Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmangement | BITKOM ECM Forum auf der CeBIT 2013

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Referent: Frank Rüttger; IQDoQ Gmb

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Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmangement | BITKOM ECM Forum auf der CeBIT 2013 Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmangement | BITKOM ECM Forum auf der CeBIT 2013 Presentation Transcript

  • Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement Frank Rüttger – IQDoQ GmbH 08.03.2013, 10:00 UhrCeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Agenda • Einführung • Grundsätze des Vertragsmanagements • Voraussetzungen • Anforderungen digitales Vertragsmanagement • Nutzenaspekte • Vorteile des digitalen Vertragsmanagements • Fazit • Zusammenfassung und RésuméVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Was ist Vertragsmanagement? Vertragsmanagement ist die Schaffung von optimalen Strukturen für die Aufgaben • Vertragsplanung • Vertragsgestaltung • Vertragsverhandlungen • Implementierung von Verträgen • Verwaltung von Verträgen • Vertragsarchivierung • Vgl.: Mag. Martina Flitsch, Verträge und Vertragsmanagement in Unternehmen; LINDE Verlag WIEN, Wien 2010VOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Probleme beim Vertragsmanagement • Dezentrale & heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen • Häufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Verträge • Fachabteilungen haben die Hoheit über ihre Verträge • Verlust von Vertragsbestandteilen • Versäumnis von Fristen • Steigende Anzahl von Verträgen  Risiko ‘Mangelnde Vertragstransparenz‘VOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Grundsätzliche Überlegungen bei der Einführung einer digitalen Vertragsakte • Geltungsbereich • „Über welche Verträge im Unternehmen reden wir?“ • Angestrebter Nutzen & Ziele • Vollständige Vertragsdokumentation • Minimierung von Risiken und Kosten • Verbesserung der Prozesslaufzeiten • … • Stakeholder-Kommunikation • „Wer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werden?“ • Verantwortlichkeit • Projektorganisation & Projektplan: FachseiteVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Anforderungen an digitales Vertragsmanagement Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern: 1. ‘Klassische‘ DMS-Funktionalitäten 2. Fristenmanagement 3. Korrespondenz- & Vertragsvorlagen- module 4. Tool zur Vertragsdatenanalyse Branchenspezifische AspekteVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. shared content: Teilnehmer an Vertragsprozessen Intern Extern ____________________________________ • Rechtsabteilung • Vertragspartner • Fachabteilungen • Beratungshäuser/ • Management Kanzleien • Datenschutz • Betriebsrat … unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte, die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschäfts- feldern des Unternehmens ergeben.VOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. shared content: Prozesse, Rollen & Rechte Aufgabenbereiche Prozesse Vertragsmanagement Vertragsmanagement Prozeßschnitt Aktivität Prozeßteilnehmer P1 A1 Mitarbeiter 1 . . . . . . . . . . . . . . . PN AN Mitarbeiter N  Rollen & Rechte  Prozesse können unternehmensübergreifend sein (Vertragspartner) Rollen & Rechte können über das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehenVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.shared content: Schnittstellen zu operativen Anwendungen Operative Anwendungen Digitale Vertragsakte FiBu 1 • Stammdaten CRM • Vertragsdaten • Vertragspartner HR • Vertragsobjekte . • Organisationsstrukturen • Rollen . . 2 • Analysen andere • Reports 1 Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die ‘führenden‘ Systeme 2 z.B. für die Liquiditätsplanung (periodenbezogene Zahlungsströme)VOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. shared content: Mobile Endgeräte Mobile Endgeräte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen für Dokumenten-Management von Akten. Zwei wichtige Szenarien: • „Ich habe meine Akten dabei“ (Externe Besprechungen) • „Ich bearbeite meine Akten“ (Externes Arbeiten) Vgl. Frieder Engstfeld „eAkte2Go: Konzepte für die mobile Nutzung elektronischer Akten“ Vortrag auf dem ÖV-Symposium Münster 28.8.2012VOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Produkt- und Lieferantenauswahl • Die Einbindung in bestehende IT-Systeme… • Integration in bestehendes ERP-System? • Integration in bestehendes DMS/ECM-System? • Eigenständiges System? • … hat Auswirkungen auf: • Schnittstellen • Funktionalität • Projektressourcen • Teilprojekt Erfassung von BestandsverträgenVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Bestandsaktenerfassung I Bestehende Akten sollen in das neue System übernommen werden. Teilprojekt bei der Einführung einer digitalen Vertragsakte Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung: • Ist-Stand der Bestandsakten „Was ist wo und wie abgelegt?“ • Standort • Physikalische Form der Ablage • Ablagestruktur • Vorhandene Metadaten • VolumenVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Bestandsaktenerfassung II • Dokumentenlogistik „Wie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue System?“ • Erfassungsverfahren von Vertragsakten • Transport • Konvertierung • Vorab-Sichtung • ErgebniskontrolleVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Bestandsaktenerfassung III Wer digitalisiert die Papierakten ? extern Dienstleister Rechtsabteilung vor OrtVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Nutzenaspekte • Einfache Verwaltung • zentraler Zugriff auf alle Verträge im Unternehmen • Fachabteilungen können jederzeit auf „ihre“ Vertragsdaten zugreifen • Schnellere Prozesse • Vertragsprüfung, -erstellung und -freigabe • Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (z.B. Kündigungsfristen) • Mehr Sicherheit • Verträge können nicht „in falsche Hände geraten“ • Risikomanagement und Compliance verbessertVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Résumé Vertragsmanagement • Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Verträge, sondern unterstützt die Arbeitsabläufe von der Vertragserstellung über das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung • Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles • DMS-System • DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein • Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich günstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-SystemVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Résumé Projektdurchführung • Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen • Bestandsaktenübernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll: Teilprojektleitung in der IT • Anwenderzugriff: Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein • IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbindenVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Résumé shared content • DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf „Content“ zu gewähren • Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und häufig die größte Herausforderung für die Fachabteilung bei der Einführung einer digitalen VertragsakteVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Wir unterstützen Sie gerne! - IQDoQ GmbH Seit über 25 Jahren Ihr Spezialist für Akten- und Dokumentenlösungen • HyperDoc: maßgeschneiderte ECM-Lösungen • IQAkten: digitale Akten – ready to use • IQAkte Vertrag • IQAkte Personal • Weitere Informationen • Frank Rüttger: kontakt@iqakte-vertrag.de • www.IQAkte-Vertrag.deVOI – ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH, Die digitale Vertragsakte als Basis für ein unternehmensweites Vertragsmanagement
  • Vielen Dank für Ihr Interesse! Weitere Informationen unter: www.ecm-navigator.de/ und www.ecmtoday.deCeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“