E-Mails und Projekte systemunabhängig archivieren mit PDF/A | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013
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E-Mails und Projekte systemunabhängig archivieren mit PDF/A | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

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Referent: Dietrich von Seggern, Business Development Manager, callas software GmbH ...

Referent: Dietrich von Seggern, Business Development Manager, callas software GmbH

Vortrag der callas software GmbH auf dem BITKOM ECM-Forum zur DMS Expo 2013

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  • 1. E-Mails und Projekte systemunabhängig archivieren mit PDF/A Dietrich von Seggern, Business Development Manager callas software GmbH, Berlin
  • 2. 1) Was bedeutet systemunabhängiges archivieren? 2) Anwendungsfall: Projektdokumentation bei Sika 3) PDF/A-3 als systemunabhängiges Format für Projektarchive 4) Warum und wie E-Mails mit PDF/A archivieren? E-Mails und Projekte systemunabhängig archivieren mit PDF/A
  • 3. Keine Abhängigkeiten von Viewing-Anwendungen - Ausschließlich Standard-Dateiformate (PDF/A) - Kontrollierte Ausnahmen? Keine Abhängigkeiten von Verwaltungsanwendungen - Unabhängig vom Projektdokumentationssystem, DMS, ECM und dergleichen - Was ist wenn das Archivsystem selbst nicht mehr existiert? Das Archivformat muß vollständig sein: - Alle relevanten Metadaten - Bezüge zwischen Archivdokumenten Sicherheit bei Wegfall des Supports für das Archivsystem Einfache Migration bei Systemwechsel Systemunabhängigkeit beim Archivieren
  • 4. PDF/A-1 (“Classic”) keine Attachments Dokumentbezüge als Attachments mit PDF/A
  • 5. PDF/A-1 (“Classic”) keine Attachments Dokumentbezüge als Attachments mit PDF/A PDF/A-2 (“Newer”) Attachments als PDF/A
  • 6. PDF/A-1 (“Classic”) keine Attachments Dokumentbezüge als Attachments mit PDF/A PDF/A-2 (“Newer”) Attachments als PDF/A PDF/A-3 (“Extensible”) Attachments in beliebigen Formaten
  • 7. Häufig heterogene Dokumentenformate - Dokumente (Office Dateien, ...) - Maschinenlesbare Daten (z.B. XML) - Bilder, Audio, Filme - Rohdaten (z.B. Meßwerte) Zum Beispiel in Engineering und Herstellung - 3D Modelle - Technische Dokumentation - Projektdokumentation Unter Umständen komplexe Beziehungen zwischen den Dokumenten Zum Beispiel Projektakten
  • 8. Anwendungsfall: Projektarchivierung bei der Sika Sika
  • 9. Projektdokumentation soll archiviert werden Dokumentation der Qualitätssicherung Absicherung, da die Produkte (z.B. Klebstoffe) in Brücken oder Fahrzeugen verwendet werden Keine gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung Ablösung eines Papierarchives Digitales Archiv erlaubt schnelleren Zugriff und dient auch als Knowledgebase “Leidvolle” Erfahrung bei der Ablösung eines DMS Systems: Projektdokumentation konnte nur manuell in ein neutrales Format überführt werden Motivation
  • 10. Dokumente sollen so archiviert werden, dass sie als Projekt zusammengefasst bleiben Unabhängigkeit vom DMS System (Hype) Erzeugung eines “Indexfiles” mit einer Übersicht und Links auf alle zum Projekt gehörenden Dokumente Automatische Archivierung, sobald ein Projekt im DMS auf den letzten Workflow-Status gesetzt wird Konvertierung zu lastarmen Zeiten, z.B. nachts Jedes Projekt mit den wichtigsten Metadaten (Titel, Autor, Projektnummer, etc.) archivieren Mengengerüst: 17000 aktive Projekte 40000 Attachments Anforderungen
  • 11. Sika / Hype: Product Development Process (1) Erzeugung von PDF/A-3 Varianten aller Originale (Office Dokumente, vor allem Word und Excel) Erzeugung eines neuen Index PDFs für das Projekt Originale werden “neben” den PDF/A-3 Varianten in dem Index PDF abgelegt
  • 12. Sika / Hype: Product Development Process (2) Attachments Erzeugung von PDF/A-3 Varianten aller Originale (Office Dokumente, vor allem Word und Excel) Erzeugung eines neuen Index PDFs für das Projekt Originale werden “neben” den PDF/A-3 Varianten in dem Index PDF abgelegt
  • 13. Ablauf Export aus DMS (Hype) Automatisierte Konvertierung nach PDF/A Erzeugung des PDF/A-3 Containers als Indexdatei Einbettung von Original und PDF/A Variante
  • 14. Sika PDF/A-3 Archiv für Produkt: Sikaflex Beispiel Index-Datei In PDF/A-3: - Beziehungsart: Begleitmaterial (supplement) - Bezugspunkt: (gesamtes) Dokument
  • 15. Beziehungsart muß festgelegt sein Vordefinierte Werte Quelle (source), Alternative (alternate), Begleitmaterial (supplement), ... Erweiterbar Bezugspunkt im PDF muß festgelegt sein Dokument, Seite, Seitenbestandteil, ... Dateityp muß angegeben sein (MIME type) MS Word z.B. “application/msword” Was man zu PDF/A-3 wissen muß: Vorgeschriebene Metadaten für Attachments
  • 16. Auffindbar, auch von anderen Programmen Künftig auch in PDF 2.0 Kompatibel mit bisherigen Konstrukten (abwärtskompatibel) Attachments werden beim Einbetten komprimiert Einsetzbar auch im Dokumentenversand Ersatz für ZIP Strukturen Konkret: ZUGFeRD Rechnungen Standardisierte Dokument-”Archive” mit PDF/A-3
  • 17. PDF/A-1 and PDF/A-2 sind immer Archivformate: Beliebige Dateien bei der Archivierung nach PDF/A konvertieren und validieren PDF/A-3 als Archivformat: Archivtauglichkeit eingebetteter Dateien bei Archivierung nur teilweise prüfbar Vorgelagerte Prozesse müssen ebenfalls “validiert” werden PDF/A-3 als Archivformat
  • 18. E-Mails “im Original” aufbewahren - aber was ist eigentlich das Original-E-Mail-Format? Header / Kopfzeilen Body / Text Attachments / Anhänge persönliche Statistik: ca. 16% (jede 6. E-Mail) E-Mail-Archivierung mit PDF/A?
  • 19. Pendant zum Briefkopf in klassischer Email - Pflichtfelder: From, Date - Sollte vorhanden sein: Message-ID, In-Reply-To (Threads) Auf dem Weg angereichert mit Tracking Informationen Aber: Das eigentliche Routing geschieht über das Protokoll (SMTP) - Nur eingeschränkt aussagekräftig und relativ einfach zu manipulieren • “From” ist beliebig • “To”, “CC”, “BCC” ordnen nur die per SMTP übermittelte Adressliste zu E-Mail: Der Header
  • 20. Ursprünglich reiner Text (7 bit ASCII, keine Umlaute etc.) Erweiterungen: Einfache Formatierung (z.B. fett, kursiv) Explizite Unterstützung von länderspezifischen Encodings Umfassende Formatierung mit HTML - Rückwärtskompatibilität durch mehrere gleichzeitig vorhandene Varianten (“alternates”), also z.B. reiner Text plus formatierter Text plus HTML - Keine Garantie für Äquivalenz - Mitunter im reinen Text der Hinweis: “Zum Betrachten dieser E-mail benötigen Sie eine neuere Software” E-mail: Der Body
  • 21. Dokumente - Unterschiedlichste Formate und Versionsstände - Darstellung nur teilweise direkt im E-mail-Programm möglich Ausführbares - .exe-Dateien genauso wie Batch-, Script- oder sonstige ausführbare “Dateien” “Archive” - ZIP vorherrschend; außerdem tar, gz, hqx, sit, ... - Enthält eine oder mehrere Dateien in Ordnerstrukturen - Eingepacktes kann Eingepacktes enthalten - Eingepacktes kann im Rahmen der E-mail-Darstellung in der Regel nicht “angesehen” werden E-Mail: Anhänge
  • 22. E-mail Clients mit POP3: Konvertieren den E-Mail Datenstrom - Einzelne Dateien • eml (Outlook Express, Thunderbird), • emlx (Apple Mail), • msg (Outlook) - Datenbanken • mbx (Opera Mail) Attachments meistens referenziert Formate häufig proprietär, unter Umständen offen gelegt aber Versionsänderungen unterworfen Lokal gespeicherte E-mails
  • 23. E-Mail wie empfangen oder versendet - den Datenstrom, oder - das bereits konvertierte, lokale Format des E-Mail-Clients? E-Mail-Datenströme: gestern – heute – morgen... - Zeigt ein E-Mail-Client in zehn Jahren die gleiche Darstellung (Text/HTML) wie heute? - Den E-Mail-Client mit archivieren? - Was machen mit den Anhängen? E-Mails “im Original” aufbewahren – aber was?
  • 24. “Digitale Ausdrucke” aufbewahren - E-Mail wie im E-Mail-Programm dargestellt nach PDF/A konvertieren - Anhänge ebenfalls nach PDF/A konvertieren • Heute ist immer der beste Zeitpunkt für eine Konvertierung - Wichtig: Header, Thread-Informationen in den Metadaten einfügen Vollständigkeit und Unabhängigkeit vom E-Mail-Client Archivsystem für mit Suchmöglichkeiten für - Threads (Metadaten) - Eingebettete Dateien (Attachments) - Auf einer Ebene mit anderen Dokumenten zu einem Vorgang Ggf. zusätzlich E-Mail Datenstrom aufbewahren Doppelt hält besser
  • 25. Header: In die XMP Metadaten im PDF Body: Nach PDF/A konvertieren E-Mail nach PDF/A: Header und Body
  • 26. PDF und PDF/A-3 ermöglichen die systemunabhängige Archivierung von Projekten und E-Mails indem Metadaten und Dokumentstrukturen in das Dokumentformat selbst integriert werden. Das Original E-Mail-Format ist ein schwer zu verwaltender Datenstrom. Für Retrieval und Wiederherstellung sind alle Bestandteile (Header, Body, Anhänge) problematisch. Für E-Mails ist die doppelte Archivierung, E-Mail Datenstrom und PDF/A die sicherste Form. Zusammenfassung
  • 27. Visitenkarte callas software h15 Mitarbeiter in Berlin Mitte Weltweiter Vertrieb, vor allem OEM Produkte: - pdfaPilot: Archivierung und PDF/A  - pdfToolbox: Publishing und Print - Automatisierung und Integration: Kommandozeile, Softwarebibliotheken oder Hotfolder - Interaktive Desktop-Produkte: Standalone oder Plug-In für Acrobat Buch: “PDF/A kompakt” - Klassiker zum Thema PDF/A(-1), kostenloser Download Gegründet 1993, PDF Produkte seit 1997 Beteiligt an PDF/ISO-Normierung seit 1999
  • 28. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dietrich von Seggern Business Development Manager d.seggern@callassoftware.com www.callassoftware.com
  • 29. Vortragsvideo und weitere Informationen unter: http://www.ecm-navigator.de/termine/e-mails-und-projekte-systemunabhaengig- archivieren-mit-pdfa