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Modelli di cooperazione: opportunità e problemi
 

Modelli di cooperazione: opportunità e problemi

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Intervento presentato al convegno ITALE "Oltre l'OPAC: nuovi strumenti e nuovi servizi per contesti bibliotecari in evoluzione", tenuto a Napoli il 14 dicembre 2011

Intervento presentato al convegno ITALE "Oltre l'OPAC: nuovi strumenti e nuovi servizi per contesti bibliotecari in evoluzione", tenuto a Napoli il 14 dicembre 2011

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  • Non è stato facile per me enucleare dinamiche organizzative che sono diventate così implicite nella gestione quotidiana, da essere a volte difficilmente riconoscibili. Inoltre vi sono aspetti tecnici che non conosco – per es. quelli relativi all'OPAC, ma in questo caso i colleghi hanno supplito con resoconti dettagliati. La preparazione di questo intervento è stata di fatto anche una ulteriore occasione di collaborazione, e anche di analisi dello stato dell'arte della collaborazione tra le nostre due istituzioni, nonché un'occasione utile per rintracciare anche al nostro interno punti di contatto e differenze tra i vari GdL.
  • Laveremo qualche panno sporco in pubblico, ma crediamo che questo possa far bene: ha fatto senz'altro bene a noi, perché nella raccolta dei dati per questa presentazione abbiamo messo a nudo i tic e le idiosincrasie dei nostri GdL, e può far bene a chi ci ascolta perché, sperabilmente, i punti di debolezza, che intendiamo trasformare in opportunità, possono facilmente essere riconosciuti anche da altri atenei. Non si parlerà molto di ricadute sugli utenti, perché il taglio (chiestoci espressamente da ITALE) è quello dell'analisi dei meccanismi collaborativi e di come siamo riusciti a portarli avanti tra noi. Quindi la prospettiva tripartita: profilo tecnologico, utenti, dinamiche organizzative e relazionali interne è tutta presente, ma viene privilegiato il terzo aspetto.
  • Non solo per soldi: normalmente si intende la cooperazione in termini di risparmio economico – il che non è sbagliato: spesso si comincia proprio da questo aspetto. Però poi non è l'unico e non deve rimanere l'unica ragione di vita di un progetto di collaborazione, altrimenti è fallimentare o comunque un'occasione sprecata. Pertanto anche nelle prossime slide, il fattore economico non sarà centrale, ma da considerare implicito. CILEA qui rappresenta sia il consorzio di cui facciamo parte, sia il partner della collaborazione/cooperazione, che ha un ruolo centrale, soprattutto su Sfx e Metalib. Per es. per Sfx il CILEA ha attivato autonomamente (e per tutte le istituzioni) le source i cui abbonamenti vengono gestiti dal CILEA stesso. Oppure, il fatto di fare parte di una installazione consortile, ha fatto sì che potessimo usufruire di soluzioni adottate da altre università: v. il caso di UNIPV con le statistiche di UStat. Qui i lati negativi sono: scarsa comunicazione interna al CILEA, per cui siamo paradossalmente noi che dobbiamo avvisare il team Sfx dell'attivazione di un nuovo pacchetto, anche se lo acquistiamo tramite CILEA. Oppure il collo di bottiglia rappresentato dal fatto che non possiamo mettere mano sui programmi né sulle macchine, e questo comporta vincoli notevoli, come si è reso evidente nel caso delle statistiche Sfx!
  • La creazione di nuovi record viene fatta in pratica sempre separatamente. Magari vengono copiati i record gia' attivati dal altri consorziati, ma è raro che siano acquisiti senza subire modifiche. Spesso vengono arricchiti, modificati etc. in base alle esigenze e agli standard della singola istituzione. Inoltre tutto il lavoro, oneroso, di attivazione delle interfacce di interrogazione (web, Z39.50 etc.) viene svolto separatamente dalle due istituzioni. Così pure gli incident sono aperti in seguito alla rilevazione di problemi non condivisi (=comunicati) con l'altra istituzione. Anche il lavoro di votazione delle risorse italiane da far inserire nel KB di ML è stato svolto da BIC senza coinvolgere INS; d'altronde INS, anche dopo aver letto le nostre mail in ml ITALE, non si è fatta avanti. Insomma, la separatezza è la causa principale, ma sicuramente anche carenze comunicative e organizzative interne alle due istituzioni.
  • Nella co-gestione di applicativi che diventa di obiettivi rientra per es. passaggio alla nuova versione del modulo ILL che per BIC era una priorità, mentre per INS no, ma ovviamente si è dovuta fare insieme la migrazione. Nella suddivisione dei task rientra la razionalizzazione della gestione ordinaria (es.: attivazione source in Sfx o configurazione banche dati in Metalib.
  • La conflittualità si rischia paradossalmente più all'interno della stessa istituzione, tra GdL diversi che tra istituzioni diverse nello stesso GdL: cioè, la conflittualità interna al GdL è una fase quasi obbligatoria iniziale ma destinata poi a sparire col tempo. Invece può subentrare un senso di appartenenza al GdL e di competitività con gli altri GdL.
  • “ La biblioteca digitale è una biblioteca cooperativa” Salarelli&Tammaro L'evoluzione tecnologica, che viene rubricata anche come “minaccia”, è ovviamente anche una grande opportunità: sia per il solito fattore economico, ma soprattutto per quello organizzativo.
  • Le minacce, che nella matrice SWOT sono rivolte verso l'esterno, non sono qui molto sviluppate, perché già la nostra prospettiva di analisi è già partira con un mix di esterno (di una istituzione verso l'altra) e interno (di una istituzione verso il proprio interno). E, in mezzo a questi due estremi, anche CILEA. Se una delle due istituzioni ha maggiore disponibilità di budget e acquista Primo Centrale mentre l'altra no, cosa succede? In positivo: sperimenta, e l'altra può andare a rimorchio. In negativo: per la prima, possono crearsi situazioni vincolanti o addirittura frenanti a livello tecnologico. Come anche: se EXL si appoggerà sempre più al cloud, che ne sarà del livello intermedio (con tutti i suoi pregi e difetti), ovvero del consorzio CILEA? E degli stessi rapporti per es. tra BIC e INS dal momento che tutta la gestione e sviluppo verrà eseguita, a tendere, direttamente alla fonte, ovvero da EXL?
  • la collaborazione non e' una panacea (puo' variare da istituzione a istituzione, rispetto alle esigenze, agli obiettivi, alla disponibilta', a fattori solo apparentemente secondari come la distanza fisica etc.) la ne' dev'essere un obbligo (vi sono comunque oneri in termini gestionali ed economici in senso lato), ma puo' senz'altro rappresentare un'opzione: per risparmiare in termini di costi e di FTE, per sperimentare - tout court e a livello tecnologico e organizzativo -, per trovare soluzioni magari di compromesso ma che permettono di implementare funzionalita' e servizi altrimenti non alla portata.

Modelli di cooperazione: opportunità e problemi Modelli di cooperazione: opportunità e problemi Presentation Transcript

  • Modelli di cooperazione: opportunità e problemi Napoli Università degli studi Federico II 14 dicembre 2010 Bonaria Biancu <Università di Milano Bicocca>
  • Il modello Wu Ming (o dell'arte della cooperazione)
    • Università degli Studi di Milano Bicocca
    • Università degli Studi dell'Insubria
    • Gruppo di Lavoro Aleph
      • Annalisa Bardelli, Luciana Battagin, Luisa Berchialla, Silvia Ceccarelli, Elena Fasola, Elena Giavari, Luigi Messina, Francesca Mosca
    • Gruppo/i di Lavoro Sfx-Metalib
      • Roberta Bassetti, Luciana Battagin, Bonaria Biancu, Daniela Cermesoni, Stefania Fraschetta, Francesca Loi, Giuseppe Marino, Francesca Verga
    • Alessandra Bezzi, Maurizio di Girolamo (Direttori)
  • Agenda
    • Presentazione Università e Biblioteche
    • Analisi degli applicativi Aleph, Sfx, Metalib
      • Aspetti positivi e negativi o limitanti
    • Sintesi SWOT: punti di forza e debolezza, opportunità, minacce
    • Conclusioni (ad effetto!)
  • Chi siamo (diventati)
    • Bicocca :
      • Nata nel 1998
      • 30.000 studenti
      • Una Biblioteca di Ateneo su tre sedi: Centrale, Scienze, Medicina (Monza)
      • Consiglio di Biblioteca
    • Insubria :
      • Nata nel 1998
      • 9.000 studenti
      • Quattro biblioteche: Medicina e Scienze, Economia (Varese); Giurisprudenza, Scienze (Como)
      • Sistema Bibliotecario di Ateneo
  • Buone abitudini (i.e.: non solo per soldi)
    • Strutture organizzative snelle ed efficienti
    • Mancanza di stratificazioni burocratiche
    • Abitudine alla cooperazione
      • Convenzioni per l'accesso a e la fruizione del patrimonio e dei servizi
      • Acquisizioni attraverso la partecipazione a trattative consortili
      • CILEA
    • Forte committment di entrambe le istituzioni alla innovazione e alla valutazione (monitoraggio, benchmarking)
      • CDL, SBBL, GIM etc.
  • Come tutto ebbe inizio: Aleph o del Catalogo
    • Patrimonio:
      • Bicocca: 100.000 volumi; 2.252 abbonamenti a riviste cartacee; 34.000 e-journal; 193 banche dati
      • Insubria: 80.000 volumi; 474 abbonamenti a riviste cartacee; 44.000 e-journal; 253 banche dati
    • Installazione nata nel 2002
      • Riduzione dei costi di licenza e hosting del server
    • Realtà preesistente di collaborazione e reciprocità dei servizi
    • Hosting, gestione sistemistica e (sempre meno) operativa: CILEA
    • Installazione Multi-ADM: un bibliografico e due db amministrativi; due moduli ILL
    • Interfaccia web comune
  • Aspetti positivi
    • Modello Toblerone:
      • Specializzazione delle competenze
      • Interazione molto stretta tra i componenti del GdL
      • Adozione di soluzioni innovative per la comunicazione a distanza (Skype, VNC)
      • Mutuo soccorso nel caso di cambi di componenti del GdL
      • Pensiero plurale e adesione emotiva
    • Condivisione record catalografici, authority, OPAC web
      • Condivisione interventi su ADM (benché non necessaria)
    • Vantaggi per gli utenti
    • Comunicazione con altri GdL interni ed esterni
      • OPAC web
      • UNISI
  • Aspetti negativi o limitanti
    • Politiche e prassi aziendali
      • Differenze nella struttura delle due istituzioni
      • Differenze nella gestione delle mansioni
    • Scarsa comunicazione con gli altri GdL
      • Document Delivery via OPAC web attivabile come servizio Sfx
    • Limiti intrinseci all'installazione consortile:
      • Problemi nell'aggiornamento dell'ADM
    • Sud-divisione (oltre che con-divisione) delle interfacce
      • Nuovi arrivi
    • Impatto dei cambiamenti dell'OPAC su altri settori delle biblioteche
  • Le riviste elettroniche: Sfx (1)
    • Implementazione tra il 2006 e il 2007
    • Attivazione nel marzo 2007 in entrambe le università
    • Interfaccia A-Z e menu dei servizi standard (aspetto grafico, categorie, pulsante Sfx)
    • Patrimonio in parte comune (pacchetti, riviste Open Access)
    • Lista A-Z dedicata ( http://sfx.cilea.it:9003/sfxbic3/a-z/bicocca e http://sfx.cilea.it:9003/sfxbic3/a-z/insubria )
    • Istanza comune BIC-INS su installazione consortile CILEA (anche: UNIPV, UNIBS, Roma3, ENEA)
    • Hosting, gestione sistemistica e operativa: CILEA
  • Le riviste elettroniche: Sfx (2)
    • Elenchi personalizzati degli e-journal
    • Implementazione comune di
      • Interfaccia web (aspetto, loghi, messaggi, traduzione categorie etc.)
      • Menu dei servizi e scelte logiche
      • Pagine web (Citation Linker, modulo DD, FAQ, licenze editori, e-book)
        • Per Citation Linker, e-book e FAQ nel 2010 diversificazione
    • Gestione dell'accesso al full-text e ai servizi attraverso il riconoscimento dell'IP
  •  
  • Aspetti positivi
    • Suddivisione dei task (BIC, INS, CILEA)
    • La condivisione della 'cornice' grafica, con i loghi delle due università, ha poggiato, rafforzandola, su una consuetudine degli utenti, sviluppata con l'OPAC, a condividere gli applicativi
    • Cooperazione con altri GdL interni (Aleph)
      • Pulsante Sfx in OPAC
      • Form per il Document Delivery (che ha portato anche a uno snellimento della procedura) ed eventuale evoluzione del servizio direttamente dal menu Sfx verso l'OPAC (allo studio)
    • Cooperazione con altri GdL esterni (UNIPV)
      • Es.: UStat, FAQ EndNote
  • Aspetti negativi o limitanti
    • Limiti intrinseci all'installazione consortile:
      • Problemi nell'aggiornamento del software
      • Invisibilità del posseduto per gli utenti dell'altra istituzione
    • Vincoli dettati dall'impossibilità di intervenire sulle macchine e sugli applicativi
      • Statistiche
      • Pulsante full-text in Metalib
    • Scarsa cooperazione con le altre università del consorzio
      • Controllo pacchetti
    • Colli di bottiglia CILEA nella gestione dei flussi degli e-journal
      • Dall'acquisizione all'inserimento in A-Z
      • Google Scholar
  • La biblioteca digitale: Metalib
    • Attivazione:
      • INS: giugno 2008 (InsuBRE)
      • BIC: aprile 2009 (MetaBib)
    • Inizialmente: istanza condivisa
    • Dopo il corso di formazione... separati in casa (prospettiva user-centric):
      • Una istanza per istituzione
      • Condivisione di INS dei record catalografici e FAQ
      • Condivisione di BIC del portale LINX
      • Condivisione dei mal di pancia per l'autenticazione/autorizzazione da fuori IP (modellazione concettuale e pratica del mitico utente “esterno esterno” ed “esterno interno”)
  •  
  • Aspetti negativi o limitanti
    • Limiti intrinseci all'installazione consortile:
      • Problemi nell'aggiornamento del software
      • Inaccessibilità dell'interfaccia per gli utenti esterni e macchinosità della gestione degli accessi
      • Forte necessità di formazione dell'utenza
      • Problemi con gli editori nell'attivare IP esterni alle università (CILEA)
    • Vincoli dettati dall'impossibilità di intervenire sulle macchine e sugli applicativi
    • Bassa consistenza dei vantaggi derivanti dall'essere in consorzio
    • Elevata manutenzione gestita dalla singola istituzione per l'aggiornamento dei record
      • L'adozione di due istanze differenti ha causato di fatto la separazione nella attivazione e gestione delle risorse digitali
  • Riassumendo...
  • Sintesi SWOT
  • Punti di forza
    • Risparmio economico: licenze e FTE
    • Co-gestione di applicativi che spesso diventa co-gestione di obiettivi
    • Formazione comune (sia learning by teaching con EXL e CILEA, sia learning by doing grazie al contatto con i colleghi dell'altra istituzione)
    • Suddivisione dei task
    • Confronto continuo con una realtà altra dalla propria (i.e. altre modalità di lavorare, al limite altre modalità di fare le stesse cose)
    • Maturazione di abilità diplomatiche
  • Punti di debolezza
    • Limiti degli applicativi in versione consortile
    • Potenziale conflittualità interna al GdL, tra un GdL e l'altro, tra il/i GdL e gli altri colleghi
    • Lentezze o maggiore macchinosità dovuta alla distanza fisica e alla ulteriore intermediazione di CILEA
    • Carenze organizzative di una o di entrambe le istituzioni che generano rallentamenti anche nell'altra
    • Priorità differenti
    • “ Outsourcing” delle competenze
  • Opportunità
    • Acquisizioni, gestione amministrativa e conservazione
    • Più ampia condivisione delle informazioni, degli obiettivi, del lavoro
    • Maggiore coinvolgimento degli altri enti consorziati, anche attraverso ITALE!
    • Abitudine al lavoro cooperativo-collaborativo utile per progetti di maggiore complessità
    • Abitudine degli utenti all'accesso a interfacce comuni BIC-INS
    • Coopetition in uno scenario globale in sempre più rapida evoluzione
  • Minacce
    • Dispersione/eccessiva separazione
    • Differenti prospettive di sviluppo sui singoli software
      • Primo Central
    • Evoluzione tecnologica
      • Cloud Computing
  • Conclusioni
    • La collaborazione non è una panacea
    • La collaborazione non è nemmeno un obbligo
    • Può variare da istituzione a istituzione, rispetto alle esigenze, agli obiettivi, alla disponibilità, a fattori solo apparentemente secondari come la distanza fisica etc.
    • Ma è un'opzione:
      • per risparmiare in termini di costi e di FTE
      • per sperimentare - tout court e a livello tecnologico e organizzativo
      • per trovare soluzioni magari di compromesso ma che permettono di implementare funzionalità e servizi altrimenti non gestibili
  • E poi... collaborare fa bene al cuore! i BiblioSposi
  • Grazie Per informazioni su Insubria: [email_address] ; [email_address] ; [email_address] Per informazioni su Bicocca: [email_address] ; [email_address]