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Der nationale Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD im Lichte steuerlicher Compliance | ECM-Forum auf der CeBIT 2014
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Der nationale Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD im Lichte steuerlicher Compliance | ECM-Forum auf der CeBIT 2014

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Ein Vortrag des BITKOM-Arbeitskreises "ECM Compliance" …

Ein Vortrag des BITKOM-Arbeitskreises "ECM Compliance"

Referenten: Gerhard Schmidt, Mitglied des BITKOM AK ECM-Compliance, Inhaber, Compario Media-Edition-Consult und Stefan Groß, Vorsitzender des BITKOM AK ECM-Compliance, Partner, Peters, Schönberger & Partner GbR

Weitere Informationen unter:
http://ecm-navigator.de/termine/der-nationale-rechnungsdatenstandard-zugferd-im-lichte-steuerlicher-compliance-0

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Transcript

  • 1. Der nationale Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD im Lichte steuerlicher Compliance Hannover, 12.03.2014
  • 2. Inhalt 1. Elektronische Rechnungen: Die Vorteile liegen auf der Hand! 2. Impuls für den elektronischen Rechnungsaustausch: steuerliche Erleichterungen 3. Nationaler Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD 4. Compliancefragen bei ZUGFeRD 5. Ausblick 2
  • 3. 1. Elektronische Rechnungen: Die Vorteile liegen auf der Hand!
  • 4. 4  Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses  Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge  Kosteneinsparungspotenzial  Abschaffung Papierarchiv  Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche Elektronische Rechnung als Mehrwert 4
  • 5. Kosteneinsparung 5 *Quelle: Handlungsempfehlung zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung
  • 6.  Akzeptanzprobleme  Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten)  Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen  Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwändig Elektronische Rechnung - Die Hürden 6
  • 7. 2. Impuls für den elektronischen Rechnungsaustausch: steuerliche Erleichterungen
  • 8. Ablauf Rechnungsstellung früher … 8 „Elektronische Rechnung“ Rechnungs- aussteller Rechnungs- empfänger EDI Elektronische Signatur Papier
  • 9. Ablauf Rechnungsstellung heute … 9 Rechnungs- aussteller Rechnungs- empfänger Papier
  • 10. § 14 UStG gibt den Takt vor … 10 Rechnung (Papier + Digital) Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren setzt voraus Ist aufzubewahren Papier Digital Papier EDV QES / EDI alternativ
  • 11. Für JEDE Rechnung gilt … 11 AUTHENTIZITÄT Echtheit der Herkunft (Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers) INTEGRITÄT Unversehrtheit des Inhalts (keine Veränderung der Daten) Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI gewährleistet durch
  • 12. 3. Nationaler Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD
  • 13. Medienbruch(freiheit) beim Rechnungsaustausch 13 ERP Sender R-Nr.: 345678 R-Empf.: Fa. Müller R-Betrag: 100,- ERP Empfänger R-Nr.: 345678 R-Empf.: Fa. Müller R-Betrag: 100,- Rechnung R-Nr.: 345678 R-Empf.: Fa. Müller R-Betrag: 100,-
  • 14. Bilateraler und systemischer Rechnungsaustausch 14
  • 15. Ziel: Systemischer Austausch strukturierter Rechnungsdaten 15 Papier Bild- Datei (PDF) ! ? EDI
  • 16.  Nationales Forum für elektronische Rechnungen nach EU-Empfehlung  Aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung  Nationale Konsensbildung insbesondere b-to-b und b-to-g  Bündelung und Austausch nationaler Erfahrung und Initiativen  Querschnitt aller Initiativen und Aktivitäten  Unterstützung europäischer und internationaler Initiativen Federführung: Forum elektronische Rechnung Deutschland 16
  • 17. FeRD: Kooperationspartner ZUGFeRD-Standard 17 Quelle: FeRD
  • 18. Einbindung aller Beteiligten und Betroffenen 18 Bund Kommunen Service Provider SW- Hersteller Länder Bürger/ Verbraucher Großunter- nehmen KMU Sozialbereich Gesundheits- sektor
  • 19.  Korporativ  Evolutionär  Unstrukturierte Daten (Bild)  strukturierte Daten  Manuelle Verarbeitung  automatisierte Verarbeitung  Kerndaten (muss)  differenziertere Daten (kann)  National  international Prinzipien 19
  • 20.  Nur Rechnung: keine weiteren Dokumente im Geschäftsprozess  Komplette Rechnung: ggf. freie Textfelder für (noch) nicht strukturierte Daten  Taxonomie: basierend auf Core Invoice (EU) und Cross Industry Invoice (UN)  XML-Datensatz eingebettet in PDF/A-3 Datei  Absender muss XML mitschicken  Empfänger kann XML verarbeiten – oder auch nicht  Versand per E- Mail  Nicht: De-Mail, E-Postbrief, …  Governance: DIN-Norm Grundzüge ZUGFeRD-Standard 20
  • 21. „Hybride“ Rechnung: XML + PDF 21 Quelle: FeRD
  • 22. Wo und wie werden die Rechnungsdaten genutzt? 22 Quelle: AWV e.V. Beim Buchen Beim Zahlen Beim Prüfen vor Buchung und Zahlung
  • 23. Profile des ZUGFeRD-Datenmodells 23 Quelle: FeRD Cross Industry Invoice ZUGFeRD Extended ZUGFeRD Comfort ZUGFeRD Basic
  • 24.  Basic: Stellt die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung  Comfort: Möglichst vollautomatisierte Verarbeitung in Bezug auf die Prozesse Buchen, Zahlen und Rechnungsprüfung  Extended: Möglichst vollständige Abdeckung branchenübergreifender Anforderungen an den strukturierten Rechnungsdatenaustausch ___________________________________________________________________  Branchen: Flexible Erweiterbarkeit branchenspezifischer Anforderungen, ohne dabei die allgemeine Verarbeitbarkeit der drei definierten Profile einzuschränken Ziele der ZUGFeRD-Profile 24
  • 25. 4. Compliancefragen bei ZUGFeRD
  • 26. 1. Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten 2. Aufbewahrung 3. Lesbarkeit 4. Inhaltliche Übereinstimmung von PDF und XML Compliancefragen 26
  • 27.  Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF)  Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde  Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast  Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten 27
  • 28. evtl. Konvertierungen „Originäres Format“ Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig Papieraufbewahrung  Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG)  Unveränderbarkeit ist gefordert, zu gewährleisten durch Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware, Software OriginalPapier- rechnung elektronische Rechnung kann digitalisiert werden  GoBS elektronische Aufbewahrung optional, wenn digitalisiert Aufbewahrung 28
  • 29.  Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen müssen jederzeit lesbar gemacht werden können  Für jedes Format geeignete Hilfsmittel zur Lesbarmachung („Viewer“)  PDF: z.B. Adobe Reader  XML: z.B. Browser + Stylesheet Lesbarkeit 29 29
  • 30.  BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012: Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Absatz 1 UStG (vgl. Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Absatz 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden.  Rechnungsaussteller: Risiko, falls keine inhaltliche Identität  Sollte eine rechnungserstellende Software nicht identische XML und PDF-Rechnungen erzeugen, wird dies in der Praxis sehr schnell erkannt und abgestellt.  Sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger inhaltlich identische Mehrstücke erhält. Inhaltliche Übereinstimmung von PDF und XML? 30
  • 31.  Was ist die Originalrechnung – das Rechnungsbild (PDF) oder die Rechnungsdaten (XML)? Welcher Teil hat die Belegfunktion?  Maßgeblich ist u.E. die Rechnung, die Eingang in die Buchhaltung gefunden hat und Grundlage für die Buchung und die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs ist.  Besteht eine Verpflichtung, einen Abgleich des Rechnungsbildes mit dem übermittelten Rechnungsdatensatz durchzuführen?  Nein, keine neuen Kontrollpflichten.  Es entfallen allerdings auch keine alten: beispielsweise Prüfung durch Stichproben, ob Rechnungen korrekt verbucht werden. Perspektive des Rechnungsempfängers 31
  • 32. 5. Ausblick
  • 33.  CeBIT 2013: Pilot-Anwendungen  Juni 2013: Vorstellung ZUGFeRD Release Candidate (Profile Basic und Comfort)  CeBIT 2014: Erste Anwendungen für Profil Basic, ZUGFeRD-Rally  Juni 2013: Vollständige ZUGFeRD Spezifikation (mit Profil Extended)  Mehrmonatige Konsultationsphase  Ab sofort: Konsequenter Versand elektronsicher Rechnungen durch Unternehmen  Rechnungen elektronisch als PDF  Immer neueste Version der Faktura-Software benutzen  Dann irgendwann: Rechnungsdatensatz wird unmerklich mitgeschickt ZUGFeRD: Der Weg in die Wirtschaft 33
  • 34. www.bitkom.org www.digitalewelt.org Stefan Groß Vorsitzender des BITKOM AK ECM-Compliance; Partner; Peters, Schönberger & Partner GbR +49 (89) 38172-0 s.gross@psp.eu Ihre Referenten Gerhard Schmidt Mitglied des BITKOM AK ECM-Compliance; Inhaber, COMPARIO Media-Edition-Consult +49 (30) 8934542 gerhard.schmidt@compario.de
  • 35. www.bitkom.org www.digitalewelt.org Weitere Informationen unter www.ecm-navigator.de Ihr Ansprechpartner in der BITKOM-Geschäftsstelle Willi Engel Bereichsleiter ECM 030.27576 201 w.engel@bitkom.org

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