Microsoft Word : Advanced

การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ ชุดคูมือการประยุกตใชงานคอมพิวเตอร งานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจิทัล ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอร สงวนลิขสิทธิ์ตาม พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ พ.ศ. ๒๕๓๗ โดย งานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจิทัล ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ กระทรวงวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี ไมอนุญาตใหคัดลอกสวนใดสวนหนึ่งของหนังสือเลมนี้ไปดําเนินการใดๆ ทางการคา

คํานํา ปจจุบันคอมพิวเตอรเปนสิ่งที่หลีกเลี่ยงไมได ทุกคนจําเปนตองเกี่ยวของกับการใชงานคอมพิวเตอรใน หลากหลายรูปแบบ รูปแบบหนึ่งคือการสรางสรรคงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา หรือ Word Processor ซึ่งมี ใหเลือกใชงานหลายโปรแกรม เชน Microsoft Word, OpenOffice.org Writer แตไมวาจะเปนการสรางสรรคงานพิมพ ดวยโปรแกรมใดก็ได การสรางสรรคงานพิมพท่พบอยูในปจจุบัน ก็มักจะพิมพหรือใชงานโปรแกรมแบบพอรู หรือ ี เทาที่รู ทําใหเอกสารดังกลาวประสบปญหาหลากหลาย เชนปญหาเกี่ยวกับแบบอักษร (Font) ปญหาเกี่ยวกับการ แสดงผลเมื่อมีการเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร ปญหาดานเทคนิค สงผลใหมีการทํางานซ้ําซอน เสียเวลา เนื้อหาที่นําเสนอในคูมือ “การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ” ฉบับนี้มุงเนนใหขอมูลที่สําคัญในการ สรางสรรคเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ ไดมาตรฐาน รูจักหลักการสรางสรรคงานพิมพที่ถูกวิธี เพื่อใหสามารถนําไป ประยุกตใชกบโปรแกรมประมวลผลคําอื่นไดดวย ั ผูเขียนหวังวาคูมือฉบับนี้ จะมีประโยชนตอผูสนใจทุกทาน และหากมีขอผิดพลาดประการใด ผูเขียนขอนอม รับไว ณ ที่น้ี และขอความกรุณาแจงขอผิดพลาด หรือคําแนะนําใด มาที่อีเมล boonlert@nectec.or.th เพื่อเปนขอมูล ประกอบการปรับปรุงคูมือนี้ในครั้งตอไป บุญเลิศ อรุณพิบูลย บุญเกียรติ เจตจํานงนุช 23 พฤษภาคม 2549

Creative Commons Deed Page 1 of 1 Creative Commons This page is available in the following languages: български Català Deutsch English English (CA) English (GB) Castellano Castellano (AR) Español (CL) Spanish (MX) Euskara Suomeksi français français (CA) Galego ‫ עברית‬hrvatski Magyar Italiano 日本語 한국어 Melayu Nederlands polski Português svenska slovenščina 简体中文華語 (台灣) Attribution-NonCommercial-ShareAlike 2.5 You are free: to copy, distribute, display, and perform the work to make derivative works Under the following conditions: Attribution. You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor. Noncommercial. You may not use this work for commercial purposes. Share Alike. If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under a license identical to this one. For any reuse or distribution, you must make clear to others the license terms of this work. Any of these conditions can be waived if you get permission from the copyright holder. Your fair use and other rights are in no way affected by the above. This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license). Disclaimer Learn how to distribute your work using this license http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ 23/5/2549

สารบัญ มาตรฐานงานพิมพ .................................................................................................................................. 1 ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ ......................................................................................... 1 หลักการสรางเอกสารงานพิมพ ............................................................................................................ 2 การกําหนดคาติดตั้งเกียวกับเครื่องพิมพ (Printer)............................................................................ 2 ่ หนากระดาษ .................................................................................................................................... 3 Microsoft Word....................................................................................................................................... 4 การเรียกใชงานโปรแกรม .................................................................................................................... 4 จอภาพโปรแกรม ............................................................................................................................. 5 Title Bar....................................................................................................................................... 5 Menu Bar..................................................................................................................................... 5 Toolbar......................................................................................................................................... 6 Ruler ............................................................................................................................................ 8 Scroll Bar..................................................................................................................................... 9 Status Bar..................................................................................................................................... 9 รูปแบบการแสดงผลจอภาพ............................................................................................................. 9 บริหารจัดการแฟมขอมูลและโฟลเดอร ................................................................................................. 10 สวนขยายไฟล.................................................................................................................................... 10 การสรางเอกสารจากแมแบบ............................................................................................................. 11 การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน ............................................. 11 การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร ..................................................................................................... 12 การคนคืนเอกสาร.............................................................................................................................. 14 แบงจอภาพ ........................................................................................................................................ 14 หนากระดาษ.......................................................................................................................................... 15 เทคนิคการจัดหนากระดาษ............................................................................................................ 15 การจัดแนวกระดาษ ........................................................................................................................... 16 ทํางานกับขอมูล ..................................................................................................................................... 17 ตัวชี้ตําแหนง ...................................................................................................................................... 17 การเลื่อนระบุตําแหนง ................................................................................................................... 17 เลือกขอมูล (Selection) ...................................................................................................................... 18

การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ ยกเลิกการเลือกขอมูล .....................................................................................................................19 เรียกคืนขอมูล (Undo) ....................................................................................................................19 การวางแบบพิเศษ...............................................................................................................................20 หลักการพิมพงาน...............................................................................................................................21 ขอแนะนําเกียวกับใชเครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร ...................................................22 ่ ศัพทบัญญัติ/คําทับศัพท .................................................................................................................24 พิมพสัญลักษณพิเศษ (Symbol)......................................................................................................26 ขอมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญลักษณพเิ ศษ .......................................................................................27 การจัดแตงรูปแบบขอความ................................................................................................................45 ตัวยก/ตัวหอย .................................................................................................................................45 รูปแบบการแสดงผลขอความภาษาอังกฤษ.....................................................................................46 การยกเลิกรูปแบบที่มีการจัดไวกอนแลว ........................................................................................46 AutoCorrect & AutoFormat...........................................................................................................47 AutoCorrect................................................................................................................................47 AutoFormat as you type, AutoFormat .......................................................................................48 AutoText ....................................................................................................................................48 ตรวจคําสะกด และไวยากรณ .........................................................................................................49 แปลศัพท ........................................................................................................................................50 Thesaurus.......................................................................................................................................51 การคนหาและแทนที่คํา ......................................................................................................................51 การคนหา........................................................................................................................................52 การคนหาและแทนที่ ......................................................................................................................52 ระบบตรวจทานการแกไข (Review) ..................................................................................................53 การตรวจสอบเอกสาร ....................................................................................................................54 งานพิมพพารากราฟ ...............................................................................................................................55 พารากราฟยอหนาบรรทัดแรก ...........................................................................................................55 การพิมพกั้นหลัง .............................................................................................................................56 การพิมพกั้นหนา ................................................................................................................................56 พารากราฟยอหนาลอย (Hanging Paragraph).....................................................................................57 ตกแตงเอกสารดวยกราฟก .....................................................................................................................58 การนําเขารูปภาพ................................................................................................................................58 การเลือกภาพจาก Clip Art..............................................................................................................58

3 การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน.............................................................................................. 59 จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ ....................................................................................................................... 60 เลือกรูปภาพ................................................................................................................................... 60 ลบรูปภาพ...................................................................................................................................... 60 ยอ - ขยายรูปภาพ........................................................................................................................... 60 เลื่อนตําแหนง ................................................................................................................................ 60 ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ ............................................................................................................ 61 การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร.................................................................................................... 63 ตัวอยางการใชคําสั่ง <Print Screen> .......................................................................................... 63 สรางภาพกราฟก ............................................................................................................................ 64 เครื่องมือวาดเสน/ลูกศร ............................................................................................................. 64 วาดสี่เหลียม/วงกลม/วงรี............................................................................................................ 65 ่ วาดรูปทรงอื่นๆ.......................................................................................................................... 65 พิมพขอความ ............................................................................................................................. 66 สมการ ................................................................................................................................................... 67 Equation Template ........................................................................................................................ 68 ตัวอยางสรางสมการ................................................................................................................... 68 ตาราง (Table)........................................................................................................................................ 70 การสรางตาราง .................................................................................................................................. 70 สวนประกอบของตาราง ................................................................................................................ 70 การพิมพขอมูลในตาราง .................................................................................................................... 70 ตัวเลขลําดับอัตโนมัติ..................................................................................................................... 70 ปรับแตงตาราง................................................................................................................................... 71 การเลือกแถว.................................................................................................................................. 71 การเลือกคอลัมน ............................................................................................................................ 71 การเลือก Cell................................................................................................................................. 71 การลบแถว, คอลัมน, ตาราง........................................................................................................... 71 การแทรกแถว, คอลัมน, ตาราง ...................................................................................................... 71 ปรับความกวางของคอลัมน, แถว .................................................................................................. 72 ปรับความกวางของเซลล............................................................................................................ 72 การผสานเซลล ............................................................................................................................... 72 การจัดเรียงขอมูลในตาราง............................................................................................................. 73

การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ คํานวณในตาราง ................................................................................................................................74 ฟงกชันคํานวณ...............................................................................................................................74 ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)......................................................................................75 Style...................................................................................................................................................75 สรางแมแบบ...................................................................................................................................75 การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร........................................................................................................79 การใชงานตนแบบเอกสาร .............................................................................................................79 การพิมพขอความดวยตนแบบเอกสาร ...............................................................................................80 กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว............................................................................................................80  กรณีพิมพขอความใหม ...................................................................................................................80 การโอนยาย Style...............................................................................................................................81 การสรางสารบัญจาก Style.................................................................................................................83 การปรับปรุงสารบัญ .......................................................................................................................83 คําอธิบายภาพ หรือตาราง...................................................................................................................84 การทําสารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง...........................................................................................84 การทําดัชนี (Index) ............................................................................................................................85 Mail Merge............................................................................................................................................87 ไฟลขอมูล ......................................................................................................................................87 ตารางขอมูล ................................................................................................................................87 ไฟลจดหมาย ..................................................................................................................................87 การแปลง PDF ดวย Microsoft Office....................................................................................................90 การติดตั้ง Adobe Acrobat 6.0 Professional.......................................................................................90 การการแปลงเอกสาร PDF.................................................................................................................90 การปองกันเอกสาร PDF ดวย Adobe Acrobat 6.0 Professional ........................................................91 การสราง Book Mark ใหกับเอกสาร PDF ......................................................................................94 เริ่มสราง Bookmark....................................................................................................................94 การลบ Bookmark ......................................................................................................................94

1 มาตรฐานงานพิมพ การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวรอื่นๆ ในลักษณะ เดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แตทวาปญหาที่ตามมาของการสราง เอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพที่สรางแลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะ พบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูกเปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ” บางเอกสารก็จําเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุงเพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนีคํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผู พิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จําไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทําหัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการที่ผูใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา ยังไมทราบฟงกชันการทํางานในการสรางเอกสารที่เปน คุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงานพิมพในสํานักงาน โปรแกรมประมวลผลคําตางๆ ไมวาจะเปน Microsoft Word, OfficeTLE, Pladao Office ตางก็มีฟงกชันชวย ในการสรางเอกสาร งานพิมพทุกรูปแบบใหมีคุณภาพ ซึ่งเปนเรื่องที่ไมนาเชื่อวาผูใชจํานวนมาก ไมทราบฟงกชัน ดังกลาว ทําใหเอกสารงานพิมพออกมาในสภาพที่เรียกวา “เละ” และทําใหเกิดความยุงยากในการปรับปรุงแกไขเปน อยางยิ่ง ดังนั้นเอกสารเลมนี้จึงไมไดมุงเนนการสอน “ใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา” แตจะมุงไปที่ปญหาที่ผูใช มักจะพบ และวิธีการแกไขใหตรงผลมากที่สด ุ ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน รูปแสดงการพิมพแบบยอหนาลอย จะสูญเสียการจัดรูปแบบทันที เมื่อมีการปรับเปลี่ยนขนาด/กระดาษ

2 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ หลักการสรางเอกสารงานพิมพ การสรางเอกสารงานพิมพดวยคอมพิวเตอร สิ่งที่ตองคํานึงอยูเสมอ ก็คือ โปรแกรมพิมพงานตางๆ จะอาศัยคา ติดตั้งที่สัมพันธกับคาติดตั้งของเครื่องพิมพ (Printer) ที่ใชพิมพเอกสาร และลักษณะของกระดาษ ดังนั้นกอนที่จะพิมพ ขอความใดๆ ลงในโปรแกรมพิมพงาน ผูใชควรวิเคราะหและคํานึงถึงสิ่งตางๆ ตอไปนี้กอนเสมอ • คาติดตั้งของเครื่องพิมพ (Printer) – เนื่องจากคาติดตั้งของเครื่องพิมพแตละรุน แตละยี่หอ ใหผลแตกตางกันไป เชน เครื่องพิมพแบบหัวเข็ม จะนับระยะกั้นหนา (Left Margin) และ กั้นบน (Top Margin) แตกตางจากเครื่องพิมพแบบเลเซอร หรือพนหมึก ดังนั้นถาไมกําหนดเครื่องพิมพ ไวกอนที่จะเริ่มพิมพงาน อาจจะทําใหงานพิมพนั้นเสียระยะการจัดแตง เชน การตัดคําไมตรงกับที่ กําหนดไวตอนแรก • คากําหนดเกี่ยวกับโปรแกรม – โปรแกรมงานพิมพแตละโปรแกรม มักจะมีคากําหนดเกี่ยวกับโปรแกรม ที่เกี่ยวกับเอกสารเฉพาะแตกตางกันไป เชน คากําหนดเกี่ยวกับแถบไมบรรทัด (Ruler) หนวยวัดบนแถบ ไมบรรทัด (นิ้ว หรือเซนติเมตร) และระยะกระโดด (Tab) การปรับแตงคาติดตั้งเหลานี้ใหเหมาะสมกับ ความถนัด และลักษณะงานพิมพ จะชวยใหการสรางงานพิมพมีความสะดวกมากขึ้น • ลักษณะของงานพิมพ และลักษณะของกระดาษ – งานพิมพนั้นมีลักษณะอยางไร เชน งานพิมพจดหมาย ซึ่งพิมพแบบแนวตั้ง ก็จะมีลักษณะแตกตางไปจากงานพิมพประกาศ ซึ่งมักจะพิมพแบบแนวนอน หรือ งานพิมพงานจดหมาย ก็จะมีลักษณะเฉพาะแตกตางไปจากงานพิมพรายงาน หรือหนังสือ และใช กระดาษ แตกตางกันไป การตั้งคากระดาษที่ถูกตอง จะชวยใหประหยัดเวลาในการปรับแตงแกไข และ จัดแตงเอกสารงานพิมพนั้น การกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับเครื่องพิมพ (Printer) การกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับเครื่องพิมพ จะเปนสวนติดตั้งที่จากระบบปฏิบัติการ โดย • คลิกเมาสที่ปุม Start, Settings, Printers (หรือ Start, Control Panel, Printer) • ตรวจสอบวาเครื่องพิมพท่ตองการใชงาน ติดตั้งแลวหรือยัง ถายังไมไดติดตั้ง ใหดับเบิลคลิก ี ที่ไอคอน Add Printers แลวปฏิบัติตามขั้นตอนที่โปรแกรมกําหนด • ถามีไอคอนเครื่องพิมพที่ตองการแลว ใหคลิกปุมขวาของเมาสที่ไอคอนเครื่องพิมพน้นๆ แลวเลือก Set ั as Default ใหปรากฏเครื่องหมายถูก ที่ไอคอนเครื่องพิมพ

3 หนากระดาษ งานพิมพที่เปนรูปเลม หรือสื่อสิ่งพิมพตางๆ มีลักษณะการใชกระดาษ การจัดหนากระดาษแตกตางไปจาก งานพิมพปกติทั่วไป โดยมีหลักพิจารณาดังนี้ ประเภทสิ่งพิมพ ชื่อเรียก ขนาดหนังสือ พื้นที่พิมพ (กวาง x ยาว :ซม.) (กวาง x ยาว :ซม.) เอกสารประกอบการสัมมนา ตํารา ISO A4 20.5 x 29 16 x 23.5 ออกแบบ ตําราวาดภาพ ตําราทั่วไป วารสารวิชาการ แปดหนายก 19 x 26 14.5 x 21 คูมือคอมพิวเตอร แปดหนายกพิเศษ 19 x 24 13.5 x 19 หนังสืออานทั่วไป ISO A5 14.5 x 21 11 x 17 ตําราตางประเทศ เรื่องสั้น หนังสืออานประกอบ สิบหกหนายก 13 x 18.5 10 x 14 กระดาษที่ใชในงานสิ่งพิมพที่รูจักกัน ก็คือ A4, Legal (กระดาษมีความกวางเทากับ A4 แตยาวกวา หรือ กระดาษฟุลสแก็ป), Letter (กระดาษที่ความกวางมากกวา A4 แตสั้นกวา นิยมใชในประเทศสหรัฐอเมริกา) นอกจากนี้ ยังมีกระดาษแผนสําหรับงานพิมพในโรงพิมพ ซึ่ง ISO ไดกําหนดมาตรฐานไวเปน 3 ชุด คือ ชุด A, B และ C (ชุด C คือ กระดาษมาตรฐานสําหรับการทําซองจดหมาย) กระดาษตามมาตรฐาน ISO จะมีขนาดเปนรูปสี่เหลี่ยมผืนผา มีสัดสวน 1:√2 โดยประมาณ และมีการใชตัวเลขกํากับตัวอักษร กรณีที่มีการแบงเปนชิ้นเล็กๆ โดย A0 จะมีขนาดใหญสุด A1 จะ มีขนาดครึ่งหนึ่งของ A0 เปนดังนี้ไปเรื่อยๆ A0 A1 A2 A3 A5 A4 A5 ขนาดของกระดาษแผนที่ใชในประเทศไทย มี 2 ขนาดคือ 24 x 35 นิ้ว เปนขนาดที่สอดคลองกับมาตรฐาน ISO คือกระดาษชุด A และ 31 x 43 นิ้ว ขนาดที่มีใชมานาน โดยถาพิมพหนังสือขนาดแปดหนายก หมายถึง การพิมพที่ ใชกระดาษขนาด 31 x 43 นิ้ว พิมพดานละ 4 หนา 2 ดานรวม 8 หนา หนา 1, 4, 5, 8 อยูดานหนึ่ง หนา 2, 3, 6, 7 อยูอีก ดานหนึ่ง

4 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ Microsoft Word Microsoft Word โปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processing) ระบบภาษาไทย - ภาษาอังกฤษ ที่ทํางานบน ระบบปฏิบัติการวินโดว (Microsoft Windows) มีความสามารถตางๆ เกี่ยวกับการพิมพและประมวลผลคํา ตั้งแตการ พิมพบันทึกอยางงาย จนถึงสื่อสิ่งพิมพประเภทแผนพับ โปสเตอร หรือหนังสือพิมพขนาดเล็ก หากลองเปด คอมพิวเตอรเกือบ 100% ก็จะพบวามีการติดตั้งโปรแกรม Word ทั้งสิ้น การทํางานของโปรแกรม เปนไปในลักษณะที่ เห็นผลทันทีขณะที่พิมพงานที่เรียกวา WYSIWYG: What you see is what you get การเรียกใชงานโปรแกรม คลิกปุม Start เลือก Program คลิกรายการ Microsoft Word Microsoft Word บางรุนเชน Microsoft Office 2003 กําหนดเมนูเรียกเปน Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003 นอกจากนี้ยังสามารถใชคําสั่ง Start, New Office Document เพื่อเปดจอภาพควบคุมการทํางานกับชุด โปรแกรม Microsoft Office และเลือกรูปแบบการสรางงานทั้งเอกสารใหม (New Document) หรือการสรางจาก แมแบบ (Template)

5 จอภาพโปรแกรม Title Bar Menu Bar Toolbar Ruler Mouse Pointer Cursor Scroll Bar Drawing Toolbar Status Bar Title Bar แถบชื่อเรื่อง เปนสวนแรกของหนาตางโปรแกรม แสดงชื่อไฟลเอกสารที่กําลังสราง หรือแกไข ตลอดจนปุม ควบคุมจอภาพ Menu Bar แถบเมนูคําสั่ง แสดงรายการคําสั่งควบคุมการใชงานโปรแกรม คําสั่งที่มีตัวเลือกยอย คลิกเพื่อแสดงคําสั่งทั้งหมด ปกติเมนูของ Word จะแสดงเฉพาะคําสั่งที่ใชงานบอยๆ ซึ่งสามารถยกเลิกการซอนคําสั่ง และใหแสดงแบบ เต็มโดยเลือกจากเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options

6 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ ตัวเลือกของ Word XP/2003 Toolbar แถบเครื่องมือ สวนควบคุมการทํางานที่แบงเปนหมวดหมู โดยใชปุมเครื่องมือตางๆ Word ไดเตรียมแถบ เครื่องมือสําหรับควบคุมงานตางๆ ไวเปนหมวดหมู เพื่อใหสะดวกในการเลือกใชงาน บางเครื่องมือจะตองเปดใชงาน เอง ในขณะที่บางแถบเครื่องมือจะปรากฏอัตโนมัติเมื่อมีการคลิกเลือกวัตถุ นอกจากนี้ตําแหนงการแสดงผลอาจจะ แตกตางกันออกไป เชน ลอยบนจอภาพ หรือปรากฏดานบนของแถบไมบรรทัด หรือดานลางของพื้นที่พิมพงาน รูปแสดงแถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard Toolbar) การเปดใชงาน หรือปดแถบเครื่องมือ ใชคําสั่ง View, Toolbars โดยแถบเครื่องมือที่มีเครื่องหมาย นําหนา แสดงวากําหนดใหแสดงผลบนจอภาพ สามารถใชเทคนิคคลิกปุมขวาของเมาสบนแถบเครื่องมือใดๆ เพื่อเปดเมนูควบคุมการซอน/แสดงแถบ เครื่องมือ แถบเครื่องมืออาจจะเรียงตอกันในแนวเดียวทําใหไมสามารถแสดงปุมเครื่องมือไดครบทุกปุมสามารถแกไข ไดโดยนําเมาสชี้ที่สัญลักษณ ของแถบเครื่องมือที่ตองการยายตําแหนง แลวลากไปปลอย ณ ตําแหนงที่ตองการ เลื่อนเมาสชี้ที่ กดเมาสคางไวแลวลากแลวนําไปปลอย ณ ตําแหนงที่ตองการ รูปแสดงแถบเครื่องมือที่อยูในสภาวะลอย (Floating Toolbar)

7 นอกจากนี้ยังสามารถปรับแตงรูปแบบการแสดงผล Toolbar ไดโดยเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options เลือกรายการ Show Standard and Formattings toolbars on two rows เพื่อใหแถบเครื่องมือมาตรฐานและแถบ เครื่องมือจัดรูปแบบแยกเปนสองแถว การปรับยายตําแหนงปุมเครื่องมือ หรือลบปุมเครื่องมือออกจากแถบเครื่องมือทําไดโดยการกด A คางไว แลวเลือกปุมที่ตองการ ลากเมาสสลับตําแหนง หรือดึงปุมออก กด A แลวลากปุมที่ ไมตองการออกจากแถบ รูปแสดงการลบปุมเครื่องมือออกจากแถบเครื่องมือ นอกจากยังสามารถเพิ่มปุมเครื่องมือ หรือเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลของปุมเครื่องมือไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Customized… เลือกบัตรรายการ Toolbars หรือบัตรรายการ Commands เลือกคําสั่งที่ตองการ แลวลาก ไปวางในแถบเครื่องมือ จะ ปรากฏเปนปุมเครื่องมือของ คําสั่งนั้นๆ เพิ่มขึ้นมา รูปแสดงเพิ่มปุมเครื่องมือเขาไปในแถบเครื่องมือ

8 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ การปรับแตงแถบเครื่องมือ • ปุม New… สรางแถบเครื่องมือชุดใหม • ปุม Rename… เปลี่ยนชื่อแถบเครื่องมือ • ปุม Delete ลบแถบเครื่องมือ • ปุม Reset คืนสภาพแถบเครื่องมือกลับสู คาติดตั้ง รูปแสดงการปรับแตง/สรางแถบเครื่องมือ ปุมเครื่องมือ Paste ควรเอาออกไป และใชคําสั่ง Paste Special แทน Ruler แถบไมบรรทัด แสดงขอบเขตสําหรับการพิมพ การจัดระยะกั้น (Tab) โดยโปรแกรมไดเตรียมแถบไมบรรทัด ทั้งแถบไมบรรทัดในแนวนอน และแนวตั้ง ซึ่งเรียกใชงานไดจากคําสั่ง View, Ruler แถบไมบรรทัด หนวยวัดของแถบไมบรรทัดมีความสําคัญมาก และมีผลกับการทํางานหลายอยาง เชน ระยะกั้นหนานับจาก ขอบกระดาษเขามากี่หนวย ดังนั้นกอนใชงานโปรแกรม Word ควรปรับมาตรหนวยวัดใหเหมาะสมหรือตรงกับความ ตองการใชงาน • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options… คลิกเลือกบัตรรายการ General ปรากฏผลดังนี้ • เปลี่ยนหนวยวัดจากรายการ Measurement units:

9 Scroll Bar แถบเลื่อนใชเลื่อนดูเนื้อหาที่ไมสามารถแสดงไดพอบนจอภาพ มีทั้งแถบเลื่อนแนวตั้ง และแนวนอน Status Bar แถบสถานะ แสดงรายละเอียดตางๆ ขณะทํางาน เชน เลขหนา, เลขบรรทัด, จํานวนหนาเอกสาร, โหมดการ ทํางาน และโหมดการใชปุมตางๆ รูปแบบการแสดงผลจอภาพ การทํางานดานเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทํางานหลายลักษณะ โดยควบคุมจากเมนูคําสั่ง View ดังนี้ • Normal สภาวะการพิมพปกติ มีขนาดพื้นที่พิมพงานกวาง แตไมแสดงภาพจากการวาด ดวยเครื่องมือวาดภาพ (Drawing Tools) • Web Layout โหมดการพิมพในการออกแบบหนาเว็บ • Print Layout โหมดการทํางานเสมือนจริง แสดงขอบกระดาษทั้งสี่ดาน รูปภาพ รูปวาด แนะนําใหเลือกโหมดนี้ในการสรางเอกสาร • Reading Layout โหมดการตรวจทานเอกสาร เอกสารจะแสดงเปนสองจอภาพ พรอมปุม ตรวจทาน (Reviewing Tools) • Outline สภาวะการพิมพแบบโครงราง เหมาะตอการปรับแตงรูปแบบเอกสารอยาง รวดเร็ว

10 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ บริหารจัดการแฟมขอมูลและโฟลเดอร สวนขยายไฟล แฟมขอมูลที่สรางดวย Microsoft Word จะมีสวนขยายที่ควรทําความรูจัก 2 รูปแบบไดแก • .doc Word Document แฟมขอมูลเอกสาร เปนรูปแบบปกติที่ไดจากการ สรางเอกสารของ Microsoft Word ทั้งนี้ผสรางสามารถกําหนดโฟลเดอรไดอสระ ู ิ • .dot Document Template แฟมแมแบบเอกสาร เปนรูปแบบเฉพาะในการ สรางเอกสารแมแบบ โดยแบงเปน 2 แฟมยอย คือ o normal.dot แฟมแมแบบเอกสารปกติของ Microsoft Word โดยแฟมนี้จะถูก เรียกใชอัตโนมัติเมื่อมีการเลือกเมนูคําสั่ง File, New, Blank Document หรือคลิกปุม New Blank Document o xxxx.dot แฟมแมแบบเอกสารที่ผูสรางออกแบบขึ้นมาเอง และกําหนดชื่อได อิสระ แตจะตองบันทึกไวในโฟลเดอรเฉพาะ โดยปกติจะอยูที่ C:Documents and Settingsชื่อผูใชApplication DataMicrosoftTemplates โดย แฟมขอมูลลักษณะนี้จะถูกเรียกใชเมื่อมีการเรียกใชคําสั่ง File, New, Templates on my computer Microsoft ไดเตรียมไฟลแมแบบใหเลือกใชงานหลากหลายรูปแบบ ดาวนโหลดเพิ่มเติมไดจาก http://office.microsoft.com/en-us/templates/default.aspx ไฟลแมแบบ ชวยปองกันไมใหเกิดปญหาการบันทึกซ้ําไฟลเดิมไดเปนอยางดี เพราะจะมีการถามชื่อไฟลทุก ครั้งที่มีการบันทึกไฟล

11 การสรางเอกสารจากแมแบบ งานบางงาน เชน การพิมพจดหมาย บันทึกตางๆ หากใชความสามารถของแมแบบ (Template) จะชวยให เปนไปอยางสะดวก รวดเร็ว โดยเลือกคําสั่ง File, New, Templates on my computer จะปรากฏหนาตางเลือกแมแบบ ดังนี้ เลือกแมแบบที่ตองการ บางแมแบบจะทํางานอัตโนมัติ (Wizard) บางแมแบบจะแสดงผลทันที จํานวนไฟลแมแบบขึ้นอยูกับการติดตั้ง Microsoft Office การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลที่เขาใจงาย สามารถมองเห็น ความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งชื่อดังนี้ • ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่งของ URL) • หลีกเลี่ยงการใชชื่อไฟลภาษาไทย เพราะอาจจะมีปญหาในการรับ/สงไฟลในเครือขายอินเทอรเน็ต • ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd • สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อไฟลก็จะเปน 20031216-voip-proposal.doc ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2-version ให

12 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ ตั้งชื่อใหมดังนี้ 20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชื่อใหมเปนไฟลตั้งตนวา 20031218-voip-proposal.doc • ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แกไขนั้นมา รวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคน อาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมขอมูล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผูเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผู ประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีชื่อดังตอไปนี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ 20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai) + 20031218-voip-proposal-4-pranee.doc (ปรับปรุงโดย pranee) การบันทึกไฟลหลายไฟลที่เปดพรอมกัน ทําไดโดยกดปุม S คางไวแลวเลือกเมนูคําสั่ง File, Save All การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และระบบอางอิง เอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติเอกสารเปนอยางสูง คุณสมบัติ ของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการในหองสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อเฉพาะในวงการ ICT วา Meta Data เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และ แกไขเอกสาร เปนตน เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจากเมนูคําสั่ง File, Properties… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อให โปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคําสั่งคนหา คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จากระบบ วันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบและปรับแกไขวันที่ระบบใหตรงกับความ เปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time

13 คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดังนี้ • Automatically updated properties ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันที่สราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร, จํานวนหนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents • Preset properties ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คําสําคัญ ซึ่งผูใช สามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary • Custom properties ขอมูลคุณสมบัติของไฟลท่ผูสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภทของ ี ขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และคาใชหรือไมใช (Yes/No) กําหนด จากบัตรรายการ Custom • Document library properties คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ คุณสมบัติเอกสารนี้ สามารถสงตอไปยังโปรแกรม PDF Creator, Web Generator ไดอยางสมบูรณ Search Engine สามารถดูดคาตางๆ ใน File Properties ไปเก็บเปนขอมูลประกอบการสืบคนไดอัตโนมัติ

14 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ การคนคืนเอกสาร การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุมการคนคืน ดังนี้ เลือกรายการที่ตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน โดย Includes หมายถึง รายการที่ระบุเปน สวนหนึ่งของขอมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับขอมูล จากนั้นปอนรายการที่ตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงในคําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไข และใชตัวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน แบงจอภาพ การแบงจอภาพ เปนเทคนิคหนึ่งที่นยมใชในการตรวจสอบ ตรวจทาน และเปรียบเทียบเอกสาร โดยสามารถ ิ แบงจอภาพ Word ใหเปนสองสวนยอยในแนวนอนจากเมนูคําสั่ง Window, Split

15 หนากระดาษ กระดาษที่ใชพิมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพก็มีรูปแบบ ขอกําหนดหลากหลายแบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกี่ยวกับระยะขอบกระดาษ แนวการพิมพ ที่แตกตางกันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใดๆ ควรกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับกระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup… รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ เทคนิคการจัดหนากระดาษ • การสรางเอกสารแบบพิมพหนา, หลังในแผนเดียวกัน จะตองกําหนดคา Mirror margins จาก บัตรรายการ Margins ของคําสั่ง File, Page Setup… • กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และหนาคี่ ใหเลือก รายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ Layout ของคําสั่ง File, Page Setup… • พิมพเอกสารใหอยูกึ่งกลางกระดาษ กําหนดไดจากรายการ Layout

16 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ การจัดแนวกระดาษ โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนวกระดาษแบบเดียวกัน ทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนวกระดาษแตกตาง หรือผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 – 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปนรายการหลายคอลัมน จําเปนตอง นําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปนแนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถาเปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใช วิธีการแยกไฟลเปน 2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทายกระดาษ เลขหนาให แตกตางออกไปได รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec • การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหข้นหนาใหมโดยการพิมพ หรือการกดปุมE ึ ตอนที่ 1 ตอนที่ 2 • จากนั้นใชคําสั่ง File, Page Setup… เพื่อจัดหนากระดาษตามตองการ

17 ทํางานกับขอมูล ตัวชี้ตําแหนง ตัวชี้ตําแหนง (ตัวชี้ตําแหนง) เปนสัญลักษณบงบอกตําแหนงการพิมพงาน โดยการพิมพหรือแกไขขอความ ตางๆ จะกระทํา ณ จุดที่ตัวชี้ตําแหนงทํางาน แสดงดวยการกระพริบ ดังนั้นการเลื่อนตัวชี้ตําแหนง จะชวยใหผูใช สามารถพิมพ หรือแกไขงานพิมพของตนเองไดอยางรวดเร็ว และสะดวก วิธีการปฏิบัติ ผลจากการปฏิบัติ กดปุม E เลื่อนตัวชี้ตําแหนงลงทีละบรรทัด (ควรใชวิธีนี้กับบรรทัดสุดทาย ของเอกสารเทานั้น) เลื่อนเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงที่ตองการ ปรากฏตัวชี้ตําแหนงกระพริบ ณ ตําแหนงนั้น เลื่อนแถบเลื่อนจอภาพ (Scroll Bar) แลวคลิก ปรากฏตัวชี้ตําแหนงกระพริบ ณ ตําแหนงนั้น เมาส ณ ตําแหนงที่ตองการ กดปุมลูกศรซายหรือขวา เลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงตามทิศทาง 1 ตัวอักษร (เลื่อนหลาย ตําแหนง ใหกดปุมลูกศรคางไว) กดปุมลูกศรขึ้นหรือลง เลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงตามทิศทาง 1 บรรทัด (เลื่อนหลายบรรทัด ใหกดปุมลูกศรคางไว) กดปุม O หรือ N เลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงตามทิศทาง 1 จอภาพ กดปุม C พรอมกับ QR เลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงตามทิศทาง 1 คํา กดปุม <Home> เลื่อนตัวชี้ตําแหนงมาอยูหนาบรรทัด ปุม <End> เลื่อนตัวชี้ตําแหนงไปอยูทายบรรทัด กดปุม <Ctrl><Home> เลื่อนตัวชี้ตําแหนงไปตนเอกสาร (ตนแฟมเอกสาร) ปุม <Ctrl><End> เลื่อนตัวชี้ตําแหนงไปทายแฟมเอกสาร กดปุม S% เลื่อนไปตําแหนงการแกไขครั้งลาสุด การเลื่อนระบุตําแหนง การเลื่อนตําแหนงตัวชี้ตําแหนงโดยการใชปุมลูกศรตามที่กลาวไปแลว จะไมสะดวกหากเอกสารมีปริมาณ มาก ดังนั้นควรใชคําสั่ง Edit, Goto… มาชวยเหลือ หรือกดปุมฟงกชัน % เพื่อเปดหนาตาง “Goto”

18 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ เลือกรายการ Page พิมพเลขหนาแลวกดปุม E สราง Bookmark หรือ Comment เพื่อควบคุมการเลื่อนดูขอมูล ดวยคําสั่ง Insert, Bookmark… หรือ Insert, Comment… เลือกขอมูล (Selection) กอนแกไข หรือลบขอมูล การเลือกขอมูล หรือที่เรียกวา “ระบายดํา” เปนการทํางานที่ผูใชควรทราบ เพื่อให การแกไข ลบกระทําไดสะดวก รวดเร็ว รูปแบบการเลือก วิธีการ เลือกเปนคํา นําเมาสมาชี้ที่คํานั้นๆ แลวดับเบิลคลิก เลือกทั้งพารากราฟ นําเมาสมาชี้ ณ บรรทัดที่ตองการ แลวคลิกเมาสตอเนื่อง 3 ครั้ง เลือกทั้งบรรทัด นําเมาสช้หนาบรรทัด (สังเกตเมาสมีรปรางเปนลูกศรชี้ไปดานขวา) แลวคลิกเมาส ี ู เลือกขอมูลทั้งแฟมเอกสาร กดปุม Ca หรือเลือกเมนูคําสั่ง Edit, Select All เลือกเปนชวงตอเนื่อง นําเมาสมาชี้หนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุมซายของเมาส (วิธีที่ 1) คางไว แลวลากเมาสไปดานหลังชาๆ จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอความนั้น (สามารถลาก เมาสลงมาเพื่อเลือกขอความหลายๆ บรรทัดได) เมื่อไดระยะที่ตองการจึงปลอยนิ้วออก จากเมาส หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได เลือกเปนชวงตอเนื่อง นําเมาสมาชี้หนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุม S (วิธีที่ 2) คางไว แลวนําเมาสไปชี้หลังตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดสิ้นสุดของชวง คลิกเมาส 1 ครั้ง จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอความนั้น หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได เลือกเปนชวงตอเนื่อง เลื่อนตัวชี้ตําแหนงมาไวหนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุม (วิธีที่ 3) S คางไว แลวกดปุมลูกศร ZYRQ หรือปุม N หรือ O จะปรากฏแถบ สีดําคลุมขอความนั้น เมื่อไดชวงขอความที่ตองการจึงปลอยนิ้วจากปุมทั้งสอง หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได เลือกเปนคอลัมน กดปุม A คางไวขณะกําหนดชวงขอมูล

19 คลิกเมาสที่ กดปุม S แลวคลิกที่ ผลลัพธที่ปรากฏ จุดเริ่มตน จุดปลายทาง รูปแบบการเลือก วิธีการ เลือกเปนชวงแบบ เลือกขอมูลชวงแรก จากนั้นกดปุม C คางไวเพื่อเลือกชวงถัดไป ไมตอเนื่อง การกําหนดชวงขอมูลแบบไมตอเนื่องดวยปุม C ยกเลิกการเลือกขอมูล ขอมูลที่ถูกเลือกไปแลว จะปรากฏเปนแถบสีดําคลุมขอมูลนั้นๆ ถาตองการยกเลิกการเลือกขอมูล ใหนําเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงใดๆ ก็ได 1 ครั้ง แถบสีดําจะหายไปเอง ขณะที่เลือกขอมูล ควรระวังการกดปุมตางๆ บนแปนพิมพ เพราะอาจจะสงผลใหขอมูลนั้นหายไป หรือถูก แทนที่ สามารถแกไขไดโดยการกดปุม Cz หรือเลือกคําสั่ง Edit, Undo… เรียกคืนขอมูล (Undo) การเรียกคืนขอมูล ก็เปนฟงกชันหนึ่งที่มีประโยชนตอผูใชไดอยางมาก เพราะบางครั้งการทํางานบางอยาง อาจจะเกิดขอผิดพลาด หรือทํางานพลาด การที่มีฟงกชันเรียกคืนขอมูล จะชวยใหงานนั้นๆ สามารถ กูกลับคืนมาได เชน เผลอไปลบขอมูลในชวงที่กําหนดไว แทนที่จะตองพิมพใหม คําสั่งเรียกคืนขอมูลจะชวยใหขอมูล ที่ถูกลบกลับมาสูสภาพเดิมได วิธีการเรียกคืนขอมูลเมื่อทํางานผิดพลาด กระทําไดงายๆ โดยการกดปุม Cz หรือ ใชเมนูคําสั่ง Edit, Undo... หรือใชปุมเครื่องมือ การเรียกคืนขอมูลสามารถยอนกลับไดหลายขั้น หรืออาจจะ ตรวจสอบลําดับขั้นการเรียกคืนขอมูลโดยคลิกคางบนปุมเครื่องมือ ทั้งนี้โปรแกรมจะแสดงลําดับการทํางานที่ ผานมาทั้งหมดใหเลือก

20 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ คําสั่งที่ยกเลิกไปแลว สามารถเรียกคืนกลับโดยคลิกปุมเครื่องมือ หรือเลือกคําสั่ง Edit, Repeat… การวางแบบพิเศษ คําสั่งวางแบบพิเศษ หรือ Paste Special เปนคําสั่งที่มีประโยชนมาก เนื่องจากในปจจุบันมีการคัดลอกขอมูล จากแหลงตางๆ และเมื่อนํามาวางจะปรากฏวารูปแบบของขอความติดมาดวย การวางแบบพิเศษสามารถเลือกไดวาจะ นํารูปแบบมาใชหรือไม โดยมีตัวเลือกคือ o การวางแบบไมเอารูปแบบ ใหเลือก Unformatted Text สําหรับการคัดลอกรูปภาพ เมื่อเลือกคําสั่ง Edit, Paste Special… จะปรากฏรายการเลือก ดังนี้ o ใหเลือกรายการ Device Independent Bitmap คําสั่งนี้ควรนํามากําหนดเปนปุมเครื่องมือในแถบเครื่องมือแทนที่ปุม Paste เดิม

21 หลักการพิมพงาน • พิมพขอความที่ตองการ โดยสามารถพิมพไดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษรวมกัน ซึ่งผูใชสามารถใช ปุมสลับภาษาในการพิมพ และสังเกตโหมดการพิมพจากปุมควบคุม บน Task Bar • ควรเคาะเวนวรรค (Spacebar) เพียง 1 ครั้ง (ใสชองวางเพียงชองเดียว) • ใชเครื่องหมายวรรคตอนใหถูกตอง • การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกดปุม E เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะโปรแกรมจะตัด คําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ • กดปุม E เมื่อจบหัวเรื่อง, พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง) • การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม SE • การยอหนา ใชปุม T (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ TAB สามารถ ปรับเปลี่ยนได • การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปุม CT • งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางที่ไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting Character” เชน เครื่องหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดงหรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide สัญลักษณการกดปุม E สัญลักษณการกดปุม T สัญลักษณการกดปุม SE • กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชนใชฟอนต AngsanaNEW ขนาด 14 point ดวยคําสั่ง Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ใหตรงกัน จากนั้นคลิก ปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้งตลอดไป ฟอนตตระกูล UPC เปนฟอนตที่ควรหลีกเลี่ยง

22 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ • แตละพารากราฟสามารถกําหนดชองวางใหเกิดความสบายตา ไดดวยคําสั่ง Format, Paragraph, Spacing (Before/After) • การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใชคําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing ขอแนะนําเกี่ยวกับใชเครืองหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร ่ การพิมพงาน ไมวาจะเปนโปรแกรมใดก็ตาม มักจะสรางปญหาใหกับผูพิมพไดประการหนึ่งก็คือ การตัดคํา เนื่องจากโปรแกรมไมมีความสามารถในการจําแนก และแยกแยะคําไดอยางสมบูรณ โดยเฉพาะเมื่อมีการใช เครื่องหมายวรรคตอนผสมกับขอความ ดังนั้นเพื่อชวยใหโปรแกรมแสดงผล และตัดคําไดอยางสมบูรณ ควรทราบ หลักการใชเครื่องหมายวรรคตอน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ • เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง • ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานั้น • นขลิขิตหรือวงเล็บ ( ) o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา – ควรเวน วรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายในวงเล็บควรติดกับ เครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization) • อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”) o ใชกํากับขอความที่ยกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมาย คําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายในเครื่องหมายคําพูด ควรติดกับ เครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน ขอความในเวนิสวานิชที่วา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม”

23 • อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’) o ใชกรณีที่มีเครื่องหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายในเครื่องหมาย ควรติด กับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน “ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง” • ยัตติภงค หรือเครื่องหมายขีด (-) ั o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรคหนาและ หลัง เชน 12.00 – 14.00 น. • ไมยมก (ๆ) o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึ่มมาก • จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,) o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวนวรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลัง เครื่องหมาย เชน 10,000 200,000 15,000,000 • อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;) o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คั่นระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือใชคั่น คําในรายการที่มีจานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวนวรรค 1 ชอง ํ หลังเครื่องหมาย เชน กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวง เกษตรและสหกรณ • ทวิภาค หรือจุดคู (:) o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง เชน กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมาย เชน มาตราสวน 1:1000 อัตราสวน 1:2

24 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ • ไปยาลนอย (ฯ) o ใชละคําที่รูจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก • ไปยาลใหญ (ฯลฯ) o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญท่นามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน เชน ี ํ ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มีทุเรียน มังคุด ฯลฯ • มหัพภาค หรือจุด (.) o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง เครื่องหมายเวนวรรค เชน ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาที่มีลักษณะอยางไร ก. ภาษาคําโดด ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา • วิสัชภาค (:-) o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี้” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพติดตอกับ ขอความขางหนา เชน คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:- กรมวิชาการ กรมสามัญศึกษา ศัพทบัญญัติ/คําทับศัพท คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย algorithm อัลกอริทึม double-click ดับเบิลคลิก alpha แอลฟา download ดาวนโหลด analog แอนะล็อก drive ไดรฟ applet แอปเพล็ต e-mail อีเมล Arabic อารบิก factory แฟกทอรี่ array อารเรย floppy ฟลอปป ASCII แอสกี floppy disk ฟลอปปดิสก Assembly แอสเซมบลี folder โฟลเดอร beta เบตา function ฟงกชัน bit บิต GB กิกะไบต bitmap บิตแมป gigabyte กิกะไบต block บล็อก graph กราฟ bluetooth บลูทูธ graphic กราฟก

25 คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย bookmark บุกมารก graphics กราฟกส browser เบราวเซอร groupware กรุปแวร bug บั๊ก hard drive ฮารดไดรฟ byte ไบต harddisk ฮารดดิสก CD-ROM ซีดีรอม hertz เฮิรตซ channel แชนเนล icon ไอคอน click คลิก input อินพุต client ไคลเอ็นต internet อินเทอรเน็ต compile คอมไพล joystick จอยสติ๊ก cookie คุกกี้ JPEG เจเพ็ก daemon ดีมอน KB/KByte กิโลไบต debian เดเบียน kernel เคอรเนล debug ดีบั๊ก KHz กิโลเฮิรตซ desktop เดสกท็อป library ไลบรารี dialog ไดอะล็อก link ลิงก digital ดิจิทัล load โหลด directory ไดเรกทอรี่ lock ล็อค log ล็อก profile โพรไฟล logarithm ลอการิทม ึ prompt พรอมต macro แมโคร protocol โพรโทคอล mail เมล proxy พร็อกซี mailing list เมลลิงลิสต register เรจิสเตอร MB/megabyte เมกะไบต release รีลีส Mhz/Megahertz เมกะเฮิรตซ script สคริปต modular มอดุลาร server เซิรฟเวอร module มอดูล session เซสชัน mount เมานท socket ซ็อกเก็ต mouse เมาส software ซอฟตแวร MPEG เอ็มเพ็ก source code ซอรสโคด network เน็ตเวิรก stereo สเตริโอ offline ออฟไลน super ซูเปอร online ออนไลน tag แท็ก Open Source โอเพนซอรส technic เทคนิค

26 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย output เอาตพุต terminal เทอรมินัล package แพ็กเกจ theme ธีม palmtop พาลมท็อป token โทเค็น panel แพเนล track แทร็ก parameter พารามิเตอร unicode ยูนิโคด partition พารทิชัน upload อัพโหลด path พาธ version เวอรชัน pixel พิกเซล web browser เว็บเบราวเซอร platform แพลตฟอรม web site เว็บไซต plug in ปลั๊กอิน workgroup เวิรกกรุป อางอิงจาก : เว็บการใชคําทับศัพท Thailocalization ที่ http://l10n.opentle.org/wiki/index.php/Style โดย ฝายวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ พิมพสัญลักษณพิเศษ (Symbol) สัญลักษณทางคณิตศาสตร วิทยาศาสตร และเครื่องหมายตาง ๆ สามารถพิมพไดในเอกสารของ Word โดย ใช Font ที่ MS-Windows สรางเตรียมไวให • เลื่อนตัวชี้ตําแหนงใหอยู ณ ตําแหนงที่ตองการพิมพสัญลักษณ • เลือกคําสั่ง Insert, Symbol... ปรากฏ Dialog Box ดังนี้ • เลือกแบบตัวอักษร (Font) ไดแก Font ชื่อ Wingdings หรือ Symbol • คลิกเมาสในชองสัญลักษณที่ตองการ แลวเลือกปุม Insert หรือเลือกบัตรรายการ Special Character สําหรับใสเครื่องหมาย/ตัวอักษรพิเศษบางตัว เชน © ® §

27 ขอมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญลักษณพิเศษ

28 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ

29

31

33

35

37

39

41

43

45 การจัดแตงรูปแบบขอความ เอกสารงานพิมพที่พิมพไวแลว กอนนําไปใชงานจริง จะตองผานคําสั่งจัดแตงขอความกอนเสมอ เพื่อให เอกสารนั้นมีความนาสนใจมากขึ้น เชน การกําหนดใหขอความหัวเรื่องมีความหนา, มีขนาดโตกวาขอความปกติ หรือ มีสีที่โดดเดน การจัดแตงขอความ สามารถกระทําไดทั้งจากปุมเครื่องมือ คําสั่งจัดแตงขอความจากเมนู Format, Font… รวมทั้งใชคียลัดจากการคลิกปุมขวาของเมาส ซึ่งขึ้นอยูกับความถนัดของแตละบุคคล ตัวยก/ตัวหอย ตัวยก/ตัวหอย เปนอีกรูปแบบที่นิยมใชในเอกสารวิชาการ เชน H2O, A2 + B2 = C2 โดยวิธีที่รวดเร็วที่สุดคือ การใชคียลัด  <Ctrl><Shift>< = > การจัดรูปแบบตัวยก (Superscript) <Ctrl>< = > การจัดรูปแบบตัวหอย (Subscript) กดซ้ําเพื่อยกเลิกสภาวะ

46 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ ตัวอยางการใชงาน • พิมพขอความในแบบปกติกอน เชน H2O ก็พิมพเปน H2O  • เลือกตัวอักขระที่ตองการกําหนดใหเปนตัวยก หรือตัวหอย เชน H2O ก็ใหเลือกเลข 2 ดังนี้ • กดปุม <Ctrl>< = > รูปแบบการแสดงผลขอความภาษาอังกฤษ งานพิมพภาษาอังกฤษ มักจะเกิดขอผิดพลาด หรือความเปลี่ยนแปลงภายหลังไดโดยเฉพาะในเรื่องตัวอักษร แบบตัวพิมพใหญ และตัวพิมพเล็ก Word ไดเตรียมคําสั่งจัดการขอความภาษาอังกฤษ ที่เรียกวา Change Case มาให ดังนี้ • ระบายแถบสีใหกับขอมูล เลือกคําสั่ง Format, Change Case ปรากฏ Dialog Box ดังนี้ • เลือกรายการที่ตองการ o Sentence Case จัดขอความตามรูปแบบที่พิมพ o Lowercase เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพเล็ก o Uppercase เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพใหญ o Title Case เปลี่ยนตัวอักษรตัวแรกของคํา ใหเปนตัวพิมพใหญ o Toggle Case สลับตัวพิมพเล็ก เปนตัวพิมพใหญ และตัวพิมพใหญ เปน ตัวพิมพเล็ก คียลัดในการปรับเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรคือ S# การยกเลิกรูปแบบที่มีการจัดไวกอนแลว • เลือกขอมูลแลวเลือกคําสั่ง Edit, Clear, Formats

47 AutoCorrect & AutoFormat Word ไดเตรียมฟงกชันชวยตรวจสอบงานพิมพอัตโนมัติ และจัดรูปแบบอัตโนมัติ เพื่ออํานวยความสะดวก ในการสรางสรรคงานพิมพ เรียกวา AutoCorrect & AutoForamt แตบางฟงกชันก็ไมเหมาะสมกับการใชงาน ซึ่ง สามารถปรับระบบไดจากเมนูคําสั่ง Tools, AutoCorrect Options… AutoCorrect AutoCorrect เปนความสามารถในการแกไขอัตโนมัติ เชน กรณีที่พิมพตัวอักษรภาษาอังกฤษขึ้นตนดวยตัว ใหญ 2 ตัวติดกัน โปรแกรมจะแกไขใหตัวที่ 2 เปนตัวเล็กอัตโนมัติ หรือการแกไขใหตัวแรกของประโยคเปนตัวพิมพ ใหญอัตโนมัติ เปนตน นอกจากนี้โปรแกรมยังสามารถตรวจสอบคําที่มักพิมพผิดบอย เชน teh แลวแกไขใหถูกตองเปน the ได อัตโนมัติ รวมทั้งผูใชสามารถเพิ่มคําที่มักพิมพผิดไดจากรายการ Replace text as you type

48 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ โดยปอนคําที่มักพิมพผิด หรือคําที่ตองการใหแทนที่ในรายการ Replace จากนั้นปอนคําที่ถูกตองหรือคําที่ แทนที่ในรายการ With จากนั้นคลิกปุม Add ในครั้งตอไปเมื่อมีการพิมพคําที่ระบุในรายการ Replace โปรแกรมจะนํา คําที่ระบุไวในรายการ With แทนที่อัตโนมัติ นิยมใชเทคนิคนี้กบการปอนคําที่มักใชบอยๆ หรือคําที่มักพิมพยาวๆ ดวยคําสั้นๆ ั รายการ Replace text as you type จะปรับเปลี่ยนรายการคําศัพทตามโหมดภาษาที่เลือกใชงาน AutoFormat as you type, AutoFormat AutoFormat เปนความสามารถจัดแตงรูปแบบอัตโนมัติ เชน เมื่อพิมพเครื่องหมาย * นําหนาขอความ โปรแกรมจะแปลงเปน Bullet อัตโนมัติ AutoText AutoText นับเปนความสามารถที่นาสนใจมาก เปนการใชคําสั้นๆ แทนขอความที่ยาวๆ ซึ่งรวมถึงรูปภาพ และตาราง หรือสื่อรูปแบบอื่นๆ ที่จําเปนตองใชบอยๆ โดยยังคงใชคําสั้นๆ นั้นไดอยู (ไมเหมือนกับ AutoCorrect ที่จะ ถูกเปลี่ยนทันที) และเมื่อตองการใหแทนที่ดวยคําหรือขอความยาวๆ ก็ใหกดปุม # เชน แทนคําวา “Microsoft Word” ดวยตัวอักษร M การสราง AutoText ทําไดโดย • เลือกคํา/ขอความ หรือพารากราฟที่ตองการบันทึกเปน AutoText • เลือกคําสั่ง Insert, AutoText, New จากนั้นระบุคํายอที่ตองการ

49 รายการAutoText สามารถสั่งพิมพไดดวยคําสั่ง File, Print… แลวเลือกรายการ Print What เปน AutoText Entries ตรวจคําสะกด และไวยากรณ โปรแกรม Word มีฟงกชันตรวจสอบคําสะกดและไวยากรณขณะที่พิมพขอมูลใหโดยอัตโนมัติ หรือเลือก จากคําสั่ง Tools, Spelling and Grammar… โดยจะแสดงผลเปนเสนใตสีแดงและสีเขียว เมื่อขอมูลนั้นพิมพผิด หรือไม ปรากฏในพจนานุกรมของระบบ ดังนี้ แสดงภาพการตรวจสอบคําสะกด ตรงคําที่มีเสนใตสีแดง แสดงภาพการตรวจสอบไวยากรณ ตําแหนงที่มีเสนใตสีเขียว การแกไขคําสะกด สามารถกระทําไดโดยนําเมาสไปชี้ที่คําที่โปรแกรมขีดเสนใตสีแดง แลวคลิกปุมขวาของ เมาส โปรแกรมจะแสดงเมนูคําที่ถูกตอง ดังนี้ • ถาปรากฏคําที่ถูกตองในรายการ ใหนําเมาสมาชี้ที่คาที่ถูกตอง แลวคลิก Change หรือ Change All ํ โปรแกรมจะแกไขคําใหอัตโนมัติ

50 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ • ถาคําที่โปรแกรมตรวจสอบเปนคําที่ถูกตอง แสดงวาคํานั้นไมมีในพจนานุกรม สามารถเลือกปฏิบัติได ดังนี้ o เลือกคําสั่ง Ignore Once/All เพื่อละเวนการตรวจสอบ o เลือกคําสั่ง Add to Dictionary เพื่อเพิ่มคํานั้นลงในพจนานุกรม • สําหรับการแกไขคําที่ผิดไวยากรณ ซึ่งมักจะเปนคําที่มีชองวางหรือใชเครื่องหมายวรรคตอน ผิดพลาด ก็  สามารถปฏิบัติไดโดย o นําเมาสมาชี้ ณ ตําแหนงที่ตองการแกไข o กดปุมขวาของเมาส แลวเลือกคําสั่งที่ถูกตอง หรือแกไขดวยตนเอง สามารถเพิ่มคําศัพทในไฟล Dictionary ไดโดยการเปดไฟล custom.dic ในโฟลเดอร C:Documents and SettingsผูใชApplication DataMicrosoftProof แปลศัพท การแปลศัพท ใชคําสั่ง Tools, Language, Translate…

51 Thesaurus การหาคําที่มีความหมายพองกัน จะใชการเลือกคําแลวเลือกคําสั่ง Tools, Language, Thesaurus… การคนหาและแทนที่คา ํ การคนหาและแทนที่คํา นับเปนอีกฟงกชันที่โปรแกรมประมวลผลคําทุกโปรแกรมตองติดตั้ง โดยมีความ แตกตางกันไปตามเทคนิคและลักษณะคําที่ใชคนหา บางโปรแกรมใหระบุเฉพาะคําไดอยางเดียว แตบางโปรแกรมให ระบุรหัสพิเศษ หรือรหัสควบคุมทางคอมพิวเตอร เชน รหัสการกดปุม E รหัสการยอหนาดวยแท็บ หรือบาง โปรแกรมก็เพิ่มฟงกชันการคนหาคําที่มีรูปแบบเฉพาะ เชน คนเฉพาะคําที่เปนตัวหนา หรือหัวเรื่อง เปนตน Word ไดเตรียมฟงกชันชวยคนหาและแทนที่คําไวหลากหลายลักษณะ โดยเลือกสามารถเรียกใชงานไดจาก เมนูคําสั่ง Edit, Find… หรือ Edit, Replace… ซึ่งจะปรากฏหนาตางทํางาน ดังนี้ เลือกบัตรรายการ Find เพื่อเขาสูโหมดการคนหา หรือเลือกบัตรรายการ Replace เพื่อเขาสูโหมดการคนหา และแทนที่

52 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ การคนหา การคนหาคําหรือขอมูลทําไดการเลือกคําสั่ง Edit, Find… หรือใชคียลัด Cf • ระบุคําที่ตองการคนหาในรายการ Find what: • จากนั้นคลิกปุม Find Next เพื่อเริ่มคนขอมูล • สามารถคลิกเลือกรายการ Highlight all items found in: เพื่อใหโปรแกรมสราง Selection คลุมคํา ณ ตําแหนงที่ตรงกับเงื่อนไขการสืบคน การคนหาและแทนที่ การคนหาและแทนที่ทําไดโดยการเลือกคําสั่ง Edit, Replace… • ระบุคําที่ตองการคนหาในรายการ Find what: • ระบุคําที่ตองการแทนที่ในรายการ Replace with • คลิกปุม o Find Next เพื่อใหโปรแกรมคนหาคําในเอกสารทีละครั้ง โดยคําที่คนพบในเอกสาร จะถูก เลือก (ระบายดํา) โดยอัตโนมัติ o Replace เพื่อใหโปรแกรมแทนที่คําที่คนพบทีละครั้ง o Replace all เพื่อใหโปรแกรมแทนที่คําที่คนพบตามเงื่อนไขทุกคํา

53 • สามารถคลิกตัวเลือกเพิ่มเติมเพื่อชวยในการคนหาได โดยคลิกเลือกจาก More o คลิกเลือกรายการ Match case เพื่อใหคนหาคําที่มีการพิมพตรงกันกับคําที่ระบุ เชน Cat จะตอง คนเฉพาะ Cat เทานั้น ไมตองคนหา cat หรือ CAT หรือ caT o คลิกเลือกรายการ Find Whole words only เพื่อใหโปรแกรมคนหาคําที่ตรงกับที่พมพใน ิ รายการ Search for เทานั้น เชนถากําหนดคําคนหาเปนคําวา Computer จะคนไดเฉพาะคําวา Computer ที่เปนคําโดดๆ แต Computer ที่ไปประสมกับคําอื่น เชน Microcomputer, Minicomputer จะไมตรงกับเงื่อนไข o Use wildcards มีการระบุ wildcards ควบคุมการคนหา เชน A* คนหาคําที่ขึ้นตนดวยตัวอักษร A แตคําที่เหลือเปนอะไรก็ได มีกี่ตัวก็ได หรือ A? คนหาคําที่ขึ้นตนดวยตัวอักษร A และ ตัวอักษรตัวที่ 2 จะเปนอะไรก็ได (คําที่คนมีเพียง 2 ตัวอักษร) o Sounds like กรณีที่มีเสียงพองกันใหคนหาหรือไม o Find all word forms คนหาในฟอรมตางๆ ดวยหรือไม o ปุม Format กําหนดรูปแบบใหกับขอความที่คนหา เพื่อคนหาเฉพาะขอความที่มีรปแบบตรง ู ตามเงื่อนไข o ปุม Special เพื่อระบุรหัสพิเศษ เชน การคนหาชองวาง ใหระบุเปน White Space (^w) เปนตน ระบบตรวจทานการแกไข (Review) การแกไขเอกสารหลายๆ ครั้ง ควรทําระบบตรวจทานการแกไข โดย • บันทึกไฟลที่ตองการแกไขเปนไฟลใหม เชน มีไฟลตนฉบับชื่อ word1.doc ควรบันทึกเปนไฟลใหม ชื่อ  word1-v1.doc สําหรับการแกไขครั้งที่ 1 • เปดไฟล word1-v1.doc แลวเขาสูระบบการแกไขดวยคําสั่ง Tools, Track Changes…

54 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ • ปรากฏแถบเครื่องมือ ดังนี้ • แกไขเอกสาร ซึ่งจะพบวาสวนที่มีการแกไข จะแสดงดวยสีแดง มีการขีดเสนใต หรือมีการหมายเหตุดวย Comment • กําหนดรูปแบบการแสดงผลการแกไขโดยคลิกปุม Show จากแถบเครื่องมือ แลวเลือกคําสั่ง Options • บันทึกไฟล การตรวจสอบเอกสาร เมื่อมีการแกไขเอกสาร และตองการเปรียบเทียบกับเอกสารตนฉบับ สามารถกระทําไดโดย • เปดไฟลเอกสารที่มีการแกไข • เลือกคําสั่ง Tools, Compare and Merge Document… • เลือกไฟลเอกสารตนฉบับ • โปรแกรมจะตรวจสอบ และแสดงผลการตรวจสอบ • คลิกปุมยอมรับ หรือไมยอมรับการแกไข จากแถบเครื่องมือ

55 งานพิมพพารากราฟ เอกสารตางๆ มักจะอยูในรูปของงานพิมพแบบพารากราฟ คือ มีขอความหลายๆ บรรทัดตอการพิมพ 1 ชุด ยกเวนสวนที่เปนหัวเรื่องหรือหัวขอที่มักจะมีเพียงบรรทัดเดียว ดังนั้นการพิมพขอความในลักษณะพารากราฟ จึง เปนรูปแบบที่พบเห็นไดบอย การพิมพแบบพารากราฟที่มักเห็นกันมากที่สุด คือการพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก ซึ่ง มักจะใชปุม T เขามาชวยในการยอหนานั่นเอง นอกจากนี้ก็ยงมีพารากราฟแบบยอหนาลอย, แบบตั้งระยะซาย ตั้ง ั ระยะขวาเปนตน เครื่องมือสําคัญในการพิมพงานแบบพารากราฟ ก็คือ แถบไมบรรทัด สามารถเปดใชงานไดจากคําสั่ง View, Show Ruler ซึ่งประกอบดวยปุมเครื่องมือควบคุมพารากราฟ ดังนี้ ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป ปุมทั้งสาม สามารถปรับยายได โดยนําเมาสไปชี้ที่ปุมควบคุม แลวลากไปปลอยบนไมบรรทัด ณ ตําแหนงที่ ตองการ โดยถาปรับตําแหนงปุมควบคุมยอหนาบรรทัดที่สอง ปุมควบคุมยอหนาบรรทัดแรก จะถูกเลื่อนไปพรอมๆ กันดวย หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลี่ยนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options… จากนั้นคลิกที่บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units: พารากราฟยอหนาบรรทัดแรก การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไปชี้ที่ปุมควบคุมกั้น หนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรกไปปลอย ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว

56 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ หลีกเลี่ยงการกดปุม T เพื่อยอหนา การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ การพิมพกั้นหลัง การพิมพเนื้อหาที่ขอความไมสุดระยะกั้นหลังปกติ ทําไดโดยการเลื่อนปุมควบคุมระยะกั้นหลังบนแถบไม บรรทัดเขามา การกําหนดระยะกั้นหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ การพิมพกั้นหนา ตัวอยางรูปดานลางเปนการพิมพโดยกําหนดระยะกั้นหนาใหเขาไป ทําไดโดยการเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนา บรรทัดที่ 2 (ชี้ที่ปุมสี่เหลี่ยม) เลื่อนไปดานในไมบรรทัด

57 การกําหนดระยะกั้นหนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ หรือการเลื่อนตัวควบคุมกั้นหนาดวยปุมเครื่องมือ พารากราฟยอหนาลอย (Hanging Paragraph) งานพิมพที่จัดหัวขอลอยล้ํากวาเนื้อหาดังตัวอยาง เปนงานพิมพพิเศษที่เรียกวา งานพิมพยอหนาลอย ทําได โดยปรับปุมควบคุมกั้นหนา และกั้นหนาบรรทัดที่สองใหหางกันดังอยาง การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ

58 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ ตกแตงเอกสารดวยกราฟก กราฟกนับวาเปนสื่อที่นาเสนอความหมายไดชัดเจนกวาขอความ ดังนั้นเอกสารงานพิมพหลายๆ ฉบับจึงนํา ํ กราฟกมาเปนสวนประกอบ เพื่อใหสื่อความหมายไดชัดเจน และรวดเร็ว สําหรับโปรแกรมเอกสารขอความสามารถนํา กราฟกมาตกแตงเอกสารไดหลายลักษณะ เชน นําภาพกราฟกมาตกแตงเอกสาร, สรางกราฟกดวยฟงกชันวาดรูป การนําเขารูปภาพ รูปภาพที่สามารถนําเขาไดใน Word มีหลากหลายรูปแบบ เชน ClipArt, Images ตลอดจนภาพจาก Clipboard โดยการนําเขา ClipArt และ Images ทําไดโดย • นําตัวชี้ตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ • เลือกคําสั่ง Insert, Picture • เลือกลักษณะของภาพที่นํามาใชงาน • Clip Art… ภาพสําเร็จของ Microsoft Office • From File… ไฟลภาพจากแหลงอื่นๆ การเลือกภาพจาก Clip Art • นําตัวชี้ตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ • เลือกคําสั่ง Insert, Picture, Clip Art… • เมื่อเลือกรายการ Clip Art จะปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้ • พิมพคําคน (Keyword) เพื่อคนหาภาพ ในรายการ Search text: แลวกดปุม E

59 • โปรแกรมจะคนภาพ และแสดงผล ดังนี้ • คลิกเลือกภาพที่ตองการ แลวลากมาปลอยบนหนาเอกสาร การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน • นําตัวชี้ตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ • เลือกคําสั่ง Insert, Picture, From File… ปรากฏกรอบโตตอบ ดังนี้ • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรภาพจากรายการ Look in : • เลือกรูปภาพที่ตองการ • กดปุม Insert เมื่อตองการภาพที่เลือกไว

60 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปยังรูปที่ตองการ แลวคลิกเมาส 1 ครั้ง จะปรากฏจุดรอบรูปภาพ เรียกวา Handle  • การยกเลิกการเลือกรูป ใหคลิกเมาส นอกรูปภาพ วัตถุในโหมดปกติ วัตถุในโหมดการถูกเลือก การเลือกวัตถุหลายชิ้นพรอมๆ กัน ลบรูปภาพ • เลือกรูปภาพ • กดปุม = ยอ - ขยายรูปภาพ • เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปที่จุด Handle ใด ๆ • Drag เมาสใหไดรูปตามขนาดที่ตองการ เลื่อนตําแหนง • เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปบนภาพ • Drag เมาสใหไดตําแหนงที่ตองการ หากการเลื่อนตําแหนงหรือยายตําแหนงวัตถุ ไมสามารถ กําหนดระยะไดตามตองการ ใหยกเลิก Snap to grid ออกกอน โดย คลิกปุม Draw จากแถบเครื่องมือ Drawing แลวเลือกคําสั่ง Grid… คลิกยกเลิกรายการ Snap objects to grid

61 ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ การจัดการรูปภาพ ยังมีเครื่องมือชวยอีกหลากหลาย ผานแถบเครื่องมือ Picture โดยมีปุมสําคัญ คือ Insert Picture Color ควบคุมลักษณะสีของภาพ ไดแก สีตามภาพ (Automatic), สีโทนขาว ดํา, สีขาวดํา และสีออนแบบลายน้ํา ชุดควบคุมเกี่ยวกับความเขม ความสวาง ความคมชัดของภาพ Crop Picture ใชในการตัดภาพ วิธีการใชไดแก o คลิกที่ภาพที่ตองการตัด o คลิกปุมเครื่องมือ Crop Picture o เมาสจะเปลี่ยนรูปรางเปนสัญลักษณ o นําเมาสไปชี้ที่ Handle ณ ตําแหนงที่ตองการตัดภาพ เชน หากตองการตัดภาพดานขวา ก็นํา เมาสไปชี้ที่ Handle ดานขวาของภาพดวย o กดเมาสคางไว แลวลากเมาสเขาไปในภาพ จะพบวาภาพสวนนั้นจะหายไป o การคืนสภาพของภาพ ใหลากเมาสกลับออกมา Rotate Left หมุนภาพ Line Style ใสเสนลักษณะตางๆ รอบภาพ Compress Picture ปรับคุณภาพของภาพ เมื่อคลิกจะปรากฏตัวเลือกดังนี้

62 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ Text Wrapping การจัดวางภาพกับขอความ ตัวอยางการจัดภาพรวมกับขอความ รูปแสดงการนําภาพมาวางรวมกับขอความในสภาวะปกติ รูปแสดงการจัดภาพแบบ Wrap กับขอความ ซึ่งจะมีความโดดเดน สวยงามมากกวา Format Picture/Object เปดบัตรทํางานเกี่ยวกับรูปภาพ

63 Set transparent color กําหนดพื้นภาพโปรงใส Reset Picture คืนสภาพของภาพกลับสูคาเดิม การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร นอกจากการนําเขาภาพดวยคําสั่งที่แนะนําไปขางตน ยังสามารถใชวิธีการคัดลอก (Copy) ภาพผาน หนวยความจําภายในพิเศษของ Windows ที่เรียกวา Clipboard แลวนํามาวางในเอกสารไดเชนกัน โดยสามารถแบง รูปแบบการทํางานไดดังนี้ วิธีที่ 1 กรณีมีภาพเปนวัตถุอยูในโปรแกรม • คลิกเลือกภาพ หรือวัตถุที่ตองการ แลวคัดลอกภาพหรือวัตถุน้นเก็บไวใน Clipboard ดวยคําสั่ง ั Edit, Copy • ยายการทํางานกลับมาหนาตางเอกสารของโปรแกรม Word • กดปุม Edit, Paste เพื่อวางภาพหรือวัตถุบนหนาเอกสาร วิธที่ 2 กรณีที่เปนภาพจากหนาจอคอมพิวเตอร ี • เปดภาพที่ตองการใหแสดงผลบนจอภาพ • กดปุม <Print Screen> จะเปนการคัดลอกจอภาพที่ปรากฏเก็บไวใน Clipboard คลายคําสั่ง Copy • ยายการทํางานกลับมาหนาตางเอกสารของโปรแกรม Word • กดปุม Edit, Paste เพื่อวางภาพหรือวัตถุบนหนาเอกสาร การคัดลอกจอภาพ สามารถใชปุม <Alt><Print Screen> เพื่อคัดลอกเฉพาะจอภาพที่ Active ตัวอยางการใชคําสั่ง <Print Screen> ตองการสรางเอกสารแนะนําวิธการติดตั้งเครื่องพิมพ พรอมภาพประกอบสามารถปฏิบัติไดดังนี้ ี

64 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ • สรางเอกสารใหมดวยโปรแกรม Word หรือเปดไฟลท่ตองการวางภาพ ี • ยายมาทํางานมาที่จอภาพหลักของวินโดวส (Desktop) โดยยอโปรแกรมตางๆ ลงโดยคลิกที่ปุม Minimize • เมื่อปรากฏเดสทอปของวินโดวส ใหคลิกเลือกเมนูคําสั่ง Start เลื่อนไปเลือกรายการคําสั่ง Settings, Printers เพื่อแสดงรายการคําสั่งที่ตองการบันทึกภาพมาใชงาน จากนั้นกดปุม <Print Screen> 1 ครั้ง ซึ่งมีผลเทากับการกดปุม Cc หรือเลือกคําสั่ง Edit, Copy โดยโปรแกรมวินโดวส จะบันทึก จอภาพที่ปรากฏไวในหนวยความจําเฉพาะเรียกวา Clipboard • ยายการทํางานกลับไปที่หนาตางโปรแกรม Word ที่เปดไวแลว • คลิกเมาส ณ ตําแหนงที่ตองการวางภาพ แลวเลือกคําสั่ง Edit, Paste โปรแกรมวินโดวสจะนําภาพที่ บันทึกไวใน Clipboard มาวางในเอกสาร ซึ่งสามารถยอขยายและจัดรูปแบบไดตามที่ตองการ สรางภาพกราฟก นอกจากนําภาพมาตกแตงเอกสารแลว ยังสามารถสรางงานกราฟกแบบงายๆ ไดดวยตนเอง โดยโปรแกรมได เตรียมปุมเครื่องมือเกี่ยวกับภาพกราฟกพื้นฐานไวในแถบเครื่องมือ Drawing ซึ่งมักจะแสดงไวดานลางของหนาตาง โปรแกรม เครื่องมือวาดเสน/ลูกศร • คลิกเลือกเครื่องมือวาดเสน/ลูกศร • นําเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงเริ่มตนที่ตองการวาดเสน กดปุมเมาสคางไว แลวลากเมสไปตามทิศทางที่ ตองการ เมื่อปลอยเมาสจะไดเสนตามลักษณะที่กําหนด • ปรับขนาด/ลักษณะเสน และลักษณะปลายลูกศรไดจาก ปรับสีเสนไดจาก กดปุม S ขณะลากเสน จะไดเสนตรงเรียบ และกดปุม C ขณะลากเสน จะไดเสนที่วาดออกจากจุด ศูนยกลาง กรณีที่ใชคําสั่ง Drawing แลวปรากฏพื้นที่วาดภาพ เรียกวา Drawing Canvas สามารถเปด/ปดไดดวยคําสั่ง Tools, Options… เลือกบัตรรายการ General คลิกเลือกจากรายการ

65 รูปแสดง Drawing Canvas วาดสี่เหลี่ยม/วงกลม/วงรี • คลิกเลือกเครื่องมือวาดสี่เหลี่ยมหรือวงกลม/วงรี • นําเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงเริ่มตนที่ตองการวาด กดปุมเมาสคางไว แลวลากเมสไปตามทิศทางที่ ตองการ (ควรลากในแนวเฉียง) เมื่อปลอยเมาสจะไดรูปทรงตามลักษณะที่กําหนด • ปรับแตงสีพื้นและสีเสนขอบจากปุม ปรับขนาด/ลักษณะเสนขอบไดจาก กดปุม S ขณะวาด จะไดสี่เหลี่ยมรูปทรงจัตุรัส หรือวงกลม กดปุม C ขณะวาด จะไดรูปทรงที่วาด ออกจากจุดศูนยกลาง วาดรูปทรงอืนๆ ่ นอกจากเสน สี่เหลี่ยมและวงกลม ยังสามารถวาดรูปทรงลักษณะอื่นๆ ไดจากปุม ซึ่งมีหมวด รูปทรงยอยๆ ดังนี้ ลักษณะการใชงานเหมือนกับการวาดรูปทรงพื้นฐานที่แนะนําไปกอนหนา แตมีจุดแตกตางบางในบาง รูปทรง คือ มีจุดปรับเปลี่ยนลักษณะของรูปทรง โดยแสดงดวยจุดสีเหลือง และจุดหมุนวัตถุที่แสดงดวยจุดสีเขียว

66 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ จุดหมุนวัตถุ จุดปรับเปลี่ยนลักษณะรูปทรง พิมพขอความ • คลิกเลือกเครื่องมือพิมพขอความ • นําเมาสมาคลิก ณ จุดเริ่มตน แลวลากเพื่อสรางกรอบขอความ (ลากในแนวเฉียง) • พิมพขอความที่ตองการลงในกรอบขอความ วัตถุแตละชิ้นสามารถพิมพขอความลงไปได โดยเลือกวัตถุแลวคลิกปุมขวา เลือกคําสั่ง Add Text หรือ Edit Text

67 สมการ สูตร สมการคณิตศาสตร และวิทยาศาสตรนับเปนปญหาใหญของโปรแกรมประมวลผลคํา อยางไรก็ตาม Microsoft Word ไดตระหนักในปญหานี้ และใหความสําคัญกับเอกสารที่ตองนําเสนอสูตร สมการคณิตศาสตร วิทยาศาสตร จึงเตรียมฟงกชันการสรางสมการใหกับเอกสารงานพิมพ โดยมีวิธีการสรางสูตร สมการฯ ดังนี้ • เปดแฟมเอกสารที่ตองการสรางสูตร สมการ • เลือกคําสั่ง Insert, Objects, Microsoft Equation 3.0 • คลิกปุม OK ปรากฏจอภาพปอนรหัสสรางสูตรสมการ พรอมแถบเครื่องมือสมการ (Equation Toolbar) • คลิกเลือกเครื่องมือบนแถบเครื่องมือเพื่อสรางสมการที่ตองการ โดยแตละชุดเครื่องมือจะมีปุมยอย แถวแรกของเครื่องมือจะแสดงสัญลักษณตางๆ (Symbol) ในขณะที่แถวที่สอง จะเปนแมแบบสมการ (Equation Template) ซึ่งแตละปุม Template จะมีคําสั่งยอยใหเลือกใชงาน

68 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ Equation Template เมื่อคลิกเลือก Equation Template แตละตัว จะมีสัญลักษณคลายๆ ดังนี้ เรียกกรอบปอนขอมูลแตละสวนวา Slot จากตัวอยางเปน Template ของ Fraction ซึ่งมี 2 slot ดังนั้นการรูจัก คําสั่งควบคุม Slot หรือยายตําแหนงใน Slot จะทําใหการทํางานสะดวกขึ้น Pressing Moves the insertion point To the end of the slot. If the insertion point is at the end of a slot, it moves to the next TAB logical slot. SHIFT+TAB To the end of the previous slot. RIGHT ARROW Right one unit within the current slot or template. LEFT ARROW Left one unit within the current slot or template. UP ARROW Up one line. DOWN ARROW Down one line. HOME To the beginning of the current slot. END To the end of the current slot. Note To insert a tab character in a slot, press CTRL+TAB. ตัวอยางสรางสมการ 1. พิมพ x = 2. เลือกเมนูคําสั่ง Insert, Object, Microsoft Equation 3.0 3. เลือก fraction จาก ปรากฏผลดังนี้ 4. ตรวจสอบ Cursor จะตองอยูใน Slot บน 5. เลือก parentheses จาก

69 6. พิมพ -b 7. เลือกสัญลักษณ plus or minus จาก 8. เลือก จาก 9. พิมพ b 10. เลือก superscript จาก 11. พิมพ 2 12. เลื่อน Cursor ออกจากการพิมพตัวยก 13. พิมพ -4ac 14. กดปุม T เลื่อน Cursor มาที่ Slot ลาง แลวพิมพ 2a 15. คลิกเมาสนอกกรอบพื้นที่ Equation เพื่อกลับสูโหมดการทํางานปกติ การแกไข Equation ใหใชการดับเบิลคลิกสูตร/สมการที่ตองการแกไข Equation นี้เปนเพียงการแสดงสูตร สมการ ไมสามารถคํานวณคาได

70 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ ตาราง (Table) ตารางจะเปนสวนประกอบที่สําคัญอีกสวนหนึ่งของเอกสาร เชน การนําเสนอรายชื่อบุคคล, รายการสินคา, บัญชีรายรับ – รายจายตางๆ มักจะนําเสนอในรูปแบบของตาราง เพื่อใหสื่อความหมายไดงาย และชัดเจน ดังนั้น Word ไดเตรียมคําสั่งสรางตาราง การสรางตาราง • คลิกที่ไอคอนสรางตาราง (Insert Table) หรือเรียกใชคําสั่ง Table, Insert Table… ปรากฏ Dialog Box กําหนดขนาดตาราง สวนประกอบของตาราง • แถวในแนวตั้ง เรียกวา Column • แถวในแนวนอน เรียกวา Row • ชองในตาราง เรียกวา Cell • Cursor ใน Cell เรียกวา Cell Pointer การพิมพขอมูลในตาราง • การพิมพขอมูลใน Cell โดยใชตําแหนงแท็บ ใหกดปุม CT • เลื่อนตําแหนง Cursor กดปุมลูกศร หรือ T • การกดปุม E ใน Cell ใด จะเปนการเพิ่มจํานวนบรรทัดใหกับ Cell ตัวเลขลําดับอัตโนมัติ ลําดับที่ ชื่อ นามสกุล

71 กณพ ทองดี วิใจ ยินดี เติมลําดับดวยการเลือกเซลล แลวคลิก ปรับแตงตาราง การปรับแตงตาราง จะชวยใหไดตารางตรงตามความตองการ โดยมีคําสั่งที่เกี่ยวของหลายคําสั่ง ไดแก การเลือกแถว • Mouse Pointer อยูหนาแถวที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรเฉียงขวา) • คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกแถวตามที่ตองการ การเลือกคอลัมน • Mouse Pointer อยูเหนือคอลัมนที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรชี้ลงสีดํา) • คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกคอลัมนตามที่ตองการ การเลือก Cell • Mouse Pointer ชี้ใน Cell ที่ตองการ (ชิดขอบซายของ Cell สังเกตไดวา Mouse Pointer เปลี่ยนรูปราง เปนลูกศรเฉียงขวาสีดํา) • คลิกหรือ Drag เมาส เพื่อเลือก Cell ตามที่ตองการ การลบแถว, คอลัมน, ตาราง • เลือกแถว (หรือคอลัมน) ที่ตองการลบ • เลือกคําสั่ง Table, Delete… การแทรกแถว, คอลัมน, ตาราง • Cell Pointer อยูในแถวที่ตองการแทรก

72 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ • เลือกคําสั่ง Table, Insert… การปรับแตงตาราง สามารถใชปุมเครื่องมือใน Table and Borders Toolbar ปรับความกวางของคอลัมน, แถว การปรับความกวางของแถว และคอลัมน ทําไดโดยเลื่อนเมาสไปชี้เสนคั่นระหวางคอลัมน หรือระหวางแถว จะพบวาเมาสมีรูปรางเปนลูกศรสองทิศ กดปุมเมาสคางไวแลวลากเมาสปรับความกวางตามตองการ ปรับความกวางของเซลล นอกจากนี้ ยังสามารปรับความกวางเฉพาะเซลลใดๆ ไดโดย • เลือกเซลลที่ตองการปรับความกวาง • เลื่อนเมาสไปชี้ที่เสนคั่นคอลัมนของเซลลที่ตองการปรับ • กดปุมเมาสคางไว แลวลากเมาสปรับความกวางตามตองการ การผสานเซลล การผสานเซลล เปนคําสั่งหนึ่งที่นิยมนํามาใชในการปรับแตงตาราง ใหมีลักษณะตามตองการ เชน การรวม เซลล 2 – 3 เซลลใหเปนเซลลเดียว เพื่อแสดงผลหัวเรื่องของตารางเปนตน โดยมีหลักปฏิบัติดังนี้

73 • เลือกเซลลที่ตองการผสาน • คลิกปุม หรือเลือกเมนูคําสั่ง Table, Merge Cell ลากิจสวนตัว (ปละ 15 วัน) จํานวนวันลา ลายเซ็น/วันเดือนป ว/ด/ป ลาครั้งนี้ คงเหลือ ผูลา ผูบังคับบัญชาชั้นตน ผูมีอํานาจสั่ง หมายเหตุ จากตัวอยางจะเปนการผสานเซลล • แถวที่ 1 ทุกเซลล, แถวที่ 2 ผสานเซลลที่ 2 และ 3, แถวที่ 2 ผสานเซลลที่ 4 – 7 และผสานเซลลที่ 1 ของ แถวที่ 2 และแถวที่ 3 • ขอมูลในเซลลที่ผสานแบบแนวตั้ง เชน รายการ “ว/ด/ป” โดยปกติจะอยูชิดขอบบนของเซลล ถาตองการจัดใหอยูกึ่งกลางเซลล จะตองเลือกจากปุมเครื่องมือ การจัดเรียงขอมูลในตาราง เลือกคอลัมนที่ตองการจัดเรียง แลวเลือกคําสั่ง Table, Sort…

74 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ คํานวณในตาราง กรณีที่สรางตารางขอมูลรายงานตางๆ สามารถนําคาในตารางมาคํานวณไดทั้งรูปแบบของ Spreadsheet และ การคํานวณปกติ ขอมูล 1 ขอมูล 2 รวม หนวยงาน 1 50000 800000 หนวยงาน 2 65000 344342 รวม คลิกในเซลล เลือกคําสั่ง Table, Formula… ปอนสูตรคํานวณ หรือ เลือกฟงกชันคํานวณและรูปแบบการแสดงผล ฟงกชันคํานวณ • ABS(x) หาคาสัมบูรณของ x • AND(x,y) • AVERAGE( ) หาคาเฉลี่ย • COUNT( ) นับจํานวน • FALSE คืนคา 0 • INT(x) แสดงคาจํานวนเต็ม • MIN( ) หาคาต่ําสุด • MAX( ) หาคาสูงสุด • MOD(x,y) หารเอาเศษ • OR(x,y) • PRODUCT( ) หายอดรวมของผลคูณ • ROUND(x,y) ปดเศษทศนิยม • SUM( ) หาผลรวม

75 ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File) ตนแบบเอกสาร หรือ Document Template เปนไฟลเอกสารลักษณะพิเศษ ใชเก็บคาเริ่มตน ตลอดจนรูปแบบ ที่กําหนดเฉพาะ เพื่อใหสามารถเรียกใชงานในครั้งตอไปไดสะดวก และรวดเร็ว มักนํามาใชกับงานที่ตองทําเปนประจํา เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบันทึก โดยผูใชไม จําเปนตองมากําหนดคาเกี่ยวกับหนากระดาษ แบบอักษร ลักษณะตัวอักษร ซ้ําทุกๆ ครั้งเมื่อตองการใชงาน Style การสรางตนแบบเอกสารมีสวนเพิ่มเติมที่สําคัญคือ Style หรือลักษณะที่ใชในการพิมพ ดังนั้นหลักการสราง ตนแบบเอกสารจึงอยูที่การวิเคราะหความตองการออกมากอน ดังนี้ • ลักษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ) • ลักษณะของหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอื่นๆ ที่จําเปน • ลักษณะของการจัดพารากราฟ • ลักษณะของขอความรูปแบบตาง เชน หัวเรื่องใหญ, หัวเรื่องยอย, คําอธิบายตาราง, คําอธิบายรูปภาพ, ขอความปกติ สรางแมแบบ เพื่อใหมองเห็นภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชัดเจน จึงขอแนะนําแบบฝกปฏิบัติดังนี้ ตนแบบเอกสารของ NECTEC ใชกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว มีหัวกระดาษ เปนชื่อศูนยฯ อยูดานซาย เลขหนาอยูดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ ลักษณะของ ขอความและการจัดพารากราฟ กําหนดไวดังนี้ • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 1 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สีดําตัวหนา จัดกึ่งกลางหนากระดาษ • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 2 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 12pt. สีดําตัวหนา จัดชิดซาย • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 3 เปนฟอนต Tahama ขนาด 11pt. สีดําตัวหนาและเอียง จัดชิดซาย ยอหนา เขามา 0.5 นิ้ว • ขอความปกติ เปนฟอนต Tahama ขนาด 10pt. สีดํา จัดชิดขอบซาย ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว 1. เปดโปรแกรม Microsoft Word (ยกตัวอยางโปรแกรม Microsoft Office 2000/XP) 2. สรางเอกสารใหม 3. จัดเก็บไฟล (Save) (ขั้นตอนนี้ควรทําเปนลําดับแรก เชน ตั้งชื่อเปน “template-v1”) 4. กําหนดลักษณะของหนากระดาษตามขอกําหนด คือกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบ ขวา, ขอบบน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว ดวยคําสั่ง File, Page Setup…

76 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ 5. เปดการทํางานสวนหัวกระดาษ และทายกระดาษ โดยเลือกรายการ View, Header and Footer พิมพชื่อ หนวยงานที่ขอบซายของสวนหัวกระดาษ กดปุม T เลื่อนเคอรเซอรไปชิดขอบขวา แลวเลือกคําสั่ง Insert, Page Number… เพื่อใสเลขหนาไวที่ขอบบนขวาของหนากระดาษ 6. เลื่อนจอภาพลงมาคลิกในสวนทายกระดาษ เพื่อใสชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ของไฟลดวยคําสั่ง Insert, Field… แลวเลือกรายการ Categories เปน Document Information เลือกรายการ Field names: เปน FileName จากนั้นคลิกเลือกรายการ Add path to filename ดังตัวอยาง คลิกปุม Ok เพื่อยืนยันการใสชื่อ ไฟลและพาธ 7. กลับสูการทํางานโหมดปกติ โดยคลิกเลือกคําสั่ง View, Header and Footer ซ้ําอีกครั้ง 8. สรางลักษณะของขอความรูปแบบตางๆ โดยเลือกเมนูคําสั่ง Format, Styles and Formatting… ปรากฏ กรอบทํางานดังนี้

77 9. คลิกเลือกรูปแบบที่ชื่อ Heading 1 คลิกปุมขวาของเมาส แลวเลือก Modify… 10. ปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้ 11. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Font ตั้งคาแบบอักษร ดังนี้ ฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สีดําตัวหนา แลวคลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบอักษร

78 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ 12. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Paragraph เพื่อจัดกึ่งกลางหนากระดาษ โดยเลือกจากรายการ Alignment เปน Centered คลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบหนากระดาษ 13. ทําซ้ํากับรายการชื่อ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดังนี้ • Heading 2 Tahoma ขนาด 12pt. สีดําตัวหนา จัดชิดซาย • Heading 3 Tahama ขนาด 11pt. สีดําตัวหนาและเอียง จัดชิดซาย ยอหนาเขามา 0.5 นิ้ว • Normal Tahama ขนาด 10pt. สีดํา จัดชิดขอบซาย ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว 14. บันทึกไฟลในชื่อเดิมดวยคําสั่ง File, Save… 15. สรางตนแบบเอกสารดวยคําสั่ง File, Save as… 16. กําหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)” โดยไฟลที่ไดจะถูกเก็บไวที่ C:Documents and SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates ชื่อ Boonlert1 เปนชื่อบัญชีผูใช จะเปลี่ยนตามระบบคอมพิวเตอรนั้นๆ

79 การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร ไฟลตนแบบเอกสารก็มีลักษณะคลายกับไฟลเอกสาร เพียงแตมีสวนขยายเปน .dot และโดยปกติจะเก็บไวที่ โฟลเดอร C:Documents and SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates ดังนั้นเมื่อตองการแกไขหรือ ปรับเปลี่ยนก็ใชคําสั่ง File, Open… แลวเลือกไฟลจากโฟลเดอรดังกลาวมาแกไขตามปกติ โดยในหนาตางเปดไฟล จะตองเปลี่ยนรายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)” หรือเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบับซึ่งบันทึกดวยสวนขยาย .doc แลวบันทึกเปนแมแบบซ้ําอีกครั้งก็ได การใชงานตนแบบเอกสาร การเรียกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร กระทําไดโดยเรียกเมนูคําสั่ง File, New… ซึ่งจะปรากฏหนาตางทํางาน ใหเลือกใชแมแบบตามที่ตองการ โปรแกรมจะแสดงหนาตางทํางานดังภาพบน คลิกเลือกรายการ General Templates… จากหมวด New from Template ปรากฏหนาตางเลือกแมแบบเอกสาร เพื่อใหเลือกใชงานดังนี้

80 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ การพิมพขอความดวยตนแบบเอกสาร เมื่อสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมีการเรียกใชงาน โปรแกรมจะกําหนดหนากระดาษ, หัวกระดาษ และทาย กระดาษ ใหโดยอัตโนมัติ แตการพิมพขอความจะใชปุม Style มาควบคุม ดังนี้ กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว • คลิกในบรรทัดที่ตองการปรับแตง • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style กรณีพิมพขอความใหม  • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style • พิมพขอความที่ตองการ

81 การโอนยาย Style การปรับแตงเอกสารเดิม จะมีปญหาคอนขางมาก วิธีการที่งายและสะดวก รวดเร็วคือ การโอนยาย Style จาก เอกสารตนแบบไปใสในเอกสารเดิม แลวจัดแตงดวย Style อีกครั้ง • เปดไฟลเอกสารที่ตองการจัดแตง • เลือกคําสั่ง Tools, Template and Add-Ins… • คลิกปุม Organizer…

82 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ • ปรากฏจอภาพควบคุมสไตล โดยสวนดานซายมือ แสดงสไตลของเอกสารปจจุบัน ดานขวามือแสดง สไตลของเอกสารเริ่มตน (Normal Template) คลิกปุม Close File ดานขวามือ • คลิกปุม Open File… แลวเลือกไฟลที่มีการสรางสไตลไวแลว อาจจะเปนไฟลเอกสาร (.Doc) หรือไฟล แมแบบ (.Dot) ก็ได • ปรากฏสไตลของเอกสารที่เลือกในกรอบดานขวามือ คลิกเลือกสไตลที่ตองการโอน แลวคลิกปุม Copy เพื่อสงสไตลที่เลือกไปยังเอกสารดานซายมือ • คลิกปุม Yes to All เพื่อยืนยันการคัดลอกสไตลใหม ไปแทนที่สไตลเดิม • ปดหนาตาง Organizer แลวกลับไปตกแตงเอกสารดวยปุม Style ตอไป

83 การสรางสารบัญจาก Style จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ, ดัชนี และเชิงอรรภ ซึ่งมีวิธีการดังนี้ • พิมพเอกสารดวยสไตล • เลื่อนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย หรือหนาแรกของเอกสาร • ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page… • เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of Contents • เลือกลักษณะสารบัญจากรายการ Formats: • คลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏสารบัญโดยอัตโนมัติ การปรับปรุงสารบัญ • คลิกขวาในพื้นที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields…

84 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ คําอธิบายภาพ หรือตาราง การทําคําอธิบายภาพ หรือตาราง ก็เปนสวนหนึ่งที่ประสบปญหามากสําหรับการสรางเอกสาร เนื่องจากภาพ หรือตาราง อาจจะมีการปรับเปลี่ยน แกไข เพิ่มเติม ลบทิ้งอยูตลอด มีผลใหตัวเลขกํากับภาพ หรือตารางเปลี่ยนแปลง การแกไขปญหานี้ กระทําไดโดยใชคําสั่ง Insert, Reference, Caption… ในการเติมคําอธิบายภาพ หรือตาราง แทนการ พิมพลงไปตามปกติ ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุมดังนี้ สามารถกําหนดคําอธิบายไดเอง โดยคลิกปุม New Label… แลวปอนคําอธิบายที่ตองการลงไป เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะเติมคําอธิบายภาพ หรือตารางใหโดยอัตโนมัติ การทําสารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง เมื่อสรางคําอธิบายภาพ หรือตารางดวยความสามารถ Caption แลวก็สามารถนํารายการดังกลาว มาทําเปน สารบัญไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือกบัตรรายการ Table of Figures

85 • เลือกรูปแบบ Caption จากรายการ Caption label: • แลวคลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญ • การปรับปรุงสารบัญก็ทาไดโดยคลิกขวาในบัญชีสารบัญ แลวเลือกคําสั่ง Update Fields ํ การทําดัชนี (Index) เอกสารสิ่งพิมพวิชาการ มักจะมีการสรางดัชนีคําไวทายเอกสาร เพื่อสะดวกตอการสืบคน การสรางดัชนีมี หลักการดังนี้ • เปดไฟลเอกสารใหม พิมพคําดัชนีที่ตองการ 1 รายการตอ 1 บรรทัด แลวบันทึกไวในไฟล เชน index- word.doc • เปดไฟลเอกสารที่ตองการสรางดัชนี เลื่อน Cursor ไปบรรทัดสุดทาย หนาสุดทาย การจัดแนวกระดาษ • พิมพหัวเนื้อหา เชน “สารบัญคํา” หรือ “ดัชนี” • เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือกบัตรรายการ Index

86 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ • คลิกปุม AutoMark เพื่อผนวกคําดัชนีจากไฟลคําดัชนีรวมกับไฟลเอกสาร • เลือกไฟลคําดัชนี ตัวอยางคือ index-word.doc แลวคลิกปุม Open • เลือกเมนูคําสั่ง เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… • เลือกบัตรรายการ Index • คลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญดัชนี

87 Mail Merge การสั่งพิมพซองจดหมาย, จดหมาย, ฉลาก หรือใบประกาศนียบัตรตางๆ หากมีขอความที่ตองปรับเปลี่ยนซ้ํากัน เชน ชือผูรับ ที่อยู ความสามารถ ่ Mail Merge เปนความสามารถเดนที่ควรนํามาประยุกตใชกับงานลักษณะนี้ โดย Mail Merge เปนคุณสมบัติการดึงรายการขอมูลจากไฟล หนึ่งที่เก็บเปนรายการหรือฐานขอมูล เรียกวา ไฟลขอมูล มาใสในไฟลเอกสารที่สรางดวย Word ไฟลขอมูล จดหมาย/ปาย/ฉลาก/ซอง • Text File สงขอมูล จดหมาย/เอกสารตางๆ • ตารางขอมูล ไฟลขอมูล ไฟลขอมูลเปนไฟลที่เก็บรายการขอมูลที่ตองการนําไปใสไวในเอกสารเผยแพร โดยจะตองมีสวนหัวรายการ เรียกวา Field Header และรายการขอมูล แตละรายการแยกดวยเครื่องหมาย , และสามารถสรางไดดวย NotePad, Word, Microsoft Access, Microsoft Excel ดังนี้ • สรางไฟลดวย NotePad หรือแปลงขอมูลจากซอฟตแวรฐานขอมูล • รูปแบบไฟล ชื่อฟลด1,ชื่อฟลด2,ชื่อฟลด3,… ชื่อฟลด ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 1 ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 2 ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 3 … … ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ n ตารางขอมูล นอกจากนี้ยังสามารถสรางไฟลขอมูลในรูปของตารางดวย Word แลวนําเขาขอมูลในรูปแบบตาราง จํานวน คอลัมนเทากับจํานวนขอมูลในแตละรายการ แถวแรกของตารางเปนชื่อฟลด ไฟลจดหมาย • สราง Word Document แลวพิมพเนื้อหาจดหมาย เฉพาะสวนที่ตองการนําเขาจากไฟลขอมูลใหเวนไว บันทึกไฟล • เลือกคําสั่ง Tools, Letters and Mailings, Mail Merge … เลือกรูปแบบเอกสารที่ตองการสราง

88 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ เลือกรูปแบบ เลือกไฟลเอกสารทีตองการสรางชิ้นงาน ่ เลือกแหลงขอมูลผูรบ ั จอภาพควบคุมการนําเขาขอมูล

89 • เปด Mail Merge Toolbar • เลื่อนเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงที่ตองการวางขอมูล • คลิกปุม Insert Merge Field • เลือก Field ที่ตองการ • ทําซ้ําจนครบทุกตําแหนง • สั่งพิมพ Mail Merge ดวยปุม Merge to Printer

90 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ การแปลง PDF ดวย Microsoft Office รูปแบบเอกสารที่ทุกคนใชกันคงหลีกไมพนเอกสารที่สรางขึ้นมาจากซอฟตแวรตระกูล Microsoft Office ไม วาจะเปน Word, Excel, Power Point แตดวยกระแสอินเทอรเน็ต ทําใหการนําเสนอเอกสารผานเครือขายอินเทอรเน็ตมี ความตองการมากขึ้น การเผยแพรเอกสารตนฉบับเปนสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง ทั้งประเด็นการละเมิดลิขสิทธิ์ ประเด็นไวรัส ที่แอบแฝงมากับไฟลเอกสาร ดังนั้นฟอรแมตเอกสาร PDF จึงเปนฟอรแมตที่ไดรบความนิยมสูงในปจจุบัน โดยการ ั แปลงเอกสารไมโครซอฟตออฟฟศใหเปน PDF ไดนั้น จะตองมีการติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม โดยโปแกรมมีใหเลือก มากมายแตที่แนะนําจะเปนการใชโปรแกรม Adobe Acrobat 6.0 Professional เอกสาร PDF ในปจจุบันไดมีใชกันอยางแพรหลายมาก ไมวาจะเปนการเผยแพรบนเว็บไซต สื่อสิ่งพิมพตางๆ หรือประกาศตางๆ แมแตการสแกนรูป ก็สามารถใชรูปแบบเอกสาร PDF ได ทําไมจึงมีการใชเอกสารประเภท PDF เปนสวนใหญ เนื่องจากเอกสาร PDF นั้น จะไมเปลี่ยนรูปแบบของหนาเอกสาร ไมวาจะไปเปดที่เครื่องไหนในโลกก็ ตาม จึงทําใหเอกสาร PDF เปนที่นิยมในการเผยแพรมากกวาการใชเอกสารประเภทอื่นๆ การติดตั้ง Adobe Acrobat 6.0 Professional ในการติดตั้งโปรแกรม Adobe Acrobat 6.0 Professional นั้นจะตองเสียคาใชจายในการซื้อโปแกรมมาติดตั้ง เนื่องจากโปรแกรมนี้ไมมีใหใชกันฟรีๆ หรือทดลองใช แตถาองคกรนั้นมีความจําเปนที่จะตองใชเอกสาร PDF ก็คุมกับ การลงทุน เพราะโปรแกรมนี้มีฟงกชั่นมากมาย สําหรับการปรับแตงเอกสาร PDF ใหดูนาสนใจมากยิ่งขึ้น หลังจากที่ ทานไดเสียเงินซื้อมาแลวนั้น ก็ตองติดตั้งโปรแกรมกอนถึงจะสามารถใชงานได หลังจากติดตั้งโปรแกรมเสร็จเรียบรอยแลวเครื่องของทานจะมีการจําลอง Printer ให ซึ่งโปรแกรมนี้จะสราง เครื่องพิมพมาใหใชในการแปลงเอกสารเปน PDF โดยมีชื่อวา Adobe PDF จะอยูใน Control Panel, Printers and Faxes การการแปลงเอกสาร PDF ในการแปลงเอกสาร PDF นั้นควรจะตองมีการปรับแตงคาตางๆ เพื่อใหเอกสารที่แปลงออกมาแลวนั้น ถูกตองตามวัตถุประสงคของงานชุดนั้น ไมวาจะเปนงานที่ตองใชแสดงบนเว็บไซต หรืองานที่ตองสงโรงพิมพเพื่อ พิมพงานออกวาจําหนายก็จะมีรูปแบบการแปลงที่แตกตางกัน โดยการเปดโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศขึ้นมากอน ใหเขาไปที่ Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word เปดไฟลเอกสารที่ตองการแปลง จากนั้นใหเลือกคําสั่ง File, Print… เพื่อเขาไปเลือก Printer ที่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional ไดสรางขึ้นมา เมื่อคลิกแลวจะมีหนาตางใหเลือกเครื่อง Printer ะตองเลือกเครื่อง Printer ที่ชื่อวา Adobe PDF

91 เมื่อคลิกเลือกแลวให คลิกที่ปม ุ เพื่อที่จะไปแกไขคาที่เหมาะสมในการแปลงเอกสาร ซึ่งเมื่อ คลิกแลวจะมีหนาตาง Adobe PDF Document Properties โดยจะมีบัตรรายการทั้งหมด 3 บัตรรายการ • Layout บัตรรายการที่กําหนดเอกสารวาจะใหพิมพออกมาแนวตั้ง-แนวนอน • Paper/Quality บัตรรายการที่กําหนดคุณสมบัติ วาจะใชสีหรือขวาดํา • Adobe PDF Settings บัตรรายการที่กําหนดคาตางๆ ของเอกสาร PDF ไมวาจะเปนคุณภาพงานพิมพ เมื่อแปลงออกมาแลวหรือการปองกันการนําเอกสารไปปรับแกไข ซึ่งสามารถกําหนด Security ได o การแปลงเปนเอกสารสําเนา แนะนําใหเลือกเปน Standard o การแปลงเพื่อเผยแพรผานเว็บ แนะนําใหเลือกเปน Smallest File Size  o การแปลงเพื่อสงพิมพ แนะนําใหเลือกเปน Press Quality เมื่อปรับคาตางๆ เสร็จแลวใหคลิก OK ระบุแหลงเก็บและชื่อไฟล (สวนขยายเปน .pdf) เมื่อเสร็จแลวใหคลิก Save โปรแกรม Acrobat จะแปลงเอกสารจาก Word เปน PDF ใหอัตโนมัติ การปองกันเอกสาร PDF ดวย Adobe Acrobat 6.0 Professional จุดเดนของเอกสาร PDF คือการปองกันเอกสารไมใหถูกละเมิดไดหลากหลายลักษณะเชน การหามเปด, การ หามคัดลอก, การหามสั่งพิมพ โดยผูสรางสามารถเลือกลักษณะการปองกันเอกสารไดตามความเหมาะสม โดยมีวิธีการ แปลงเอกสาร และปองกันเอกสารไดดังนี้ เปดไฟลเอกสารที่ตองการแปลงเปน PDF จากนั้นเลือกเมนู File, Print..

92 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ ในสวนของรายการ Adobe PDF Security จะมีรายการใหเลือกเพื่อที่จะกําหนดการปองกันเอกสารไมวาจะ เปนในสวนของปองกันการสั่งพิมพหรือคัดลอกขอมูลออกไปใชงาน ในสวนนี้สามารถที่จะควบคุมได • None เปนรายการที่ไมตองตั้งคาการปองกันอะไรเลย • Reconfirm Security for each job เมื่อเลือกรายการนี้และคลิกปุม edit จะเปนการแกไขคา Security • Use the last known Security Settings ถาเลือกรายการนี้จะเปนการกําหนดคา Security ใหเหมือนกับ ครั้งลาสุด แตสามารถที่จะปรับแกไขไดโดยคลิกปุม edit เมื่อเลือก Reconfirm Security … หรือ Use the last know Security Settings แลวใหคลิกปุม จะ เขาสูการตั้งคาเพื่อปองกันเอกสาร ในหนาตาง Adobe PDF – Security จะประกอบไปดวย 2 สวนที่ใชในการควบคุมคาการปองกันเอกสาร

93 สวนที่ 1 เปนการกําหนดรหัสใหกับเอกสารตั้งแตตอนเปดเอกสารนี้ ซึ่งจะมีลักษณะที่เหมือนกับเอกสาร ทั่วไปที่ใสรหัสกอนเปดเอกสารถึงจะสามารถเปดได จะอยูในสวน Require a password to open the document ใหคลิก ที่ชองหนารายการนี้แลวโปรแกรมจะมีชองใหกําหนดรหัสก็สามารถระบุรหัสไดตามที่ตองการ สวนที่ 2 เปนการกําหนดการปองกันในตัวเอกสาร ซึ่งจะอยูในสวนของ Permissions Check Box ตรง Use a password to restrict…. เมื่อคลิกแลวจะสามารถใสรหัสปองกันการแกไขไฟล PDF ได Permissions Password ใสรหัสผานสําหรับการแกไขไฟล PDF Printing Allowed สามารถกําหนดวาเอกสารชุดนี้สามารถสั่งพิมพไดหรือไม หรือสั่งพิมพไดแตคุณภาพ งานพิมพอยูที่เทาไร ซึ่งโปแกรมไดกําหนดมาให 3 ลักษณะ o None ไมสามารถสั่งพิมพเอกสารนี้ไดคือจะไมมีรูปเครื่องพิมพใหสั่งพิมพไดหรือในเมนูไฟล จะถูกปดไวไมสามารถสั่งไดจากโปรแกรม Adobe Acrobat o Low Resolution (150dpi) สามารถสั่งพิมพเอกสารชุดนี้ไดแตความละเอียดของเอกสารจะถูก กําจัดอยูที่ 150 dpi หรือความละเอียดต่ํานั่นเอง o High Resolution สั่งพิมพงานนี้ไดที่ความละเอียดสูงหรือเหมือนตนฉบับ Changes Allowed เปนรายการที่จะใหสามารถปรับแตแกไขเอกสารนี้ไดหรือไมซึ่งในหัวขอนี้จะมี รายการใหเลือกดังนี้ o None ไมอนุญาติใหมีการเปลี่ยนปแปลงเอกสาร PDF เลย o Inserting, deleting… อนุญาตใหเพิ่ม, ลบ และปรับเปลี่ยนได o Fill in of ….. อนุญาตใหเพิ่มฟอรม และลงลายมือชื่ออิเล็กทอรนิกสในเอกสารได o Commenting, filling…. อนุญาตใหแสดงความคิดเห็น (comment), กรอกขอความลงใน แบบฟอรมและลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกสในเอกสารได o Any Except…. สามารถแกไขไดทุกแบบ Enable Copying of text, image, and other content อนุญาติใหคัดลอกขอความ, รูปภาพในเอกสาร หรือไม หากไดมีการ Check Box จะสามารถคัดลอกขอความ, รูปภาพในเอกสารไมใชไดตอได หรือไม Check Box จะไมสามารถกระทําการใดๆ กับเอกสารชุดนี้ได

94 มาตรฐานการสรางเอกสารงานพิมพ เมื่อไดกําหนดคาตางๆ เปนที่เรียบรอยแลวนั้นใหคลิกที่ปุม เพื่อเปนการยืนยันการตั้งคาตางๆ หาก คาที่ตั้งนั้นไมตองการใหคลิกปุม เพื่อยกเลิกคาที่ตั้งมาทั้งหมด เมื่อคลิกปุม OK แลวนั้นจะตองคลิกปุม OK อีก 2 ครั้งเพื่อใหโปรแกรมไดแปลงเอกสารจาก Microsoft Office ไปเปน PDF ไฟลใหมพรอมทั้งมีการตั้งคาปองกัน ใหกับเอกสารชุดนี้ดวย เพียงเทานี้ก็เปนการปองกันไดอีกวิธีหนึ่งในการที่จะรักษาคุณคาของเอกสารเอาไวไมใหผูอื่น นําไปปรับแกไขได การสราง Book Mark ใหกับเอกสาร PDF ในเอกสาร PDF ที่มีจํานวนหนาเอกสารหลายหนา จะมีปญหาการเขาถึงเนื้อหา ตองเสียเวลากับการเลื่อน Scroll Bar แตดวยความสามารถของ Bookmark ทําใหการเขาถึงเนื้อหาเปนไปไดอยางรวดเร็ว เริ่มสราง Bookmark เปดไฟลเอกสาร PDF ดวยโปแกรม Adobe Acrobat Professional แลวก็เขาสูการสราง Bookmark โดยเปด สวนทํางาน Bookmark คลิกที่ Tab เมนูทางดานซายของจอภาพ หรือเลือกคําสั่ง View, Navigation Tab, Bookmarks เลื่อน Cursor ไปคลิก ณ ตําแหนงที่ตองการทํา Bookmark หรือจะเลือกขอความก็ได แลวคลิกปุม New Bookmark โปรแกรมจะเพิ่ม Bookmark ใหโดยอัติโนมัติ และสามารถที่จะเปลี่ยนขอความใน Bookmark ได สําหรับการทําหัวขอยอย ก็ทําไดโดยลาก Bookmark ที่ตองการกําหนดเปนหัวขอยอย ไปไวใต Bookmark หัวขอหลัก โดยสังเกตเครื่องหมายลูกศรสีแดงเล็ก การลบ Bookmark ในการลบ Bookmark นั้นทําไดงายๆ ดวยการเลือก Bookmark ที่จะลบ แลวใหคลิกที่ไอคอน เพียงเทานี้ Bookmark นั้นก็จะหายไป

Microsoft Word : Advanced

0 comments

Notes on slide 1

1 Favorite