Open office publish

4,122 views

Published on

คู่มือการใช้งาน OpenOffice.org เขียนในเวอร์ชั่น 2.0

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
4,122
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
121
Actions
Shares
0
Downloads
67
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Open office publish

  1. 1. §ŸË¡◊Õ°“√„™Èß“π OpenOffice.org ‡Õ° “√ß“πæ‘¡æÏ : Writer ß“π§”π«≥ : Cale  ◊ËÕ𔇠πÕ : Impress «“¥¿“æ : Drawing  Ÿµ√/ ¡°“√ : Math ∞“π¢ÈÕ¡Ÿ≈ : Base
  2. 2. คูมือการใชงาน OpenOfice.orgโดย ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติISBN 974-229-850-5พิมพครั้งที่ 1 (มกราคม 2549)จํานวน 2,000 เลมราคา 230 บาทสงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2549 ตาม พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติไมอนุญาตใหคัดลอก ทําซํ้า และดัดแปลง สวนใดสวนหนึ่งของหนังสือฉบับนี้นอกจากจะไดรับอนุญาตเปนลายลักษณอักษรจากเจาของลิขสิทธิ์เทานั้นCopyright©2006 by:National Electronics and Computer Technology CenterNational Science and Technology Development AgencyMinistry of Science and Technology112 Thailand Science Park, Phahon Yothin Road, Klong 1,Klong Luang, Pathumthani 12120, THAILAND.Tel. +66(0) 2-564-6900 Fax. +66(0) 2-564-6901..2จัดทําโดยงานประชาสัมพันธ นิทรรศการและสิ่งพิมพศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติสํานักงานพัฒนาวิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติกระทรวงวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี112 อุทยานวิทยาศาสตรประเทศไทย ถนนพหลโยธินต.คลองหนึ่ง อ.คลองหลวง จ.ปทุมธานี 12120โทรศัพท 02-564-6900 โทรสาร 02-564-6901..2http://www.nectec.or.th e-mail: info@nectec.or.thจัดจําหนายโดย: บริษัทซีเอ็ดยูเคชั่น จํากัด (มหาชน) ชั้นที่ 19 อาคารเนชั่นทาวเวอร เลขที่ 46/87-90 ถ. บางนา-ตราด แขวงบางนา เขตบางนา กรุงเทพฯ 10260 โทรศัพท 02-751-5885, 02-751-5888 โทรสาร 02-751-5051 (แผนกขาย)
  3. 3. Creative Commons Deed Creative Commons This page is available in the following languages: Català Deutsch English English (CA) English (GB) Castellano Spanish (AR) Spanish (CL) Suomeksi français French (CA) Galego ••••• hrvatski Magyar Italiano eåg,ŠžÕ-mÅ´ Nederlands polski Português svenska slovenš•ina Chinese (Taiwan) Attribution-NonCommercial-ShareAlike 2.5 You are free: q to copy, distribute, display, and perform the work q to make derivative works Under the following conditions: Attribution. You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor. Noncommercial. You may not use this work for commercial purposes. Share Alike. If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under a license identical to this one. q For any reuse or distribution, you must make clear to others the license terms of this work. q Any of these conditions can be waived if you get permission from thehttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ (1 of 2)27/1/2549 9:13:15
  4. 4. Creative Commons Deed copyright holder. Your fair use and other rights are in no way affected by the above. This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license). Disclaimer Learn how to distribute your work using this licensehttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ (2 of 2)27/1/2549 9:13:15
  5. 5. คํานิยม คูมือการใชงาน OpenOffice.org ฉบับนี้จดทําขึ้นมาเพื่อใชเปนเอกสารประกอบการใช ังาน ซอฟตแวรบริหารงานสํานักงานในระบบ Open Source เรียบเรียงโดยนายบุญเลิศ อรุณพิบูลยรักษาการหัวหนางานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจทัล และนายบุญเกียรติ เจตจํานงนุช เจาหนาที่ระบบ ิคอมพิวเตอร ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ (เนคเทค) เอกสารคูมือฉบับนี้ จะสนับสนุนใหมีการใชโปรแกรม OpenOffice.org ในประเทศไทยอยางเปนรูปธรรม ถือวาเปนกาวสําคัญของการใชคอมพิวเตอรของคนไทย เพราะเปนการใชผลงานของคนไทยที่เปนการตอยอดจากโปรแกรม Open Source อันมีชื่อเสียงทั่วโลก คณะผูจัดทําหวังวาเอกสารนี้จะมีประโยชนตอทุกทานในการทํางานเพื่อประเทศไทยตอไป (ทวีศักดิ์ กออนันตกูล) ผูอํานวยการ ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
  6. 6. คํานํา ความตองการใชเทคโนโลยีคอมพิวเตอร เทคโนโลยีสารสนเทศมาใชในการจัดทําระบบงานสํานักงาน มีความจําเปนอยางยิ่งในปจจุบัน มีการเลือกใชคอมพิวเตอร และซอฟตแวรตางๆ เพื่อสนับสนุนการทํางาน ใหเกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผลของหนวยงาน อยางไรก็ตามการลงทุนเกี่ยวกับคอมพิวเตอร และซอฟตแวร นับเปนภาระอยางหนึ่งของหนวยงาน เนื่องจากตองลงทุนดวยมูลคาสูง การลงทุนเกี่ยวกับไอทีในหนวยงาน จึงตองพิจารณาอยางถี่ถวน หลายๆหนวยงานเลี่ยงไมไดกับการลงทุนเกี่ยวกับคอมพิวเตอร และฮารดแวรตางๆ แตในปจจุบันการลงทุนเกี่ยวกับซอฟตแวรบริหารจัดการงานสํานักงาน มีทางเลือกที่ดีขึ้น เนื่องจากมีการพัฒนาซอฟตแวรรหัสเปด ซึ่งเปดใหดาวนโหลดใชงานไดฟรี OpenOffice.org เปนหนึ่งในซอฟตแวร OpenSource ที่รองรับการจัดการบริหารงานสํานักงาน ตั้งแตการสรางเอกสารสิ่งพิมพรูปแบบตางๆ การบริหารตัวเลข งานคํานวณ การจัดทําสื่อนําเสนอผลงาน การนําเสนอผานเว็บไซตดวยเอกสาร HTML และการออกแบบกราฟกศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอร ไดพัฒนาปรับปรุง OpenOffice.org จนสามารถใชงานไดอยางมีประสิทธิภาพ มีฟงกชันการใชงานอยางครบถวนที่จําเปนตองมี รวมทั้งความสามารถดานภาษาไทยตางๆ เนื่องจากโปรแกรมนี้ เปนโปรแกรมที่คอนขางจะใหมมาก หลายๆ ทานประสบปญหาการศึกษาใชงาน ศูนยฯ จึงไดจัดทําคูมือการใชงานฉบับนี้ เพื่อเปนเอกสารอางอิง ฝกฝน ฝกปฏิบัติศึกษาเรียนรูไดดวยตนเอง สําหรับผูสนใจทุกทาน คูมือฉบับนี้อาจจะขาดเนื้อหาในบางประเด็นหรือมีจุดผิดพลาดในบางเรื่อง หากทานใดพบเห็นสามารถแจงผานเว็บไซต NECTEC e-Learninghttp://elearning.nectec.or.th และสามารถศึกษาเนื้อหาใหมของโปรแกรมไดจากเว็บดังกลาวดวยหากคูมอฉบับนี้มีความบกพรองประการใด ผูเขียนขอนอมรับไว ณ ที่นี้ ื เนื้อหาในเอกสารฉบับนี้ จะนําเสนอในสวนโปรแกรม OpenOffice.org Writer, Calcและ Impress เนื่องจาก Draw มีฟงกชันลักษณะเดียวกับเครื่องมือ Drawing ในโปรแกรมดังกลาว จึงไมแยกเปนเนื้อหาเฉพาะ สําหรับโปรแกรม OpenOffice.org Base เปนโปรแกรมที่มีฟงกชันแตกตาง และเนื้อหาคอนขางมาก จึงขอแยกเปนเลมเฉพาะ ซึ่งจะนําเสนอในชวงเวลาถัดไป
  7. 7. สุดทายนี้ขอกราบขอบพระคุณ ดร.ทวีศักดิ์ กออนันตกูล ผูอํานวยการศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ ดร.เพ็ญศรี กันตะโสพัตร คุณวศิน สินธุภิณโญทีมพัฒนาทุกทานที่ใหโอกาสผูเขียนศึกษาและพัฒนาคูมือฉบับนี้ ตลอดจนทีมงานทุกทาน ที่ไดชวยดําเนินการตางๆ อันเปนการเอื้ออํานวยความสะดวกใหกับผมในการเขียนคูมือฉบับนี้จนสําเร็จดวยดี บุญเลิศ อรุณพิบูลย บุญเกียรติ เจตจํานงนุช 3 มกราคม 2549
  8. 8. สารบัญบทที่ 1 ซอฟตแวรจัดการงานสํานักงาน OpenOffice.org.................................................................1 แนะนํา OpenOffice.org ...............................................................................................................1 การติดตั้งและเรียกใชงาน ........................................................................................................2 หนาตางโปรแกรม....................................................................................................................4 สวนประกอบหนาตางโปรแกรม .............................................................................................6 การปดโปรแกรม......................................................................................................................7 แถบเครื่องมือ (Toolbar)...............................................................................................................8 แถบเครื่องมือแบบลอยตัว/แบบฝงตัว ......................................................................................9 เปด/ปดแถบเครื่องมือ.............................................................................................................10 ปุมเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ ...............................................................................................11 การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร ........................................................................................13 การสรางโฟลเดอร .................................................................................................................15 เปดแฟมเอกสาร (Open).........................................................................................................15 บันทึกแฟมเอกสาร (Save File)..............................................................................................17 ปดแฟมเอกสาร (Close File)..................................................................................................20 คําสั่งโหลดซ้ํา (Reload) .........................................................................................................20 คําสั่งสรางแฟมใหม (New File) ............................................................................................21 คุณสมบัติของแฟมเอกสาร (Properties) ................................................................................21 PDF Format ...........................................................................................................................23 ทํางานกับขอมูล ..........................................................................................................................24 การเลือกขอมูล (Selection) ....................................................................................................24 ลบขอความ.............................................................................................................................26 พิมพแทรก/พิมพทับ ...............................................................................................................26 เรียกคืนขอมูล (Undo)............................................................................................................27 คัดลอกขอความ......................................................................................................................27 ยายขอมูล ................................................................................................................................28 Paste Special..........................................................................................................................29
  9. 9. ตรวจคําสะกด (Spell check)..................................................................................................29 การคนหาและแทนที่คํา .........................................................................................................30บทที่ 2 สรางสรรคงานพิมพดวย OpenOffice.org Writer ..............................................................34 แนะนํา OpenOffice.org Writer..................................................................................................34 การเรียกใชโปรแกรม.............................................................................................................34 หลักการสรางเอกสารงานพิมพ..............................................................................................35 หลักการพิมพงาน.......................................................................................................................41 การพิมพและแกไขขอความ...................................................................................................43 เครื่องหมายวรรคตอน............................................................................................................44 ตัวชี้ตําแหนง ..........................................................................................................................47 การจัดแตงขอความ ....................................................................................................................50 สีขอความ, สีพ้น และการไฮไลตขอความ.............................................................................50 ื ลักษณะพิเศษ .........................................................................................................................50 เนนอักษรดวย Drop Cap .......................................................................................................55 ทํางานกับพารากราฟ..................................................................................................................56 จัดพารากราฟ .........................................................................................................................56 การพิมพงานแบบพารากราฟ.................................................................................................59 การพิมพแบบแท็บ......................................................................................................................66 ตัวควบคุมแท็บ.......................................................................................................................66 แท็บแบบชั่วคราว...................................................................................................................67 เคลื่อนยายตําแหนงแท็บ ........................................................................................................67 ลบแท็บ ..................................................................................................................................68 ควบคุมแท็บจากเมนู ..............................................................................................................68 การพิมพลําดับรายการ................................................................................................................70 ควบคุมลําดับของรายการ.......................................................................................................71 ปรับแตงรายการแบบเลขขอ ..................................................................................................71 ปรับแตงรายการแบบสัญลักษณขอ .......................................................................................73 ตาราง..........................................................................................................................................74 การสรางตาราง.......................................................................................................................74 พิมพขอมูลในตาราง...............................................................................................................76
  10. 10. ปรับแตงรูปแบบตัวเลข/วันที่ .................................................................................................77 ทํางานกับตาราง .....................................................................................................................81 คํานวณในตาราง ....................................................................................................................90 ตารางจาก MS Office.............................................................................................................92 สั่งพิมพเอกสาร...........................................................................................................................93 เลขหนาเอกสาร......................................................................................................................93 การใสขอมูลอื่นๆ...................................................................................................................96 สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ..................................................................................................97 การสั่งพิมพเอกสารโดยระบุคา ..............................................................................................98 การตรวจสอบหนากอนพิมพ .................................................................................................98 ระบบสรางงานอัตโนมัติ ..........................................................................................................100 การสรางแฟมเอกสารแบบนํารองอัตโนมัติ .........................................................................100 AutoCorrect .........................................................................................................................101 AutoText..............................................................................................................................101 Note & Bookmark ...............................................................................................................102 ระบบติดตามการแกไขเอกสาร (Track Change) .................................................................103 การยอมรับการแกไข/ยกเลิกการแกไข.................................................................................103 สงแฟมเอกสารพรอมกับอีเมล .............................................................................................104 Mail Merge ..........................................................................................................................105 งานพิมพขั้นสูง .........................................................................................................................111 งานพิมพคอลัมน ..................................................................................................................111 งานพิมพแบบแบงสวน (Section) ........................................................................................112 หัวกระดาษ/ทายกระดาษ .....................................................................................................115 หนากระดาษแบบ Mirror.....................................................................................................116 ตนแบบเอกสาร....................................................................................................................117 การสรางสารบัญโดยอาศัยลักษณะขอความ........................................................................122 สารบัญดัชนี .........................................................................................................................124บทที่ 3 นําเสนอผลงานดวย OpenOffice.org Impress..................................................................126 การสรางสื่อนําเสนอ ................................................................................................................126 การเรียกโปรแกรม ...............................................................................................................126
  11. 11. ลักษณะจอภาพการทํางาน ...................................................................................................127 สรางสไลดจากรูปแบบสําเร็จ (Slide Template)..................................................................129 สรางสไลดจาก Wizard........................................................................................................130 แฟมเอกสารสไลด................................................................................................................132 ปดโปรแกรม........................................................................................................................132เทคนิคการออกแบบสื่อนําเสนอ ..............................................................................................133 สื่อความหมายไดรวดเร็ว .....................................................................................................133 เนื้อหาเปนลําดับ ..................................................................................................................134 สื่อนําเสนอตองสะดุดตา นาสนใจ.......................................................................................136ทํางานกับสไลด ........................................................................................................................138 เพิ่มสไลด .............................................................................................................................138 ลบสไลด ..............................................................................................................................139 ยายสไลด ..............................................................................................................................139 เปลี่ยนรูปแบบสไลด (Slide Layout) ...................................................................................140 ลักษณะพื้นสไลด (Slide Background)................................................................................140 พิมพขอความในกรอบขอความ...........................................................................................142 ปรับแตงกรอบขอความ........................................................................................................150ทํางานกับไฟลสไลด ................................................................................................................158 การนําเขาสไลดจากแฟมเอกสารสไลด ...............................................................................158 สงออกเอกสาร (Export) ......................................................................................................159จัดการขอมูล .............................................................................................................................165 เลื่อนตัวชี้ตาแหนง ...............................................................................................................165 ํ เลือกขอมูล (Selection) ........................................................................................................166ตกแตงดวยกราฟก ....................................................................................................................167 ภาพสําเร็จรูป........................................................................................................................167 นําภาพกราฟกจากแหลงอื่นมาใชงาน..................................................................................167 การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร .........................................................................................168 การเลือกวัตถุ ........................................................................................................................169 ยอ/ขยายวัตถุ ........................................................................................................................170 ยายตําแหนง .........................................................................................................................170
  12. 12. ลบวัตถุ .................................................................................................................................170 จัดแตงวัตถุ ...........................................................................................................................171 แถบเครื่องมือ Drawing........................................................................................................173 การปรับแตงวัตถุ ..................................................................................................................177 ตัวอักษรศิลป (Fontwork) ....................................................................................................185 นําเสนอสไลด ...........................................................................................................................187 นําเสนอสไลดเพื่อทดสอบ/นําเสนออยางรวดเร็ว ................................................................187 คาควบคุมการนําเสนอ .........................................................................................................188 Slide Transition....................................................................................................................190 ใสลูกเลนใหกับวัตถุ (Effects)..............................................................................................191 เลือกแสดงผลบางสไลด .......................................................................................................193 Slide แบบ Interaction..........................................................................................................194 พิมพสไลด ................................................................................................................................195 Header / Footer ....................................................................................................................195 สไลดสรุป (Summary Slide) ...............................................................................................196 เอกสารประกอบคําบรรยาย .................................................................................................197 สั่งพิมพสไลด .......................................................................................................................199 แมแบบสไลด (Template) ........................................................................................................201บทที่ 4 งานคํานวณดวย OpenOffice.org Calc .............................................................................204 แนะนํา OpenOffice.org Calc...................................................................................................204 เริ่มตนกับโปรแกรม.............................................................................................................204 พื้นที่ทํางาน (Sheet) .............................................................................................................205 เลื่อน Cell Pointer ................................................................................................................206 ชวงขอมูล (RANGE) ...........................................................................................................207 การปอนและแกไขขอมูล..........................................................................................................210 การแกไขขอมูล ....................................................................................................................211 เทคนิคการปอนขอมูล ..........................................................................................................212 Auto Fill...............................................................................................................................215 ขอมูลจากการนําเขา .............................................................................................................219 ควบคุมเซลล/แผนงาน..............................................................................................................221
  13. 13. ควบคุมเซลล ........................................................................................................................221 จัดการแผนงาน ....................................................................................................................222จัดแตงขอมูล.............................................................................................................................229 จัดขอมูลกึ่งกลางชวง ...........................................................................................................230 หัวเรื่องแนวตั้ง .....................................................................................................................230 การแสดงผลตัวเลข ..............................................................................................................231 AutoFormat..........................................................................................................................236ทํางานกับขอมูล........................................................................................................................237 Note......................................................................................................................................237 Paste Special........................................................................................................................238 ตรึงตําแหนงขอมูล ...............................................................................................................240 แตกหนาตาง (Split) .............................................................................................................240การคํานวณคา ...........................................................................................................................241 แสดงผลคํานวณอยางรวดเร็ว ..............................................................................................241 การคํานวณดวยสูตร (Formula) ...........................................................................................242 เครื่องหมายการคํานวณและลําดับความสําคัญ ....................................................................242 การคํานวณแบบสัมบูรณ .....................................................................................................243 การคํานวณดวยฟงกชันสําเร็จรูป (Function).......................................................................246 Range name .........................................................................................................................249กราฟ.........................................................................................................................................252 รูปแบบกราฟและการเลือกใชงาน .......................................................................................252 สรางกราฟอยางรวดเร็ว........................................................................................................254 สรางกราฟจาก AutoFormat Chart.......................................................................................256 องคประกอบของกราฟ........................................................................................................258 ปรับแตงกราฟ......................................................................................................................259 กราฟวงกลม.........................................................................................................................270สั่งพิมพแผนงาน.......................................................................................................................272 สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ................................................................................................272 ควบคุมการสั่งพิมพ ..............................................................................................................272 แบงหนาแผนงาน (Page Break)...........................................................................................273
  14. 14. แสดงภาพตัวอยางกอนพิมพ ................................................................................................274 กําหนดลักษณะกระดาษ และงานพิมพ ................................................................................275 ชวงขอมูลสําหรับการพิมพ ..................................................................................................279 ฐานขอมูล .................................................................................................................................280 การจัดเตรียมขอมูล ..............................................................................................................280 การกรองขอมูลดวย AutoFilter............................................................................................281 Advanced Filter ...................................................................................................................285 การจัดเรียงขอมูล..................................................................................................................287 การทํารายงานผลรวมยอย (SUB - TOTAL)........................................................................290 ตารางสรุปสาระสําคัญ .........................................................................................................292 ตรวจสอบการปอนขอมูล.....................................................................................................296 Consolidate ..........................................................................................................................298บทที่ 5 ฟงกชันของ OpenOffice.org Calc....................................................................................301 ฟงกชันจัดการฐานขอมูล (Database) .......................................................................................301 ตัวอยางฟงกชันจัดการฐานขอมูล ........................................................................................302 ฟงกชันจัดการวันที่/เวลา......................................................................................................304 ฟงกชันจัดการขอมูล (Inforamtion) .....................................................................................307 ฟงกชันตรรกะ......................................................................................................................309 ฟงกชันคณิตศาสตร .............................................................................................................312 ฟงกชันจัดการขอความ ........................................................................................................322 ปดทายฟงกชัน .....................................................................................................................327บทที่ 6 OpenOffice.org Math.......................................................................................................328 จอภาพโปรแกรม .................................................................................................................328 ตัวอยางสรางสมการ.............................................................................................................330บทที่ 7 จัดการฐานขอมูลดวย OpenOffice.org Base....................................................................331 ฐานขอมูล .................................................................................................................................331 การเรียกใชงาน .........................................................................................................................332 ไฟลฐานขอมูลจาก OpenOffice.org Calc............................................................................332 การเปดไฟล..........................................................................................................................334 จอภาพการทํางาน.................................................................................................................335
  15. 15. ปดโปรแกรม........................................................................................................................335ทํางานกับตารางขอมูล..............................................................................................................336 พิมพรายงาน.........................................................................................................................339 ปดทาย OpenOffice.org Base ..............................................................................................343
  16. 16. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 1 บทที่ 1 ซอฟตแวรจัดการงานสํานักงาน OpenOffice.orgแนะนํา OpenOffice.org OpenOffice.org 2.0 ซอฟตแวรบริหารจัดการงานสํานักงานในกลุม Open Source รุนใหมลาสุดที่มการปรับเปลี่ยนโฉมหนา และการใชงานใหคลายคลึงกับซอฟตแวรออฟฟศที่เปนที่ ีนิยม ทั้งยังสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกับไมโครซอฟทออฟฟศไดดวย ฟงกชันการทํางานของชุดโปรแกรมนี้ประกอบดวย OpenOffice.org Writer โปรแกรมเวิรดโปรเซสเซอรที่มีความสามารถครบถวน เหมาะ สําหรับการสรางเอกสารระดับมืออาชีพ รายงาน จดหมายขาว หรือโบรชัวร Writer มีความสามารถในการจัดการ style ไดอยางสะดวก ทําใหการจัดรูปแบบเอกสารเปนเรื่องงาย OpenOffice.org Calc มีความสามารถทางดานสเปรดแผนงานครบถวน สามารถใชเปนเครื่องมือในการคํานวณ วิเคราะหขอมูล และนําเสนอขอมูลดวยเครื่องมือสรางชารตสองและสามมิติ Calc มีฟงกชันทางธุรกิจ สถิติ และวิทยาศาสตรครบถวน พรอมทั้งความสามารถในการทําpivot table OpenOffice.org Impress เครื่องมือสรางพรีเซนเทชันที่สมบูรณ สามารถใช effect และanimation เพื่อสรางสไลดมัลติมีเดียที่นําเสนอขอมูลของคุณไดอยางมีประสิทธิภาพ สามารถวาดไดอะแกรมและรูปภาพประกอบไดภายใน Impress เลย OpenOffice.org Draw เครื่องมือวาดภาพที่รองรับทั้งเวกเตอรและบิตแมป สามารถใชสรางไดตั้งแตไดอะแกรมงาย ๆ ไปจนถึงรูปที่ประกอบดวยวัตถุ 3 มิติ หรือ special effect เหมาะสําหรับวาดภาพเปนสวนประกอบในเอกสารหรือพรีเซนเทชัน Draw มี connector ที่ใชเชื่อมวัตถุเขาดวยกันเพื่อใหสามารถเคลื่อนวัตถุโดยที่ยังรักษาเสน ระหวางกัน ทําใหงานวาดไดอะแกรมที่ซับซอนเปนเรื่องที่งายดาย
  17. 17. 2 คูมือการใชงาน OpenOffice.org OpenOffice.org Base เปนเครื่องมือจัดการงานฐานขอมูล (Database) ที่ทําใหสามารถสรางและจัดการระบบฐานขอมูลไดอยางงายดาย สามารถเขาถึงและวิเคราะหขอมูลจํานวนมากสรางรายงานที่ซับซอน หรือทําจดหมายเวียนจากฐานขอมูลลูกคา สามารถสรางฐานขอมูลภายในOpenOffice.org หรือเชื่อมตอกับฐานขอมูลภายนอกทั้งที่เปนโอเพนซอรสและเชิงพาณิชยเชนdBase, MySQL หรือดาตาเบสตัวอื่นๆ โดยผานทาง ODBC และ JDBC นอกจากฟงกชันการทํางานเบื้องตนดังกลาว โปรแกรมยังมีจุดเดนหลายดาน ดังนี้ • เอกสาร OpenOffice.org เปนฟอรแมตมาตรฐานเปดแฟมเอกสาร XML ที่เปนมาตรฐานเปดที่เชื่อวา OASIS OpenDocument ซึ่งไมขึ้นกับบริษัทหรือโปรแกรมใด ทําใหมั่นใจไดวา ขอมูลจะยังอยูและเขาถึงได (ดวยโปรแกรมอื่นๆ เชน KOffice) แมวาจะไมมีOpenOffice.org ตอไปแลวก็ตาม • เนื่องจากราคาที่สูงของชุดออฟฟศเชิงพาณิชย ทําใหการตัดสินใจเปลี่ยนมาใชOpenOffice.org เพียงตัวเดียว จะเปนการตัดสินใจที่ประหยัดคาซอฟตแวรไดมากที่สุด ทั้งสําหรับการใชงานสวนบุคคล และเปนทวีคูณสําหรับการใชงานในองคกร ทําใหองคกรขนาดใหญนิยมหันมาใช OpenOffice.org กันมากขึ้นเรื่อย ๆการติดตั้งและเรียกใชงาน โปรแกรม OpenOffice.org ดาวนโหลดไดจากเว็บไซต http://www.openoffice.org/ หรือเว็บไซต http://www.nectec.or.th นอกจากนี้สามารถติดตั้งไดจากแผนโปรแกรม Open Source &Freeware ที่รวบรวมโดยเนคเทค โดยโปรแกรมจะมี 2 โปรแกรมหลัก คือ โปรแกรมหลักของOpenOffice.org 2.0 และโปรแกรมแกไขปญหาภาษาไทย (Thai Patch) ที่พัฒนาโดยเนคเทค ระบบติดตั้งเปนระบบที่งาย ผูใชคอมพิวเตอรทั่วไปสามารถดับเบิลคลิกไอคอนติดตั้งโปรแกรมแลวปฏิบัติตามคําแนะนําที่ปรากฏบนจอภาพ เพียงไมกี่ครั้ง ก็จะไดรายการเรียกโปรแกรมใน Start Menu ดังนี้ Start, Program, OpenOffice.org 2.0
  18. 18. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 3 รวมทั้งสามารถเลือกใชวธีลัดโดยดับเบิลคลิกไอคอนเรียกโปรแกรมดวน (QuickStart) ที่ ิมุมดานขวาของแถบงาน (Task bar) มีสัญลักษณดังนี้ เมื่อดับเบิลคลิกจะปรากฏหนาตางเรียกใชงานโปรแกรม ดังนี้ เลือกรูปแบบการสราง/เปดใชงานเอกสารจากกรอบดานซาย เมื่อคลิกเลือกจะปรากฏรายการเลือกยอยในกรอบกลาง ดังนี้ • New Document สรางเอกสารใหม โดยมีโปรแกรมสรางเอกสารใหมให เลือกลักษณะตางๆ เชน โปรแกรมออกแบบนามบัตร, โปรแกรมวาดภาพ เปนตน • Templates สรางเอกสารจากแมแบบตางๆ • My Document เปดแฟมเอกสารจากโฟลเดอร My Document • Samples เปดแฟมเอกสารตัวอยาง ปุมเรียกใชงานดวน QuickStart ถาไมปรากฏใน Task Bar การเรียกขึ้นมาใหม จะตองเขาไปเรียกจาก Directory ของโปรแกรม OpenOffice C:Program FilesOpenOffice.org2.0program โดยมีชื่อแฟมเอกสารคือ quickstart.exe โปรแกรม QuickStart อาจจะมีผลทําใหคอมพิวเตอรทํางานชาลง คอมพิวเตอรบางเครื่องอาจจะตองปดโปรแกรมนี้ออกไปจากระบบ โดยคลิกปุมขวาของเมาสที่ไอคอนโปรแกรมเรียกใชงานดวนใน Task Bar แลวเลือกคําสั่ง Exit QuickStarter
  19. 19. 4 คูมือการใชงาน OpenOffice.orgหนาตางโปรแกรม โปรแกรมตางๆ ในกลุม OpenOffice.org มีลักษณะจอภาพการทํางาน และแถบคําสั่งใกลเคียงกัน ซึ่งชวยใหการศึกษา เรียนรู และการใชงานโปรแกรมหนึ่ง สามารถใชงานโปรแกรมอื่นๆ ไดอยางรวดเร็ว และอัตโนมัติ โดยโปรแกรมแตละโปรแกรมมีลักษณะจอภาพการทํางานดังนี้ หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Writer
  20. 20. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 5 หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Impress หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Calc
  21. 21. 6 คูมือการใชงาน OpenOffice.orgสวนประกอบหนาตางโปรแกรม จอภาพโปรแกรมตางๆ ในชุดโปรแกรมมีสวนประกอบคลายกับหนาตางโปรแกรมทั่วไป ที่ใชงานกันอยูบนระบบคอมพิวเตอร โดยมีสวนประกอบตางๆ ดังนี้ • แถบชื่อโปรแกรม (Title Bar) เปนแถบแสดงชื่อโปรแกรม และชื่อแฟมเอกสาร ตลอดจนปุมควบคุมหนาตางโปรแกรม จะปรากฏอยูสวนบนสุดของหนาตาง • แถบเมนู (Menu Bar) แสดงรายการคําสั่งตางๆ ของโปรแกรม • แถบเครื่องมือ (Toolbars) โปรแกรมไดเตรียมเครื่องมือชวยการทํางาน โดยแบงเปนหมวดหมูและแสดงผลใน รูปของแถบเครื่องมือ (Toolbars) หลากหลายชุด เชน แถบเครื่องมือสําหรับควบคุม การทํางานมาตรฐาน เรียกวา Standard Toolbar • แถบไมบรรทัด (Ruler Bar) มีลักษณะคลายกับไมบรรทัด ทําหนาที่กําหนดขอบเขตของหนาเอกสาร และการตั้ง คาเกี่ยวกับตําแหนงหยุดพิมพ (Tab) • แถบสถานะ (Status Bar) อยูดานลางสุดของโปรแกรม ทําหนาที่แสดงรายละเอียดตางๆ ของเอกสาร เชน หนาปจจุบันที่กําลังทํางาน, จํานวนหนาเอกสารทั้งหมด, อัตราสวนการมอง เปนตน
  22. 22. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 7 • แถบเลื่อนจอภาพ (Scroll Bar) อยูดานลาง และดานขวาของหนาตางเอกสาร ทําหนาที่เลื่อนจอภาพเพื่อดูขอมูล นอกจากนี้โปรแกรมแตละโปรแกรม ยังมีสวนการทํางานเฉพาะโปรแกรมออกไป เชนสวนควบคุมแผนงานของโปรแกรม Calc หรือสวนควบคุมแผนสไลดของ Impress ซึ่งจะไดแนะนําในบทที่เกี่ยวของตอไปการปดโปรแกรม เมื่อตองการเลิกใชงานโปรแกรม สามารถสั่งงานเพื่อปดโปรแกรมไดหลายวิธี ตามความถนัดของผูใช ดังนี้ วิธีที่ 1 เลือกเมนูคําสั่ง File, Exit วิธีที่ 2 ใชคียลัด Cq หรือ A$ วิธีที่ 3 นําเมาสไปคลิกที่ปุม Close ที่มุมบนดานขวาของหนาตางโปรแกรม Close Button ในกรณีที่มีการปดโปรแกรม โดยยังไมไดจดเก็บเอกสาร โปรแกรมจะแสดงขอความ ัเตือนใหจัดเก็บขอมูลกอน ดังนี้ ผูใชสามารถเลือกรายการที่ตองการ • คลิกปุม Save เพื่อจัดเก็บขอมูลและปดโปรแกรม • คลิกปุม Discard เพื่อปดโปรแกรมทันที • คลิกปุม Cancel เพื่อยกเลิกการใชคําสั่งปดโปรแกรม
  23. 23. 8 คูมือการใชงาน OpenOffice.orgแถบเครื่องมือ (Toolbar) แถบเครื่องมือ เปนสวนประกอบของโปรแกรมที่ผูใชจําเปนตองใชงานอยูเสมอเนื่องจากมีความสะดวก และใหความรวดเร็วในการสั่งงาน โปรแกรมในชุด OpenOffice.org มีแถบเครื่องมือตางๆ ใหเลือกใชหลายชุด การควบคุมแถบเครื่องมือเพื่อใหสามารถใชงานโปรแกรมไดอยางมีประสิทธิภาพ จึงเปนสิ่งที่ควรทราบเชนกัน แถบเครื่องมือ แถบเครื่องมือของโปรแกรมแตละโปรแกรม มีหลากหลายประเภทเชน รูปแสดงแถบเครื่องมือหมวด Standard รูปแสดงแถบเครื่องมือหมวด Formatting
  24. 24. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 9แถบเครื่องมือแบบลอยตัว/แบบฝงตัว บางครั้งผูใชอาจจะพบวาแถบเครื่องมือตางๆ ปรากฏในลักษณะที่ไมเหมือนกับที่เคยใชอยู คือ เปนแถบเครื่องมือที่ลอยอยูเหนือพื้นที่พิมพงาน เรียกวาแถบเครื่องมือแบบลอยตัว โดยในสภาวะปกติจะเปนแบบฝงตัว คือ ติดผนึกอยูดานบน หรือดานขางของพื้นที่พิมพงาน ซึ่งแถบเครื่องมือที่ลอยอยูเหนือพื้นที่พิมพงานทําใหการพิมพงาน หรือแกไขขอความ กระทําไดลําบาก จอภาพแสดงแถบเครื่องมือแบบฝงตัว จอภาพแสดงแถบเครื่องมือแบบลอยตัว
  25. 25. 10 คูมือการใชงาน OpenOffice.orgการปรับเปลี่ยนแถบเครื่องมือแบบลอยตัวเปนแบบฝงตัว ถาผูใชเจอปญหาแถบเครื่องมืออยูในโหมดลอยตัว ซึ่งอาจจะสงผลใหการใชงาน และการพิมพงานเกิดความไมสะดวก สามารถแกไขไดดังนี้ • นําเมาสไปชี้แถบชื่อเรื่อง (Title bar) ของแถบเครื่องมือลอยตัว • กดปุมซายของเมาส ลากแถบเครื่องมือไปวาง ณ ตําแหนงเดิม จากนั้นจึงปลอยนิ้ว จากเมาส หรือจะใชการดับเบิลคลิกเพื่อคืนสภาพกลับอัตโนมัติก็ได กรณีที่มีแถบเครื่องมือหลายชิ้นอยูในสภาวะลอยตัว สามารถคลิกปุม Control Menu ซึ่งมีรูปรางเปนสามเหลี่ยมชี้ลงที่อยูที่มุมขวาของแถบเครื่องมือ แลวเลือกคําสั่ง Dock All Toolbarsเพื่อคืนสภาวะเปนแบบฝงตัวใหกับแถบเครื่องมือทุกชิ้นไดอยางรวดเร็วเปด/ปดแถบเครื่องมือ โปรแกรมมีแถบเครื่องมือหลายชุด ซึ่งถาเปดออกมามากเกินไป อาจจะทําใหเกิดความไมสะดวกในการทํางานได ดังนั้นแสดงเฉพาะแถบเครื่องมือที่จําเปนตอการใชงาน โดยมีวิธีการควบคุมใหแสดง หรือไมใหแสดงไดโดย เลือกเมนูคําสั่ง View, Toolbars
  26. 26. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 11 ถาผูใชตองการปดแถบเครื่องมือชุดใด ก็ใหนําเมาสไปคลิกที่ชื่อแถบเครื่องมือนั้น และเมื่อตองการเปดแถบเครื่องมือที่ปดไปแลว ก็สามารถใชคําสั่งลักษณะเดียวกันได โดยการคลิกที่ชื่อแถบเครื่องมือ จะเปนการปด หรือเปดแถบเครื่องมือสลับกันไปปุมเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ แถบเครื่องมือแตละชุด จะมีปุมเครื่องมือแตกตางกันออกไป ซึ่งผูใชสามารถเลือกไดวาตองการแสดง หรือไมแสดงปุมใดบาง โดย • นําเมาสไปชี้ที่ปุม Control Menu ของแถบเครื่องมือชุดที่ตองการปรับแตง (ปุม Control Menu จะมีรูปรางเปนสามเหลี่ยมชี้ลงอยูดานขวาสุดของแถบเครื่องมือ) ปุม Control Menu • ปรากฏรายการเลือก
  27. 27. 12 คูมือการใชงาน OpenOffice.org • คลิกเลือกรายการ Visible Buttons ซึ่งจะปรากฏรายการเลือกยอย โดยรายการเลือก แตละรายการจะแตกตางกันไปตามแถบเครื่องมือแตละชุด • ถาตองการปดปุมเครื่องมือใด ก็นําเมาสไปคลิกที่ชื่อปุมเครื่องมือนั้นๆ สังเกตไดวา เครื่องหมาย หนาชื่อปุมเครื่องมือนั้นๆ จะหายไป และถาตองการเรียกใชปุม เครื่องมือ ก็ใหคลิกซ้ําลงไปคําอธิบายการใชปุมเครื่องมือ ปุมเครื่องมือทุกปุม โดยปกติเมื่อนําเมาสไปชี้คางไว จะปรากฏชื่ออธิบายปุมเครื่องมือซึ่งสามารถเปด/ปดคําอธิบายความหมาย และการใชงานไดจากเมนูคําสั่ง Tools, Options จากนั้นเลือกหมวด OpenOffice.org, General จะปรากฏรายการควบคุมการแสดง Help Tips ดังนี้ • Tips ควบคุมการแสดงคําอธิบายเครื่องมือแบบยอ • Extended Tips ควบคุมการแสดงหนาที่และการใชเครื่องมือแบบเต็ม การแสดง Help Tips แบบปกติ คําอธิบายแบบเต็มเมื่อเลือกคําสั่ง Extended Tips
  28. 28. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 13การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรตางๆ จะถูกเก็บบันทึกในรูปของแฟมเอกสาร (File) บนสื่อบันทึกขอมูลตางๆ เชนแผนดิสก, ฮารดดิสก หรืออุปกรณบันทึกแบบพกพาตางๆ เพื่อเก็บบันทึกเมื่อผานไประยะเวลาหนึ่ง แฟมเอกสารเหลานี้จะมีจํานวนมาก ทําใหไมสะดวกตอการสืบคน การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร จึงเปนเนื้อหาที่ผูใชคอมพิวเตอรทุกคนควรใหความสนใจโดยเฉพาะการจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอรสําหรับสื่อบันทึกขอมูลขนาดใหญ เชน ฮารดดิสกยิ่งมีความจําเปนอยางยิ่ง โดยมีหลักปฏิบัติดังนี้ • สรางโฟลเดอรสําหรับเก็บแฟมเอกสารตางๆ แยกเฉพาะออกจากกัน • กําหนดชื่อโฟลเดอรใหสื่อถึงเนื้อหาของเอกสารที่จัดเก็บ หรือสื่อถึงซอฟตแวรที่ใช สรางเอกสารนั้นๆ ตัวอยาง: ในหนวยงานมีลักษณะงานเกี่ยวกับงานการเงิน, งานทะเบียน, งาน นิสิตนักศึกษา, งานวิชาการ สามารถกําหนดโฟลเดอรไดเปน 4 โฟลเดอรหลัก ดังนี้ ฮารดดิสก (C:) C: งานการเงิน งานการเงิน งานทะเบียน งานทะเบียน งานนิสิตนักศึกษา งานวิชาการ งานนิสิตนักศึกษา งานวิชาการ • การสรางโฟลเดอร แตละหนวยงานสามารถกําหนดรายละเอียดไดอิสระ และ อาจจะแตกตางกันไปได แลวแตลักษณะงานของหนวยงานนั้นๆ แตควรจัดเปน หมวดหมูที่สะดวกตอการใชงาน • เมื่อมีการสรางงานเอกสารที่เกี่ยวของกับรายการใด ก็บันทึกเปนแฟมเอกสารไวใน โฟลเดอรนั้นๆ ดวยเสมอ เพื่อเปนการจัดหมวดหมู ทั้งนี้ OpenOffice.org ไดกําหนด สวนขยาย (File Extension) ใหกับแฟมเอกสารแตละประเภทดังนี้
  29. 29. 14 คูมือการใชงาน OpenOffice.org ประเภทเอกสาร File extension OpenDocument Text *.odt OpenDocument Text Template *.ott OpenDocument Master Document *.odm HTML Document *.html HTML Document Template *.oth OpenDocument Spreadsheet *.ods OpenDocument Spreadsheet *.ots Template OpenDocument Drawing *.odg OpenDocument Drawing Template *.otg OpenDocument Presentation *.odp OpenDocument Presentation *.otp Template OpenDocument Formula *.odf OpenDocument Database *.odb หลักการจํา File Extention :: od ยอมาจาก OpenDocument และอักขระตัวที่สามจะมาจากประเภทของโปรแกรม เชนแฟมเอกสารจากโปรแกรมสรางเอกสารงานพิมพ จะใชตัว t ที่มาจากคําวา Text แฟมเอกสารจากโปรแกรมสรางสื่อนําเสนอ จะใชตัว p ที่มาจากคําวา Presentationแฟมเอกสารแผนงานคํานวณ จะใชตัว s ที่มาจากคําวา Spreadsheet นอกจากนี้ยังมีเอกสารแมแบบซึ่งจะใชตัวยอวา ot ที่มาจากคําวา OpenTemplate
  30. 30. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 15การสรางโฟลเดอร การสรางโฟลเดอรสามารถทําไดงายโดยเลือกจากหนาตาง Save ดังนี้ • เลือกเมนูคําสั่ง File, Save หรือ File, Save as… เพื่อเปดหนาตางบันทึกเอกสาร • คลิกเมาสที่ตัวเลือกรายการ Save in: เลือกไดรฟที่ตองการ เชน C: • คลิกปุม Create New Folder • ปรากฏรายการโฟลเดอรใหมบนไดรฟ C: ปอนชื่อโฟลเดอรที่ตองการ แลวกดปุม E เพื่อยอมรับการตั้งชื่อเปดแฟมเอกสาร (Open) • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง File, Open… หรือใชคียลัด Co หรือปุมเครื่องมือ Open โปรแกรมจะแสดงหนาตางการเปดแฟมเอกสาร • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรสําหรับเปดแฟมเอกสารไดจากรายการ Look in: • เลือกแฟมเอกสาร แลวคลิกปุม Open โปรแกรม OpenOffice.org สามารถเปดแฟมเอกสารจาก Microsoft Office และOfficeTLE รวมทั้ง OpenOffice รุนเกาๆ ไดทันที
  31. 31. 16 คูมือการใชงาน OpenOffice.orgเปดแฟมเอกสารแบบอานอยางเดียว (Read-only) การเปดแฟมเอกสารสามารถกําหนดตัวเลือกไดวา ตองการเปดเพื่ออานอยางเดียว (Readonly) ทําใหแกไขไมได โดยคลิกเลือกรายการ กอนที่จะคลิกที่ปุม Open โดยโปรแกรมจะเปดแฟมเอกสารนั้นขึ้นมาในหนาตางโปรแกรมที่อนุญาตใหอานไดอยางเดียว ไมสามารถปรับแตงแกไขไดเปดแฟมเอกสารที่มีการใสรหัสผาน เอกสารบางแฟมอาจจะมีการกําหนดรหัสผาน เมื่อเปดแฟมโปรแกรมจะแสดงจอภาพปอนรหัสผาน โดยจะตองปอนรหัสผานไมต่ํากวา 5 ตัวอักษร หากผูใชปอนรหัสผานถูกตอง จึงจะเปดแฟมเอกสาร หากปอนรหัสผานไมถูกตอง โปรแกรมจะยุติการเปดแฟมเอกสาร
  32. 32. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 17บันทึกแฟมเอกสาร (Save File) เอกสารที่สราง หรือแกไขเรียบรอยแลว รวมทั้งขณะกําลังสราง แกไขเอกสาร ควรบันทึกเก็บเปนแฟมเอกสารดิจทัลอยางสม่ําเสมอ โดย ิ • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง File, Save โปรแกรมจะแสดงหนาตางควบคุมการบันทึกแฟม เอกสาร • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรสําหรับเก็บแฟมเอกสารไดจากรายการ Save in: • กําหนดชื่อแฟมเอกสาร จากรายการ File name: • เลือกรูปแบบของแฟมเอกสารที่ตองการ จากรายการ Save as type: เชน ถาตองการ บันทึกเปนฟอรแมตของโปรแกรมเอกสารขอความ ก็เลือกรายการเปน “OpenDocument (.odt)” หรือถาตองการบันทึกเปนฟอรแมตเพื่อนําไปใชกับ Microsoft Word 2000 ใหเลือกรายการเปน “Microsoft Word 97/2000/XP” เปนตน สามารถใชคียลัด Cs หรือคลิกปุม เพื่อบันทึกขอมูลได การบันทึกดวยวิธนี้ ีจะปรากฏหนาตางควบคุมการบันทึกเฉพาะการบันทึกแฟมเอกสารครั้งแรกเทานั้น หลังจากนั้นโปรแกรมจะบันทึกแฟมเอกสารอัตโนมัติ โดยไมแสดงหนาตางควบคุมใดๆ อีก
  33. 33. 18 คูมือการใชงาน OpenOffice.org สามารถกําหนดรหัสผานใหกับแฟมเอกสาร โดยการคลิกเลือกรายการ Save withpassword ซึ่งจะปรากฏหนาตางกําหนดรหัสผาน ใหผูใชกําหนดรหัสผาน มีความยาวไมต่ํากวา 5ตัวอักษร (สามารถใชไดทั้งตัวอักษร และตัวเลข) จํานวน 2 ครั้งแลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการบันทึกแฟม คลิกเมาสที่ปุม Save โปรแกรมจะบันทึกแฟมใหอัตโนมัติคําสั่ง Save as การใชคําสั่ง File, Save เปนการบันทึกแฟมที่มีการถามชื่อและโฟลเดอรในครั้งแรกเทานั้น และเมื่อกําหนดโฟลเดอร/ชื่อแฟมเอกสารเรียบรอยแลว การใชคําสั่งในครั้งตอไปโปรแกรมจะบันทึกดวยชื่อเดิม ในโฟลเดอรเดิม ถาตองการเปลี่ยนชื่อแฟม หรือเปลี่ยนโฟลเดอรจะตองใชคําสั่ง File, Save as… โดยรูปแบบหนาตางบันทึก และวิธีการมีลักษณะเดียวกับการบันทึกปกติทุกประการ การบันทึกแฟมเอกสารสามารถกําหนดโฟลเดอรที่จะใชงานไดโดยเลือกเมนูคําสั่งTools, Options, OpenOffice.org, Path จากนั้นดับเบิลคลิกที่รายการ My Document แลวเลือกโฟลเดอรที่ตองการใช การบันทึกแฟมเอกสารครั้งถัดไปโปรแกรมจะเลือกโฟลเดอรขางตนใหโดยอัตโนมัติ วิธีการปองกันไฟลเสียหายวิธีหนึ่งก็คือการสรางแฟมสําเนา (Backup File) ซึ่งสามารถกําหนดใหโปรแกรมทําสําเนาทุกครั้งที่มีการบันทึกแฟมเอกสาร โดยเลือกคําสั่ง Tools, Options,Load/Save, General จากนั้นเลือก Always create backup copy และถาตองการใหโปรแกรมบันทึกแฟมเอกสารอัตโนมัติทุกๆ กี่วินาทีก็เลือกรายการ Save Autorecovery … ดวย
  34. 34. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 19การตั้งชื่อแฟมเอกสาร จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนแฟมเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อแฟมที่เขาใจงายสามารถมองเห็นความแตกตางของชื่อแฟม และสามารถแยกรุนของแฟมอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งชื่อดังนี้ (ยกตัวอยางโปรแกรม OpenOffice.org Writer) • ใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวน - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่ง ของ URL) • ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd เชน 20051230 หมายถึงแฟมเอกสาร ที่สรางในวันที่ 30 เดือนธันวาคม ค.ศ. 2005 เปนตน • สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อแฟมก็จะเปน 20051230-voip-proposal.odt ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้ 20051230-voip-proposal-1.odt 20051230-voip-proposal-2.odt และหากอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันก็อาจตั้งชื่อใหมเปน 20060101-voip-proposal.odt • ในบางครั้ง มีการแจกแฟมเอกสารใหไปแกไขพรอมกันหลายๆ คน และอาจจะตอง นําแฟมเอกสารที่แกไขนั้นมารวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอ ของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลข เดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมเอกสารใหผูเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงแฟมที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนแฟมที่มีชื่อดังตอไป นี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ 20060101-voip-proposal-4-boonlert.odt (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20060101-voip-proposal-4-somchai.odt (ปรับปรุงโดย somchai) + 20060101-voip-proposal-4-pranee.odt (ปรับปรุงโดย pranee)
  35. 35. 20 คูมือการใชงาน OpenOffice.orgปดแฟมเอกสาร (Close File) แฟมเอกสารที่สราง และใชงานเสร็จเรียบรอยแลว ควรปดแฟมนั้นๆ เพื่อคืนหนวยความจําใหกับระบบ โดยโปรแกรมมีคําสั่งในการปดแฟมเอกสาร คือเลือกเมนูคําสั่ง File,Close หรือใชคียลัด Cw และกรณีที่ยังไมไดบันทึกกอนที่จะปด โปรแกรมจะแสดงขอความเตือนใหบันทึกกอน ดังนี้ ผูใชสามารถเลือกรายการที่ตองการ โดยคลิกปุม Save เพื่อจัดเก็บขอมูลและปดโปรแกรม หรือคลิกปุม Discard เพื่อปดโปรแกรมทันที หรือคลิกปุม Cancel เพื่อยกเลิกการใชคําสั่งปดโปรแกรมคําสั่งโหลดซ้ํา (Reload) บางครั้งเมื่อผูใชเปดแฟมเอกสารใดๆ ขึ้นมา และมีการพิมพขอมูลเพิ่มเติม หรือแกไขขอมูลใดๆ แตตองการยกเลิกการพิมพ หรือแกไข แทนที่จะตองปดแฟมโดยไมบันทึก (ซึ่งอาจจะพลาดไดงาย) แลวเปดแฟมเอกสารเดิมขึ้นมาอีกครั้ง ดูจะไมสะดวกเทาไรนัก คําสั่งโหลดซ้ํา(Revert) จะชวยใหการทํางานขางตน กระทําไดสะดวก และรวดเร็วกวา โดยโปรแกรมจะเรียกขอมูลเดิม (กอนบันทึกขอมูล) มà

×