La urgente necesidad de construir repositorios institucionales

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En el se realiza una descripción de la metodología para la implementación de un repositorio institucional y sus implicaciones de trabajo colaborativo.

En el se realiza una descripción de la metodología para la implementación de un repositorio institucional y sus implicaciones de trabajo colaborativo.

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  • 1. La URGENTE necesidad de construir Repositorios Institucionales Laureano Felipe Gómez Dueñas Facultad de Sistemas de Información y Documentación Universidad de La Salle felipe.gomez3 @gmail.com Congreso Internacional de Redes y Sistemas de Información Especializadas en Ciencia y Tecnología Bogotá, Colombia – 29-31 de Agoto de 2007
  • 2.  
  • 3. “ Los analfabetos del siglo XXI no serán los que no sepan leer ni escribir, sino aquellos que no puedan aprender, desaprender y reaprender” A. Tolfler: “Reinventando el futuro” Diagnostico Actual
  • 4. Infoxicación *
    • El Informe “La expansión del Universo Digital: Un pronóstico del crecimiento mundial de la información al año 2010” , revela la cantidad anual de información creada y copiada a escala global.
    • En 2006 el universo digital ha alcanzado la dimensión de 161.000 millones de Gigabytes
    •  (161 Exabytes),
  • 5. ¿161 Exabytes?
    • Equivale ~
      • 3 millones de veces  la cantidad total de libros escritos en la historia de la humanidad
      • 12 pilas de libros de 93 millones de millas de altura
    2010 988 EB 2006 161 EB 6 Años Crecimiento Anual 57% Mientras que casi el 70% del universo digital será generado por individuos para el 2010, las organizaciones serán responsables de la seguridad, privacidad, confiabilidad y acceso de por lo menos el 85% de esa información.
  • 6. MADE IN COLOMBIA 42.670 74.339 112.127 88.209 TOTALES   1.544 2.279 6.745 4.871   UNIVERSIDAD DEL TOLIMA 4906 1.372 3.545 6.802 3.437   UNIVERSIDAD ICESI 4669 517 3.454 696 3.507   UNIVERSIDAD PEDAGOGICA NACIONAL BOGOTA 4646 1.845 4.328 6.747 2.723   UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA 4616 2.602 421 5.772 4.291   POLITECNICO GRANCOLOMBIANO 4599 815 3.809 6.246 4.164   UNIVERSIDAD DE CALDAS 4525 3.433 5.087 4.588 545   FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA DEL NORTE 4500 2.368 5.175 5.463 4.176   UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MANIZALES 4497 2.137 3.886 5.125 4.446   UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA 4167 3.093 2.276 4.463 4.869   ESCUELA DE INGENIERIA DE ANTIOQUIA 3833 306 2.468 5.232 3.248   UNIVERSIDAD DE LA SALLE COLOMBIA 3832 2.689 2.547 5.279 3.222   UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER 3809 2.337 1.624 5.212 3.902   UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA 3782 104 3.355 4.887 3.715   UNIVERSIDAD DEL ROSARIO 3606 3.503 3.375 4.372 3.484   ESCUELA DE ADMINISTRACION DE NEGOCIOS 3602 1 2.694 512 3.223   UNIVERSIDAD DEL NORTE BARRANQUILLA 3527 437 1.777 544 3.299   UNIVERSIDAD DE LA SABANA 3520 1.705 1.571 49 3.181   PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI 3323 951 3.032 4.307 3.686   UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BUCARAMANGA 3250 1.745 2.774 4.113 3.525   UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA 3174 1.395 2.158 4.378 3.072   ESCUELA DE ADMINISTRACION FINANZAS Y TECNOLOGIA MEDELLIN  3076 933 1.425 4.224 1.922   UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA 2563 1.088 1.583 3.743 2.552   UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MEDELLIN 2522 2.034 2.558 3.305 2.006   UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS 2420 1.672 2.404 2.044 1.371   UNIVERSIDAD DEL CAUCA 1645 540 1.631 2.108 1.469   PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA 1492 353 927 1.996 1.175   UNIVERSIDAD DEL VALLE 1281 466 667 18 1.033   UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 1136 335 850 1.743 1.007   UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA 1111 350 659 1.414 1.088   UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 971 SCHOLAR FICHEROS RICOS   VISIBILIDAD   TAMAÑO  UNIVERSIDAD RANKING MUNDIAL
  • 7. ¿En Colombia?
    • Las instituciones están generando un número creciente, complejo y heterogéneo de contenidos digitales. pero …
    • Producción Intelectual Perdida
    • Todavía entregando trabajos impresos
    • Poca normalización del contenido
    • No existen Políticas Nacionales e Institucionales para el manejo de Contenidos.
  • 8.
    • Incremento en Costos del Contenido
    • Contenido Físico
      • Libros
      • Revistas
      • Otros
    • Contenido Digital
      • Bases de Datos
      • Multimedia
      • Tesis
    • La dificultad de acceso a documentos e información pertinente es un fenómeno creciente y grave para la calidad académica del país.
    “ La información sólo existe en la medida que es accesible” Brecha Digital
  • 9.
    • Heterogenización de las Máquinas
    • Recursos aislados, sin posibilidad de interconexión y navegación entre unos y otros.
    Soluciones a la Medida!! Interoperabilidad Bases de Datos e-prints Repositorios Portales Wikis Webs TOC Catálogos
  • 10. ¿Visibilidad?
    • Desconocimiento Técnicas SEO - SEM
    • Poco Interés en la Visibilidad
    • Escaso trabajo inter – intra disciplinar
      • Profesionales en Información
      • Ingenieros
      • Diseñadores
      • Administradores
      • Etc..
    • Poco apoyo de las Maquinas?
      • Por Desconocimiento?
      • Por Desconfianza?
  • 11. Web Visible Web Profunda
  • 12. ¿Cuál es el Ideal? Visión Acceso Universal al conocimiento registrado en formato digital, sin limites de tiempo ni espacio.
  • 13. Web Semántica
  • 14. ¿Cuál es la Solución?
  • 15. Trabajo Cooperativo Pero….. Independiente..
  • 16. ¿Pero Cómo? Facilísimo!!!!!!
  • 17. Aplicando Normas y Estándares ESTÁNDARES PROTOCOLOS METADATOS PERFILES DE APLICACIÓN SOFTWARE Eva Mª Méndez Rodríguez RDF/XML y la tendencia de los metadatos orientados al contenido
  • 18. ¿Y en este caso concreto? Implantando nuestro “ Repositorio Digital”
  • 19. ¿Qué es un Repositorio Digital?
    • “ Un conjunto de servicios que una o varias Instituciones ofrecen a los miembros de su comunidad para la gestión y la difusión de los materiales digitales creados por la Institución y su comunidad de miembros . Esencialmente supone un compromiso de organización para el control de esos contenidos ( políticas ), incluyendo su preservación en el tiempo así como su organización y acceso o distribución con el fin de maximizar la visibilidad e impacto en línea ”
    • Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age. Clifford A. Lynch , 2003
  • 20. ¿Qué Hace un Repositorio?
  • 21.
    • Organización que procura la selección, evaluación, registro y sistematización de recursos de información en formato digital , asegurando su persistencia en el tiempo y el acceso local o a distancia por parte de una comunidad de usuarios locales o remotos .
    ¿Qué es una Biblioteca Digital? + SERVICIOS DIGITALES!!! Repositorio
  • 22. Repositorios y Bibliotecas digitales Recursos Humanos Recursos Tecnológicos Recursos Propios Repositorio -Biblioteca Digital Capital Intelectual
  • 23. Repositorios y Bibliotecas Digitales BIBLIOTECA DIGITAL REPOSITORIOS PORTALES DE USUARIOS
  • 24. ¿Qué NO es un Repositorio?
      • WWW (Intranet, Internet)
      • Motores de búsqueda (Google, altavista, yahoo)
      • Materiales digitalizados en CD, DVD, HD, etc.
      • OPAC ’ s
      • Enciclopedias en línea
      • Colección de Enlaces
  • 25.
    • Contenido
      • General (eprints)
      • Especializado (Temático)
    • Cobertura
      • Institucional
      • Nacional
      • Mundial
    • Función
      • Académica
      • Corporativa
      • General
    Clasificación de los Repositorios
    • Tipo de usuario (Audiencia)
      • Interno
      • Externo
    • Distribución e Interconexión
      • Centralizado
      • Distribuido
      • Híbrido.
  • 26. Contenidos / Documentos Digitales (Eprints) de los Repositorios
    • Tesis / Libros
    • Investigaciones
    • Revistas / Casos
    • Animaciones
    • Mapas / Fotos
    • Videos / Audio
    • Mundos Virtuales
    • Páginas / Sitios
    • Presentaciones
    • Programas / Juegos
    • Simulaciones /
  • 27. Características Repositorio
    • El contenido es depositado por:
    • El creador ( AutoArchivo - Preferible )
    • El propietario
    • Una tercera parte en su nombre
      • Bibliotecas
  • 28. Características Repositorio
    • Debe ser Interoperable …
      • Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) . http :// www.openarchives.org
      • Search and Retrieval Protocol (SRU/SRW)
      • Z39.50
      • Sindicación de contenidos con RSS
  • 29. Cosechar Buscar Sindicar Mi Repositorio OAI SRU RSS
  • 30. Características Repositorio
    • Provee mecanismos de Preservación Digital:
    • Formatos
    • Versioning
    • Firmas Digitales ( Checksum /CRC)
  • 31. Características Repositorio
    • Posee mecanismos para validar y controlar el acceso a:
      • Objetos
      • Metadatos
      • Documentos
    • Aunque privilegia 
    • Acceso Abierto al Contenido
  • 32. Características Repositorio
    • Manejar URL’s persistentes para cada documento
  • 33. Características Repositorio
    • Trabaja con Objetos Digitales, que “Encapsulan atómicamente”, los documentos del usuario, los metadatos agrupados, y los identificadores digitales.
    Objeto Digital METADATOS DOCUMENTO ID. Ú NICA PROCEDIMIENTOS
  • 34. Beneficios de los Repositorios
    • Acceso
    • Visibilidad
    • Mayor número de citas
    • Mayor impacto
    • Mayor uso...
    Mayor acceso.....Mayor visibilidad
  • 35. ¿Repositorios en Latinoamérica? 100,00% 806384 100,00% 154 Totales 34,98% 282084 6,49% 10 Venezuela 0,01% 100 1,30% 2 Uruguay 0,47% 3792 4,55% 7 Perú 27,55% 222132 7,79% 12 México 0,00% 0 0,65% 1 Cuba 0,00% 0 1,95% 3 Costa Rica 0,62% 4965 5,84% 9 Colombia 1,39% 11176 3,90% 6 Chile 34,40% 277399 61,04% 94 Brasil 0,59% 4736 6,49% 10 Argentina % Registros % Repositorios País
  • 36. ¿Repositorios en Latinoamérica?
  • 37. Pasos para la construcción de un REPOSITORIO ¿Cómo Lograrlo? Con poco Presupuesto.
  • 38. ¿Metodología?
    • NO existe una metodología definitiva de implantación de repositorios.
      • ¿Qué beneficios le puede aportar desarrollar un repositorio Institucional?
      • ¿Mi organización está preparada para abordar este tipo de proyecto?
      • ¿Cómo debo comenzar este proyecto?
      • ¿Qué costos va a representar para mi centro?
      • ¿Qué requerimientos legales debo cumplir en relación a los derechos de autor y el copyright?
  • 39. Construcción de Repositorios
    • ¿Qué se requiere?
    • Crear colecciones (contenidos digitales)
      • Agregar, indexar archivos
      • Útil: XML, HTML, PDF, …
    • Proveer servicios
      • Búsqueda, recuperación, navegación, visualización, anotación, colaboración, …
      • Útil: Phronesis, BVIC, Hermes, greenstone, …
    • Compartir colecciones y servicios
      • Acceso distribuido, servicios federados,…
      • Útil: Dublin Core, METS, Z39.50, OAI, OAI-PMH,…
  • 40. Paso 0 – Repositorio como Organización Coordinador Repositorio Unidad de Soporte Tecnológico Unidad de Selección de materiales Unidad de Procesos técnicos documentales Dirección General Dirección Repositorio Unidad de divulgación, mercadeo y servicios Subunidad de Análisis de Inf . Subunidad de Digitalización Comité Repo
  • 41. Obtención Objetos Digitales Otras Bibliotecas Digitales Donación Compra Digitalización Canje Generación Propia Internet Redes de Cooperación Temática- Consorcios
    • Desarrollo de Colecciones
    • Selección
    • Adquisición Comercial
    • Técnicas de Transformación
    Selección Objetos Digitales
    • Control Bibliográfico
    • Catalogación
    • Clasificación
    • Almacenamiento
    Normas y Procedimientos Conservación y Preservación
    • Políticas de trabajo
    • Backups
    • Seguridad
    • Almacenamiento
    • Transformación
    • Gestión y Administración
    • Colecciones
    • Objetos digitales
    • Servicios
    • Hardware
    • Software
  • 42. Paso I - Análisis de las Necesidades
    • Determine un grupo de usuarios (una comunidad especifica)
      • Universidad
      • Organización
      • Facultad
      • Clase (Asignatura)
  • 43. PASO I - Análisis de las Necesidades
    • Realice un diagnostico de las necesidades de información de los Usuarios (Estudio de Usuarios)
      • Determine las áreas temáticas de su interés
      • Determine el tipo de información que consultan
      • Determine las fuentes que utilizan
      • Determine su nivel de utilización (Tenga en cuenta su copyright)
      • Qué hacen con el material después de consultarlo?
  • 44. Paso II – Diagnostico de los Documentos Existentes
    • En esta actividad involucra realizar un diagnostico y evaluación de las diversas colecciones existentes en comunidad seleccionada para identificar: tipologías documentales, formatos, tamaños, espacios, almacenamiento y otros factores que se ajusten a la utilización de normas y estándares internacionales.
    • Durante esta actividad se tendrá en cuenta la experiencia en el manejo de algunos de los programas que se están utilizando en el mundo y en la propia comunidad. Recogiendo sus experiencias en estas herramientas, combinándolas con las experiencias propias.
  • 45. Paso II – Diagnostico de los Documentos Existentes
    • Realice un diagnostico de los contenidos que producen los usuarios
      • Qué Software-Hardware utilizan
      • Qué Tipos de documentos producen
        • Físicos
        • Digitales
      • Qué Formatos Trabajan
      • Qué áreas temáticas involucran
      • Qué hacen con los materiales producidos
      • Cómo manejan derechos de autor
      • Cuál es el nivel de importancia para reutilizar esos documentos
  • 46. Paso II – Diagnostico de los Documentos Existentes
    • Analizar Colecciones Físicas
      • 1. Determinar el alcance o el grado de la digitalización (entera o el subconjunto?)
      • 2. Determinar el estado del material respecto a:
        • Custodia
        • Procesamiento
        • almacenamiento
      • 3. Determinar el estado de las ayudas del acceso (grados de la terminación, de la preparación, y del formato)
  • 47. Paso II – Diagnostico de los Documentos Existentes
      • 4. Determinar el mejor formato, e.g. conversión con texto completo (OCR), imágenes escaneadas
      • 5. Determinar de las condiciones y las preparaciones físicas para la exploración
      • 6. Determinar las restricciones y el copyright
  • 48. Paso II – Diagnostico de los Documentos Existentes
      • Analizar Colecciones Digitales
        • Tipos de Archivos
        • Formatos
        • Finalidad
        • Estructura
        • Software Aplicativo
        • Licenciamiento Software
        • Tamaños (Bytes)
        • Etc…
  • 49. Paso III – Normalice y Clasifique
    • Categorización Clasificación Taxonómica Documental
    • Tipologías Documentales
    • Control de Términos
    • Control de Autoridades
    • Modelo de Metadatos
      • Elementos
      • Calificadores
    • Listas de Opciones
      • Idiomas
  • 50.
    • Un repositorio está creado para reflejar la estructura interna de las organizaciones, es decir, está organizado de manera jerárquica.
    • Definición Comunidad:
    • Unidades-subsistemas productores de documentos, que hacen parte de un sistema institucional, las cuales trabajan en un área específica ó cuyos procesos se pueden tomar como sistemas independientes generadores de conocimiento.
    • Definición de Colecciones
    • Tipos documentales específicos que trabajan las comunidades, ya sean especificados por formato ó por proceso en el que están involucrados. Las colecciones son los elementos lógicos encargados de contener los documentos en el repositorio, una colección puede pertenecer a una o más comunidades.
    Paso III – Normalice y Clasifique
  • 51.
    • Definición de Objetos (Ítems)
    • Unidades lógicas que encapsulan documentos de información, documentos referenciales de la información (Metadatos) e Identificadores digitales (URN). Esto con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo.
    • Definición de Documentos (Formato de Archivo - BitStream)
    • En realidad es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
    Paso III – Normalice y Clasifique
  • 52. Paso III – Normalice y Clasifique
    • Seleccione de las colecciones
      • Análisis de los documentos
        • Formato
        • Área Temática
        • Instrumento de aplicación (Taller, parcial, conversa torio)
        • Repetibilidad – Continuidad
        • Audiencia
  • 53. Metadatos
    • Utilizar el esquema de metadatos Qualified Dublin Core recomendado por el DCMI Libraries Working Group - DC Libraries Application Profile (DC-LAP).
    • Aunque no restringe la posibilidad de usar otros modelos de metadatos:
      • LOM
      • FGCD
      • MARC21
      • MODS
  • 54. Paso IV – Determine Recursos de Hardware Almacena, preserva y controla los documentos Almacenar, almacenar, almacenar…. Servidor Almacenamiento Atiende todas las peticiones de los usuarios (Servicios) Procesar, procesar.. procesar Servidor Observaciones Servicios y Aplicación Equipo
  • 55. Paso IV – Determine Recursos de Hardware Se debería contar con un laboratorio especializado en manejo de contenidos, se estima que pueden trabajar adecuadamente inicialmente con cuatro estaciones de trabajo.
    • Estos equipos serian utilizados por personal temporal y fijo contratado, para realizar las siguientes funciones sobre los documentos que se incluirán en los repositorios:
    • Ubicación y consolidación de documentos
    • Evaluación de pertinencia, formato y diseño.
    • Digitalización y OCR (opcional)
    • Catalogación (directamente en los repositorios, utilizando metadatos predefinidos)
    • Depuración
    Estaciones de Trabajo Observaciones Servicios y Aplicación Equipo
  • 56. Paso IV – Determine Recursos de Hardware Se puede trabajar con el escáner ya existente del servicio de Conmutación, siempre y cuando no interfiera con el desarrollo normal de operaciones del servicio. Se requieren cuando haya a lugar procesos de digitalización de textos. Escáner (Cama plana y Rodillo) Observaciones Servicios y Aplicación Equipo
  • 57. Paso IV – Determine Recursos de Hardware (Telecomunicaciones)
  • 58. Paso V – Determine Recursos de Software
    • Software Libre
    • VS
    • Software Propietario
  • 59.  
  • 60.
    • http://www.dspace.org/
    • Software de código abierto
    • Desarrollado por las Biblitoecas del MIT y Hewlett – Packard Labs
    • Es un sistema de repositorio digital
    • Permite:
      • Capturar y describir documentos digitales
      • Buscar y Recuperar documentos Digitales
      • Distribuir documentos digitales
      • Preservar documentos digitales
    • Almacenar diferentes tipos de contenido
  • 61.  
  • 62. Paso VI - Diseñe e Implemente Políticas
    • Políticas
      • Adquisición
      • Acceso
      • Publicación
      • Manejo y transformación de Contenidos
      • Preservación
      • Almacenamiento
      • Interoperabilidad – Metabúsqueda
      • Creación y Estructuración de Contenidos
      • Etc…
    • Marketing
    • Licenciamiento Contenidos
  • 63. Paso VII – Contenido Retrospectivo
    • Digitalización La captura y transformación de documentos físicos a documentos en forma digital (imagen) con el propósito de archivarlos con inteligencia que permita:
      • Facilidad de Acceso a la Información
      • Optimización de Espacio de Almacenamiento
      • Reimpresión Bajo Demanda
      • Integración de Aplicaciones
      • Seguridad de Acceso a la Información
      • Integración de Diversos Formatos
      • Control Y Administración de Los Documentos
      • Asegurar la vida útil del Documento
  • 64. Sólo Falta Registrarse y Compartir …
  • 65.  
  • 66.  
  • 67. … Y compartir mediante los Integradores de contenido MetaBuscadores
  • 68.  
  • 69.  
  • 70.  
  • 71. ¿Qué falta? Voluntad!!!
  • 72. Desafíos
    • Aceptación Organizacional
      • Valorando y confiando en un repositorio institucional
      • Múltiples Disciplinas que integran diferentes culturas
      • Derechos de autor y políticas
    • Cultura y Costumbre Bibliotecas
      • Políticas para el manejo y control de la información
      • Operaciones y servicios sobre los documentos
  • 73. Desafíos
    • Enseñar y Compartir
      • Dspace esta diseñado para interoperar
      • Dspace es Escalable
      • Investigación en Repositorios, Bibliotecas Digitales y Difusión de los resultados
    • Sustentabilidad
      • Preservación Documental
      • Apoyo Económico
  • 74. ¿Y el Futuro? Snow Crash (Neal Stephenson)  Second Life
  • 75. Bibliotecas y Second Life
    • Second Life Library 2.0 / Info Island Library/Info Island ALS
    • Second Life Teens Library ‘ Eye4You Alliance’
    • Second Life Medical Library 2.0
    • Consumer Health Information Library
    • Library Gallery
    • Michigan Library Costoriumm
    • ALF Autism Museum and Library
    • ALA Washington office
  • 76. Biblioteca Virtual Cervantes
  • 77. EL FUTURO….
  • 78. ES AHORA!!!!!
  • 79. ¿Preguntas?
    • Gracias - Thanks
    • Merci - Danke
    • Obrigado - Arigato
    • Grazie - Tack
    Laureano Felipe Gómez Dueñas Universidad de La Salle felipe.gomez3@gmail.com [email_address]