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  • 1. 3 I TRODUÇÃO O programa 5S propõe cinco iniciativas, cinco ações quevisam transformar o ambiente de trabalho e familiar. Ao fazerisso, entretanto, transforma hábitos e atitudes das pessoas emrelação a esses ambientes, aos seus colegas e a si mesmas. O programa 5S é mais do que uma ferramentaadministrativa. É uma proposta de reeducação, de recuperaçãode práticas e valores freqüentemente esquecidos, mascertamente conhecidos e prezados por todos. Como você deve ter percebido, cada "S" é conhecido pordiversas denominações. Porém, neste projeto, utilizaremos aterminologia de cada "S" da seguinte maneira:SEIRI - Senso de Seleção 1º SSEITON - Senso de Ordenação 2º SSEISO - Senso de Limpeza 3º S
  • 2. 4SEIKETSU - Senso de Conservação 4º SSHITSUKE - Senso de Autodisciplina 5º SO termo "Senso de" significa "exercitar a capacidade de apreciar,julgar e entender". Significa ainda a "aplicação correta da razão parajulgar ou raciocinar em cada caso particular".1 APLICA DO 5S A GESTÃO DA QUALIDADE TOTAL1.1 O Que é o 5S? O 5S é um processo de organizar o local de trabalho, mantê-lolimpo e arrumado, bem como manter condições de saúde, higiene eauto disciplina necessária para se realizar um trabalho com qualidade.É um processo que deve envolver a todos, envolve mudanças decomportamento, hábitos e defronta com resistências. O 5S envolve comportamentos de auto-organização do tipo: - Abriu...Feche! - Acendeu...Apague!
  • 3. 5 - Ligou...Desligue! - Desarrumou...Arrume! - Sujou...Limpe! - Pediu emprestado...Devolva! Prometeu...Cumpra!Oprograma atua em 3 dimensões: FísicoIntelectual Intelectual Comportamental É importante que essas três dimensões caminhem juntas,interligadas entre si que sejam bem compreendidas para que todassejam trabalhadas. A física está ligada às coisas materiais, aos objetosque nos cercam. A intelectual, diz respeito ao método utilizado para aexecução de uma tarefa, à tecnologia aplicada. A comportamental estáligada a nossas atitudes, à maneira que reagimos quando expostos adiferentes situações no nosso dia-a dia. É importante que essas trêsdimensões caminhem juntas, interligadas entre si.
  • 4. 6 O 5S surgiu no Japão na década de 50. No começo eram 9S. Onome provém de nove palavras que têm em comum a letra “esse”como inicial. Nelas estão contidas as idéias a serem desenvolvidas.Com o passar do tempo, quatro das palavras do 9S passaram a não sermais utilizadas por acreditar-se que as demais já seriam capazes detransmitir o conteúdo do programa. Sendo elas: • SEIRI – Descarte, utilização, seleção; • SEITON – Ordenação, arrumação; • SEISO – Limpeza; • SEIKETSU-Higiene, asseio, conservação, padronização; • SHITSUKE – Autodisciplina, disciplina; • SETSUYAKU – Economia, redução de despesas; • SEKININ – Responsabilidade; • SHITSUKOKU – Persistência; • SHUKAN – Hábito. Atualmente só os cinco primeiros termos são utilizados. Os 5Ssão utilizados para promover a imediata mudança do ambiente físico
  • 5. 7em torno da pessoa e é a base para qualquer programa de qualidadetotal.1.1.1 Seiri – Senso de Utilização A idéia principal do senso de utilização é que devemos terapenas o necessário. O ponto chave é saber distinguir o que énecessário e o que não é. São encontradas muitas barreiras na hora de disponibilizar algo,a idéia que um dia venhamos a necessitar daquilo, sempre aparecepara adiar nossa decisão. Quando percebemos estamos cheios deobjetos sem utilidade, peças de mobiliário inúteis, relatórios obsoletos,planilhas com dados ultrapassados etc, ou então estamos mantendoconosco coisas que poderiam estar num local comum para seremcompartilhadas com os demais. Deve-se evitar o desperdício não só de coisas materiais, mastambém do nosso próprio esforço, analisando o trabalho querealizamos e eliminando as tarefas desnecessárias.
  • 6. 8 Algumas perguntas-chaves podem ser elaboradas para agilizaçãoda seleção do que é necessário, de acordo com o local e o tipo detrabalho executado. Abaixo estão alguns exemplos. Um operador de máquinas pode, por exemplo, questionar: • Este equipamento tem realmente concerto? • Estas peças de reposição ou ferramentas pertencem a algum equipamento? • Esta máquina voltará a ser utilizada? • Quando? • Preciso manter todas estas ferramentas aqui ou posso mandá- las para o almoxarifado? Um funcionário do escritório poderia ter outro tipo de dúvidas: • O número de mesas, cadeiras, armários e estantes é compatível com o de funcionários? • Estes relatórios precisam se mantidos por quanto tempo? • Estamos enviando cópias destes documentos somente para os interessados? • Estes dados estão atualizados?
  • 7. 9 Um gerente poderia levantar as seguintes questões: • Precisamos fazer mesmo esta reunião? Qual o benefício que ela trará? • Quais as tarefas realizadas na organização não agregam valor ao processo? • Preciso de todos estes relatórios ou dados sobre a minha mesa? • O que é realmente importante para que eu possa tomar minhas decisões? • O número de funcionários está adequando às necessidades da empresa? Quando analisamos o conteúdo dessas perguntas, vemos que nãoapenas a dimensão física está sendo contemplada. Tratamos tambémde outros elementos menos tangíveis pertencentes ao lado intelectual ecomportamental. Vale ressaltar os novos comportamentos que sedeseja sistematizar para torná-los hábitos. São eles: “Você nãoprecisa...não adquira”. “A pessoa não precisa... ão forneça”. “Antesde falar...Pense e resuma”. “Está ruim... ão aceite”. São hábitos que
  • 8. 10possibilitarão que o esforço do descarte não se perca. Sem eles,continuaremos vivendo com o desnecessário. O esquema abaixo tem sido empregado com freqüência paraajudar na classificação do que é necessário: Se o item em questão está em perfeitas condições de uso, aquantidade está de acordo com a demanda e sua freqüência de utilização justifica suamanutenção, ele deve ser classificado como “Pode ser utilizado”.
  • 9. 11 Se o item por alguma razão não satisfaz um dos três critériosestabelecidos (por exemplo: equipamento com defeito, matéria-primacom prazo de validade vencido, quantidade superando em muito ademanda etc.), sua classificação deve ser “ Não pode ser utilizado”. Finalmente, existem alguns poucos itens que estão classificadoscomo “Pode ser utilizado”, mas ainda assim, por outras razões, nãodevem ser utilizados. Por exemplo, existem equipamentos novos que otornaram obsoleto. É o caso do mimeógrafo, que foi substituído pelamáquina fotocopiadora (xerox). Esses itens são os que identificamoscomo de “Utilização Improvável”. Os itens designados como “Não Pode Ser Utilizado” e“Utilização Improvável” devem ser descartados. É necessário utilizar os recursos de acordo com a necessidade eadequação. Devem-se evitar excessos, desperdícios e má utilização.Manter no local de trabalho somente objetos e dados necessários.Eliminar excessos de itens em arquivo, de equipamentos e móveis, dedocumentos obsoletos, etc. E também remover itens ou objetos emgavetas, arquivos, sobre escrivaninhas ou armários.
  • 10. 12 Deve-se eliminar defeitos em computadores, impressoras,máquinas, equipamentos que causam desgastes de tempo, emocionaise de qualidade. Assim como também eliminar relatórios, dados,informações que não agregam valor, ou seja, que não interessam aocliente. Concertar bebedouros danificados, janelas emperradas,máquinas com defeito, telefones, cadeiras quebradas e etc. Para implementação do Senso de Utilização devem serrealizadas algumas ações entre elas: • Realizações com base nas perguntas propostas anteriormente. • Promover o “Dia da Limpeza”, quando todos devem separar os itens desnecessários para a execução das suas tarefas e dar um destino adequado a eles. • Saber compartilhar com os demais colaboradores os materiais, ferramentas ou outros itens necessários para o desenvolvimento dos trabalhos. Os benefícios mais importantes do Senso de Utilização são: • Liberação de espaço físico.
  • 11. 13 • Diminuição de acidentes. • Diminuição de custos de manutenção. • Reutilização de recursos. • Melhoria do ambiente de trabalho.1.1.2 Seiton – Senso de Arrumação É preciso haver uma metodologia bastante eficácia, pois arrumarapenas não basta.Algumas ações devem ser realizadas para ajudar no Senso deArrumação como: • Padronizar a nomenclatura dos objetos. • Utilizar sistema de cores para facilitar a identificação. • Um lugar diferente para cada objeto e cada objeto em seu lugar. • Identificar o conteúdo de estantes e armários. • Identificar documentos com numeração apropriada, incluindo nome do respectivo arquivo para aqueles gerados por computador.
  • 12. 14 • Praticar o sistema FIFO, First In First Out (o primeiro que entra é o primeiro a sair), para estocagem de produtos. • Identificar locais perigosos, preferencialmente com cores e/ ou desenhos. • Organizar quadros de aviso. 1.1.2.1 Alguns benefícios: • Ambiente de trabalho mais agradável. • Economia de tempo. • Diminuição do cansaço físico. • Facilidade para implementação da multifuncionalidade. • Diminuição de acidentes.Seguindo sempre alguns comportamentos do tipo: “Abriu...Feche”.“Acendeu...Apague”. “Ligou...Desligue”. “Desarrumou...Arrume”.“Usou...Procure deixar como estava antes do uso”. “Precisou...Deixe fácil de acessar”, fazem toda diferença também nodecorrer dos dias das empresas.
  • 13. 151.1.3 Seiso – senso de limpeza A limpeza deve ser encarada como uma forma de inspeção.Quando feita de maneira sistemática, possibilitará a detecção ecorreção de falhas nos equipamentos, quando elas ainda são muitopequenas. O Senso de Limpeza pretende ir mais longe, tendo comoobjetivo encontrar as causas da sujeira ou do mau funcionamento dosequipamentos e eliminá-las. Hábitos como esses poderiam ser colocados em prática:“Atenção a detalhes”. “ ão sabe conserta...Chame quem saiba”.“Sujou...Crie formas de não sujar”. “Limpando...Escute o barulho,sinta a temperatura”. Incorpore a limpeza no seu dia-a-dia, reservando diariamenteuma pequena parte do seu tempo ( de três a cinco minutos) para essatarefa. Isso tornará tudo mais fácil. A boa prática diz que o início ou ofinal do expediente costuma ser a melhor hora para fazê-lo.
  • 14. 16 Além da limpeza diária, o estabelecimento de um período de 15a 30 minutos semanalmente, para uma “faxina” maior, costuma darótimos resultados. Passamos a maior parte do nosso tempo no trabalho. A atençãoque dispensamos as cuidados com a limpeza desse local é mínima.Nas nossas casas não jogamos lixo no chão e os banheiros estãosempre limpos. Por que aceitamos ficar mais de oito horas por dianum local que muitas vezes está abaixo dos nossos padrões delimpeza? Por que não seguir as mesmas regras estabelecidas em casa? Ações que devem ser realizadas para ajudar na implementação oSenso de Limpeza: • Cada um deve ser responsável pela limpeza da sua estação de trabalho. • Deve-se limpar inclusive locais que não são observados. • Utilizar a limpeza como forma de inspeção. • Deixar paredes livres de desenhos e/ ou cartazes desnecessários à boa execução das tarefas de cada um. • Eliminar as causas da sujeira.
  • 15. 17 • Dispensar especial atenção aos banheiros. • Limpeza e clareza na comunicação. • Mais importante que limpar é não sujar. 1.1.3.1 Benefícios: • Melhoria do ambiente de trabalho. • Possibilidade de detectar precocemente falhas nos equipamentos. • Aumento da vida útil dos equipamentos. • Melhoria do moral dos colaboradores.1.1.4 Seiketsu – Senso de padronização ou higieneO senso de padronização é caracterizado pelo conjunto de atividadesnecessárias para assegurar a manutenção dos 3S iniciais.Acrescentando-se ainda a preocupação com a saúde pessoal doscolaboradores no nível físico, mental e emocional, e os aspectosrelacionados com a poluição ambiental.Ações que devem ser realizadas para ajudar na implementação dosenso de padronização:
  • 16. 18 Ter os 3S iniciais implementados. Elaborar um plano para a manutenção dos 3S iniciais, promover palestras, visitas a outras empresas, auditorias periódicas com divulgação dos melhores resultados obtidos. Incentivar cada área a elaborar um projeto de melhoria tendo como base os 3S iniciais. Estabelecer condições para a implantação do controle visual. Cuidar da saúde dos colaboradores, incentivar a realização de exames periódicos, os cuidados com a alimentação e a importância dos exercícios físicosNeste senso, deseja-se sistematizar comportamentos do tipo:“antes das refeições... lavar as mãos”. “Consertos provisórios...Evita”. “ ão sabe como funciona... não mexa”. “É prejudicial..não faça”. “ ão está de acordo... esclareça”
  • 17. 191.1.4.1 Benefícios. Melhoria nas condições de higiene. Melhoria do moral e saúde dos colaboradores Melhoria do relacionamento interpessoal. Melhoria da segurança no trabalho Melhoria da produtividade.1.1.5 – Shitsuke - Senso de DisciplinaFazer “shitsuke” significa criar, educar, treinar, disciplinar. Só seconsegue transformar os maus hábitos, que são aprimorados com otempo através do uso em bons hábitos, através da disciplina. O 5Sexige mudanças de comportamento, onde a disciplina é fatorindispensável a sua complementação.Deve-se incorporar o 5S como uma filosofia de vida. Para umamudança usam-se táticas usadas aos viciados e dependentes químicos.Começa ao instituir a frase “só hoje vou fazer diferente” como umcaminho para a melhoria pessoal e rumo ao aperfeiçoamentoconstante. Usando essa tática todos os dias repetiremos os novos e
  • 18. 20bons comportamentos de auto-organização, e com essa disciplina cria-se o hábito, tornando os comportamentos fáceis de serem seguidos.Através desse mecanismo simples à pessoa consegue manter suamente mais arejada e sua produtividade aumenta.1.1.5.1 Significado do senso de auto disciplinaTer senso de auto disciplina é desenvolver o hábito de observar eseguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejamelas escritas ou informais. Este hábito é o resultado do exercício daforça mental, moral e física. Poderia ainda ser traduzido comodesenvolver o “querer de fato”, “ter vontade de”, “se dispor a”. Não setrata puro e simplesmente de uma obediência cega, submissa, “atitudede cordeiro” como pode parecer É importante que seu desenvolvimento seja resultante doexercício da disciplina inteligente que é a demonstração de respeito asi próprio e aos outros. Ter senso de auto disciplina significa aindadesenvolver o auto controle, ter paciência, ser persistente na busca de
  • 19. 21seus sonhos, anseios e aspirações, respeitar o próximo e as vontadesalheias.Ações que devem ser implantadas para a implementação do senso dedisciplina Reconhecer a importância da existência e do cumprimento de regras; Elaborar normas e procedimentos de maneira clara e concisa para não gerar duvidas de entendimento; Não ser tolerante com erros: deixar passar em branco qualquer não-conformidade é não dar a oportunidade para que a mesma seja corrigida e não mais repetida; Tomar providências no menos espaço de tempo possível quando algo der errado; Saber criticar e receber críticas, sem tomar como algo pessoal. Saber elogiar quando um trabalho é bem executado. Ser rigoroso com o cumprimento de horários.
  • 20. 22 Programar reuniões com antecedência e seguir as pautas preestabelecidas, obedecendo aos horários de início e término. Saber colocar-se no lugar do outro.Assim, o habito que se deseja criar é “prometeu.. assuma”. Aconseqüência disso é um maior respeito mútuo ecomprometimento dentro da emprese. Isso é fundamental para osucesso, porque o resultado do trabalho de qualquer empresa éfruto do coletivo. De nada adianta termos grandes estrelas notime se elas não sabem atuar em conjunto. Como numa partidade futebol, não vence a equipe que tem os melhores talentosindividuais, mais sim os jogadores que sabem reconhecer suasforças e fraquezas e, tendo em vista um objetivo comum, unemseus esforços para alcançá-lo. Isso só é obtido por meio dorespeito mútuo, do comprometimento e sem dúvida alguma, deuma grande dose de disciplina.
  • 21. 231.1.5.2 Benefícios Conscientização sobre a importância da administração participativa Melhoria no relacionamento dos colaboradores. Melhoria de qualidade pelo cumprimento dos padrões. Diminuição de acidentes devido ao cumprimento das normas de segurança. Aumento da liberdade com responsabilidade dos colaboradores.1.1.5.3 Benefícios percebidos Visão dos Funcionários: Maior colaboração entre as pessoas. Banheiros e ambientes mais limpos e organizados. Local mais fácil de trabalhar e mais bonito. Melhoria da disciplina.
  • 22. 24Facilidade na localização de objetos.Menos chances de acidentes.Melhor rendimento do serviço.Mais espaço para tudo.Retirada de materiais velhos.Conscientização em relação ao meio ambiente e cidadania.Visão da Empresa:Melhoria da produtividadeRedução nos custos operacionaisRedução no absenteísmoMelhor aproveitamento de materiais e equipamentosRedução nos desperdíciosMelhoria do moral, uso eficiente do tempoMelhoria do ambiente de trabalhoConscientização em relação ao meio ambienteConclusão
  • 23. 25Conclui-se que o 5S é um programa pelo qual realizamos um processode “educação da vontade”.A inteligência humana mostra os três primeiros sensos como ummétodo ideal para o dia-a-dia, e os dois últimos sensos funcionamcomo mecanismos da educação da vontade. Inteligência Vontade Senso de padronização • senso de utilização Para assegurar • senso se arrumação o bem-estar • senso de limpeza AutodisciplinaA inteligência mostra o caminho e a autodisciplina educa a vontade efaz o homem caminhar.
  • 24. 26REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICASGRIFO, Equipe. Aplicando 5S na gestão da qualidade total. SãoPaulo: Pioneira, 1998.