Bicocca Open Archive: funzionalità e servizi innovativi per la ricerca Convegno Open Access, archivi aperti e valutazione della ricerca: i nuovi compiti dell’organizzazione della conoscenza Trieste - 22 settembre 2009

La BOA di UNIMIB Università di Milano-Bicocca: appena undici anni ma già adulta! Quasi 1,000 docenti (I e II fascia, ricercatori) Più di 30,000 studenti Facoltà: Medicina, Psicologia, Giurisprudenza, Economia, Scienze della Formazione, Scienze MFN, Scienze Statistiche, Sociologia BOA: repository istituzionale per la produzione scientifica istituito nel giugno 2008 Vengono auto-archiviati articoli su rivista, capitoli di libri, monografie, interventi a convegno, curatele, brevetti, tesi di dottorato e specializzazione Abilitati al deposito: docenti e ricercatori, dottorandi, specializzandi, assegnisti, personale TA Numero di record bibliografici: 6.682; Autori (Bicocca) depositanti: 936; diverse centinaia di full-text

Università di Milano-Bicocca: appena undici anni ma già adulta!

Quasi 1,000 docenti (I e II fascia, ricercatori)

Più di 30,000 studenti

Facoltà: Medicina, Psicologia, Giurisprudenza, Economia, Scienze della Formazione, Scienze MFN, Scienze Statistiche, Sociologia

BOA: repository istituzionale per la produzione scientifica istituito nel giugno 2008

Vengono auto-archiviati articoli su rivista, capitoli di libri, monografie, interventi a convegno, curatele, brevetti, tesi di dottorato e specializzazione

Abilitati al deposito: docenti e ricercatori, dottorandi, specializzandi, assegnisti, personale TA

Numero di record bibliografici: 6.682; Autori (Bicocca) depositanti: 936; diverse centinaia di full-text

Scelte architetturali Modulo di una piattaforma dedicata alla ricerca: SURplus (altri moduli per la gestione anagrafica, la relazione annuale di dipartimento, la presentazione dei progetti di ricerca, la business intelligence etc.) Interconnesso con i database di Ateneo Autenticazione, anagrafiche di Ateneo (profilazione utenti) Formati e protocolli standard di rappresentazione delle informazioni XML (RSS, RDF etc.), Dublin Core, OAI-PMH Metadati selezionati (anche) in funzione dell'interoperabilità e dell'integrazione dati Database locali, esterni, anagrafe nazionale etc. Modalità standard di comunicazione tra i servizi Web Services (SOAP, REST)

Modulo di una piattaforma dedicata alla ricerca: SURplus (altri moduli per la gestione anagrafica, la relazione annuale di dipartimento, la presentazione dei progetti di ricerca, la business intelligence etc.)

Interconnesso con i database di Ateneo

Autenticazione, anagrafiche di Ateneo (profilazione utenti)

Formati e protocolli standard di rappresentazione delle informazioni

XML (RSS, RDF etc.), Dublin Core, OAI-PMH

Metadati selezionati (anche) in funzione dell'interoperabilità e dell'integrazione dati

Database locali, esterni, anagrafe nazionale etc.

Modalità standard di comunicazione tra i servizi

Web Services (SOAP, REST)

Linee di contesto BOA come Open archive Anagrafe della ricerca Supporto alla ricerca (richieste di finanziamento per progetti di ricerca) Progetto di Ateneo Collaborazione tra Biblioteca, Sistemi Informativi, Area della Ricerca, Ufficio Personale, Segreterie Dottorati etc. Supporto istituzionale Ottima copertura ISI Web of Science, Scopus Selezionato per il Progetto Europeo UNIPUB (VI FP) Indicatori quali: internazionalizzazione; pubblicazioni con referee o IF; numero di collaborazioni; ricerca pratica/applicata etc.

BOA come

Open archive

Anagrafe della ricerca

Supporto alla ricerca (richieste di finanziamento per progetti di ricerca)

Progetto di Ateneo

Collaborazione tra Biblioteca, Sistemi Informativi, Area della Ricerca, Ufficio Personale, Segreterie Dottorati etc.

Supporto istituzionale

Ottima copertura

ISI Web of Science, Scopus

Selezionato per il Progetto Europeo UNIPUB (VI FP)

Indicatori quali: internazionalizzazione; pubblicazioni con referee o IF; numero di collaborazioni; ricerca pratica/applicata etc.

Visione del repository I docenti e i ricercatori non devono utilizzare BOA perché/solo se convinti sostenitori dell’Open Access I docenti e i ricercatori devono utilizzare BOA perché ne traggono un beneficio Sviluppo di servizi e funzionalità innovativi, tra i quali: Pre-caricamento tesi di dottorato Procedura di export dei record bibliografici verso il sito docente MIUR Sperimentazione di SWORD per l’invio batch di record verso BOA

I docenti e i ricercatori non devono utilizzare BOA perché/solo se convinti sostenitori dell’Open Access

I docenti e i ricercatori devono utilizzare BOA perché ne traggono un beneficio

Sviluppo di servizi e funzionalità innovativi, tra i quali:

Pre-caricamento tesi di dottorato

Procedura di export dei record bibliografici verso il sito docente MIUR

Sperimentazione di SWORD per l’invio batch di record verso BOA

Dalle esigenze alle soluzioni TESI DI DOTTORATO EXPORT SITO DOCENTE SWORD Esigenze dei docenti: Evitare ridondanze Semplificare inserimenti Ampliamento Repository Disposizioni CRUI

Tesi di dottorato: considerazioni iniziali Modifica Regolamento Dottorati : deposito della versione digitale della tesi in BOA I dati relativi alle tesi sono inseriti dalla Segreteria Dottorati nel database ESSE3 In BOA i campi descrittivi delle tesi sono in gran parte sovrapponibili a quelli di ESSE3: Titolo, Autore, Anno Accademico, Corso di Dottorato etc. Senza la comunicazione tra ESSE3 e BOA le informazioni sarebbero state sempre disallineate e i controlli si sarebbero moltiplicati (Dottorandi, Segreterie, Team BOA) Quindi: agevolare il deposito, mantenere coerenti le informazioni e razionalizzare i flussi

Modifica Regolamento Dottorati : deposito della versione digitale della tesi in BOA

I dati relativi alle tesi sono inseriti dalla Segreteria Dottorati nel database ESSE3

In BOA i campi descrittivi delle tesi sono in gran parte sovrapponibili a quelli di ESSE3:

Titolo, Autore, Anno Accademico, Corso di Dottorato etc.

Senza la comunicazione tra ESSE3 e BOA le informazioni sarebbero state sempre disallineate e i controlli si sarebbero moltiplicati (Dottorandi, Segreterie, Team BOA)

Quindi: agevolare il deposito, mantenere coerenti le informazioni e razionalizzare i flussi

Acquisizione informazioni tesi da ESSE3 Studio del flusso delle informazioni da ESSE3 a BOA con Cilea, Sistemi Informativi, Segreterie Dottorati Gli stati relativi alla tesi in ESSE3 Richiesta esame (metadati tesi) Superamento esame Chiusura record (Richiesta proroga; bocciatura) Esposizione dati attraverso apposito web service

Studio del flusso delle informazioni da ESSE3 a BOA con Cilea, Sistemi Informativi, Segreterie Dottorati

Gli stati relativi alla tesi in ESSE3

Richiesta esame (metadati tesi)

Superamento esame

Chiusura record

(Richiesta proroga; bocciatura)

Esposizione dati attraverso apposito web service

Decisioni sui dati Scelta di quali record prendere, quando prenderli, quando aggiornarli Individuazione dei campi-sentinella (_ct) Autenticazione/Autorizzazione/Profilazione dottorandi UID (e-mail UNIMIB) Settore Scientifico Disciplinare (di afferenza) Struttura di afferenza [Tutor (armonizzazione anagrafica con db dei docenti)]

Scelta di quali record prendere, quando prenderli, quando aggiornarli

Individuazione dei campi-sentinella (_ct)

Autenticazione/Autorizzazione/Profilazione dottorandi

UID (e-mail UNIMIB)

Settore Scientifico Disciplinare (di afferenza)

Struttura di afferenza

[Tutor (armonizzazione anagrafica con db dei docenti)]

Acquisizione informazioni e creazione record Lettura stato del record di ESSE3 Trigger: stato “conseguimento titolo” = “confermato” Creazione record in BOA nel workspace del dottorando Pre-compilazione dei campi descrittivi del record Autore, Titolo, Lingua, (Data conseguimento titolo), Corso di Dottorato, Ciclo di Dottorato, Anno Accademico

Lettura stato del record di ESSE3

Trigger: stato “conseguimento titolo” = “confermato”

Creazione record in BOA nel workspace del dottorando

Pre-compilazione dei campi descrittivi del record

Autore, Titolo, Lingua, (Data conseguimento titolo), Corso di Dottorato, Ciclo di Dottorato, Anno Accademico

Aggiornamento informazioni e update record Gestione del comportamento del dottorando: Compilazione e invio record in BOA prima dell'esame (avanzamento automatico del record in un workspace intermedio) Compilazione e invio record dopo l'esame (avanzamento record nel workspace dei validatori) Editing automatico del record BOA nel caso di modifiche in ESS3 Gestione eventuali eventi negativi: Mancato superamento dell'esame

Gestione del comportamento del dottorando:

Compilazione e invio record in BOA prima dell'esame (avanzamento automatico del record in un workspace intermedio)

Compilazione e invio record dopo l'esame (avanzamento record nel workspace dei validatori)

Editing automatico del record BOA nel caso di modifiche in ESS3

Gestione eventuali eventi negativi:

Mancato superamento dell'esame

Pubblicazione tesi in BOA Validazione record tesi da parte dei bibliotecari del Team BOA Pubblicazione tesi nella collezione “Tesi post 2009” (priva di permessi di create ) Esposizione di metadati e full-text (con eventuale embargo controllato di massimo 36 mesi) Uscita MPEG21-DIDL per l'harvesting da parte di BNCF per il deposito legale

Validazione record tesi da parte dei bibliotecari del Team BOA

Pubblicazione tesi nella collezione “Tesi post 2009” (priva di permessi di create )

Esposizione di metadati e full-text (con eventuale embargo controllato di massimo 36 mesi)

Uscita MPEG21-DIDL per l'harvesting da parte di BNCF per il deposito legale

Export sito docente: considerazioni iniziali BOA nasce nel 2008 bibliografia già esistente (al massimo decennale) Legittime esigenze dei docenti (e nostre) di non moltiplicare: Gli sforzi di recupero e aggiornamento informazioni, data entry I punti di inserimento Sito ministeriale MIUR gestito da Cineca Mediamente completo Sito istituzionale impossibile da non compilare (richieste di finanziamento, progetti di ricerca etc.) Irrealistico pensare che i docenti avrebbero compilato sia BOA sia Cineca

BOA nasce nel 2008

bibliografia già esistente (al massimo decennale)

Legittime esigenze dei docenti (e nostre) di non moltiplicare:

Gli sforzi di recupero e aggiornamento informazioni, data entry

I punti di inserimento

Sito ministeriale MIUR gestito da Cineca

Mediamente completo

Sito istituzionale impossibile da non compilare (richieste di finanziamento, progetti di ricerca etc.)

Irrealistico pensare che i docenti avrebbero compilato sia BOA sia Cineca

Export sito docente: procedura (Premessa: mappatura collezioni e metadati BOA su collezioni e metadati Cineca) Web Service SOAP : caricamento / modifica / cancellazione record bibliografici da BOA (“Proveniente dal Catalogo di Ateneo Milano Bicocca”) verso ognuno dei siti degli autori in Cineca Formato dei metadati prescelto: MODS (Metadata Object Description Schema) BOA <-> MODS <-> Cineca Tutte le tipologie di BOA tranne le tesi Anno di pubblicazione >= 2009

(Premessa: mappatura collezioni e metadati BOA su collezioni e metadati Cineca)

Web Service SOAP : caricamento / modifica / cancellazione record bibliografici da BOA (“Proveniente dal Catalogo di Ateneo Milano Bicocca”) verso ognuno dei siti degli autori in Cineca

Formato dei metadati prescelto: MODS (Metadata Object Description Schema)

BOA <-> MODS <-> Cineca

Tutte le tipologie di BOA tranne le tesi

Anno di pubblicazione >= 2009

Export sito docente: procedura Batch notturno con nuove immissioni e aggiornamenti Produzione di messaggistica nello spazio Admin di BOA Successo Avvertimento (personale TA o dottorandi; errori di sintassi; nominativi non riconosciuti…) Fallimento (rivista non riconosciuta -> richiesta rivista) Cancellato (eliminato nel sito docente) Non inviato (escluso dall’invio) Fase di test (marzo-maggio 2009) che ha coinvolto 16 autori e 40 co-autori di Bicocca; risoluzione di importanti errori Dal 01.06.2009 al 17.09.2009: 549 record esportati

Batch notturno con nuove immissioni e aggiornamenti

Produzione di messaggistica nello spazio Admin di BOA

Successo

Avvertimento (personale TA o dottorandi; errori di sintassi; nominativi non riconosciuti…)

Fallimento (rivista non riconosciuta -> richiesta rivista)

Cancellato (eliminato nel sito docente)

Non inviato (escluso dall’invio)

Fase di test (marzo-maggio 2009) che ha coinvolto 16 autori e 40 co-autori di Bicocca; risoluzione di importanti errori

Dal 01.06.2009 al 17.09.2009: 549 record esportati

Export: diagramma dei risultati

SWORD : considerazioni iniziali BOA: bibliografia estesa ed esigenze dei docenti Workflow delle submission Pre-caricamento da banche dati bibliografiche: vantaggi e limiti Incompletezza della base dati Individuazione dei record attraverso “affiliation” (non sempre “Bicocca” è citata correttamente) Attribuzione a tutti e soli gli autori Bicocca (omonimie, docenti non più in servizio etc.; spesso bisogna agire sul solo nome puntato) Schiacciamento o eliminazione record doppi Pre-caricamento sito docente MIUR: vantaggi e limiti Non compilato da tutti i nostri docenti Molteplicità di record (provenienti da tutti i co-autori) da schiacciare Pre-caricamenti in genere: ribaltamento di prospettiva

BOA: bibliografia estesa ed esigenze dei docenti

Workflow delle submission

Pre-caricamento da banche dati bibliografiche: vantaggi e limiti

Incompletezza della base dati

Individuazione dei record attraverso “affiliation” (non sempre “Bicocca” è citata correttamente)

Attribuzione a tutti e soli gli autori Bicocca (omonimie, docenti non più in servizio etc.; spesso bisogna agire sul solo nome puntato)

Schiacciamento o eliminazione record doppi

Pre-caricamento sito docente MIUR: vantaggi e limiti

Non compilato da tutti i nostri docenti

Molteplicità di record (provenienti da tutti i co-autori) da schiacciare

Pre-caricamenti in genere: ribaltamento di prospettiva

Che cos'è SWORD Protocollo informatico che consente il deposito remoto di oggetti digitali e relativi metadati all’interno di repository istituzionali Ha lo scopo di standardizzare le modalità di trasmissione dei documenti e verifica delle autorizzazioni durante le operazioni di deposito Interfaccia configurata nel repository (DSpace) + Client esterno stand-alone o web based Protocollo di invio: Atom Publishing Protocol File METS + bitstream Esempi tecnici e di università

Protocollo informatico che consente il deposito remoto di oggetti digitali e relativi metadati all’interno di repository istituzionali

Ha lo scopo di standardizzare le modalità di trasmissione dei documenti e verifica delle autorizzazioni durante le operazioni di deposito

Interfaccia configurata nel repository (DSpace) + Client esterno stand-alone o web based

Protocollo di invio: Atom Publishing Protocol

File METS + bitstream

Esempi tecnici e di università

Flusso di SWORD Accesso dell'utente a un client SWORD Generazione del pacchetto SWORD (file .zip contenente un manifest METS + file binari) Il client SWORD richiede username e password Il repository verifica le credenziali e restituisce le collezioni in cui è possibile depositare L'utente sceglie una collezione ed effettua il deposito Viene attivato il consueto workflow di descrizione delle pubblicazioni nel repository ma con i campi pre-compilati

Accesso dell'utente a un client SWORD

Generazione del pacchetto SWORD (file .zip contenente un manifest METS + file binari)

Il client SWORD richiede username e password

Il repository verifica le credenziali e restituisce le collezioni in cui è possibile depositare

L'utente sceglie una collezione ed effettua il deposito

Viene attivato il consueto workflow di descrizione delle pubblicazioni nel repository ma con i campi pre-compilati

SWORD e BOA Ultima release del protocollo (1.3) su un’installazione di sviluppo di BOA (DSpace 1.5.2) Configurazione interfaccia di immissione in BOA per accettare i file formattati Test con alcuni dipartimenti aventi database locali di pubblicazioni Requisiti per inviare record verso BOA: Tipologie di pubblicazioni coerenti Interoperabilità con lo schema dei metadati Compliance sintattica e semantica (authority files: autori afferenti; SSD; titoli riviste; centri di ricerca; lingua; rilevanza; referee etc.)

Ultima release del protocollo (1.3) su un’installazione di sviluppo di BOA (DSpace 1.5.2)

Configurazione interfaccia di immissione in BOA per accettare i file formattati

Test con alcuni dipartimenti aventi database locali di pubblicazioni

Requisiti per inviare record verso BOA:

Tipologie di pubblicazioni coerenti

Interoperabilità con lo schema dei metadati

Compliance sintattica e semantica (authority files: autori afferenti; SSD; titoli riviste; centri di ricerca; lingua; rilevanza; referee etc.)

Esperienza con DigiDISCO Database di archiviazione delle pubblicazioni del Dipartimento di Informatica Compatibilità con Tipologie dei documenti Tipologia di metadati Condivisione authority files Autori afferenti; titoli riviste; centri di ricerca, settori disciplinari + lingua; rilevanza; referee etc. Controllo preventivo record già presenti in BOA (o già inviati) Mappatura metadati DigiDISCO/BOA ed export in EPDCX Test del protocollo Invio di prova attraverso un client JAVA

Database di archiviazione delle pubblicazioni del Dipartimento di Informatica

Compatibilità con

Tipologie dei documenti

Tipologia di metadati

Condivisione authority files

Autori afferenti; titoli riviste; centri di ricerca, settori disciplinari + lingua; rilevanza; referee etc.

Controllo preventivo record già presenti in BOA (o già inviati)

Mappatura metadati DigiDISCO/BOA ed export in EPDCX

Test del protocollo

Invio di prova attraverso un client JAVA

Conclusioni <<Too many libraries take the attitude that “if they build it, they [users] will come.” The questions that should be asked, however, are: Build what? For whom? Why?”>>* Radicare la consapevolezza dell'importanza dell'OA sull'impatto della ricerca Costruire servizi sui repository Abilitare le tecnologie che semplificano Ridurre le ridondanze e le inefficienze * Da “ The End of IR and the Beginning of Social Academic Research Service ”

<<Too many libraries take the attitude that “if they build it, they [users] will come.” The questions that should be asked, however, are: Build what? For whom? Why?”>>*

Radicare la consapevolezza dell'importanza dell'OA sull'impatto della ricerca

Costruire servizi sui repository

Abilitare le tecnologie che semplificano

Ridurre le ridondanze e le inefficienze

Grazie Siamo aperti a suggerimenti e collaborazioni! Bonaria Biancu Biblioteca dell'Università di Milano-Bicocca: http://www.biblio.unimib.it/ Bicocca Open Archive: http://www.boa.unimib.it/ E-mail BOA: [email_address] ****************************************** E-mail: [email_address] Blog: http://bonariabiancu.wordpress.com/

Ringraziamenti Andrea Bollini (CILEA; v. articolo “DSpace e System Integration: soluzioni innovative per le tesi di dottorato”, Bollettino Cilea, 113 (2009)) Prof. Andrea Maurino, Claudio Venturini ( DISCO ) Gruppo di Lavoro BOA: Carmela Napoletano, Chiara Papalia, Giovanna Cipriano, Roberta Spagnoli, Silvia Servidei; cooadiuvato e supportato da Maurizio di Girolamo, direttore Biblioteca di Ateneo e responsabile SURplus I link sono stati consultati l'ultima volta il 20.09.2009 Questa presentazione è stata realizzata con Open Office Impress su s.o. Linux Ubuntu ed è rilasciata con licenza Creative Commons 2.5

Andrea Bollini (CILEA; v. articolo “DSpace e System Integration: soluzioni innovative per le tesi di dottorato”, Bollettino Cilea, 113 (2009))

Prof. Andrea Maurino, Claudio Venturini ( DISCO )

Gruppo di Lavoro BOA: Carmela Napoletano, Chiara Papalia, Giovanna Cipriano, Roberta Spagnoli, Silvia Servidei; cooadiuvato e supportato da Maurizio di Girolamo, direttore Biblioteca di Ateneo e responsabile SURplus