Smart bruk av Outlook for å nå dine personlige mål - smaksprøve
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Smart bruk av Outlook for å nå dine personlige mål - smaksprøve

on

  • 2,311 views

Jobb effektivt og prioriter arbeid som gir resultater.

Jobb effektivt og prioriter arbeid som gir resultater.
Frigjør 1-3 uker i året.
Omprioriter ½ - 1 dag pr uke for bedre måloppnåelse med mindre stress

Statistics

Views

Total Views
2,311
Views on SlideShare
1,377
Embed Views
934

Actions

Likes
0
Downloads
6
Comments
0

2 Embeds 934

http://www.smartendring.no 894
https://smartendring-public.sharepoint.com 40

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment
  • Veldig mange bruker innboksen i Outlook som huskeliste. Det som typisk skjer er at man begynner å lese en E-post, så finner man ut at man ikke kan gjøre noe med denne akkurat nå. Den blir nå liggende og vi går til neste E-post i håp om at det er noe vi kan besvare nå. Det blir fort mange halvleste E-poster. Hver av dem må vi gjøre noe med, men vi tar ikke stilling til når. <br /> Resultatet er at vi får en lengre og lengre liste med ubehandlede oppgaver som vi ser igjennom igjen og igjen mange ganger inntil vi endelig får gjort noe med dem. <br /> Dette er uhyre stressende fordi vi ikke kan unngå å lese overskriftene mange ganger og de minner oss hele tiden om alt vi ikke har gjort. <br /> Heldigvis finnes det mer effektive løsninger som ikke er vanskelige å benytte.
  • Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre det lettere å komme tilbake fra ferie?
  • Beste praksis for E-postbehandling er å ikke gå videre til neste E-post i Innboksen før du har bestemt deg for når du vil behandle den du leser nå. <br /> Det er bare fire ting du kan gjøre med en E-post. Dette omtaler vi som de fire D’er. <br /> <br /> Do now – du får en epost som sier « Jeg tenkte vi skulle gjøre slik og slik. Er det OK for deg?» Du tenker « Ja, det er det vel», trykker på svar, OK og send. Da er den ferdig behandlet. Hva gjør du da med eposten som fremdeles ligger i Innboksen? Du kan trygt slette E-posten fra Innboksen fordi du jo har den i sendte elementer sammen med det du har svart. <br /> Delegate – du får en epost og begynner å lese den. Men, denne skal ikke jeg gjøre. Den delegerer jeg til noen andre. Hvordan delegerer du? Videresend! Om du nå sender den til en du stoler på, hva kan du nå gjøre med eposten som fremdeles ligger i Innboksen? Slette den  <br /> Delete – Ikke relevant epost du ikke trenger å ta vare på – vi får vel alle en del slike. <br /> Do later – Det er den som vi når vi begynner å lese den finner ut at vi må gjøre noe med, men ikke akkurat nå. Men når? Basert på hvor viktig den er og hvor mye det haster bestem når skal jeg behandle den. Bruk flaggene i Outlook til å markere når. Da vil den dukke opp i oppgavelisten på den dagen du bestemmer. <br /> <br /> Om jeg ikke skal gjøre oppgaven i eposten før om en uke, eller kanskje om en måned vil ikke jeg ha den liggende i Innboksen. Da vil jeg jo lese overskriften mange ganger før jeg skal gjøre noe med den. Flytt den ut av Innboksen. <br /> Du trenger ikke lenger ha den i Innboksen og lete gjennom en lang liste av uferdige oppgaver om og om igjen for å finne den. Den er pent plassert i oppgavelisten i kalenderbildet. <br /> Ved å jobbe på denne måten vil du kun ta i en epost i Innboksen en gang. Når den er behandlet ligger den ikke lenger der. Det vil si at du kommer til å tømme innboksen og det er en utrolig god følelse. Det er følelsen av kontroll!
  • Når du får spørsmål om å gjøre noe og vil sjekke hvordan din tid neste uke ser ut, hva gjør du da? Det mange gjør er å se på kalenderen i Outlook. Hjernen vår er ganske visuell og det bildet du ser i kalenderen vil gi hjernen din umiddelbart et signal om hvordan den uken blir for deg. Dersom det er mange avtaler og møter vil du få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre. De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen. <br /> (Er det noen her som bruker Outlook?) Outlook er et veldig bra verktøy for planlegging der du kan legge inn oppgaver i samme bilde som møtene dine. På den måten kan du få en totaloversikt over hvor mye du har å gjøre. Du kan legge inn egne oppgaver ved å skrive dem direkte inn på oppgavelisten pr dag. Du kan også legge inn oppgaver fra andre. <br /> Hvordan får du typisk forespørsler om oppgaver fra andre? På Epost.
  • Ved å ha og en oversikt over alle dine avtaler, oppgaver, frister og leveranser som du holder oppdatert daglig vil du kunne lage en realistisk ukeplan for deg selv. Det gir deg også et godt utgangspunkt for prioritering så du er sikker på at du arbeider med de riktige oppgavene som gjør at du når dine mål.
  • Nå kan du balansere arbeidsbelastningen din for neste uke med å dra oppgavene fra dag til dag der du tar hensyn til at noen dager er det mange møter og urealistisk å arbeide med å tømme oppgavelisten din, mens du her mer tid tilgjengelig for eget arbeid andre dager. Med dette oppsettet vil du også oppdage at oppgaver du ikke får gjort på den planlagte dagen automatisk vil bli overført til neste dag. Det blir de helt til du markerer oppgaven som utført, eller sletter den.

Smart bruk av Outlook for å nå dine personlige mål - smaksprøve Smart bruk av Outlook for å nå dine personlige mål - smaksprøve Presentation Transcript

  • SmartEndring-ChangeSmart ™ Ta kontroll over innboksen! Reduser stress og bruk tiden på arbeid som gir resultater!
  • SmartEndring-ChangeSmart ™ Bruker du Outlook Innboks som huskeliste? Du åpner Innboksen din og ser at du har fått en god del ny e-post. Du åpner den første og leser noen linjer. "Å, den må jeg gjøre noe med i dag, men ikke akkurat nå. Jeg skal i et møte om ikke lenge så det rekker jeg ikke". Så åpner du den neste. "Den må jeg gjøre noe med i morgen" tenker du. Og så den tredje e- posten. "Hmmm … den vet jeg ikke hva jeg skal gjøre med. Jeg lar den ligge litt". Du skummer fort gjennom 10 e-poster på denne måten, bare for å ha oversikten. Problemet er bare at når du kommer tilbake fra møtet må du starte på nytt igjen fordi du jo ikke har gjort noe med de e-postene du har halvlest. Nå er det i tillegg kommet en del nye på toppen og snart skal du i et nytt møte …
  • SmartEndring-ChangeSmart ™ Ville det ikke være fint å ha en assistent som kunne sortere og prioritere e-posten din? TenkompostmannenkunnesorterepostenfordegførdenkominnidinInnboks! LeggenyhetsbrevoglignendeienmappepåbunnenavInnboksen,deretterinterninformasjonienmappeoppådenneog sådeviktigeE-postenepåtoppen? Davilduværemyesikrerepåatdustartermeddetviktigste,ogdukanfintutsetterestentilsenere Fra dette……. til dette View slide
  • SmartEndring-ChangeSmart ™ Regler kan sortere posten din automatisk i mapper • Fra en avsender • Sendt til en gruppe • E-post der du er på cc-linjen View slide
  • SmartEndring-ChangeSmart ™ 1. Beste praksis for E-postbehandling er å ikke gå videre til neste E-post i Innboksen før du har bestemt deg for når du vil behandle den du leser nå 2. Prioriter i forhold til viktighet og tidsfrister 3. Om jeg ikke skal gjøre oppgaven i eposten før om en uke, eller kanskje om en måned vil ikke jeg ha den liggende i Innboksen. Da vil jeg jo lese overskriften mange ganger før jeg skal gjøre noe med den. Flytt den ut av Innboksen. Du finner den igjen i oppgavelisten. Outlook vil nå gi deg en mer ryddig Innboks å starte med. Nå må du behandle resten  Bruk 4 D‘er som guide: • Do now Gjør nå • Delegate Deleger • Delete Slett • Do later Flagg for oppfølging lager oppgaver av epost
  • SmartEndring-ChangeSmart ™ Skaff deg oversikt over din totale arbeidsbelastning Total daglig arbeids-belastning = Møter + Oppgaver Når du får spørsmål om å gjøre noe og vil sjekke hvordan din tid neste uke ser ut, hva gjør du da? Det mange gjør er å se på kalenderen i Outlook. Bildet du ser i kalenderen vil gi hjernen din umiddelbart et signal om hvordan den uken blir for deg. Dersom det er mange avtaler og møter vil du få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre. De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen.
  • SmartEndring-ChangeSmart ™ Planlegg med egne aktiviteter for å nå dine mål! Overfør egne aktiviteter og løse oppgaver til Outlook Klikk og skriv inn oppgaven Eks. Følge opp fremdrift i prosjektet Husk å … Ved å ha og en oversikt over alle dine avtaler, oppgaver, frister og leveranser som du holder oppdatert daglig vil du kunne lage en realistisk ukeplan for deg selv. Det gir deg også et godt utgangspunkt for prioritering så du er sikker på at du arbeider med de riktige oppgavene som gjør at du når dine mål.
  • SmartEndring-ChangeSmart ™ Lag en balansert ukeplan Fordel oppgavene på ukedager du har lite møter Ingen tid til oppgaver Møter + Oppgaver = Total daglig arbeidsbelastning
  • SmartEndring-ChangeSmart ™ Gjør en smart endring på jobben La teknologi og struktur arbeide for deg Frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater. I den nye, fleksible arbeidsdagen blir det stadig viktigere å kunne arbeide og samarbeide uavhengig av hvor man befinner seg. Da blir det helt nødvendig å kunne bruke teknologi for å støtte planlegging, prioritering og samarbeid over nettet. Potensielt kan en leder spare, eller omprioritere, opp til en dag pr. uke ved å benytte teknologi de allerede har tilgjengelig. Dessverre blir ledere sjelden tilbudt relevant og tilpasset opplæring. De har heller ikke tid til å sette seg inn i mulighetene på egenhånd. Gjennom SmartEndring bygger jeg på mange års erfaring som leder i Microsoft og lærer ledere å ta noen smarte grep for å beherske den nye arbeidshverdagen på en time eller to. For mer informasjon og for å avtale uforpliktende møte om eventuell gjennomføring av Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag, ta kontakt på E-post bjorn.hopland@smartendring.no, eller telefon 90173524 Les mer, og se også andre SmartEndring leveranser på http://www.smartendring.no