Descripción del funcionamiento básico de RefWorks e introducción a las novedades de la versión 2.0

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  • Aprender a gestionar referencias bibliográficas con RefWorks Actualizado Marzo 2013 Versión actualizada en la cuenta slideshare Biblioteques UPV http://www.slideshare.net/bibliotequesupv/gestiona-tusreferencias-bibliogrficas-con-refworks Noviembre 2013 Biblioteca de Informática y Documentación “Enric Valor”
  • Índice 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Introducción Crear una cuenta en RefWorks El entorno de trabajo Crear una base de datos Trabajar con los registros Insertar citas y crear bibliografías Otras utilidades Para más información… 2
  • 1. Introducción Objetivos  Guardar referencias bibliográficas procedentes de diferentes recursos  Organizar las referencias  Compartir las referencias  Insertar citas en un documento  Crear bibliografías 3
  • 1. Introducción ¿Por qué un gestor de referencias? Gestores de Referencias bibliográficas 4
  • 1. Introducción RefWorks es una herramienta de gestión de referencias bibliográficas Basada en entorno Web, se accede desde cualquier navegador de Internet y desde cualquier lugar  No necesita instalar ningún programa y es compatible con los siguientes navegadores: o Mozilla Firefox o Internet Explorer o Chrome  También es posible trabajar offline  Acceso perpetuo a través del programa Alumni 5
  • 1. Introducción El almacenamiento de los datos se realiza desde el servidor del sistema También se pueden realizar copias de seguridad, pero se tienen que restaurar siempre desde el mismo sistema. Permite personalizar aspectos relativos a la visualización y al almacenamiento de datos Incorpora control de duplicados Flexibilidad en la actualización de la información del usuario  Cambios de contraseña/usuario  Contraseña de solo lectura 6
  • 2. Crear una cuenta en RefWorks 1. Acceder a RefWorks 2. Crear una cuenta 3. Acceso desde fuera del Campus 7
  • 2.1 Acceder a RefWorks https://www.refworks.com/Refworks 8
  • 2.2 Crear una cuenta 9
  • 2.2 Crear una cuenta Se recibe un mensaje del sistema con la verificación de los datos y el código de grupo En futuras sesiones, introducir únicamente el usuario y la contraseña Para crear una cuenta es necesario acceder la primera vez desde un ordenador de la red de la UPV 10
  • 2.3 Acceso desde fuera del Campus Próximamente se accederá únicamente con la cuenta de usuario individual 11
  • Práctica 1 Registrarse en RefWorks 12
  • 3. El entorno de trabajo 13
  • 4. Crear una base de datos 1. Exportación directa 2. Importación indirecta 3. Importación a partir de una búsqueda realizada en RefWorks 4. Fuentes RSS 5. RefGrab-it 6. Introducir referencias manualmente 14
  • 4.1 Exportación directa Algunas bases de datos permiten exportar referencias bibliográficas directamente a RefWorks : CSA, Science Direct, EBSCOhost, Web of Knowledge etc.  Direct Export Partners Una vez realizada la búsqueda, hay que seleccionar los documentos de interés y seleccionar la opción de Exportar a RefWorks Las referencias se importarán directamente a la carpeta Últimas importaciones 15
  • 4.1 Exportación directa: PoliBuscador 1. 2. 3. 4. 5. 6. Identificarse en PoliBuscador Realizar la búsqueda Seleccionar los registros Ir a Mi Portal Seleccionar los registros Enviar a RefWorks 16
  • 4.1 Exportación directa: PoliBuscador http://polibuscador.upv.es 17
  • 4.1 Exportación directa: PoliBuscador 18
  • 4.1 Exportación directa: WoK 19
  • 4.1 Exportación directa: WoK 20
  • 4.1 Exportación directa: Science Direct 21
  • 4.1 Exportación directa: Science Direct 22
  • 4.1 Exportación directa: 23
  • 4.1 Exportación directa: 24
  • Práctica 2 Hacer una consulta en PoliBuscador que recoja información actualizada sobre diseño Web. Seleccionar 20 registros y exportarlos a RefWorks. Hacer una búsqueda en Google Académico sobre bibliotecas digitales y exportar 3 registros a RefWorks. 25
  • 4.2 Importación indirecta  La consulta se realiza previamente en el sistema elegido.  Guardar los resultados de la búsqueda en un fichero.  Acceder a RefWorks y pulsar del Menú Referencias/Importar  Ir a Filtro de Importación/Fuente de Datos y seleccionar la fuente desde donde desea importar  Seleccionar la Base de datos del menú  Desde Importar Referencias, indicar la carpeta donde quiere guardar las referencias importadas. (Es opcional, si no el sistema guarda en su carpeta por defecto)  Seleccionar la opción Importar Datos del siguiente Archivo de Texto y desde el botón examinar, seleccionar el nombre del archivo  Pulsar Importar.  Cuando la importación está acabada, seleccionar Ver Carpeta de Últimas Importaciones para analizar los registros importados 26
  • 4.2 Importación indirecta: ACS 27
  • 4.2 Importación indirecta: ACS 28
  • 4.2 Importación indirecta: ACS 29
  • 4.2 Importación indirecta: PubMed 30
  • 4.3 Importación desde una búsqueda en RefWorks La consulta se realiza en RefWorks Menú Buscar > Catálogo o Base de datos en línea Escoger una base de datos del desplegable Realizar la búsqueda Simple o Avanzada Automáticamente, los resultados de la búsqueda aparecen en RefWorks Seleccionar los que nos interesen y pulsamos en Importar 31
  • 4.3 Importación desde una búsqueda en RefWorks 32
  • Práctica 3 Hacer una búsqueda desde RefWorks en el catálogo de la UPV sobre bibliotecas digitales Seleccionar 10 registros e importarlos a RefWorks. 33
  • 4.4 Fuentes RSS RefWorks lleva integrado un lector de RSS que permite visualizar las novedades de los sitios Web que se añadan, actualizando diariamente los temas elegidos por el usuario La gran ventaja frente a otros lectores RSS es que permite importar directamente a RefWorks las referencias que nos interesen 34
  • 4.4 Fuentes RSS 35
  • 4.5 RefGrab-it Obtiene información bibliográfica de páginas Web y la incorpora a RefWorks Rastrea las páginas buscando ISBN, PubMed ID o DOI No puede utilizarse en archivos .pdf de páginas Web Es compatible con Internet Explorer y Firefox  Dos versiones: como marcador o como complemento 36
  • 4.5 RefGrab-it 37
  • 4.6 Introducir referencias manualmente Acceder a RefWorks y seleccionar Referencias > Añadir nueva o directamente el botón Seleccionar el tipo de referencia bibliográfica, tipo de documento… Introducir los datos de la referencia según las especificaciones de la parte derecha y pulsar Guardar. 38
  • 4.6 Introducir referencias manualmente 39
  • Práctica 4  Añadir una nueva referencia de forma manual con los siguientes datos: 40
  • 5. Trabajar con registros 1. Visualizar registros 2. Editar registros 3. Organizar registros   Crear carpetas Organizar carpetas 4. Compartir carpetas 5. Buscar registros    Búsqueda simple Búsqueda avanzada Búsqueda por índices 41
  • 5.1 Visualizar registros En el menú Ver > Todas las referencias tenemos todos los registros que hemos incorporado a nuestra base de datos de RefWorks Podemos ordenarlas, cambiar la visualización, editarlas, guardarlas en carpetas, etc. También podemos controlar los duplicados para eliminarlos 42
  • 5.1 Visualizar registros 43
  • 5.2 Editar registros  Permite completar o modificar los datos de un campo  Se pueden duplicar registros  Hay 15 campos de usuarios que pueden ser renombrados en la opción de Personalizar  Se pueden añadir anexos (tantos archivos como se quiera hasta un máximo de 20 MB)  Para cambiar varios registros a la vez se puede utilizar el Editor Global  Autores, descriptores y revistas se indizan automáticamente y también pueden ser editados. 44
  • 5.2 Editar registros Editar Editor Global 45
  • 5.3 Organizar registros  Para poder trabajar y almacenar las referencias de nuestra base de datos, se puede:  Crear carpetas  Organizar los registros en carpetas  La referencias de la base de datos se pueden guardar en:  Carpeta por defecto (Última importación)  Carpetas personalizadas (creadas por el usuario)  Lista personalizada del sistema (Opción Mi lista) : permite seleccionar referencias de distintas carpetas y mantenerlas juntas temporalmente para imprimirlas, exportarlas, editarlas o borrarlas. Sólo está disponible en la sesión actual de RefWorks, al salir se borra.  Los registros pueden archivarse en más de una carpeta 46
  • 5.3 Organizar registros  Por defecto, hay tres en la base de datos :  Referencias que no están en ninguna carpeta  Última importación : cada vez que se realiza una nueva importación el contenido se sobreescribe, y las referencias anteriores pasan a la carpeta Referencias que no están en ninguna carpeta.  Referencias eliminadas : los registros eliminados se conservan durante 30 días.  Organizar carpetas:  Crear una nueva carpeta  Renombrar carpetas  Borrar carpetas : las referencias pasan a Referencias que no están en ninguna carpeta  Desocupar carpetas (Sacar de la carpeta) : las referencias van también a Referencias que no están en ninguna carpeta  Compartir carpeta: genera una URL para poder compartir las referencias. También tenemos la opción de Compartir toda la base de datos. 47
  • 5.3 Organizar registros Crear y organizar carpetas Desocupar carpeta 48
  • 5.3 Organizar registros Organizar los registros en carpetas • Seleccionar los registros y añadirlos a una de nuestras carpetas mediante el desplegable • Utilizar el ratón para arrastrar referencias dentro de carpetas • Para arrastrar un conjunto de referencias, marcarlas y arrastrar el botón Seleccionado 49
  • 5.4 Compartir carpetas Es un módulo que permite compartir la base de datos o carpetas con miembros de la propia institución o con investigadores de otras instituciones 50
  • 5.4 Compartir carpetas  Con el botón derecho del ratón accedemos al menú de las carpetas  Sólo si se ha compartido la carpeta aparecen las opciones de compartir con herramientas de la Web social  Para que no haya error, compartir el vínculo copiando la ruta del enlace  Podemos especificar el uso que permitimos de los registros en Opciones de carpeta compartida 51
  • 5.4 Compartir carpetas 52
  • 5.5 Buscar registros  Búsqueda rápida     Se realiza en todos los campos Busca por todos los términos con el operador OR Trunca la búsqueda por defecto Los resultados se muestran por orden de relevancia mostrando el término destacado en armarillo  También podemos buscar en el contenido de los adjuntos  Búsqueda avanzada  Permite combinar diferentes campos y guardar la búsqueda 53
  • 5.5 Buscar registros  Búsqueda por índices    Permite buscar información en la base de datos personal por autor, descriptor y revista. La consulta se realiza mediante la navegación en los listados alfabéticos También permite la modificación o eliminación de los datos 54
  • Práctica 5 Modificar la referencia creada en la práctica anterior añadiendo el ISSN 1386-6710 Añadir los cinco registros primeros de la base de datos a Mi lista Crear una nueva carpeta llamada Mis Referencias y añadir otros cinco registros Averiguar si en la base de datos hay algún autor que se llame González 55
  • 6. Crear bibliografías 1. Formatear bibliografía desde una lista de referencias 2. Usando Write-N-Cite 3. Opción una línea / Vista de cita 4. Manualmente 56
  • 6.1 Formatear bibliografía Seleccionar el menú Bibliografía > Crear Bibliografía Elegir el estilo de formato bibliográfico En la sección Formatear bibliografía desde la lista de referencias, elegir el tipo de archivo de salida Seleccionar las referencias que queremos formatear (Seleccionado, Página o Todo en la lista) Pulsar Crear Bibliografía Guardar el documento 57
  • 6.1 Formatear bibliografía 58
  • 6.2 Usando Write-N-Cite Sirve para insertar citas instantáneamente y crear bibliografías en el formato deseado Está integrado como un complemento de Microsoft Word Posibilidad de personalizar citas y referencias Permite el trabajo online u offline 59
  • 6.2 Usando Write-N-Cite 60
  • 6.2 Usando Write-N-Cite 1. Seleccionamos el formato de la cita  Si cambiamos de formato, se cambia automáticamente el de todas las citas que hayamos introducido 2. Vamos incluyendo las citas a lo largo de nuestro texto 3. Insertamos la bibliografía en el lugar deseado 4. Guardamos el documento 61
  • 6.2 Usando Write-N-Cite 62
  • 6.2 Usando Write-N-Cite 63
  • 6.3 Una línea / vista de cita  Es útil para usuarios que no utilicen MS Word y, por tanto, no puedan utilizar Write-N-Cite  Abrir un documento de texto y una sesión de RefWorks  Al lado del nombre de la carpeta, en el desplegable Cambiar a: escoger Una línea / Vista de cita  Escoger la referencia y seleccionar Citar  Se abrirá el menú Visualizador de citas bibliográficas de RefWorks  Con Seleccionar cita bibliográfica se puede marcar esta cita y copiarla con el menú Edición > Copiar  Colocarse en el documento Word y en el lugar en el que se quiera incluir la cita Edición > Pegar 64
  • 6.3 Una línea / vista de cita 65
  • 6.3 Una línea / vista de cita  Una vez guardadas las modificaciones, ir al menú Bibliografía > Crear o al botón     Elegir Formatear un manuscrito y bibliografía Seleccionar el archivo a formatear Crear bibliografía El resultado es un documento nuevo con el nombre Final . nombre del documento con las referencias y la bibliografía formateada 66
  • 6.4 Manualmente Permite insertar las citas manualmente en un documento de Word Previamente, tenemos que exportar nuestras referencias desde el menú Referencias > Exportar o el acceso rápido Exportar con el formato Citation List 67
  • 6.4 Manualmente  Se crea un fichero de texto que contiene la lista de referencias ordenadas por autor y con el número de referencia ID de la base de datos de RefWorks  Situar el cursor en el lugar del documento en el que se desee insertar la cita y darle el siguiente formato  Una cita {{número de referencia ID}}. Ejemplo: {{34}}  Más de una cita {{número de referencia ID; número de referencia ID}}. Ejemplo: {{34;49}}  Después de guardar el documento, seleccionar Crear Bibliografía > Formatear Manuscrito y bibliografía 68
  • Práctica 6-1 Crear un documento con Word e insertar varias citas usando Write-N-Cite  Generar la bibliografía del documento 69
  • Práctica 6-2 Insertar varias citas en un documento utilizando la opción Una línea/Vista de cita  Generar la bibliografía del documento 70
  • Práctica 6-3 Introducir una cita manualmente  Generar la bibliografía del documento Generar la bibliografía de las referencias bibliográficas que contienen la carpeta Mis referencias 71
  • 7. Otras utilidades 1. Formatos bibliográficos 2. Actualizar perfil 3. Personalizar 72
  • Formatos bibliográficos 73
  • 7.1 Actualizar perfil Para actualizar nuestros datos Cambiar de contraseña Crear una contraseña de sólo lectura que permite únicamente visualizar las referencias 74
  • 7.2 Personalizar Para definir la visualización de las referencias y las carpetas Elegir los formatos bibliográficos que queramos que nos aparezcan en el desplegable de cambiar vista 75
  • 8. Para más información… Ayuda de RefWorks Materiales de formación, guías, seminarios grabados, etc. http://www.refworks-cos.com/refworks/international/es/ Manual básico para investigadores: quién cita mis artículos, dónde y cómo publicar los resultados de mis investigaciones (2011) 5. Los gestores de referencias bibliográifcas. RefWorks 2.0 Polimedias Biblioteca UPV sobre el uso de RefWorks http://polimedia.upv.es/catalogo/modulo.asp?modulo=45793999-eca12542-9679-8e45ed639447
  • Y por último… Muchas gracias por vuestra atención Estamos a vuestra disposición en 78826 bibinformatica@bib.upv.es biblioteca.digital@bib.upv.es Mariola García León This work is licensed under a Creative Commons Attribution 3.0 Spain License. 77