คลิกเมาสที่ จุดเริ่มตน กดปุม Sแลวคลิกที่ จุดปลายทาง ผลลัพธที่ปรากฏ
  27. 27. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ20 คําสั่งที่ยกเลิกไปแลว สามารถเรียกคืนกลับโดยคลิกปุมเครื่องมือ หรือเลือกคําสั่ง Edit, Repeat… การวางแบบพิเศษ คําสั่งวางแบบพิเศษ หรือ Paste Special เปนคําสั่งที่มีประโยชนมาก เนื่องจากในปจจุบันมีการคัดลอกขอมูล จากแหลงตางๆ และเมื่อนํามาวางจะปรากฏวารูปแบบของขอความติดมาดวย การวางแบบพิเศษสามารถเลือกไดวาจะ นํารูปแบบมาใชหรือไม โดยมีตัวเลือกคือ o การวางแบบไมเอารูปแบบ ใหเลือก Unformatted Text สําหรับการคัดลอกรูปภาพ เมื่อเลือกคําสั่ง Edit, Paste Special… จะปรากฏรายการเลือก ดังนี้ o ใหเลือกรายการ Device Independent Bitmap คําสั่งนี้ควรนํามากําหนดเปนปุมเครื่องมือในแถบเครื่องมือแทนที่ปุม Paste เดิม
  28. 28. 21 หลักการพิมพงาน • พิมพขอความที่ตองการ โดยสามารถพิมพไดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษรวมกัน ซึ่งผูใชสามารถใช ปุมสลับภาษาในการพิมพ และสังเกตโหมดการพิมพจากปุมควบคุม บน Task Bar • ควรเคาะเวนวรรค (Spacebar) เพียง 1 ครั้ง (ใสชองวางเพียงชองเดียว) • ใชเครื่องหมายวรรคตอนใหถูกตอง • การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกดปุม Eเมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะโปรแกรมจะตัด คําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ • กดปุม Eเมื่อจบหัวเรื่อง, พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง) • การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม SE • การยอหนา ใชปุม T(หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ TAB สามารถ ปรับเปลี่ยนได • การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปุม CT • งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางที่ไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting Character” เชน เครื่องหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดงหรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide • กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชนใชฟอนต AngsanaNEW ขนาด 14 point ดวยคําสั่ง Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ใหตรงกัน จากนั้นคลิก ปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้งตลอดไป ฟอนตตระกูล UPC เปนฟอนตที่ควรหลีกเลี่ยง สัญลักษณการกดปุม E สัญลักษณการกดปุม T สัญลักษณการกดปุม SE
  29. 29. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ22 • แตละพารากราฟสามารถกําหนดชองวางใหเกิดความสบายตา ไดดวยคําสั่ง Format, Paragraph, Spacing (Before/After) • การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใชคําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing ขอแนะนําเกี่ยวกับใชเครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร การพิมพงาน ไมวาจะเปนโปรแกรมใดก็ตาม มักจะสรางปญหาใหกับผูพิมพไดประการหนึ่งก็คือ การตัดคํา เนื่องจากโปรแกรมไมมีความสามารถในการจําแนก และแยกแยะคําไดอยางสมบูรณ โดยเฉพาะเมื่อมีการใช เครื่องหมายวรรคตอนผสมกับขอความ ดังนั้นเพื่อชวยใหโปรแกรมแสดงผล และตัดคําไดอยางสมบูรณ ควรทราบ หลักการใชเครื่องหมายวรรคตอน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ • เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง • ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานั้น • นขลิขิตหรือวงเล็บ ( ) o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา – ควรเวน วรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายในวงเล็บควรติดกับ เครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization) • อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”) o ใชกํากับขอความที่ยกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมาย คําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายในเครื่องหมายคําพูด ควรติดกับ เครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน ขอความในเวนิสวานิชที่วา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม”
  30. 30. 23 • อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’) o ใชกรณีที่มีเครื่องหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายในเครื่องหมาย ควรติด กับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน “ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง” • ยัตติภังค หรือเครื่องหมายขีด (-) o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรคหนาและ หลัง เชน 12.00 – 14.00 น. • ไมยมก (ๆ) o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึ่มมาก • จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,) o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวนวรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลัง เครื่องหมาย เชน 10,000 200,000 15,000,000 • อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;) o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คั่นระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือใชคั่น คําในรายการที่มีจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวนวรรค 1 ชอง หลังเครื่องหมาย เชน กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวง เกษตรและสหกรณ • ทวิภาค หรือจุดคู (:) o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง เชน กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมาย เชน มาตราสวน 1:1000 อัตราสวน 1:2
  31. 31. มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ24 • ไปยาลนอย (ฯ) o ใชละคําที่รูจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก • ไปยาลใหญ (ฯลฯ) o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน เชน ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มีทุเรียน มังคุด ฯลฯ • มหัพภาค หรือจุด (.) o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง เครื่องหมายเวนวรรค เชน ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาที่มีลักษณะอยางไร ก. ภาษาคําโดด ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา • วิสัชภาค (:-) o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี้” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพติดตอกับ ขอความขางหนา เชน คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:- กรมวิชาการ กรมสามัญศึกษา ศัพทบัญญัติ/คําทับศัพท คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย algorithm อัลกอริทึม double-click ดับเบิลคลิก alpha แอลฟา download ดาวนโหลด analog แอนะล็อก drive ไดรฟ applet แอปเพล็ต e-mail อีเมล Arabic อารบิก factory แฟกทอรี่ array อารเรย floppy ฟลอปป ASCII แอสกี floppy disk ฟลอปปดิสก Assembly แอสเซมบลี folder โฟลเดอร beta เบตา function ฟงกชัน bit บิต GB กิกะไบต bitmap บิตแมป gigabyte กิกะไบต block บล็อก graph กราฟ bluetooth บลูทูธ graphic กราฟก

×