14062010 saechformtag

Vom Formular zur Transaktion Beispiel: Online-Bewerbung

Inhalt - Vom Formular zur Transaktion Überblick Transaktionen! Formulare? Zusammenfassung Online-Bewerbung

Formularmanagement in Sachsen
bol Formular-Management-System
Lösungen: z.B. Online-Bewerbung
Beratung: z.B. government 2.0
Rechtssichere Formulare: Jüngling gbb
Sachsen: setzt FMS als Basiskomponente mit einer Landeslizenz ein (Vortrag Herr Keller, SMJus)
Formulare:
Papier  PDF  „digitalisiertes“ PDF  Online-Dienst

Kooperationen und Partner

Was sind Formulare?
Es gibt nichts Vages und kein Vielleicht. Nur Ja oder Nein, gültig oder ungültig, wahr oder falsch. Dennoch erscheinen viele Formulare austauschbar und beliebig. In der Art ihrer Gestaltung und in den Kategorien der Antworten.
Borries Schwesinger

Anspruch an Formulare
Inhalte in übersichtlicher Ordnung
Geringe Einarbeitungszeiten durch Wiederholung
Weniger Fehler und Korrekturen
Alle wichtigen Informationen auf einen Blick
Zeitersparnis bei Arbeitsabläufen
Vereinfachter Kontakt zwischen Bürger und Verwaltung

Herausforderungen an Formulare
Wolf, Sächsischer Formulartag 2010: 63 % der Bürger empfinden Formulare als unverständlich
Schiere Menge an Formularen behindert Verwaltungsabläufe
Digitalisierung des Formularmanagements
Barrierefreiheit
Revisions- und Rechtssicherheit
Medienbruchfreiheit
E-Government 2.0
Signaturen/ nPA (Vortrag Herr Kirchner, procilon)

Vor- und Nachteile statischer Formulare
+
Übersichtlichkeit
Beschleunigung der Verwaltung (19-20 Jhdt.)
Informationsbündelung
-
Hohes Aufkommen Serviceanfragen
Menge frißt Beschleunigungseffekt (21. Jhdt.)
Digitalisierung zur Nutzung moderner IKT je nach Anwendungszweck unhandlich

Stufenmodell nach der bol-DESIGN Methode Information Kommunikation Transaktion Ausfüllbare Formulare (am Rechner ausfüllen und drucken) Online-Dienste mit Transaktionen (Schritt für Schritt am Rechner ausfüllen) Schnittstellen und Workflows (mit Weiterverarbeitung der Daten) Ausdruckbare Formulare (Herunterladen und per Hand ausfüllen) Einreichbare Formulare (mit Datenübertragung und Quittung) Vom Formular zur Transaktion

Die Lösung: transaktionsorientierte Online-Formulare, besser: Online-Dienste!
Transaktionen möglich  echter Rückkanal in der Formular-Kommunikation
Anforderungsmanagement (Vortrag Prusas, SAKD)
Sehr gute Nutzerführung möglich
Government 2.0 realisierbar
Formulare als Basis, Online-Dienst als „First-Layer“

Anforderungen an Online-Dienste
Nutzerführung durch die Teilschritte
Hohe Übersichtlichkeit
Ausfüllhilfen
Möglichkeit des „individuellen Formulars“
Barrierefreiheit gewährleistet
Vermeidung von Medienbrüchen

Vor- und Nachteile von Online-Diensten
+
Nutzerfreundliche Führung; optisch ansprechend
Einsparpotentiale bei Informationsverarbeitung
Validierungen im Online-Dienst möglich
Dennoch Ausgabe eines PDF-Formulars (signierbar und archivierbar) möglich, Stichwort: Druckquittung
-
Erstellungsaufwand
Vortrag Keller, SMJus: Fallzahlen und Komplexität/ Flexibilität

Warum Online-Bewerbung?
Papiergebundener Prozess erfordert hohen Ressourceneinsatz
Hoher manueller Sichtungs- und Erfassungsaufwand
Bewerbern unkomplizierten Zugang ermöglichen
Formulare oft nicht „erklärend“ genug (Vortrag Herr Wolf, AVIRA)
Zahlreiche Validierungsmöglichkeiten

Online-Bewerbung statisch

Online-Bewerbung dynamisch: transaktionsorientierter Online Dienst

Online-Bewerbung
Ressourceneinsparung durch
Digitalisierung des gesamten Prozesses
Weitgehende Minimierung von Fehlerquellen und Rückfragen durch Online-Dienst
Verringerung Durchlaufzeiten
Vorbefüllung Datenbanken/ xls
Berechnungen in Formularen/ Masken
Anstoßen weiterer Prozesse wie Terminvereinbarungen, Absagen etc.
Aber: für Akten bleibt das PDF bestimmend

Zusammenfassung
Online-Dienste erlauben ggü. statischen Formularen zusätzliche Zeitersparnis (Behörde)/ Komfort und Verständlichkeit (Bürger)
Nutzerfreundlichkeit maximiert - Serviceanfragen minimiert
Ganzheitlicher Prozess basierend auf Formularen
19. Jhdt.: Papier – 20. Jhdt.: PDF – 21. Jhdt.: Online-Dienste
Einsparpotential bei Online-Bewerbung: 5-stellig je nach Fallzahlen
 Befreiung des „Potentials Online“ durch formularbasierte, transaktionsorientierte Online-Dienste!

Meister Gutenberg, ich bräuchte neue Knebelvertrags-formulare. Können Sie auch ganz klein Gedrucktes drucken?!

Verfahren neu gestalten? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bol Behörden Online Systemhaus GmbH Ansprechpartner: Patrick Brauckmann Hubertusstraße 4 Tel.: 089/ 21 09 67 15 80639 München Fax: 089/ 21 09 67 26

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14062010 saechformtag

by boluser on Jun 17, 2010

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