Onroad paperless

348 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
348
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
111
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Onroad paperless

  1. 1. Soluzioni innovative
  2. 2. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless Aton paperless è l’insieme delle soluzioni mirate ad eliminare o ridurre l’impiego della carta nei processi di mobility
  3. 3. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless Un caso d’uso
  4. 4. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Caso d’uso la tentata vendita
  5. 5. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Caso d’uso In un processo tipico di tentata vendita: • Il tentatista visita i clienti per la consegna della merce • Registra su dispositivo mobile la merce consegnata • Stampa un documento (e.g. bolle di consegna) solitamente in 3 copie, lo fa firmare al cliente e gliene lascia una copia
  6. 6. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Caso d’uso A fine giornata: • Il piazzista rientra in sede per il ricarico del mezzo • Consegna copia dei documenti rilasciati in sede per l’archiviazione • Queste copie firmate da chi riceve la merce potrebbero servire ad esempio in caso di contestazioni successive
  7. 7. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved In assenza di Aton Paperless Cosa comporta questo approccio?
  8. 8. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved In assenza di Aton Paperless Accumulo di migliaia di documenti cartacei
  9. 9. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved In assenza di Aton Paperless Impiego di personale dedicato alla gestione di questi documenti
  10. 10. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved In assenza di Aton Paperless Lentezza nella ricerca di un certo documento
  11. 11. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved In assenza di Aton Paperless Lentezza nella ricerca di un documento • A fronte di contestazioni da parte dei clienti sulle merci consegnate, molte aziende trovano più conveniente abbonare al cliente i costi del prodotto piuttosto che spendere risorse nel ricercare il documento cartaceo firmato dal destinatario che comprovi la consegna conforme
  12. 12. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved In assenza di Aton Paperless Costi per la conservazione dei documenti (ambienti, armadi, climatizzazione) e la sicurezza degli stessi (controllo accessi, etc)
  13. 13. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless Aton Paperless
  14. 14. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless - Focus In che punti del processo descritto si inserisce la soluzione paperless di Aton? • Davanti al cliente, all’atto della produzione della documentazione di avvenuta consegna • Nella gestione della copia del documento ad uso della sede • Davanti al cliente, in caso di contestazione: permette di consultare documenti già archiviati
  15. 15. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Prima della (eventuale) stampa della bolla, il cliente firma direttamente sullo schermo del terminale Aton Paperless - Focus
  16. 16. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Viene stampata una sola copia cartacea del documento, se richiesta* dal cliente Copia per il cliente Copia per il venditore Copia per la sede *Qualora il cliente aderisca a forme di notifica elettronica del documento (web, email…) il sistema può diventare paperless al 100%. Aton Paperless - Focus
  17. 17. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless - Focus Invio del documento elettronico su canale sicuro al sistema Aton paperless per l’archiviazione documentale ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE INVIO DEL DOCUMENTO IN CONFORMITÀ CON GLI STANDARD DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE* *powered by:
  18. 18. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless - Focus Accesso immediato da parte degli utenti autorizzati al documento elettronico
  19. 19. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless - Focus Visualizzazione dei documenti firmati sul PDA e possibilità di visualizzazione del PDF archiviato
  20. 20. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Vantaggi di Aton Paperless Vantaggi di Aton paperless: • Minor tempo speso davanti al cliente nella produzione dei documenti (varie stampe e firme) • Non serve scansionare il documento: il documento firmato viene prodotto in digitale per essere inviato al sistema documentale • Se il palmare è dotato di connettività (GPRS/UMTS/HSDPA), l’agente può consultare documenti già archiviati e gestire eventuali contestazioni
  21. 21. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Vantaggi di Aton Paperless Vantaggi del paperless: • Ricerca rapida dei documenti • Possibilità di condividere il documento tra tutte le persone autorizzate, ovunque • Nessuno spazio occupato per archiviare i faldoni di documenti • Durata: il documento non si deteriora e rimane sempre consultabile a distanza di anni • Sicurezza: non serve presidiare schedari e armadi per impedire accessi non autorizzati
  22. 22. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved ROI Ritorno dell’Investimento Immediato Vantaggi del Paperless
  23. 23. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless Proteggi l’ambiente: più alberi e meno energia sprecata a riscaldare ambienti pieni di carta…
  24. 24. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless Technical View
  25. 25. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless - Tech View Componenti della soluzione • Applicazione mobile abilitata alla funzione “aton paperless” (e.g. onRoad) • Aton Paperless Web Service: servizio web che riceve dall’applicazione mobile documenti e metadati e si integra col sistema documentale • Sistema di gestione documentale ed eventuale archiviazione sostitutiva* *vedi appendice
  26. 26. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Architettura e flussi della soluzione Aton Paperless ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE ERP PAPERLESS WEB SERVICE HTTPS CONNESSIONE SICURA HTTPS CONNESSIONE SICURA Gli utenti accedono ai documenti digitali mediante il sistema di gestione documentale scelto 100 001 001 DOCUMENTO + METADATI PER LA RICERCA DATI ONROAD DATI DOC FIRMATO Aton Paperless - Tech View I flussi dati dell’applicazione mobile (e.g. onRoad) sono indipendenti dalla gestione documentale paperless Il personale addetto alla gestione dei terminali monitora lo stato di avanzamento nell’archiviazione del documento
  27. 27. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless WebService • viene fornito “as a service” via web • gestisce i documenti dai PDA paperless e li invia al sistema documentale • ha una console web per monitorare lo stato di archiviazione e consultare i documenti PAPERLESS WEB SERVICE Aton Paperless - Tech View
  28. 28. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless - Focus Normativa Appendice (conservazione sostitutiva)
  29. 29. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless - Focus Normativa La Legge Comunitaria ed Italiana oggi consente di certificare in “Conservazione Sostitutiva” parte dell’archivio (fatture, Registro IVA, Libro Giornale etc) conferendogli piena validità Fiscale e nei confronti dello Stato: • a costi inferiori rispetto alla carta (gestione e marche) • senza la necessità di dover conservare gli originali • gli originali possono non essere mai esistiti su carta
  30. 30. Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved Aton Paperless - Focus Normativa • La Conservazione Sostitutiva è un processo applicabile ad una parte dell’archivio elettronico • Consolida un insieme di documenti in un contenitore chiuso con Chiave Crittografica, una Marca Temporale ed una Firma Elettronica Qualificata del responsabile aziendale della conservazione
  31. 31. bluemobility.it info@bluemobility.it tel. 0422 618411 Fax 0422 618461 Fabio Spagnolo Amministratore Unico fabio.spagnolo@bluemobility.it +39 348 3012470

×