Como Organizar Un Evento

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Es el perfil que debe tener un Organizador de Eventos Integral. …

Es el perfil que debe tener un Organizador de Eventos Integral.
En esta presentación apunta a los culturales.

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  • 1. Y llegó el Centenario del Jardín no???
  • 2. ¿Qué es un Evento??? Un Suceso Único e Irrepetible
  • 3. Pero no basta esa definición…
    • Es un hecho Único e Irrepetible.
    • Qué como acontecimiento.
    • Reúne a un cierto número de personas.
    • En un lugar y fecha determinado.
    • Con el fin de cumplir…
  • 4. Un objetivo:
    • Social
    • Cultural
    • Empresarial
  • 5. Nuestro objetivo:
    • Organizar el
    • Centenerario
    • Del Jardín Nº 0-001
    • “ Merceditas de San Martín”
  • 6. El Evento necesita:
    • Organización.
    • Coordinación.
    • Conocimiento profesional.
    • Capacidad ejecutiva.
    • Capacidad creativa.
    • Investigación y planificación
  • 7. El Centenario de una institución es:
    • Un evento.
    • Es la conmemoración de un día concreto.
    • Es una manera de vivir el tiempo.
    • Y ésta es la razón por la que los actos se van a organizar en equipo y con el debido TIEMPO .
  • 8. Por esto necesitamos:
    • Experiencia y Formación.
    • Conducción y Coordinación.
    • Creatividad.
    • Comunicación.
    • Responsabilidad.
    • Organización.
    • Autodominio.
  • 9. Experiencia y Formación
    • Estar capacitados en la organización de eventos.
    • Informarse sobre la realidad de la institución desde su creación hasta nuestros días.
    • Nutrirse de otras disciplinas, entre ellas: Comunicación, Ceremonial y protocolo, Organización .
    • Tener experiencia de los servicios involucrados: catering, ambientación, animación, recreación.
    • Contar con conocimientos informáticos .
  • 10. Conducción y Coordinación:
    • Tener capacidad de mando y poder de coordinación.
    • Saber seleccionar a los responsables de las comisiones por sus capacidades.
    • Conducir la tarea individual y grupal de los integrantes del EQUIPO hacia el objetivo fijado.
    • Respetar y ser respetado por todos sus miembros.
    • Escuchar y hacerse escuchar cuando sea necesario.
    • Motivar al equipo para un mayor rendimiento.
  • 11. Creatividad:
    • Ser creativo, innovar en cada momento.
    • Liberarse de los “pre-juicios” y comprender que el único límite de la creatividad es la posibilidad de ejecución y el cumplimiento del objetivo.
    • Ser original, impulsar un sello propio.
    • Ser autocríticos con las ideas.
    • Tener habilidad para aprender y compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo.
  • 12. Comunicación:
    • Ser un buen intérprete comunicativo de las necesidades, asistentes al evento y equipo de trabajo.
    • Ser un buen comunicador eficaz de ideas e instrucciones.
    • Ser capaz de leer entre líneas.
    • Ser capaz de vincular a las personas.
    • Ser capaz de crear ambiente y muy buenos canales de COMUNICACIÓN .
    • Trabajar con y para la percepción sensorial.
    • Un EVENTO es un HECHO VIVENCIAL .
  • 13. Responsabilidad:
    • Ser exigente y selectivo en los servicios y personal a utilizar en el evento.
    • Ser capaz de representar a su equipo en sus ideas y trabajo.
    • Ser metódico, pragmático, detallista, flexible y organizado.
    • Cumplir con los objetivos y plazos determinados en tiempo y en forma.
    • Ser transparente y sincero en su accionar.
    • Estar siempre disponible ante cualquier eventualidad.
    • Atender los problemas que le competen , sin derivar.
  • 14. Organización:
    • Ser capaz de establecer objetivos primarios y secundarios y plazos.
    • Ser capaz de realizar un organigrama de tareas.
    • Ser capaz de evaluar responsables para cada área o tarea.
    • Ser capaz de coordinar tiempos de ejecución de las actividades.
    • Ser capaz de ordenar la tarea propia y del equipo.
  • 15. Autodominio:
    • Ser capaz de mantener el control ante la adversidad.
    • Ser capaz de de mantener el control ante conflictos personales y profesionales.
    • No personalizar los problemas laborales.
    • Mantener siempre una actitud optimista.
    • Apuntar siempre hacia el mismo objetivo, sin desviarse.
    • Soportar situaciones de estrés.
    • Adaptarse a niveles de exigencia física, así como trabajar contra reloj.
  • 16. Y ahora como sigue…
    • INVESTIGANDO : Utilizando todas las fuentes desde la creación del Jardín hasta nuestros días.
    • CREACIÓN DEL OBJETIVO : A través de una lluvia de ideas, definimos el objetivo sobre el cual trabajaremos en EQUIPO .
    • PLANIFICANDO : La planificación tiene tres etapas de tareas, pre evento, durante el evento y post evento.
    • EJECUTANDO : Las tareas planificadas con credibilidad, confianza, integridad, respeto, flexibilidad, compromiso, calidez en el trato.
  • 17. Otros puntos a tener en cuenta
    • Las Áreas o Sectores Estratégicos : son los que se consideran significativos para el logro de los objetivos generales propuestos.
    • Las Prioridades sirven para otorgar una mayor cantidad de recursos para resolución de una necesidad y asignarle importancia al plan.
    • La Política es la Ideología , filosofía y espíritu que enmarca la acción; en ellas están implícitos acciones, valores, modalidades.
    • El Programa de Acción , es el conjunto de actividades articuladas a través de la formulación de:
  • 18.
    • Metas.
    • Objetivos.
    • Organigramas de tareas.
    • Organigrama de trabajos.
    • Todo con el fin de alcanzar en un plazo determinado y con los medios necesarios para tal fin.
    Solo a modo de ejemplo planificar es:
  • 19. Planificar significa:
    • Tener en cuenta tres momentos del EVENTO .
    • Tareas Pre Evento.
    • Tareas Durante el Evento.
    • Tareas Pos Evento.
    • Es solo un pequeño ejemplo:
  • 20. Tareas Pre Evento Redacta y envía a los medios. Mandar anuncio de prensa a loa medios. Incluye lista completa de todos los medios. Utilizar los medios de difusión. Por correo normal o e-mail. Enviar invitaciones por correo y/o….. Busca calidad de impresión y costos. Diseño e impresión de invitaciones. A cargo de la comisión pertinente. Antes del 1 de julio del 2009. Definir logo e imagen gráfica. COMUNICACIÓN Establecer tiempos. COMENTARIOS PLAZOS TAREAS
  • 21. Todas juntas podemos!!!
    • Con una actitud positiva!!!
    • Con mucho entusiasmo!!!
    • Con el deseo de lograr la excelencia!!!
    • Con un verdadero sentido de colaboración!!!
  • 22. No lo duden…
    • En
    • Equipo lo…
    • LOGRAREMOS
  • 23.
    • www.blogkis.oie.org