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Gibt es das papierlose Büro? |  | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013
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Gibt es das papierlose Büro? | | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

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Referent: Stefan Schmidt, Vice President Product, DocuWare GmbH …

Referent: Stefan Schmidt, Vice President Product, DocuWare GmbH

Vortrag der DocuWare GmbH auf dem BITKOM ECM-Forum zur DMS Expo 2013


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  • 1. Gibt es das papierlose Büro für KMU´s? DMS Expo 2013 Stefan Schmidt / DocuWare GmbH 25.09.2013
  • 2. Kleine / Mittelständische Unternehmen 2  Heizung / Sanitär / Klima  Callcenter Dienstleistung  Projekte im Umweltbereich  Druckdienstleistung  …
  • 3. KMU – Organisation 3 Gesamtleitung  Chef / Unternehmensleitung Abwicklung Post, Rechnungen, Schreibarbeit  1-2 Bürokräfte IT Dienstleistung & Buchhaltung  In der Regel von externen Dienstleistern Dokumentenorganisation & Ablage  Klassisch in Mappen oder einfachen Dateisystemen
  • 4. KMU – IT Ausstattung und Nutzung 4 Ausstattung  Kleines Netzwerk  Server im „Keller“  Internetanschluss Nutzung  Branchenspezifische Lösung  Filesystem für alle möglichen Dateien  eMail
  • 5. Zusammenarbeit externen Dienstleistern 5 Buchhaltung  Rechnungen, Belege etc. werden gesammelt.  Unterlagen werden in regelmäßigen Abständen an das Steuerbüro übermittelt. Lieferanten / Dienstleister  In der Regel kein Zugriff für Dienstleister auf eigene IT Systeme.
  • 6. Wo ist der Haken?  Keine oder nur sehr eingeschränkte Übersicht über vorhandene Dokumente  Aufwändige Suche nach einzelnen Dokumenten  Platzbedarf der kontinuierlich zunimmt  Einordnen von neuen Dokumenten aufwändig und zeitintensiv  Niemand weiß genau wo sich ein Dokument befindet  Zugriff auf die Dokumente nur im Büro 6
  • 7. Vorteile für ein DMS 7  Dokumente werden sicher und strukturiert archiviert  Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf alle wichtigen Dokumente im Unternehmen  Prozesse werden stark vereinfacht
  • 8. Vorteile für ein DMS 8  Dokumente werden sicher und strukturiert archiviert  Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf alle wichtigen Dokumente im Unternehmen  Prozesse werden stark vereinfacht
  • 9. DMS – Einsatzszenarien 9  Strukturierte Ablage  Einfacher (ad-hoc) Workflow  Wiedervorlage von Dokumenten  Einfache Speicherung direkt aus der Applikation  Word, Excel, Branchenlösung  Externer Zugriff  per Tablet / Smartphone z.B. vom Hotel, Flughafen, etc.
  • 10. 10 Warum setzen KMU´s kein Dokumenten-Management-System ein? Warum setzen KMU´s kein Dokumenten-Management-System ein?
  • 11. Oft genannte Gründe gegen ein DMS 11  Aufwand bei der Einführung (Beratung, Verkaufsprozess, etc.) rechtfertigt nicht die erzielbaren Vorteile.  Anfangsinvestition ist in der Regel zu hoch.
  • 12. Lösungsweg 12 Einfache Bereitstellung & Betrieb als Cloud oder Online Lösung  Ohne aufwändige Installation / Konfiguration / Beratung  Kein Betrieb von Hard- und Software. Einfache Bedienung  Klare, einfache und selbsterklärende Struktur Schnelle, einfache und sinnvolle Einordnung von Dokumenten  Klassifizierung & Indexierung der Dokumente ohne Konfigurationsaufwand Wie kann ein KMU von einem DMS profitieren?Wie kann ein KMU von einem DMS profitieren?
  • 13. Gibt es das papierlose Büro für KMU‘s? 13 Ja es ist möglich!  Viele Prozesses inklusive der Endspeicherung können sehr sinnvoll und mit großen Vorteilen elektronisch erfolgen.  Es kann so einfach funktionieren, dass es auch für KMU’s interessant ist.
  • 14. 14  Wir wollen Ihnen eine Perspektive bieten!  Wir wollen und werden den nachhaltigen Bestand von DW sichern!  Wir werden Migrationswege in die Cloud aufzeigen.  Wir werden den reinen Inhouse-Einsatz von DocuWare weiterhin massiv unterstützen.  Sie profitieren davon, dass unsere Cloud- und unsere Inhouse- Lösung zu 100% identisch sind.  Von jeder Weiterentwicklung profitieren Sie als Inhouse-Anwender daher genauso wie als Anwender von DocuWare Online.  Wir entwickeln schon heute Integrationen in Dropbox und Google, damit wir für Ihre künftigen Anforderungen bestens gewappnet sind. DocuWare arbeitet an einer Cloud-basierten Lösung mit intelligenter Speicherung von Dokumenten um die vorhandenen Hürden zu beseitigen und die beschriebenen Vorteile zu erreichen. DocuWare arbeitet an einer Cloud-basierten Lösung mit intelligenter Speicherung von Dokumenten um die vorhandenen Hürden zu beseitigen und die beschriebenen Vorteile zu erreichen.
  • 15. Danke für Ihre Aufmerksamkeit Stefan Schmidt DocuWare GmbH Stefan.schmidt@docuware.com
  • 16. Vortragsvideo und weitere Informationen unter: http://www.ecm-navigator.de/termine/die-revolution-der-papierablage