Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliate...
Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliate...
Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliate...
Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliate...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Gemeente Arnhem Case Study

872 views
822 views

Published on

Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem met Midoffice Technologie (blz 4, implementatie onder leiding van Bas Kooter).

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
872
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
9
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Gemeente Arnhem Case Study

  1. 1. Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008 Oracle Customer Case Study Gemeente Arnhem verbetert dienstverlening met digitaal bouwarchief Gemeente Arnhem Arnhem, Nederland www.arnhem.nl Branche: Publieke sector Werknemers: 1.800 Oracle producten & diensten: Oracle Fusion Middleware Oracle Universal Content Management Oracle Document Capture Oracle Data Integrator Oracle WebCenter Oracle Application Server Oracle SOA Suite Partner Redora www.redora.com “De gemeente Arnhem beschikt over een schat aan informatie die niet breed toegankelijk is. Met het digitaliseren van het bouwarchief verbeteren wij de dienstverlening aan ambtenaren, burgers en bedrijven. Dat kunnen we doen omdat we eerst een stabiele en flexibele basisinfrastructuur hebben geïmplementeerd.” - Hemmo de Groot, Informatiemanagement, gemeente Arnhem Nederlandse gemeenten staan voor diverse uitdagingen. Zowel burgers als de overheid stellen steeds hogere eisen aan de snelheid en kwaliteit van de uitvoering van de gemeentelijke taken. De dienstverlening moet beter, de administratieve lasten teruggedrongen en gemeentes moeten resultaatgerichter werken. Om aan toekomstige ICT-eisen op het vlak van openheid, beschikbaarheid en veiligheid te voldoen, heeft de gemeente Arnhem een stevige en flexibele ICT-architectuur nodig. Daarvoor is het project Midoffice Arnhem gestart. Binnen dit project heeft Oracle business partner Redora een architectuurvoorstel gedaan waarmee Arnhem het fundament voor toekomstige service georiënteerde projecten legt op basis van de Oracle SOA Suite. De keuze voor Service Gerichte Architectuur (SGA) ofwel SOA (Service Oriented Architecture) was een keuze voor toekomstvastheid en flexibiliteit. De Groot: “In de nieuwe situatie zijn systemen binnen onze infrastructuur niet meer direct gekoppeld. Het gemeentelijk proces wordt in een aparte zogenaamde orchestratielaag uitgevoerd. Hier komen functionaliteit en data samen. De verschillende kanalen (presentatie- en interactielagen) maken gebruik van flexibele services en de orchestratielaag. Deze services zijn eenvoudig te gebruiken en hergebruiken voor de ondersteuning van verschillende processen. Nieuwe kanalen of activiteiten worden als het ware samengesteld door diverse services te combineren en specifieke elementen te hergebruiken. Op die manier kan de gemeente sneller reageren op nieuwe interne of externe behoeften. Bovendien is het totale onderhoud van deze geïntegreerde omgeving aanzienlijk eenvoudiger.”
  2. 2. Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008 Oracle Customer Case Study Voordelen: Integrale digitale gegevens voor alle gemeentelijke processen Alle documenten zijn met een paar klikken veilig oproepbaar, wat tijd en geld bespaart voor medewerkers, burgers en bedrijven Flexibele dienstverlening door brede beschikbaarheid van informatie via het web of andere kanalen Gecomprimeerde opslag bespaart opslagcapaciteit Documenten zijn voor verschillende gebruikers gelijktijdig te raadplegen De SGA-omgeving vergemakkelijkt de verdere digitalisering van gemeentelijke diensten in de toekomst waardoor de gemeente nieuwe ontwikkelingen snel kan integreren in de processen en dienstverlening Digitaal Bouwarchief Het eerste project dat aansloot op de flexibele midoffice-laag SGA-basis, was het digitaliseren van het 4 miljoen pagina’s tellende bouwarchief. In dit archief zitten documenten zoals bouwtekeningen, bouwaanvragen, vergunningen en bezwaren. Verschillende partijen, zoals medewerkers, burgers, makelaars, handhavers en de brandweer raadplegen deze documenten regelmatig. Maar omdat de documenten over drie verschillende locaties verdeeld waren was het terugvinden en inzien van een document een tijdrovend en kostbaar proces. Ambtenaren verloren tijd omdat ze fysiek naar het bouwarchief moesten om documenten te zoeken. Wanneer een dossier bij een andere gebruiker was, greep de betreffende klant mis. Hemmo de Groot: “We wilden een einde maken aan deze inefficiënte aanpak en de toegankelijkheid van het archief voor de verschillende partijen verbeteren. In overleg met Redora bleek de implementatie van een documentmanagementsysteem een goede oplossing. Hierbij hebben we vooraf goed nagedacht over aspecten als toegankelijkheid, veiligheid en de koppeling tussen de diverse gemeentelijke applicaties en de informatie in het archief.” Integratie Het bouwarchief bevat documenten uit de periode van 1917 tot het heden. Tijdens al die jaren zijn niet alleen de documenten gearchiveerd, maar is ook informatie over bouwvergunningen vastgelegd. Dat gebeurde eerst op papier en later in registers en informatiesystemen. In een eerste stap naar het digitaliseren van de documenten is al die metadata ingelezen in het Redline Zaken- en Gegevensmagazijn van Redora. Door het uiteenlopende karakter van de databronnen (variërend van gearchiveerde dataflex of MS-Access applicaties tot operationele applicaties die gebruik maken van Oracle databases) was Oracle Data Integrator (ODI) noodzakelijk. Eerst is alle informatie middels ODI in bulk overgehaald naar het Redline Zaken- en Gegevensmagazijn en daarna werden alleen de mutaties ingelezen. Documentmanagement De tweede stap was de digitalisering van alle documenten. Hiervoor is gebruik gemaakt van Oracle Document Capture. Deze oplossing verzorgt het scannen van de uiteenlopende documenten, die in formaat variëren van A5 tot A0. Tijdens het scannen wordt met OCR informatie van de documenten gelezen. Daarnaast worden dossiers (set van documenten) tijdens het scannen
  3. 3. Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008 Oracle Customer Case Study “Dankzij deze implementatie kunnen we in de toekomst uiteenlopende gegevens veilig en beheersbaar aanbieden aan burgers en bedrijven. Alle documenten en gegevens zijn duidelijk gecategoriseerd opgeslagen en via verschillende kanalen te raadplegen, intern en extern.” Hemmo de Groot Informatiemanagement Gemeente Arnhem aan de hand van barcodevellen onmiddellijk gerelateerd aan de bijbehorende informatie in het Redline Zaken- en Gegevensmagazijn van Redora. De gescande documenten worden in .TIFF-formaat op een server gearchiveerd en worden in compressed pdf/a-formaat in Oracle Universal Content Management (UCM) opgeslagen. Het comprimeren van bestanden bespaart opslagcapaciteit en maakt het downloaden van digitale documenten sneller, met minder gebruik van bandbreedte. Dit in combinatie met pdf/a, een wereldwijde standaard voor gearchiveerde documenten, maakt raadplegen van documenten eenvoudig. Door de inzet van Oracle UCM gaat ook het zoeken van digitale documenten eenvoudig en snel. Gebruikersinterface Voor toegang tot de gegevens is met Oracle WebCenter een webapplicatie ontwikkeld. Hiermee is via verschillende ingangen in het archief te zoeken op persoon, adres of dossier. Via een autorisatiestructuur zijn de toegangsrechten vastgelegd. Zo krijgen gebruikers uitsluitend toegang tot voor hen relevante informatie. Deze applicatie is in eerste instantie bedoeld voor gemeentemedewerkers, maar op termijn kunnen ook burgers en bedrijven toegang krijgen tot diverse onderdelen van het archief. Daarbij zijn alle benodigde beveiligings- en privacyaspecten goed geregeld. Koppeling frontoffice en backoffice De keuze voor een SGA-omgeving biedt Arnhem het voordeel van naadloze integratie van het bouwarchief met andere systemen binnen de gemeente. Ook vanuit de frontoffice is het mogelijk om nieuwe gegevens, zoals een bouwaanvraag via internet, aan het zakenmagazijn aan te leveren. De benodigde processtappen worden aangestuurd door Oracle BPEL Process Manager, waarna de afhandeling in de backoffice plaatsvindt. Daar wordt de gegevenskwaliteit geoptimaliseerd via synchronisatie met Oracle Enterprise Service Bus. Door de koppeling van de backoffice met het zakenmagazijn is gegarandeerd dat alle gegevens uniform zijn. Dit vergemakkelijkt de werkprocessen binnen de gemeente aanzienlijk en voorkomt fouten en dubbel werk. Waarom Oracle De gemeente Arnhem koos voor Oracle-technologie en - oplossingen vanwege kenmerken als robuustheid, beveiliging en beheersbaarheid. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van open
  4. 4. Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008 Oracle Customer Case Study standaarden waardoor de flexibiliteit en toekomstvastheid van de IT-omgeving gegarandeerd is. Op het gebied van de SGA, documentmanagement, middleware en databases kon Redora aantonen dat de combinatie van de beschikbare Oracle- oplossingen naadloos aansloot op de behoeften van de gemeente. De keuze voor Oracle Document Capture (ODC) is gemaakt vanwege het licentiemodel. Dat is gebaseerd op servergebruik. Concurrerende producten gebruiken vaak een licentiemodel op basis van aantal gescande pagina’s. In het geval van 4 miljoen pagina’s levert gebruik van ODC een forse besparing op. Implementatieproces De implementatie van de SGA en het digitaal bouwarchief startten met een gedetailleerde analyse van de uitgangssituatie. Vervolgens is de gewenste architectuur gedefinieerd. De bruikbaarheid in de praktijk is aangetoond binnen een Proof of Concept. Hiervoor zijn drie businesscases geformuleerd en uitgevoerd. De resultaten vormden het startsein voor de inrichting van het Oracle SOA-platform, inclusief beheer en beveiliging. In het verlengde daarvan zijn de standaarden en richtlijnen voor de inzet van de SGA binnen de gemeente vastgelegd. Inmiddels zijn de drie business cases volledig uitgewerkt en in productie genomen. De organisatie maakt er nu met veel tevredenheid gebruik van. De implementatie van het digitaal bouwarchief verliep grotendeels volgens dezelfde procedure, waarbij ook de wensen van de eindgebruikers uitvoerig geïnventariseerd zijn. Van het digitaal archief is 20 procent van de documenten ingescand en al volop in gebruik zowel in de backoffice als in de frontoffice. Het proces verliep onder aansturing van de projectmanager Bas Kooter, in nauwe samenwerking met de betrokken afdelingen van de gemeente en de professionals van Redora. Deze Oracle partner verzorgde het ontwerp, de realisatie en de implementatie van de omgevingen. De gemeente is zeer te spreken over het resultaat. De Groot: “We kunnen in de nabije toekomst uiteenlopende gegevens veilig en beheersbaar aanbieden aan burgers en bedrijven. Alle gegevens zijn veilig en duidelijk gecategoriseerd opgeslagen en via verschillende kanalen te raadplegen. Daarbij zijn er ook mogelijkheden om de autorisatiestructuur te koppelen met overheidsinitiatieven, zoals DigiD. Daardoor kunnen we onze dienstverlening verbeteren, met grip op de kosten en beheersinspanningen.”

×