Microsoft Word
Microsoft Word โปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processing) ระบบภาษาไทย – ภาษาอังกฤษ ที่
ทํางานบนระบบปฏิบัติการวินโดว (Microsoft Windows) มีความสามารถตางๆ เกี่ยวกับการพิมพและ
ประมวลผลคํา ตั้งแตการพิมพบันทึกอยางงาย จนถึงสื่อสิงพิมพประเภทแผนพับ โปสเตอร หรือหนังสือพิมพ
่
ขนาดเล็ก หากลองเปดคอมพิวเตอรเกือบ 100% ก็จะพบวามีการติดตั้งโปรแกรมลักษณะนี้ทั้งสิ้น การทํางาน
ของโปรแกรม เปนไปในลักษณะที่เห็นผลทันทีขณะที่พมพงาน (WYSIWYG: What you see is what you
ิ
get)
การเรียกใชงานโปรแกรม
คลิกปุม Start
เลือก Program
คลิกรายการ Microsoft Word
นอกจากนี้ยังสามารถใชคําสั่ง Start, New Office Document เพื่อเปดจอภาพควบคุม
การทํางานกับชุดโปรแกรม Microsoft Office และเลือกรูปแบบการสรางงานทั้งเอกสารใหม (New
Document) หรือการสรางจากแมแบบ (Template)

2 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
จอภาพโปรแกรม
Title Bar
Menu Bar
Toolbar
Ruler
Cursor
Mouse Pointer
(I-Beam)
Scroll Bar
Drawing Toolbar
Status Bar
Title Bar
แถบชื่อเรื่อง เปนสวนแรกของหนาตางโปรแกรม แสดงชื่อไฟลเอกสารที่กาลังสราง หรือแกไข
ํ
Menu Bar
แถบเมนูคําสั่ง สวนแสดงรายการคําสั่งๆ ในการใชงานโปรแกรม
คําสั่งทียังเลือกไมได
่
คําสั่งที่มตัวเลือกยอย
ี
คลิกเพื่อแสดงคําสั่งทั้งหมด
ปกติเมนูของ Word จะแสดงเฉพาะคําสั่งที่ใชงานบอยๆ ซึ่งสามารถยกเลิกการซอนคําสั่ง และให
แสดงแบบเต็มโดยเลือกจากเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options
ตัวเลือกของ Word XP

3
ตัวเลือกของ Word 2000
Toolbar
แถบเครื่องมือ สวนควบคุมการทํางานทีแบงเปนหมวดหมู โดยใชปุมเครื่องมือตางๆ
่
การเปดใชงาน หรือปดแถบ
เครื่องมือ ใชคําสั่ง View,
Toolbars โดยแถบเครื่องมือ
ที่มีเครื่องหมาย นําหนา
แสดงวากําหนดใหแสดงผล
บนจอภาพ
แถบเครื่องมืออาจจะเรียงตอกันในแนวเดียวทําใหไมสามารถแสดงปุมเครื่องมือไดครบทุกปุมสามารถ

แกไขไดโดยนําเมาสชทสัญลักษณ
ี้ ี่ ของแถบเครื่องมือทีตองการยายตําแหนง
่ แลวลากไปปลอย ณ
ตําแหนงทีตองการ
่
ลากแลวนําไปปลอย
การยายตําแหนงปุมเครื่องมือ หรือลบปุมเครื่องมือออกจากแถบเครื่องมือ ใชการกด <Alt> คางไว
แลวลากเมาสสลับตําแหนง หรือดึงปุมออก และคืนสภาพกลับ หรือปรับแตงปุมเครื่องมือดวยคําสั่ง Tools,
Customized… จากบัตรรายการ Toolbar และบัตรรายการ Command

4 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
กด <Alt> แลวลากปุมที่
ไมตองการออกจากแถบ
เลือกคําสั่งที่ตองการ แลว

ลากไปวางในแถบเครื่องมือ
จะปรากฏเปนปุมเครื่องมือ
ของคําสั่งนั้นๆ เพิ่มขึ้นมา
การปรับแตงแถบเครื่องมือ
• ปุม New… เพื่อสราง
แถบเครื่องมือชุดใหม
• ปุม Rename… เพื่อ
เปลี่ยนชื่อแถบเครื่องมือ
• ปุม Delete เพื่อลบแถบ
เครื่องมือ
• ปุม Reset เพื่อคืนสภาพ
แถบเครื่องมือกลับสูคา

ติดตั้ง
Ruler
แถบไมบรรทัด แสดงขอบเขตสําหรับการพิมพ การจัดระยะกั้น (Tab) มีทงแถบไมบรรทัดในแนวนอน
ั้
และแนวตั้ง เรียกใชงานไดจากคําสั่ง View, Ruler
แถบไมบรรทัด

5
Scroll Bar
แถบเลื่อนใชเลือนดูเนื้อหา ซึ่งไมสามารถแสดงไดพอบนจอภาพ มีทั้งแถบเลือนแนวตั้ง และแนวนอน
่ ่
Status Bar
แถบสถานะ แสดงรายละเอียดตางๆ ขณะทํางาน เชน เลขหนา, เลขบรรทัด, จํานวนหนาเอกสาร,
โหมดการทํางาน และโหมดการใชปมตางๆ
ุ
ควบคุมการสราง Selection
การปดโปรแกรม
วิธีที่ 1
• คลิกปุมปด (Close Button) ของหนาตางโปรแกรม
Close
Button
วิธีที่ 2
• เลือกเมนู File, Exit
วิธีที่ 3
• กดปุมฟงกชัน A$
รูปแบบการแสดงผลจอภาพ
การทํางานดานเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทํางานหลายลักษณะ โดยควบคุมจากเมนู
คําสั่ง View ดังนี้
• Normal สภาวะการพิมพปกติ มีขนาดพื้นที่พิมพงานกวาง แตไมแสดงภาพจากการ
วาดดวยเครื่องมือวาดภาพ (Drawing Tools)
• Web Layout หมดการพิมพในการออกแบบหนาเว็บ
• Print Layout โหมดการทํางานเสมือนจริง แสดงขอบกระดาษทั้งสีดาน รูปภาพ รูปวาด
่
แนะนําใหเลือกโหมดนี้ในการสรางเอกสาร
• Outline สภาวะการพิมพแบบโครงราง เหมาะตอการปรับแตงรูปแบบเอกสารอยาง
รวดเร็ว
เทคนิคการเลื่อนดูเนื้อหาดวยแปนพิมพ
• <HOME> ตนบรรทัด
• <END> ทายบรรทัด
• <Ctrl><Home> ไปตนเอกสาร
• <Ctrl><End> ไปทายเอกสาร
• <Ctrl><ลูกศรขวา/ซาย> เลื่อนตามทิศทางครั้งละ 1 คํา
• <Ctrl><ลูกศรขึ้น/ลง> เลื่อนขึ้นลงทีละ 1 ยอหนา
• <Shift><F5> เลื่อนไปตําแหนงการแกไขครังลาสุด
้
• <F5> ระบุตําแหนง

6 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
เลือกรายการ Page พิมพเลขหนาแลวกดปุม <Enter>
สราง Bookmark หรือ Comment เพื่อควบคุมการเลื่อนดูขอมูล
ดวยคําสั่ง Insert, Bookmark… หรือ Insert, Comment…
เทคนิคการเลือกขอมูล
• ดับเบิลคลิกที่ตวอักษร
ั เลือกเปนคํา
• Triple Click เลือกทั้ง Paragraph
• คลิกหนาบรรทัด เลือกทั้งบรรทัด
• <Alt><Drag & Drag> เลือกแบบคอลัมน
• ชวงที่ 1 + <Shift><Click> ยอ/ขยายชวง
• ชวงที่ 1 + <Ctrl><Drag & Drop> เลือกเปนชวงๆ
• <Shift><Ctrl><Home/End> เลือก ณ ตําแหนง Cursor จนสุดขอมูลดานบน/ลาง

7
มาตรฐานของงานพิมพ
การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวรอื่นๆ ใน
ลักษณะเดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แตทวาปญหาที่
ตามมาของการสรางเอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพทสราง ี่
แลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะพบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูกเปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ”
บางเอกสารก็จาเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุงเพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนี
ํ
คํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผูพิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จําไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร

ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทําหัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการทีผูใชงานโปรแกรมประมวลผล
่
คํา ยังไมทราบฟงกชันการทํางานในการสรางเอกสารที่เปนคุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงาน
พิมพในสํานักงาน
โปรแกรมประมวลผลคําตางๆ ไมวาจะเปน Microsoft Word, OfficeTLE, Pladao Office ตางก็มี
ฟงกชันชวยในการสรางเอกสาร งานพิมพทกรูปแบบใหมีคณภาพ ซึ่งเปนเรื่องที่ไมนาเชื่อวาผูใชจํานวนมาก
ุ ุ 
ไมทราบฟงกชนดังกลาว ทําใหเอกสารงานพิมพออกมาในสภาพที่เรียกวา “เละ” และทําใหเกิดความยุงยากใน
ั
การปรับปรุงแกไขเปนอยางยิ่ง ดังนั้นเอกสารเลมนี้จึงไมไดมุงเนนการสอน “ใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา”
แตจะมุงไปที่ปญหาที่ผใชมักจะพบ และวิธการแกไขใหตรงผลมากทีสุด ทั้งนี้ผูเขียนขอยกตัวอยางการใชงาน
 ู ี ่
จากโปรแกรม Microsoft Word 2000/XP มาประกอบการนําเสนอ
ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ
รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน
รูปแสดงปญหาเกิดจากการใชเครื่องหมายวรรคตอนผิด (คําที่มีเสนใตสีเขียว)
รูปแสดงการพิมพแบบยอหนาลอย จะสูญเสียการจัดรูปแบบทันที ที่มีการเปลี่ยนขนาดกระดาษ หรือขอบกระดาษ

8 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน
จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลทเขาใจงาย สามารถ
ี่
มองเห็นความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งชื่อดังนี้
• ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ -
เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่งของ URL)
• ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd
• สมมุตวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อไฟลก็จะเปน
ิ
20031216-voip-proposal.doc ในกรณีทในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2-
ี่
version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้
20031216-voip-proposal-1.doc
20031216-voip-proposal-2.doc
และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชื่อใหมเปนไฟลตั้งตนวา
20031218-voip-proposal.doc
• ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แกไขนั้นมา
รวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนีทุกคน
ู ้
อาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมขอมูล
20031218-voip-proposal-3.doc ใหผเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผู
ู
ประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีชื่อดังตอไปนี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ
20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert)
+ 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai)
+ 20031218-voip-proposal-4-pranee.doc (ปรับปรุงโดย pranee)
ขอกําหนดการสงเอกสารอิเล็กทรอนิกสผานเครือขายอินเทอรเน็ต
• เอกสารทุกชิ้นจะตองสรางเปนเอกสารอิเล็กทรอนิกสที่มีมาตรฐานและรูปแบบที่ถูกตอง
• เอกสารอิเล็กทรอนิกสในชุด Microsoft Office กอนสงเขาสูเครือขายอินเทอรเน็ตผานบริการ
ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (E-Mail) จะตองบีบอัดไฟลในรูปแบบ Zip File ดวยโปรแกรม Winzip
หรือแปลงเปน PDF Format กอนเสมอ
• ชื่อไฟลจะตองกําหนดตามหลักเกณฑการกําหนดชื่อไฟล
การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร
คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และระบบ
อางอิงเอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติเอกสารเปนอยาง
สูง คุณสมบัตของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการในหองสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อ
ิ
เฉพาะในวงการ ICT วา Meta Data เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization,
Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน
เอกสารทีสรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจากเมนูคําสั่ง
่
File, Properties… หรือ แฟม, คุณสมบัต… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ของ
ิ 
เอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคําสั่งคนหา
หมายเหตุ
คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จาก
ระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบและปรับแกไขวันที่ระบบให
ตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time

9
คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดังนี้
• Automatically updated properties
ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันทีสราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร, จํานวน
่
หนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินจะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึก
ี้
ไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents
• Preset properties
ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คําสําคัญ ซึ่ง

ผูใชสามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary
• Custom properties
ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภท
ู
ของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และคาใชหรือไมใช
(Yes/No) กําหนดจากบัตรรายการ Custom
• Document library properties
คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ
Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ
การคนคืนเอกสาร
การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุม
การคนคืน ดังนี้
เลือกรายการทีตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน
่
โดย Includes หมายถึง รายการทีระบุเปนสวนหนึ่งของขอมูล
่
หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับขอมูล
จากนั้นปอนรายการที่ตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add
เพิ่มเงื่อนไขการคนลงในคําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขได
มากกวา 1 เงื่อนไข และใชตัวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่ม
ประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน

10 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หนวยวัด (Measurement Units)
การทํางานเอกสารยอมเกี่ยวของกับหนวยวัด เชน ระยะกั้นหนานับจากขอบกระดาษเขามากี่หนวย ซึ่ง
หลายๆ ทานคงจะคุนเคยกับหนวยวัดในมาตรา “นิ้ว” แตโดยคาติดตั้งโปรแกรม Word จะแสดงหนวยวัดใน
มาตรา “เซนติเมตร” อยางไรก็ตามผูใชสามารถปรับเปลียนแกไขหนวยวัดไดเอง ดังนี้
่
• คลิกเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options…
• คลิกเลือกบัตรรายการ General ปรากฏผลดังนี้
• เปลี่ยนหนวยวัดจากรายการ Measurement units:
เครื่องพิมพ (Printer)
งานพิมพตางๆ เมื่อนําไปเปดกับคอมพิวเตอรอื่นๆ จะพบวารูปแบบพารากราฟจะเปลี่ยนไป เชน
การตัดคํา การขึ้นบรรทัดใหม สาเหตุหลักก็มาจากคากําหนดเกี่ยวกระดาษของเครื่องพิมพ (Printer) แตละ
เครื่องมีคาแตกตางกัน เชน ระยะขอบของเครืองพิมพแบบหัวเข็ม ก็จะมีคาไมตรงกับคากําหนดจากเครื่องพิมพ
่
เลเซอร เปนตน ดังนั้นหากสามารถทราบวาเครื่องพิมพทใชจริง เปนยีหอใด รุนใด ก็ควรติดตั้งไดรฟเวอรของ
ี่ ่
เครื่องพิมพนั้นๆ ในระบบดวย (โดยไมตองมีเครื่องพิมพนั้นๆ เชื่อมตออยูจริง) พรอมทั้งกําหนดใหเครื่องพิมพ
นั้นเปนคาติดตังเริ่มตน (Default Printer)
้
หลักการพิมพงาน
• การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรือยๆ ไมตองกดปุม <Enter> เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะ
่
โปรแกรมจะตัดคําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ
• กดปุม <Enter> เมื่อจบหัวเรื่อง, พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง)
• การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม <Shift><Enter>
• การยอหนา ใชปุม <Tab> (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ TAB
สามารถปรับเปลี่ยนได
• การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปม <Ctrl><Tab>
ุ
• ไมควรเคาะชองวางระหวางคํามากกวา 1 ชอง
• งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางทีไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting
่
Character” เชน เครื่องหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม
(Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดงหรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide
สัญลักษณการกดปุม <Enter>
สัญลักษณการกดปุม <Tab>
สัญลักษณการกดปุม <Shift><Enter>
• กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชน ใชฟอนต Tahoma ขนาด 10 point ดวยคําสั่ง
Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ให
ตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้งตลอดไป

11
• การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใช
คําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing
พิมพสัญลักษณพิเศษ (Symbol)
สัญลักษณทางคณิตศาสตร วิทยาศาสตร และเครื่องหมายตาง ๆ สามารถพิมพไดในเอกสารของ
Word โดยใช Font ที่ MS-Windows สรางเตรียมไวให
• เลื่อนตัวชี้ตาแหนงใหอยู ณ ตําแหนงทีตองการพิมพสญลักษณ
ํ ่ ั
• เลือกคําสั่ง Insert, Symbol... ปรากฏ Dialog Box ดังนี้
• เลือกแบบตัวอักษร (Font) ไดแก Font ชื่อ Wingdings หรือ Symbol
• คลิกเมาสในชองสัญลักษณที่ตองการ แลวเลือกปุม Insert หรือเลือกบัตรรายการ
 Special
Character สําหรับใสเครื่องหมาย/ตัวอักษรพิเศษบางตัว เชน © ® §

12 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การยกเลิกรูปแบบที่มีการจัดไวกอนแลว
• เลือกขอมูลแลวเลือกคําสั่ง Edit, Clear, Format
หมายเหตุ
การคัดลอกขอความจากเว็บไซต หรือแหลงอื่นๆ แลวนํามาวางแบบไมเอารูปแบบ ใหเลือกคําสั่ง Edit,
Paste Special จากนั้นเลือกตัวเลือก Unformatted Text
AutoText
AutoText คือการบันทึกคําหรือกลุมคํา หรือกลุมเนื้อหาทีชวยบอย เปนคําสันๆ เชน กําหนดใหคําวา
่ ้
NECTEC แทนคําวา National Electronics and Computer Technology Center โดยพิมพคําดังกลาวใน
เอกสาร จากนันเลือกคํา แลวเลือกเมนูคําสั่ง Insert, AutoText, New ปรากฏกรอบทํางานดังนี้
้
ปอนคําทีตองการ ควรเปนคําสันๆ แลวคลิกปุม OK ตอไปเมื่อตองการใชงานคําวา National
่ ้ 
Electronics and Computer Technology Center ก็ทําไดโดยพิมพคําวา NECTEC แลวกดปุมฟงกชัน <F3>
กรณีที่สราง AutoText ไวหลายคํา อาจจะสั่งพิมพไดโดยเลือกคําสั่ง File, Print แลวเลือกรายการ Print
What: เปน AutoText Entries
AutoCorrect & AutoFormat
ความสามารถตรวจสอบแกไขขอมูล และจัดแตงขอมูลอัตโนมัติ ควบคุมไดจากเมนูคําสั่ง Tools,
AutoCorrect Options…

13
o AutoCorrect ควบคุมแกไขการพิมพ
o AutoFormat as you type, AutoFormat ควบคุมการจัดรูปแบบอัตโนมัติ
o AutoText สรางคําชวยพิมพ และใช <F3> ใน
การควบคุม เชน แทนคําวา “Microsoft Word” ดวยตัวอักษร M ตามดวย <F3>
o Smart Tags ตัวชวยในการวิเคราะหขอมูล
ตรวจคําสะกด และไวยากรณ
โปรแกรม Word มีฟงกชันตรวจ สอบคําสะกดและไวยากรณขณะที่พิมพขอมูลใหโดยอัตโนมัติ หรือ

เลือกจากคําสั่ง Tools, Spelling and Grammar… โดยจะแสดงผลเปนเสนใตสีแดงและสีเขียว เมื่อขอมูลนั้น
พิมพผิด หรือไมปรากฏในพจนานุกรมของระบบ ดังนี้
แสดงภาพการตรวจสอบคําสะกด ตรงคําที่มีเสนใตสีแดง
แสดงภาพการตรวจสอบไวยากรณ ตําแหนงที่มีเสนใตสีเขียว
การแกไขคําสะกด สามารถกระทําไดโดยนําเมาสไปชีที่คําที่โปรแกรมขีดเสนใตสแดง แลวคลิกปุม
้ ี
ขวาของเมาส โปรแกรมจะแสดงเมนูคําทีถูกตอง ดังนี้
่
• ถาปรากฏคําทีถูกตองในรายการ ใหนําเมาสมาชี้ทคําที่ถูกตอง แลวคลิก โปรแกรมจะแกไขคําให
่ ี่
อัตโนมัติ
• ถาคําที่โปรแกรมตรวจสอบเปนคําทีถูกตอง
่ แสดงวาคํานั้นไมมีในพจนานุกรม สามารถเลือก
ปฏิบัติไดดังนี้
o เลือกคําสั่ง Ignore All เพื่อละเวนการตรวจสอบ
o เลือกคําสั่ง Add เพื่อเพิ่มคํานั้นลงในพจนานุกรม
• สําหรับการแกไขคําทีผิดไวยากรณ
่ ซึ่งมักจะเปนคําทีมชองวางหรือใชเครื่องหมายวรรคตอน
่ ี
ผิดพลาด ก็สามารถปฏิบัติไดโดย
o นําเมาสมาชี้ ณ ตําแหนงที่ตองการแกไข
o กดปุมขวาของเมาส แลวเลือกคําสั่งทีถูกตอง หรือแกไขดวยตนเอง
่

14 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
แปลศัพท
การแปลศัพท ใชคําสั่ง Tools, Language, Translate…
Thesaurus
การหาคําทีมีความหมายพองกัน จะใชการเลือกคําแลวเลือกคําสั่ง Tools, Language, Thesaurus…
่
รูปแบบการแสดงผลขอความภาษาอังกฤษ
งานพิมพภาษาอังกฤษ มักจะเกิดขอผิดพลาด หรือความเปลี่ยนแปลงภายหลังไดโดยเฉพาะในเรื่อง
ตัวอักษรแบบตัวพิมพใหญ และตัวพิมพเล็ก Word ไดเตรียมคําสั่งจัดการขอความภาษาอังกฤษ ที่เรียกวา
Change Case มาให ดังนี้
• ระบายแถบสีใหกับขอมูล เลือกคําสั่ง Format, Change Case ปรากฏ Dialog Box ดังนี้
คียลดคือ
ั
<Shift><F3>
• เลือกรายการทีตองการ
่
o Sentence Case
จัดขอความตามรูปแบบที่พิมพ
o Lowercase
เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพเล็ก
o Uppercase
เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพใหญ

15
o Title Case
เปลี่ยนตัวอักษรตัวแรกของคํา ใหเปนตัวพิมพใหญ
o Toggle Case
สลับตัวพิมพเล็ก เปนตัวพิมพใหญ และตัวพิมพใหญ เปน ตัวพิมพเล็ก
ระบบตรวจทานการแกไข (Review)
การแกไขเอกสารหลายๆ ครั้ง ควรทําระบบตรวจทานการแกไข โดย
• บันทึกไฟลที่ตองการแกไขเปนไฟลใหม เชน มีไฟลตนฉบับชื่อ word1.doc ควรบันทึกเปนไฟล

ใหม ชื่อ word1-v1.doc สําหรับการแกไขครังที่ 1
้
• เปดไฟล word1-v1.doc แลวเขาสูระบบการแกไขดวยคําสัง Tools, Track Changes…
่
• ปรากฏแถบเครืองมือ ดังนี้
่
• แกไขเอกสาร ซึ่งจะพบวาสวนที่มีการแกไข จะแสดงดวยสีแดง มีการขีดเสนใต หรือมีการหมาย
เหตุดวย Comment
รูปแสดงตัวอยางการตรวจสอบดวย Office XP
• กําหนดรูปแบบการแสดงผลการแกไขโดยคลิกปุม Show จากแถบเครื่องมือ แลวเลือก
คําสั่ง Options
• บันทึกไฟล

16 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การตรวจสอบเอกสาร
เมื่อมีการแกไขเอกสาร และตองการเปรียบเทียบกับเอกสารตนฉบับ สามารถกระทําไดโดย
• เปดไฟลเอกสารที่มีการแกไข
• เลือกคําสั่ง Tools, Compare and Merge Document…
• เลือกไฟลเอกสารตนฉบับ
• โปรแกรมจะตรวจสอบ และแสดงผลการตรวจสอบ
• คลิกปุมยอมรับ หรือไมยอมรับการแกไข จากแถบเครื่องมือ
ขอแนะนําเกี่ยวกับใชเครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร
การพิมพงาน ไมวาจะเปนโปรแกรมใดก็ตาม มักจะสรางปญหาใหกับผูพมพไดประการหนึ่งก็คือ การ
ิ
ตัดคํา เนื่องจากโปรแกรมไมมความสามารถในการจําแนก และแยกแยะคําไดอยางสมบูรณ โดยเฉพาะเมื่อมี
ี
การใชเครื่องหมายวรรคตอนผสมกับขอความ ดังนั้นเพื่อชวยใหโปรแกรมแสดงผล และตัดคําไดอยางสมบูรณ
ควรทราบหลักการใชเครื่องหมายวรรคตอน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
• เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย
o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย
o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง
• ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานัน
้
• นขลิขิตหรือวงเล็บ ( )
o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา –
ควรเวนวรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายใน
วงเล็บควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน
มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization)
• อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”)
o ใชกํากับขอความทียกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปด
่
เครื่องหมายคําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายใน
เครื่องหมายคําพูด ควรติดกับเครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน
ขอความในเวนิสวานิชทีวา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม”
่
• อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’)
o ใชกรณีที่มีเครืองหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค
่
1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายใน
เครื่องหมาย ควรติดกับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน
“ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง”
• ยัตติภังค หรือเครื่องหมายขีด (-)
o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรค

หนาและหลัง เชน
12.00 – 14.00 น.
• ไมยมก (ๆ)
o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน

เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึมมาก
่
• จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,)
o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวน
วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน
เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา
o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลัง
เครื่องหมาย เชน
10,000 200,000 15,000,000

17
• อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;)
o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คันระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา
่
ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือ
ใชคั่นคําในรายการที่มจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวน
ี
วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน
กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวง
เกษตรและสหกรณ
• ทวิภาค หรือจุดคู (:)
o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง

เชน
กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ
o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลัง
เครื่องหมาย เชน
มาตราสวน 1:1000
อัตราสวน 1:2
• ไปยาลนอย (ฯ)
o ใชละคําที่รจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน
ู
โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม
ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก
• ไปยาลใหญ (ฯลฯ)
o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน
เชน
ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มทุเรียน มังคุด ฯลฯ
ี
• มหัพภาค หรือจุด (.)
o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง
เครื่องหมายเวนวรรค เชน
ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาทีมีลักษณะอยางไร
่
ก. ภาษาคําโดด
ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา
• วิสัชภาค (:-)
o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพ
้
ติดตอกับขอความขางหนา เชน
คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:-

กรมวิชาการ
กรมสามัญศึกษา
กรมอาชีวศึกษา

18 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การจัดยอหนาดวยแถบไมบรรทัด
ถาคุณตองพิมพงานโดยยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ ดวยการกดปุม <Tab> ทุกครั้ง ถา
คุณจบการพิมพระยะกั้นหลังดวยการกดปุม <Enter> แสดงวาคุณยังใชความสามารถในการพิมพของ
Microsoft Word ไมเต็มประสิทธิภาพ และกอปญหาในการจัดแตง หรือการตัดคํา ปญหาเหลานี้แกไขไดงาย
ดวยแถบไมบรรทัด (Ruler Line)
แถบไมบรรทัดของโปรแกรมตางๆ จะมีปุมควบคุมการตั้งยอหนา ระยะกั้นซาย และระยะกั้นหลัง ซึ่ง
ชวยอํานวยความสะดวกในการหนาเอกสาร หากโปรแกรมใดไมมีแถบไมบรรทัด สามารถเปดใชงานไดจาก
คําสั่ง View, Show Ruler
ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก
ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง
ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป
การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไปชีที่ปุม
้
ควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรกไปปลอย

ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว
หมายเหตุ
หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลียนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options
่ จากนั้นคลิกที่
บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units:
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก
หมายเหตุ
การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และ
กําหนดคาจากรายการ

19
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก และกั้นหลัง
หมายเหตุ
การกําหนดระยะกั้นหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก
รายการ
ตัวอยางงานพิมพแบบกําหนดระยะกั้นหนา
หมายเหตุ
การกําหนดระยะกั้นหนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก
รายการ
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาลอย (Hanging)
หมายเหตุ
การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคาสั่ง Format,
ํ Paragraph… และกําหนดคาจาก
รายการ

20 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หนากระดาษ
กระดาษที่ใชพมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพก็มีรูปแบบ ขอกําหนดหลากหลาย
ิ
แบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกี่ยวกับระยะขอบกระดาษ แนวการพิมพ ทีแตกตาง ่
กันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใด ๆ ควรกําหนดคาติดตังเกี่ยวกับกระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…
้
รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ
เทคนิคการจัดหนากระดาษ
• การสรางเอกสารแบบพิมพหนา, หลังในแผนเดียวกัน จะตองกําหนดคา Mirror margins จาก
บัตรรายการ Margins ของคําสั่ง File, Page Setup…
• กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และหนาคี่
ใหเลือกรายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ
Layout ของคําสั่ง File, Page Setup…
การจัดทําเอกสารตํารา สํานักพิมพตางๆ จะใชคากําหนดดังตาราง
ประเภทสิ่งพิมพ ชื่อเรียก ขนาดหนังสือ พื้นทีพิมพ
่
(กวาง x ยาว :ซม.) (กวาง x ยาว :ซม.)
เอกสารประกอบการสัมมนา ISO A4 20.5 x 29 16 x 23.5
ตําราออกแบบ ตําราวาดภาพ
ตําราทั่วไป วารสารวิชาการ แปดหนายก 19 x 26 14.5 x 21
คูมือคอมพิวเตอร แปดหนายกพิเศษ 19 x 24 13.5 x 19
หนังสืออานทั่วไป ISO A5 14.5 x 21 11 x 17
ตําราตางประเทศ
เรื่องสั้น หนังสืออานประกอบ สิบหกหนายก 13 x 18.5 10 x 14
หมายเหตุ
แปดหนายก หมายถึง การพิมพที่ใชกระดาษขนาด 31 x 43 นิ้ว พิมพดานละ 4 หนา 2 ดานรวม 8
หนา หนา 1, 4, 5, 8 อยูดานหนึ่ง หนา 2, 3, 6, 7 อยูอีกดานหนึ่ง

21
การจัดแนวกระดาษ
โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนวกระดาษแบบ
เดียวกันทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนวกระดาษแตกตาง หรือ
ผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 - 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปน
รายการหลายคอลัมน จําเปนตองนําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปนแนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถา
เปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใชวิธีการแยกไฟลเปน 2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข
Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ
รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทายกระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได
รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec
• การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง แทรก, ตัวแบง, หนา
ถัดไป หรือ Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขนหนาใหมโดยการพิมพ
ึ้
หรือการกดปุม <Enter>

ตอนที่ 1 ตอนที่ 2
• กําหนดลักษณะของหนากระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…

22 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
เตรียมเอกสารเพื่อสั่งพิมพ
เมื่อจัดเตรียม ตกแตง เอกสารเสร็จแลว ขั้นตอนตอไปก็คือ การพิมพเอกสารที่ไดจัดเตรียม ออกทาง
เครื่องพิมพ เพื่อลงในกระดาษ แผนใส โดยวิธีในการสั่งพิมพเอกสาร มีดวยกัน 3 วิธี ไดแก
วิธที่ 1 เหมาะกับการสั่งพิมพเอกสารครั้งแรก หรือตองการตรวจสอบลักษณะเอกสารกอนสั่งพิมพจริง
ี
เลือกคําสั่ง File, Print Preview หรือคลิกเมาสที่ไอคอน
• ตรวจสอบลักษณะการวางหนากระดาษ ลักษณะขอความ และความถูกตองของเอกสาร
• คลิกเมาสที่ไอคอนตอไปนี้ เพื่อทํางานตามตองการ
ปดหนาตาง Preview
สั่งพิมพเอกสารทั้งหมด กรณีที่เอกสารเกินหนาไป
ไมกี่บรรทัดสามารถคลิก
ที่ไอคอนนี้ เพื่อชวยจัด
ใหเอกสารทั้งหมดมาอยู
รวมกันในหนาเดียวกัน
โดยโปรแกรมจะปรับ
ขนาดตัวอักษร ระยะ
ระหวาง บรรทัดใหโดย
อัตโนมัติ
วิธที่ 2 เหมาะสําหรับงานเอกสารที่เคยผานคําสั่ง File, Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารมาแลว
ี
หรือใชกับการสังพิมพเอกสารแบบเรงดวน เพราะผลจากการสั่งพิมพวิธีนี้ จะไดเอกสารทั้งหมดออกมา ไม
่
สามารถกําหนดหนาที่ตองการได การสั่งพิมพแบบนี้ ใหคลิกเมาสที่ไอคอน

23
วิธที่ 3 เปนการสั่งพิมพแบบกําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม ไดแก จํานวนชุด, หนาที่จะพิมพ, สิ่งที่
ี
ตองการพิมพ รวมถึงความเขม หรือความคมชัดของเอกสาร โดยเลือกคําสั่ง File, Print จะปรากฏ Dialog Box
ดังนี้
รายละเอียดของขอกําหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการพิมพ
Print What : เลือกสิ่งที่ตองการสั่งพิมพ รายการจะเปลี่ยนไปตามลักษณะการใชงาน
เอกสาร เชน อาจจะมี Comment, Reviews เปนตน
Copies : จํานวนชุดทีตองการสั่งพิมพ
่
Page Range : ชวงในการสั่งพิมพ ไดแก
- All สั่งพิมพทุกหนาของเอกสาร
- Current Page สั่งพิมพเฉพาะหนาที่ Cursor อยู
- Pages สั่งพิมพหนาทีระบุ โดยสามารถระบุไดดังนี้
่
หนาที่ 1 - 5 ใหระบุ 1-5
หนา 1, 3 และ 8 ใหระบุ 1,3, 8
หนา 1, 3 และ 8 - 10 ใหระบุ 1,3, 8-10

24 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ตกแตงเอกสารดวยกราฟก
เอกสารใดๆ ก็ตามถามีรูปภาพประกอบดวย จะดึงดูดความสนใจผูอาน ผูพบเห็นไดมากกวาเอกสารที่

มีแตขอความลวนๆ Word ไดเตรียมรูปภาพ และคําสั่งนําเขารูปภาพจากโปรแกรมอื่น เพื่อนํามาใชประกอบ
เอกสาร
การนําเขารูปภาพ
• นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ
้ ่
• เลือกคําสั่ง Insert, Picture
• เลือกลักษณะของภาพที่นํามาใชงาน
• Clip Art… ภาพสําเร็จของ Microsoft Office
• From File… ไฟลภาพจากแหลงอื่นๆ
การเลือกภาพจาก Clip Art
• นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ
้ ่
• เลือกคําสั่ง Insert, Picture, Clip Art…
• เมื่อเลือกรายการ Clip Art จะปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้
• พิมพคําคน (Keyword) เพื่อคนหาภาพ ในรายการ Search text: แลวกดปุม E
• โปรแกรมจะคนภาพ และแสดงผล ดังนี้
• คลิกเลือกภาพที่ตองการ แลวลากมาปลอยบนหนาเอกสาร

25
การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน
• นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ
้ ่
• เลือกคําสั่ง Insert, Picture, From File… ปรากฏกรอบโตตอบ ดังนี้
• เลือกไดรฟ และโฟลเดอรภาพจากรายการ Look in :
• เลือกรูปภาพทีตองการ
่
• กดปุม Insert เมื่อตองการภาพที่เลือกไว
จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ
เลือกรูปภาพ
• ชี้เมาสไปยังรูปที่ตองการ แลวคลิกเมาส 1 ครัง จะปรากฏจุดรอบรูปภาพ เรียกวา Handle
้
• การยกเลิกการเลือกรูป ใหคลิกเมาส นอกรูปภาพ
HANDLE
รูปภาพปกติ รูปภาพที่ถูกเลือก
ลบรูปภาพ
• เลือกรูปภาพ
• กดปุม =
ยอ - ขยายรูปภาพ
• เลือกรูปภาพ
• ชี้เมาสไปที่จด Handle ใด ๆ
ุ
• Drag เมาสใหไดรูปตามขนาดที่ตองการ

26 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
เลื่อนตําแหนง
• เลือกรูปภาพ
• ชี้เมาสไปบนภาพ
• Drag เมาสใหไดตําแหนงที่ตองการ
ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ
ถานําเมาสไปคลิกที่ภาพใดๆ จะพบวามีแถบเครื่องมือ1 ชุด คือ แถบเครื่องมือ Picture
โดยมีปุมสําคัญ คือ
Insert Picture นําภาพอื่นมาใสเพิ่มในเอกสาร
Image Control ควบคุมลักษณะของภาพ ไดแก สีตามภาพ
(Automatic), สีโทนขาวดํา, สีขาวดํา และสีออนแบบลายน้า
ํ
ชุดควบคุมเกี่ยวกับความเขม ความสวาง ความคมชัดของภาพ
Crop Picture ใชในการตัดภาพ วิธีการใชไดแก
o คลิกทีภาพที่ตองการตัด
่ 
o คลิกปุมเครื่องมือ Crop Picture
o เมาสจะเปลียนรูปรางเปนสัญลักษณ
่
o นําเมาสไปชีที่ Handle ณ ตําแหนงทีตองการตัดภาพ เชน หากตองการตัดภาพ
้ ่
ดานขวา ก็นําเมาสไปชีที่ Handle ดานขวาของภาพดวย
้
o กดเมาสคางไว แลวลากเมาสเขาไปในภาพ จะพบวาภาพสวนนั้นจะหายไป

o การคืนสภาพของภาพ ใหลากเมาสกลับออกมา
Rotate Left หมุนภาพ
Line Style ใสเสนลักษณะตางๆ รอบภาพ
Compress Picture ปรับคุณภาพของภาพ เมื่อคลิกจะปรากฏตัวเลือกดังนี้

27
Text Wrapping การจัดวางภาพกับขอความ
Format Picture/Object เปดบัตรสั่งงาน
Set transparent color กําหนดพื้นภาพโปรงใส
Reset Picture คืนสภาพของภาพกลับสูคาเดิม

สรางภาพกราฟก
นอกจากนําภาพมาตกแตงเอกสารแลว ยังสามารถสรางงานกราฟกแบบงายๆ ไดดวยตนเอง โดย
โปรแกรมไดเตรียมปุมเครื่องมือเกี่ยวกับภาพกราฟกพื้นฐานไวในแถบเครื่องมือ Drawing ซึ่งมักจะแสดงไว
ดานลางของหนาตางโปรแกรม
เทคนิค
• ดับเบิลคลิกเครืองมือ เพื่อวาดหลายๆ ครั้ง
่
ตอเนื่อง หยุดดวยการกดปุม <Esc>

• กด <Shfit> ขณะวาด เพื่อกําหนดใหเปนเสน
เรียบ, สี่เหลียมจัตุรส หรือวงกลม
่ ั
• กด <Ctrl> ขณะวาด เพื่อกําหนดใหจุดเริมตน
่
ของภาพ เปนจุดศูนยกลาง
• เลือกวัตถุหลายๆ ชิ้นไดดวยปุม <Shift> หรือ

<Ctrl>
• คําสั่งควบคุมตางๆ อยูในปุม Draw
• แตละปุมมีคําสังยอยภายใน
 ่

28 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
อักษรศิลป
• คลิกปุม ปรากฏตัวเลือกอักษรศิลป
• พิมพขอความ
• ปรับแตงแกไขใหคลิกเลือกปรากฏตัวเลือกดังนี้
กราฟ
การสรางกราฟมีไดหลายวิธี เชน การคัดลอกกราฟจาก Microsoft Excel, การสรางกราฟจากคําสั่ง
Insert, Picture, Chart… ซึ่งจะปรากฏจอภาพปอนขอมูลกราฟ และตัวอยางกราฟ รวมทั้งเมนูคําสั่ง Chart
บนแถบคําสั่ง
Datasheet สําหรับปอน
ขอมูลเพื่อสรางกราฟ
คลิกขวาที่แถว หรือ
คอลัมน เพื่อปอนคําสั่ง
ควบคุมตารางขอมูล

29
ตาราง (Table)
ตารางจะเปนสวนประกอบทีสาคัญอีกสวนหนึงของเอกสาร Word ไดเตรียมคําสั่งสรางตารางไวพรอม
่ ํ ่
สําหรับผูใช โดยมีวิธีการสรางตาราง ดังนี้

• คลิกที่ไอคอนสรางตาราง (Insert Table) หรือเรียกใชคําสั่ง Table, Insert Table…
ปรากฏ Dialog Box กําหนดขนาดตาราง
• กําหนดขนาดตารางที่ตองการ
• ปรากฏตารางจอภาพ
สวนประกอบของตาราง
• แถวในแนวตั้ง เรียกวา Column
• แถวในแนวนอน เรียกวา Row
• ชองในตาราง เรียกวา Cell
• Cursor ใน Cell เรียกวา Cell Pointer
การพิมพขอมูลในตาราง
• การพิมพขอมูลใน Cell โดยใชตําแหนงแท็ป ใหกดปุม <Ctrl><Tab>
• การกดปุม <Enter> ใน Cell ใด จะเปนการเพิมจํานวนบรรทัดใหกับ Cell
่
การเลือกแถว
• Mouse Pointer อยูหนาแถวทีตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรเฉียงขวา)
่
• คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกแถวตามที่ตองการ
การเลือกคอลัมน
• Mouse Pointer อยูเหนือคอลัมนที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรชีลงสีดํา)
้
• คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกคอลัมนตามที่ตองการ
การเลือก Cell
• Mouse Pointer ชี้ใน Cell ที่ตองการ (ชิดขอบซายของ Cell สังเกตไดวา Mouse Pointer

เปลี่ยนรูปรางเปนลูกศรเฉียงขวาสีดํา)
• คลิกหรือ Drag เมาส เพื่อเลือก Cell ตามทีตองการ
่ 
การลบแถว, คอลัมน, ตาราง
• เลือกแถว (หรือคอลัมน) ทีตองการลบ
่ 
• เลือกคําสั่ง Table, Delete…
การแทรกแถว, คอลัมน, ตาราง
• Cell Pointer อยูในแถวที่ตองการแทรก
• เลือกคําสั่ง Table, Insert…

30 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ตัวเลขลําดับอัตโนมัติ
ลําดับที่ ชื่อ นามสกุล
กณพ ทองดี
วิใจ ยินดี
เติมลําดับดวยการเลือกเซลล แลวคลิก
การจัดเรียงขอมูลในตาราง
เลือกคอลัมนทตองการจัดเรียง แลวเลือกคําสั่ง Table, Sort…
ี่
คํานวณในตาราง
ขอมูล 1 ขอมูล 2 รวม
หนวยงาน 1 50000 800000
หนวยงาน 2 65000 344342
รวม
คลิกในเซลล เลือกคําสั่ง Formula… ปอนสูตรคํานวณ หรือ
เลือกฟงกชันคํานวณและรูปแบบการแสดงผล
ฟงกชันคํานวณ
• ABS(x) หาคาสัมบูรณ
• AVERAGE( ) หาคาเฉลี่ย
• COUNT( ) นับจํานวนขอมูล
• INT(x) หาคาจํานวนเต็ม
• MIN( ) หาคานอยทีสุด่
• MAX( ) หาคามากทีสุด
่
• MOD(x,y) หาเศษจากผลหาร
• PRODUCT( ) หาคาผลคูณ
• ROUND(x,y) การปดเศษ
• SUM( ) หาผลรวม

31
ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
ตนแบบเอกสาร หรือ Document Template เปนไฟลเอกสารลักษณะพิเศษ ใชเก็บคาเริ่มตน
ตลอดจนรูปแบบที่กําหนดเฉพาะ เพื่อใหสามารถเรียกใชงานในครั้งตอไปไดสะดวก และรวดเร็ว มักนํามาใชกับ
งานที่ตองทําเปนประจํา เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบันทึก โดยผูใชไม จําเปนตองมากําหนดคา
เกี่ยวกับหนากระดาษ แบบอักษร ลักษณะตัวอักษร ซ้ําทุกๆ ครั้งเมื่อตองการใชงาน
การสรางตนแบบเอกสารมีสวนเพิ่มเติมที่สาคัญคือ Style หรือลักษณะที่ใชในการพิมพ ดังนั้นหลักการ
 ํ
สรางตนแบบเอกสารจึงอยูที่การวิเคราะหความตองการออกมากอน ดังนี้
• ลักษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ)
• ลักษณะของหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอื่นๆ ที่จําเปน
• ลักษณะของการจัดพารากราฟ
• ลักษณะของขอความรูปแบบตาง เชน หัวเรืองใหญ, หัวเรืองยอย, คําอธิบายตาราง, คําอธิบาย
่ ่
รูปภาพ, ขอความปกติ
เพื่อใหมองเห็นภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชัดเจน จึงขอแนะนําแบบฝกปฏิบัติดังนี้ ตนแบบ
เอกสารของ NECTEC ใชกระดาษ A4 แนวตัง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ
้
1 นิ้ว มีหัวกระดาษเปนชื่อศูนยฯ อยูดานซาย เลขหนาอยูดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชื่อไฟลพรอม

ไดเร็กทรอรี่ ลักษณะของขอความและการจัดพารากราฟ กําหนดไวดังนี้
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 1 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สีดําตัวหนา จัดกึ่งกลาง
หนากระดาษ
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 2 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 12pt. สีดําตัวหนา จัดชิดซาย
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 3 เปนฟอนต Tahama ขนาด 11pt. สีดําตัวหนาและเอียง จัดชิด
ซาย ยอหนาเขามา 0.5 นิ้ว
• ขอความปกติ เปนฟอนต Tahama ขนาด 10pt. สีดํา จัดชิดขอบซาย ยอหนาบรรทัดแรกเขามา
0.5 นิ้ว
1. เปดโปรแกรม Microsoft Word (ยกตัวอยางโปรแกรม Microsoft Office 2000/XP) แลวสรางเอกสารวาง
2. จัดเก็บไฟล (Save) ตั้งชื่อวา “template-v1”
3. กําหนดลักษณะของหนากระดาษตามขอกําหนด คือกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบ
ขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว ดวยคําสั่ง File, Page Setup…

32 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
4. เปดการทํางานสวนหัวกระดาษ และทายกระดาษ โดยเลือกรายการ View, Header and Footer พิมพ
ชื่อหนวยงานทีขอบซายของสวนหัวกระดาษ กดปุม <Tab> เลื่อนเคอรเซอรไปชิดขอบขวา แลวเลือก
่
คําสั่ง Insert, Page Number… เพื่อใสเลขหนาไวที่ขอบบนขวาของหนากระดาษ
5. เลื่อนจอภาพลงมาคลิกในสวนทายกระดาษ เพื่อใสชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ของไฟลดวยคําสั่ง Insert,
Field… แลวเลือกรายการ Categories เปน Document Information เลือกรายการ Field names: เปน
FileName จากนั้นคลิกเลือกรายการ Add path to filename ดังตัวอยาง คลิกปุม Ok เพื่อยืนยันการใสชื่อ
ไฟลและพาธ
6. กลับสูการทํางานโหมดปกติ โดยคลิกเลือกคําสั่ง View, Header and Footer ซ้ําอีกครั้ง
7. สรางลักษณะของขอความรูปแบบตางๆ โดยเลือกเมนูคําสั่ง Format, Styles and Formatting…
ปรากฏกรอบทํางานดังนี้
8. คลิกเลือกรูปแบบที่ชื่อ Heading 1 คลิกปุมขวาของเมาส แลวเลือก Modify
9. ปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้

33
10. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Font ตั้งคาแบบอักษร ดังนี้ ฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สีดําตัวหนา
แลวคลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบอักษร
11. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Paragraph เพื่อจัดกึ่งกลางหนากระดาษ โดยเลือกจากรายการ
Alignment เปน Centered คลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบหนากระดาษ
12. ทําซ้ํากับรายการชื่อ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดังนี้
• Heading 2 Tahoma ขนาด 12pt. สีดําตัวหนา จัดชิดซาย
• Heading 3 Tahama ขนาด 11pt. สีดําตัวหนาและเอียง จัดชิดซาย ยอหนาเขามา
0.5 นิ้ว
• Normal Tahama ขนาด 10pt. สีดํา จัดชิดขอบซาย ยอหนาบรรทัดแรกเขามา
0.5 นิ้ว
11. บันทึกไฟลในชือเดิมดวยคําสั่ง File, Save
่
19. สรางตนแบบเอกสารดวยคําสั่ง File, Save as…
20. กําหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)” โดยไฟลที่ไดจะถูกเก็บไวที่
C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates สําหรับ Windows 98 หรือ
C:Documents and SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates สําหรับ Windows
2000
หมายเหตุ: ชื่อ Boonlert1 เปนชื่อบัญชีผูใช จะเปลียนตามระบบคอมพิวเตอรนั้นๆ
่

34 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร
ไฟลตนแบบเอกสารก็มีลักษณะคลายกับไฟลเอกสาร เพียงแตมีสวนขยายเปน .dot และโดยปกติจะ
เก็บไวที่โฟลเดอร C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates หรือ C:Documents and
SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates ดังนั้นเมื่อตองการแกไขหรือปรับเปลียนก็ใช
่
คําสั่ง File, Open… แลวเลือกไฟลจากโฟลเดอรดังกลาวมาแกไขตามปกติ โดยในหนาตางเปดไฟลจะตอง
เปลี่ยน
รายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)”
หรือเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบับซึ่งบันทึกดวยสวนขยาย .doc แลวบันทึกเปนแมแบบซ้ําอีกครั้ง

ก็ได
การใชงานตนแบบเอกสาร
การเรียกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร กระทําไดโดยเรียกเมนูคําสั่ง File, New… ซึ่งจะปรากฏ
หนาตางทํางานใหเลือกใชแมแบบตามที่ตองการ
โปรแกรมจะแสดงหนาตางทํางานดังภาพบน คลิกเลือกรายการ General Templates… จากหมวด
New from Template ปรากฏหนาตางเลือกแมแบบเอกสาร เพื่อใหเลือกใชงานดังนี้

35
การพิมพขอความดวยตนแบบเอกสาร
เมื่อสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมีการเรียกใชงาน โปรแกรมจะกําหนดหนากระดาษ, หัวกระดาษ

และทายกระดาษ ใหโดยอัตโนมัติ แตการพิมพขอความจะใชปุม Style มาควบคุม ดังนี้
กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว

• คลิกในบรรทัดที่ตองการปรับแตง
• เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style
กรณีพมพขอความใหม
ิ
• เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style
• พิมพขอความทีตองการ
่

36 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การโอนยาย Style
การปรับแตงเอกสารเดิม จะมีปญหาคอนขางมาก วิธีการที่งายและสะดวก รวดเร็วคือ การโอนยาย

Style จากเอกสารตนแบบไปใสในเอกสารเดิม แลวจัดแตงดวย Style อีกครัง
้
• เปดไฟลเอกสารทีตองการจัดแตง
่
• เลือกคําสั่ง Tools, Template and Add-Ins…
• คลิกปุม Organizer…
• ปรากฏจอภาพควบคุมสไตล โดยสวนดานซายมือ แสดงสไตลของเอกสารปจจุบัน ดานขวามือ
แสดงสไตลของเอกสารเริ่มตน (Normal Template) คลิกปุม Close File ดานขวามือ

37
• คลิกปุม Open File… แลวเลือกไฟลที่มีการสรางสไตลไวแลว อาจจะเปนไฟลเอกสาร (.Doc)
หรือไฟลแมแบบ (.Dot) ก็ได
• ปรากฏสไตลของเอกสารที่เลือกในกรอบดานขวามือ คลิกเลือกสไตลที่ตองการโอน แลวคลิกปุม
Copy เพื่อสงสไตลที่เลือกไปยังเอกสารดานซายมือ
• คลิกปุม Yes to All เพื่อยืนยันการคัดลอกสไตลใหม ไปแทนที่สไตลเดิม
• ปดหนาตาง Organizer แลวกลับไปตกแตงเอกสารดวยปุม Style ตอไป
การสรางสารบัญจาก Style
จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ, ดัชนี และเชิงอรรภ ซึ่งมีวิธีการ
ดังนี้
• พิมพเอกสารดวยสไตล
• เลื่อนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย หรือหนาแรกของเอกสาร
• ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next
Page…
• เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of
Contents
• คลิกปุม Options…

38 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
• จากกรอบทํางานขางตน ใหปอนเลข 1, 2 หรือ 3 กํากับสไตลที่ตองการนํามาใชประกอบการทํา
สารบัญ แลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏสารบัญโดยอัตโนมัติ
การปรับปรุงสารบัญ
• คลิกขวาในพื้นที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields…
การทําคําอธิบายภาพ หรือตาราง
การทําคําอธิบายภาพ หรือตาราง ก็เปนสวนหนึ่งที่ประสบปญหามากสําหรับการสรางเอกสาร
เนื่องจากภาพ หรือตาราง อาจจะมีการปรับเปลี่ยน แกไข เพิ่มเติม ลบทิ้งอยูตลอด มีผลใหตัวเลขกํากับภาพ
หรือตารางเปลียนแปลง การแกไขปญหานี้ กระทําไดโดยใชคําสั่ง Insert, Reference, Caption… ในการ
่
เติมคําอธิบายภาพ หรือตาราง แทนการพิมพลงไปตามปกติ ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุมดังนี้
สามารถกําหนดคําอธิบายไดเอง โดยคลิกปุม New Label… แลวปอนคําอธิบายทีตองการลงไป
 ่
เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะเติมคําอธิบายภาพ หรือตารางใหโดยอัตโนมัติ

39
Cross Reference
ระบบลิงกไปเนื้อหาที่เกี่ยวของ เลือกคําที่ตองการกําหนดเปน Cross Reference เลือกคําสั่ง Insert,
Reference, Cross-reference… เลือกจุดทีตองการอางอิง
่
การทําสารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง
เมื่อสรางคําอธิบายภาพ หรือตารางดวยความสามารถ Caption แลวก็สามารถนํารายการดังกลาว มา
ทําเปนสารบัญไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือกบัตรรายการ Table of
Figures
• เลือกรูปแบบ Caption จากรายการ Caption label:
• แลวคลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญ
• การปรับปรุงสารบัญก็ทาไดโดยคลิกขวาในบัญชีสารบัญ แลวเลือกคําสั่ง Update Fields
ํ
การทําดัชนี (Index)
เอกสารสิ่งพิมพวิชาการ มักจะมีการสรางดัชนีคําไวทายเอกสาร เพื่อสะดวกตอการสืบคน การสราง

ดัชนีมหลักการดังนี้
ี
1. เปดไฟลเอกสารใหม พิมพคําดัชนีที่ตองการ 1 รายการตอ 1 บรรทัด แลวบันทึกไวในไฟล
เชน index-word.doc
2. เปดไฟลเอกสารทีตองการสรางดัชนี เลื่อน Cursor ไปบรรทัดสุดทาย หนาสุดทาย การจัด
่
แนวกระดาษ
3. พิมพหัวเนื้อหา เชน “สารบัญคํา” หรือ “ดัชนี”
4. เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables

40 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
5. เลือกบัตรรายการ Index
6. คลิกปุม AutoMark เพื่อผนวกคําดัชนีจากไฟลคาดัชนีรวมกับไฟลเอกสาร
ํ
7. เลือกไฟลคําดัชนี ตัวอยางคือ index-word.doc แลวคลิกปุม Open
8. เลือกเมนูคําสั่ง เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables
9. เลือกบัตรรายการ Index
10. คลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญดัชนี

41
จดหมายเวียน & มาโคร
จดหมายเวียน
ไฟลขอมูล จดหมาย
• Text File
• ตารางขอมูล สงขอมูล
Text File
• สรางไฟลดวย NotePad หรือแปลงขอมูลจากซอฟตแวรฐานขอมูล
• รูปแบบไฟล
ชื่อฟลด1,ชื่อฟลด2,ชื่อฟลด3,… ชื่อฟลด
ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 1
ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 2
ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 3
… …
ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ n
ตารางขอมูล
สราง Word Document แลวนําเขาขอมูลในรูปแบบตาราง จํานวนคอลัมนเทากับจํานวนขอมูลในแต
ละรายการ แถวแรกของตารางเปนชื่อฟลด
ไฟลจดหมาย
• สราง Word Document แลวพิมพเนื้อหาจดหมาย เฉพาะสวนที่ตองการนําเขาจากไฟลขอมูลให
เวนไว บันทึกไฟล
• เลือกคําสั่ง Tools, Letters and Mailings, Mail Merge Wizard… เลือกรูปแบบเอกสารที่
ตองการสราง
เลือกรูปแบบ เลือกไฟลเอกสารทีตองการสรางชิ้นงาน
่

42 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
เลือกแหลงขอมูลผูรับ
 เลือกแหลงขอมูล
จอภาพควบคุมการนําเขาขอมูล
• เปด Mail Merge Tools Bar
• คลิกเมาส ตําแหนงทีตองการวางขอมูล คลิกปุม Insert Merge Field
่
• ควบคุมการแสดงผล การสั่งพิมพจากแถบเครืองมือ
่
มาโคร
มาโคร (Macro) เปนชุดคําสั่งในลักษณะโปรแกรมขนาดเล็ก ชวยบันทึกคําสั่งหลายๆ คําสังใหเปน
่
คําสั่งเดียว เพือสะดวกในการใชงาน เชน ถาตองการวาดกรอบขอมูลที่มีสพื้นเปนสีเทา เสนขอบเสนประหนาสี
่ ี
แดง จะตองใชคําสั่งหลายครั้ง และถาตองวาดกรอบอีกก็ตองทําซ้ํา ขั้นตอนในการสรางกรอบดังกลาว สามารถ
บันทึกเก็บแลวสรางเปนปุมเพิมบนแถบเครื่องมือ เรียกวาการสรางมาโคร
่
ขั้นตอนการสรางมาโคร
• กําหนดขั้นตอนการบันทึก
• เลือกคําสั่ง Tools, Macro, Records New Macro…
• ทํางานตามขั้นตอนที่กําหนด
• ปดมาโคร
• สรางปุมควบคุมมาโครดวยคําสั่ง Tools, Customized…