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Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro

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Presentada en la XXIII Asamblea General de ABINIA. 12 de septiembre de 2012. Biblioteca Nacional de España.

Presentada en la XXIII Asamblea General de ABINIA. 12 de septiembre de 2012. Biblioteca Nacional de España.

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  • 1. Departamento de Preservación y Conservación de Fondos Conservación en la Biblioteca Nacional de España: Problemática y planes de futuro (…o la difícil normalización de lo diverso) Arsenio Sánchez Hernampérez XXIII Asamblea General de ABINIA / Jornada del 12 de septiembre de 2012
  • 2. Índice La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservación Los condicionantes El establecimiento de un programa marco El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicos BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 3. 1. La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservaciónLA BNE es la institución bibliotecaria superior del estado y cabecera delsistema bibliotecario español. Por ello, es el centro responsable de laidentificación, preservación, conservación y difusión del patrimoniodocumental españolEl fondo es el más rico del país, con cerca de 28 millones de libros ydocumentos BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 4. 1. La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservaciónSede de Recoletos (1896) Sede de Alcalá Meco (1990)• 8 millones de piezas •20 millones de piezas• 20.000 m2. de depósito •60.000 m2 de depósito• Fondo manuscritos raros e incunables. •Depósito Legal.• Fondo bellas artes. •Hemeroteca histórica.• Fondo cartografía. •Fondo general.• Fondo partituras y registros sonoros y audiovisuales.• Fondo general.• Publicaciones periódicas.• Archivo histórico. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 5. 1. La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservaciónOrigen del fondo de la Biblioteca Nacional • Fondo inicial  Colecciones reales y fondos procedentes de las bibliotecas incautadas en la Guerra de Sucesión • Fondo de depósito legal  Nuevos impresos • Donativos, compras, permutas e incautaciones  Fondos de especial relevancia BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 6. 1. La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservación ¿Qué funciones debe ejercer una Biblioteca Nacional? • Conservación y difusión del patrimonio documental • Formación de la colección bibliográfica nacional • Garantizar el acceso a la información y al documento • Coordinación y el fomento de la normativa técnica BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 7. 1. La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservación Los grandes desafíos: • Afrontar la preservación del PBE • Dar a conocer el PBE empleando diversos cauces de difusión • Integrarlo en un conjunto global superior –Europa- sin renunciar a las señas de identidad de su propia cultura • La avalancha digital • El cambio hacia nuevas formas de comunicación • Cooperación con otras instituciones y organismos Los peligros: • Colonialismo cultural • Dependencia tecnológica • Pérdida de liderazgo • Soberbia BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 8. 1. La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservaciónDesde los años 90, la BNE ha realizado un gran esfuerzo: • Integración en el escenario cultural del estado español • Modernización de sus infraestructuras • Generar recursos de acceso a su inmenso patrimonio • Crecimiento de forma ordenada • Adaptación e innovación tecnológicaTareas pendientes • Ejercer el liderazgo • Construir e integrar una conservación sostenible BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 9. 2. CondicionantesLa política de conservación en la BNE está condicionada por: • Heterogeneidad del fondo • Diferentes categorías documentales • Volumen y fragilidad del fondo • Diferentes espacios de almacenamiento • Dificultades de personal • Escasa presencia social • Escaso arraigo de la conservación documental BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 10. 2. Condicionantes1º. Heterogeneidad del fondo(No es posible desarrollar aplicar métodologías generales) • Diversidad de formatos • Diferentes sensibilidades al deterioro • Diferentes necesidades de mantenimiento Las políticas no pueden ser normalizadas, es necesario priorizar yestablecer grupos de atención prioritaria o especializada. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 11. 2. Condicionantes2º. Diferentes categorías documentales(No es posible desarrollar políticas generales) • Colecciones de alta trascendencia • Fondos de importancia relativa o nula Las políticas deben ser divergentes, aunque basadas en una mismaperspectiva: la retención a largo plazo y el acceso a las colecciones. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 12. 2. Condicionantes3º. Volumen del fondo(No es posible atender a todos los documentos) • 28.000.000 de objetos • Más de 300 km de estanterías. • Crecimiento es de, aproximadamente, 1.000.000 de documentos al año • El volumen de problemas históricos es inmenso • Son necesarias inversiones multimillonarias para la conservación BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 13. 2. Condicionantes4º. Diferentes espacios de almacenamiento• Desde el siglo XVIII, la BNE ha conocido 4 sedes diferentes• Las dos sedes actuales son muy diferentes en cuanto a la organización de los espacios, infraestructuras técnicas y mobiliario• Las necesidades en Recoletos son trascendentales e irresolubles• Alcalá funciona correctamente, aunque con problemas ambientales Diferentes espacios implican diferentes posibilidades de conservación BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 14. 2. Condicionantes5º. Dificultades de personal • Personal de la AGE deficitario • Personal de conservación insuficiente • Dificultades de comunicación • Falta de permanencia Sin plantillas permanentes, bien formadas y motivadas, es imposible el desarrollo de políticas estables BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 15. 2. Condicionantes6º. Escasa presencia social • Problemas de base en la educación • Escasa implantación en la sociedad • Acceso • Difusión BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 16. 2. Condicionantes7º Escaso arraigo de las políticas de conservación documental • Las necesidades de conservación no suelen ser vistas como algo necesario, sino como exceso de celo, ocultismo y un patrimonialismo mal entendido. • Raramente se admiten las recomendaciones del departamento de preservación cuando afectan a objetivos estratégicos de la Biblioteca Nacional. Es necesario desarrollar una labor constante de concienciación. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 17. 3. El establecimiento de un programa marcoPara el establecimiento de la política de conservación en la BNE es necesario: • El establecimiento de los objetivos • Delimitación de los campos de actuación • Determinación de las actuaciones prioritarias • Revisión de los métodos tradicionales • Creación de los recursos necesarios BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 18. 3. El establecimiento de un programa marcoFunciones del DPyCF•Controlar el riesgo de pérdida de información mediante la aplicación de medidaspreventivas y curativas•Facilitar la difusión y acceso a las colecciones•Formar a profesionales y usuarios sobre buenas prácticas en la manipulación, uso yreproducción de las colecciones.•Supervisar que los flujos de trabajo de los distintos servicios garantizan las condicionesóptimas de conservación.•Evaluar el estado de conservación de la colección para el diagnóstico de riesgos y suprevención y corrección.•Certificar el estado de conservación de colecciones y documentos que deben sertrasladados, manipulados o utilizados en cualquier situación que pueda implicar riesgo BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 19. FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS FORTALEZAS OPORTUNIDADES  Personal altamente cualificado  Necesidad de nuevos planteamientosFAVORABLES  Colecciones bien identificadas  Mejores sistemas de comunicación FACTORES  Medios tecnológicos avanzados  Facilidades para trabajos en red  Capacidad de diagnosis  Perspectivas de planes cooperativos  Instalaciones adecuadas  Avances tecnológicos  Garantía de estabilidad profesional  Buenas posibilidades de mercado  Capacidad de diagnosis  Posibilidad de convertirse en centro de referencia  Buenas posibilidades de proyección externa DEBILIDADES AMENAZAS  Situación de crisis y contención presupuestaria  Escasez de recursos técnicos y humanos FACTORES DESFAVORABLES  Escasez de personal cualificado  Necesidades de mantenimiento de fondos y  Baja tasa de reposición de personal espacios  Necesidades de formación  Limitaciones organizativas  Deficiencias en el currículo educativo  Limitaciones organizativas  Escasa proyección externa  Restricciones presupuestarias  Incremento excesivo de la demanda  Gestión compleja  Espacios muy sensibles  Fragilidad de materiales  Dificultades para afrontar el reto de la digitalización  Rápida obsolescencia de formatos  Variables medioambientales desfavorables  Carencia de planes de actuación  Dificultades para la planificación preventiva  Rutinas viciadas y falta de protocolos de buenas prácticas Cuadro 2. Departamento de Preservación y Conservación de Fondos Análisis DAFO (Debilidades - Amenazas - Fortalezas - Oportunidades) BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 20. 3. El establecimiento de un programa marco: Las metas•Garantizar la conservación, integridad y mantenimiento de las colecciones de laBiblioteca Nacional•Facilitar el acceso a los contenidos, incrementar el número y variedad de los usuarios ymejorar la calidad de los servicios ofrecidos•Desarrollar los flujos de trabajos necesarios para facilitar la comunicación transversal•Mejorar la calidad de las instalaciones, prácticas y actitudes para reducir el deterioro delos fondos.•Convertir a la Biblioteca Nacional de España en el centro de referencia nacional para laconservación de materiales bibliotecarios y documentales•Normalizar los métodos de conservación como parte integrante de los procesosbibliotecarios•Identificar problemas y dificultades con el fin de prevenir soluciones.•Evaluar resultados y recuperar información para la programación del siguiente Plan depreservación de acceso. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 21. 4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicosObjetivo estratégico 1: Establecimiento de Planes de Conservación por Fases. Línea estratégica 1.1: Identificación de los elementos responsables de la destrucción en las salas de depósito de las sedes de Recoletos y Alcalá. Línea estratégica 1.2: Estudio de las necesidades de las colecciones de documentos no textuales. Colecciones audiovisuales. Línea estratégica 1.3: Identificación de los principales conjuntos a conservar en las sedes de Recoletos y Alcalá. Línea estratégica 1.4: Fijación de las líneas básicas de las políticas de conservación. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 22. 4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicosObjetivo estratégico 2: Asegurar la creación de un medio ambiente sano parala conservación de las colecciones documentales de la Biblioteca Nacional.Línea estratégica 2.1: Evaluación de equipos para el control climático en lassalas de depósito de las sedes de Recoletos y de Alcalá de Henares.Línea estratégica 2.2: Mejora de la calidad del aire de las salas de losdepósitos de Recoletos y de Alcalá de Henares.Línea estratégica 2.3. Creación de depósitos de seguridad para laconservación de originales de cámara y activos digitales.Línea estratégica 2.4: Programa de eliminación de mobiliario en mal estado oinadecuado.Línea estratégica 2.5: Reubicación de ejemplares mal colocados por falta deespacio.Línea estratégica 2.6: Elaboración de los Manuales de Prevención deDesastres de la Biblioteca Nacional para las sedes de Recoletos y de Alcaláde Henares. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 23. 4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicosObjetivo estratégico 3: Asegurar la conservación física de las colecciones Línea estratégica 3.1: Conservación Inmediata de Colecciones: limpieza. Línea estratégica 3.2. Creación de un servicio de mantenimiento en depósitos y de reparaciones menores. Línea estratégica 3.3: Desarrollo de programas específicos de conservación. Línea estratégica 3.4: Desarrollo del plan de contenedores de preservación. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 24. 4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicosObjetivo estratégico 4: Incrementar el peso de las actividades de preservaciónen el desarrollo de las actividades bibliotecarias internas. • Línea estratégica 4.1: Desarrollo de los campos 583 y 585 para la descripción del estado físico del ejemplar. • Línea estratégica 4.2: Definición y creación de los flujos de trabajo para la racionalización de los trámites, procesos administrativos y gestión de documentos del Departamento de Preservación y Conservación con el resto de unidades del la BNE. • Línea estratégica 4.3: Sensibilización acerca de los problemas de preservación. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 25. 4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicosObjetivo estratégico 5: Identificar el grado de protección de los documentospara determinar su nivel de acceso. • Línea estratégica 5.1: Constitución de un equipo interdepartamental que establezca las pautas para determinar el grado de protección de los ejemplares. • Línea estratégica 5.2: Establecimiento de los niveles de protección. • Línea estratégica 5.3: Establecimiento de las medidas de acceso y salvaguardia según el de protección de cada documento. • Línea estratégica 5.4: Identificación de ejemplares según el grado de protección. • Línea estratégica 5.5: Establecimiento de medidas de control para préstamos a exposiciones. • Línea estratégica 5.6: Establecimiento de medidas de acceso de acuerdo con los niveles de protección. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 26. Los niveles de protección y qué implicanNivel 6: Documento emblemático. Son aquellos documentos que, sea cual sea su estado de conservación, antigüedad, o grado de demanda, caracterizan a la BNE. No deben pasar de un número muy limitados de documentos (el máximo aconsejable no debería ser mayor de 25), y su carácter de emblemático deberá ser aprobado por el Patronato.Nivel 5: Documento restringido. Ejemplar único, impreso o manuscrito en mal estado de conservaciónNivel 4: Documento reservados. Ejemplar único, en buen estado de conservación y ejemplar múltiple en mal estado de conservaciónNivel 3: Documento característico. Ejemplar múltiple, impreso, en buen estado de conservación que conserva una característica destacable como, por ejemplo, encuadernación histórica o relevanteNivel 2. Documento controlado. Todos los ejemplares editados con anterioridad a 1959 y ejemplares únicos impresos en buen estado de conservaciónNivel 1. Documento accesible. Todos las obras posteriores a 1959 exceptuando documentos de especial valor, como libros de artista o clasificados en las categorías 6 a 3. Ejemplares múltiples, al menos dos de ellos se encuentran en buen estado de conservación. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 27. 4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicosObjetivo estratégico 6: Establecimiento de los protocolos de actuación para ladigitalización sistemática de las colecciones. • Línea estratégica 6.1: Definición de las prioridades de digitalización • Línea estratégica 6.2: Establecimiento de los protocolos de actuación en los procesos de digitalización • Línea estratégica 6.3: Definición de los flujos de trabajo en los procesos de digitalización • Línea estratégica 6.3: Definición de los protocolos de acceso y uso a los activos digitales • Las líneas estratégicas 6.2, 6.3 y 6.4 deben desarrollarse de acuerdo con las pautas recibidas de la Dirección de la Biblioteca Digital. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 28. 4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicos 2.4. Objetivos estratégicos a medio y largo plazo  Línea estratégica A: Cooperación con las Bibliotecas Públicas del Estado mediante la creación de Grupos de Trabajo.  Línea estratégica B: Creación un grupo de trabajo en red de ámbito Ibérico con las Bibliotecas Regionales y la Biblioteca Nacional de Portugal.  Línea estratégica C: Creación de un grupo de trabajo sobre preservación en ABINIA.  Línea estratégica D: Formación de profesionales españoles y extranjeros en materia de preservación y conservación.  Línea estratégica E: Consolidación de la participación de la Biblioteca Nacional en diferentes proyectos internacionales –Programa PAC, ECPA, LIBER, etcétera.  Línea estratégica F: Desarrollo de los textos sobre conservación, restauración y encuadernación en la página Web y en Intranet.  Línea estratégica G: Investigación de técnicas y materiales de conservación en colaboración con otras instituciones científicas. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 29. Conclusiones• El desarrollo bibliotecario de cada país y el papel que el estado otorga a sus instituciones culturales es el elemento de base para el desarrollo de planes de preservación a escala nacional. Un sistema infrautilizado o infravalorado sólo puede cumplir misiones de bajo nivel.• La preservación es misión fundamental de las bibliotecas patrimoniales al garantizar la pervivencia de la memoria histórica, su difusión y acceso.• La integración de las actividades de preservación en el contexto bibliotecario es la vía para su correcto desarrollo.• El trabajo debe ser planificado mediante un plan estratégico que asegure su continuidad. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  • 30. Arsenio Sánchez HernampérezDepartamento de Preservación y Conservación de Fondos arsenio.sanchez@bne.es Pº de Recoletos 20 -22 28071 Madrid España T +34 915 807 846 www.bne.es BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA

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