Proceedings zum BITKOM ECM-Trend-Campus 2012
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Im November 2012 veranstaltete der Kompetenzbereich ECM im BITKOM seinen ersten ECM-Trend-Campus. Der Campus bringt einmal pro Jahr die ECM-Branche zusammen um den Austausch zu Trends und Top-Themen ...

Im November 2012 veranstaltete der Kompetenzbereich ECM im BITKOM seinen ersten ECM-Trend-Campus. Der Campus bringt einmal pro Jahr die ECM-Branche zusammen um den Austausch zu Trends und Top-Themen aus dem Enterprise
Content Management zu pflegen.

Die Proceedings geben eine Zusammenfassung der Diskussionen zu den Themen:
- Chancen und Risiken neuer Marktplayer wie Dropbox und Google
- Cloud – Private, Public & SaaS zwischen Hype und Realität im ECM-Markt
-„„ Büro 2020
„„- Sharepoint – Vollwertiges ECM-System oder nur schöne Oberfläche
- ECM-Mobil

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Proceedings zum BITKOM ECM-Trend-Campus 2012 Proceedings zum BITKOM ECM-Trend-Campus 2012 Document Transcript

  • ECM-Trend-Campus 2012Proceedings
  • „„ ImpressumHerausgeber: BITKOMBundesverband Informationswirtschaft,Telekommunikation und neue Medien e.V.Albrechtstraße 10 A10117 Berlin-MitteTel.:030.27576-0Fax:030.27576-400bitkom@bitkom.orgwww.bitkom.orgAnsprechpartner: Willi Engel (BITKOM)Tel.:030.27576-201w.engel@bitkom.orgCopyright: BITKOM 2012Grafik/Layout: Design Bureau kokliko / Astrid Scheibe (BITKOM)Titelbild: Daniela Stanek / Astrid ScheibeDiese Publikation stellt eine allgemeine unverbindliche Information dar.Die Inhalte spiegeln die Auffassung im BITKOMzum Zeitpunkt derVeröffentlichung wider.Obwohl die Informationen mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden,bestehtkein Anspruch auf sachliche Richtigkeit,Vollständigkeit und/oder Aktualität,insbesondere kann diese Publikation nicht denbesonderen Umständen des Einzelfalles Rechnung tragen.EineVerwendung liegt daher in der eigenenVerantwortung desLesers.Jegliche Haftung wird ausgeschlossen.Alle Rechte,auch der auszugsweisenVervielfältigung,liegen beim BITKOM.
  • ECM-Trend-Campus 2012ECM-Trend-Campus 2012Proceedings
  • 2InhaltsverzeichnisVorwort 3Das Büro 2020 4Chancen und Risiken neuer Marktplayer wie Dropbox, Google und Co. 7Cloud – Private, Public & SaaS zwischen Hype und Realität im ECM-Markt 9Sharepoint – Vollwertiges ECM-System oder nur schöne Oberfläche 11ECM-Mobil 15Spezialisierung in Form von Branchenlösungen 18Agenda ECM-Trend-Campus 2012 19
  • 3ECM-Trend-Campus 2012 VorwortLiebe Kollegen,liebe Leser,sehr geehrte Damen und Herren,im November 2012 veranstalteten wir – das ist derKompetenzbereich ECM im BITKOM - unseren erstenECM-Trend-Campus. Der Campus bringt einmal pro Jahrdie ECM-Branche zusammen und ist die Plattform fürden Austausch zu Trends und Top-Themen aus dem Enter-prise Content Management. Ganz klar im Fokus steht dieKommunikation zwischen den Teilnehmern,was uns auchbeim ersten Aufschlag gut gelungen ist.In interaktiven Formaten wie Global Café und Open Spacediskutierten Geschäftsführer,Vorstände, Produktmanager,Marketingexperten und andere führenden Köpfe derECM-Branche zu den sechs Top-Themen des Marktes:„„ Chancen und Risiken neuer Marktplayer wieDropbox und Google„„ Cloud – Private,Public & SaaS zwischen Hype undRealität im ECM-Markt„„ Büro 2020„„ Sharepoint – Vollwertiges ECM-System oder nurschöne Oberfläche„„ Spezialisierung in Form von Branchenlösungen„„ ECM-MobilBei dem eintägigen sehr intensiven Austauschen ergabensich spannende Herausforderungen,neue Denkansätzeund ungewohnte Sichtweisen. Diesen haben wir für Sie inden vorliegen Proceedings zusammengefasst.Ich wünsche Ihnen viel Vergnügen und zahlreiche Ideenbeim Lesen.Bei den Themenpaten aus dem Vorstand und Lenkungs-ausschuss des BITKOM Kompetenzbereiches ECM möchteich mich ganz herzlich bedanken. Erst durch ihren persön-lichen Einsatz wurde der ECM-Trend-Campus ein Erfolg.Ihr Andreas NowottkaVorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM imBITKOM und Vorstandsvorsitzender der Easy Software AG
  • 4 Das Büro 2020Trends von heute werden einen gravierenden Einflussauf die zukünftige Arbeitswelt von Sachbearbeitern undWissensarbeitern haben. Beispiele dafür sind„„ universelle Mobilität (Mitarbeit überall und jederzeit)„„ Gerätevielfalt (Bring your own device)„„ flexible Arbeitszeiten„„ virtuelle Office- und Shared-Office-Konzepte„„ Cloud Computing (Dokumente aus der Steckdose)Auf dem ECM-Trend-Forum unter dem Stichwort»Büro 2020« wurden die Entwicklungsmöglichkeiten derBüroarbeit vor dem Hintergrund aktueller Technologie-basierter Trends und die Einflussmöglichkeiten der ECM-Branche diskutiert.„„ Was die Trends initiiert und beeinflusstFlexibilisierung der Arbeitszeit:Mitarbeiter wollen zunehmend selbst bestimmen,wann und wo sie arbeiten. Der eine möchte fünf Tagepro Woche im Home Office arbeiten,der andere jedochnur mit Kollegen im Firmenbüro. Um unterschiedlichePräferenzen abdecken zu können,müssen daher flexiblereRegelungen geschaffen werden. Auch die Zusammenar-beit mit internationalen Kunden in anderen Zeitzonenerfordert eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten.Teamarbeit:Web-Anwendungen wie Diskussionsforen, Blogs/Wikis,aber bereits auch einfache E-Mail-Kommunikationgewöhnen Menschen daran,asynchron zu kommunizie-ren. Es ist nicht immer erforderlich,eine Kommunikationzu komplexen Sachverhalten im direkten synchronen Dia-log zu führen. Zunehmend erfolgt der Dialog auf anderenPlattformen,die die Diskussionsteilnehmer von der physi-schen und geografischen Anwesenheit entkoppeln.Immer mehr Menschen arbeiten am gleichen Themaund innerhalb der Teams bilden sich neue Spezialisten.Dadurch entstehen virtuelle Teams und die Auswertungunstrukturierter Informationen spielt eine immer größereRolle. Mitarbeiter,die Teams unterstützen,arbeiten häufigparallel in mehreren Projekten, temporär,situativ.Arbeitsplatz:Arbeit findet immer häufiger nicht mehr am »persön­lichen« Büroarbeitsplatz statt,sondern„„ beim Kunden/Lieferanten„„ an unterschiedlichen Standorten des Unternehmens„„ in Besprechungs-/Projekträumen„„ im Home OfficeSowohl bei externen als auch internen Mitarbeitern sindfachliche Kriterien für ihre Zuordnung wichtiger als ihrephysische Präsenz.Auch die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben ver-schwinden zunehmend. Das bedeutet allerdings nicht nureine Chance für Selbst-Organisierte,sondern birgt ebensoGefahren.Infrastruktur:Die Voraussetzungen für das Büro 2020 werden immerbesser und kostengünstiger durch„„ schnelle Leitungen„„ sinkende Kosten zur Digitalisierung der alten,analo-gen Informationen„„ plattformunabhängige Anwendungen
  • 5ECM-Trend-Campus 2012Bürokonzepte:Die Arbeitsumgebung wird den sich wandelnden Anfor-derungen mehr und mehr angepasst, vor allem durchneue Büromöbelkonzepte, die eine flexible Raumgestal-tung erlauben.„„ Anforderungen und EinschränkungenKnowledge Worker der Zukunft erfordern eine rollenspe-zifische Bereitstellung von Informationen. Voraussetzun-gen dafür sind beispielsweise ein virtueller Suchassistent,um in der Informationsflut relevante Informationen/Dokumente schnell zu finden,eine intelligente Informati-onsbereitstellung (I-Logistik) und ein höherer Automati-sierungsgrad Dokumenten-basierter Prozesse. Natürlichmüssen auch die Mitarbeiter auf den Umgang mit denneuen Werkzeugen für das Information Sharing geschultwerden. Die wichtigsten Tools sind„„ E-Akten„„ virtuelle Projektteams„„ Chatrooms„„ Enterprise SearchDoch vor allem Dingen muss eine Kultur und Technikgeschaffen werden, die es ermöglicht und auch dazumotiviert,Wissen (einfach) zu teilen,da die Besitzstand-wahrung weit verbreitet ist. Incentives können als Anreizzum Teilen von Know-how dienen. Dabei darf jedoch nichtübersehen werden:»Das Rezept kann weitergegebenwerden,aber das Talent zum Kochen ist nicht durch eineECM-Lösung käuflich.«Flexible Raum- und Möbelkonzepte decken bereits heutezunehmend die unterschiedlichen Arbeitssituationenab,etwa »Team«,»Nicht stören« usw. Doch auch nega-tive Erscheinungen sind nicht gänzlich ausgeschlossen.Kooperationen über weite Distanzen hinweg sind keinProblem,doch bringt das asynchrone Arbeiten beispiels-weise ein verzögertes Feedback mit sich.„„ Hürden und HerausforderungenEin wichtiger Aspekt ist die Sicherheit.Hier liegt diegrößte Gefahr darin,dass das »Büro 2020 im Rucksack«,obNotebook,iPad oder Smartphone,relativ leicht gestohlenwerden kann.Ein weiteres Manko ist,dass in vielen Berei-chen,Branchen und Unternehmen die Infrastruktur nochnicht flächendeckend bereitsteht.Die Informationsflutempfinden die meisten KnowledgeWorker heutzutage alserdrückend und es ist wichtiger denn je,Maßnahmen fest-zulegen,wie die relevanten Informationen zu filtern sind.Doch die wichtigste Rolle spielen menschliche Aspekte.Nicht jeder kann sich im Home Office selbst organisieren.Das Büro ist für viele Arbeitnehmer ein Ort der Kommu-nikation mit anderen »echten« Menschen und trägt zurLoyalität im Team bei. Last but not least darf nicht über-sehen werden,dass verschiedene Charaktere in einemTeam/an einem Projekt arbeiten – manche Mitarbeiterbevorzugen immer noch das Papier!Die großen Herausforderungen sind die„„ Zusammenführung der alten und neuenAnwender-Generationen„„ Sicherung der Informationen in heterogenen,wenigerkontrollierbaren Systemen und Endgeräten„„ Integration der Endgerätevielfalt„„ Wie weit sind wir vom Büro 2020entfernt?Technik und Infrastruktur sind im Wesentlichen bereitsheute vorhanden.Was fehlt,„„ sind eine echte Enterprise-Search über verschiedeneRepositories mit semantischer Suche für das »einfa-che Sharing«,„„ das Budget,weil der damit verbundene Aufwandhoch ist,„„ sowie das Wissen,was man darf (z. B. Papier wegwer-fen) und dass ein Arbeiten ohne Papier grundsätzlichmöglich ist.
  • 6„„ ThesenDer Tenor war bei allen Teilnehmern derselbe:DMS,Akte bzw. Archiv sind nur ein Baustein im Büro 2020.Die wesentlichen neuen Funktionen kommen aus demBereich Social Networks und Collaboration.Es gab jedoch keine Übereinstimmung im Team auf dieFrage,ob es in 2020 keine E-Mails mehr geben wird.Es herrschte überwiegend die Meinung,dass Social-Network-Anwendungen teilweise E-Mails substituieren;E-Mails können die Briefpost ersetzen, eignen sich aberweniger für Diskussionen ( die werden in Social Net-works geführt).Eine weitere Erkenntnis war,dass »Dokumente« als»abgeschlossene Informationsobjekte« im Vergleich zuInformations-Anwendungen an Bedeutung verlieren( Lebende Dokumente, keine finalen Versionen).Volltext- und relationale Datenbanken sind für Know-ledge-Worker-Dokumente zu statisch. SemantischeSuchen und intelligente semantische Verknüpfungenwerden zunehmend wichtiger.„„ FazitAuf dem Weg zum Büro 2020 wird der Anteil angestellterMitarbeiter abnehmen. Die Anzahl externer Spezialistenwird ebenso ansteigen wie die Zahl der Interims-Manager.Des Weiteren werden Mitarbeiter und Kollegen,ob internoder extern,zukünftig ihre fachliche Eignung via Share,Like,Endorse usw. definieren. Auch die Dauer der Firmen-zugehörigkeit sinkt; eine Lösung, um das »Firmeneigen-tum Know-how« zu bewahren, ist also ebenso zwingenderforderlich wie eine verkürzte Einarbeitungszeit invorhandenes Wissen.Das Büro 2020 ist in 2013 machbar. ECM wird das Träger-system für Knowledge Worker – dabei hat die ECM-Bran-che die gestalterische Funktion für den Arbeitsplatz derZukunft.Themenpaten:Bernhard Zöller,Geschäftsführer,Zöller & Partner GmbHThomas Malessa,Head of Public Relations,d.velop AGAutoren:Bernhard Zöller,Geschäftsführer,Zöller & Partner GmbHBirgit Schuckmann,Manager Public Relations,DocuWare Group
  • 7ECM-Trend-Campus 2012 Chancen und Risiken neuer Marktplayerwie Dropbox, Google und Co.Der Markt für ECM ist enorm in Bewegung,denn sowohltechnologischeWeiterentwicklungen im Bereich CloudComputing,Mobiles ECM oder Social Media,als auchgesteigerte Anforderungen seitens der Kunden setzen dieBranche unter Druck.Kunden fordern verstärkt einfacheLösungen zur Unterstützung der Kernprozesse und dasSegment der klein- und mittelständischen Unternehmenist darüber hinaus nicht mehr bereit jeden Preis dafür zubezahlen.Wie reagiert man auf die Veränderungen imMarkt,die gestiegenen Anforderungen und die Konkur-renz von Anbietern wie Google,Dropbox und Co.?In einer spannenden Diskussionsrunde anlässlich des BIT-KOM ECM-Trend-Campus 2012 in Berlin diskutierten Exper-ten der Branche die Auswirkungen auf die Anbieter- undAnwenderlandschaft durch den Eintritt neuer Marktplayerin das Segment des ECM.Auf der einen Seite sind die etablierten Anbieter von ECM,sie stehen für deutscheTugenden wie revisionssichereArchivierung,Sicherheit und ausgereifte Lösungen,undauf der anderen Seite einfache,pragmatische Lösungenund häufig keine bzw.niedrige Anschaffungskostenwelche für die Lösungen der neuen Marktplayer sprechen.
  • 8Wie soll der etablierte ECM Anbieter darauf reagieren:Konkurrenz oder Partner,wie wird man sich entscheiden.Oder gar die neue Marktbewegung ignorieren?Ignoranz ist das falsche Signal,da waren sich alle Betei-ligten der Diskussionsrunde einig.Die neuen Player alsKonkurrenz zu sehen,ist wohl im ersten Moment richtig,jedoch was kann man gegen so übermächtige Konkurren-ten wie Google,Amazon oder Dropbox tun? Es waren sichalle einig:wichtiger ist es nach Vorne zu schauen.Warumbeschäftigen sich Anwender mit neuen Marktplayern?Was können die,was wir nicht können?Gerade Anbieter wie Dropbox machen es vor:Einfachheit,Integrierbarkeit in bestehende Applikationsumgebungen,mobile Verfügbarkeit und Benutzerkomfort sind die wich-tigsten Aspekte,welche private Anwender zur Benutzungder Dropbox-Dienste animieren.Und nach dem Motto:»Bring your own Application« verwenden dann auch vieleMitarbeiter diese Dienste im Unternehmen.Dabei verges-sen Sie häufig den Datenschutz,Complianceregeln oderdie Einbindung der Daten in die zentralen Unternehmens-applikationen – eine Schatten-IT entsteht.Abschließend war sich die Diskussionsrunde einig: Ent-weder es gelingt mit neuen Playern zu kooperieren oderman versucht die bestehenden Tugenden und Stärkender eigenen Lösungen um die Vorteile der neuen Lösun-gen zu ergänzen.Themenpaten:Guido Schmitz,Vorstand ´,Pentadoc AGHans-Joachim Meinert,Geschäftsführer,Frankenraster GmbHAutoren:Guido Schmitz,Vorstand ´,Pentadoc AG
  • 9ECM-Trend-Campus 2012 Cloud – Private, Public & SaaSzwischen Hype und Realität im ECM-MarktAuf dem BITKOM ECM-Trend-Campus wurde Cloud imECM-Markt umfassend diskutiert. Die Meinungen derTeilnehmer waren dabei sehr vielfältig und so konntensich die Diskutanten zwar auf einige Kernausagen und–aufgaben verständigen,jedoch konnte man sich keineeinheitliche Meinung bilden, inwieweit ECM in der Cloudnoch Hype oder bereits Realität ist.Kernaussagen:„„ Traditionelle Softwarehersteller müssen sich aufSoftware as a Service in der Public Cloud fokussieren.„„ Dropbox,Google Drive,Box.net & Co. stellen mittel-fristig eine echte Gefahr dar.„„ Die Erschließung des Marktes,in dem 70% allerKMU noch keine ECM-Lösungen nutzen,wird durchSaaSECM einfacher. SaaS bietet eine echte Chance für ECM-Anbieter
  • 10„„ Aufgaben für ECM Anbieter:„„ Use Case orientierte APPs:Statt der gewohntenmonolitischen Universalanwendungen erwartet derMarkt künftig einfach zu bedienende, anwendungs-fallbezogene Apps für Smartphones,Tablets und PCs.„„ Vertrauensaufbau:Wesentliche Voraussetzung fürden Markterfolg. Ein möglicher Weg wäre die gemein-same Gründung einer deutschen ECM Cloud Founda-tion,die Basisservices (PaaS) betreibt.„„ Integration:Lösungen für die Integration zwischenECM-SaaS-Lösungen und anderen SaaS-Lösungeneinerseits und On-Premise-Lösungen andererseitsmüssen gefunden werden.„„ Vertriebsmodelle:Vertriebswege,Preismodelle undKundengrößenspezifisches Vorgehen muss definiertwerden.„„ Service:SaaS Kunden erwarten deutliche höhere undbessere Telefon- und Onlinehotline-Bereitschaft,alstraditionelle Kunden. Das erfordert Umdenken undAufbau von Ressourcen.Themenpaten:Jürgen Biffar,Geschäftsführer,DocuWare GmbHAndreas Nowottka,Vorstandsvorsitzender,Easy Software AGAutor:Jürgen Biffar,Geschäftsführer,DocuWare GmbH
  • 11ECM-Trend-Campus 2012 Sharepoint – Vollwertiges ECM-Systemoder nur schöne OberflächeMicrosoft bietet mit der Plattform SharePoint eineumfassende ECM-Suite an. Die vielfältigen Einsatzmög-lichkeiten unterstützen die Zusammenarbeit der Mit-arbeiter in unterschiedlichen Unternehmensprozessen.Für die IT stellt sich zunehmend die Frage,ob MicrosoftSharePoint eine Alternative zu ECM-Anwendungen oderob ein Zusammenspiel der Microsoft-Lösung mit ECM-Anwendungen sinnvoll ist.Die Gesprächsrunde auf dem BITKOM ECM Trend-Campusam 26. November 2012 in Berlin hat gezeigt,dass nocherhebliche Unsicherheit bei der Entscheidungsfindungbesteht. Konkret geht es um Fragen zu den ThemenECM-Funktionsumfang, der Einsatzszenarien und derAbgrenzung zu anderen Technologien. Gewünscht wurdevorrangig eine Entscheidungshilfe, die anhand von Bei-spielen mögliche SharePoint-Szenarien vorstellt.Vorab wurden schon einmal mögliche Punkte in derDiskussion herausgearbeitet, anhand deren sich eineAuswahl konkretisieren kann. Im Folgenden werden diesePunkte näher betrachtet und sollen der weiteren Diskus-sion dienen.„„ ECM-Kernfunktionalität und MicrosoftSharePointEnterprise Content Management umfasst eine Vielzahlvon Funktionen,die sich in unterschiedliche Funktions-gruppen untergliedern lassen. Ein allgemeines ECM-Raster findet sich z. B. bei der AIIM. Hier unterteilen sichECM-Anwendungen in die Bereiche Capture (Erfassung),Manage (Verwaltung),Store (Speicherung), Preserve(Bewahrung) und Deliver (Ausgabe). Bei der Gesprächs-runde des BITKOM ECM Trend-Campus und in der nachfol-genden Themenbearbeitung wurde der SharePoint dieserEinteilung in einem ECM-Rastercheck gegenübergestellt.Microsoft SharePoint zeigt sich sehr stark in den Berei-chen Manage und speziell beim Thema Zusammenarbeit(Collaboration). Hier übertrifft die Microsoft-Plattform dieAnforderungen und bietet eine moderne und benutzer-freundliche Anwenderumgebung. Die hohe Integrationin die Office-Umgebung und die zusätzlichen Funktio-nen der Zusammenarbeit,wie z. B. dem gemeinsamenBearbeiten von Dokumenten,der jederzeitigen Informa-tion über die Verfügbarkeit von Kontaktpersonen,denWorkflow-Funktionen,reduzieren die Prozesszeiten undvereinfachen die Zusammenarbeit. Ebenso überzeugtdie Plattform im Bereich Web-Content-Management.Die umfassenden Möglichkeiten in der Web-Umgebungerleichtern die Verteilung der Informationen und Doku-mente und erhöhen entsprechend die Benutzerakzeptanz.Kleinere Abstriche gibt es im Bereich der Ausgabe,die imBedarfsfall ergänzt werden muss. Hier unterscheidet sichder SharePoint allerdings nicht von klassischen ECM-Plattformen,bei denen ebenfalls Zusatzwerkzeuge zumEinsatz kommen.Bei der Aufbewahrung und Langzeitarchivierung trifftman beim SharePoint auf Grundfunktionalitäten,die injedem Fall,z. B. bei der revisionssicheren Archivierung,mitDrittanwendungen gekoppelt werden müssen. Durch dievorhandenen Schnittstellen stehen Kopplungsmöglich-keiten zu Archivsystemen zur Verfügung,die im Zusam-menspiel mit dem SharePoint die Langzeitarchivierungübernehmen können. Auch hier gibt es keinen Unter-schied zu einer klassischen ECM-Plattform,die ebenfallsDrittkomponenten über ihre Schnittstellen anbindet.Anders verhält es sich dagegen im Bereich Capture.Erfassungsfunktionen,die bei fast allen ECM-Systemenim Standard enthalten sind,werden zwar im Bezug derAblage in SharePoint angeboten,entsprechen aber nichtden Anforderungen im ECM-Umfeld. Als Beispiel seienhier die Themen Scannen,Auslesen,Klassifizieren undAblegen genannt.
  • 12Der SharePoint muss in der Praxis zwingend mit Drittpro-dukten erweitert werden, um den Bereich Capture dannkomfortabel abbilden zu können. Ein kleines Manko,dassallerdings durch verschiedene Drittanbieter inzwischensehr gut abgedeckt wird.Grundsätzlich erfüllt Microsoft SharePoint, eingesetzt alsECM-Plattform,im Standard einen Großteil der gängigenECM-Anforderungen. In Teilbereichen müssen Funktio-nen über die Einbindung von Drittprodukten erweitertwerden,decken dann aber die Anforderungen umfassendab.Wird eine klassische ECM-Plattform bereits eingesetzt,ist in jedem Fall eine Integration,auch über MicrosoftSharePoint überlegenswert. Gerade dann,wenn dieECM-Anwendung spezielle Aufgaben,z. B. im technischenUmfeld übernimmt, bringt das Zusammenspiel mit Share-Point eine Reihe von Vorteilen.Die nachfolgenden Betrachtungen beleuchten einigeECM-Funktionalitäten im Detail und zeigen auf, wie sichdiese in der SharePoint-Umgebung darstellen.„„ Unterstützung von Prozessen –Workflow-FunktionalitätenEine sehr häufig eingesetzte Funktionalität von Share-Point ist die Unterstützung von Geschäftsprozessen mitWorkflows. Damit können wiederkehrende komplexeArbeitsabläufe über Abteilungsgrenzen hinweg gesteu-ert,überwacht und nachvollzogen werden. Die nahtloseIntegration mit Microsoft Office erleichtert die täglicheArbeit. So werden die Mitarbeiter über Ihre Workflow-Aufgaben per E-Mail informiert und können direkt ausOutlook heraus die geforderten Schritte erledigen.Von Haus aus liefert SharePoint bereits gängige Work-flows mit,beispielsweise zur Genehmigung und Freigabevon Inhalten,welche sich ohne großen Aufwand undVorkenntnisse verwenden lassen. Sind diese Work-flows nicht ausreichend oder stoßen an ihre Grenzen,so bietet Microsoft SharePoint die Möglichkeit, eigeneWorkflows zu definieren. Mit dem SharePoint Designerkönnen bereits geschulte oder erfahrene Fachanwendermühelos umgehen. Mit Hilfe von Entwicklertools wieVisual Studio,lassen sich maßgeschneiderte Workflowsvon Entwicklern programmieren. Oft kommen hier auchWorkflow-spezialisierte Drittanbieter,z. B. NINTEX oderK2,zum Einsatz. Diese bieten eine größere Auswahl vonvorkonfigurierten Workflow-Aktionen,z. B. zur Integrationvon Drittsystemen,Stellvertreterregelungen und Eskalati-onsstufen. Außerdem werden komfortablere Werkzeugezum Definieren und Überwachen der Workflows geliefert,welche die Aufwände bei der Erstellung neuer Workflowsmerklich positiv beeinflussen.„„ Massendaten – Scan-FunktionalitätenEin wesentlicher Bestandteil von ECM-Anwendungen istdas Input-Management,also die Erfassung geschäftsre-levanter Daten und Inhalte.Während die mitgeliefertenFunktionen beim SharePoint,z. B. manueller Upload vonDokumenten,Erfassung von strukturierten Informati-onen,Austausch von Dokumenten und Informationeninnerhalb kleiner bis mittlerer Projektteams in kleinerenKollaborationsszenarien noch ausreichend sind,hatSharePoint in Richtung »Capturing«,also der Erfassung,Klassifizierung,Extrahierung und Validierung von Daten,selbst nichts anzubieten. Der Markt hat hier aber reagiert,sodass bekannte Anbieter von Input-Management-Lösungen vermehrt SharePoint-Schnittstellen im Portfoliohaben bzw. sich auch spezialisierte Anbieter entwickelnund etablieren. Hier wirkt sich die Offenheit und Verbrei-tung der SharePoint-Plattform positiv aus. Ebenso betrifftdies den Import von Massendaten. Auch hier kommenin der Regel spezialisierte Werkzeuge von Drittanbieternoder selbst entwickelte Lösungen zum Einsatz. Basisdieser Erweiterungen sind die zahlreichen,von SharePointzur Verfügung gestellten Schnittstellen.„„ Eine Basis für unterschiedlicheUnternehmensprozesseMicrosoft SharePoint stellt eine Applikationsplattformdar,mit der zahlreiche Prozesse und Szenarien abgebildetwerden können. Funktional kann die Plattform nicht
  • 13ECM-Trend-Campus 2012immer mit spezialisierten Anwendungen mithalten.SharePoint bietet aber die Möglichkeit, die Prozesse aufeiner einheitlichen Plattform abzubilden. Die Lösungenkönnen dabei oft nach der 80-20-Regel entwickelt wer-den. Mit 20% des Aufwandes lässt sich 80% des Nutzensrealisieren. Dadurch,dass nicht für jeden Prozess eineeigene Spezialanwendung genutzt und betrieben werdenmuss,ergeben sich deutliche Spareffekte bei Lizenzkostenund den Kosten des Anwendungsbetriebes.Die Plattform SharePoint ermöglicht es,Lösungen vonDrittanbietern zu nutzen und diese direkt in die Share-Point-Portale zu integrieren. Als zentrale Informationsba-sis erreicht SharePoint damit eine breite Basis und eineentsprechend hohe Benutzerakzeptanz.„„ Dokumentanzeige, Dateiformateund -konvertierungenDie meisten Unternehmen verwenden eine Vielzahl anApplikationen mit eigenen Dateiformaten. MicrosoftSharePoint beinhaltet eine hervorragende Unterstützungfür Microsoft Office-Formate und Adobe PDF-Daten.Weitere Formate können in SharePoint zwar abgelegtwerden,für die Anzeige benötigt man jedoch zusätzlicheAnwendungen.Klassische ECM-Systeme bieten oft bessere Unterstüt-zung der speziellen Dateiformate, wie z. B. für die Anzeigetechnischer Zeichnungen. Sie unterstützen bereits imStandard die meistverbreiteten Typen. Sie beinhaltenu. a. das Anzeigen der Dokumente, die Möglichkeit aufDokumente Annotationen anzubringen und die Datenauszulesen,um diese in weiteren Prozessen verarbeitenzu können. SharePoint hat mit Microsoft Office Appsebenfalls eine Möglichkeit geschaffen,Dokumente ohnedie Originalapplikation anzuzeigen und sogar zu bear-beiten. Allerdings ist die Funktionalität auf die MicrosoftOffice-Formate begrenzt.Weiterhin ist es erforderlich,die Dokumente zur Weiter-/Ausgabe oder Archivierung in andere Dateiformate,wie z. B. PDF/A zu konvertieren. Microsoft SharePointstellt zwar Services für die Konvertierung von MicrosoftOffice-Formaten nach Adobe PDF zu Verfügung,allerdingsunterstützen ECM-Systeme meist schon im Standardzusätzliche Formate,wie z. B. technische Zeichnungenoder die Verarbeitung der in SAP generierten Drucklisten.Zusätzlich bieten sie die Unterstützung einer Reihe vonAusgabeformaten,sodass je nach Bedarf das passendeFormat gewählt werden kann.Gerade bei der Ausgabe von Massendaten benötigt derSharePoint zusätzliche Erweiterungen,um Anforderungender Dokumentzusammenstellung und Organisation,wiez. B. die Paginierung,das Druckspooling oder Kapitelblatt-und Verzeichnisgenerierungen zu erfüllen.
  • 14Themenpaten:Guido Becker,Geschäftsführer,COI GmbHJörg Laufenberg,Microsoft Solutions,CONET Solutions GmbHAutor:Guido Becker,Geschäftsführer,COI GmbH
  • 15ECM-Trend-Campus 2012 ECM-MobilMobiles ECM – also eine Smartphone oder Tablet App –ist heute bereits Standard. Zumindest haben praktischalle Hersteller eine App für Apples iOS im Angebot. Fragtman jedoch genauer nach,stellt sich schnell heraus,dassinsbesondere Führungskräfte in AnwenderunternehmenFeuer und Flamme für das ECM auf dem Tablett sind,esbei tatsächlichen Referenzen jedoch oft mager aussieht.Generell muss man bedenken,dass die Technologie nochin den Kinderschuhen steckt.„„ Perfekte Usability privater AppsSmartphone Anwender sind aus dem privaten BereichAnwendungen gewöhnt, die sich durch einen hohenpersönlichen Nutzen, eine extrem simple Bedienung undeine moderne Oberflächengestaltung auszeichnen. Esgibt unzählige kleine Lösungen,die perfekt ein kleinesaber sehr konkretes Problem aus dem Alltag lösen. Mitbestechender Anwenderfreundlichkeit. Ob es nun diesynchronisierte Einkaufsliste, die Liga-App,die Positions-freigabe bzw. Umfeldsuche oder die App zur Bestimmungdes Singvogels ist – alle kommen ohne eine Bedienungs-anleitung aus.Dies ist beileibe noch keine Selbstverständlichkeit beiECM-Software – obwohl das Thema Usability bereitsseit längerem von den Softwarehäusern getrieben wird.So ist dann auch die App-Entwicklung für viele eineEntschlackungsübung.„„ Die erfolgreichsten Apps fokussieren sehrscharf auf genau einen AnwendungsfallEin klassischer ECM-Client macht genau dies nicht.Und somüssen die Hersteller Szenarien finden,die App-fähig sind.Schaut man sich nun die Apps der ECM-Hersteller an,sofindet man grundsätzlich zwei unterschiedliche Ansätze:den generischen Client, der Zugriff auf alle Informatio-nen im ECM bietet und die Spezialanwendung. EinigeHersteller bieten anstelle des generischen Clients aucheine optimierte Version ihres WebClients an oder reichenab einer bestimmten funktionalen Tiefe aus der App anden WebClient weiter.Die spezialisierten Clients,etwa für die Rechnungsfrei-gabe oder die Arbeit in einer Mieterakte stehen vor derHerausforderung,einfach und generisch zugleich sein zumüssen. Denn Unternehmen A hat eventuell ganz andereAnforderungen an die Mieterakte als Unternehmen B. DieSumme aus A und B widerspricht aber dem Gedanken derEinfachheit und der Usability. Aus diesem Grund eignensich stark standardisierte Produkte,wie man sie in derPublic Cloud (Salesforce.com etc.) findet,besonders gutfür diese Form der Apps.„„ Cloud hilft MobileErfolgreiche Anwendungen der Public Cloud bedienen inder Regel auch einen scharf definierten Business Case.Vorallem sind sie stark standardisiert und lassen sie sich nurin sehr geringem Maße an die Wünsche der Anwenderanpassen. Und genau dies kommt der App zugute:EineApp kann nur in sehr geringen Maße konfigurierbar sein,genau wie die Cloud Lösung.Alle großen Anbieter von ECM-Software bringen ihreLösungen in die Cloud. Lokale Festplatten und Speicher-systeme werden zukünftig eine immer geringere Relevanzhaben. Auch hier wird die Consumerization of IT ihrenBetrag leisten. Anwender sind es heute gewohnt,Dienstewie Google Mail,Facebook oder Doodle zu nutzen. Sielegen ihre privaten Dokumente bereits in Dropbox,Box.net oder MobileMe ab,um von unterschiedlichenRechnern aus Zugriff darauf zu haben. Sie haben ihrenLebenslauf bereits auf XING oder LinkedIn veröffentlicht.Und sie sind es im Zweifel auch gewohnt,monatlich einenbestimmten Betrag für Premiumdienste zu zahlen.
  • 16Mobile Geräte wie Smartphones oder Tabletts werdenhiervon profitieren. Denn sie benötigen zum einen keinegroße »Festplatte« und zum anderen brauchen sie keinenZugriff auf die Massenspeicher am Arbeitsplatz bezie-hungsweise im Firmennetzwerk – denn die Daten liegenja in der Wolke.„„ Jedem sein ClientAlternativ zur generischen App gibt es natürlich noch dieIndividualentwicklung. Da es aus Anbietersicht ökono-misch nicht sinnvoll ist, für jeden Kunden das Rad neu zuerfinden,bietet es sich an, ein Framework für die individu-ellen Implementierungen zu schaffen.Die Geschäftsanwendungen der ECM-Hersteller müssensich natürlich an den erfolgreichsten Apps messen:Siemüssen selbsterklärend und sehr simpel zu bedienen sein.„„ Jenseits des Apfels wird es dünnSchaut man über den Apple-Rand hinaus,wird es dünn.Nur sehr wenige Hersteller bedienen andere Plattformen,wie Blackberry,Windows Phone oder Android. Dies hatunterschiedliche Gründe. Zum einen ist es sicherlich derHype um die Produkte von Apple, an dem jeder gernepartizipieren möchte. Ein weiterer Grund ist auch dieMasse von Apps für die iOS-Plattform. Blackberry hat dieDrittanbieter Anwendungen nie so in den Vordergrundgestellt,wie Apple. Mit Blackberry 10 hat sich dies jedochgeändert.„„ NetzabdeckungDass die Netzabdeckung heute nicht in einem ausreichen-den Maße gegeben ist, steht außer Frage. Es gibt jedochzwei gegensätzlich Ansätze damit umzugehen:Die einensind der Meinung,dass man in die Zukunft denken muss.Und in Zukunft werden wir überall eine gute Netzabde-ckung haben. Die anderen meinen, dass dies noch sehrferne Zukunft ist.Tatsächlich gibt es heute noch sehr große weiße Flecken,nicht nur auf dem platten Land sondern auch in großenStädten. Besonders betroffen sind hiervon auch großeGebäude,wie z.B. Behörden und Gerichte.Wenn mangeschäftskritische Daten nicht mehr in Papierform mitsich führt,wofür vieles spricht,muss man diese Datenjedoch auch mit 100 % Zuverlässigkeit im Zugriff haben.Lässt man sich als ECM-Hersteller auf Offline-Daten ein,erhöht dies erheblich die Komplexität der Implementie-rung und Produkte.Denn es muss zum einen dafür Sorgegetragen werden,dass die gesamte CheckIn-CheckOut-Mechanismen sauber funktionieren und zu anderen dafür,dass die Daten auch sicher auf dem Gerät abgelegt sind.„„ DatensicherheitInsbesondere in Deutschland spielt das Thema Datensi-cherheit eine besondere Rolle. Schon allein die Frage »sinddenn da meine Daten überhaupt sicher« ist in der Lage,viele innovative Ansätze direkt zu kippen. Bei mobi-lem ECM spielen drei Aspekte eine besonders wichtigeRolle:der Zugang,die Übertragung und die Ablage bzw.Zwischenspeicherung.Für alle Bereiche gibt es Lösungen,die mehr oder wenigerkomplex in der Umsetzung und vor allem in der Bedie-nung sind. Grundsätzlich scheint man hier die Formel»Sicherheit ungleich Einfachheit« aufstellen zu können.Es fängt beim Login an:Eine einfache Pin ist einfach,einkomplexes Kennwort ist sicher.
  • 17ECM-Trend-Campus 2012„„ ZusammenfassungZusammenfassend lässt sich sagen, dass anwenderseitigein hohes Interesse an mobilem ECM besteht. Der größteNutzen wird stand heute im lesenden oder abarbeitendenZugriff gesehen. Für die komplexe Erstellung von Inhaltenwird nach wie vor auf das Notebook zurückgegriffen.In wie weit sich die Investitionen in mobile Apps kurzfris-tig auszahlen,ist noch offen. Mittelfristig wird das ThemaPublic Cloud jedoch dabei helfen, einfache Lösungenanbieten zu können.Themenpaten:Henning Emmrich,Geschäftsführer,Pentadoc KnowHouse GmbHOlaf Drümmer,Geschäftsführer,callas software GmbH
  • 18 Spezialisierung in Form von BranchenlösungenThemenpaten:Hendrik Vogel,Vertriebsleiter »CONET OfficeBridge«,CONET Solutions GmbHKarl-Heinz Mosbach,Geschäftsführer,ELO Digital GmbH
  • 19ECM-Trend-Campus 2012ECM-Trend-Campus 201226. November 2012 | Agenda 10:00 Registrierung 10:30 Enterprise-Content-Management im Wandel digitaler ArbeitsWELTEN – Ursache und WirkungProf. Dr. Heidi Krömker,Technische Universität Ilmenau: FB MedienproduktionThemenpaten:Thomas Malessa, d.velop AG; Rudolph Gessinger, Henrichsen AG 11:15 Kaffeepause 11:30 Global CafeLernen Sie beim Brainstorming zu den ECM-Trends-Themen Entscheider und Fachleute kennen. 12:30 Lunch 13:30 Open Space – Diskutieren Sie mit Fachleuten und Experten zu einzelnen ECM-Trends.Moderiert werden die Diskussion von Themenpaten aus dem BITKOM ECM-Vorstand und ECM-Lenkungs­ausschuss. Sie können jederzeit zwischen den Themen wechseln und entscheiden selbst wie lange Sie einerDiskussion beiwohnen. Auf der Rückseite der Agenda erfahren Sie mehr zu den Themen.„„ Chancen und Risiken neuer Marktplayer wie Dropbox und GoogleThemenpaten: Guido Schmitz,Vorstand, Pentadoc AGHans-Joachim Meinert, Geschäftsführer, Frankenraster GmbH„„ Cloud – Private, Public & SaaS zwischen Hype und Realität im ECM-MarktThemenpaten: Jürgen Biffar, Geschäftsführer, DocuWare GmbHAndreas Nowottka,Vorstandsvorsitzender, Easy Software AG„„ Das Büro 2020Themenpaten: Bernhard Zöller, Geschäftsführer, Zöller & Partner GmbHThomas Malessa, Head of Public Relations, d.velop AG„„ Sharepoint – Vollwertiges ECM-System oder nur schöne OberflächeThemenpaten: Guido Becker, Geschäftsführer, COI GmbHLars Heiermann, Leiter Microsoft Solutions, Conet Solutions GmbH„„ Spezialisierung in Form von BranchenlösungenThemenpaten: Hendrik Vogel,Vertriebsleiter »CONET OfficeBridge«, CONET SolutionsKarl-Heinz Mosbach, Geschäftsführer, ELO Digital GmbH„„ ECM-MobilThemenpaten: Henning Emmrich, Geschäftsführer, Pentadoc KnowHouse GmbHOlaf Drümmer, Geschäftsführer, Callas Software GmbH 15:45 Kaffeepause 16:00 Zusammenführung und Vorstellung der Abschlussthesen sowie Verabschiedung 17:00 Ende der Veranstaltung 18:30 Beginn der Speakers Night im Kosmos Berlin (gemeinsames Bus-Shuttle in Planung)
  • 20 Auf dem ECM Trend-Campus wurde diskutiert zu folgenden Themen:„„ Cloud: Private, Public & SaaS zwischen Hype undRealität im ECM-MarktWie sehen Angebot und Absatzerfolg der Cloud-Lösungen etablierter ECM-Anbieter heute aus? Wiewird die Nachfrage nach Cloud-ECM-Lösungen natio-nal wie international wahrgenommen? Welche Rollewerden Google,Dropbox, Microsoft und Cloud-ECMNewcomer spielen?„„ Sharepoint – Vollwertiges ECM-System oder nurschöne OberflächeZur Diskussion steht ob Microsoft SharePoint, wievielfach immer wieder behauptet,ein vollwertigesEnterprise-Content-Management-System darstellt,oder erst im Zusammenspiel mit einem klassischenECM dazu wird. Ist eine Abgrenzung notwendig oderbedarf es sogar einer neuen Begriffsdefinition? Wel-che Funktionalität zeichnet ECM-System aus und wasbietet Microsoft SharePoint heute?„„ Büro 2020Wichtige Trends, die wir heute schon beobachtenbeeinflussen die zukünftige Arbeitswelt von Sachbe-arbeitern und Wissensarbeitern:Forderungen nachuniverseller Mobilität (überall & jederzeit mitarbeitenkönnen),Gerätevielfalt (Bring-your-own-device), fle-xible Arbeitszeitmodelle,virtuelle Office und SharedOffice Konzepte, »Dokumente kommen aus der Steck-dose« (Stichwort Cloud) sind nur einige Beispiele.Diese Trends und Anforderungen haben wahrschein-lich gravierenden Einfluss auf die zukünftige Ausge-staltung der Büroarbeit.Wie weit ist die ECM-Branchevorbereitet?„„ Marktänderungen/Neue Player am HorizontDer Markt für ECM ist enorm in Bewegung,dennsowohl technologische Weiterentwicklungen imBereich Cloud Computing, Mobiles ECM oder SocialMedia,als auch gesteigerte Anforderungen sei-tens der Kunden setzen die Branche unter Druck.Kunden fordern verstärkt einfache Lösungen zurUnterstützung der Kernprozesse und das Segmentder klein- und mittelständischen Unternehmen istdarüber hinaus nicht mehr bereit,jeden Preis dafür zubezahlen.Wie reagiert man auf die Veränderungen imMarkt,die gestiegenen Anforderungen und die Kon-kurrenz von Anbietern wie Google,Dropbox und Co.?„„ Spezialisierung in Form von BranchenlösungenDominierten bisher losgelöste und individuellprogrammierte Fachapplikationen für Output-,Input- ,Vertragsmanagement,erwarten Kundenzunehmend Standard-Lösungen,am liebsten Out-of-the-Box. ECM-Lösung Out-of-the-Box,passend füralle Anwendungsfälle,gibt es leider nicht.Wie siehtaber eine zukunftssichere Lösungsstrategie für dieseMarktanforderung aus? Welche Maßnahmen müssenECM-Hersteller ergreifen damit hochspezialisierteLösungsbausteine nahtlos ineinander greifen? Wiekönnen einzelne Disziplinen z. B. die Dokumentenent-stehung oder Dokumentenprozesse standardisiertwerden und gleichzeitig genügend Spielraum zurIndividualisierung und Anpassung für Integratorenund Kunden lassen? Welche Rolle spielt die mit Stan-dardisierung einhergehende Skalierbarkeit bei KMUoder Großunternehmen?„„ ECM MobilDas IT-Geschehen der letzten Jahre ist voller »tippingpoints« oder gar »points of no return«. Digitalkamerastatt Film,MP3 und Streaming statt CD und Vinyl,News-Portale statt Zeitung,Online-Stores statt Kauf-haus. Mobile IT verstärkt diesen Trend noch – ich mussdas Hotel nicht suchen,sondern nur das Buchungs-angebot akzeptieren,mein Standort und die Bezah-lung sind ja schon geklärt.Wo liegen die »tippingpoints« für ECM auf dem Hintergrund mobiler IT?Welchen Einfluss hat dies auf die ECM-Strategien und-Lösungen?
  • 21ECM-Trend-Campus 2012
  • Der Bundesverband Informationswirtschaft,Telekommunikation und neue Medien e.V. vertritt mehr als 2.000Unternehmen, davon über 1.200 Direktmitglieder mit etwa 140 Milliarden Euro Umsatz und 700.000 Beschäftig­ten. Hierzu gehören fast alle Global Player sowie 800 leistungsstarke Mittelständler und zahlreiche gründer­geführte,kreative Unternehmen. Mitglieder sind Anbieter von Software und IT-Services,Telekommunikations- undInternetdiensten, Hersteller von Hardware und Consumer Electronics sowie Unternehmen der digitalen Medienund der Netzwirtschaft. Der BITKOM setzt sich insbesondere für eine Modernisierung des Bildungs­systems,eineinnovative Wirtschaftspolitik und eine zukunftsorientierte Netzpolitik ein.Bundesverband Informationswirtschaft,Telekommunikation und neue Medien e.V.Albrechtstraße 10 A10117 Berlin-MitteTel.:030.27576-0Fax:030.27576-400bitkom@bitkom.orgwww.bitkom.org