Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem VIAG 2008

870 views
765 views

Published on

Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem @ VIAG 2008
Realisatie mbv Midoffice / EGEM / GEMMA architectuur.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
870
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • <number>
  • <number>
  • <number>
  • <number>
  • <number>
  • Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem VIAG 2008

    1. 1. 1 DigitaliserenBouwarchief 29-01-15 Digitaal Ontsluiten Bouwarchief Gemeente Arnhem VIAG Congres 2008 Dinsdag 2 december; 10:15-10:55 Sprekers: -Bas Kooter (namens Arnhem) -Paul vd Weijde (Redora)
    2. 2. 229-01-15 DigitaliserenBouwarchief Even voorstellen Bas Kooter, IXXI BV, Zoetermeer www.ixxi.nl, b.kooter@ixxi.nl, 06-53791865, bas.kooter@arnhem.nl Ingehuurd door: Arnhem/FD/ICT/IM Geeft presentatie namens de gemeente Arnhem Projectleider gem. Arnhem - Inrichting Midoffice (sep 2006 – aug 2008) - Digitaal Bouwarchief (mrt 2007 – Q3 2009) Ervaringsgebieden - ICT: BSO/Origin, CSC, RLD, Marine, KPN - Ruimtevaart: ESA/ESTEC - Educatie: INHOLLAND, Houthoff Training, tevens hoofd-zeilinstructeur - Sociale Zekerheid: Cadans (nu UWV), CWI - Gemeente: Arnhem Zie linkedin voor volledig profiel: http://www.linkedin.com/profile?viewProfile=&key=1232396&trk=tab_pro
    3. 3. 329-01-15 DigitaliserenBouwarchief Agenda-onderdelen 1. Introductie 2. Situatieschets (waarom, problematiek) 3. Het bouwarchief (tijdsbeeld) • Papieren dossiers • Registers (papier en digitaal) 4. Het totale proces (partijen, activiteiten) • Archief: Herstructurering en registratie • Scanfabriek: Groeperen, Scannen, Inpakken • ICT: Logistiek, Bewerking, Opslag, Ontsluiting 5. De projectplanning (fasen, mijlpalen) • Analyse: volumeberekeningen, planvorming • 1 meter pilot: aantonen dat het kan • Uitbouw digitale infrastructuur • Inrichting Scanfabriek • Scannen • Ontsluiten
    4. 4. 429-01-15 DigitaliserenBouwarchief De situatie - 1 Stadhuis Stadskantoor Gelders Archief 410m (1917-1979) 43m (1980-1989) 720m (1945-2008) BWL Loket Archieven op 3 locaties
    5. 5. 529-01-15 DigitaliserenBouwarchief De situatie - 2 Stadhuis Stadskantoor 1000 m Gelders Archief Afstand tussen loket en archief was de aanleiding voor het besluit tot digitaliseren 410m (1917-1979) 43m (1980-1989) 720m (1945-2008) BWL Loket Verbeterde Dienstverlening met één Frontoffice Archieven op 3 locaties Het BWL Loket van het stadskantoor naar het stadhuis
    6. 6. 629-01-15 DigitaliserenBouwarchief De situatie - 3 Stadhuis Stadskantoor Gelders Archief Kaarten Register Register Mais Flexis Register 410m (1917-1979) 43m (1980-1989) Kaarten (’45-’89) AIV (’90-’98) BWT (’98-’08) 720m (1945-2008) BWL Loket Niet alleen dossiers Maar ook registers!
    7. 7. 729-01-15 DigitaliserenBouwarchief Archieven Secretarie (stadhuis) (1980–1989 = 43m) Gelders Archief (1917–1979 = 422m) Bouwarchief (stadskantoor) (1945 – 2008 = 717m)
    8. 8. 829-01-15 DigitaliserenBouwarchief Meerdere archieven met papieren dossiers (deels overlappend) Meerdere registers met (meta)informatie over de archieven en de dossiers (zowel operationeel als historisch) (zowel in digitale als papieren vorm ) Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 1 1917 1945 1980 1990 2000 2008
    9. 9. 929-01-15 DigitaliserenBouwarchief Secr.Adm (1980-1989) Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 2 1917 1945 1980 1990 2000 2008 BWT (1998-heden) AIV (1990-1998) Blauwe Kaarten (1945-1990) MAIS Flexis (Gelders Archief) (1917-1979) Gelders Archief (1917 – 1980 = 410m = 274m + 136m) (Originele Bouwdossiers) Secretarie (1980–1989 = 43m) (Stadhuis) Docman (postregistratie) (1987-heden) Bouwarchief: Dozen met Straatnaam (A..Z) (1945–2008 = 717m) (Stadskantoor)
    10. 10. 1029-01-15 DigitaliserenBouwarchief Aspecten + Doelstelling + Middelen Archief Beheerders Afdeling DIV Gelders Archief “Handjes” voor de Voor- en Na- Bewerking, Scannen en Data-entry Presikhaaf Soc.Inst. ICT Redora ICT Arnhem Oracle Platform Bouwinspecteurs Handhavers Belastinginsp. Juristen BWL Loket Burgers Makelaars Notarissen ~ 800 m Papier Digitale Ontsluiting !!!!! Eind Gebruikers Héél véél werk Historie 1917 – 2008 Diverse tijdvakken met verschillende archiverings methoden Volume  Kosten Eentonig werk Kwaliteit ! ? Zoeken op adres Ontsluiting van registers én dossiers Aansluiting tussen tijdvakken regelen Info huish. Arnhem Technologie / innovatie Eérst Intern Oplossing Toetsen Bijsturen Goed Gevoel Dán Extern
    11. 11. 1129-01-15 DigitaliserenBouwarchief Fasen en mijlpalen (1) Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2007 2008 2009 Analyse Start 1 m aanpak GO ! Pilot ICT VIAG Wat moet er gebeuren om één meter papier digitaal te ontsluiten!? We hebben aangetoond dat het kan zoals we willen
    12. 12. 1229-01-15 DigitaliserenBouwarchief Eén meter aanpak: volledige cirkel Papieren Dossiers Herstructurering (tijdvakken) + Verbeterde Registratie Registers met Info over archief Info over dossiers Data-entry Indelen in categorieen Scannen Inpakken in zuurvrij Materiaal Digitale Documenten (PDF,TIFF) Zoek én vindt Digitaal Register DIV V&H JZ WOZ BWL Makelaar Notaris Burger …. De sociale werkplaats kan het! Het beoogde mechanisme werkt! ~ 800 m Papier Digitale Ontsluiting !!!!! Eind Gebruikers Héél véél werk
    13. 13. 1329-01-15 DigitaliserenBouwarchief Herstructurering + Registratie PRE-AIV AIV (20%) BWT (30%) Van Alfabetisch gesorteerd: ‘45-’08 Naar 3 tijdvakken: ’45-’90-’98-’08
    14. 14. 1429-01-15 DigitaliserenBouwarchief De scanfabriek bij Presikhaaf
    15. 15. 1529-01-15 DigitaliserenBouwarchief Gerealiseerd proces StadskantoorStadhuisGelders Archief Scanstraat BouwarchiefSecr. ArchiefArchief DIV BalieBalie ICT ODI Centric 4All Suite (BWT, ..) … Docman Mais Flexis (Gelders Archief) AIV Zaken (Statusinfo) (Processen) (Procedures) (warme data) Gegevens (Adressen, Subjecten, ..) (koude data) Documenten (historische data) Historische Bronnen Operationele Systemen Midoffice componenten Blauwe Kaarten Scannen Scan gereed Archief gereed Klantcontact Papieren Dossiers Papieren Dossiers Digitale Dossiers Digitale Dossiers
    16. 16. 1629-01-15 DigitaliserenBouwarchief Fasen en mijlpalen (2) Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2007 2008 2009 Analyse Scannen BWT AIV SA PRE Intern Contracten Extern Ontsluiting  eindgebruikers Start 1 m aanpak GO ! Pilot Envelop ICT-ontwikkeling Inrichten Scanfabriek Herstructurering / Registratie Migratie Verbeteringen VIAG
    17. 17. 1729-01-15 DigitaliserenBouwarchief De totale infrastructuur  details Redora Papieren Dossiers Herstructurering (tijdvakken) + Verbeterde Registratie Registers met Info over archief Info over dossiers Digitale Infrastr. Scan fabriek ~ 800 m Papier Eind Gebruikers DIV V&H JZ WOZ BWL Makelaar Notaris Burger …. Redline Gegevens magazijn Zaken magazijn UCM Documenten magazijn Oracle Document Capture Scannen Indelen met barcodevellen Archief gereed maken In-enuitklaren
    18. 18. 1829-01-15 DigitaliserenBouwarchief Resumé van de projectaanpak Nadruk op ontsluiting ipv op digitaliseren Vanaf het begin zijn ICT aspecten meegenomen Vanuit context Inzicht in archieven en registers in de tijd Volumes  kosteninschatting Iteratief full-life-cycle proces Eén meter aanpak !! Eerst kleinschalig  opschalen na succes Altijd alle partijen bij begin elke stap betrokken Realisatie expliciet onder regie van de gemeente: Vanwege complexiteit door diverse tijdvakken (methoden) Ontsluiting staat voorop … ICT is de sleutel ! Het scannen is alleen heeeel veeeel werk

    ×