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  1. 1. Arquitectura Empresarial como Práctica para Mantener la Estabilidad de los Sistemas de una OrganizaciónArquitectura Empresarial como Práctica para Mantenerla Estabilidad de los Sistemas de una Organización Eloísa Itzé Hernández Santuario* Resumen En las condiciones actuales en las que operan las empresas, surge la necesidad de modificar sus sistemas continua- mente en función de los cambios que surjan en el entorno (factores externos) o dentro de la misma organización (factores internos). Ante este hecho, la necesidad de contar con una metodología que nos permita responder con oportunidad y de manera coordinada, para articular las acciones que ajusten la operación, es uno de nuestros mayo- res retos como administradores. Ante este tipo de problemática, se ha esta desarrollando una nueva práctica llamada Arquitectura Empresarial que se define como una iniciativa de mejora continua y de largo plazo, que se basa en una visión integral, que permite mantener actualizada toda la estructura de información de la empresa, pues identifica de manera sistemática los impactos que producen los cambios, propone posibles modificaciones, genera escenarios de solución y proporciona información para la toma de decisiones.Introducción En otras palabras, la Arqui- tectura Empresarial proporciona L una práctica que da soporte a Arquitectura Empresarial es prácticas y herramientas útiles para generar los ajustes que requieraa la organización analizando las la organización y que se generenposibles relaciones que guardan en cualquiera de las dimensiones,entre si las diferentes dimensiones identificando detalladamente losque forman a una institución, estas elementos impactados y de estadimensiones pueden variar depen- manera poder definir los ajustesdiendo del tipo de empresa que se necesarios en:trate, pero de manera general sepueden manejar las siguientes: pro- • Los procesos punta a punta.cesos, riesgo o medición, tecnología, • Las personas que ejecutan losgente, información, etc. La posi- procesos. • Las aplicaciones informáticasbilidad de articular las diferentes También asegura que la infor- utilizadas.dimensiones crecerá en función del mación de cada uno de mapas esté • La información generada du-grado de avance que la Arquitectura desarrollada de manera estanda- rante la operación.tendrá que lograr para contar con rizada, y que haya una integración • El marco normativo que rige amapas de referencia que reflejen la entre cada uno de los elementos que la operación.operación de la empresa. los conforman. La Arquitectura Empresarial Ventajas y beneficios de la Estos mapas de referencia sirvendocumenta en diagramas de flujo para que la empresa cuente con Arquitectura Empresariala los principales procesos punta información precisa y oportuna Es una práctica de mejora con-a punta de la empresa, confor- para identificar impactos, construir tinua que plantea una metodologíamando un mapa en que conviven escenarios y tener elementos que que madurará gradualmente ay se relacionan las diferentes di- evalúen la pertinencia de un ajuste medida que la organización la vayamensiones que decida llevar cada en el modelo de negocio, en función adoptando.organización. de un cambio en el entorno o una necesidad identificada dentro del Promueve una visión integral*Maestra en Ciencias en Sistemas de propio sistema. del modelo de negocio, basándoseCalidad y Productividad por el Instituto en la interacción de todas las dimen- Arquitectura Empresarial puede siones involucradas.Tecnológico y de Estudios Superioresde Monterrey-Campus Monterrey. apoyar a la construcción de unaProfesora de la Sección de Estudios organización sólida y ordenada que Ayuda a crear un repositoriode Posgrado e Investigación de la necesita fortalecerse integralmente único de información donde seUPIICSA. en un proceso de mejora continua. incluyen los mapas de referencia 14 2008 UPIICSA XVI,VI,47
  2. 2. Arquitectura Empresarial como Práctica para Mantener la Estabilidad de los Sistemas de una Organizaciónque reflejan los procesos de la información oportuna y especiali- visión sistémica, mejora continuaempresa, estos mapas plasman las zada que le permita evaluar las e identificación integral de todosdimensiones que definen al negocio, propuestas de cambios del personal los impactos que tendría la orga-además de identificar la relación que y apoye a la toma de decisiones al nización en caso de ser necesarioexiste entre ellas. respecto. un ajuste en la operación. Esta práctica está orientada a Beneficios para la empresa Debido a que busca documentarbrindar soporte a la operación, iden- en mapas lo que sucede en la ope-tificando impactos en los ajustes al Puede contar con un marco ración y maneja diferentes dimen-modelo de negocio para conocer las de referencia que documente la siones que serán representadas, esimplicaciones de un cambio, antes operación de la empresa en mapas necesario mantener actualizados losde arrancar un esfuerzo o nuevo actualizados constantemente, que mapas pues serán información deproyecto. permitan tener una visión integral referencia que nos permitirá conocer de la organización. todos los elementos relacionados Como lo habíamos mencio- También puede conocer las in- con cualquier ajuste. Estos mapasnado anteriormente, proporciona terrelaciones entre las dimensiones irán evolucionando conforme lainformación para generar posibles que haya seleccionado como las más organización vaya cambiando.escenarios de solución y de estamanera sirva como herramienta importantes. Descripción de dimensiones.para la toma de decisiones en los Le puede ayudar a identificar los Como se ha mencionado conajustes a los procesos. elementos que se impacten cada vez anterioridad, la empresa es la queBeneficios para el Cliente que exista un ajuste a la operación o decide qué dimensiones son las que nuevo proyecto de manera integral requiere para definir la estructura Los clientes de la empresa y sistémica para poder reaccionar de información que manejará, comopueden contar con una organización rápidamente ante esos cambios. ejemplos se pueden describir lasmás eficiente y oportuna capaz de siguientes: Se puede trabajar con una prác-adaptarse a las necesidades del tica institucional, a lo largo de la Dimensión de Procesos: Corres-entorno y que ofrece servicios estan- organización, que haga de la mejora ponde a la descripción de ladarizados con tiempos de respuesta continua un ejercicio estandarizado, secuencia lógica de actividades queadecuados. ordenado y productivo conforman los procesos de negocioBeneficios para el personal Así como también puede con- de la operación de la empresa.de la empresa tar con herramientas que aporten elementos para la toma de deci- Pueden conocer oportunamente siones para “armar” proyectosinformación integral relevante sobre que afecten positivamente en elcómo funciona su organización, por cumplimiento de los objetivos demedio de los mapas de referencia. la organización.Esto implica el conocer a detallecómo funcionan los procesos en ¿Qué es y cómo se conformalos que interviene cada persona, así la Arquitectura Empresarial?como otros procesos con los que setiene contacto, para obtener mejores Objetivoresultados como equipo. El objetivo de la Arquitectura Se pueden identificar tareas y Empresarial es proveer una visiónrecursos que faciliten la operación, integral de la empresa, a través de Dimensión de Medición: Esta di-así como evitar duplicación de mapas que documenten los distin- mensión se refiere a la definicióntareas y esfuerzos, aprovechando tos elementos que conforman a la de indicadores de la operación omejor las habilidades y áreas de operación y que faciliten la mejora medición del desempeño.experiencia y especialización de continua, permitiendo el modeladotodo el personal. de los posibles escenarios de ajustes Dimensión de Gente: Esta di- a los procesos del negocio. mensión abarca desde las funciones Es posible trabajar en un am-biente ordenado de mejora con- que realiza cada tipo de puesto, Descripción hasta el conocimiento y competen-tinua que mantenga vigentes losesfuerzos de la organización. Así La Arquitectura Empresarial cias necesarias para llevar a cabocomo también puede contar con un es una práctica o una forma de una actividad determinada de losgrupo interdisciplinario que maneje trabajar basada en principios de procesos de negocio. UPIICSA XVI,VI,47 2008 15
  3. 3. Arquitectura Empresarial como Práctica para Mantener la Estabilidad de los Sistemas de una Organización Herramientas, canales y A grandes rasgos significa que sistemas para una en el Nivel 0 no existe un programa de AE en la institución y tampoco Arquitectura Empresarial se tiene detectada la necesidad de En el mercado existen diferentes contar con una, después va evolu- softwares de diagramación de pro- cionando la organización paulati- cesos que nos pueden proporcio- namente hasta contar con un nivel nar una arquitectura creada para 5 de madurez, que significa que el desarrollar modelos de procesos Programa de AE está optimizado y de negocios y contienen todas las es vital para la mejora contínua de características básicas para describir la organización, hay una comuni- dicho proceso, por lo que nos per- cación directa entre las necesidades mite representar las dimensiones del negocio y tecnología, así como y sus interacciones de una manera la planeación de negocio de Tec- gráfica y lo más importante es que nología de Información es optimi- nos ayuda a representar nuestros zada a través de la Arquitectura. procesos de negocio bajo un idioma estándar. Para crear ese lenguaje estándar se puede diseñar un manual que contenga las convenciones o acuer- dos que la empresa haya tomado para homogeneizar el diseño gráficoDimensión de Tecnología: Consiste y metodológico de los procesos, esen describir los mapas de apli- decir que este documento tengacaciones, datos e infraestructura como objetivo definir las reglas detecnológica. la diagramación de los mapas de cada una de las dimensiones a los Obtener un nivel 5 de madurez diferentes niveles de detalle que se significa que la organización cuenta requieran. Sirve como guía de refe- con una Arquitectura proactiva que rencia al momento de diseñar los le proporciona una mejora continua mapas. Define los parámetros uti- en sus procesos y es capaz de gene- lizados para evaluar la calidad del rar análisis de impactos y escenarios mapeo en las dimensiones, logrando de solución para futuros proyectos a su vez un estándar para obtener o modificaciones detectadas a la un lenguaje común de procesos en operación. la empresa. Método de trabajo que Modelo de Medición de la utiliza la ArquitecturaDimensión de Información: Esta Madurez de la AE Empresarialdimensión considera los insumos Es una herramienta cualitativa La AE está formada por dosy productos de información nece- que permite evaluar periódica- partes principales, la primera es elsarios para operar los procesos. Es mente la eficiencia de la práctica conjunto de herramientas tecnológi-decir, todos aquellos datos, reportes de Arquitectura Empresarial, lae indicadores necesarios para cono- cas que ayudan a estructurar un estructura de las dimensiones ycer a detalle la operación del ciclo repositorio de información común, la calidad de la información entributario. la segunda parte es un método de los mapas. Permite identificar las trabajo que nos ayuda a administrar fortalezas y debilidades e indica correctamente esta información. el grado de beneficios que la or- Estas partes en conjunto nos ayudan ganización estaría recibiendo por a darle soporte a la operación de la la aplicación de la práctica. En empresa. términos generales el Modelo de Madurez está estructurado por diez Para entender mejor este con- atributos que van evolucionando a cepto, la siguiente gráfica muestra lo largo de 6 niveles de madurez del de manera general cómo esta confor- programa, del 0 al 5. mada la práctica de Arquitectura: 16 2008 UPIICSA XVI,VI,47
  4. 4. Arquitectura Empresarial como Práctica para Mantener la Estabilidad de los Sistemas de una Organización El método de trabajo, lo enten-demos como el conjunto de pasosestructurados y ordenados paraobtener un resultado, que en estecaso es facilitar la administraciónde la información que constituye ala operación del negocio.Descripción de la metodología En general la metodologíapermite:• Administrar los cambios que su- fra la operación de la empresa.• Identificar impactos en caso de norama total del alcance real del re- a la institución (4). En general, esta un ajuste. querimiento, una vez señaladas las práctica tiene un enfoque de mejora• Asegurar la correcta calidad de fronteras del cambio se realizarán continua en dos vertientes, la que se los mapas de referencia. escenarios de solución a la modi- detona por la operación y que afecta• Poner a disposición de los ficación conjuntando un equipo a los procesos y la que se encarga de usuarios la información de la de trabajo con los expertos de las mejorar el metodo de trabajo de la arquitectura. capas impactadas, los dueños de los arquitectura para brindar continua-• Medir la eficiencia de la prác- procesos y el equipo de arquitectura, mente un mejor soporte a la ope- tica de AE y mejorar constante- se realizará la toma de decisiones ración (5). Por último, es necesario mente. más conveniente para el negocio y contar con personas capacitadas en se modificarán los distintos mapas esta práctica (6), de lo cual hablare- El proceso de arquitectura em- (2). Una vez que se ha ejecutado el mos más adelante.presarial comienza al detectarse cambio en los mapas será necesarioun requerimiento de modificacionde algún elemento de la operación verificarlo de acuerdo a la calidad ¿Quiénes y cuándo participan? de diagramación y consistencia detrayendo como consecuencia un Muchas veces, el tratar de ver a la información según los estándarescambio en los mapas de los procesos la empresa como un todo implica establecidos para el negocio (3). Sede negocio., dicho cambio puede sumará la modificación particular una nueva forma de trabajar paraser detonado por un sinnúmero de a los mapas que plantea la arqui- las personas de la organización,factores que pueden ser internos tectura, ya sea en la construcción o basada en los procesos rediseñadoscomo una mejora en algun proceso, ajuste a un sistema, la implantación y en una plataforma tecnológicaun cambio de equipo tecnologico, de algún indicador estratégico con integrada con el soporte de la nuevaun cambio a la estructura organiza- nuevas variables, la sustitución de tecnología. Arquitectura Empre-cional etc. o por algun factor externo algún proceso, etc. Cuando se haya sarial es una práctica de mejoracomo es un cambio en el mercado, verificado la calidad de los cambios continua, visión integral y sistémicala competencia, la entrada de un hechos en los mapas de negocio en la que estará involucrada toda laoutsourcing que realice alguna se tendrá una actualización de los comunidad de la empresa.funcion de soporte informático, mapas de referencia y será necesarioetc., este requerimiento entra por un Arquitectura Empresarial es una que se publique a la comunidad decontrol de cambios (1). Al detectar el la organización que lo necesite para iniciativa que interactúa en cada unarequerimiento de cambio al modelo mantenerlos informados y actuali- de las áreas y que requiere de dosde negocio se hará un análisis de zados de cualquier modificación y perfiles generales:impacto de la modificación a través esto se hará por los medios de co- Perfil de negocio: con experiencia ende la organización para crear un pa- municación que mejor le convengan la operación de la empresa. UPIICSA XVI,VI,47 2008 17
  5. 5. Arquitectura Empresarial como Práctica para Mantener la Estabilidad de los Sistemas de una OrganizaciónPerfil especialista: enfocado en el • Mantener actualizados los ma- Cada persona de la comunidadmétodo de trabajo de la AE y en las pas de referencia que reflejan las del negocio forma parte activa deherramientas que la soportan. dimensiones de la operación. algún proceso, estos procesos con- • Asegurar la consistencia de los tinuamente están evolucionando, El Plan de involucramiento de mapas de referencia. lo que implica cambios constanteslos miembros del equipo, contempla • Identificar los impactos deriva- para mejorar y es aquí donde sesu incorporación desde el inicio del dos de modificaciones. puede aprovechar las prácticas deproyecto de la siguiente manera: • Proporcionar recomendaciones AE para ayudar a la operación a• Incorporación gradual. para mejoras de procesos de implantar estos cambios de manera• Adquirir habilidades. negocio. integral, rápida y efectiva, por lo que• Asumir nuevas responsabili- • Generar diferentes escenarios es importante que se tenga un alto dades. para la toma de decisiones. involucramiento en mayor o menor• Iniciando con participación de • Establecer acuerdos respecto al medida tanto en la implantación medio tiempo. impacto de los cambios en los como en el aseguramiento de que los• Participar en talleres de tra- procesos. bajo. procesos reflejan coherentemente • Difundir la información de los• Proveer información para dise- la realidad. procesos de negocio a toda la ñar la arquitectura. comunidad de la empresa. La implantación se da de acuer-• Transición hacia sus nuevas • Proporcionar una visión integral do con la estrategia de despliegue responsabilidades. entre las dimensiones para sus- que cada empresa requiera. La pri-• Trabajar en conjunto con los tentar la toma de decisiones. mera fase es desarrollar en conjunto expertos en la práctica. • Implantar los cambios en los con los expertos en la práctica una• Continuar con las actividades procesos. serie de avances estratégicos y ope- iniciadas por los expertos en la rativos. A partir de este momento El involucramiento a la nueva práctica. la Arquitectura Empresarial irá práctica por parte de la comunidad• Preparación hacia la implanta- del negocio deberá ser gradual y evolucionando gradualmente, hasta ción. estar soportado por un plan de ca- dar soporte al resto de la operación Los resultados del trabajo en pacitaciones que tendrá un enfoque y ya con todas sus dimensionesequipo deben ser principalmente: general a uno especializado. contempladas. Bibliografía Jennings, Michael. Enterprise Architecture View: Performance Impacts on the Data Warehouse Environment Column published in DMReview.com. USA. December 1, 2004. Kaj van de Loo. Enterprise Services Architecture Introduction. SAP Developer Network. USA. April 26, 2005. Chen, David and Vernadat ,François. Standardisation on Enterprise Integration & Engineering /Achievements, On-going Works and Future Perspectives, Université Bordeaux I , Faculté des Sciences, Université de Metz. France Grenoble, 2002. Schekkerman, Jaap. Enterprise Architecture Score Card. Instituted for Enterprise Architecture Developments Amersfoorts. The Netherlands, 2004. Melhoretto, Sandro Marcelo. Siemens Process Framework.Corporate Information Office. Germany. March, 2005. Enterprise Services Architecture: Press Fact Sheet. SAP Developer Network. USA. May 2005. ARIS and Enterprise Architecture Frameworks. Business Process Excellence. IDS Scheer AG. Germany Saar- brücken, 2005. ARIS Business Architect Web – based Enterprise Architecture and Business Process Management. IDS Scheer AG. Germany Saarbrücken, 2005. Enterprise Service Architecture Adoption Program. SAP Solucion Brief. Gain Competitive advantage with Enterprise Service Architecture. Germany- USA, 2005. SAP Consulting creates an Enterprise Service Architecture Road Map, a synchronized Plan for the evolution of Business Process and Information Technology for DEGUSSA. Germany- USA, 2005. Services and Components based Architectures. A strategic guide for implementing distributed and reusable components and services in the Federal Government. Architecture and Infrastucture Committe, Federal Chief Information Officers Council. Version 3.5. USA, January 2006. Consulta en Internet http://www.enterprise-architecture.info/ 18 2008 UPIICSA XVI,VI,47

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