NSI Autostore

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Vortrag zum Thema dezentrales Scannen

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  • NSI Autostore

    1. 1. NSI AutoStore Verteiltes Erfassen von Dokumenten in Dokumenten Management Systeme und Geschäftsanwendungen
    2. 2. Themen <ul><li>Themen </li></ul><ul><li>Was ist NSI Autostore? </li></ul><ul><li>Was ist neu am verteilten Erfassen? </li></ul><ul><li>Aufbau des zentralen Scannens </li></ul><ul><li>Neue Möglichkeiten durch verteiltes Erfassen </li></ul><ul><li>Aufbau und Funktion </li></ul><ul><li>Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators </li></ul><ul><li>Module von HP AutoStore </li></ul><ul><li>Lizenzierung, Artikelnummern, Preise </li></ul><ul><li>Projektbeispiele </li></ul>
    3. 3. HP Autostore <ul><li>Was ist NSI Autostore? </li></ul><ul><li>Middleware </li></ul><ul><ul><li>Erfassen von Dokumenten über verschiedene Devices (Capture) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>HP MFP´s </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>HP Digital Sender </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Xerox MFP´s (über SDK Erweiterung) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kyocera MFP´s (über SDK Erweiterung) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Direkt über den Windows Explorer (Autocapture) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Konvertieren, Auslesen und Verändern der Dokumente (Prozess) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Konvertierung nach PDF, DOC, RTF, XLS (inkl. OCR) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Auslesen der Barcodeinformationen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Überarbeiten und entfernen von farbigen Hintergründen…… </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Speichern der Dokumente in versch. Systemen (Route) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Speichern in Filesystemen, E-Mail, FTP (Strukturierte Ablage beliebig möglich) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Links erzeugen in Datenbanken </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Speichern in DM und Archiv Systeme </li></ul></ul></ul><ul><li>Capture >>> Prozess >>> Route </li></ul>
    4. 4. Aufbau zentrales Scannen? Zentrales Scannen - Aufbau High-speed Scanner Operator Indizierung und Validierung Prozess Server <ul><li>Strukturierte Dokumente </li></ul><ul><li>Rechnungen </li></ul><ul><li>Lieferscheine </li></ul><ul><li>Formulare </li></ul>Vorteile: - sehr hoher Durchsatz durch Hochleistungsscanner - geringe Fehlerquote da Dokumente validiert werden - einfaches „Rescannen“ von Dokumenten Nachteile: - sehr statischer Prozess - alle Dokumente müssen an einen Platz gebracht werden - schwer in teamgestützte Prozesse zu integrieren - sehr kostenintensiv
    5. 5. <ul><li>Verteiltes Scannen mit NSI AutoStore </li></ul>Aufbau verteiltes Scannen? Anwender können Dokumente bei Bedarf scannen und verschlagworten Die Dokumente werden über das Netzwerk übertragen Automatische Verarbeitung über Speicherung in das DM System Alle erkannten und eingegebenen Informationen werden mit den Dokumenten gespeichert Vorteile: - hohe Flexibilität durch Nutzung von MFPs mit Menüs - Erfassung nicht an einen Ort gebunden - einfache Bedienbarkeit für die Anwender - einfache Gestaltung der Prozesse und zentrale Administration - sehr attraktiv aus Sicht der Kosten Nachteile: - Scanqualität und Papierhandling an Geräte gebunden - geringe Interaktion nach dem Scannen mit den Anwendern / Rescannen bzw. QS
    6. 6. <ul><li>Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators </li></ul>Aufbau und Funktion Demo Szenario Vertriebsteam Briefe, Ausschreibungen und andere Dokumente scannen und im DMS archivieren . Barcode Volltextsuche ( OCR/PDF ) Ablage in ein DM System mit Index-Informationen
    7. 7. <ul><li>Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators </li></ul>AutoStore weist die gescannten Dokumente einem Prozess zu und verarbeitet sie. Aufbau und Funktion ABCABC 1. 2. 3. Der Anwender legt das Papier in den Scanner und indiziert das Dokument Die gescannten Dokumente werden über das Netzwerk übertragen Der MFP holt sein Konfiguration vom AutoStore Server Der Administrator erstellt die Menüs-Strukturen für die Maschinen und definiert die Prozesse für die Verarbeitung Nach der Verarbeitung werden die Dokumente im DM System gespeichert.
    8. 8. <ul><li>Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators </li></ul>Vorteile für den Anwender <ul><li>Einfache Bedienung der schon bekannten Geräte („kopieren kann jeder“) - Scannen und verarbeiten von Dokumenten ohne Kenntnis von entspr. Programmen - Informationen können bei Bedarf schnell Bereitgestellt werden </li></ul>Vorteile für das Team / Firma - Bessere Nutzung von DM Systemen durch Mitarbeiter - Höhere Akzeptanz von DM Systemen da nicht nur elektronische Informationen integriert werden, sondern auch „alltägliches Papier“ – d.h. geschlossene Prozesse - Geringere Kosten für Support und Administration als bei Desktop-Scannern Vorteile für die Administratoren <ul><li>Schnelle Implementierung und Anpassung an bestehende Prozesse - Zentrale Administration der Geräte und Software - Reine Serverinstallation, dadurch einfache Überwachung der Prozesse </li></ul>Aufbau und Funktion
    9. 9. <ul><li>Technical facts </li></ul>The background of HP AutoStore Server basierende Middleware Server läuft als Diesnt auf Windows 32-bit Betriebssystemen (supports Windows NT4, 2000, XP and 2003 / Workstation and Server) Kommunikation nur über das standard TCPIP Protokoll Unterstützung von mehreren CPU’s Clusterable using Windows 2000/2003 cluster or CISCO load balancer Clustering und Load-Balancing via Datenbank gestützen Queues Email-Benachrichtigung im Fehlerfall Fehlerbehandlung Einfache Administration durch graifschen Prozessdesigner Basiert auf der ausgezeichneten AutoStore Server Software
    10. 10. Module von HP AutoStore Capture Process Route <ul><li>HP LaserJet 4345 MFP - HP LaserJet 4100 MFP - HP LaserJet 9000 MFP - HP LaserJet 9050 MFP - HP Color Laser Jet 9500 MFP - HP Digital Sender 9200c - HP Digital Sender 9100c - HP LaserJet 9055/65 MFP - Folders (local & remote) - Desktops (AutoCapture) - Batch Import (csv. Files) - POP3 mailboxes - SMTP streams </li></ul><ul><li>Texterkennung (Abbyy Finereader/Omnipage) - Barcodeerkennung (Abbyy Finereader) - Formularerkennung (Abbyy Enterprise Forms) - Bildbearbeitung - Ver-/Entschlüsslung - Ausführung von JAVA/VB scripts </li></ul><ul><li>Lotus Notes R4.6, R5, R6 - Microsoft Exchange 5.5, 2000/3 - Microsoft Sharepoint 2001/2003 - File systems (SMB shares) - SQL Databases (ODBC/OLEDB) - IXOS - OpenText - Documentum - Domino.Doc - Hummingbird - iManage - FileNet - Documentum ApplicationXtender - Send to Mail (SMTP) - Send to FTP - Usage of JAVA/VB </li></ul>Weitere Komponenten im Bereich Capture, Process and Route finden Sie auf der Webseite von Notable Solutions inc - www.nsius.com. AutoStore basiert weiterhin auf einer offenen Plattform die über einen SDK erweiterbar ist.
    11. 11. Lizenzierung (enthaltene Lizenzen) AutoStore Basis Server <ul><li>HP AutoStore Base Server (T194AA B9Z) </li></ul><ul><li>AutoStore Dienst </li></ul><ul><li>AutoStore Process Designer </li></ul><ul><li>AutoStore Status Monitor </li></ul><ul><li>Kein Seitenzähler </li></ul><ul><li>Capture: </li></ul><ul><li>1 x HP Device License </li></ul><ul><li>5 x AutoStore Desktop Productivity Licenses (AutoCapture and Send to PC) </li></ul><ul><li>Process: </li></ul><ul><li>Abbyy Finereader OCR 6.0 </li></ul><ul><li>Route: </li></ul><ul><li>Microsoft Sharepoint 2001 </li></ul><ul><li>Microsoft Sharepoint Services 2003 and Microsoft Sharepoint Portal Server 2003 </li></ul><ul><li>Microsoft Exchange Public Folder (Version 5.5, 2000 and 2003) </li></ul><ul><li>Lotus Notes (Plattform unabhängig unter Verwendung des Lotus Notes Clients / Versionen 4.6, 5.x, 6.x, 6.5x) </li></ul><ul><li>Send to Folder </li></ul><ul><li>Send to FTP </li></ul><ul><li>Send to SMTP Server </li></ul><ul><li>Send to Printer (ohne PDF Druckfunktion) </li></ul>
    12. 12. Lizenzierung (weitere Module) Send to Database T1943AA 901 711,00 € ApplicationXtender 4.x T1943AA 903 1.333,00 € Documentum 4.x and 5.x T1943AA 904 2.221,00 € iManage 6.x T1943AA 905 2.221,00 € Hummingbird 5.x T1943AA 906 2.221,00 € Domino.Doc T1943AA 908 1.333,00 € IXOS T1943AA 909 1.333,00 € OpenText Live Link 9.x T1943AA 910 2.221,00 € ABM Importer T1943AA 913 240,00 € Module Partnumber Price Poll Directory T1943AA 701 1.333,00 € POP3 Connector T1943AA 702 1.333,00 € ABM Exporter T1943AA 706 240,00 € 1 x AutoStore Desktop Productivity Package (Send to PC and AutoCapture) T1943AA 711 72,00 € VB/Java Script run time environment (process and route module) T1943AA 801 1.333,00 € Watermark filter T1943AA 807 711,00 € Professional Image Management T1943AA 808 2.221,00 € Professional Barcode Filter T1943AA 809 1.333,00 € PDF417 Barcode Filter incl. 5 licenses of Refero 2D Barcode portal T1943AA 810 1.777,00 € Basic Image Management T1943AA 811 1.333,00 € Omnipage OCR filter incl. zone OCR capabilities T1943AA 812 1.333,00 € Abbyy Formreader 6.0 T1943AA 813 8.441,00 € Server Capture Process Route AutoStore Artikelnummern HP AutoStore Base Server T1943AA B9Z 3.782,00 € 1 x Geräte Lizenz für HP Digital Sender 91000c T1943AA 710 250,00 € 1 x Geräte Lizenz für HP 9055/9065 MFP T1943AA 715 250,00 € 1 x Geräte Lizenz für HP 4100/9000 MFP T1943AA 720 250,00 € 1 x Geräte Lizenz für für HP Digital Sender 9200c or 4345/9040/9050MFP T1943AA 725 250,00 € Lizenzpakete sind in den Staffeln 5, 10, 50 und 250 Geräte verfügbar.
    13. 13. Lizenzierung AutoStore Projektbeispiele <ul><li>Beispiel 1: </li></ul><ul><li>Szenario </li></ul><ul><li>5 HP LaserJet 4345 MFP </li></ul><ul><li>OCR </li></ul><ul><li>SharePoint Portal 2003 </li></ul><ul><li>Benötigte Lizenzen: </li></ul><ul><li>1 x HP AutoStore Base Server / T1943AA B9Z (inkl. Mit dem Basic Server, 1 x Gerätelizenz für 4345 MFP, Abbyy Finereader OCR, Route to Sharepoint) </li></ul><ul><li>4 x Gerätelizenz für HP Digital Sender oder MFP/ T1943AA UA0 </li></ul><ul><li>Beispiel 2: </li></ul><ul><li>Szenario </li></ul><ul><li>25 HP LaserJet 4345 MFPs, 6 HP Digital Sender 9200c, 19 x HP LaserJet 4100/9000 MFPs (50 Geräte) </li></ul><ul><li>OCR </li></ul><ul><li>DMS Documentum </li></ul><ul><li>Benötigte Lizenzen: </li></ul><ul><li>1 x HP AutoStore Base Server / T1943AA B9Z (inkl. Mit dem Basic Server, 1 x Gerätelizenz für 4345 MFP, Abbyy Finereader OCR) </li></ul><ul><li>2 x 10 Gerätelizenzen für HP 4100/9000 MFP / T1943AA 722 </li></ul><ul><li>3 x 10 Gerätelizenzen für HP Digital Sender 9200c oder 4345 MFP / T1943AA 727 </li></ul><ul><li>1 x Route to Documentum / T1943AA 904 </li></ul>
    14. 14. Verteiltes Scannen in Domino.Doc Beschreibung der Anwendung: - Scannen und indizieren von Dokumenten an HP Digital Sendern - Reine Übertragung und Wartung via Netzwerkprotokoll TCP/IP über das Netzwerk - Automatische Texterkennung mit Abbyy Finereader OCR und Speicherung in Domino.Doc und Lotus Notes Datenbanken Alle Abteilungen im Unternehmen haben Zugriff auf HP Digital Sender und können mit diesen Dokumente bei Bedarf scannen und indizieren Alle Informationen werden über das Netzwerk übertragen AutoStore verwaltet die Geräte und stellt die zentrale Verarbeitung und Ablage in Domino.Doc sicher
    15. 15. Verteiltes Scannen in SharePoint Portal <ul><li>Szenario: </li></ul><ul><li>Dokumente werden mit HP DigitalSendern gescannt und indiziert </li></ul><ul><li>Die komplette Verwaltung erfolgt über das Netzwerk </li></ul><ul><li>Automatische Verarbeitung u.a. durch OCR mit Abbyy Finereader Engine </li></ul>Mobile Anwender erhalten eine Benachrichtigung wenn neue Dokumente vorleigen Übertragung der via TCPIP … im LAN/VPN <ul><li>AutoStore Server </li></ul><ul><li>Abbyy Finereader OCR </li></ul><ul><li>Angepasste Scripte für die Benachrichtigung von Anwendern </li></ul><ul><li>- Direkte Übergabe in SharePoint </li></ul>User in US User in Germany User in Malaysia Sender in Germany Sender in US Sender in Malaysia
    16. 16. Verteiltes Scannen von Rechnungen in IXOS <ul><li>Szenario: </li></ul><ul><li>Dezentrale Rechnungserfassung </li></ul><ul><li>Trennen der Rechnung basierend auf Barcodes </li></ul><ul><li>Umwandlung in durchsuchbare PDF Dokumente </li></ul><ul><li>Transfer nach IXOS und SAP </li></ul><ul><li>AutoStore </li></ul><ul><li>Server basierende Bildaufbereitung </li></ul><ul><li>Lesen der Barcodes, dynamische Trennen </li></ul><ul><li>OCR der Rechnungen und Umwandlung nach PDF </li></ul><ul><li>Übergabe des PDF’s und der erkannten META Daten an IXOS über die Batch-Import-Schnittstelle </li></ul>1. Anwender bucht eine Rechnung im SAP und druckt einen Barcode mit einer Referenz auf den Vorgang Standort 1 Standort 2 5. Der Anwender kann auf die gescannte Rechnung über SAP zugreifen LAN & VPN LAN & VPN 2. Der Anwender scannt das Dokument an einem HP Digital Sender 3. Automatische Verarbeitung der Dokumente 4. IXOS importiert die Dokumente und linked sie gegen SAP
    17. 17. Schnelles archivieren von Windows Desktops <ul><li>AutoStore </li></ul><ul><li>Server basierende Bereitstellung von Menüs - Server basierende Verarbeitung </li></ul>Verwaltung und Transfer von Dokumenten erfolgt über das Netzwerk Knowledge Management Document Management <ul><li>Szenario: </li></ul><ul><li>Keine „Navigation“ durch das DMS </li></ul><ul><li>Ablegen von elektronischen Dokumenten durch einfaches Anklicken </li></ul><ul><li>Die komplette Verwaltung und Übertragung erfolgt über das Netzwerk </li></ul><ul><li>Alle AutoStore Module können verwendet werden … z.B. PDF Converter </li></ul>
    18. 18. AutoStore – the platform for distributed capture Document Management Knowledge Management Databases Fileserver Groupware Mailserver User Desktops Capture Process Route
    19. 19. Nutzen <ul><li>Erfassen von Papier und elektronischen Dokumenten zur zentralen Ablage in DMS- und Archiv- Systeme. </li></ul><ul><li>Persönliche Archivierung von Papierdokumenten wie Zeitungsausschitte, hand-schriftliche Unterlagen, Produktbeschreibungen… </li></ul><ul><li>Zentrale Bereitstellung von Papierdokumenten über Notes, Exchange oder Filesystemen </li></ul><ul><li>Höhere Akzeptanz von Informationssystemen >> Papier und elektronische Dokumente </li></ul><ul><li>Effiziente Prozesse in allen Bereichen die mit Papier in Berührung kommen, da Papierdokumente (Bestellungen, Reklamationen…. ) digital weitergegeben oder archiviert werden können. (Die Weitergabe auf dem internen Postweg entfällt) </li></ul><ul><li>Teuere Prozesse zur zentralen Archivierung entfallen </li></ul><ul><li>Teuere zentrale Scanner entfallen </li></ul><ul><li>Mehrfachbenutzung von Geräten (Drucken, Scannen, Kopieren) </li></ul><ul><ul><li>lokale Scanner und Faxgeräte entfallen </li></ul></ul><ul><ul><li>Faxnachrichten werden über den Faxserver versendet </li></ul></ul>
    20. 20. Fragen und Anregungen Sollten Sie Fragen oder Anregungen zu diesen Folien haben, können Sie jederzeit mit mir in Kontakt treten. Kontaktinfo: Thomas Moser E-Mail: [email_address] Tel: +49 176 3766 1462
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