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Proceso administrativo

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  • 1. Procesos administrativos, curso gramas y flujo de información Profesor: Lic. José Alberto Montalvo Euan Alumna: B. Yamili Góngora Ruiz
  • 2. Procesos Administrativos El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo. Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo.
  • 3. Las funciones básicas del proceso administrativo son:
  • 4. Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos. Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas. Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. A partir de la dirección, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa. Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas. Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
  • 5. Cursograma Llamado también diagrama de flujo o flujograma consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. El cursograma, es una gráfica que representa una secuencia de rutinas simples; tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. El cursograma, es la representación un procedimiento administrativo. simbólica de
  • 6. Los Cursogramas permiten conocer: • Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de ella que participan en el procedimiento. • Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles. • Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen. • Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento. • ƒCómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.
  • 7. Características de los Cursogramas •Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos. •Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. •De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
  • 8. •Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos de procedimiento. •Dar las bases para escribir un informe claro y lógico. •Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.
  • 9. Tipos de Flujogramas Según su forma: •Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. •Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. •Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
  • 10. •Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.
  • 11. Símbolos a utilizar para graficar Cursogramas:
  • 12. Flujo de información Es importante para determinar los procedimientos y los parámetros de las actividades con los recursos que se emplean en un proceso. Tienen su representación a través de los Diagramas de Flujos de Datos (DFD), que deben estar compuestos por los siguientes elementos :
  • 13. • Entidad externa: representa un ente ajeno al sistema que proporciona o recibe información del mismo. Puede hacer referencia a departamentos, personas, máquinas, recursos u otros sistemas. • Proceso: representa las funciones que realiza el sistema para transformar o manipular datos. El proceso debe ser capaz de generar los flujos de datos de salida a partir de los de entrada. El proceso puede transformar un flujo de datos de entrada en varios de salida y siempre es necesario como intermediario entre una entidad externa y un almacén de datos. • Almacén de datos: representa la información en reposo utilizada por el sistema independientemente del sistema de gestión de datos (por ejemplo un fichero, base de datos, archivador, etc.). Contiene la información necesaria para la ejecución del proceso. • Flujo de datos: representa el movimiento de los datos, y establece la comunicación entre los procesos y los almacenes de datos o las entidades externas.
  • 14. Flujograma:

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