• Like

Loading…

Flash Player 9 (or above) is needed to view presentations.
We have detected that you do not have it on your computer. To install it, go here.

Gemeente Arnhem Case Study

  • 746 views
Uploaded on

Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem met Midoffice Technologie (blz 4, implementatie onder leiding van Bas Kooter).

Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem met Midoffice Technologie (blz 4, implementatie onder leiding van Bas Kooter).

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
746
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
8
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Oracle Customer Case Study Gemeente Arnhem verbetert dienstverlening met digitaal bouwarchief “De gemeente Arnhem beschikt over een schat aan informatie die niet breed toegankelijk is. Met het digitaliseren van het bouwarchief verbeteren wij de dienstverlening aan ambtenaren, burgers en bedrijven. Dat kunnen we doen omdat we eerst een Gemeente Arnhem Arnhem, Nederland stabiele en flexibele basisinfrastructuur hebben www.arnhem.nl geïmplementeerd.” - Hemmo de Groot, Informatiemanagement, gemeente Arnhem Branche: Nederlandse gemeenten staan voor diverse uitdagingen. Zowel Publieke sector burgers als de overheid stellen steeds hogere eisen aan de snelheid en kwaliteit van de uitvoering van de gemeentelijke taken. De dienstverlening moet beter, de administratieve lasten Werknemers: teruggedrongen en gemeentes moeten resultaatgerichter werken. 1.800 Om aan toekomstige ICT-eisen op het vlak van openheid, beschikbaarheid en veiligheid te voldoen, heeft de gemeente Arnhem een stevige en flexibele ICT-architectuur nodig. Oracle producten & Daarvoor is het project Midoffice Arnhem gestart. Binnen dit diensten: project heeft Oracle business partner Redora een Oracle Fusion Middleware architectuurvoorstel gedaan waarmee Arnhem het fundament voor Oracle Universal Content toekomstige service georiënteerde projecten legt op basis van de Management Oracle SOA Suite. Oracle Document Capture Oracle Data Integrator Oracle WebCenter De keuze voor Service Gerichte Architectuur (SGA) ofwel SOA Oracle Application Server (Service Oriented Architecture) was een keuze voor Oracle SOA Suite toekomstvastheid en flexibiliteit. De Groot: “In de nieuwe situatie zijn systemen binnen onze infrastructuur niet meer direct gekoppeld. Het gemeentelijk proces wordt in een aparte zogenaamde orchestratielaag uitgevoerd. Hier komen Partner functionaliteit en data samen. De verschillende kanalen (presentatie- en interactielagen) maken gebruik van flexibele services en de orchestratielaag. Deze services zijn eenvoudig te Redora gebruiken en hergebruiken voor de ondersteuning van www.redora.com verschillende processen. Nieuwe kanalen of activiteiten worden als het ware samengesteld door diverse services te combineren en specifieke elementen te hergebruiken. Op die manier kan de gemeente sneller reageren op nieuwe interne of externe behoeften. Bovendien is het totale onderhoud van deze geïntegreerde omgeving aanzienlijk eenvoudiger.” Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008
  • 2. Oracle Customer Case Study Voordelen: Digitaal Bouwarchief Integrale digitale gegevens Het eerste project dat aansloot op de flexibele midoffice-laag voor alle gemeentelijke SGA-basis, was het digitaliseren van het 4 miljoen pagina’s processen tellende bouwarchief. In dit archief zitten documenten zoals Alle documenten zijn met een paar klikken veilig oproepbaar, bouwtekeningen, bouwaanvragen, vergunningen en bezwaren. wat tijd en geld bespaart voor Verschillende partijen, zoals medewerkers, burgers, makelaars, medewerkers, burgers en handhavers en de brandweer raadplegen deze documenten bedrijven regelmatig. Maar omdat de documenten over drie verschillende Flexibele dienstverlening door brede beschikbaarheid van locaties verdeeld waren was het terugvinden en inzien van een informatie via het web of andere document een tijdrovend en kostbaar proces. Ambtenaren kanalen verloren tijd omdat ze fysiek naar het bouwarchief moesten om Gecomprimeerde opslag documenten te zoeken. Wanneer een dossier bij een andere bespaart opslagcapaciteit gebruiker was, greep de betreffende klant mis. Hemmo de Groot: Documenten zijn voor “We wilden een einde maken aan deze inefficiënte aanpak en de verschillende gebruikers gelijktijdig te raadplegen toegankelijkheid van het archief voor de verschillende partijen De SGA-omgeving verbeteren. In overleg met Redora bleek de implementatie van een vergemakkelijkt de verdere documentmanagementsysteem een goede oplossing. Hierbij digitalisering van gemeentelijke hebben we vooraf goed nagedacht over aspecten als diensten in de toekomst toegankelijkheid, veiligheid en de koppeling tussen de diverse waardoor de gemeente nieuwe ontwikkelingen snel kan gemeentelijke applicaties en de informatie in het archief.” integreren in de processen en dienstverlening Integratie Het bouwarchief bevat documenten uit de periode van 1917 tot het heden. Tijdens al die jaren zijn niet alleen de documenten gearchiveerd, maar is ook informatie over bouwvergunningen vastgelegd. Dat gebeurde eerst op papier en later in registers en informatiesystemen. In een eerste stap naar het digitaliseren van de documenten is al die metadata ingelezen in het Redline Zaken- en Gegevensmagazijn van Redora. Door het uiteenlopende karakter van de databronnen (variërend van gearchiveerde dataflex of MS-Access applicaties tot operationele applicaties die gebruik maken van Oracle databases) was Oracle Data Integrator (ODI) noodzakelijk. Eerst is alle informatie middels ODI in bulk overgehaald naar het Redline Zaken- en Gegevensmagazijn en daarna werden alleen de mutaties ingelezen. Documentmanagement De tweede stap was de digitalisering van alle documenten. Hiervoor is gebruik gemaakt van Oracle Document Capture. Deze oplossing verzorgt het scannen van de uiteenlopende documenten, die in formaat variëren van A5 tot A0. Tijdens het scannen wordt met OCR informatie van de documenten gelezen. Daarnaast worden dossiers (set van documenten) tijdens het scannen Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008
  • 3. Oracle Customer Case Study “Dankzij deze aan de hand van barcodevellen onmiddellijk gerelateerd aan de implementatie bijbehorende informatie in het Redline Zaken- en kunnen we in de Gegevensmagazijn van Redora. De gescande documenten worden toekomst in .TIFF-formaat op een server gearchiveerd en worden in uiteenlopende compressed pdf/a-formaat in Oracle Universal Content gegevens veilig en Management (UCM) opgeslagen. Het comprimeren van bestanden beheersbaar bespaart opslagcapaciteit en maakt het downloaden van digitale aanbieden aan documenten sneller, met minder gebruik van bandbreedte. Dit in burgers en bedrijven. combinatie met pdf/a, een wereldwijde standaard voor Alle documenten en gearchiveerde documenten, maakt raadplegen van documenten gegevens zijn eenvoudig. Door de inzet van Oracle UCM gaat ook het zoeken duidelijk van digitale documenten eenvoudig en snel. gecategoriseerd opgeslagen en via Gebruikersinterface verschillende kanalen Voor toegang tot de gegevens is met Oracle WebCenter een te raadplegen, intern webapplicatie ontwikkeld. Hiermee is via verschillende ingangen en extern.” in het archief te zoeken op persoon, adres of dossier. Via een Hemmo de Groot autorisatiestructuur zijn de toegangsrechten vastgelegd. Zo krijgen Informatiemanagement gebruikers uitsluitend toegang tot voor hen relevante informatie. Gemeente Arnhem Deze applicatie is in eerste instantie bedoeld voor gemeentemedewerkers, maar op termijn kunnen ook burgers en bedrijven toegang krijgen tot diverse onderdelen van het archief. Daarbij zijn alle benodigde beveiligings- en privacyaspecten goed geregeld. Koppeling frontoffice en backoffice De keuze voor een SGA-omgeving biedt Arnhem het voordeel van naadloze integratie van het bouwarchief met andere systemen binnen de gemeente. Ook vanuit de frontoffice is het mogelijk om nieuwe gegevens, zoals een bouwaanvraag via internet, aan het zakenmagazijn aan te leveren. De benodigde processtappen worden aangestuurd door Oracle BPEL Process Manager, waarna de afhandeling in de backoffice plaatsvindt. Daar wordt de gegevenskwaliteit geoptimaliseerd via synchronisatie met Oracle Enterprise Service Bus. Door de koppeling van de backoffice met het zakenmagazijn is gegarandeerd dat alle gegevens uniform zijn. Dit vergemakkelijkt de werkprocessen binnen de gemeente aanzienlijk en voorkomt fouten en dubbel werk. Waarom Oracle De gemeente Arnhem koos voor Oracle-technologie en - oplossingen vanwege kenmerken als robuustheid, beveiliging en beheersbaarheid. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van open Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008
  • 4. Oracle Customer Case Study standaarden waardoor de flexibiliteit en toekomstvastheid van de IT-omgeving gegarandeerd is. Op het gebied van de SGA, documentmanagement, middleware en databases kon Redora aantonen dat de combinatie van de beschikbare Oracle- oplossingen naadloos aansloot op de behoeften van de gemeente. De keuze voor Oracle Document Capture (ODC) is gemaakt vanwege het licentiemodel. Dat is gebaseerd op servergebruik. Concurrerende producten gebruiken vaak een licentiemodel op basis van aantal gescande pagina’s. In het geval van 4 miljoen pagina’s levert gebruik van ODC een forse besparing op. Implementatieproces De implementatie van de SGA en het digitaal bouwarchief startten met een gedetailleerde analyse van de uitgangssituatie. Vervolgens is de gewenste architectuur gedefinieerd. De bruikbaarheid in de praktijk is aangetoond binnen een Proof of Concept. Hiervoor zijn drie businesscases geformuleerd en uitgevoerd. De resultaten vormden het startsein voor de inrichting van het Oracle SOA-platform, inclusief beheer en beveiliging. In het verlengde daarvan zijn de standaarden en richtlijnen voor de inzet van de SGA binnen de gemeente vastgelegd. Inmiddels zijn de drie business cases volledig uitgewerkt en in productie genomen. De organisatie maakt er nu met veel tevredenheid gebruik van. De implementatie van het digitaal bouwarchief verliep grotendeels volgens dezelfde procedure, waarbij ook de wensen van de eindgebruikers uitvoerig geïnventariseerd zijn. Van het digitaal archief is 20 procent van de documenten ingescand en al volop in gebruik zowel in de backoffice als in de frontoffice. Het proces verliep onder aansturing van de projectmanager Bas Kooter, in nauwe samenwerking met de betrokken afdelingen van de gemeente en de professionals van Redora. Deze Oracle partner verzorgde het ontwerp, de realisatie en de implementatie van de omgevingen. De gemeente is zeer te spreken over het resultaat. De Groot: “We kunnen in de nabije toekomst uiteenlopende gegevens veilig en beheersbaar aanbieden aan burgers en bedrijven. Alle gegevens zijn veilig en duidelijk gecategoriseerd opgeslagen en via verschillende kanalen te raadplegen. Daarbij zijn er ook mogelijkheden om de autorisatiestructuur te koppelen met overheidsinitiatieven, zoals DigiD. Daardoor kunnen we onze dienstverlening verbeteren, met grip op de kosten en beheersinspanningen.” Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008