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Manual procedimentos
 

Manual procedimentos

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O manual de procedimentos assegura uma uniformidade de procedimentos nas operações diárias nas Bibliotecas do Agrupamento e no seu tratamento documental .

O manual de procedimentos assegura uma uniformidade de procedimentos nas operações diárias nas Bibliotecas do Agrupamento e no seu tratamento documental .

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    Manual procedimentos Manual procedimentos Document Transcript

    • Manual de Procedimentos das Bibliotecas Escolares 2013-2017 AGRUPAMENTO VERTICAL ESCOLAS VILA D’ESTE
    • 2 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 Organização e Gestão da Bibliotecas Escolares / Centro de Recursos
    • 3 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 Indice 0. Introdução...................................................................... 4 1. Seleção e aquisição do fundo documental...................... 5 2. Avaliação da coleção existente....................................... 7 3 .Tratamento técnico documental..................................... 7 3.1.Registo................................................................ 7 3.2.Carimbagem........................................................ 8 3.3.Catalogação, classificação e indexação ............... 10 3.4. Cotas...................................................................... 12 3.5. Arrumação.......................................................... 13 3.6. Requisições (procedimentos e documentos de registo) 14 3.7. Arquivo / difusão de informação......................... 15
    • 4 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 0-Introdução O Manual de Procedimentos, garante a normalização na organização e gestão de das bibliotecas pois orienta as suas operações correntes, procedimentos, serviços, e funcionamento. É um documento em constante evolução, mas deve existir, em dossiê próprio, plataforma do Agrupamento e no blogue das Bibliotecas. Este conjunto de instruções relativas aos procedimentos aplicados nas Bibliotecas Escolares/ Centro e Recursos Educativos do Agrupamento deve ser respeitado por todo Agrupamento constituindo-se como referencial de todo o tratamento técnico realizado na BE para a equipa, que dele fará uso diário. Trata-se de um documento interno da responsabilidade da Equipa da BE/CRE que deve ser regularmente atualizado e que abrange as bibliotecas do Agrupamento , excluindo-se o tratamento documental da Escola E. B. 1 de Vila d’Este que será feito pela Biblioteca Municipal Almeida Garrett de Gaia. As linhas de orientação deste documento abrange os seguintes aspetos:
    • 5 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 1 - Seleção e aquisição do fundo documental As bibliotecas escolares constituem um dos pilares na construção da aprendizagem , proporcionando acesso a um conjunto de recursos que apoiam a comunidade educativa no cumprimento das metas do Projeto Educativo do Agrupamento , servindo portanto de suporte ao Projeto Curricular do Agrupamento, atividades e a projetos diversificados ( vide Regulamento da BE). Disponibilizam recursos em vários suportes capazes de responder a necessidades intelectuais e formativas dos utilizadores, cumprindo, desta forma, objetivos didáticos, recreativos e culturais ( vide PDC) A seleção e a aquisição do fundo documental será portanto orientada por critérios estabelecidos sob coordenação da equipa, do órgão de gestão, em articulação com os professores e restante comunidade escolar, de acordo com as orientações da RBE, as necessidades do nossa população alvo, e tendo em conta as existências e o equilíbrio das classes estabelecidas em documento autónomo: Política de Desenvolvimento da Coleção ( vide PDC) . As informações sobre necessidades ou interesses podem ser recolhidas por auscultação, inquéritos e sugestões diretas ( formulários a definir ) Toda a comunidadae educativa que sugere aquisições ou apresenta uma relação de necessidades deve ter em conta os seguintes aspetos: 1. Currículo Nacional; 2. Projeto Educativo do Agrupamento ; 3. Metas definidas no Projeto Educativo; 4. Transversalidade entre os níveis de ensino existentes na escola; 5. Necessidades educativas especiais e as origens multi étnicas dos alunos; 6. Equilíbrio entre as áreas curriculares, extracurriculares e lúdico; 7. Equilíbrio entre todos os suportes, que de uma maneira geral deve respeitar a
    • 6 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 proporcionalidade de 3:1 relativamente ao material livro e não livro; 8. Equilíbrio entre todas as áreas do saber, respeitando essencialmente as áreas disciplinares/temáticas e de referência e o número de alunos que as frequentam; 9. Orientação do Plano Nacional de Leitura(PNL). 10. Objetivo de alcançar um fundo global equivalente a 10 vezes o nº de alunos de acordo com as orientações. Após a recolha das informações/sugestões acima, a Equipa analisa as listagens de material e seleciona, estabelecendo prioridades, tendo em consideração as áreas mais deficitárias e a verba disponível. São feitas várias consultas às diferentes editoras, sendo feita posterior seleção em função dos preços e condições de aquisição apresentadas. A encomenda é feita pela equipa, após aprovação da Direção .
    • 7 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 2. Avaliação da coleção existente Com o objetivo de responder às necessidades do nosso público alvo, procede-se à avaliação do fundo documental da BE/CRE com o propósito de verificar a sua atualização, pertinência, estado de conservação, interesse e valor para o nível de ensino de cada escola e currículo nacional. Esta tarefa permite fazer uma avaliação mais criteriosa da dimensão do fundo documental e da sua diversidade e corrigir os pontos fracos. 3 - Tratamento técnico documental: procedimentos Aquando da chegada do material adquirido, aos Serviços Administrativos da Escola sede , os mesmos são entregues na BE/CRE onde são cuidadosamente conferidos através da guia ou fatura pró-forma. Depois deste procedimento, o documento está pronto para o seu registo em livro próprio e em suporte informático, ao que se segue a carimbagem e os procedimentos subsequentes. Ao acervo documental já existente é feita uma análise para deteção de material danificado ou com deficiente funcionamento, como folhas brancas ou rasgadas, o estado da capa e da contracapa, ou qualquer outro dano sendo abatido se deixar de estar em condições aceitáveis. 3.1 – Registo Esta operação tem como objetivo a inventariação dos documentos que constituem o fundo documental da BE/CRE. Sempre que houver aquisições de fundo documental em qualquer suporte, este deverá ser registado de imediato no Livro de Registos e em suporte informático. Em documento de suporte existente para o efeito, registam-se os jornais diários, e
    • 8 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 todos os periódicos. No Livro de Registos, registam-se também todas as obras (DI – documentos impressos e DNI - documentos não impressos) seguindo os critérios: nº de registo, data de entrada, autor, Edição (local, editor, data), nº de volumes, suporte, modo de aquisição, cota e observações. As páginas do livro serão todas numeradas. Dada a rápida desatualização dos manuais escolares e o seu caráter efémero, permanecerão nas Bibliotecas Escolares apenas exemplares dos manuais adotados no Agrupamento e um kit para cada ano para apoio ao estudo. 3.2. Carimbagem A carimbagem deverá ser feita tendo em consideração a salvaguarda da mancha gráfica, das ilustrações e imagens. Todos os documentos têm de ser carimbados, utilizando- se, para tal: o carimbo do registo e tratamento documental e o carimbo de cada Escola sendo usados da seguinte forma: Documentos impressos: monografias Aposição do carimbo de posse/carimbo da escola que tem o nome da Escola ou da Biblioteca Escolar na página 1,5 e 15 no canto inferior direito. Aposição do carimbo de registo e tratamento (carimbo maior), na página de rosto (canto inferior direito), no qual é inscrito o número definitivo de inventário e a cota a lápis . Material não livro: cd-audio,cd-rom,dvd,vhs... No caso dos audiovisuais, obras com folhas plastificadas ou material em que a tinta não adere, o carimbo é efetuado numa etiqueta autocolante que é colocada no local estabelecido para carimbar. Documentos impressos :Publicações periódicas 1. As publicações periódicas são carimbadas, apenas, com o carimbo de cada escola:
    • 9 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 Revistas – Na capa e na página do sumário; Jornais – Junto ao titulo Este procedimento será, igualmente, utilizado em brochuras, desdobráveis e folhetos. Os carimbos aplicam-se na contracapa e nos cd’s uma etiqueta com o registo de inventário e cota. Dossiês temáticos (organização da informação) Uma vez que não é possível guardar todas as revistas e jornais que dão entrada na Biblioteca, depois de seguidas as normas/critérios já definidas: são organizados Dossiês Temáticos, seguindo as regras: O tratamento da informação faz-se mediante a seleção de assuntos/temas pertinentes para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores. Selecionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados On-line (atendendo à diversidade de opiniões). Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê ( em três linhas diferentes) onde o documento vai ser arquivado. Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente. É publicitada a listagem de dossiês existentes. Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante de livre acesso, disponibilizada parao efeito. Suportes iconográficos (postal, fotografia, etc.) e mapas Aplicar o carimbo de registo no verso do documento. Maletas pedagógicas e/ou itinerantes As maletas pedagógicas são consideradas recursos de muita utilidade, sobretudo no apoio à atividade pedagógica, em contexto de sala de aula. Agrupam materiais, em suportes diversificados (dicionários; jogos didáticos; máquinas de calcular, compassos; materiais de matemática diversificados ,sexualidade). A sua utilização tem as seguintes regras: Estão já preparadas ou são organizadas segundo a solicitação dos utilizadores. Nelas
    • 10 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 são colocados os materiais temporariamente (apenas durante o período de tempo em que é solicitada a sua utilização). Existe, no interior de cada maleta, o inventário dos materiais que a compõem. A requisição das maletas para apoio à sala de aula faz-se mediante a entrega do cartão do professor utilizador. A maleta deve regressar à BE/CRE, após cada utilização.O professor requisitante é responsável pelos materiais que constam da maleta. No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura e se destinam à leitura orientada na sala de aula, existe um calendário de utilização dos mesmos, onde é registada a sua utilização. Nota: Nos documentos que não têm página 15 será carimbada a penúltima página , no canto superior direito e com o carimbo de cada escola. Os cds/dvd’s originais são retirados das capas, guardados em segurança, ficando acessível apenas a capa. 3.3 Catalogação, classificação e indexação Na catalogação são seguidas as Regras Portuguesas de Catalogação: A classificação é feita segundo as classes da CDU tendo sido adaptada uma tabela para as nossas Bibliotecas( vide Anexo) Classe 0 Generalidades 1 Filososfia e Psicologia 2 Religião 3 Ciências Sociais 5 Ciências Puras 6 Ciências Aplicadas 7 Arte. Desporto 8 Linguística. Línguas. Literaturas. 9 Geografia. História. Biografias O número mínimo de exemplares para abrir uma subclasse é de três.
    • 11 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 O Software utilizado pela BE/CRE é o “DOCBASE ” e está instalado apenas num computador da escola sede. O trabalho de catalogação e indexação é da responsabilidade da professora bibliotecária ou elemento da equipa.
    • 12 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 Seguindo o programa instalado na biblioteca sede determinou-se que os campos de preenchimento obrigatório são os seguintes: Autor Principal Último apelido, vírgula, nomes restantes Co-autores Outras pessoas com a mesma responsabilidade do autor Responsabilidade Secundária Autores com responsabilidade secundária na produção intelectual da obra A seguir ao nome 8 apelido+ vírgula+ nomes restantes) indica-se ( il,,ed.Lit.,anot.,etc...) Coletividade (responsabilidade principal) Princípal responsável pelo conteúdo intelectual da obra. Ex: ministério da Educação , Unesco,etc... Título uniforme Obra publicada sob títulos diferentes e que se deseja visualizar e pesquisar por um título comum Título Título; subtítulo Os determinantes artigos, no início do título, devem figurar entre parênteses bicudo: Ex: <O> mundo animal Os númerais devem ser escritos como no exemplo: 1 (=um) Responsabilidade Autor principal, co-autores; autores secundários O autor principal separa-se dos co-autores através de “vírgula” a ligação a autores secundários é feito por “espaço” + “ponto e v´rgula”, que separa também cada um destes autores secundários . Aqui os nomes escrevem-se na ordem direta. Edição Só se preenche este campo a partir da 2ªedição: 2ª ed. Data da Edição Só se indica o ano Vols. Tomos Fasc. Págs Indicam-se as páginas numeradas em mumeração romana e/ou numeração árabe. As páginas não numeradas contam-se também, sendo colocado o total entre parênteses retos : Ilustrações Escrever il. se a obra tiver ilustrações Dimensões Conservar só se o registo for importado da Biblioteca Nacional Material Acompanhante Registar se houver Coleção Nº de Coleção Sumário/ Resumo analítico informativo-indicativo Resumo do autor.Aparece geralmente na contracapa; se não aparecer , inserem-se os títulos dos capítulos mais significativos. Apresenta a informação combinando a forma informativa e a indicativa, sendo os aspetos essenciais do documento abordados de forma informativa e os outros de forma indicativa.
    • 13 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 ISBN Escrever ISBN “espaço” nº”espaço” : preço/oferta Língua do Documento por(português; eng(inglês)fr (francês) pa(espanhola . Quando não se sabe a origem, escrever// País de publicação PT( Portugal; GB ( Inglaterra);FR(França);ES (Espanha) CV (Cabo Verde); AO(Angola);BR ( Brasil);MZ(Moçambique); ST (São Tomé)TP(Timor Leste) Título Título; subtítulo Os determinantes artigos, no início do título, devem figurar entre parênteses bicudo: Ex: <O> mundo animal Os númerais devem ser escritos como no exemplo: 1 (=um) Cota Cota:CDU “espaço”+ as três primeiras letras do apelido do autor em maiusculas+as três primeiras letras do título da obra, em maiusculas(não contando com os artigos” espaço”+número da coleção+ sigla da Escola (IE.B.”espaço “2/3 “espaço”V.E.I) + Nº DE REGISTO(iniciar com 0)+nº de exemplares existentes na BE , se houver mais do que um . Exemplo_:61 SER TRE 5IE.B.2/3 VE.IO2334I2 exemplares. Nalombada é apenas 61 SER TRE 5(duas linhas. Nome do catalogador As iniciais do primeiro e último nome. Exemplo:Joana Fonseca (JF) Descritores Descritor na NP 4285-4 (2000:5) é um termo de um tesauro que pode ser utilizado para representar um conceito de um documento ou de uma pesquisa bibliográfica. Primários quando representam um conceito de maneira unívoca, utilizando um único termo; Secundários quando a representação é feita com recurso a termos compostos) Onomásticos (representam o nome de uma pessoa individual ou colectividade; Geográficos (representam conceitos de âmbito geográfico); Tema pelo qual se faz a pesquisa Catálogo de assuntos (temas) 3.4 – Cotas Após a catalogação, classificação e indexação, os documentos são cotados. A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído
    • 14 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 uma Cota (código que permite a fácil identificação de uma espécie dentro do fundo documental) estabelecendo uma relação entre os dados relativos a um documento e a sua posição na prateleira/estante. Nas nossas bibliotecas a cota é formada pela notação CDU e componente alfabética com as 3 primeiras letras do apelido (em maiusculas),barra, e as três primeiras letras do título da obra (em maiusculas). Segue-se ainda o número do volume (se houver mais do que um) e o nº do exemplar . Os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos títulos não são tidos em conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra imediatamente a seguir. A classificação utilizada é a Classificação Decimal Universal (CDU) Em cada documento será colocada uma etiqueta com a cor da sua classe. As etiquetas com 4 cm de altura, são colocadas nas lombadas dos livros, sempre à mesma distância do fundo (2 cm) mesmo que isso implique a ocultação de informação. Uma vez colocadas as etiquetas são protegidas com uma tira de película autocolante transparente, para evitar que se danifiquem. 82.93 TAV / PRI Os livros são colocados na estante /prateleira/ por ordem alfabética, pelo apelido do autor. Para o material multimédia e audiovisual são colocadas as seguintes informações: tipo de material, as três primeiras letras da área temática (maiúsculas), vírgula, seguidas das três primeiras letras do título ou autor. Nota - a cota é registada a lápis.dentro no carimbo criado para o efeito.
    • 15 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 3.5 – Arrumação A arrumação dos documentos é efetuada com base na cota, utilizando a CDU . Estão arrumados por assunto e, dentro deste, por ordem alfabética do apelido do autor. Uma vez que os documentos se encontram em livre acesso, é de particular importância a sinalização das estantes/prateleiras. Etapas inerentes à operacionalização da arrumação: a) Identificar os temas dos documentos entrados, na Biblioteca, para a produção de títulos que servirão para sinalizar as estantes/prateleiras com as classes da CDU; b) As estantes devem ter a indicação das grandes classes da CDU que terão uma distribuição de cores iguais em todas as Bibliotecas, nos porta-títulos, e nas cotas. c) A colocação de fundo documental nas estantes obedece ainda ao seguinte critério: da esquerda para a direita e de cima para baixo. Todas as estantes têm um número, uma cor e o assunto principal que representa. e) O material não-livro (cd’s, dvd’s e cd’s audio )é arrumado na respetiva estante, seguindo as normas do material livro, sendo colocadas as caixas vazias do documento, devidamente cotadas. Os documentos são arquivados em pastas , cujo acesso não é livre. O material acompanhante de qualquer documento, é arrumado e classificado, de acordo com o seu suporte, na zona correspondente. Em ambos é colocada uma nota informativa, junto da cota. 3.6. Requisições (procedimentos e documentos de registo) A equipa e assistentes operacionais destacados para a Biblioteca devem proceder ao registo, numa base de dados criada para o efeito, de qualquer requisição seja de professores, gestão, alunos, assistentes operacionais ou técnicos.
    • 16 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017 As normas são as seguintes: A requisição domiciliária de documentos impressos é feita por um período máximo de uma semana ,mediante a apresentação do cartão da escola e registado numa base de dados da BE . O empréstimo dos documentos multimédia e audiovisual domiciliário é feito à sexta e a entrega terá de ser feita na segunda imediatamente seguinte. Para uso/empréstimo local de documentos áudio, vídeo, ou material informático, existem também documentos de registo, próprios. 3.7 – Arquivo/Difusão A biblioteca da escola sede tem um arquivo para depósito de materias de desbaste ou a aguardar tratamento técnico. As outras BE têm um armário para esse fim . O arquivo do acervo documental desbastado será feito contemplando: 1. Ano letivo de desbaste; 2. Assunto/tema; 3. Ordem alfabética por autor. Mensalmente será feito o desbaste de publicações periódicas a abater: 4. Serão organizados dossiês temáticos com recortes; 5. Os restantes serão reciclados; 6. As revistas cujo teor seja manifestamente importante para o tratamento/informação pedagógica serão organizadas e arquivadas por ano letivo. 7. As novidades serão divulgadas na plataforma do Agrupamento, jornal digital ,bibliotecas e blogue das bibliotecas.
    • 17 Manual de Procedimentos Bibliotecas Escolares Agrupamento de Escolas de Vila d’Este Bibliotecas Escolares 2013/2017