Smart arbeid og samarbeid i den nye arbeidshverdagen smaksprøve

516 views
406 views

Published on

I den superfleksible og hektiske nye arbeidshverdagen strømmer forespørsler og informasjon mot oss i alle kanaler. Da er det lett å bli presset tilbake i stolen og jobbe med innkommende forespørsler istedenfor å drive mot egne og virksomhetens mål.
Samtidig blir det mer og mer å gi medarbeidere selvstendig ansvar for å drive mot egne mål, med fleksibilitet til å arbeide hvor man vil og når man vil så lenge man når sine mål.
En annen utfordring er at de fleste blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå egne mål. I følge Corporate Executive Board – CEB sier 67% av de spurte i en global undersøkelse at de er mer avhengige av å samarbeide med andre enn de var for 5 år siden.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
516
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
195
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • For å kunne prioritere arbeid som gir de ønskede resultater må man først ha kontroll på egen hverdag. Man må både kunne håndtere innkommende forespørsler og fremdeles ha tid og energi til å drive mot egne mål. Dette krever god prioritering.
    Videre bør man ha en overordnet strategi og plan for hva man skal drive, hvordan man skal samarbeide med andre og ikke minst gjennomføre planene. For de fleste er dette det vanskeligste. Mange har gode strategier og planer, men mangler gjennomføringskraft til å gjennomføre dem. Dette kan man gjøre noe med.
  • For å kunne prioritere arbeid som gir de ønskede resultater må man først ha kontroll på egen hverdag. Man må både kunne håndtere innkommende forespørsler og fremdeles ha tid og energi til å drive mot egne mål. Dette krever god prioritering.
    Videre bør man ha en overordnet strategi og plan for hva man skal drive, hvordan man skal samarbeide med andre og ikke minst gjennomføre planene. For de fleste er dette det vanskeligste. Mange har gode strategier og planer, men mangler gjennomføringskraft til å gjennomføre dem. Dette kan man gjøre noe med.
  • Strategisk arbeid: Systematisk arbeid med planlegging, eller gjennomføring av planer som fører til forbedringer. En strategi er en plan av handlinger med hensikt å nå et spesifikt mål. Strategi handler mer om hva som skal gjøres enn om hvordan noe skal gjøres.
    Operasjonelt arbeid: Rutinearbeid, arbeid med å gjennomføre en plan
    Egne målrettede og viktige oppgaver: Arbeid du gjør for å nå dine mål
    Uplanlagte oppgaver og forespørsler fra andre: Arbeid du gjør for at andre skal nå sine mål, eller arbeid som har lav prioritet.

  • For at vi skal kunne samarbeide godt og gjøre riktige prioriteringer er det viktig at våre mål henger sammen med kollegers og virksomhetens mål slik av vi har en felles interesse i å bidra til teamarbeid.
    Topp til bunn fra overordnede og strategiske mål til daglige prioritering av oppgaver.
    Over streken er alt planlagt, under streken en blanding av planlagte og uplanlagte oppgaver. Det ofte her prioriteringene blir satt på prøve.
    Man kan ikke planlegge alt, men uten en viss planlegging blir alt uplanlagt. Det øker sannsynligheten for at andre fyller din tid ettersom du ikke har fylt den selv med planlagte aktiviteter.
    Målene blir referansepunkter for:
    Planer
    Beslutninger
    Motivasjon
    Følge opp fremdrift
    Korrigere kurs---
    Fokusområder – Virksomhetsmål -Avdeling/Funksjon – Personlig
    Handlingsplan - Overordnet plan for hvert fokusområde
    Aktivitetsplan – Detaljert plan for utvalgte deler av handlingsplanen
    Aktiviteter – Et sett med oppgaver som fører til gjennomføring av aktiviteter


  • De fleste av oss er såpass samvittighetsfulle at vi behandler forespørsler fra andre før vi går løs på egne oppgaver. Det kan lett føre til av vi arbeider for mye med uplanlagte oppgaver og at det ikke blir tid igjen til å arbeide mot egne, strategiske mål. Hvis du kan ta kontroll over, og prioritere kan du få en bedre arbeidshverdag og kapasitet til å både arbeide mot strategiske mål og bidra til andre
  • Ved å ha en oversikt over alle dine avtaler, oppgaver, frister og leveranser som du holder oppdatert daglig vil du kunne lage en realistisk ukeplan for deg selv. Det gir deg også et godt utgangspunkt for prioritering så du er sikker på at du arbeider med de riktige oppgavene som gjør at du når dine mål.
  • Mange sier at Excel er universalverktøyet i Office, men jeg holder en knapp på OneNote.
    OneNote kan brukes til både ustrukturert og strukturert informasjon. Det er et godt både som personlig verktøy og som samarbeidsverktøy.
    Når en OneNote notatblokk ligger på et fellesområde på SharePoint eller på Web kan alle som har tilgang bruke den samtidig.
    OneNote er tilgjengelig på både PC, Webapp, nettbrett og smarttelefoner. Det vil si at du har informasjonen med deg overalt.
    Dere vil også se at aktiviteter du legger inn i OneNote også kan overføres til Outlook oppgaver og følges opp på samme måte som vi har sett på tidligere
  • Her er et eksempel på en aktivitetsplan i OneNote. Legg merke til at i «Notater og grunnlagsmateriale kan man legge inn lenker, bilder og dokumenter som er hendige å ha i forbindelse meg gjennomføring av aktivitetene.
  • Nå kan de som samarbeider om denne aktiviteten selv gå inn i planen og flagge oppgaver for oppfølging. De vil nå bli synlige i Outlooks oppgaveliste på det tidspunktet man ønsker.
  • Mange klager på at man ikke får gjennomført det arbeidet man har planlagt fordi man blir avbrutt av andre hele tiden. Men i virkeligheten kan det hende at du selv er årsaken til de fleste avbrytelsene.
    Det som også ofte skjer er at man legger planer uten å tenke på hva man må endre av arbeidsvaner og at det ikke alltid er så enkelt. Det er lett å beslutte noe, men ikke alltid lett å gjennomføre i praksis.
  • Smart arbeid og samarbeid i den nye arbeidshverdagen smaksprøve

    1. 1. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Hvordan du kommer fra mål til handling for å oppnå gode resultater
    2. 2. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Smart arbeid og samarbeid i den nye arbeidshverdagen 1. Prioriter arbeid som fører til resultater 2. Etabler klar sikt fra mål til handling 3. Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver 4. Lag en plan for å nå resultatmål 5. Balanser forespørsler fra andre og egne oppgaver! 6. Arbeid med og samarbeid om aktiviteter 7. Sikre gjennomføring av planer
    3. 3. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Prioriter arbeid som fører til resultater Plott hvordan du 1. erfarer balansen langs hver av aksene i dag 2. hvordan du ønsker den skulle være. Sett et merke på hver av de 6 aksene mellom 0 til 5 og trekk en linje mellom merkene. 0 1 2 3 4 5 Strategisk arbeid Arbeid for å nå mine mål Bruker tiden som planlagt Taktisk/daglig operasjonelt arbeid Bidra til at andre når sine mål Tid brukt på uplanlagt arbeid I dag Ønsket
    4. 4. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Etabler klar sikt fra mål til handling • Eks. KundetilfredshetFokus- områder • Eks. for handlingsplaner • Gruppe: Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet • Personlig: Innføre kundetilfredshetsmåling Handlingsplan og Aktivitetsplaner • Eks. velge metode for måling av kundetilfredshet Aktiviteter • Eks. Innhente informasjon om leverandører av målinger Oppgaver Planlegging Handling
    5. 5. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Balanser forespørsler fra andre og egne oppgaver! Arbeid med mine viktige oppgaver Arbeid med forespørsler fra andre
    6. 6. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Smart aktivitetsplanlegging med OneNote! 1. Gjennomgå handlingsplaner ukentlig 2. Velg aktiviteter du må starte, eller følge opp neste uke 3. Lag ukeplan med Outlook oppgaver Klikk og skriv inn oppgaven Eks. Sende ut spørreskjema til kunder Fokusområde Handlingsplan Ønsket resultat Eks. Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet 1. Innføre kundetilfredshetsmåling 2. Analysere første resultater 3. Sette i verk forbedringstiltak 4. Måle på nytt 1. Undersøkelse gjennomført før 1. mars 2. Forbedringsplan iverksatt før 1. mai 3. Ny måling i august som vise minst 20% forbedring av tilfredshet
    7. 7. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Introduksjon til Microsoft OneNote
    8. 8. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Aktivitetsplan - eksempel Forbedre kundetilfredshet Aktivitet Når/Hvem Notater og grunnlagsmateriale 1. Innføre kunde- tilfredshetsmåling Utrede og velge metode Medio Januar Linker: • Kundetilfredshet og omdømmestyring - TNS Gallup • Spørreundersøkelse på nett | Online Undersøkelse ... • GAP Vision – webbasert verktøy for å måle kundetilfredshet Bruke 4, punkt eller 5 punkt skala? Utforme spørsmål til undersøkelsen Innen utg. av januar Sjekk om det finnes noe andre har gjort som kan gjenbrukes Sende ut undersøkelse Medio februar Sende på E-post 2. Analysere første resultater Analysere resultater Mars Bruke spider-diagram for å analysere resultater og sette mål 3. Sette i verk forbedringstiltak … April
    9. 9. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Overfør oppgaver fra aktivitetsplan til Outlook Forbedre kundetilfredshet Aktivitet Når/Hvem Notater og grunnlagsmateriale 1. Innføre kunde- tilfredshetsmåling Utrede og velge metode Medio Januar Linker: • Kundetilfredshet og omdømmestyring - TNS Gallup • Spørreundersøkelse på nett | Online Undersøkelse ... • GAP Vision – webbasert verktøy for å måle kundetilfredshet Bruke 4, punkt eller 5 punkt skala? Utforme spørsmål til undersøkelsen Innen utg. av januar Sjekk om det finnes noe andre har gjort som kan gjenbrukes Sende ut undersøkelse Medio februar Sende på E-post 2. Analysere første resultater Analysere resultater Mars Bruke spider-diagram for å analysere resultater og sette mål 3. Sette i verk forbedringstiltak … April
    10. 10. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Sikre gjennomføring av planer Unngå å avbryte deg selv Unngå avbrytelser fra andre Din handling i avgjørende øyeblikk
    11. 11. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Gjør en smart endring på jobben La teknologi og struktur arbeide for deg Frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater. I den nye, fleksible arbeidsdagen blir det stadig viktigere å kunne arbeide og samarbeide uavhengig av hvor man befinner seg. Da blir det helt nødvendig å kunne bruke teknologi for å støtte planlegging, prioritering og samarbeid over nettet. Potensielt kan en leder spare, eller omprioritere, opp til en dag pr. uke ved å benytte teknologi de allerede har tilgjengelig. Dessverre blir ledere sjelden tilbudt relevant og tilpasset opplæring. De har heller ikke tid til å sette seg inn i mulighetene på egenhånd. Gjennom SmartEndring bygger jeg på mange års erfaring som leder i Microsoft og lærer ledere å ta noen smarte grep for å beherske den nye arbeidshverdagen på en time eller to. For mer informasjon og for å avtale uforpliktende møte om eventuell gjennomføring av Smart samarbeid i den nye arbeidshverdagen, ta kontakt på E-post bjorn.hopland@smartendring.no, eller telefon 90173524 Les mer, og se også andre SmartEndring leveranser på http://www.smartendring.no

    ×